KOMPENTENSI KPSL N27 PENJAWAT AWAM Ebook Soalan Dan Skema Jawapan KPSL Untuk PPT N27

eDear Friends,
No matter how old you are, where youre from or what you do for a
living, we all share something in commona desire to be successful.
Each persons definition of success is different, however, as some may
define success as being a loving and faithful spouse or a caring and
responsible parent, while most people would equate success with
wealth, fame, and power.
There are a lot of tips and strategies out there on how to be
successful in life, but I am still a firm believer that there is no better
way to succeed than to follow that footsteps of those who have
already done so. Here are 13 success tips from some of the worlds
most successful and renowned people:
1.Think big.
2.Find what you love to do and do it.
3. Learn how to balance life.
4. Do not be afraid of failure.
5. Have an unwavering resolution to succeed.
6. Be a man of action.
7. Avoid conflicts.
8. Dont be afraid of introducing new ideas.
9. Believe in your capacity to succeed.
10. Always maintain a positive mental attitude.
11. Dont1 let discouragement stop you from pressing on.
12. Be willing to work hard.
13. Be brave enough to follow your intuition.

2

We all want to achieve success so we could live a comfortable life
have financial freedom, drive a nice car, and live in a beautiful
house. However, although success can be achieved, it does not come
easy.
James Stephens Biajin..(2013)
Teman,

Saya telah mengambil Peperiksaan Kenaikan Pangkat Secara
Lantikan (KPLS) pada tahun 2012 dan LULUS dengan cemerlang
bagi Kertas 3001A, 3001B dan 3001C. Untuk makluman teman
sekalian, pegawai yang layak menduduki Peperiksaan Khas (KPSL)
untuk Memasuki Skim Perkhidmatan Penolong Pegawai Tadbir
Gred N27 ialah Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi);
Pembantu Setiausaha Pejabat; Pembantu Tadbir Kewangan;
Pegawai Khidmat Pelanggan; Pengurus Stesen; Pemeriksa Cap Jari;
dan Penyelia Jurupakaian.

Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL)/
Pegawai Sedang Berkhidmat (PSB)

Bagaimana saya ingin mengemaskini pendaftaran saya?
Setelah calon berjaya mempunyai ID selepas proses pendaftaran,
pemohon termasuklah dari kategori Pegawai Sedang
Berkhidmat/Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) boleh
mengemaskini semua data permohonan pendaftaran pada bila-
bila masa sahaja tanpa perlu menghubungi Suruhanjaya
Perkhidmatan Awam Malaysia

Mengapa saya perlu memperbaharui pendaftaran?
Setiap pendaftaran perlu diperbaharui dengan menggunakan ID
yang telah diberikan walaupun pemohon tidak pernah dipanggil
peperiksaan atau temu duga dalam tempoh setahun. Ini
membolehkan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia
mendapatkan serta menyimpan maklumat terkini pemohon yang
3

benar-benar berminat di dalam bank data Suruhanjaya
Perkhidmatan Awam Malaysia. Selain itu, ia juga mengelakkan
pemohon terlepas peluang untuk dipertimbangkan panggilan
temuduga disebabkan tempoh sah laku pendaftaran yang telah
luput selepas tempoh satu tahun. Bagi pemohon Kenaikan Pangkat
Secara Lantikan (KPSL) dan Pegawai Sedang Berkhidmat,
pembaharuan pendaftaran juga perlu dilakukan sendiri dengan
mendapatkan ID terlebih dahulu di Borang Permohonan
Pekerjaan Dalam Perkhidmatan Awam (SPA8i)

Bolehkah Pegawai Sedang Berkhidmat (PSB)/Kenaikan Pangkat
Secara Lantikan (KPSL) memohon jawatan secara online?
Pegawai Sedang Berkhidmat / Kenaikan Pangkat Secara Lantikan
(KPSL) kini perlu memohon jawatan di bawah bidang kuasa
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia secara online.
Pegawai Sedang Berkhidmat / Kenaikan Pangkat Secara Lantikan
(KPSL) perlu disahkan dalam jawatan sekarang sebelum membuat
permohonan jawatan baru. Sekiranya berjaya dipanggil temu
duga, pegawai berkenaan hendaklah membawa surat pengesahan
Ketua Jabatan, Ringkasan Kenyataan Perkhidmatan iaitu
Lampiran D yang boleh dimuat turun dalam Portal Suruhanjaya
Perkhidmatan Awam Malaysia serta Laporan Penilaian Prestasi
Tahunan terkini.

Apakah keistimewaan yang dinikmati oleh calon Kenaikan
Pangkat Secara Lantikan (KPSL) atau Pegawai Sedang Berkhidmat
(PSB)?
Pemohon Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) yang telah
memenuhi syarat kenaikan pangkat secara lantikan dalam skim
perkhidmatan yang dipohon serta memenuhi keperluan
Kementerian/Jabatan akan dipertimbangkan panggilan temu
duga apabila wujud kekosongan jawatan tersebut. Pegawai Sedang
Berkhidmat pula (iaitu selain dari calon Kenaikan Pangkat
Secara Lantikan (KPSL) akan melalui proses tapisan yang sama
dengan pemohon yang masih belum berkhidmat dengan kerajaan.

4

Namun, semasa ditemu duga ketiga-tiga kumpulan pemohon ini
perlu bersaing tanpa sebarang keistimewaan atau kelonggaran
kerana pemilihan akan dibuat berdasarkan merit.

Adakah benar calon Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL)
dan Pegawai Sedang Berkhidmat (PSB) tidak diberikan
keutamaan dalam urusan pengambilan?
SPA sentiasa menyambut baik hasrat dan dasar kerajaan untuk
memberi kemajuan kerjaya yang lebih baik kepada pegawai
pegawai di peringkat sokongan/pelaksana meningkat ke peringkat
yang lebih tinggi. Pada tahun 2009, kerajaan telah bersetuju
supaya SPA menggunakan kaedah MyRecruitment bagi semua
urusan pengambilan dalam perkhidmatan
awam. MyRecruitment adalah satu kaedah profiling di mana
setiap calon perlu melalui 4 peringkat saringan iaitu
tapisan/shortlisting, peperiksaan, Assessment Centre (AC) dan
temu duga. Calon Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) dan
Pegawai Sedang Berkhidmat (PSB) diberikan beberapa
kelonggaran/pengecualian iaitu di peringkat
tapisan/shortlisting calon KPSL dan PSB dikenakan tapisan yang
sangat minima atau tidak dikenakan tapisan langsung
sekiranya calon mempunyai kelayakan seperti yang ditetapkan
dalam skim perkhidmatan yang dipohon. Calon KPSL juga
dikecualikan dari menduduki peperiksaan dan mereka yang
melepasi tapisan akan terus ke AC sebelum dipanggil temu duga.
Walau bagaimanapun, ada skim-skim tertentu yang tidak diberi
pengecualian kepada KPSL/PSB dan perlu melalui proses yang
ditetapkan. Kebiasaannya Lembaga Temu Duga juga
mempertimbangkan calon-calon yang terdiri dari KPSL dan PSB
untuk jawatan yang lebih tinggi dengan mengambilkira tempoh
perkhidmatan serta kelayakan tertinggi yang diperolehi. SPA
tidak boleh menetapkan sebarang kuota untuk KPSL/PSB kerana
contohnya, walaupun kuota telah ditetapkan sebanyak 30%,
mungkin calon yang dilantik adalah 60% atau lebih dan
adakalanya kekosongan untuk sesuatu jawatan adalah dalam
5

bilangan yang kecil. Walaupun tidak ada kuota pengambilan
ditetapkan bagi calon KPSL dan PSB tetapi dalam setiap urusan
pengambilan didapati ramai juga calon KPSL atau PSB
diperakukan untuk lantikan seperti urusan pengambilan Pegawai
Belia dan Sukan S41, Penguasa Kastam W41, Penolong Pegawai
Perubatan U41, Penguasa Imigresen KP41 dan Pegawai
Penguatkuasa N41. Calon KPSL atau PSB perlu menunjukkan
prestasi yang terbaik semasa ditemu duga bagi menyakinkan
Lembaga Temu Duga bahawa mereka adalah calon terbaik untuk
jawatan berkenaan. Calon KPSL dan PSB seharusnya mempunyai
kelebihan untuk bersaing dengan calon lantikan terus kerana
telah memahami sistem perkhidmatan awam. SPA melaksanakan
dasar open competition dalam urusan pengambilan dan hanya
calon yang terbaik akan dilantik tanpa menafikan peluang calon
KPSL dan PSB.

Disini saya akan kongsikan cara-cara bagaimana untuk
menjawab soalan-soalan yang dikemukakan dalam peperiksaan
KPSL. Bukan mudah untuk kita (penjawat awam) memahami
kehendak soalan yang diberikan, oleh yang demikian kita
seharusnya PEKA dan FAHAM kehendak soalan. Tidak dinafikan
bahawa kadang-kala kita tersilap mentafsir kehendak soalan
sehinggakan kita tersilap memilih jawapan yang sedia tertera di
hadapan kita..terutamanya buku-seperti Perintah AM, Panduan
Undang-undang Umum dan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran
Awam (PKPA).

Ok..saya ringkaskan cerita saya ini...pastikan anda mendapatkan
Pekeliling yang betul semasa menjawab soalan ataupun
mengulang kaji soalan-soalan terdahulu..Saya menghadiri
peperiksaan KPSL dengan membawa pekeliling yang tertentu
sahaja..dan tidak membawa sebarang buku panduan seperti
(Perintah AM, PUU dan PKPA). Pekeliling mestilah yang TERKINI
dan sekiranya anda membawa pekeliling yang telah
dimansuhkan..memang anda tidak akan mendapat sebarang

6

markah sekiranya jawapan anda merujuk kepada pekeliling yang
dimansuhkan.

Disini saya akan sertakan contoh-contoh soalan daripada tahun
2010 sehingga 2012..percaya atau tidak kebanyakannya soalan
yang akan dikeluarkan oleh pihak JPA adalah berpandu kepada
soalan-soalan terdahulu..soalan Cuma diubahsuai kadangkala
lebih competitive , kadangkala soalan Nampak lebih kurang sama
tetapi jawapan adalah berlainan..Inilah yang telah saya kaji dan
pelajari dalam tempoh lima (5) bulan.

Oleh yang demikian, saya percaya dengan adanya panduan
ringkas , soalan bersertakan jawapan yang telah saya sediakan
tidak mustahil anda boleh lakukan dengan jayanya..tetapi usaha
mesti ditingkatkan ..selamat maju jaya semua

James Stephens Biajin

P/s-saya akan dipanggil temuduga bagi jawatan Penolong
Pegawai Tadbir N27 dalam tempoh terdekat ini..hehehehe dan
langkah seterusnya adalah ke KPSL N41 iaitu jawatan Pegawai
Tadbir N41follow mehehehehe

7

Contoh Soalan dan Jawapan bagi KOD 3001A (Bahagian 1)-
PERINTAH AM, ARAHAN PERBENDAHARAAN DAN TATACARA PENGURUSAN STOR

Soalan Bagi Tahun 2012

1. a) Semasa menghadiri majlis anjuran kesatuan sekerja, Encik Kamal telah diberikan hadiah
kerana kesudianya menghadirkan diri. Selepas membukanya, Encik Kamal mendapati
ianya satu hadiah yang cukup bernilai. Jelaskan dari segi peraturan sedia ada mengenai
syarat pemberian hadiah yang diterima oleh Encik Kamal?
(5 Markah)
Rujukan :
PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 3 TAHUN 1998
GARIS PANDUAN PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH DI DALAM
PERKHIDMATAN AWAM

Jawapan:

Pemberian Hadiah Yang Sukar Ditolak
Semasa menjalankan tugas awam kadangkala sukar untuk pegawai awam menolak
pemberian hadiah kerana jika menolak pemberian itu akan memalukan si pemberi
atau menimbulkan keadaan serba salah. Ini misalnya:
a) semasa menjalankan tugas awam di seminar, simposium, bengkel, kursus
atau mana-mana majlis rasmi yang lain termasuk di peringkat antarabangsa,
pihak penganjur tidak memberitahu pemberian hadiah terlebih dahulu; atau
b) semasa menjalankan tugas rasmi di daerah atau di kampung di mana
masyarakat atau pemimpin di peringkat daerah atau kampung member buah-
buahan, sayur-sayuran, makanan dan hasil kerja tangan penduduk kampung
atau sebagainya.
Dalam keadaan sukar untuk menolak pemberian hadiah yang ada kaitan dengan
tugas awam, pegawai awam dibenarkan menerima hadiah berkenaan dan
kemudiannya sekembalinya di pejabat, beliau hendaklah melaporkan kepada Ketua
Jabatan dengan menggunakan borang seperti di Lampiran A untuk kelulusan
sewajarnya.

8

2. b) Puan Amanina, seorang Pembantu Penguatkuasa di sebuah jabatan dilihat menyenggara
taraf hidup melebihi daripada emolument atau pendapatannya. Mengikut peraturan sedia
ada, apakah tindakan yang boleh dilakukan oleh ketua jabatanya?
(10 markah)
Rujukan :
PERATURAN PERATURAN PEGAWAI AWAM (KELAKUAN & TATATERTIB) (1993)
& PINDAAN 2002 (P.U.[A] 395)
Jawapan :
PERATURAN 11 - Menyenggara Taraf Hidup Melebihi Emolumen/Pendapatan Yang
Sah
Ketua Jabatan hendaklah meminta penjelasan (30 hari) daripada pegawai, jika
pegawainya:-
i) menyenggara taraf hidup melebihi emolumen/ pendapatan yang sah.
ii) menguasai/memiliki sumber kewangan atau harta yang tak seimbang atau
tak munasabah dengan emolumen/pendapatan yang sah. lapor kepada
iii) membuat laporan kepada Lembaga Tatatertib (LTT)

3. c) Cik Alia, Pegawai Tadbir N41 di Jabatan Kimia telah diarah oleh ketua jabatanya untuk
membuat laporan mengenai satu kes keracunan seperti dilaporkan dalam sebuah akhbar
tempatan. Bagi memastikan laporan yang dibuat adalah berdasarkan fakta sebenar, beliau
bertolak dari pejabat pada jam 8.00 pagi dengan menaiki kenderaan sendiri ke tempat
kejadian yang jaraknya 30 kilometer daripada pejabat dan pulang semula ke pejabat pada
jam 6.00 petang.

Dalam kes ini, apakah elaun-elaun yang layak dituntut oleh cik Alia? Jelaskan.
(5 markah)
Elaun Harian
a) Melebihi 8 jam tetapi kurang Daripada 24 jam
b) Kadar separuh dari elaun makan

Elaun Perjalanan Kenderaan
(a) Menggunakan kenderaan sendiri untuk menjalankan tugas rasmi di dalam/luar ibu
pejabat
(b) Kadar kelayakan seperti dalam pekeliling
(c) Tidak layak jika kenderaan/kemudahan pengangkutan disediakan Tidak layak
tempat yang boleh dihubungi terus dengan kapalterbang atau keretapi

9

2. a) Encik Ghani, seorang pegawai di sebuah jabatan telah disabitkan oleh mahkamah dengan
tuduhan rasuah ke atasnya. Walau bagaimanapun, beliau telah mengemukakan rayuan
terhadap keputusan mahkamah tersebut.
Rujukan :
GARIS PANDUAN BAGI MENGAMBIL TINDAKAN TATATERTIB TERHADAP
PEGAWAI AWAM YANG SEDANG DIBICARAKAN ATAS PERTUDUHAN JENAYAH DI
MAHKAMAH TANPA MENUNGGU PROSIDING JENAYAH KE ATASNYA SELESAI

1. Jelaskan bentuk tindakan yang boleh dikenakan terhadapnya dan pihak yang
boleh mengambil tindakan tersebut.
(6 markah)
Jika prosiding jenayah dimulakan terhadap seseorang pegawai, Pendaftaran
Mahkamah hendaklah mengemukakan/Ketua Jabatan hendaklah
mendapatkan laporan yang berkaitan prosiding tersebut. Seterusnya Ketua
Jabatan hendaklah mengemukakan laporan itu kepada Pihak Berkuasa
Tatatertib (PBT) yang mempunyai bidangkuasa untuk menjatuhkan hukuman
buang kerja atau turun pangkat, beserta syor sama ada pegawai itu patut
ditahan kerja. Setelah menimbangkan laporan tersebut PBT boleh menahan
pegawai daripada menjalankan tugas (TAHAN KERJA) mengikut peraturan
44 (1) (a), Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib)
1993.

2. Bilakan tempoh tindakan berkenaan bermula, dan kesannya dalam tempoh
tersebut?
(8 markah)
Penentuan Jenis Kesalahan [Peraturan 35]
Selepas menerima sesuatu laporan pelanggaran tatatertib, Pengerusi LTT
yang rendah (yang mempunyai kuasa untuk mengenakan hukuman selain
buang kerja atau turun pangkat), hendaklah menimbangkan laporan tersebut
dan menentukan sama ada kesalahan yang diadukan itu adalah dari jenis
yang patut dikenakan:
a. hukuman buang kerja atau turun pangkat ( Peraturan 37) ; atau
b. suatu hukuman yang lebih ringan daripada buang kerja atau turun
pangkat (Peraturan 36)

Penentuan jenis kesalahan yang dibuat oleh Pengerusi Lembaga Tatatertib
(LTT) itu akan menentukan jenis tindakan tatatertib yang akan diambil ke atas
pegawai yang terlibat. Jika diputuskan bahawa kesalahan itu adalah dari jenis
yang patut dikenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat, kes tersebut
hendaklah dirujukkan kepada PBT yang tinggi (yang mempunyai kuasa untuk
mengenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat).

10

Tindakan Tatatertib Tidak Dengan Tujuan Buang Kerja Atau Turun Pangkat
[Peraturan 36]
Mengikut Peraturan 36(1), jika Pengerusi LTT menentukan bahawa kesalahan
yang diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman yang
lebih ringan daripada buang kerja atau turun pangkat dan setelah berpuas
hati wujud suatu kesalahan tatatertib, Pengerusi LTT hendaklah
menghadapkan surat pertuduhan kepada pegawai untuk membuat
representasi pembelaan diri dalam tempoh 21 hari dari tarikh penerimaan
surat pertuduhan itu. Seterusnya LTT hendaklah menimbangkan representasi
pegawai tesebut serta membuat keputusan/ hukuman ke atas pegawai.

Tindakan Tatatertib Dengan Tujuan Buang Kerja Atau Turun Pangkat
[Peraturan 37]
Jika Pengerusi LTT yang rendah telah menentukan bahawa kesalahan yang
diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman buang kerja
atau turun pangkat, Pengerusi LTT yang tinggi yang kepadanya kes itu
dirujukkan hendaklah menimbang serta menentukan bahawa wujud suatu kes
prima facie untuk mengambil tindakan tatatertib tersebut dan hendaklah
mengarahkan supaya suatu pertuduhan dihadapkan kepada pegawai itu
untuk membuat representasi pembelaan diri dalam tempoh 21 hari dari tarikh
penerimaan surat pertuduhan itu. Seterusnya LTT hendaklah menimbangkan
representasi pegawai tersebut serta membuat keputusan/ hukuman ke atas
pegawai.

b) Dalam satu operasi pencegahan dadah yang telah dijalankan oleh sepasukan polis di satu
penempatan, dua orang pegawai awam telah termasuk dalam tangkapan yang dibuat.
Setelah dikenal pasti, seorang terlibat sebagai penagih dadah dan seorang lagi pengedar.

Mengikut peraturan tatatertib yang berkuat kuasa, apakah tindakan yang boleh diambil
kepada seseorang pegawai awam yang telah disahkan sebagai penagih?
(6 markah)
Jawapan :
PERATURAN 7: MENYALAHGUNA DADAH
tidak boleh menggunakan/mengambil /menyalahgunakan/menagih dadah
berbahaya (kecuali bagi maksud perubatan)
pegawai boleh diambil tindakan tatatertib dengan tujuan buang kerja

perkhidmatan pegawai boleh ditamatkan atas kepentingan awan
[peraturan49] sekiranya pegawai mencapai umur persaraan pilihan.

11

3. a) Encik Halim, seorang Penolong Pegawai Tadbir Gred N27 masih belum disahkan dalam
perkhidmatan walaupun tempoh percubaanya akan berakhir pada 30 Julai 2012. Ketua
Jabatan beliau bercadang memperakukan permohonan pelanjutan temph percubaanya
kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam.

i. Nyatakan maklumat yang perlu dikemukakan dalam permohonan pelanjutan
tempoh percubaan dan bilakah tarikh pengesahan yang boleh diberikan
kepada beliau?
(6 markah)
Rujukan:
Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan
Penamatan Perkhidmatan) 2012- (boleh diperolehi melalui internet)

Jawapan :

Bahagian V
Tempoh Percubaan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Pelanjutan
Tempoh Percubaan

Maklumat yang perlu dalam permohonan pelanjutan tempoh percubaan
(Rujuk Pelanjutan Tempoh Percubaan Perkara (30) sub-peraturan (3)
(a)(b)(c)dan(d); dan

Tarikh Pengesahan
(Rujuk Perkara 31 (1) dan (2))

Nota-pastikan anda menulis jawapan penuh sekiranya masih sempat.

b) Seseorang pegawai awam adalah berkelayakan untuk mendapatkan imbuhan/bayaran
apabila menghadiri kursus. Mengikut pekeliling yang digunakan sekarang jelaskan
peruntukan yang ditetapkan berdasarkan situasi berikut.

Encik Sudin yang bertugas di Johor mengikut kursus di peringkat diploma selama enam
bulan di Langkawi. Huraikan elaun dan kemudahan yang layak dituntut oleh beliau.
(10 markah)
Nota-"Kursus" bermakna sebarang kursus atau latihan yang berupa akademik atau
praktik, lawatan sambil belajar, seminar dan bengkel, yang bercorak latihan.

"Kursus Panjang" bermakna sebarang kursus sepenuh masa yang tempohnya
adalah melebihi 3 bulan termasuk hari hujung minggu dan kelepasan am;

12

Rujukan :
PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 3 TAHUN 2005 KADAR DAN SYARAT
TUNTUTAN ELAUN, KEMUDAHAN DAN BAYARAN KEPADA PEGAWAI
PERKHIDMATAN AWAM SEMASA BERKURSUS KECUALI KURSUS PRA-
PERKHIDMATAN

Jawapan:
KURSUS PANJANG DI DALAM NEGERI
Seseorang pegawai yang mengikuti kursus selain daripada yang diiktiraf
sebagai kursus Diploma/Ijazah Pertama/Ijazah Lanjutan, adalah layak menuntut
elaun, kemudahan dan bayaran seperti berikut:

i. Di Luar Kawasan Ibu Pejabat
ii. Elaun Sara Hidup sebanyak RM25.00 sehari bagi sepanjang tempoh kursus
tertakluk kepada syarat seperti berikut:
(a) pegawai tidak menerima Arahan Pertukaran; dan
(b) kemudahan makan dan penginapan tidak disediakan oleh Kerajaan
atau Penganjur;
iii. sekiranya salah satu kemudahan sahaja disediakan, maka elaun yang tidak
disediakan itu layak dituntut mengikut pecahan unsur elaun iaitu 50% untuk
penginapan dan 50% untuk makan. Jika sebahagian daripada kemudahan
makan disediakan, maka pegawai layak menuntut bahagian makan yang tidak
disediakan itu mengikut kadar seperti di perenggan 4.1.2 di atas;
iv. sekiranya Pusat Pengajian mengarahkan seseorang pegawai mengikuti
kajianluar/latihan amali atau disangkutkan di pejabat di luar Pusat
Pengajiannya,maka pegawai layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran
mengikutkadar dan syarat seperti di perenggan 4.1.1 di atas. Dalam tempoh ini
pegawai tidak layak menuntut Elaun Sara Hidup seperti di perenggan 5.1.1;
v. Bayaran Sewa Hotel yang disokong dengan resit mengikut had
maksimumkelayakannya atau Elaun Lojing dan Elaun Makan/Elaun Harian
bagi tempohdua hari iaitu sehari sebelum dan sehari selepas berkursus
mengikut kadar dan syarat sepertimana yang diperuntukkan di dalam
Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan. Bayaran perkhidmatan, cukai
perkhidmatan atau bayaran lain yang diwajibkan ke atas sewa hotel tersebut
adalah layak dituntut dan dikira sebagai sebahagian daripada kadar Bayaran
Sewa Hotel itu; dan
vi. Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam seperti di
perenggan 4.1.4 di atas;

13

4. a) i) Puan Ferra, seorang Jururawat di Klinik Kesihatan Seri Kembangan, Selangor
telah dipilih sebagai jurulatih bola jaring bagi persediaan pasukan Selangor
menghadapi Sukan Malaysia (SUKMA) akan datang. Untuk tujuan latihan di luar
negeri Selangor, beliau terpaksa bercuti.

