Penataan Tata LaksanaDalam Rangka

Penerapan e-Government
DEPUTI BIDANG TATALAKSANA
2012
KEMENTERIAN
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
Reformasi Birokrasi merupakan
transformasi segenap aspek dalam
manajemen pemerintah menuju
pemerintah berkelas dunia
REFORMASI BIROKRASI
TATA LAKSANA
TATA LAKSANA
PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR
DAN
ADMINISTRASI UMUM
TATA NASKAH DINAS
ELEKTRONIK
KELEMBAGAAN, SDM, TATA LAKSANA, AKUNTABILITAS, PELAYANAN
PUBLIK, PENGAWASAN.
SISTEM, PROSEDUR DAN MEKANISME KERJA
1. PENATAAN TATA LAKSANA
2. TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE)
3. SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA PEMERINTAH (SMSDP)
TNDE merupakan suatu sistem aplikasi yang memberikan fasilitas
dalam persuratan (dapat diakses melalui suatu jaringan).
SISTEM MANAJEMEN
SUMBER DAYA PEMERINTAH
SMSDP merupakan sistem informasi pengelolaan keuangan, barang, dan jasa
pemerintah yang mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang
berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi
program/kegiatan di lingkungan instansi pemerintah.
TATA LAKSANA
Tata Laksana adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait
yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
PENATAAN TATA LAKSANA
Program dan Kegiatan
Indikator Kinerja
Keluaran (Outputs) Hasil (Outcomes)
1. Penyusunan SOP
penyelenggaraan
tugas dan fungsi
Tersedianya dokumen
SOP penyelenggaraan
tugas dan fungsi yang
disahkan
Terselenggaranya
transparansi,
akuntabilitas, dan
standarisasi proses
penyelenggaraan
pemerintahan
2. Pembangunan atau
pengembangan
e-Government
Tersedianya e-
Government pada
masing-masing
Kementerian/Lembaga
Tatalaksana adalah sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait yang
menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
Aktivitas adalah serangkaian tindakan
sistematis dengan menggunakan alat
kerja atau sarana kerja untuk
menghasilkan bagian-bagian
kelengkapan keluaran suatu
tatalaksana
Pengguna adalah penerima keluaran
yang dihasilkan suatu tatalaksana
(business process) sesuai dengan
kebutuhannya
PermenPAN 12/2011
Penataan tatalaksana dilakukan melalui serangkaian proses
analisis dan perbaikan tatalaksana bertujuan untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan
prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur pada
masing-masing Kementerian/Lembaga dan Pemerintah
Daerah.
Target yang ingin dicapai melalui program ini antara lain
adalah meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses
manajemen pemerintahan serta kinerja di
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.
Dua jenis pendekatan perancangan proses baru yang dapat
dilakukan:
1. Pendekatan pertama adalah dengan cara mengkaji peta proses yang
dikerjakan pada saat ini , kemudian masing-masing sub-proses tersebut
dilihat kemungkinannya untuk dilakukan eliminasi , simplifikasi,
integrasi , dan otomatisasi melalui pemanfaatan teknologi informasi
yang ada.
2. Pendekatan kedua adalah dengan melakukan perbandingan
(benchmarking) terhadap apa yang telah di lakukan oleh pemerintah
negara lain sehubungan dengan proses serupa, dan mencoba untuk
menerapkannya di Indonesia (biasanya akan dipilih proses yang terbaik
dari hasil perbandingan, atau yang kerap dikenal dengan istilah best
practices) .
Jika kedua pendekatan ini di lakukan baik secara terpisah maupun
bersama-sama maka akan terjadi sebuah perbaikan kinerja proses.
S
E
R A
S E R A S E R A
Proses kerja yang tidak
perlu, dieliminasi
(elimination)
Proses kerja yang rumit,
disederhanakan
(simplification)
Proses kerja yang belum ada,
diciptakan (reengineering)
Proses kerja yang ada
diintegrasikan dengan
teknologi (automation)
Secara prinsip, perancangan proses baru dengan
memanfaatkan teknologi informasi merupakan sebuah cikal-
bakal atau embrio dari lahirnya sebuah konsep Electronic
Government (e-Government) di Indonesia
e-Government refers to the use by government agencies of
information technologies that have the ability to transform relations
with citizens , businesses , and other arms of government.