Apakah jenis cuti khusus yang boleh diberikan kepada beliau? Nyatakan kadar
dan syarat-syaratnya.
(6 markah)
Rujukan:
Perintah AM Bab C-Cuti Pegawai Awam

Jawapan:
Kadar
i. Tidak melebihi 3 acara sukan setahun
ii. Tempoh sebenar, tidak melebihi 30 hari setahun
iii. Jika perlukan lebih daripada 30 hari kelulusan JKK

ii) Doktor Vanessa, seorang ahli Persatuan Pergigian Malaysia (MDA) ingin
menhadiri mesyuarat tahunan persatuan berkenaan. Apaka jenis cuti khusus yang
boleh diberikan? Nyatakan kadar dan syaratnya.

Rujukan:

Jawapan:
Tujuan:
i. Mesyuarat Agong Tahunan
ii. Mesyuarat Agong Luar Biasa
Syarat:
i. Ahli persatuan ikhtisas
ii. Persatuan ikhtisas yang diisytiharkan oleh KPPA
Kadar:
i. Tempoh sebenar mesyuarat
ii. Tempoh perjalanan pergi/ balik tidak melebihi 2 hari

14

b) Puan Nooraini, telah diarahkan oleh Ketua Jabatannya supaya menjalankan tugas Encik
Amri yang akan menunaikan fardhu haji selama 40 hari. Ini adalah kali pertama Puan
Nooraini menjalankan tugas tersebut.

i. Nyatakan elaun yang boleh dibayar kepada Puan Nooraini dan syarat bagi
mendapatkan elaun tersebut.
(5 markah)
Rujukan:
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007
PERATURAN PENANGGUNGAN KERJA
PERKHIDMATAN AWAM

Jawapan:
Elaun yang layak diterima oleh beliau- Elaun Penanggungan Kerja

Syarat Pembayaran Elaun Penanggungan Kerja

Pegawai yang telah diluluskan penanggungan kerja hendaklah dibayar Elaun
Penanggungan Kerja tertakluk kepada syarat-syarat berikut:
i. Telah melaksanakan tugas jawatan yang ditanggung kerja selama dua puluh
lapan (28) hari berturut-turut termasuk hari cuti mingguan, kelepasan am
dan juga cuti rehat atas sebab-sebab kecemasan serta cuti sakit secara
terkumpul yang tidak melebihi daripada lima (5) hari bekerja;
ii. Seseorang pegawai yang sedang menanggung kerja tetapi kemudiannya
meninggalkan tugas jawatan yang ditanggung kerja itu selama empat belas
(14) hari atau lebih berturut-turut, iaitu termasuk cuti mingguan dan
kelepasan am, maka pembayaran Elaun Penanggungan Kerja hendaklah
dihentikan;
iii. Seseorang pegawai yang pernah diluluskan menanggung kerja dan
kemudiannya diluluskan menanggung kerja jawatan yang sama, boleh
dibayar Elaun Penanggungan Kerja sekiranya tempoh penanggungan kerja
kali kedua dan seterusnya tidak kurang empat belas (14) hari berturut-turut
termasuk cuti mingguan dan kelepasan am. Dalam konteks ini, jawatan yang
sama bermaksud jawatan yang pernah ditanggung kerja sebelumnya; dan
iv. Jika pegawai yang menanggung kerja layak menerima Bayaran Lebih Masa,
bayaran tersebut hanya boleh dibayar bagi tugas yang dilaksanakan selepas
dua (2) jam lima belas (15) minit daripada waktu bekerja pejabat.
(Pengiraan Bayaran Lebih Masa bagi pegawai yang menanggung kerja
seperti di Lampiran C)

Seseorang pegawai hanya boleh dibayar satu (1) Elaun Penanggungan Kerja
sahaja pada satu (1) masa.
15

ii) Pada hari ke-15 menjalankan tugas, Puan Nooraini dipanggil untuk temuduga
kenaikan pangkat ke gred yang lebih tinggi. Adakah beliau masih layak menerima
elaun tersebut? Beri alasan anda.
(5 markah)

Rujukan:
PERKHIDMATAN AWAM

Jawapan:
i. Telah melaksanakan tugas jawatan yang ditanggung kerja selama dua
puluh lapan (28) hari berturut-turut termasuk hari cuti mingguan,
kelepasan am dan juga cuti rehat atas sebab-sebab kecemasan serta cuti
sakit secara terkumpul yang tidak melebihi daripada lima (5) hari bekerja;
dan
ii. Seseorang pegawai yang sedang menanggung kerja tetapi kemudiannya
meninggalkan tugas jawatan yang ditanggung kerja itu selama empat belas
(14) hari atau lebih berturut-turut, iaitu termasuk cuti mingguan dan
kelepasan am, maka pembayaran Elaun Penanggungan Kerja hendaklah
dihentikan;

5. a) Dikaunter pembayaran sama Polis Diraja Malaysia, seorang pelenggan bertanya sama
ada pembayaran boleh dibuat dengan cek. Sila beri penjelasan terhadap perkara berikut.

i. Apakah prosedur yang teratur untuk menerima cek sebagai bayaran?
(5 markah)
Rujukan
Arahan Perbendarahaan

Jawapan:
Penerimaan Cek
76. (a) Pemungut boleh, menurut budi bicaranya, menerima cek sebagai bayaran. Semua
cek hendaklah dibuat untuk dibayar kepada jabatan yang berkenaan atau Akauntan
Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri mengikut mana yang berkenaan dan
dipalang Akaun Penerima Sahaja. Nombor siri mana-mana cek yang diterima, mestilah
dicatatkan pada Resit Rasmi yang dikeluarkan.

16

ii. Bagaimanakah pula tindakan jika didapati cek tersebut tidak diterima oleh pihak
bank?
(5 markah)
Rujukan

Jawapan:
(b) Cek Tak Laku
(i) Sekiranya cek yang di terima tidak laku, adalah menjadi
tanggungjawab Pemungut untuk mendapatkan amaun gant ian cek
itu mengikut peraturan yang berkuatkuasa.
(ii) Semua Pejabat Pemungut hendaklah menyelenggara satu Daftar Cek
Tak Laku dan bertanggungjawab menghubungi pembayar/pengeluar
cek untuk membatal resit asal dan mengambil tindakan sewajarnya
untuk mengutip amaun yang tertunggak.
(iii) Pemungut hendaklah menyediakan senarai Cek Tak Laku untuk
menyokong penyata tunggakan hasil dan melaporkannya kepada
Pegawai Pengawal.
(iv) Pelarasan perlu ditunjukkan di dalam buku tunai atau buku tunai
elektronik apabila cek tersebut diketahui tak laku.

17

b) Jabatan anda telah membuat perolehan bagi Perkhidmatan Pembersihan Bangunan
Pentadbiran Jabatan Angkasa secara sebut harga. Jawatankuasa Sebut Harga telah
bersidang dan membuat pertimbangan ke atas sebut harga berkenaan. Maklumat
perolehan sebut harga berkenaan adalah seperti berikut :

Ketua Audit di Jabatan anda telah membuat teguran mengenai perolehan Kerajaan yang berkuat
kuasa. Ketua Jabatan anda telah mengarahkan anda untuk meneliti perolehan bagi sebut harga
Perkhidmatan Pembersihan Bangunan Pentadbiran Jabatan Angkasa berkenaan.
Nyatakan perkara yang tidak mengikut peraturan perolehan Kerajaan yang berkuat kuasa.
(10 markah)

Sebut Harga bagi Perkhidmatan Pembersihan Bangunan Pentadbiran Jabatan
Angkasa
Tarikah Perlawaan : 19 Februari 2012 (Khamis)
Tarikh Tutup : 17 Februari 2012 (Jumaat)
Waktu Tutup : 12.00 tengahari
Tarikh peti : 20 Februari 2012 (Isnin)
tawaran dibuka

Harga dokumen : RM55 bagi 1 dokumen
sebut harga

Tempoh sah laku : 85 hari

Syarat Pendaftaran : Berdaftar dengan MOF dalam Kod bidang ATAU berdaftar
dengan Pusat Khidmat Kontraktor di dalam Kelas F bawah
kepala dan sub kepala yang berkaitan

Bilangan syarikat yang : 10 syarikat (1 drpd penyebut harga menghantar dokumen
mengemukakan tawaran tawaran pada pukul 12.10 tengahari)

Bilangan syarikat yang : 10 syarikat
dipertimbangkan

Tarikh Jawatankuasa : 28 Mei 2012
Sebut Harga bersidang

Tarikh Surat : 31 Mei 2012
Setuju Terima

18

Rujukan

Jawapan:
TATACARA MENGURUSKAN SEBUT HARGA
(a) Satu kaedah yang seragam hendaklah diamalkan kepada penyebut harga yang telah
dikenal pasti bagi sesuatu urusan sebut harga untuk memastikan prinsip
kesaksamaan dan adil dilaksanakan ke atas penyebut harga. Kementerian/Jabatan
hendaklah menetapkan kaedah pemberitahuan sebut harga sama ada melalui pos
berdaftar, pos laju atau serahan tangan.
(b) Kementerian/Jabatan hendaklah mempamerkan pemberitahuan sebut harga di
papan kenyataan awam Kementerian/Jabatan masing-masing, selain daripada
mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti. Ini adalah
untuk memberi peluang kepada penyebut harga lain yang berkelayakan dan
berminat untuk mengambil bahagian. Pemberitahuan tersebut hendaklah
dipamerkan pada tarikh yang sama pelawaan dibuat kepada penyebut harga yang
dikenal pasti.
(c) Pemberitahuan sebut harga di papan kenyataan awam Kementerian/Jabatan
hendaklah menyatakan:
(i) Kementerian/Jabatan yang memanggil sebut harga;
(ii) Tajuk sebut harga;
(iii) Syarat kelayakan penyebut harga;
(iv) Bidang/kelas/kepala pendaftaran; dan
(v) Tempat, tarikh dan waktu sebut harga diterima dan ditutup.
(d) Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut
dan pemberitahuan itu hendaklah sentiasa berada di papan kenyataan sepanjang
tempoh tersebut.
(e) Sebut harga hendaklah disampaikan, diterima, dibuka dan dijadualkan sebagaimana
dibuat bagi tender mengikut Arahan Perbendaharaan 195, 196 dan 197.

19

6. Jabatan Kerja Raya (JKR) telah membuat perolehan peralatan pejabat pada 20 Disember 2011.
Peralatan pejabat tersebut telah diterima oleh pihak JKT pada 05 januari 2012. Tempoh Akaun
Kena Bayar bagi tahun 2011 adalah sehingga 16 Januari 2012 dan pihak pembekal hanya
membuat tuntutan pembayaran pada 20 Januari 2012.
a) Dalam kes ini, kenal pasti isu yang berbangkit.
(5markah)
Jawapan:
Isu kelewatan tuntuan pembayaran dimana tempoh Akaun Kena Bayar pada tahun
seterusnya adalah sehingga 16 Januari 2012.

b) Jelaskan, bagaimana pembayaran boleh dilakukan dan apakah syarat yang membolehkan
pembayaran dibuat?

Rujukan

Jawapan:
Pembayaran Yang Memerlukan Kebenaran Khas
58.(a)(i) Kebenaran Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri adalah
diperlukan bagi membayar/menyelaras baucar perbelanjaan mengurus yang
dikemukakan dalam tahun kewangan semasa, berkaitan dengan pertanggungan-
pertanggungan yang kena dibayar pada atas sebelum hujung tahun kewangan
yang lama.
(ii) Permohonan bagi kebenaran mestilah disampaikan kepada Akauntan Negara
atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri bersama dengan baucar dan huraian
penuh mengenai sebab-sebab berlaku kelewatan dan menunjukkan dengan jelas
siapa yang bertanggungjawab. Bagi persekitaran elektronik, penghantaran
baucar kepada Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/ Bendahari Negeri adalah
dikecualikan.
(iii) Permohonan itu hanya boleh dipertimbangkan dengan syarat jabatan
mempunyai baki peruntukan dalam tahun perbelanjaan itu kena dibayar.
(iv) Jika Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri mendapati sebab-
sebab kelewatan pembayaran itu tidak memuaskan, atau jika ada keraguan atau
peruntukan tidak mencukupi, Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan
kertas permohonan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai
Kewangan Negeri bagi mendapat kelulusan.

20

Sekiranya pihak PTJ gagal untuk membuat pembayaran bagi bekalan dan perkhidmatan
yang telah diterima sehingga tempoh 31 Disember sesuatu tahun kewangan sebelum
berakhirnya tempoh AKB, pembayaran tersebut perlu dilaksanakan melalui AP 58(a).

Pembayaran melalui AP 58(a) memerlukan kebenaran pihak Pejabat Perakaunan sebelum
ianya boleh dilakukan dan akan menggunakan peruntukan tahun semasa. Di samping itu
terdapat juga keperluan di pihak PTJ untuk mempunyai peruntukan pada tahun kewangan
perbelanjaan itu ditanggungkan

7. Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput tempoh penggunaan,
tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas
pengiraan stok, pemeriksaan stok atau verifikasi stor. Pelupusan stok hendaklah mematuhi
peraturan yang ditetapkan. Walau bagaimanapun terdapat agensi kerajaan yang melupuskan stok
tanpa merujuk kepada jawatankuasa yang berkaitan. Disamping itu terdapat juga peraturan yang
membenarkan Pelupusan Stok Bernilai Rendah.

a) Apakah yang dimaksudkan dengan Pelupusan Stok Bernilai Rendah?
(4 markah)
Rujukan :
TATACARA PENGURUSAN STOR-BAB G PELUPUSAN

Jawapan :
Maksud Pelupusan stok yang bernilai rendah adalah bagi stok yang nilai perolehan asalnya
tidak lebih daripada sepuluh ribu ringgit (RM10,000) bagi nilai agregatnya dalam satu
permohonan.

b) Jelaskan tatacara Pelupusan Stok Bernilai Rendah
(8 markah)
Rujukan :
TATACARA PENGURUSAN STOR-BAB G PELUPUSAN

Jawapan:
i. Pelupusan stok yang bernilai rendah hendaklah dilaksanakan bagi stok yang nilai
perolehan asalnya tidak lebih daripada sepuluh ribu ringgit (RM10,000) bagi nilai
agregatnya dalam satu permohonan.
ii. Ketua Jabatan hendaklah melantik dua (2) orang pegawai daripada Kumpulan
Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf bagi
membuat pemeriksaan stok yang hendak dilupuskan. Pegawai yang dilantik
hendaklah yang tidak terlibat secara langsung menguruskan stok berkenaan.
iii. Pemeriksaan dilaksanakan dengan menggunakan borang Laporan Pelupusan Stok
Bernilai Rendah KEW.PS-19.
21

iv. Pegawai Pemeriksa hendaklah mencatatkan keadaan stok serta member syor
kaedah pelupusan yang sesuai untuk kelulusan Kuasa Melulus.
v. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad
Petak di ruang keluar dan di ruang baki.

c) Setelah dibuat pemverifikasi stok, didapati terdapat kekurangan yang bernilai rendah.
Apakah yang dimaksudkan Kekurangan Stok Bernilai Rendah dan apakah tindakan
bagi memastikan tatacara pengurusan stor dipatuhi sepenuhnya.
(8 markah)
Rujukan :
TATACARA PENGURUSAN STOR-

Jawapan:
Maksud Kekurangan Stok Bernilai Rendah
Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah nilai keseluruhan perolehan asalnya tidak
lebih daripada dua ratus lima puluh ringgit (RM250) yang kekurangannya disebabkan oleh
kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau
kemerosotan/kekurangan yang tidak dapat dielakkan. Kekurangan stok tersebut bukan
disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

Tindakan bagi memastikan tatacara pengurusan stor dipatuhi sepenuhnya.
Rujuk-Objektif Pengurusan Stor
Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi
memastikan:-
(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan;
(b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan
penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

8. a) Pegawai Stor yang bertanggungjawab hendaklah memastikan semua stok yang diterima
direkodkan menggunakan kad yang telah ditetapkan.
Jelaskan tatacara merekod stok bagi Stor Utama
(10 markah)
Rujukan :
TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB B - MEREKOD STOK

Jawapan:
i. Setiap penerimaan direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran
direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad
Petak.
ii. Semua Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah dikemaskini setiap kali
transaksi penerimaan dan pengeluaran.

22

iii. Satu Kad Kawalan Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item
stok dengan mengikut nombor kad yang berturutan.
iv. Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 hendaklah disediakan.
v. Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya apa apa
pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu dipatuhi:-
(a) Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja;
(b) Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal; dan
(c) Pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pegawai Stor.

b) Mengikut peraturan yang ditetapkan, Pegawai Pegawal perlu memastikan pengurusan stor
dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan. Antara perkara yang ditekankan adalah
Pemverifikasi Stor.
Huraikan bagaimana Verifikasi Stor dijalankan di tempat anda?
(10 markah)
Rujukan :
TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB E PEMERIKSAAN

Jawapan:
Verifikasi Stor
Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai
Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali
sebelum berakhir pada 31 Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut:-
a) Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus (100%)
bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan
Stok;
b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan;
c) Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak
bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan;
d) Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh,
bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira;
e) Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14; dan
f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan
stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/
pemeriksaan/ verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus
kira dan nilai stok dengan menggunakan

23

Contoh Soalan dan Jawapan bagi KOD 3001A (Bahagian 1)-
PERINTAH AM, ARAHAN PERBENDAHARAAN DAN TATACARA PENGURUSAN STOR

1. Encik Chin seorang Penolong Pegawai Tadbir N27 yang berkhidmat di sebuah Kementerian
selama 10 tahun, telah dipinjamkan ke Dewan Bandaraya Kuala Lumpur (DBKL) selama 2 tahun.
Semasa berkhidmat di DBKL, beliau tidak dipertimbangkan dalam urusan kenaikan pangkat oleh
Ketua Perkhidmatanyan walaupun telah memenuhi syarat yang telah ditetapkan. Lantaran itu,
beliau mengambil keputusan untuk meletakkan jawatan.

a) Adakah tindakan Ketua Perkhidmatan Encik Chin yang tidak menimbang kenaikan
pangkat beliau itu betul? Beri alasan anda. (6 markah)
Rujukan:

Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan
Perkhidmatan) 2012- (boleh diperolehi melalui internet)

Jawapan :

Bahagian VIII-
Kenaikan Pangkat, Pemangkuan dan Penanggungan Kerja
-Syarat kenaikan pangkat-Peraturan 40 (1) dan (2).-m/s 31

b) Jelaskan prosedur bagi perletakan jawatan Encik Chin. (8 markah)
Rujukan:


Jawapan :

Bahagian IX
Penamatan Perkhidmatan dan Peletakan Jawatan
-Notis Peletakan Jawatan-Peraturan 54(1) (a) (b) (2) (3) m/s38-39

c) Bilakah perletakan jawatannya berkuatkuasa dan bolehkah perletakan jawatanya itu ditarik
balik? (6 markah)
Rujukan:

24

Jawapan :

Bahagian IX
Penamatan Perkhidmatan dan Peletakan Jawatan
-Kuatkuasa notis peletakan jawatan
Setiap peletakan jawatan hendaklah kuatkuasa pada hari yang berikutnya selepas
hari yang tempoh notis diberikan oleh pegawai itu tamat.

Peletakan jawatan yang telah kuat kuasa tidak boleh ditarik balik.

2. a) Pada 01 Julai 2010, Puan Aina, Penolong Pegawai Tadbir N36 di Jabatan Perangkaan
telah diarah untuk menanggung kerja jawatan Puan Maisara, Pegawai Tadbir N41 yang
bercuti tanpa gaji selama dua bulan. Sebelum ini, beliau pernah menaggung kerja Puan
Maisarah yang berkrusus selama sebulan. Pada 20 Julai hingga 24 Julai 2010, Puan Aina
telah diluluskan Cuti Rehat.

Bolehkah Puan Aina dibayar Elaun Penanggungan Kerja? Jelaskan syarat-syarat
pembayaran Elaun Penanggungan Kerja. (15 markah)

Rujukan:
PERKHIDMATAN AWAM

vi. Telah melaksanakan tugas jawatan yang ditanggung kerja selama dua puluh
lapan (28) hari berturut-turut termasuk hari cuti mingguan, kelepasan am dan
juga cuti rehat atas sebab-sebab kecemasan serta cuti sakit secara terkumpul
yang tidak melebihi daripada lima (5) hari bekerja;
vii. Seseorang pegawai yang sedang menanggung kerja tetapi kemudiannya
meninggalkan tugas jawatan yang ditanggung kerja itu selama empat belas (14)
hari atau lebih berturut-turut, iaitu termasuk cuti mingguan dan kelepasan am,
maka pembayaran Elaun Penanggungan Kerja hendaklah dihentikan;
viii. Seseorang pegawai yang pernah diluluskan menanggung kerja dan kemudiannya
diluluskan menanggung kerja jawatan yang sama, boleh dibayar Elaun
Penanggungan Kerja sekiranya tempoh penanggungan kerja kali kedua dan
seterusnya tidak kurang empat belas (14) hari berturut-turut termasuk cuti
mingguan dan kelepasan am. Dalam konteks ini, jawatan yang sama bermaksud
jawatan yang pernah ditanggung kerja sebelumnya; dan
25

ix. Jika pegawai yang menanggung kerja layak menerima Bayaran Lebih Masa,
bayaran tersebut hanya boleh dibayar bagi tugas yang dilaksanakan selepas dua
(2) jam lima belas (15) minit daripada waktu bekerja pejabat. (Pengiraan
Bayaran Lebih Masa bagi pegawai yang menanggung kerja seperti di Lampiran
C)

Seseorang pegawai hanya boleh dibayar satu (1) Elaun Penanggungan Kerja
sahaja pada satu (1) masa.

b) Cik Alisa, Penolong pegawai Tadbir N32 di Jabatan Kimia telah diarah oleh Ketua
Jabatanya untuk membuat laporan mengenai satu kes keracunan seperti dilaporkan dalam
sebuah akhbar tempatan. Bagi memastikan laporan yang telah dibuat adalah berdasarkan
fakta sebenar, beliau bertolak dari pejabat pada 8.00 pagi dengan kenderaan sendiri ke
tempat kejadian yang jaraknya 30 km daripada pejabat dan pulang semula ke pejabat
pada jam 6.00 petang.

Jelaskan elaun-elaun yang layak dituntut oleh Cik Alisa. (5 markah)

Elaun Harian
c) Melebihi 8 jam tetapi kurang Daripada 24 jam
d) Kadar separuh dari elaun makan

Elaun Perjalanan Kenderaan
(d) Menggunakan kenderaan sendiri untuk menjalankan tugas rasmi di dalam/luar ibu
pejabat
(e) Kadar kelayakan seperti dalam pekeliling
(f) Tidak layak jika kenderaan/kemudahan pengangkutan disediakan Tidak layak
tempat yang boleh dihubungi terus dengan kapalterbang atau keretapi

3. a) Encik Albab, seorang pegawai di sebuah jabatan telah disabitkan oleh mahkamah dengan
tuduhan rasuah ke atasnya. Walau bagaimanapun, beliau telah mengemukakan rayuan
terhadap keputusan mahkamah tersebut;
i) Jelaskan bentuk tindakan yang boleh dikenakan terhadapnya dan pihak yang
boleh mengambil tindakan tersebut.(5 markah)

Jika prosiding jenayah dimulakan terhadap seseorang pegawai, Pendaftaran
Mahkamah hendaklah mengemukakan/Ketua Jabatan hendaklah
mendapatkan laporan yang berkaitan prosiding tersebut. Seterusnya Ketua
Jabatan hendaklah mengemukakan laporan itu kepada Pihak Berkuasa
Tatatertib (PBT) yang mempunyai bidangkuasa untuk menjatuhkan hukuman
buang kerja atau turun pangkat, beserta syor sama ada pegawai itu patut
ditahan kerja. Setelah menimbangkan laporan tersebut PBT boleh menahan

26

pegawai daripada menjalankan tugas (TAHAN KERJA) mengikut peraturan
44 (1) (a), Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib)
1993.

ii) Bilakah tempoh tindakan berkenaan bermula, dan kesannya dalam tempoh
tersebut? (5 markah)

Jika prosiding jenayah itu terhadap pegawai berkeputusan dengan
pensabitan, PBT hendaklah menggantung pegawai daripada menjalankan
tugas (GANTUNG KERJA) di bawah Peraturan 45 (1) (a), berkuatkuasa mulai
tarikh sabitan, sementara menunggu keputusan tindakan tatatertib yang
berkait daripada sabitan tersebut. Seseorang pegawai yang digantung kerja
tidak berhak menerima apa-apa bahagian emolumen sepanjang tahun
penggantungan kerja tersebut. Jika prosiding jenayah tersebut
berkeputusan dengan pembebasan, pegawai itu hendaklah dibenarkan
menjalankan semua tugasnya serta berhak menerima apa-apa emolumen
yang tidak dibayar dalam tempoh tahan kerja serta cuti rehat tahunan dan
segala kelayakan lain yang pegawai itu berhak.

b) Encik Zahir, seorang pegawai perkhidmatan Persekutuan Gred 41 yang bertugas di
Jabatn X telah tidak hadir bertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpa sebab yang
munasabah pada 10 hingga 15 Februari 2011. Pada 20 Mac tahun yang sama, Encik
Zahir telah gagal untuk menghadiri satu mesyuarat sebagaimana yang diarahkan tanpa
sebarang sebab yang munasabah.
Nyatakan secara terperinci prosedur tatatertib yang boleh dikenakan tehadap beliau dari
mula sehingga kes selesai (Lembaga Tatatertib menjatuhkan hukuman). (10 markah)

Selepas menerima sesuatu laporan pelanggaran tatatertib, Pengerusi LTT yang
rendah (yang mempunyai kuasa untuk mengenakan hukuman selain buang kerja
atau turun pangkat), hendaklah menimbangkan laporan tersebut dan menentukan
sama ada kesalahan yang diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan:
b. suatu hukuman yang lebih ringan daripada buang kerja atau turun pangkat
(Peraturan 36)

Penentuan jenis kesalahan yang dibuat oleh Pengerusi Lembaga Tatatertib (LTT) itu
akan menentukan jenis tindakan tatatertib yang akan diambil ke atas pegawai yang
terlibat. Jika diputuskan bahawa kesalahan itu adalah dari jenis yang patut
dikenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat, kes tersebut hendaklah
dirujukkan kepada PBT yang tinggi (yang mempunyai kuasa untuk mengenakan
hukuman buang kerja atau turun pangkat).
27

Tindakan Tatatertib Tidak Dengan Tujuan Buang Kerja Atau Turun Pangkat
[Peraturan 36]
Mengikut Peraturan 36(1), jika Pengerusi LTT menentukan bahawa kesalahan yang
diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman yang lebih ringan
daripada buang kerja atau turun pangkat dan setelah berpuas hati wujud suatu
kesalahan tatatertib, Pengerusi LTT hendaklah menghadapkan surat pertuduhan
kepada pegawai untuk membuat representasi pembelaan diri dalam tempoh 21 hari
dari tarikh penerimaan surat pertuduhan itu. Seterusnya LTT hendaklah
menimbangkan representasi pegawai tesebut serta membuat keputusan/ hukuman
ke atas pegawai.

Tindakan Tatatertib Dengan Tujuan Buang Kerja Atau Turun Pangkat [Peraturan 37]
Jika Pengerusi LTT yang rendah telah menentukan bahawa kesalahan yang
diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman buang kerja atau
turun pangkat, Pengerusi LTT yang tinggi yang kepadanya kes itu dirujukkan
hendaklah menimbang serta menentukan bahawa wujud suatu kes prima facie untuk
mengambil tindakan tatatertib tersebut dan hendaklah mengarahkan supaya suatu
pertuduhan dihadapkan kepada pegawai itu untuk membuat representasi pembelaan
diri dalam tempoh 21 hari dari tarikh penerimaan surat pertuduhan itu. Seterusnya
LTT hendaklah menimbangkan representasi pegawai tersebut serta membuat
keputusan/ hukuman ke atas pegawai.

4. Puan Azureen sedang meneliti peruntukan, kelayakan dan kesan cuti terhadap perkhidmatan bagi
menjelaskan pertanyaan yang dihantar menerusi emel kepadanya. Beliau kurang jelas dan
meminta bantuan anda untuk menerangkan perkara yang berikut :

a) Peraturan jika pegawai jatuh sakit semasa bercuti rehat di luar Negara.
(6 markah)
Rujukan:
Perintah AM Bab C-Cuti
Jawapan :
20. (a) Seseorang pegawai yang jatuh sakit semasa bercuti rehat di luar Malaysia
tidak berkelayakan mendapat cuti sakit. Tetapi sekiranya dia jatuh sakit pada
tarikh yang ia patut balik ke Malaysia atau sakitnya berlanjutan hingga ke
tarikh tersebut, dia boleh diberi cuti sakit dari tarikh ia patut balik itu hingga
ke tarikh ia memegang jawatan semula, dengan syarat peraturan-peraturan di
(b) dipatuhi sepenuhnya.
(b) Syarat-syarat pernberian cuti sakit di (a) ialah:
(i) pegawai itu dimasukkan ke hospital;
(ii) permohonannya disokong oleh satu sijil atau sijil-sijil dari seorang
pegawai perubatan Kerajaan negeri yang berkenaan menyatakan jenis

28

sakit dan tarikh ia masuk hospital dan tarikh dijangka ia akan keluar
hospital; dan
(iii) ia mengambil peluang balik ke Malaysia seelok-elok sahaja dia sihat.
Untuk tujuan Perintah Am ini seseorang pegawai itu dianggap tidak sihat
untuk membuat perjalanan jauh dalam masa 7 hari selepas dikeluarkan
dari hospital.
(c) Peraturan-peraturan di (b) tidak boleh dikendurkan dan cuti sakit lanjutan di
bawah Perintah Am 22 (a) tidak boleh diberi melainkan dengan persetujuan
Kuasa Tertentu mengikut kes tiap-tiap hal itu. Jika Kuasa Tertentu meluluskan
cuti sakit lanjutan tanpa gaji kepada seseorang pegawai yang sedang bercuti
di luar Malaysia maka elaun bantuan seperti di Perintah Am 22 (b) tidak boleh
dibayar kepadanya.
21. (a) Seseorang pegawai yang jatuh sakit semasa bercuti separuh gaji atau tanpa
gaji di Malaysia atau pun di luar Malaysia tidak akan berkelayakan mendapai
cuti sakit. Sakit semasa cuti separuh gaji / tanpa gaji.
(28) (b) Tetapi sekiranya dia bercuti itu di luar Malaysia dan oleh kerana telah jatuh
sakit itu dia tidak dapat balik ke Malaysia pada tarikh yang ia patut balik, maka
dia boleh diberi cuti sakit selepas tamatnya tempoh cuti separuh gaji atau
tanpa gaji itu dengan syarat peraturan-peraturan di Perintah Am 20 (b)
dipatuhi.

b) Nyatakan tujuh kesan Cuti Separuh Gaji terhadap seseorang pegawai.
(14 markah)
Rujukan
SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 4 TAHUN 2009
KESAN KE ATAS PERKHIDMATAN BAGI PEGAWAI YANG DILULUSKAN CUTI BERGAJI
PENUH, CUTI

Jawapan:
Cuti Separuh Gaji
Kesan ke atas perkhidmatan pegawai yang diluluskan Cuti Separuh Gaji adalah seperti
berikut:
a. layak menerima separuh gaji pokok bulanan;
b. layak menerima imbuhan tetap seperti Imbuhan Tetap Khidmat Awam, Imbuhan Tetap
Perumahan, Imbuhan Tetap Keraian dan Imbuhan Tetap Jawatan Utama/ Gred Khas
sebanyak separuh dari kadar penuh;
c. tidak layak elaun-elaun lain kecuali peraturan yang berkuat kuasa menyatakan
sebaliknya. Sebagai contoh, pegawai yang diluluskan Cuti Belajar Separuh Gaji (CBSG)
layak diberi Bantuan Sara Hidup sebanyak separuh dari kadar penuh yang pegawai
berkelayakan;
d. layak menerima kemudahan tertentu mengikut peraturan yang berkuat kuasa seperti
kemudahan perubatan;
29

e. jika pegawai belum disahkan dalam perkhidmatan, tempoh percubaan pegawai akan
dibekukan mengikut tempoh Cuti Separuh Gaji;
f. layak dipertimbangkan menduduki PTK mengikut syarat yang berkuat kuasa;
g. tidak layak dipertimbangkan PGT jika tempoh Cuti Separuh Gaji melebihi 180 hari dalam
satu tahun kalendar kecuali bagi pegawai yang diluluskan:
h. CBSG;
i. Cuti Separuh Gaji kerana menghidap penyakit tibi, kusta, barah dan penyakit
seumpamanya yang diperakukan oleh Lembaga Perubatan; atau kombinasi cuti di
atas.Walau bagaimanapun, pergerakan gaji yang diberi kepada pegawai di perenggan
(i), (ii) dan (iii) adalah secara isyarat dan tidak lebih tiga (3) kali sepanjang
perkhidmatan. Setelah pegawai mendapat PGT secara isyarat sebanyak tiga (3) kali
tersebut, tiada lagi pergerakan gaji secara isyarat dipertimbangkan bagi tempoh Cuti
Separuh Gaji yang diluluskan seterusnya;
j. tidak layak dibayar Elaun Pemangkuan bagi pegawai yang sedang memangku;
k. tidak layak dibayar Elaun Penanggungan Kerja sekiranya meninggalkan tugas jawatan
yang ditanggung kerja itu termasuk Cuti Separuh Gaji selama 14 hari atau lebih secara
berturut-turut dengan mengambil kira hari rehat mingguan dan hari kelepasan am;
l. layak dibayar Bayaran Insentif Pakar atau Bayaran Insentif Pegawai Kesihatan Awam
bagi Pegawai Perubatan yang diwartakan sebagai Pakar Perunding.

5. Encik Robert sedang menguruskan penyimpanan barang-barang stor yang dipindahkan dari
bangunan stor lama yang akan dirobohkan kepada bangunan stor yang baru. Jelaskan
a) Perancangan susun atur ruang stor yang perlu diambil kira oleh beliau bagi memastikan
penggunaan ruang stor yang optimum. (10 markah)

Rujukan :
TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB C PENYIMPANAN

Jawapan :
Susun Atur
a Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambilkira aktor
keselamatan, kemudahan pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor.
b Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik untuk
membolehkan aktiviti pengurusan stor berjalan dengan lancar, selamat, mudah
dan menjimatkan masa.
c Susun atur perlu mengambilkira penggunaan ruang untuk memudahkan
kakitangan dan alat pengendalian barang-barang bergerak dengan selamat.
d Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi
penyimpanan barang-barang mengikut jenis, disusun pada setiap rak, tingkat,
petak atau arah supaya teratur dan kemas.
e Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah
f

30

b) Tatacara merekod stok bagi stor utama. (10 markah)

Rujukan :
TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB B - MEREKOD STOK

Jawapan:
i. Setiap penerimaan direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran
direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok dan
Kad Petak.
ii. Semua Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah dikemaskini setiap kali
transaksi penerimaan dan pengeluaran.
iii. Satu Kad Kawalan Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item
stok dengan mengikut nombor kad yang berturutan.
iv. Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 hendaklah disediakan.
v. Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya apa apa
pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu dipatuhi:-
(a) Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja;
(b) Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal; dan
(c) Pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pegawai Stor.

6. a) Puan Marhamah seorang Penolong Pegawai Tadbir Gred N32 telah dilantik oleh Ketua
Jabatan sebagai pegawai pemverifikasi stor pada 01 Feb 2011. Pada 01 Mac 2011, Puan
Marhamah telah membuat verifikasi stor di jabatannya. Puan Marhamah mendapati stok
alat tulis yang bernilai RM9,500.00 tidak bergerak selama 2 tahun. Puan Marhamah telah
mencadangkan agar stok alat tulis berkenaan dilupuskan.
Huraikan tindakan yang perlu diambil untuk melupuskan stok tersebut.(12 markah)
Rujukan :
TATACARA PENGURUSAN STOR- BAB G PELUPUSAN

Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput tempoh
penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi
keperluan dan disyorkan selepas pengiraan stok, pemeriksaan stok atau verifikasi
stor.
Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang sedang berkuat kuasa kecuali Pelupusan Stok
Bernilai Rendah.

Pelupusan Stok Bernilai Rendah
i. Pelupusan stok yang bernilai rendah hendaklah dilaksanakan bagi stok yang
nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada sepuluh ribu ringgit (RM10,000)
bagi nilai agregatnya dalam satu permohonan.
31

ii. Ketua Jabatan hendaklah melantik dua (2) orang pegawai daripada Kumpulan
Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf
bagi membuat pemeriksaan stok yang hendak dilupuskan. Pegawai yang
dilantik hendaklah yang tidak terlibat secara langsung menguruskan stok
berkenaan.
iii. Pemeriksaan dilaksanakan dengan menggunakan borang Laporan Pelupusan
Stok Bernilai Rendah KEW.PS-19.
iv. Pegawai Pemeriksa hendaklah mencatatkan keadaan stok serta member syor
kaedah pelupusan yang sesuai untuk kelulusan Kuasa Melulus.
v. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan
Kad Petak di ruang keluar dan di ruang baki.

b) Mengikut peraturan yang ditetapkan, Ketua Setiausaha Kementerian bertanggungjawab
memastikan rancangan verifikasi stok fisikal hendaklah dijalankan dan mencukupi. Beliau
hendaklah juga memilih pegawai yang sesuai yang bukan bekerja dalam organisasi stor
untuk memeriksa stok.

Selepas pemeriksaan stok, satu laporan pemverifikasi dibuat dengan disertakan dokumen
berkaitan. Nyatakan dokumen tersebut. (8 markah)
Rujukan :

Verifikasi Stor
Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa
di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir
pada 31 Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut:-
a. Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus (100%) bagi
menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok;
b. Memastikan pelarasan stok diambil tindakan;
c. Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak
d. Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh,
e. Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14; dan
f. Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok,
penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/
verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok
dengan menggunakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-
15.

32

7. Encik Zafuan, seorang pegawai Perkhidmatan Persekutuan Gred 41 yang bertugas di Jabatan X
telah tidak hadir bertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah pada 10
hingga 15 Januari 2009. Pada 20 Februari tahun yang sama, Encik Zafuan telah gagal untuk
menghadiri satu mesyuarat sebagaimana yang diarahkan tanpa sebarang sebab yang
munasabah.
a) Sebagai Ketua Jabatan kepada Encik Zafuan, apakah tindakan yang perlu dilakukan bagi
menangi kes Encik Zafuan dalam konteks tatatertib. (2 markah)

Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab mengemukakan laporan mengenai sesuatu
pelanggaran tatatertib tersebut kepada PBT yang berkenaan. Secara umumnya laporan
tersebut hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut:
i. keterangan mengenai pegawai dan jawatannya
ii. kenyataan perkhidmatan yang kemaskini
iii. butir-butir mengenai perbuatan salah laku serta fakta tarikh,masa atau tempoh
masa kesalahan dilakukan;
iv. keterangan mengenai kesalahan yang dilakukan serta apa-apa peruntukan
peraturan termasuk perintah atau arahan yang dilanggar;
v. bukti/dokumen sokongan, laporan siasatan, keterangan saksi dan sebagainya;
vi. apa-apa tindakan yang telah diambil secara pentadbiran ke atas pegawai itu.

b) Nyatakan secara terperinci prosedur tatatertib yang boleh dikenakan terhadap beliau dari
mula sehingga kes selasai (LTT menjatuhkan hukuman) (10 markah)
Tindakan Tatatertib Tidak Dengan Tujuan Buang Kerja Atau Turun Pangkat [Peraturan
36]
Mengikut Peraturan 36(1), jika Pengerusi LTT menentukan bahawa kesalahan yang
diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman yang lebih ringan
daripada buang kerja atau turun pangkat dan setelah berpuas hati wujud suatu
kesalahan tatatertib, Pengerusi LTT hendaklah menghadapkan surat pertuduhan
kepada pegawai untuk membuat representasi pembelaan diri dalam tempoh 21 hari
menimbangkan representasi pegawai tesebut serta membuat keputusan/ hukuman ke
atas pegawai.

Tindakan Tatatertib Dengan Tujuan Buang Kerja Atau Turun Pangkat [Peraturan 37]
Jika Pengerusi LTT yang rendah telah menentukan bahawa kesalahan yang diadukan
itu adalah dari jenis yang patut dikenakan hukuman buang kerja atau turun pangkat,
Pengerusi LTT yang tinggi yang kepadanya kes itu dirujukkan hendaklah menimbang
serta menentukan bahawa wujud suatu kes prima facie untuk mengambil tindakan
tatatertib tersebut dan hendaklah mengarahkan supaya suatu pertuduhan dihadapkan
kepada pegawai itu untuk membuat representasi pembelaan diri dalam tempoh 21 hari
33

menimbangkan representasi pegawai tersebut serta membuat keputusan/ hukuman ke
atas pegawai.

c) Nyatakan peraturan yang terpakai dan Pihak Berkuasa Tatatertib yang boleh membuat
keputusan dalam kes Encik Zafuan. (8 markah)

Selepas menerima sesuatu laporan pelanggaran tatatertib, Pengerusi LTT yang rendah
(yang mempunyai kuasa untuk mengenakan hukuman selain buang kerja atau turun
pangkat), hendaklah menimbangkan laporan tersebut dan menentukan sama ada
kesalahan yang diadukan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan:
b. suatu hukuman yang lebih ringan daripada buang kerja atau turun pangkat
(Peraturan 36)
Penentuan jenis kesalahan yang dibuat oleh Pengerusi Lembaga Tatatertib (LTT) itu
akan menentukan jenis tindakan tatatertib yang akan diambil ke atas pegawai yang
terlibat. Jika diputuskan bahawa kesalahan itu adalah dari jenis yang patut dikenakan
hukuman buang kerja atau turun pangkat, kes tersebut hendaklah dirujukkan kepada
PBT yang tinggi (yang mempunyai kuasa untuk mengenakan hukuman buang kerja
atau turun pangkat).

8. Seorang Pengurus Sumber Manusia mempunyai tanggungjawab menguruskan perkara-perkara
seperti pemangkuan, penanggungan kerja dan kenaikan pangkat. Berdasarakan peraturan sedia
ada, jelaskan perkara-perkara berikut :

a) Maksud pemangkuan (4 markah)
"Pemangkuan" ertinya pelaksanaan tugas oleh seseorang pegawai secara sepenuh
masa, suatu jawatan lain yang lebih tinggi grednya daripada gred hakiki pegawai itu dalam
skim perkhidmatan dan perkhidmatan yang sama dengan kelulusan Lembaga Kenaikan
Pangkat;

b) Syarat-syarat pembayaran elaun Penanggungan Kerja (8 markah)
Rujukan:
PERATURAN PENANGGUNGAN KERJA PERKHIDMATAN AWAM

Jawapan:
Elaun yang layak diterima oleh beliau- Elaun Penanggungan Kerja

34

i. Telah melaksanakan tugas jawatan yang ditanggung kerja selama dua puluh lapan (28)
hari berturut-turut termasuk hari cuti mingguan, kelepasan am dan juga cuti rehat atas
sebab-sebab kecemasan serta cuti sakit secara terkumpul yang tidak melebihi daripada
lima (5) hari bekerja;
ii. Seseorang pegawai yang sedang menanggung kerja tetapi kemudiannya meninggalkan
tugas jawatan yang ditanggung kerja itu selama empat belas (14) hari atau lebih
berturut-turut, iaitu termasuk cuti mingguan dan kelepasan am, maka pembayaran Elaun
Penanggungan Kerja hendaklah dihentikan;
iii. Seseorang pegawai yang pernah diluluskan menanggung kerja dan kemudiannya
diluluskan menanggung kerja jawatan yang sama, boleh dibayar Elaun Penanggungan
Kerja sekiranya tempoh penanggungan kerja kali kedua dan seterusnya tidak kurang
empat belas (14) hari berturut-turut termasuk cuti mingguan dan kelepasan am. Dalam
konteks ini, jawatan yang sama bermaksud jawatan yang pernah ditanggung kerja
sebelumnya; dan
iv. Jika pegawai yang menanggung kerja layak menerima Bayaran Lebih Masa, bayaran
tersebut hanya boleh dibayar bagi tugas yang dilaksanakan selepas dua (2) jam lima
belas (15) minit daripada waktu bekerja pejabat. (Pengiraan Bayaran Lebih Masa bagi
pegawai yang menanggung kerja seperti di Lampiran C)

c) Aspek-aspek yang diambil kira oleh Lembaga Kenaikan Pangkat semasa urusan kenaikan
pangkat. (8 markah)
Rujukan :
PANDUAN PENGURUSAN PEMANGKUAN DAN KENAIKAN PANGKAT DALAM
PERKHIDMATAN AWAM

Jawapan:
Syarat-Syarat Kenaikan Pangkat
Syarat-syarat kenaikan pangkat yang ditetapkan adalah seperti berikut:
(a) disahkan dalam perkhidmatan;
(b) mencapai tahap prestasi yang ditetapkan;
(c) melepasi penilaian tahap kecekapan yang ditetapkan;
(d) diperaku oleh Ketua Jabatan / Ketua Perkhidmatan;
(e) bebas daripada hukuman tatatertib;
(f) telah mengisytiharkan harta;
(g) lulus tapisan keutuhan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM);
(h) bebas daripada disenaraikan sebagai peminjam pendidikan tegar dari institusi
pinjaman pendidikan; dan
(i) syarat-syarat lain yang ditetapkan oleh Lembaga.
35

9. a) Encik Hud, seorang Penolong Pegawai Tadbir Gred N27 masih belum disahkan dalam
perkhidmatan walaupun tempoh percubaanya akan berakhir pada 30 Jun 2008. Ketua
Jabatan beliau bercadang memperakukan permohonan pelanjutan tempoh percubaanya
kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam.

i. Nyatakan maklumat yang perlu dikemukakan dalam permohonan pelanjutan tempoh
percubaan dan bilakah tarikh pengesahan yang boleh diberikan kepada beliau?

Rujukan :

Jawapan :

Bahagian V-
Tempoh Percubaan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pelanjutan Tempoh
Percubaan

ii. Sekiranya Encik Hud dilanjutkan tempoh percubaan dengan berdenda, apakah
kesannya ke atas perkhidmatan beliau?

Rujukan :

Jawapan :

Bahagian V-
Tempoh Percubaan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pelanjutan Tempoh
Percubaan

10. a) i) Puan Felinda, seorang Jururawat di Klinik Kesihatan Seri Kembangan, Selangor telah
dipilih sebagai jurulatih bola jarring bagi persediaan pasukan Selangor menghadapi
Sukan Malaysia (SUKMA) akan datang. Untuk tujuan latihan di luar negeri Selangor,
beliau terpaksa bercuti.