(Word Bank)
A
e-Government
e-Government yang juga disebut e-gov, adalah:
penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan
pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan
pemerintahan.
e-Government dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk
meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proses
kepemerintahan yang demokratis.
Tujuan e-Government
Pembentukan
jaringan informasi
dan transaksi
pelayanan publik
yang berkualitas,
cepat, dan
terjangkau
masyarakat luas.
Pembentukan
hubungan
interaktif dengan
dunia usaha
untuk
menghadapi
perubahandan
persaingan
perdagangan
internasional.
Pembentukan
mekanismedan
saluran
komunikasi
denganlembaga-
lembaganegara
serta penyediaan
fasilitas dialog
publik.
Pembentukan
sistem
manajemendan
proses kerja yang
transparandan
efisien
Manfaat e-Government:
Meningkatkan
kualitas pelayanan
pemerintah
kepada
masyarakat dan
komunitas negara
lainnya;
Memperbaiki
proses
transparansi dan
akuntabilitas di
kalangan
penyelenggara
pemerintahan;
Mereduksi biaya
transaksi,
komunikasi, dan
interaksi yang
terjadi dalam
proses
pemerintahan;
Menciptakan
masyarakat
berbasis
komunitas
informasi yang
lebih berkualitas.
PERAN e-Government
PemecahanMasalahNasional
Meningkatkan Kesejahteraan Masyarakat
PeningkatandanInovasi
PelayananPublik
WujudPengembanganTIK
Pembangunan
e-Government
e-Govt di Indonesia
tidak hanya
menyelenggarakan
pemerintahansecara
elektronik, tetapi juga
sebagai penggerak
atas pencapaiancita-
cita nasional dan
sebagai perangsang
industri TIK dan
pembangunan
nasional pada
umumnya
Peran Utama
Peran Lainnya
Sumber : Kemenkominfo
Pengembangan e-Government di suatu lembaga
pemerintah, dilandasi oleh 4 (empat) infrastruktur utama,
meliputi:
yang memuat antara lain e-leadership,
sdm, dan peraturan;
Suprastruktur e-
Government
yang memuat antara lain protokol
komunikasi, topologi, teknologi dan
keamanan.
Infrastruktur jaringan
yang memuat antara lain struktur data,
format data, data sharing, dan sistem
pengamanannya.
Infrastruktur informasi
yang memuat antara lain aplikasi layanan
publik, aplikasi antarmuka (interface), dan
aplikasi back office.
Infrastruktur aplikasi
Transformasi Menuju e-Government
Perubahan Budaya Kerja
Perubahan Bisnis Proses
SOP dan Kebijakan
Peraturan dan Perundangan
Leadership
Penggunaan Internet
Penggunaan Infrastruktur TIK
Sistem Dokumentasi Elektronik
Penggunaan Sistem Aplikasi
Standarisasi Metadata
Transaksi Elektronik
PARAMETER
TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
(PERMENPAN DAN RB NOMOR 6 TAHUN 2011)
TNDE merupakan suatu sistem aplikasi yang
memberikan fasilitas dalam persuratan (dapat
diakses melalui suatu jaringan).
Efisiensi dan efektifitas
pekerjaan
Penghematan Kertas dan
Tempat Penyimpanan
Berkurangnya risiko kehilangan
dokumen dan kemudahan
pencarian dokumen
Kemudahan pelacakan
keberadaan dan status dokumen
naskah dinas
Mendukung kebijakan
perkantoran elektronis guna
menuju e-Government
Arsitektur : Web Based
Web Aplikasi TNDE
User User
Server & Database
menyediakan
Akses aplikasi
Akses aplikasi
User
Pengarsipan
Jaringan Komputer
suatu sistem berbasis LAN (Local Area
Network) ataupun Wireless Network yang
terkoneksi antar bagian
Server
perangkat keras yang menjalankan
aplikasi jaringan computer yang
digunakan untuk melayani banyak
pengguna dalam satu jaringan
Komputer klien
Scanner
Pemindai dokumen
SDM
Operator, Administrator
1.