Apakah jenis cuti khusus yang boleh diberikan kepada beliau? Nyatakan kadar dan
syarat-syaratnya.
(6 markah)
Rujukan:

36

Jawapan:
Kadar
i. Tidak melebihi 3 acara sukan setahun
ii. Tempoh sebenar, tidak melebihi 30 hari setahun
iii. Jika perlukan lebih daripada 30 hari kelulusan JKK

ii) Doktor Mikheal, seorang ahli Persatuan Pergigian Malaysia (MDA) ingin menhadiri
mesyuarat tahunan persatuan berkenaan. Apaka jenis cuti khusus yang boleh
diberikan? Nyatakan kadar dan syaratnya. ( 4markah)

Rujukan:

Jawapan:
Tujuan:
i. Mesyuarat Agong Tahunan
ii. Mesyuarat Agong Luar Biasa
Syarat:
i. Ahli persatuan ikhtisas
ii. Persatuan ikhtisas yang diisytiharkan oleh KPPA
Kadar:
i. Tempoh sebenar mesyuarat
ii. Tempoh perjalanan pergi/ balik tidak melebihi 2 hari

b) i) Apakah syarat pelantikan seorang pegawai ke dalam Perkhidmatan Aman?
(6 markah)
Rujukan/Jawapan :

ii) Nyatakan tarikh perlantikan tetap bagi seseorang pegawai sementara. ( 4markah)
Rujukan/Jawapan:

37

11. Mengikut peraturan yang ditetapkan, Pegawai Pengawal perlu memastikan pengurusan stor
dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan. Antara perkara yang ditekankan adalah
pemverifikasi stor.

a) Bagaimanakah pelantikan Pemverifikasi Stor dibuat, tempoh dan keanggotaanya?
(6 markah)

Rujukan/Jawapan :

b) Huraikan bagaimana Verifikasi Stor dijalankan di tempat anda? (10 markah)
Rujukan :

Jawapan:
Verifikasi Stor
Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai
Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali
sebelum berakhir pada 31 Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut:-
a) Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus (100%)
bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan
Stok;
b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan;
c) Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak
d) Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh,
e) Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14; dan
f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan
stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/
pemeriksaan/ verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus
kira dan nilai stok dengan menggunakan

c) Pemverifikasi melaporkan wujud ketidakselarasaan maklumat pada Kad Kawalan Stok dan
Baki Fizikal disebabkan oleh kesilapan kecil pengiraan seperti yang dilaporkan di dalam
KEW.PS-14, apakah tindakan anda sebagai Pegawai Stor? (4 markah)

Pelarasan Stok
i) Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok apabila terdapat stok
berlebihan atau berkurangan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan,

38

pemeriksaan dan verifikasi stor dilakukan dengan menggunakan Penyata Pelarasan
Stok KEW.PS-17.
ii) KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua Jabatan.
iii) Pegawai Stor hendaklah merekod transaksi pelarasan stok diruangan Terima bagi
stok lebih atau diruangan Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian
B) dan Kad Petak serta ditandatangan.

12. Bagi stor kecil atau stor yang tidak mempunyai ruang yang cukup, ketua jabatan hendaklah
menggunakan suatu lokasi stok yang sesuai. Usaha hendaklah dibuat supaya setiap ruang stor
digunakan sepenuhnya tertakluk kepada factor keselamatan, kemuadahan pengeluaran, verifikasi
dan kekemasan stor. Oleh yang demikian, penindanan barang adalah salah satu penyelesaian yang
sesuai.
a Senaraikan factor yang perlu diberi pertimbangan semasa menindan barang. (10 markah)

Rujukan/Jawapan:

Stok Barang-barang Berat
Stok barang-barang berat hendaklah disimpan di rak paling bawah bagi tujuan keselamatan.
Susunan atau tindanan barang tidak terlalu tinggi dan faktor-faktor berikut hendaklah diambil
kira:-
(a) Senang dikendali dan memudahkan pengeluaran stok mengikut sistem MDKD;
(b) Kemungkinan peti-peti di lapisan bawah ditindih oleh peti yang lebih berat;
(c) Barang-barang tersebut mudah dijilat api;
(d) Memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi; dan
(e) Susunan atau lapisan yang paling selamat adalah setinggi di antara dua (2) hingga
tiga (3) meter, melainkan jika fork lift digunakan.

Susunan atau tindanan stok barang hendaklah diselang-selikan supaya lebih kukuh.
pengendalian barang seperti fork lift atau kren.

Rujukan/Jawapan:

Dalam urusan penindanan, penggunaan landasan atau palet dan belantan adalah satu
keperluan. Nyatakan penggunaanya. (10 markah)

a Landasan, belantan atau palet hendaklah diletakkan di bawah susunan atau tindanan
barang-barang untuk mengelak daripada bersentuh dengan lantai secara langsung
supaya dapat memberi ruang udara dan mengurangkan kemungkinan kerosakan
kerana penindihan.
39

b Landasan, belantan atau palet hendaklah diatur dengan jarak yang sesuai bagi
memastikan barang-barang yang disusun atau ditindan tidak tergelunsur atau
tergelincir.

c Ruangan di antara tindanan hendaklah cukup luas untuk dijadikan lorong bekerja
atas berjalan dan juga sebagai laluan kecemasan jika berlaku kebakaran.

d Ukuran palet yang sesuai hendaklah digunakan untuk menindan barangbarang bagi
mengelak pembaziran ruang.

e Barang-barang hendaklah ditindan seberapa tinggi yang boleh dan tidak
membahayakan keselamatan pekerja jika menggunakan alat

13. En. Kassim dan En. Chan adalah merupakan dua orang Pembantu Tadbir Rendah Sementara, di
Jabatan X. Selama 5 tahun dalam jawatan tersebut, melalui satu temuduga yang sama mereka
telah Berjaya dilantik secara tetap dalam jawatan yang sama di jabatan tersebut. Mereka
mempunyai latar belakang peribadi dan perkhidmatan yang sama.
a) Nyatakan tarikh perlantikan mereka apabila dilantik ke dalam perkhidmatan tetap bagi
jawatan yang sama.
b) Bagaimana pula kedudukan mereka dari segi kekananan?
c) Nyatakan perkara-perkara yang akan diambil kira bagi salah seorang daripada mereka.
Rujukan/Jawapan:

40

Pekeliling Perkhidmatan/Peraturan yang mesti difahami bagi Kertas Soalan 3001A adalah seperti berikut :
1. Dasar dan Peraturan

BIL PERKARA TARIKH
KUATKUASA
1 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) 1993 / P.U.(A)
395/1993
25 November 1993
2 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) (Pindaan) 1995/
P.U.(A) 329/1995
21 September
1995
P.U.(A) 478/1996
26 September
1996
4 Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) (Pindaan) 2006/
P.U.(A) 246/2002
20 Jun 2002
P.U.(A) 111/2006
23 Mac 2006
P.U.(A) 132/2007
29 Mac 2007
7 Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993 / P.U.(A)
396/1993
25 November 1993
8 Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam (Pindaan) 2005/
P.U.(A) 221/2005
6 Jun 2005
9 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan
Penamatan Perkhidmatan) Tahun 2012
Tahun 2012

2. Pekeliling Perkhidmatan
BIL PERKARA PENERANGAN
1. Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 7
Tahun 1982
Penglibatan Kakitangan Kerajaan Dalam Lembaga Pengarah Syarikat
Perdagangan/ Perusahaan Persendirian Atau Syarikat Perdagangan/
Perusahaan Di Mana Koperasi/ Tabung/ Kesatuan Sekerja Kakitangan Awam
Mempunyai Kepentingan Dari Segi Pelaburan Modal Dan/ Atau Ekuiti
2. Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 3
Tahun 1998
Garis Panduan Pemberian Dan Penerimaan Hadiah Di Dalam Perkhidmatan
Awam
3. Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 9
Tahun 1995
Penglibatan Pegawai Awam Dalam Pergerakan Koperasi
4. Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 5
Tahun 1996
Permohonan Oleh Pegawai-Pegawai Awam Untuk Mengambil Bahagian
Dalam Aktiviti Politik
5. Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 2
Tahun 1985
Pakaian Masa Bekerja Dan Semasa Menghadiri Upacara-Upacara Rasmi
Bagi Pegawai-Pegawai Awam
6. Pekeliling Penamatan Tempoh Pinjaman Bagi Pegawai Yang Melakukan Kesalahan
41

Perkhidmatan Bil. 8
Tahun 1990
Tatatertib
7. Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 3
Tahun 2002
Pemilikan Dan Perisytiharan Harta Oleh Pegawai Awam
8. Pekeliling
Perkhidmatan Bil.
22 Tahun 2005
Garis Panduan Mengendalikan Gangguan Seksual Di Tempat Kerja Dalam
Perkhidmatan Awam
9. Pekeliling
Perkhidmatan Bil.
26 Tahun 2008
Garis Panduan Bagi Mengambil Tindakan Tatatertib Terhadap Pegawai
Awam Yang Sedang Dibicarakan Atas Pertuduhan Jenayah Di Mahkamah
Tanpa Menunggu Prosiding Jenayah Ke Atasnya Selesai
10. Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 2
Tahun 2009
Larangan Penglibatan Pegawai Awam Dalam Skim Cepat Kaya
11. Pekeliling
Perkhidmatan Bil.4
Tahun 2009
Kesan Ke Atas Perkhidmatan Bagi Pegawai Yang Diluluskan Cuti Bergaji
Penuh, Cuti Separuh Gaji Dan Cuti Tanpa Gaji
12. Pekeliling
Perkhidmatan Bil.7
Tahun 1993
Peraturan Mengenai Pemangkuan dan Penanggungan Kerja
13. Pekeliling
Perkhidmatan Bil.5
Tahun 2002
Kaedah Pergerakan Gaji Pegawai Cuti Belajar Bergaji Penuh, Cuti Separuh
Gaji dan Cuti Tanpa Gaji di Bawah SSM
14. Pekeliling
Perkhidmatan Bil.14
Tahun 2005
Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai yang Mengikuti Pasangan Mereka Bertugas
atau Berkrusus Di Dalam/Luar Negeri
15. Pekeliling
Perkhidmatan Bil.17
Tahun 2007
Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam
16. Pekeliling
Perkhidmatan Bil.4
Tahun 1996
Cuti Tanpa Gaji Tidak Boleh Diambil Kira Untuk Tujuan Notis Peletakan
Jawatan
17. Pekeliling
Perkhidmatan Bil.10
Tahun 1995
Prosedur Membersarakan Pegawai Atas Sebab Kesihatan (Cuti Kerana
Perubatan)

42

3. Surat Pekeliling Perkhidmatan
BIL PERKARA PENERANGAN
1. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.
1 Tahun 2006
Fesyen Pakaian Alternatif Sebagai Pakaian Semasa Bekerja
Dan Menghadiri Upacara Rasmi
1 Tahun 2008
Pemakaian Pakaian Batik Malaysia Oleh Pegawai Awam Pada
Hari Khamis
5 Tahun 2008
Pihak Berkuasa Meluluskan Penerimaan Hadiah Oleh Jabatan
Kerajaan

4. Surat Edaran
BIL RUJUKAN PERKARA
1. Peraturan Mengenai Larangan Meminjam Wang Dan Berada Dalam Keterhutangan
Kewangan Yang Serius Ke Atas Pegawai Awam. (KSU Kementerian)
1 Ogos 2000
2. Peluang Merayu Terhadap Hukuman Yang Akan Dikenakan Ke Atas Pegawai Oleh
Lembaga Tatatertib Setelah Pegawai Diputuskan Bersalah.
30 Jun 2001
3. Kewajipan Mengisytiharkan Harta Oleh Pegawai Awam Di Bawah Peraturan 10,
Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993. (Telah
dibatalkan oleh Surat Edaran bertarikh 16 Januari 2009)
28
November
2003
11. Meningkatkan Tahap Disiplin Pegawai Awam (KSU Kementerian) 5 Januari
2006
12. Perakuan Oleh Pegawai Perubatan Kerajaan Mengenai Penagihan Dadah,
Menggunakan Atau Mengambil Selain Bagi Maksud Perubatan Atau
Menyalahgunakan Suatu Dadah Berbahaya (KSU Kementerian)
11 April
2007
14. Kawalan Dan Pengawasan Disiplin Pegawai Awam (KSU Kementerian) 6 Disember
2007
16. Pembatalan Surat JPA Bil. JPA(S)TT.7076 JLD.9/(101) Bertarikh 28 November 2003
Mengenai Kewajipan Mengisytiharkan Harta Oleh Pegawai Awam Di Bawah
Peraturan 10, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993
16 Januari
2009

43

Contoh Soalan dan Jawapan bagi KOD 3001B (Bahagian 2)-
PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT, ARAHAN KESELAMATAN, PEKELILING
KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM

1. Encik Onn Bu Bak, merupakan ketua jabatan yang prihatin dan mengambil berat akan kebajikan
kakitangan di bawah seliaanya. Walau bagaimanapun beliau menghadapi masalah apabila melihat
akan kehadiran pegawai yang sering tidak menepati waktu bekerja. Di samping itu juga, beliau
mendapati bahawa ketidakseimbangan dalam prestasi kerja pegawainya kerana terdapat pegawai
yang cekap dan ada juga di kalangan pegawainya yang kurang mahir dalam melaksanakan tugas
seharian.

a) Bagaimanakah cara bagi seorang ketua jabatan yang ingin mewujudkan budaya kerja
cermelang di kalangan pekerjanya? (5 markah)
Rujukan :
PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

Jawapan:
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Pemupukan Budaya Kerja Positif

Dalam usaha mewujudkan budaya kerja yang positif di sesebuah jabatan, Ketua
Jabatan hendaklah secara berterusan melaksanakan peranan seperti berikut:

(a) mewujud dan memupuk semangat bekerja sebagai satu pasukan;

(b) memiliki dan menampilkan ciri kepimpinan yang baik dan berkesan;

(c) memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan (mentoring and coaching);

(d) memberi tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawai bagi melaksanakan
tugas yang telah diamanahkan; dan

(e) memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang telah memberi
sumbangan kepada organisasi, Kerajaan dan negara.

b) Jelaskan bagaimana beliau dapat mengawal kehadiran kakitanganya. (4 markah)
Rujukan :

44

Jawapan:

Rekod Kehadiran
Setiap jabatan hendaklah menyelenggara rekod kehadiran pegawai. Setiap pegawai
bertanggungjawab untuk merekodkan waktu mereka sampai dan waktu mereka
meninggalkan pejabat mengikut mana-mana kaedah yang diguna pakai oleh jabatan. Setiap
kaedah yang diguna pakai hendaklah mampu memantau kehadiran pegawai dengan
berkesan.

Jadual tugas yang mengandungi maklumat pegawai yang bercuti, berkursus dan bertugas di
luar pejabat hendaklah sentiasa dikemas kini dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.

c) Apakah yang perlu dilakukan oleh beliau bagi meningkatkan kecekapan pegawai dalam
melaksanakan tugas? (5 markah)
Rujukan :

Jawapan:

Pembangunan Modal Insan

Ketua Jabatan bertanggungjawab membangunkan sumber manusia supaya
berpotensi dan berupaya menyumbang kepada kecemerlangan organisasi. Matlamat
ini boleh dicapai melalui tindakan berikut:
(a) merancang dan mengelola program latihan yang sesuai di dalam dan di luar
jabatan;

(b) membantu menyediakan laluan kerjaya (career path) dan perancangan pelan
penggantian (succession plan);

(c) merancang dan melaksanakan pusingan kerja mengikut tempoh yang sesuai
dalam pelbagai bidang; dan

(d) memberi pendedahan yang bersesuaian kepada pegawai bagi mendapatkan
pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi yang lain iaitu termasuk
agensi swasta, agensi antarabangsa dan negara asing.

45

d) Bagaimanakah cara penilaian prestasi yang baik yang perlu diikuti oleh beliau bagi menilai
pegawainya? (6 markah)
Rujukan :

Jawapan:

Penilaian Prestasi

Penilaian prestasi merupakan sebahagian daripada sistem pengurusan personel yang
penting yang boleh digunakan untuk membantu setiap pegawai meningkatkan prestasi kerja
masing-masing. Sebaliknya jika penilaian prestasi seseorang pegawai tidak diuruskan
dengan sistematik, ia boleh memberi kesan negatif kepada prestasi pegawai yang
berkenaan. Oleh itu, setiap Ketua Jabatan perlu memastikan penilaian prestasi pegawai di
bawah tanggungjawab mereka disediakan mengikut prosedur yang ditetapkan. Kaedah
penilaian prestasi yang baik perlu memenuhi ciri-ciri berikut:
(a) setiap pegawai yang dinilai hendaklah ditetapkan sasaran kerja yang perlu
dilaksana dan dicapai dalam sesuatu tahun penilaian. Ini penting untuk
membolehkan prestasi pegawai diukur dengan lebih objektif;

(b) penilaian prestasi dilaksanakan secara berterusan dan bukan secara bermusim;

(c) ekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yang dinilai dari segi tahap prestasi
yang perlu dicapai hendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai dengan
jelas;

(d) pegawai penilai hendaklah memberi peluang dan bersedia mendengar pandangan
yang diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya; dan

(e) pegawai penilai tidak menggunakan penilaian prestasi sebagai instrumen untuk
menekan atau mengugut seseorang pegawai yang dinilai. Penilaian prestasi
sepatutnya dijadikan sebagai suatu mekanisme untuk meningkatkan motivasi dan
prestasi pegawai.

Selaras dengan tujuan penilaian, Ketua Jabatan bertanggungjawab:

(a) menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja organisasi;

(b) memastikan sistem kerja yang berkesan bagi mencapai sasaran kerja
tahunan yang ditetapkan;

46

(c) mendapatkan komitmen daripada segenap lapisan pegawai melalui gaya
pengurusan penyertaan (participative management); dan

(d) memberi penekanan kepada pembangunan kerjaya pegawai.
2. Puan Dynaz merupakan setiausaha kepada Encik Beego. Beliau telah mendapat satu surat dari
jabatan lain yang memerlukan tindakan segera diambil. Pada minggu tersebut, Encik Beego perlu
menghadiri satu mesyuarat di Kuching dan hanya akan pulang pada minggu berikutnya.

a) Apakah yang perlu dilalkukan oleh beliau terhadap surat tersebut?(2 markah)
Rujukan:
MANUAL SISTEM FAIL( boleh diperolehi melalui internet)

Jawapan:

Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sertamerta

Tindakan segera hendaklah diambil untuk memasukkan surat-surat diterima ke dalam fail-
fail yang berkenaan sebelum surat diedarkan.

b) Sekiranya fail berkaitan perkara tersebut tidak dapat dikesan bagaimanakah caranya
untuk beliau menguruskan surat tersebut berserta kaedahnya? (8markah)

Rujukan:

Jawapan:
Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sertamerta

a Jika surat tersebut memerlukan tindakan serta merta dan fail tidak dapat
dikesan dengan segera, sampul kecil boleh dibuka sebagai langkah
sementara tetapi diberikan nombor rujukan fail yang sama. Setelah diambil
tindakan dan fail asal dijumpai, sampul kecil dan isi kandungan fail
sementara hendaklah dimasukkan ke dalam fail asal,

b Surat juga boleh diambil tindakan tanpa fail jika ianya memerlukan tindakan
yang tersangat segera. Tetapi hendaklah dipastikan supaya nombor rujukan
yang diberikan adalah nombor rujukan yang betul. Ini boleh dilakukan
dengan merujuk kepada doket yang disediakan bagi fail ini.

c Bagi perkara-perkara yang mustahak dan memerlukan tindakan serta-merta,
Pegawai yang berkenaan bolehlah memberi pandangan ataupun
menyampaikan keputusan melalui telefon tersebut dahulu, kemudian baru
disusuli dengan surat kami.
47

c) Bagaimanakah prosedur untuk membuka fail baru dan sekiranya fail perlu ditutup dan jilid
baru perlu dibuka? (5 markah)
Rujukan:

Jawapan:
PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL
Tindakan Untuk Membuka Fail Baru
a Apabila menerima surat/alporan/permohonan atau Iain-lain dokumen,
perhatikan sama ada surat-surat dan Iain-lain dokumen ini ada mempunyai
nombor ujukan fail atau tidak. Jika ada kandungkan surat mengikut prosedur
yang dinyatakan di para c;

b Jika tidak ada, semak doket faharasat bilangan untuk memastikan sama ada
fail-fail mengenai perkara yang sama telah didaftarkan. Jika ada kandungkan
surat. Jika belum ada, buka fail dan didaftarkan dengan memberikan nombor
rujukan;

c Kandungkan surat dalam fail dengan cara:
i. Catatkan bilangan kandungan fail (enclosure) di sudut kanan atas
surat. Nombor kandungan ini diletakkan dalam bulatan. Bagi surat
diterima, nombor dan bulatan ditandakan dengan warna merah dan
bagi surat yang dihantar keluar nombor dan bulatan ditandakan
dengan warna biru atau hitam.

ii. Catatkan tarikh penerimaan, nama agensi pengirimnya dan tarikh surat
dikandungkan ke atas kertas minit dengan menggunakan 'rubber
stamp' (warna merah).

Surat bth.......................drp ...............dikdg. pada ................

iii. Bagi surat-surat yang dihantar keluar catatkan bilangan kandungan
surat, tarikh penghantaran, nama agensi penerima dan tarikh surat
dihantar ke atas kertas minit dengan menggunakan 'rubber
stamp'yang berwarna hitam/biru.

Surat bth.......................dihantar kpd ................pada...........

48

d) Bagi penyediaan surat berapa salinankah surat disediakan dan apakah keperluan
penggunaan fail timbul? (5 markah)
Rujukan:

Jawapan :
Salinan Surat
Jika surat itu hendak dijawab/dibalas tindakan yang perlu diambil
ialah:-
Taip surat dalam sekurang-kurangnya tiga (3) salinan iaitu :-
Salina asal dihantar ke Agensi berkenaan
Salinan kedua kandungkan ke dalam fail berkenaan
Salinan ketiga kandungkan ke dalam fail terapong (float
file)

Float File/Fail Timbul
Fail timbul atau fail terapung ialah fail yang mengandungi salinan surat daripada fail
induk atau fail asal. Fail ini digunakan oleh ketua atau pegawai berkenaan sebagai
rujukan untuk mengambil tindakan tanpa perlu menggunakan fail induk

3. Encik Ahmad Semat seorang Pegawai Keselamatan Jabatan sedang merangka program
kesedaran keselamatan bagi mempertingkatkan kesedaran di kalangan kakitangannya. Aspek
yang akan diberikan penekanan oleh beliau adalah dari aspek keselamatan fizikal dan di antara
perkara utama adalah:

a) Jelaskan tindakan bagi mencegah kemasukan orang-orang yang tidak diingini.(5 markah)
Langkah-langkah keselamatan bangunan :
Rujukan : Arahan Keselamatan

Jawapan:
Keselamatan Bangunan
Hadkan jalan keluar masuk dan adakan kaunter.
Tingkap dan pintu dilengkapkan dengan dikunci.
Kukuhkan dinding dan siling.
Memasang alat penggera eletronik.
Menyediakan bilik pelawat.
Sediakan khidmat kawalan keselamatan

b) Nyatakan kategori Pas Keselamatan yang diguna pakai pada masa kini. (5 markah)

Jawapan :
49

Pas Keselamatan, kad Pengenalan Jabatan, Kad Kuasa dan Kad Perlantikan

Pejabat KPKK adalah menjadi kuasa pusat mengenai dasar dan pengeluaran
pas keselamatan, kad pengenalan jabatan, kad kuasa dan perlantikan.

Jenis-jenis Pas Keselamatan
- Pas Keselamatan Tetap
- Pas Keselamatan Sementara
- Pas Keselamatan Pelawat

c) Nyatakan tatacara penggunaan peti peti keselamatan yang dipasang dengan kunci
tatakira. (5 markah)

Jawapan :

Peti Keselamatan Yang Dipasang Dengan Kunci Tatakira Perlu:
i. menukar nombor tiap-tiap setahun sekali atau orang yang mengetahui nombornya
bertukar / tinggalkan perkhidmatan
ii. menulis nombor dalam sekeping kertas dan memasukkannya ke dalam sampul
surat yang dimetri
iii. individu yang menyimpan kunci tidak dibenarkan mengetahui nombor tatakira

d) Terangkan tindakan yang perlu diambil sekiranya kunci keselamatan didapati hilang.
(5markah)

Jawapan :

Perlu lapor segera kepada pegawai keselamatan jabatan atau ketua jabatan
Lapor kepada pegawai keselamatan kerajaan dalam tempoh 24 jam
Laporan mengandungi pandangan atau taksiran bahaya

4. Encik Salam Akhir yang bertugas di Unit Pendaftaran Sulit di Jabatan Veterinar dikehendaki
mengendalikan dokumen terperingkat tetapi beliau kurang arif mengenai beberapa perkara
penghantaran dokumen berkenaan yang memerlukan tindakan segera. Anda sebagai pegawai
kanan di Jabatan diminta oleh Encik Salam Akhir member nasihat kepadanya mengenai perkara
berikut.

a) Sistem penghantaran dokumen terperingkat yang melibatkan sistem satu lapis dan dua
lapis sampul surat. (8 markah)

50

Jawapan :
PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT

Sistem Satu Lapis Sampul Surat
Dihantar melalui peti/berberkunci. sampul ditanda peringkat keselamatan
dan dimetri.

Sistem Dua Lapis Sampul Surat
Dihantar mengguna sampul surat lain dan digam. sampul surat di sebelah dalam
ditanda peringkat keselamatan dan dimetri.

b) Tindakan yang perlu diambil sekiranya dokumen terperingkat didapati hilang. (12 markah)

Jawapan :

KEHILANGAN DOKUMEN TERPERINGKAT

Dokumen terperingkat yang hilang hendaklah dicari dengan segera.
Laporkan kehilangan kepada Ketua jabatan atau Pegawai Keselamatan
Jabatan.
Siasatan dibuat untuk taksirkan risiko terhadap keselamatan dan
dimaklumkan kepada KPKK dan pemula dokumen.
Lakukan tindakan pembetulan atau menyelamat.
Tindakan tatatertib boleh diambil dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 kepada
kakitangan terlibat.
Laporan polis jika melibatkan kesalahan jenayah.
5. Kerajaan sentiasa memberi galakan kepada sector awam untuk meningkatkan tapah kualiti
penyampaian perkhidmatan dan produktiviti jabatan secara berterusan dengan memberikan
pelbagai pengiktirafan seperti Anugerah Kualiti Perdana Menteri dan Star Rating. Peningkatan
kualiti dan produktiviti jabatan hanya boleh diperolehi melalui kreativiti dan inovasi yang dijana dari
setiap warga pekerja dalam sesebuah organisasi sector awam.

Rujukan / Jawapan:
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 1 TAHUN 2006
GARIS PANDUAN BAGI MELAKSANAKAN ANUGERAH INOVASI PERKHIDMATAN AWAM

a) Nyatakan definisi inovasi dalam perkhidmatan awam. (2 markah)
Inovasi didefinisikan sebagai idea-idea baru dalam semua aspek kerja untuk
menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti.

51

b) Senaraikan objektif Anugerah Inovasi dalam perkhidmatan awam. (2 markah)

Objektif Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam
Objektif AIPA adalah untuk:
i. Memberi pengiktirafan kepada hasil inovasi yang diperkenalkan oleh agensi
Kerajaan;

ii. Memupuk dan menyemarakkan budaya kreatif dan inovatif dalam cara
bekerja yang diamalkan;
iii. Memperkenalkan dan menyebarkan hasil-hasil inovasi yang boleh dicontohi
untuk faedah agensi lain; dan
iv. Menyumbang kepada peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan
kepada pelanggan.

c) Jelaskan criteria penilaian Anugerah Inovasi dalam perkhidmatan awam. (6 markah)

Kriteria Penilaian Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam
Kriteria yang digunakan dalam proses penilaian dan pemilihan AIPA adalah seperti
berikut:
i. Kreativiti
Inovasi yang diperkenalkan hendaklah kreatif sama ada yang baru atau telah
diadaptasi.

ii. Signifikan
Terdapat bukti yang nyata inovasi dapat memberi faedah yang jelas kepada
peningkatan kualiti dan produktiviti organisasi.

iii. Efisien
Terdapat bukti yang nyata inovasi dapat menyumbang kepada cara bekerja
yang lebih cekap, cepat, tepat dan mudah.

iv. Replicability
Terdapat bukti inovasi boleh diguna pakai oleh agensi-agensi dan pihak-
pihak lain secara terus atau dengan diubahsuai mengikut keperluan.

v. Keberkesanan Kos
Terdapat bukti yang nyata inovasi dapat meningkatkan produktiviti hasil
kerja organisasi dengan kos yang sama atau lebih rendah.

vi. Potensi Pelaksanaan
Terdapat bukti inovasi telah berjaya dilaksanakan sama ada secara penuh
atau percubaan dan mencapai matlamat ianya diperkenalkan.

vii. Komitmen Pengurusan Atasan
Terdapat bukti yang jelas mengenai penglibatan kepimpinan dan sokongan
pihak pengurusan atasan dalam menghasilkan inovasi.

52

d) Pilih satu contoh inovasi dalam perkhidmatan awam dan kaitkan inovasi tersebut dengan
criteria penilaian Anugerah Inovasi yang telah dijelaskan di soalan di atas. (10 markah)

Perlaksanaan Inovasi Di Dalam Bilik Darjah (PowerPoint Interaktif)

Kelebihan Penggunaan inovasi PowerPoint Interaktif Dalam Bilik Darjah

Pada zaman sekarang, teknologi maklumat dan komunikasi tidak perlu diperkatakan
lagi. Boleh dikatakan hampir semua masyarakat mengetahui kepentingannya. Sama
ada dalam bidang pendidikan, pentadbiran, pertahanan dan sebagainya. Namun,
sejauh manakah teknologi maklumat dan komunikasi ini digunakan secara
maksimum oleh para guru di sekolah sebagai bahan mengajar di kelas.

Kebanyakan bahan mengajar berteraskan ICT agak jarang digunakan kerana tidak
berapa mesra pengguna dan, kandungan yang kurang sesuai dengan budaya
pembelajaran di sekolah dan sebagainya. Selain itu, bahan mengajar berteraskan
ICT banyak dibina oleh pihak luar dan kurang menepati citarasa guru serta murid di
sekolah. Ada kalanya terlalu canggih sehingga sukar dipelajari dan digunakan di
sekolah.

Justeru, satu inovasi telah dicipta untuk menjadi pemudah cara kepada guru di
sekolah untuk menggunakan bahan mengajar berteraskan ICT secara mudah dan
ringkas. Seperti yang telah diketahui, perisian Windows PowerPoint sering
digunakan untuk membentangkan teks dan gambar atau sebagai pengganti kepada
penggunaan papan hitam dan OHP. Tidak dinafikan kebanyakan guru hari ini
menggunakan PowerPoint yang menarik di dalam kelas. Namun, ianya bersifat statik
dan berpusatkan guru.
Sebenarnya, perisian PowerPoint boleh dipelbagaikan dan sebagai alat untuk
menghasilkan perisian pembelajaran interaktif seperti mana perisian-perisian yang
dijual di kedai. Cuma ianya perlu sedikit masa untuk dipelajari oleh guru. Tambahan
pula, perisian ini mampu menjimatkan kos dan boleh dilakukan oleh guru sendiri
ketika di rumah atau sekolah.

Berbanding perisian yang dibeli dari luar, ianya tidak boleh diubah suai atau
ditambah untuk disesuaikan dengan tahap pembelajaran murid di sesebuah
sekolah. Tentulah keadaan ini menyukarkan guru sekiranya perisian tersebut tidak
sesuai untuk muridnya. Selain itu, perisian dari luar juga bersifat universal dan
umum kerana dibina untuk pasaran seluruh negara. Justeru, kemungkinan ianya
tidak selaras dan tidak ada perkaitan dengan persekitaran murid-murid. Bagaimana
murid hendak menggabungkan pengalaman sedia ada dengan perkara yang
dipelajarinya sekiranya bahan pembelajaran tiada unsur kesamaan dengan
persekitaran mereka.
53

Dengan adanya inovasi perisian PowerPoint interaktif ini, guru di sekolah bebas
merancang, mengaplikasi, mengubah, menambah dan menambah baik perisian
tersebut di sekolah. Sebagai guru, sudah tentulah mereka lebih faham dan tahu
kehendak serta keperluan murid mereka. Maklum balas murid juga boleh diambil
dan dibuat refleksi terhadap perisian tersebut.

Alam pekerjaan zaman sekarang yang memerlukan kemahiran dalam bidang ICT
terutamanya komputer. Justeru, adalah amat baik sekiranya murid-murid
didedahkan dengan ICT sejak sekolah rendah supaya mereka sudah biasa
dengannya. Apabila mereka sudah terbiasa sejak kecil dan dibekalkan dengan
kemahiran ICT, ianya berguna apabila mereka melangkah ke pusat pengajian tinggi
dan alam pekerjaan.

Globalisasi yang melanda dunia pada zaman sekarang menjadikan perkongsian ilmu
menjadi mudah. Bahan inovasi seperti PowerPoint interaktif ini boleh dijadikan
contoh serta dikongsi dengan mudah melalui softcopy. Bahan softcopy ini boleh
dipindahkan melalui emel atau salinan dalam cakera keras. Dengan itu, guru di
tempat lain juga dapat berkongsi dan menggunakan bahan inovasi ini. Manfaat
dapat dikongsi dengan mudah dan cepat.

6. a) Terangkan langkah-langkah penting bagi sesuatu jabatan dalam melaksanakan proses
penandaarasaan agar ia dilaksanakan dengan sistematik. (10 markah)

Rujukan/Jawapan :
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENANDAARASAN DALAM PERKHIDMATAN
AWAM

LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PELAKSANAAN PENANDAARASAN

Langkah 1 : Mengenalpasti dan Memilih Projek Penandaarasan
Dalam melaksanakan penandaarasan. Agensi Pelaksana hendaklah terlebih dahulu
mengenalpasti projek penandaarasan ataupun bidang yang akan ditambahbaik. Ia
boleh melibatkan penambahbaikan dari segi kualiti produk yang dihasilkan. kualiti
perkhidmatan yang disarnpaikan kepada pelanggan atau sesuatu proses keIja yang
spesifik yang akan rnernberi kesan ke atas penghasilan produk atau perkhidrnatan
yang dihasilkan. Agensi Pelaksana digalakkan untuk rnemilih hanya satu bidang
sahaja untuk proses penambahbaikan bagi sesuatu jangka rnasa itu. Pelaksanaan
penandaarasan dalam dua atau tiga bidang serentak boleh dilakukan hanya sekiranya
ada hubungkait di antara satu sarna lain.

54

Langkah 2 : Mewujudkan Pasukan petugas Penandaarasan
Memandangkan setiap agensi Kerajaan telah pun mewujudkan Jawatankuasa
Pernandu Kualiti dan Produktiviti, Jawatankuasa yang sarna boleh digunakan untuk
rnenggerakkan pelaksanaan penandaarasan ini. Fungsi Jawatankuasa Pemandu Kualiti
dan Produktiviti dalam hal ini adalah:
(a) Memilih ahli-ahli Pasukan Petugas Penandaarasan yang sesuai;
(b) Mengenalpasti bidang yang akan ditambahbaik rnelalui penandaarasan iaitu
samada dari segi produk. perkhidrnatan atau proses kerja;
(c) Memantau kernajuan penandaarasan; dan
(d) Menilai keberkesanan tindakan-tindakan penarnbahbaikan.

Langkah 3 : Latihan
Pemberian latihan merupakan komponen penting dalam menentukan kejayaan
pelaksanaan penandaarasan. Dalam hal ini. Pihak pengurusan atasan perlu didedahkan
kepada konsep penandaarasan dan perlu dilatih dalam keseluruhan proses
penandaarasan. peranan yang perlu mereka mainkan, strategi pelaksanaan dan faedah
hasil daripada penandaarasan.

Pasukan Petugas Penandaarasan juga perlu diberi latihan yang mendalam mengenai
langkah-Iangkah pelaksanaan penandaarasan agar mereka dapat melaksanakan
langkah-Iangkah tersebut dengan teratur. Latihan-Iatihan tersebut boleh dilaksanakan
melalui prinsip cascade di mana wakil-wakil daripada setiap agensi menghadiri sesi
latihan di INTAN atau institusi latihan awam yang lain dan mereka kemudiannya
memberi latihan kepada anggota-anggota di agensi masing-masing.

Langkah 4 : Mengenalpasti Amalan Terbaik dan Memilih Rakan Rujukan
Setelah Agensi Pelaksana memilih projek penandaarasan. agensi tersebut perlu
mengkaji amalan-amalan terbaik dalam bidang yang berkaitan dan memilih Rakan
Rujukan yang sesuai. Dalam memilih amalan terbaik dan Rakan Rujukan adalah
penting bagi Agensi Pelaksana membuat pilihan yang tepat. Di antara ciri-ciri Rakan
Rujukan yang baik ialah:
a. Mempunyai amalan terbaik dalam bidang yang berkenaan; dan
b. Sanggup untuk meluangkan masa dan berkongsi maklumat.

Langkah 5 : Mengumpul Maklumat
Agensi Pelaksana juga perlu memastikan jenis maklumat yang harus diperolehi iaitu
yang mempunyai hubungkait dengan produk, perkhidmatan atau proses kerja yang
mahu ditambahbaik. Terdapat dua kaedah di mana maklumat boleh diperolehi iaitu
samada secara langsung (direct) atau secara tidak langsung (indirect).Buat permulaan,
Agensi Pelaksana boleh mula mengumpul maklumat secara tidak langsung iaitu
dengan meneliti laporan agensi berkenaan, iklan dalam majalah, atau penulisan artikel
berkenaan dengan Rakan Rujukan. Maklumat juga boleh diperolehi daripada
55

pelanggan, pembekal atau pakar runding yang berhubungkait dengan agensi
berkenaan. Kemudiannya maklumat terperinci boleh diperolehi secara terus daripada
Rakan Rujukan. Ini boleh diperolehi dengan membuat lawatan, perbualan telefon,
surat-menyurat, perbincangan atau melalui media elektronik.

Langkah 6 : Mengukur Jurang Perbezaan
Langkah ini melibatkan penganalisisan data yang diperolehi dan mengukur jurang
prestasi di antara Agensi Pelaksana dan Rakan Rujukan. Agensi Pelaksana perlu
meneliti punca jurang berkenaan wujud dan mengatur tindakan penambahbaikan untu
menyamai atau melebihi prestasi Rakan Rujukan. Dalarn hal ini Agensi Pelaksana perlu
meneliti faktor-faktor yang menjadikan Rakan Rujukan begitu cemerlang. Agensi
Pelaksana juga perlu menetapkan sasarannya (lihat Rajah 5) serta tempoh waktu
sasaran tercapai.

Langkah 7 : Mengambil Tindakan Penambahbaikan
Di peringkat ini, Pasukan Petugas Penandaarasan perlu menyediakan laporan yang
mengandungi hasil penyelidikan, analisis, cadangan penambahbaikan, strategi
pelaksanaan dan pelan tindakan. Laporan ini perlu dikemukakan kepada Jawatankuasa
Pemandu Kualiti dan Produktiviti untuk kelulusan.

Langkah 8 : Menilai
Setelah projek penandaarasan dilaksanakan. Jawatankuasa Pemandu Kualiti dan
Produktiviti bertanggungjawab pula untuk menilai keberkesananny sekurang-
kurangnya enam bulan selepas pelaksanaan. Penilaian ini hams memberi perhatian
kepada hasil pelaksanaan projek berkenaan dan sejauh mana objektif projek tercapai.

b) Huraikan perkara yang betul diberi perhatian di peringkat pegawai di kaunter bagi memberi
perkhidmatan terbaik kepada pelanggan. (10 markah)
Rujukan/Jawapan:
BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
Perkhidmatan Kaunter
Semua jabatan Kerajaan, terutamanya yang berurusan terus dengan pelanggan
hendaklah mengadakan perkhidmatan kaunter. Kaunter yang disediakan hendaklah
sesuai, mesra pelanggan dan menepati peraturan yang ditetapkan. Perkhidmatan
kaunter boleh dipertingkatkan dengan melaksanakan langkah-langkah berikut:
a) menyediakan jumlah kaunter yang mencukupi berasaskan bilangan pelanggan
yang berkunjung agar pelanggan tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan
perkhidmatan;

56

b) seberapa boleh memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi bagi
menyenangkan pelanggan mendapatkan perkhidmatan tanpa perlu ke kaunter
yang ditempatkan di beberapa lokasi mengikut bahagian atau jabatan;
c) menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap kaunter, termasuk penerimaan
bayaran;
d) menyediakan kaunter khas untuk memberi perkhidmatan kepada Orang Kurang
Upaya, warga emas, ibu mengandung dan yang membawa anak-anak kecil serta
kes-kes kecemasan;
e) menyediakan sistem giliran yang boleh memberi keselesaan kepada pelanggan;
f) membuka kaunter pada masa yang ditentukan;
g) menyediakan borang maklum balas kepuasan pelanggan di setiap kaunter bagi
membolehkan pelanggan memberi maklum balas terhadap layanan yang
diberikan;
h) menyediakan peti cadangan bagi membolehkan pelanggan memberi cadangan;
i) membuat analisis berkala ke atas maklum balas yang diterima melalui borang
maklum balas yang diterima dan mengambil tindakan sewajarnya ke arah
meningkatkan lagi kualiti penyampaian perkhidmatan;
j) memastikan pegawai yang bertugas di kaunter sentiasa mesra, berbudi bahasa
dan memberi senyuman semasa berurusan dengan pelanggan. Mereka hendaklah
diberi latihan sewajarnya;
k) melantik penyelia kaunter bagi memastikan kelicinan urusan perkhidmatan
kaunter dan memantau pelaksanaan peraturan yang ditetapkan; dan
l) Ketua Jabatan hendaklah membuat pemantauan bagi memastikan tahap
perkhidmatan kaunter yang cekap dan berkesan diberikan kepada pelanggan.

7. Bagi menerapkan budaya kerja cemerlang yang berteraskan kualiti di kalangan semua pekerja
sector awam Kerjaan telah memperkenalkan Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM). Anugerah
ini disampaikan setiap tahun oleh Y.A.B Perdana Menteri kepada Jabatan dan organisasi kerajaan
yang telah menunjukkan prestasi yang cemerlang dalam tahun berkenaan sebagai suatu tanda
penghargaan dari kerajaan. Anugerah ini disampaikan pada setiap tahun 09 November sempena
Hari Kualiti Sedunia.

a) Senaraikan lima aspek yang harus diberikan penekanan berdasarkan Model Proses
Peningkatan Kualiti. (5 markah)
Rujukan/Jawapan :
GARIS PANDUAN MENGENAI STRATEGI-STRATEGI PENINGKATAN KUALITI DALAM
PERKHIDMATAN AWAM

57

Model Proses Peningkatan Kualiti ini menekankan kepada lima aspek. Aspek-aspek
tersebut ialah:
i. Perancangan strategik di mana pihak pengurusan atasan menentukan
tujuarah organisasi dengan jelas;
ii. Penentuan standard kualiti output di mana output dan standard kualitinya
ditetapkan;
iii. Penentuan kualiti proses di mana langkah-langkah dalam pengeluaran output
ditentukan;
iv. Penentuan kualiti tenaga manusia di mana latihan dan pembangunan anggota
organisasi diutamakan; dan
v. Proses penyelesaian masalah di mana masalah-masalah yang dikenalpasti
dikaji dan diatasi dengan segera.

b) Huraikan tiga strategic atau program tambahan yang dibuat di jabatan anda atau andan
fikirkan perlu dibuat di jabatan anda bagi melaksanakan pengurusan dan peningkatan kualiti
dan bersertakan justifikasi mengapa strategic atau program tambahan tersebut adalah perlu.
(15 markah)
Rujukan/Jawapan :
GARIS PANDUAN MENGENAI STRATEGI-STRATEGI PENINGKATAN KUALITI DALAM
PERKHIDMATAN AWAM

PROGRAM 1: SISTEM CADANGAN Q
Agensi-agensi Kerajaan yang inginkan kejayaan dalam pengurusan kualiti perlu
mewujudkan berbagai sistem untuk menyokong usaha-usaha kualiti
yangdilaksanakannya. Sistem-sistem sokongan ini akan memastikan usaha-usaha
kualiti mendapatinput yang secukupnya untuk membolehkan usaha itu berjalan
dengan lancar.

Salah satu sistem sokongan yang dikenalpasti sebagai penting ialah sistem cadangan
kualiti. Ini adalah kerana sistem ini akan membekalkan banyak input yang berguna
kepada proses peningkatan kualiti di sesebuah agensi. Input yang dimaksudkan ini
adalah berbentuk idea atau buah fikiran yang boleh dijadikan asas bagi membentuk
sesuatu konsep atau rangka tindakan usaha-usaha kualiti. Tegasnya sistem cadangan
ini adalah mekanisme terpenting untuk melahirkan idea-idea yang akan meningkatkan
keupayaan agensi untuk memperkenalkan kaedah-kaedah baru yang kreatif dan
inovatif dalam meningkatkan tahap perkhidmatannya kepada orang ramai.

Selain daripada itu agensi-agensi Kerajaan juga boleh menjadikan sistem cadangan
ini sebagai strategi untuk melibatkan seluruh kakitangannya dalam proses 'error-
cause removal' dalam sesuatu proses kerja. Melalui sistem cadangan ini, kakitangan
agensi bebas mengemukakan cadangan mereka bagi mencari jalan untuk mengatasi

58

punca masalah-masalah kualiti yang timbul dalam kerja harian mereka. Cadangan
seperti ini sangat berguna kerana datangnya daripada kakitangan yang terlibat secara
langsung dalam proses kerja.

PROGRAM 2 - SISTEM PROSES Q
OBJEKTIF PROSES Q
Proses Q adalah rangkaian tindakan yang lengkap bagi menjalankan sesuatu kerja.
Proses Q disediakan dalam bentuk carta dan gambarajah bagi memberi gambaran
yang lebih jelas tentang langkah-langkah yang perlu dijalankan. Ia perlu dipamerkan
di tempat kerja dan mudah dilihat oleh pekerja- pekerja organisasi khusus bagi staf-
staf kaunter. Proses Q yang disediakan untuk staf organisasi perlu mengandungi
jangka masa bagi menyelesaikan tiap-tiap tindakan. Ini adalah penting kerana jangka
masa ini adalah standard yang ditetapkan bagi tindakan berkenaan. Gambarajah atau
carta Proses Q perlu juga disediakan dan dipamerkan bagi kegunaan dan kemudahan
pelangganpelanggan organisasi. Dari carta ini pelangganpelanggan akan memahami
apakah peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi semasa berurusan dengan agensi ini.
Selain daripada langkah- langkah dan peraturan yang perlu diikuti, Proses Q perlu
juga mempamerkan borang-borang yang perlu diisi dan dokumen- dokumen yang
perlu disertakan.

CIRI-CIRI PROSES Q
Proses Q hendaklah disediakan dalam bentuk carta dan gambarajah yang mudah
difahami serta dalam bentuk yang menarik perhatian. Ia boleh disediakan dalam
bentuk foto atau dilukis. Ciri-ciri Proses Q yang sesuai adalah seperti berikut:
i) Menggunakan simbol-simbol seperti empat segi dan bulatan bagi
melambangkan langkah-langkah yang perlu dijalankan. Bagi sesuatu tindakan
yang tertentu lain-lain simbol, seperti gambar posmen bermotosikal sebagai
lambang penghantaran surat atau gambar borang yang menunjukkan perlunya
pengisian borang, boleh digunakan.
ii) Menulis langkah-langkah yang perlu dijalankan dengan ringkas dan jelas.
iii) Menggunakan saiz huruf yang besar bagi memudahkan pembacaan.
iv) Menggunakan warna yang sesuai pada simbol-simbol.
v) Mempamerkan carta Proses Q di pintu masuk ke kaunter-kaunter perkhidmatan
atau di tempat-tempat menunggu yang disediakan.
vi) Mempamerkan carta Proses Q melalui skrin komputer di mana sesuai.

59

PROGRAM 3 - SISTEM PEMERIKSAAN Q

KONSEP PEMERIKSAAN KUALITI

Pemeriksaan kualiti merujuk kepada penilaian yang dijalankan ke atas sesuatu output
untuk menentukan sama ada output berkenaan telah menepati standard-standard
kualiti yang ditetapkan. Output yang menepati standard-standard kualiti akan diterima.
Sebaliknya, output yang tidak menepati standard-standard kualiti, iaitu defects akan
diperbaiki atau dibuang. Justeru itu, pemeriksaan kualiti merupakan satu langkah
quality assurance bagi menjamin setiap output yang dihasilkan oleh sesebuah agensi
sentiasa berkualiti.