2.
3.
Surat Masuk
Disposisi
Surat Keluar
DISPOSISI
Surat
Petugas Mencatat
Agenda & Scan
Dokumen
Pejabat memeriksa Surat dan
melakukan Disposisi
Pembuat Disposisi
Disposisi
lanjut
Server & Database terpusat
Pembuatan
Laporan
Persetujuan
& Koreksi
Penerima Disposisi
Menyimpan Disposisi
Membaca Disposisi
Pembuatan Konsep
Surat
Koreksi & Persetujuan
Surat dicetak, tanda tangan, cap dan
di Agendakan
Draft Tersimpan di
Database
Komitmen dan
Keterlibatan pejabat dalam
workflow aplikasi
Perubahan paradigma
dalam persuratan
Kedisiplinan staf.
SISTEM MANAJEMEN SUMBER
DAYA PEMERINTAHAN
(SMSDP)
Terwujudnya percepatan integrasi sistem
manajemen sumber daya instansi
pemerintah.
Terwujudnya kompatibilitas integrasi
sistem manajemen sumber daya instansi
pemerintah.
Memudahkan pelayanan publik dengan
pemanfaatan sistem manajemen sumber
daya pemerintah.
SMSDP merupakan salah satu contoh implementasi sistem informasi
pada instansi pemerintah di bidang sumberdaya:
1. SMSDP meliputi persiapan, penganggaran, pengadaan, dan
evaluasi pengelolaan sumberdaya pemerintah.
2. Sumberdaya yang diatur dalam SMSDP meliputi keuangan,
barang, dan jasa yang diperlukan dalam penyelenggaraan
pemerintahan.
3. SMSDP menghubungkan setiap proses dari hulu ke hilir
pemanfaatan sumberdaya untuk mendapatkan hasil yang
optimal.
4. Keterkaitan antar setiap proses dalam SMSDP akan mewujudkan
sistem informasi pengelolaan keuangan, barang, dan jasa
pemerintah yang efektif dan efisien.
SMSDP menghubungkan beberapa sub sistem yang berkaitan dengan
pengelolaan keuangan serta pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Keterkaitan antar sub sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut:
1. PERENCANAAN (Planning)
Meliputi perencanaan kebutuhan sumber daya yang
ada pada setiap instansi pemerintah. Rencana dibuat
dalam jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.
2. PENGANGGARAN (Budgeting)
Sistem informasi yang mengelola anggaran yang
dibutuhkan dalam pemenuhan dan pengelolaan
kebutuhan sumber daya.
3. PENGADAAN (Procurement)
Proses pengadaan barang dan jasa pemerintah yang
dilakukan secara elektronik,mulai tahapan
pengumuman lelang dan seleksi sampai dengan
penetapan pemenang.
4. PENGENDALIAN (Controlling)
Pemantauan, evaluasi, dan pengendalian proses
pengelolaan keuangan serta pengadaan barang dan
jasa pemerintah dibandingkan dengan perencanaan
yang telah dilakukan.
5. KINERJA (Performance)
Pengukuran kinerja (performance measurement) yang
berkaitan dengan seluruh proses yang ada pada
SMSDP.
1. Jaringan Komputer
2. Komputer Server
3. Perangkat Klien
4. Perangkat Pendukung
5. Sistem Keamanan
1. Pengelola SMSDP merupakan unit kerja yang memiliki
tugas, fungsi, dan tanggung jawab di bidang teknologi
informasi dan komunikasi.
2. Sumber daya manusia merupakan administrator yang
memiliki kewenangan dalam melakukan manajemen data
induk dan operator yang memiliki kewenangan dalam
memanfaatkan aplikasi, sesuai dengan kebijakan masing-
masing instansi.
3. Standard Operating Procedure/SOP dibuat secara detail
untuk mengatur pembagian pengguna beserta kewenangan
masing-masing, sesuai dengan struktur organisasi.