Pada masa lampau, pemeriksaan kualiti biasa dijalankan di langkah terakhir dalam
proses pengeluaran sesuatu output. Sebagai contoh, buku buku yang dicetak akan
hanya diperiksa kualitinya selepas dijilid. Buku-buku yang cacat kerana mempunyai
muka surat kosong, cetakan yang pudar dan susunan muka surat yang salah akan
dipulangkan ke bahagian tertentu untuk diperbaiki atau dibuang. Oleh kerana kerja-
kerja ulangan dan pembaziran seperti ini, kos operasi sesebuah agensi akan
meningkat.

Menyedari hakikat bahawa proses penghasilan sesuatu output melibatkan beberapa
langkah, maka perjalanan setiap langkah tersebut perlu diawasi dengan teliti.
Sekiranya daripada pemeriksaan itu kecacatan output dapat dikesan di mana-mana
langkah, maka tindakan pembaikan dapat dilakukan dengan serta merta kepada
langkah yang berkenaan. Melalui tindakan seperti ini, sesebuah agensi akan dapat
mengesan masalahmasalah kualiti dengan lebih awal sebelum masalah-masalah itu
menjadi lebih serius lagi. Tindakan awal ini akan dapat mengelakkan sesebuah agensi
daripada kemungkinan menanggung kos operasi tambahan.

8. En. Joko ialah seorang Ketua Penolong Pengarah di Kementerian X. Satu daripada tugas-tugas
utamanya ialah menjadi uru setia kepada Jawatankuasa Menggalakkan Pelaburan Luar Negeri.
Nyatakan tindakan-tindakan pra-mesyuarat yang perlu dilakukan oleh beliau selaku urus setia
kepada jawatankuasa tersebut.

Rujukan/Jawapan:
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BIL.2 TAHUN 1991
PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASA-JAWATANKUASA
KERAJAAN

Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat
i. Menentukan Agenda, Tarikh, Masa Dan Tempat Mesyuarat Bersama Pengerusi
Jawatankuasa

Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda,
tarikh, masa dan tempat mesyuarat. Pengerusi dan urusetia dikehendaki juga
merancangkan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda.

60

ii. Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat

Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis. Maklumat-maklumat berikut
hendaklah diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan:
nama jawatankuasa
nama Pengerusi mesyuarat
nama Setiausaha mesyuarat
tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat
bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat
peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat
jenis minuman ringan yang diperlukan

iii. Menentukan Kertas Kerja Kementerian/Jabatan/Agensi Disediakan Untuk
Perbincangan

Urusetia hendaklah menentukan kertas kerja yang disediakan oleh
kementerian/jabatan/agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam tempoh
sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat. Urusetia juga dikehendaki memberitahu
kementerian/jabatan/agensi yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertas kerja
mengenai:
bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan
keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi
15 muka surat (tidak termasuk lampiran).

iv. Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat.

Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan
mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari
sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan. Tempoh ini merupakan norma masa yang baik
bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat. Surat jemputan mesyuarat mestilah
mengandungi maklumat-maklumat asas seperti:
nama jawatankuasa
tarikh dan tempat mesyuarat
masa mula dan masa dijangka tamat
agenda mesyuarat
nama Pengerusi
jenis pakaian

Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut:
Perutusan Pengerusi
Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
Perkara-perkara berbangkit
61

Pembentangan kertas-kertas kerja
Hal-hal lain
Penutup

Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar
wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan.

v. Memastikan Persediaan Kemudahan-kemudahan Bilik Mesyuarat

Urusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat.
Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara-perkara berikut disediakan:
menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas
tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu, menyediakan dan menyusun
nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir
alat pembesar suara disediakan dan berfungsi
alat-alat tulis disediakan di atas meja
overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu
menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat

Urusetia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut di atas disediakan
sekurangkurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan.

vi. Menentukan Kehadiran

Dalam mesyuarat yang penting, urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat
untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Senarai ini hendaklah
disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat diadakan.

vii. Perbincangan Pra Mesyuarat

Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti
maklumbalasmaklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu
untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul. Norma kerja yang baik untuk
mengadakan perbincangan ini ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan.

viii. Memberitahu Ahli-ahli Mesyuarat Tentang Etiket Mesyuarat

cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat
menghadiri mesyuarat menepati masa
memberitahu Pengerusi/Setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat

62

9. a) Nyatakan faedah-faedah yang boleh diperolehi daripada penyediaan Manual Prosedur Kerja
(MPK) dan Fail Meja (FM).

Rujukan/Jawapan :
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991
PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

Penyediaan MPK dan FM membawa beberapa kebaikan seperti berikut:
a. Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi;
b. Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja;
c. Menentukan peraturan jabatan/pejabat dipatuhi;
d. Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas;
e. Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru;
f. Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain;
g. Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem
dibuat;
h. Mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja; dan
i. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.

b) Satu daripada kandungan Fail Meja (FM) ialah senarai undang-undang dan peraturan yang
perlu dirujuk oleh seorang pegawai dalam menjalankan tugasnya atau untuk menyelesaikan
dalam menjalankan tugasnya atau untuk menyelesaikan masalah. Mengapa senarai undang-
undang dan peraturan ini penting?
Rujukan/Jawapan :
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991
PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA
Senarai Undang-Undang Dan Peraturan Yang Diperlukan
Senarai undang-undang dan peraturan yang perlu ada dalam FM adalah petikan kecil
daripada arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang pegawai. Hanya
arahan-arahan yang masih digunakan sahaja yang perlu dikandungkan dalam FM.
Senarai undang-undang dan peraturan adalah perlu kerana ia:
a Menjadi rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti itu dilaksanakan dengan
sah;
b. Menjimatkan masa mengesan semula arahan-arahan yang diperlukan, yang
biasanya tersimpan di pelbagai bahagian/unit dalam sesebuah jabatan/ pejabat; dan
c. Memudahkan staf lain membuat rujukan apabila diperlukan. Cara menyediakan
senarai undang-undang dan peraturan ini adalah seperti berikut:
i. Kumpulkan semua perundangan dan peraturan yang ada kaitan langsung dengan
tugas jawatan berkenaan. Undang-undang dan peraturan tersebut adalah seperti
63

Pekeliling Am, Pekeliling Perbendaharaan, Perintah Am, Akta akta tertentu,
Peraturan Pejabat, Arahan dan lain-lain;
ii. Sediakan senarai undang-undang dan peraturan tersebut dengan mencatitkan
bilangan,tahun dikeluarkan, tarikh serta tajukringkas sesuatu arahan tersebut;
iii. Kandungkan petikan daripada perundangan dan peraturan tersebut yang mana
mempunyai kaitan dengan jawatanjawatan berkenaan.

10. a) Encik Zaib, seorang ketua jabatan yang prihatin dan mengambil berat kebajikan kakitanganya.
Beliau menghadapi masalah pegawai yang sering tidak menepati waktu bekerja. Beliau juga
mendapatiprestasi pegawainya berbeza dalam melaksanakan tugas seharian.

i. Jelaskan bagaimana beliau dapat mengawal kehadiran kakitangannya. (4 markah)
Rujukan :

Jawapan:

Rekod Kehadiran
Setiap jabatan hendaklah menyelenggara rekod kehadiran pegawai. Setiap pegawai
bertanggungjawab untuk merekodkan waktu mereka sampai dan waktu mereka
meninggalkan pejabat mengikut mana-mana kaedah yang diguna pakai oleh jabatan.
Setiap kaedah yang diguna pakai hendaklah mampu memantau kehadiran pegawai
dengan berkesan.

Jadual tugas yang mengandungi maklumat pegawai yang bercuti, berkursus dan bertugas
di luar pejabat hendaklah sentiasa dikemas kini dan dipamerkan di tempat yang mudah
dilihat.

ii. Huraikan cara penilaian prestasi yang baik bagi menilai seorang pegawai. (6markah)
Rujukan :

Jawapan:

Penilaian Prestasi

Penilaian prestasi merupakan sebahagian daripada sistem pengurusan personel yang
penting yang boleh digunakan untuk membantu setiap pegawai meningkatkan prestasi kerja
masing-masing. Sebaliknya jika penilaian prestasi seseorang pegawai tidak diuruskan
dengan sistematik, ia boleh memberi kesan negatif kepada prestasi pegawai yang

64

berkenaan. Oleh itu, setiap Ketua Jabatan perlu memastikan penilaian prestasi pegawai di
bawah tanggungjawab mereka disediakan mengikut prosedur yang ditetapkan. Kaedah
penilaian prestasi yang baik perlu memenuhi ciri-ciri berikut:
(a) setiap pegawai yang dinilai hendaklah ditetapkan sasaran kerja yang perlu
dilaksana dan dicapai dalam sesuatu tahun penilaian. Ini penting untuk
membolehkan prestasi pegawai diukur dengan lebih objektif;

(b) penilaian prestasi dilaksanakan secara berterusan dan bukan secara bermusim;

(c) ekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yang dinilai dari segi tahap prestasi
yang perlu dicapai hendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai dengan
jelas;

(d) pegawai penilai hendaklah memberi peluang dan bersedia mendengar pandangan
yang diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya; dan

(e) pegawai penilai tidak menggunakan penilaian prestasi sebagai instrumen untuk
menekan atau mengugut seseorang pegawai yang dinilai. Penilaian prestasi
sepatutnya dijadikan sebagai suatu mekanisme untuk meningkatkan motivasi dan
prestasi pegawai.

Selaras dengan tujuan penilaian, Ketua Jabatan bertanggungjawab:

(a) menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja organisasi;

(b) memastikan sistem kerja yang berkesan bagi mencapai sasaran kerja
tahunan yang ditetapkan;

(c) mendapatkan komitmen daripada segenap lapisan pegawai melalui gaya
pengurusan penyertaan (participative management); dan

(d) memberi penekanan kepada pembangunan kerjaya pegawai.

b) Puan Nee, seorang ketua jabatan di Jabatan XYZ mendapati budaya kerja pegawainya
sangat rendah dan tidak menyumbang kepada peningkatan kualiti kerja dan imej jabatan.
Berdasarkan Panduan Pengurusan Pejabat, berikan cadangan kepada beliau dalam
membantunya memupuk budaya kerja positif di jabatanya dan mengambil langkah untuk
membangunkan modal insan. (10 markah)
Rujukan :

65

Jawapan:

Pembangunan Modal Insan

Ketua Jabatan bertanggungjawab membangunkan sumber manusia supaya berpotensi
dan berupaya menyumbang kepada kecemerlangan organisasi. Matlamat ini boleh
dicapai melalui tindakan berikut:
(a) merancang dan mengelola program latihan yang sesuai di dalam dan di luar jabatan;

(b) membantu menyediakan laluan kerjaya (career path) dan perancangan pelan
penggantian (succession plan);

(c) merancang dan melaksanakan pusingan kerja mengikut tempoh yang sesuai dalam
pelbagai bidang; dan

(d) memberi pendedahan yang bersesuaian kepada pegawai bagi mendapatkan
pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi yang lain iaitu termasuk agensi
swasta, agensi antarabangsa dan negara asing.

11. Kerajaan telah mewujudkan satu proses memeriksa latar belakang penjawat awam sebagai salah
satu cara menentang kegiatan mengancam keselamatan Negara.

a) Nyatakan proses tersebut dan terangkan jenisnya (8 markah)
Rujukan/Jawapan:
Arahan Keselamatan
Keselamatan Peribadi-Tapisan

Proses memeriksa latarbelakang penjawat awam.
Cara/langkah menetang kegiatan subversif,espionaj dan sabotaj.
Tapisan kasar bagi kakitangan yang terlibat dengan dokumen Sulit.
Tapisan halus bagi kakitangan yang terlibat dengan dokumen Rahsia dan Rahsia Besar.

b) Jelaskan proses pemeriksaan latar belakang penjawat awam dilakukan (12 markah)
Rujukan/Jawapan:
Arahan Keselamatan
Keselamatan Peribadi-Tapisan

Satu proses memeriksa latarbelakang penjawat awam sebagai salah satu cara menentang
kegiatan subversif, espionaj dan sabotaj.

66

Mengandungi 2 jenis iaitu;

Tapisan Kasar
Proses yang asas digunakan bagi menapis penjawat awam yang dikehendaki melihat
perkara-perkara terperingkat setakat peringkat Sulit.
Tapisan Halus
Proses yang teliti digunakan bagi menapis penjawat awam yang sentiasa dikehendaki
melihat perkara terperingkat Rahsia atau Rahsia Besar.

12. Encik Sawal yang bertugas di Unit Pendaftaran Sulit di Jabatan Pengangkutan Jalan dikehendaki
mengendalikan dokumen terperingkat tetapi kurang arif mengenai penghantar dokumen
terperingkat. Terangkan kepada beliau mengenai perkara berikut:

a) Sistem penghantaran dokumen terperingkat yang melibatkan system satu lapis dan dua lapis
sampul surat. (8markah)
Jawapan :
PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT

Sistem Satu Lapis Sampul Surat
Dihantar melalui peti/berberkunci. sampul ditanda peringkat keselamatan
dan dimetri.

Sistem Dua Lapis Sampul Surat
Dihantar mengguna sampul surat lain dan digam. sampul surat di sebelah dalam ditanda peringkat
keselamatan dan dimetri.

b) Tindakan yang perlu diambil sekiranya dokumen terperingkat hilang. (12 markah)

Jawapan :

KEHILANGAN DOKUMEN TERPERINGKAT

Dokumen terperingkat yang hilang hendaklah dicari dengan segera.
Laporkan kehilangan kepada Ketua jabatan atau Pegawai Keselamatan Jabatan.
Siasatan dibuat untuk taksirkan risiko terhadap keselamatan dan dimaklumkan kepada
KPKK dan pemula dokumen.
Lakukan tindakan pembetulan atau menyelamat.
67

Tindakan tatatertib boleh diambil dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 kepada kakitangan
terlibat.
Laporan polis jika melibatkan kesalahan jenayah.

13. Kerajaan telah mengkaji semula peranan dan kaedah yang digunakan oleh Kumpulan Meningkat
Mutu Kerja (KMK) dalam penyelesaian masalah organisasi. Ia bertujuan untuk menggalakkan
budaya inovafif dan kreatif serta memberi peluang kepada anggota perkhidmatan awam untuk
menggilap kebolehan dan meningkatkan kompetensi diri. Justeru itu, KMK telah ditukar kepada
Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK).

a) Nyatakan perbezaan di antara KMK dan KIK (10 markah)
Rujukan/Jawapan:
PANDUAN MENGENAI KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK) TAHUN 2009

Perbezaan KIK Dengan KMK
KIK
Keahlian terbuka atau merentasi semua bahagian
Terdiri daripada pekerja di pelbagai peringkat jawatan
Penekanan kepada aspek inovasi dan kreativiti, selain daripada penyelesaian
masalah
Teknik penyelesaian masalah dipelbagaikan
Memasukkan teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses

KMK
Keahlian terhad kepada anggota dalam bahagian yang sama
Terdiri daripada anggota dalam kumpulan sokongan
Penekanan kepada aspek penyelesaian masalah
Teknik penyelesaian masalah terhad kepada beberapa alat kawalan kualiti
tertentu sahaja
Tiada teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses

b) Huraikan dengan ringkas prinsip dan kaedah pelaksanaan KIK. (10 markah)
Rujukan/Jawapan:
PANDUAN MENGENAI KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK) TAHUN 2009

Prinsip dan Kaedah KIK
Antara prinsip dan kaedah pelaksanaan KIK ialah:
KIK adalah sepasukan pekerja (4-10 orang) yang mewakili tempat kerja yang
sama atau bersilang fungsi
KIK bermesyuarat secara tetap untuk menyelesaikan masalah kerja atau
membuat penambahbaikan ke atas standard yang sedia ada atau menghasilkan
cara kerja atau sistem perkhidmatan yang baru

68

Pasukan ini mengenal pasti, memilih, menganalisa dan seterusnya mencetuskan
idea yang kreatif dan inovatif mengenai sesuatu isu atau perkara berkaitan
dengan kerja atau organisasi
Pasukan ini mengemukakan cadangan-cadangan kepada pihak pengurusan
untuk pertimbangan dan keputusan
KIK melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui
KIK membuat pemantauan dan penilaian pelaksanaan projek
KIK mengambil tindakan membuat penyeragaman dan meluaskan pelaksanaan
projek

14. a) Terangkan langkah penting bagi sesuatu jabatan dalam melaksanakan proses
penandaarasan agar ia dilaksanakan dengan sistematik. (10 markah)
Rujukan/Jawapan :
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENANDAARASAN DALAM PERKHIDMATAN AWAM

LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PELAKSANAAN PENANDAARASAN

Langkah 1 : Mengenalpasti dan Memilih Projek Penandaarasan
Dalam melaksanakan penandaarasan. Agensi Pelaksana hendaklah terlebih dahulu
mengenalpasti projek penandaarasan ataupun bidang yang akan ditambahbaik. Ia
boleh melibatkan penambahbaikan dari segi kualiti produk yang dihasilkan. kualiti
perkhidmatan yang disarnpaikan kepada pelanggan atau sesuatu proses keIja yang
spesifik yang akan rnernberi kesan ke atas penghasilan produk atau perkhidrnatan
yang dihasilkan. Agensi Pelaksana digalakkan untuk rnemilih hanya satu bidang sahaja
untuk proses penambahbaikan bagi sesuatu jangka rnasa itu. Pelaksanaan
penandaarasan dalam dua atau tiga bidang serentak boleh dilakukan hanya sekiranya
ada hubungkait di antara satu sarna lain.

Langkah 2 : Mewujudkan Pasukan petugas Penandaarasan
Memandangkan setiap agensi Kerajaan telah pun mewujudkan Jawatankuasa Pernandu
Kualiti dan Produktiviti, Jawatankuasa yang sarna boleh digunakan untuk
rnenggerakkan pelaksanaan penandaarasan ini. Fungsi Jawatankuasa Pemandu Kualiti
dan Produktiviti dalam hal ini adalah:
(a) Memilih ahli-ahli Pasukan Petugas Penandaarasan yang sesuai;
(b) Mengenalpasti bidang yang akan ditambahbaik rnelalui penandaarasan iaitu samada
dari segi produk. perkhidrnatan atau proses kerja;
(c) Memantau kernajuan penandaarasan; dan
(d) Menilai keberkesanan tindakan-tindakan penarnbahbaikan.

69

Langkah 3 : Latihan
Pemberian latihan merupakan komponen penting dalam menentukan kejayaan
pelaksanaan penandaarasan. Dalam hal ini. Pihak pengurusan atasan perlu didedahkan
kepada konsep penandaarasan dan perlu dilatih dalam keseluruhan proses
penandaarasan. peranan yang perlu mereka mainkan, strategi pelaksanaan dan faedah
hasil daripada penandaarasan.

Pasukan Petugas Penandaarasan juga perlu diberi latihan yang mendalam mengenai
langkah-Iangkah pelaksanaan penandaarasan agar mereka dapat melaksanakan
langkah-Iangkah tersebut dengan teratur. Latihan-Iatihan tersebut boleh dilaksanakan
melalui prinsip cascade di mana wakil-wakil daripada setiap agensi menghadiri sesi
latihan di INTAN atau institusi latihan awam yang lain dan mereka kemudiannya
memberi latihan kepada anggota-anggota di agensi masing-masing.

Langkah 4 : Mengenalpasti Amalan Terbaik dan Memilih Rakan Rujukan
Setelah Agensi Pelaksana memilih projek penandaarasan. agensi tersebut perlu
mengkaji amalan-amalan terbaik dalam bidang yang berkaitan dan memilih Rakan
Rujukan yang sesuai. Dalam memilih amalan terbaik dan Rakan Rujukan adalah penting
bagi Agensi Pelaksana membuat pilihan yang tepat. Di antara ciri-ciri Rakan Rujukan
yang baik ialah:
a. Mempunyai amalan terbaik dalam bidang yang berkenaan; dan
b. Sanggup untuk meluangkan masa dan berkongsi maklumat.

Langkah 5 : Mengumpul Maklumat
Agensi Pelaksana juga perlu memastikan jenis maklumat yang harus diperolehi iaitu
yang mempunyai hubungkait dengan produk, perkhidmatan atau proses kerja yang
mahu ditambahbaik. Terdapat dua kaedah di mana maklumat boleh diperolehi iaitu
samada secara langsung (direct) atau secara tidak langsung (indirect).Buat permulaan,
Agensi Pelaksana boleh mula mengumpul maklumat secara tidak langsung iaitu
dengan meneliti laporan agensi berkenaan, iklan dalam majalah, atau penulisan artikel
berkenaan dengan Rakan Rujukan. Maklumat juga boleh diperolehi daripada
pelanggan, pembekal atau pakar runding yang berhubungkait dengan agensi
berkenaan. Kemudiannya maklumat terperinci boleh diperolehi secara terus daripada
Rakan Rujukan. Ini boleh diperolehi dengan membuat lawatan, perbualan telefon, surat-
menyurat, perbincangan atau melalui media elektronik.

Langkah 6 : Mengukur Jurang Perbezaan
Langkah ini melibatkan penganalisisan data yang diperolehi dan mengukur jurang
prestasi di antara Agensi Pelaksana dan Rakan Rujukan. Agensi Pelaksana perlu
meneliti punca jurang berkenaan wujud dan mengatur tindakan penambahbaikan untu
menyamai atau melebihi prestasi Rakan Rujukan. Dalarn hal ini Agensi Pelaksana perlu
meneliti faktor-faktor yang menjadikan Rakan Rujukan begitu cemerlang. Agensi

70

Pelaksana juga perlu menetapkan sasarannya (lihat Rajah 5) serta tempoh waktu
sasaran tercapai.

Langkah 7 : Mengambil Tindakan Penambahbaikan
Di peringkat ini, Pasukan Petugas Penandaarasan perlu menyediakan laporan yang
mengandungi hasil penyelidikan, analisis, cadangan penambahbaikan, strategi
pelaksanaan dan pelan tindakan. Laporan ini perlu dikemukakan kepada Jawatankuasa
Pemandu Kualiti dan Produktiviti untuk kelulusan.

Langkah 8 : Menilai
Setelah projek penandaarasan dilaksanakan. Jawatankuasa Pemandu Kualiti dan
Produktiviti bertanggungjawab pula untuk menilai keberkesananny sekurang-
kurangnya enam bulan selepas pelaksanaan. Penilaian ini hams memberi perhatian
kepada hasil pelaksanaan projek berkenaan dan sejauh mana objektif projek tercapai.

b) Mystery Shopping telah lama dijalankan oleh sector swasta. Meyedari potensi dan manfaat
yang diperolehi daripada pelaksanaanya, anda diminta melaksanakan Mystery Shopping di
jabatan anda bagi mengatasi aduan ketidakpuasaan pelenggan terhadap perkhidmatan yang
diterima mereka.
Rujukan/Jawapan:
BILANGAN 1 TAHUN 2008
PANDUAN PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

PANDUAN MYSTERY SHOPPING
Mystery Shopping merupakan salah satu kaedah yang digunakan untuk mengukur prestasi
penyampaian perkhidmatan.

Definisi
Mystery Shopping adalah satu kaedah penilaian prestasi perkhidmatan berdasarkan
perspektif pelanggan di mana satu kumpulan atau seorang individu dilantik sebagai
pelanggan oleh organisasi tertentu untuk mendapat perkhidmatan dari bahagian atau jabatan
di bawahnya atau organisasi lain.

Tujuan Mystery Shopping
Mystery Shopping bertujuan untuk membuat penilaian ke atas standard kualiti perkhidmatan
sesebuah organisasi dari perspektif pelanggan. Ia dilaksanakan secara mengejut tanpa
memaklumkan tarikh sebenar kepada organisasi yang terlibat dan penilaian ke atas tahap
penyampaian perkhidmatan boleh dibuat ke atas semua saluran perkhidmatan yang
ditawarkan. Kaedah ini memberi peluang kepada organisasi untuk mendapat maklum balas
menerusi pengalaman sebenar bagaimana sesuatu perkhidmatan disampaikan kepada
seorang pelanggan.
71

Pelantikan Mystery Shoppers
Mereka yang dilantik untuk tujuan Mystery Shopping boleh terdiri daripada kalangan orang
luar atau kakitangan dalaman organisasi dengan syarat tujuan sebenar MysteryShoppers
tidak diketahui oleh pihak yang dinilai.

PELAKSANAAN MYSTERY SHOPPING
Langkah-langkah untuk melaksanakan Mystery Shopping adalah seperti berikut:
(a) Menetapkan objektif Objektif untuk melaksanakan Mystery Shopping hendaklah
ditetapkan dengan jelas supaya program

Mystery Shopping
Satu kaedah penilaian prestasi perkhidmatan berdasarkan perspektif pelanggan di
mana satu kumpulan atau seorang individu dilantik sebagai pelanggan oleh organisasi
tertentu untuk mendapat perkhidmatan dari bahagian atau jabatan di bawahnya atau
organisasi lain.

Panduan Pengurusan
Perhubungan Pelanggan tindakan dapat dirangka bagi menilai prestasi perkhidmatan.
Antara objektif penilaian Mystery Shopping adalah seperti perkhidmatan yang mesra
pelanggan perkhidmatan yang menepati piagam pelanggan, keberkesanan latihan yang
diadakan dan lain-lain.

(b) Merangka soalan, senarai semak dan pelan tindakan Borang penilaian atau soal
selidik atau senarai semak hendaklah dirangka dengan baik supaya data dan
maklumat yang ingin diperoleh dalam Mystery Shopping di kumpul dengan tepat.
Contoh maklumat mengenai pengalaman sebenar pelanggan yang boleh
diperoleh ialah seperti:
(i) layanan mesra.
(ii) perkhidmatan yang cepat dan tepat.
(iii) masa menunggu untuk mendapat perkhidmatan.
(iv) kakitangan yang berpengetahuan dan kompeten.

(c) Melantik Mystery Shoppers yang sesuai. Walaupun setiap individu layak dilantik
sebagai mystery shopper, tetapi adalah lebih baik pemilihannya dibuat dari
kalangan individu yang mempunyai ciri-ciri bersesuaian dengan objektif
penilaian. Contohnya, untuk menilai tahap perkhidmatan kaunter Pihak Berkuasa
Tempatan (PBT), Mystery Shoppers yang dilantik mestilah dari kalangan mereka
yang pernah berurusan dengan PBT.

72

(d) Mengumpul data Mystery Shoppers perlu memahami senario perkhidmatan yang
akan dinilai dan dibekalkan dengan garis panduan bertulis yang jelas sebagai
rujukan. Seterusnya mereka akan mendapatkan perkhidmatan dari organisasi
yang berkaitan melalui pelbagai saluran perkhidmatan yang disediakan.

(e) Membuat analisis dan melaporkan penemuan Data yang di kumpul oleh Mystery
Shoppers akan dianalisis oleh organisasi yang berkenaan. LaporanPerhubungan
Pelanggan penemuan hendaklah disediakan supaya usaha penambahbaikan
dapat diambil. Organisasi yang melaksanakan Mystery Shopping hendaklah
terlebih dahulu menghebahkan kepada jabatan dan agensi di bawahnya tentang
dasar pelaksanaan Mystery Shopping sebagai satu kaedah penilaian prestasi
sistem penyampaian perkhidmatan. Ini bertujuan untuk memastikan semua
pegawai dan kakitangan organisasi berkenaan sentiasa memberi tahap
perkhidmatan yang terbaik dan memenuhi standard kualiti yang ditetapkan
sepanjang masa.

15. a) Jabatan XYZ kerap menerima aduan daripada orang ramai dan mendapat liputan negative
daripada pihak media massa. Setelah dikaji, didapati jabatan tersebut tidak mempunyai
system aduan awam dan tiada jalinan hubungan yang baik dengan pihak media. Berikan
cadangan andan bagi mewujudkan satu system aduan awam yang berkesan dan jalinan yang
positif dengan pihak media kepada jabatan XYZ bagi meningkatkan system penyampaianya.
(10 markah)
Rujukan/Jawapan :

Pengurusan Aduan Awam
Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan satu sistem pengurusan pengaduan awam yang
berkesan seperti berikut:
(a) melantik seorang Pegawai Perhubungan Aduan untuk memastikan setiap aduan
yang berkaitan diambil tindakan penyelesaian/ pemulihan dengan cepat, tepat,
adil dan berkesan;

(b) mewujudkan pelbagai saluran (kaunter, telefon, emel, laman web interaktif,
borang atau surat) yang memboleh serta memudahkan orang ramai
mengemukakan masalah dan sebarang kesulitan apabila berurusan dengan
jabatan;

(c) menetapkan tempoh yang munasabah bagi penyelesaian atau pemulihan
berpandukan kepada Piagam Pelanggan yang ditetapkan; dan

73

(d) sistem aduan yang diadakan hendaklah dipertingkatkan mengikut peraturan yang
dikuatkuasakan dari semasa ke semasa.

Pengurusan Media
Ketua Jabatan hendaklah sentiasa menjalinkan hubungan secara berterusan dengan
pihak media massa ke arah mempromosi dasar, program dan aktiviti jabatan secara
positif dan meluas mengikut peraturan yang ditetapkan dengan melaksanakan langkah-
langkah berikut:

(a) melantik seorang Pegawai Perhubungan sebagai perantara dan jurucakap untuk
melayani pertanyaan atau permintaan wakil media;

(b) memantau dan menilai liputan media serta memberi respon kepada isu-isu yang
dibangkitkan termasuk membetulkan salah liputan atau persepsi; dan

(c) mewujudkan jalinan hubungan yang baik dengan pihak media massa.

b) i) Apakah langkah yang perlu diambil bagi mengawal daripada peralatan pejabat rosak,
hilang dan disalahguna? (7 markah)
Rujukan/Jawapan :

Kawalan Penggunaan
Ketua Jabatan bertanggungjawab ke atas kawalan inventori dan bekalan pejabat
mengikut kaedah yang berkuat kuasa. Untuk mencegah pembaziran, kehilangan,
kerosakan dan penyalahgunaan, langkah berikut hendaklah diambil:

(a) merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor kawalan serta disimpan
dengan selamat;
(b) pengeluaran hendaklah bagi tujuan rasmi sahaja berdasarkan anggaran
keperluan semasa;
(c) pengeluaran perlu dilulus dan direkodkan di dalam daftar yang ditetapkan;
(d pengeluaran hendaklah dilaksanakan secara masuk dahulu keluar dahulu
(MDKD);
(e) mewujudkan sistem kawalan menggunakan aplikasi Teknologi Maklumat (IT)
bagi memantau penggunaan inventori bekalan pejabat selaras dengan
peraturan kewangan yang berkuat kuasa;
(f) sekiranya berlaku kehilangan, Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan
dan menghapuskan mengikut peraturan yang berkuat kuasa; dan

74

(g) kecuaian dan penyalahgunaan oleh mana-mana pegawai yang boleh
mendatangkan kerugian kepada Kerajaan akan dikenakan surcaj dan/atau
tindakan tatatertib.

ii) Senaraikan kriteria penyampaian inventori dan bekalan pejabat. (3 markah)
Penyimpanan
Ketua Jabatan hendaklah memastikan tempat yang digunakan untuk menyimpan inventori
dan bekalan pejabat (aset) memenuhi kriteria tersebut:
(a) mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis aset;

(b) tempat yang sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri sesuatu aset; dan

(c) tempat-tempat penyimpanan bagi aset yang sedang dalam proses pelupusan
hendaklah selamat bagi mengelak kehilangan.

16. Biro Pengaduan Awam (BPA), Jabatan Perdana Menteri telah dipertanggungjawabkan untuk
mengendalikan system pegaduan awam. Pengedalian aduan awam yang cekap, tepat, telus dan
berkesan amat penting bagi memastikan rasa tidak puas hati pelenggan dan orang awam terhadap
penyampaian perkhidmatan kerajaan ditangani dengan baik dan penuh berhemah. Selain BPA,
Kementrian/Jabatan dan semua agensi Kerajaan yang terlibat dengan aduan hendaklah
mengambil tindakan yang segera terhadap pengaduan awam berdasarkan garis panduan yang
telah ditetapkan.

a) Berikan takrif pengaduan awam dalam perkhidmatan awam. (7 markah)

Rujukan/Jawapan:
PEKELLILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM 1/2009
PENAMBAHBAIKAN PROSES PENGURUSAN ADUAN AWAM

Pengaduan Awam ialah pengaduan-pengaduan orang ramai mengenai ketidakpuasan
mereka terhadap sebarang tindakan pentadbiran Kerajaan termasuk agensi-agensi
yang diswastakan dan institusi-institusi yang berbentuk monopoli dan membekalkan
keperluan-keperluan awam yang dirasai tidak adil, tidak mematuhi undang-undang dan
peraturan yang sedia ada, termasuk salah laku, penyelewengan, salah guna kuasa,
salah tadbir dan seumpamanya

75

b) Huraikan secara ringkas cara pengendalian pengaduan awam. (6 markah)
Rujukan/Jawapan:

i. Menerima pengaduan-pengaduan orang awam mengenai ketidakpuasan mereka
terhadap sebarang tindakan pentadbiran Kerajaan yang dirasai tidak adli, tidak
mematuhi undang-undang dan peraturan yang sedia ada, termasuk salahlaku,
penyelewangan, salahguna kuasa, salah tadbir dan seumpamanya;
ii. Menyiasat pengaduan awam yang dianggap mempunyai asas;
iii. Melaporkan dan memperakukan hasil siasatan mengenai pengaduan-pengaduan
itu kepada Jawatankuasa Tetap Pengaduan Awam dan pihak berkuasa tertentu;
iv. Menyampaikan keputusan-keputusan Jawatankuasa Tetap Pengaduan Awam
kepada Kementerian/Jabatan Persekutuan/Badan Berkanun Persekutuan/Pihak
Berkuasa Tempatan/ Agensi yang berkenaan untuk tujuan tindakan pembetulan;
dan
v. Mengesan dan mengawasi tentang tindakan pembetulan yangdiambil oleh
Kementerian/Jabatan Persekutuan/Badan Berkanun Persekutuan/Pihak Berkuasa
Tempatan/ Agensi yang berkenaan dan seterusnya memberi maklumbalas kepada
Jawatankuasa Tetap Pengaduan Awam.

c) Senaraikan peranan dan tanggungjawab Kementerian/Jabatan dalam pengendalian
pengaduan awam dalam perkhidmatan awam. (7 markah)
Rujukan/Jawapan:

Rujuk Tajuk :
Peranan Kementerian/Jabatan Persekutuan/Badan Berkanun Persekutuan/Pihak
Berkuasa Tempatan/Agensi (m/s 6-7 (a)(b)(c)(d)(e)(f) dan (g))

76

PKPA / PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT yang mesti difahami bagi Kertas Soalan 3001B adalah
seperti berikut :
SENARAI PEKELILING, SURAT PEKELILING DAN PERATURAN YANG BERKUAT KUASA BERKAITAN
Panduan Pengurusan Pejabat Peraturan Berkuat Kuasa
Pengurusan Pejabat
1. Per. 1.2 (a) & (b) - Penyediaan Visi, Misi,
Objektif & Piagam Pelanggan Jabatan
i. PKPA Bil. 8 Tahun 1991 - Panduan Manual Prosedur
Kerja & Fail Meja; dan
ii. PKPA Bil. 3 Tahun 1993 - Panduan Mengenai Piagam
Pelanggan.
2. Per. 1.2 (h) - Progam Kualiti Jabatan PKPA Bil. 4 Tahun 1991 - Garis Panduan Mengenai
Strategi-Strategi Peningkatan Kualiti Dalam Perkhidmatan
Awam.
3. Per.1.2 (i) - Kerjasama Antara Sektor
Kerajaan Dengan Swasta
PKPA Bil. 9 Tahun 1991 - Panduan Mengenai
Pelaksanaan Dasar Persyarikatan Malaysia.
4. Per. 1.3 & 1.4 - Semakan Semula Fungsi &
Aktiviti Jabatan
PKPA Bil.1 Tahun 2002 - Garis Panduan Semakan
Semula Prosedur & Proses Kerja Di Agensi Kerajaan.
Bil. Panduan Pengurusan Pejabat Peraturan Berkuat Kuasa
5. Per. 1.6 - Senarai Tugas PKPA Bil. 8 Tahun 1991 - Panduan Manual Prosedur
Kerja & Fail Meja.
6. Per. 1.13 - Penggunaan Telefon Berhemah PKPA Bil. 1 Tahun 1991 - Panduan Meningkatkan Kualiti
Layanan Urusan Melalui Telefon.
Bil. Panduan Pengurusan Pejabat Peraturan Berkuat Kuasa Bahagian IV : Pengurusan Perhubungan
Pelanggan
7. Per. 4.1 (b) - Pelaksanaan Pejabat
Perkhidmatan Pelanggan
i. PKPA Bil. 1 Tahun 2005 Panduan Mewujudkan Pejabat
Perkhidmatan Pelanggan; dan
ii. PP Bil. 7 Tahun 2005 - Skim Pegawai Khidmat
Pelanggan Gred N17, N22, N26.
8. Per. 4.1 (d) - Mengurangkan Karenah
Birokrasi Dalam Urusan Jabatan Dengan
Pelanggan
Surat KSN Bertarikh 16.2.2005 Usaha-Usaha
Meningkatkan Keberkesanan Sistem Penyampaian
Perkhidmatan Kerajaan Melalui Penurunan Kuasa Dan
Perwakilan Kuasa.
9. Per. 4.3 - Piagam Pelanggan PKPA Bil. 3 Tahun 1993 - Panduan Mengenai Piagam
Pelanggan.
10. Per. 4. 4 (c) - Sistem Pemulihan
Perkhidmatan
PKPA Bil. 1 Tahun 1994 - Pelaksanaan Sistem Pemulihan
Perkhidmatan.
11. Per. 4.6 - Pengurusan Aduan Awam PKPA Bil. 4 Tahun 1992 - Pengendalian Pengaduan
Awam.
Sistem Penyampaian Perkhidmatan
12. Per. 5.1 - Perkhidmatan Kaunter PKPA Bil. 10 Tahun 1991 - Panduan Mengenai
Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kaunter.
13. Per. 5.2 - Perkhidmatan Telefon Berkualiti PKPA Bil. 1 Tahun 1991 - Panduan Meningkatkan Kualiti
Layanan Urusan Melalui Telefon.
77

SENARAI PEKELILING, SURAT PEKELILING DAN PERATURAN YANG BERKUAT KUASA BERKAITAN
14. Per. 5.3 & 5.4 - Sistem Dan Prosedur Kerja i. PKPA Bil. 8 Tahun1991 - Panduan Manual Prosedur
Kerja & Fail Meja; dan
ii. PKPA Bil. 1 Tahun 2002 - Garis Panduan Semakan
Semula Prosedur Dan Proses Kerja Di Agensi Kerajaan.
Bil. Panduan Pengurusan Pejabat Peraturan Berkuat Kuasa
15. Per. 5.5 5.7 - Borang Permohonan, Lesen
Dan Permit Dan Pungutan Hasil
Surat Edaran KSN Bertarikh 24.4.2004 - Usaha-Usaha
Meningkatkan Keberkesanan Sistem Penyampaian
Perkhidmatan Kerajaan.
Urusan Surat Kerajaan
16. Per. 6.3 & 6.4 - Penyediaan Surat Surat Pekeliling Am Bil. 8 Tahun 1980 - Penyeragaman
Kepala Surat Kementerian-Kementerian & Jabatan-
Jabatan.
17. Per. 6.6 - Pengkelasan Surat Buku Arahan Keselamatan -Pendaftaran Rahsia (Per. 42
& 43).
18. Per. 6.12 - Surat Melalui Mesin Faksimili &
Emel
i. Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1993 - Peraturan
Penggunaan Mesin Faksimili Di Pejabat -Pejabat
Kerajaan; dan
ii. PKPA Bil. 1 Tahun 2003- Garis Panduan Mengenai
Tatacara Penggunaan Internet & Emel Elektronik Di
Agensi-Agensi Kerajaan.
19. Per. 6.13 - Pengurusan Surat Terperingkat i. Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1981 - Kawalan Rahsia
Kerajaan
ii. Buku Arahan Keselamatan- Keselamatan Dokumen
(Per. 42-76); dan
iii. Surat PKPKKM {KPKK(R) 200/55 Klt.7 (21)} Bertarikh
21. 8.1999 - Kawalan Keselamatan Rahsia Rasmi Dan
Dokumen Rasmi Kerajaan.
20. Per. 7.3 - Taraf Keselamatan Buku Arahan Keselamatan - Keselamatan Dokumen (Per.
42 - 76).
21. Per. 7.4 7.15 - Pengkelasan & Pengurusan
Fail
Panduan Sistem Fail Bagi Agensi-Agensi Kerajaan
(MAMPU-1986).
22. Per. 7.17 - Pembangunan Sistem Aplikasi
Berkomputer
Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629).

78

Contoh Soalan dan Jawapan bagi KOD 3001C (Bahagian III)-
UNDANG-UNDANG UMUM
1. a) En. Sunardoneo dilahirkan di Banting Selangor pada 26 Mac 1947. Pada 18 Februari 1968
beliau telah memohon untuk menjadi warganegara Malaysia cara pendaftaran. Adakah beliau
akan berjaya dengan permohonannya itu? Beri alasan.
Rujukan/Jawapan:
Panduan Undang-Undang Umum-
Bahagian 3 Kewarganegaraan Bab 1 Perolehan Kewarganegaraan

Beliau akan berjaya. Perkara 16 Perlembagaan Persekutuan tertakluk kepada Perkara
18 dalam Perlembagaan yang sama mengatakan bahawa :

Perkara 16. Kewarganegaraan melalui pendaftaran (orang yang dilahirkan di
Persekutuan sebelum Hari Merdeka).
Tertakluk kepada Perkara 18, apabila permohonan dibuat kepada Kerajaan Persekutuan
oleh mana-mana orang yang berumur lapan belas tahun atau lebih dan yang dilahirkan
di Persekutuan sebelum Hari Merdeka, maka orang itu berhak didaftarkan sebagai
warganegara jika dia memuaskan hati Kerajaan Persekutuan
(a) bahawa dia telah bermastautin di Persekutuan dalam masa tujuh tahun sebaik
sebelum tarikh permohonan itu, selama tempoh yang pada agregatnya berjumlah
tidak kurang daripada lima tahun;
(b) bahawa dia berniat hendak berbuat demikian secara tetap;
(c) bahawa dia berkelakuan baik; dan
(d) bahawa dia mempunyai pengetahuan asas bahasa Melayu.

b) Pada 03 Oktober 1989 beliau dan keluarganya telah berhijrah ke Austrlia untuk memulakan
penghidupan baru serta kekal di sana dengan mendapatkan kewarganegaraan Austrlia.
Bolehkah beliau menolak kewarganegaraan Malaysia setelah mendapat pengiktirafan sebagai
penduduk tetap daripada Kerajaan Austarlia. Beri alas an.

Rujukan/Jawapan:
Bahagian 3 Kewarganegaraan Bab 2 - Penamatan Kewarganegaraan

Perkara 23. Pelepasan kewarganegaraan.
(1) Mana-mana warganegara yang berumur dua puluh satu tahun atau lebih dan yang
sempurna akal yang juga ialah seorang warganegara negara lain atau yang hampir
menjadi seorang warganegara negara lain boleh melepaskan kewarganegaraannya
bagi Persekutuan melalui akuan yang didaftarkan oleh Kerajaan Persekutuan, dan
hendaklah sesudah itu terhenti menjadi warganegara.
79

(2) Akuan yang dibuat di bawah Perkara ini dalam masa apa-apa peperangan yang
dalamnya Persekutuan terlibat tidaklah boleh didaftarkan kecuali dengan kelulusan
Kerajaan Persekutuan.
(3) Perkara ini terpakai bagi seseorang perempuan yang di bawah umur dua puluh
satu tahun yang telah berkahwin sebagaimana Perkara ini terpakai bagi seseorang
yang berumur dua puluh satu tahun atau lebih.

c) Bagaimanapula, setelah kewarganegaraan Sunardoneo dilucutkan, kedudukan
kewarganegaraan anak-anaknya yang berumur kurang daripada 21 tahun dan pendaftaran
mereka sebagai warganegara telah dilakukan? Beri alasan.

Rujukan/Jawapan:
Bahagian 3 Kewarganegaraan Bab 2 - Penamatan Kewarganegaraan

Perkara 26A. Pelucutan kewarganegaraan anak orang yang hilang
kewarganegaraannya.
Jika seseorang telah melepaskan kewarganegaraannya atau telah dilucutkan
kewarganegaraannya di bawah Fasal (1) Perkara 24 atau perenggan (a) Fasal (1)
Perkara 26, maka Kerajaan Persekutuan boleh melalui perintah melucutkan
kewarganegaraan mana-mana anak orang itu yang di bawah umur dua puluh satu tahun
yang telah didaftarkan sebagai warganegara menurut Perlembagaan ini dan telah
didaftarkan sedemikian sebagai anak orang itu atau anak isteri atau anak suami orang
itu.

2. Y.B Datuk James ialah ahli Parlimen bagi Dewan Rakyat untuk kawasan pilihanraya Putatan, Sabah.
Ada pula pihak mendakwa bahawa beliau telah hilang kelayakan sebagai ahli parlimen. Nyatakan
syarat-syarat yang boleh membuatkan seseorang itu hilang kelayakan menjadi ahli Dewan Rakyat
atau ahli Parlimen.

Rujukan/Jawapan:
Panduan Undang-Undang Umum Bab 3 - Badan Perundangan Persekutuan

Perkara 48. Kehilangan kelayakan menjadi ahli Parlimen.
(1) Tertakluk kepada peruntukan Perkara ini, seseorang hilang kelayakan untuk menjadi
ahli mana-mana satu Majlis Parlimen jika
(a) dia adalah dan telah didapati atau diisytiharkan tidak sempurna akal; atau
(b) dia seorang bankrap belum lepas; atau
(c) ia memegang sesuatu jawatan berpendapatan; atau
(d) setelah dinamakan untuk pemilihan ke mana-mana satu Majlis Parlimen atau ke
Dewan Undangan sesuatu Negeri, atau setelah bertindak sebagai ejen pilihan
raya bagi seseorang yang dinamakan sedemikian, dia tidak menyerahkan apa-apa

80

penyata perbelanjaan pilihan raya yang dikehendaki oleh undang-undang dalam
masa dan mengikut cara yang dikehendaki sedemikian; atau
(e) dia telah disabitkan atas suatu kesalahan oleh sesuatu mahkamah di
Persekutuan (atau, sebelum Hari Malaysia, di wilayah yang termasuk di dalam
Negeri Sabah atau Sarawak atau di Singapura) dan dihukum dengan pemenjaraan
selama tempoh tidak kurang daripada satu tahun atau denda tidak kurang
daripada dua ribu ringgit dan dia tidak mendapat pengampunan bebas; atau
(f) dia telah dengan sukarela memperoleh kewarganegaraan mana-mana negara di
luar Persekutuan, atau telah dengan sukarela menggunakan hak
kewarganegaraan di mana-mana negara di luar Persekutuan atau telah membuat
suatu akuan setia kepada mana-mana negara di luar Persekutuan.

(2) Undang-undang persekutuan boleh membuat peruntukan bagi menghilangkan
kelayakan untuk menjadi ahli mana-mana satu Majlis Parlimen selama tempoh yang
dinyatakan oleh undang-undang itu orang yang melakukan kesalahan berkaitan dengan
pilihan raya; dan mana-mana orang yang telah disabitkan atas suatu kesalahan
sedemikian atau dibuktikan dalam prosiding yang berhubungan dengan sesuatu pilihan
raya sebagai bersalah atas perbuatan yang menjadi kesalahan itu, adalah dengan
demikian itu hilang kelayakan selama tempoh yang dinyatakan sedemikian.

(3) Kehilangan kelayakan seseorang di bawah perenggan (d) atau perenggan (e) Fasal (1)
boleh dibatalkan oleh Yang di-Pertuan Agong dan, jika tidak dibatalkan sedemikian,
hendaklah terhenti pada akhir tempoh lima tahun yang bermula dari tarikh penyata
yang disebut dalam perenggan (d) tersebut dikehendaki diserahkan atau, mengikut
mana-mana yang berkenaan, dari tarikh orang yang disabitkan sebagaimana yang
disebut dalam perenggan (e) tersebut dilepaskan daripada jagaan atau dari tarikh
denda yang disebut dalam perenggan (e) tersebut dikenakan ke atas orang itu dan
seseorang tidaklah boleh dihilangkan kelayakannya di bawah perenggan (f) Fasal (1)
semata-mata oleh sebab apa-apa jua yang dilakukan olehnya sebelum dia menjadi
warganegara.

(4) Walau apa pun apa-apa jua yang terkandung dalam peruntukan yang terdahulu dalam
Perkara ini, jika seseorang ahli mana-mana satu Majlis Parlimen hilang kelayakan untuk
terus menjadi ahli Majlis itu menurut perenggan (e) Fasal (1) atau di bawah suatu
undang-undang persekutuan yang dibuat menurut Fasal (2)

(a) kehilangan kelayakan itu hendaklah mula berkuat kuasa apabila habis tempoh
empat belas hari dari tarikh dia
(i) disabitkan dan dihukum sebagaimana yang dinyatakan dalam perenggan (e)
yang disebut terdahulu; atau
81

(ii) disabitkan atas suatu kesalahan atau dibuktikan bersalah atas suatu
perbuatan di bawah suatu undang-undang persekutuan yang dibuat menurut
Fasal (2); atau
(b) jika dalam tempoh empat belas hari yang dinyatakan dalam perenggan (a) suatu
rayuan atau apa-apa prosiding mahkamah yang lain dibawa berkenaan dengan
sabitan atau hukuman itu, atau berkenaan dengan pensabitan atau pembuktian
bersalah sedemikian, mengikut mana-mana yang berkenaan, maka kehilangan
kelayakan itu hendaklah mula berkuat kuasa apabila habis tempoh empat belas
hari dari tarikh rayuan itu atau prosiding mahkamah yang lain itu dibereskan oleh
mahkamah; atau

(c) jika dalam tempoh yang dinyatakan dalam perenggan (a) atau tempoh selepas
pemberesan rayuan atau prosiding mahkamah yang lain yang dinyatakan dalam
perenggan (b) ada difailkan suatu petisyen bagi pengampunan, maka kehilangan
kelayakan itu hendaklah mula berkuat kuasa sebaik sahaja petisyen itu
dibereskan.

(5) Fasal (4) tidaklah terpakai bagi maksud penamaan, pemilihan atau pelantikan mana-
mana orang ke mana-mana satu Majlis Parlimen, yang bagi maksudnya kehilangan
kelayakan itu hendaklah berkuat kuasa sebaik sahaja berlakunya kejadian yang disebut
dalam perenggan (e) Fasal (1) atau dalam Fasal (2), mengikut mana-mana yang
berkenaan.

(6) Seseorang yang melepaskan keahliannya di dalam Dewan Rakyat hendaklah, bagi
tempoh lima tahun bermula dari tarikh pelepasan keahliannya berkuat kuasa, hilang
kelayakan untuk menjadi ahli Dewan Rakyat.

Perkara 49. Peruntukan menghalang dua keahlian.

Seseorang tidak boleh pada masa yang sama menjadi ahli kedua-dua Majlis Parlimen, dan
juga tidak boleh dipilih ke Dewan Rakyat untuk mewakili lebih daripada satu bahagian pilihan
raya atau ke Dewan Negara untuk mewakili lebih daripada satu Negeri, dan juga tidak boleh
menjadi ahli dipilih dan dilantik kedua-duanya sekali bagi Dewan Negara.

82

3) En.Mansor ialah seorang pegawai kanan dalam perkhidmatan Pegawai Tadbir dan Diplomatik yang
bertugas sebagai Pengarah Jabatan Telekom di Kementerian Tenaga Telekom dan Pos, Kuala
Lumpur.
a) Kerajaan Kepulauan Maldives telah tertarik dengan kebolehan En. Mansor yang begitu luar
biasa dan telah meminta Kerajaan Malaysia kebenaran untuk melantik beliau sebagai Pengurus
Besar Syarikat Telekom Maldives yang akan diwujudkan akibat Jabatan Telekom Kepulauan
Maldives diswastakan mencontohi kejayaan Kerajaan Malaysia menswastakan jabatan
telekomnya. Bagi menghormati permintaan Kerajaan Maldives itu Kerajaan Malaysia bercadang
supaya En. Mansor diminta bersara. Bolehkah Kerajaan berbuat demikian dan apa ganjaran
yangakan beliau terima daripada Kerajaan?

Rujukan/Jawapan:
Panduan Undang-Undang

PEMBERIAN PENCEN
Yang DiPertuan Agong boleh memberipencen, ganjaran dan lain-lain faedah kepada
seseorang pegawai berpencen apabila:-
(a) dipaksa bersara dibawah Seksyen 10; atau
(b) memilih bersara dibawah Sekyen12 setelah genap tempoh selama tidak kurang
daripada sepuluh tahun perkhidmatan yang boleh dimasukkira; atau
(c) bersara di bawah Seksyen 11

b) Jika setelah enam bulan memegang jawatan Pengurus Besar Syarikat Telekom Maldives secara
pinjaman, En. Mansor rasa begitu selesa dan sesuai pula dengan cara penghidupan di Kepulauan
Maldives itu di samping mendapat tawaran baru yang lebih mewah, beliau bercadang bersara
pilihan daripada perkhidmatan PTD. Beliau bary berusia 42 tahun. Bolehkah beliau berbuat
demikian dan apa pula syarat-syaratnya?

Rujukan/Jawapan:
Panduan Undang-Undang-Seksyen 12 Akta Pencen (bersertakan subseksyen-subseksyen)

Seksyen 12, Akta Pencen 1980 (Akta 227), memperuntukkan kemudahan untuk anggota
perkhidmatan awam bersara secara pilihan (optional retirement) sekiranya berumur sekurang-
kurangnya 40 tahun pada tarikh persaraan yang dipohon dan beliau mempunyai tempoh
perkhidmatan yang boleh diambil kira tidak kurang daripada 10 tahun.

Bagi maksud untuk menentukan mula pencen boleh dibayar kepada pesara pilihan, Seksyen 12
(2) dan Seksyen 12 (3) Akta 227 memperuntukkan seperti berikut:

(i) Bagi anggota yang dilantik sebelum 12 April 1991, pencen akan mula dibayar pada 50
tahun bagi pegawai lelaki dan 45 tahun bagi pegawai perempuan; termasuk pegawai
perkhidmatan bomba yang berpangkat rendah dan ke bawah; pegawai polis berpangkat
83

rendah daripada Penolong Penguasa Polis; pegawai penjara berpangkat rendah daripada
Penguasa; dan jururawat lelaki di hospital mental.

(ii) Bagi anggota yang dilantik pada atau selepas 12.4.1991, pencen akan dibayar apabila
mencapai umur 55 tahun.

4. En.Goh, seorang pegawai pendidikan siswazah akan bersara dari perkhidmatan pendidikan
sebulan lagi iaitu apabila beliau mencapai persaraan wajib.
a) Sepanjang tempoh perkhidmatannya selama 38 tahun itu beliau pernah mengambil cuti tanpa
gaji, cuti tanpa rekod, cuti belajar tanpa gaji dan tanpa biasiswa Kerajaan dan pada satu
ketika dihantar oleh kerajaan untuk mendapatkan ijazah lanjutan di seberang laut. Dari segi
pengiraan pencennya, nyatakan tempoh-tempoh sepanjang perkhidmatannya yang tidak
diambilkira sebagai perkhidmatan yang boleh dimasukira.
Rujukan/Jawapan:
PANDUAN UNDANG-UNDANG UMUN (m/s 520 Peraturan 7 (a)(b)(c)(d)(e)(f)(g)(h)(i) dan
(j); DAN
PANDUAN URUSAN PERSARAAN DAN PENCEN

b) Orang-orang yang ditetapkan dalam peraturan-peraturan Akta Pencen akan menerima
terbitan setelah pegawai berpencen itu meninggal dunia. Tetapi pencen terbitan ini akan
terhenti dalam keadaan-keadaan tertentu. Apakah keadaan-keadaan tersebut?
Rujukan/Jawapan:
PANDUAN UNDANG-UNDANG-AKTA PENCEN 1980
Mengandungi segala pindaan hingga 31 Disember 2006

Terhentinya pencen terbitan
16 (1) P Pencen terbitan atau elaun bersara terbitan yang diberikan di bawah Akta ini
hendaklah terhenti jika penerimanya
(a) (Dipotong oleh Akta A1171);
(b) seorang anak, selain anak yang cacat otak atau hilang upaya jasmani dan
secara kekal dan tidak berupaya menanggung dirinya sendiri atau seorang
anak yang disebut dalam perenggan (c), apabila berkahwin atau apabila
mencapai umur dua puluh satu tahun, mengikut mana yang lebih dahulu;
atau
(c) seorang anak yang sedang mendapat pendidikan di suatu institusi
pelajaran tinggi tetapi tidak melebihi pelajaran yang menuju ke arah ijazah
pertama, apabila tamat atau berhenti mendapat pendidikan itu atau apabila
berkahwin, mengikut mana yang lebih dahulu

84

Terhentinya pencen bagi anak yang telah mencapai umur lapan belas tahun
disifatkan sah

16a. (1) W Walau apa pun peruntukan seksyen 16, jika sebelum penyiaran Akta
ini apa-apa bayaran mengenai pencen terbitan atau faedah lain yang kena
dibayar kepada seorang anak telah terhenti setelah anak itu mencapai
umur lapan belas tahun, penghentian itu dan apa-apa pembahagian
pencen terbitan atau faedah lain kepada mana-mana orang tanggungan
lain berikutan dari penghentian itu hendaklah disifatkan telah dilakukan
dengan sempurna dan sahnya.

(2) J Jika subseksyen (1) adalah terpakai, tetapi anak itu layak di bawah
Akta ini dibayar pencen terbitan atau faedah lain, anak itu hendaklah,
tertakluk kepada seksyen 16, dibayar bahagian pencen terbitan atau
faedah lain yang kena dibayar kepadanya mulai dari tersiarnya Akta ini.

5. a) Cik Ping Ping, seorang yang berminat dengan perniagaan coklat dan kek, menyara hidupnya
melalui pendapatan dari kedai coklat yang dibukanya di sebuah kompleks perniagaan di Sabah.
Beliau kerja seorang diri tanpa bantuan orang lain. Bolehkah beliau menjadi ahli KWSP dan
bagaimana caranya, jika boleh?

Rujukan/Jawapan:
Kaedah-kaedah dalam Seksyen 5 (1) dan Kaedah-kaedah Kumpulan Simpanan Pekerja
1991.

(1) Mana-mana orang bekerja sendiri yang bercadang menjadi ahli kumpulan wang
hendak member notis pilihan kepada Lembaga dalam Borang KWSP 16D dan orang
yang bekerja sendiri itu hendaklah, dengan memberi tidak kurang daripada satu
bulan notis kepada Lembaga, menjadi tanggungan untuk membayar caruman
berkenaan dengan bulan yang berikutnya.

(2) Apabila mana-mana orang yang dirujuk dalam Kaedah-kaedah 3,4 dan 5 menjadi
tertanggung di bawah Akta itu untuk membayar caruman kepada Kumpulan wang,
dia hendaklah melainkan dia telah terlebih dahulu berdaftar dengan Lembaga,
melengkapkan danmenghantar kepada Lembaga Borang KWSP3

85

b) Apabila perniagaanya berkembang maju dan menggalakkan Cik Ping Ping telah mendaftarkan
perniagaannya yang dahulunya di daftar di bawah daftar perniagaan, di bawah Akta Syarikat
1965 dan menggajikan 3 orang pekerja. Dalam keadaan dan status perniagaan yang baru ini,
apakah tanggungjawab beliau terhadap Lembaga KWSP dan apakah pula tindakan-tindakan
yang perlu beliau lakukan bagi menyempurnakan tanggungjawabnya itu?

Rujukan/Jawapan:
Seksyen 9 Kaedah-kaedah KWSP 1991

(1) Setiap pertubuhan yang ditubuhkan atau didaftarkan di bawah Akta Syarikat, 1965
mengikut mana yang berkenaan, hendaklah, tidak lewat dari 30 hari dari tarikh
penubuhannya atau pendaftarannya menghantar kepada Lembaga pemberitahuan
itu dalam Borang KWSP2

(2) a) Setiap majikan, melainkan ianya telah berdaftar dengan Lembaga hendaklah
sebelum berakhirnya minggu pertama pekerjaan seseorang pekerja itu,
menghantar kepada Lembaga Penyata majikan itu dalam Borang KWSP1

b) Lembaga hendaklah selepas penerimaan Borang yang disebut di dalam
perenggan (a) memberikan kepada majikan nombor rujukan majikan dan
mengeluarkan kepada majikan suatu sijil pendaftaran dalam Borang KWSP 19
dan kemudiannya Lembaga boleh mewujudkan beberapa akaun dengan
Kumpulanwang berkenaan dengan majikan itu, jika perlu.
(3) Jika seseorang majikan orang gaji domestic atau seorang yang domisinya di luar
Malaysia dan Repbulik Singapura menerima suatu notis pilihan seperti yang disebut
di bawah kaedah 3 atau 4 mengikut mana yang berkenaan, majikan itu hendaklah
menghantar kepada Lembaga penyata majikan dalam Borang KWSP 1A dan apabila
menerima boring tersebut, Lembaga hendaklah memberikan kepada majikan
nombor rujukan majikan.

(4) Setiap majikan hendaklah memberitahu kepada Lembaga secara bertulis ke atas
apa-apa perubahan pada statusnya sebagai majikan bagi maksud tanggungnya
untuk mencarum tidak lewat dari dua puluh satu hari selepas perubahan status
tersebut

(5) Setiap majikan hendaklah memberitahu kepada Lembaga secara bertulis ke atas
apa-apa perubahan pada alamatnya tidak lewat dari empat belas hari selepas
perubahan alamat itu.

86

(6) Setiap majikan yang berhenri bertanggungjawab untuk membayar caruman di
bawah Seksyen 43 dan 45 Akta itu, hendaklah menghantar Borang KWSP6 (Borang
A) bersama-sama dengan semua pengiriman yang kena dibayar kepada Lembaga.

6. a) Pn. Maisarah merupakan seorang Pegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M48 di sebuah
jabatan kerajaan di Putrajaya. Beliau mendapati ketua jabatan beliau member layanan yang
berlebihan dan istimewa kepada Cik Emmy yang juga merupakan seorang Pegawai Tadbir
dan Diplomatik Gred M48 yang bekerja satu unit yang sama. Beliau merasa cemburu dan
bercadang untuk mempertikaikan layanan yang tidak saksama oleh ketua jabatan beliau.

Jelaskan dengan merujuk Perlembagaan Persekutuan sama ada Puan Maisarah boleh
mempertikaikan layanan yang tidak saksama tersebut. (5 markah).

Rujukan/Jawapan:
Panduan Undang0undang Umum
Bahagian 10-Perkhidmatan Awam (m/s 102)

136. Layanan sama rata bagi pekerja-pekerja persekutuan

Tertakluk kepada syarat-syarat pekerjaan mereka, semua orang dari apa-apa kaum jua
pun dalam tingkat yang sama dalam perkhidmatan Persekutuan hendaklah diberi
layanan yang sama rata.

b) Sabri telah dituduh di Mahkamah Tinggi Kuala Lumpur atas kesalahan bersubahat dengan
Aziz dalam melakukan satu kesalahan bunuh terhadap Ana. Selepas Sabri dituduh, Peguam
Negara memutuskan untuk menarik balik pertuduhan terhadap Sabri sebelum kes tersebut
dibicarakan. Dengan merujuk kepada Perlembagaan Persekutuan, nyatakan sama ada
Peguam Negara mempunyai kuasa berbuat demikian. (7 markah)

Rujukan/Jawapan:
Panduan Undang0undang Umum
Bahagian 10-Perkhidmatan Awam (m/s 102)

Perkara 145. Peguam Negara.
(1) Yang di-Pertuan Agong hendaklah, atas nasihat Perdana Menteri, melantik
seorang yang layak menjadi hakim Mahkamah Persekutuan sebagai Peguam
Negara bagi Persekutuan.

(2) Menjadi kewajipan Peguam Negara menasihati Yang di-Pertuan Agong atau
Jemaah Menteri atau mana-mana Menteri mengenai apa-apa perkara undang-
undang, dan melaksanakan apa-apa tugas lain yang bersifat undang-undang, yang
87

dari semasa ke semasa dirujukkan atau ditugaskan kepadanya oleh Yang di-
Pertuan Agong atau Jemaah Menteri, dan menunaikan fungsi yang diberikan
kepadanya oleh atau di bawah Perlembagaan ini atau mana-mana undang-undang
bertulis yang lain.

(3) Peguam Negara hendaklah mempunyai kuasa yang boleh dijalankan menurut budi
bicaranya, untuk memulakan, menjalankan atau memberhentikan apa-apa
prosiding bagi sesuatu kesalahan, selain prosiding di hadapan mahkamah
Syariah, mahkamah anak negeri atau mahkamah tentera.

(3A) Undang-undang persekutuan boleh memberi Peguam Negara kuasa untuk
menentukan mahkamah yang di dalamnya atau tempat apa-apa prosiding yang dia
mempunyai kuasa untuk memulakannya di bawah Fasal (3) itu hendaklah
dimulakan atau mahkamah yang kepadanya prosiding itu hendaklah dipindahkan.

(4) Pada melaksanakan tugasnya Peguam Negara berhak untuk didengar di dalam
mana-mana mahkamah atau tribunal di Persekutuan dan hendaklah diberi
keutamaan daripada mana-mana orang lain yang hadir di hadapan mahkamah atau
tribunal itu.

(5) Tertakluk kepada Fasal (6), Peguam Negara hendaklah memegang jawatan selama
diperkenankan oleh Yang di-Pertuan Agong dan boleh pada bila-bila masa
meletakkan jawatannya dan, melainkan jika dia ialah anggota Jemaah Menteri,
hendaklah menerima apa-apa saraan yang ditentukan oleh Yang di-Pertuan
Agong.

(6) Orang yang memegang jawatan Peguam Negara sebaik sebelum permulaan kuat
kuasa Perkara ini hendaklah terus memegang jawatan itu atas terma dan syarat
yang tidak kurang baiknya daripada terma dan syarat yang terpakai baginya
sebaik sebelum permulaan kuat kuasa Perkara ini dan tidaklah boleh dipecat
daripada jawatan kecuali atas alasan dan mengikut cara yang sama seperti
seorang hakim Mahkamah Persekutuan.

c) Rossa Lasso berasal dari Indonesia mula tinggal di Kuala Lumpur pada tahun 1990 dan kini
merupakan pemastautin tetap di Malaysia. Pada Januari 2008, beliau telah menikah dengan
Rukh Shah Khan seorang buruh ladang di Rawang yang merupakan seorang Pendatang
Asing Tanpa Izin dari Bangladesh. Rossa Lasso dan Rukh Shah Khan kemudiannya
dikurniakan seorang bayi perempuan yang dilahirkan di Serendah, Selangor pada 4 Mei
2009.Mereka keliru sama ada kelahiran bayi ini perlu didaftarkan di Kedutaan Indonesia atau
di Kedutaan Bangladesh. Walau Bagaimanapun pasangan ini amat berharap untuk
mendaftarkan kelahiran bayi ini di Pejabat Pendaftaran Malaysia tetapi mereka kurang jelas
sama ada bayi itu layak atau tidak mendapatkan taraf kewarganegaraan Malaysia.

88

Berdasarkan Perlembagaan Persekutuan, sila nasihatkan pasangan ini sama ada bayi mereka
layak mendapatkan kewarganegaraan Malaysia atau sebaliknya.(8markah)

Rujukan/Jawapan:
Jadual Pertama-Sumpah Bagi Pemohon-Pemohon Untuk Pendaftaran Atau Masukan-
Perkara 18(1), 19(9)-m/s 142

Bahagian 2-Kewaranegaraan Dengan Cara Kuatkuasa Undang-undang Bagi Orang-
Orang Yang Lahir Pada Atau Selepas Hari Malaysia-Perkara 14(1) (b)(m/s 143)

1. Tertakluk kepada peruntukan Bahagian 3 Perlembagaan ini, orang-orang yang
berikut yang lahir pada atau selepas Hari Malaysia adalah warganegara dengan cara
kuatkuasa undang-undang iaitu:-
(a) tiap-tiap orang yang lahir di Persekutuan dan sekurang-kurangnya ibu atau
bapanya, pada masa kelahiran itu, adalah seorang warganegara atau bermastautin tetap
di Persekutuan ;

2. (1) Seseorang tidak menjadi warganegara menurut perenggan (a),(d) dan (e)
Seksyen 1 jika pada masa lahir bapanya yang bukan seorang warganegara ada
mempunyai apa-apa imuniti dariapa guaman dan proses undang-undang sebagaimana
yang diberikan kepada wakil sesuatu Negara yang dipersembahkan dengan tauliahnya
kepada Yang Di-Pertuan Agong atau jika bapanya itu adalah orang Negara musuh dan
kelahirnnya itu berlaku di suatu, tempat yang ditakluki oleh musuh itu.

Perkara 15A. Kuasa khas untuk mendaftarkan kanak-kanak.

Tertakluk kepada Perkara 18, Kerajaan Persekutuan boleh, dalam apa-apa hal keadaan
khas yang difikirkannya patut, menyebabkan mana-mana orang yang di bawah umur
dua puluh satu tahun didaftarkan sebagai warganegara

7. (a) Haris seorang warganegara Malaysia telah berkahwin dengan Katie, seorang warganegara
British di United Kingdom pada tahun 1990. Berdasarkan kepada perlembagaan persekutuan,
bolehkah isteri haris memohon untuk menjadi warganegara Malaysia dan apakah syarat-syarat
yang perlu dipenuhi oleh isterinya? (5 markah)
Rujukan/Jawapan:
Bab 1 - Pemerolehan Kewarganegaraan

Perkara 15. Kewarganegaraan melalui pendaftaran (isteri dan anak warganegara).
(1) Tertakluk kepada Perkara 18, apabila permohonan dibuat kepada Kerajaan
Persekutuan oleh mana-mana perempuan bersuami yang suaminya seorang
warganegara, maka perempuan itu berhak didaftarkan sebagai warganegara jika
89

perkahwinan itu masih wujud dan suaminya itu seorang warganegara pada permulaan
bulan Oktober 1962, atau jika dia memuaskan hati Kerajaan Persekutuan
(a) bahawa dia telah bermastautin di Persekutuan sepanjang tempoh dua tahun
sebelum tarikh permohonan itu dan berniat hendak berbuat demikian secara tetap;
dan
(b) bahawa dia berkelakuan baik.

Boleh.Syarat-syarat:(a) Katie telah bermastautin di Persekutuan sepanjang tempoh dua
tahun sebelum daripada tarikh permohonan dan Katie berniat hendak bermastautin
secara tetap di Persekutuan; dan(b) bahawa Katie adalah berkelakuan baik.Ini adalah
merujuk kepada Perlembagaan Persekutuan, Bahagian 3, Bab 1 Perkara 15 Fasal (1) (a)
dan (b);

(b) Sekiranya permohonan Katie untuk menjadi warganegara Malaysia diluluskan oleh kerajaan
persekutuan, bilakah Katie boleh didaftarkan menjadi warganegara Malaysia? (3 markah)

Rujukan/Jawapan:

Katie boleh didaftarkan menjadi warganegara Malaysia sehingga ia telah mengangkat
sumpah yang dinyatakan dalam Jadual Pertama Ini adalah merujuk kepada
Perlembagaan Persekutuan, Bahagian 3, Bab 1 Perkara 18 Fasal (1).

(c) Bilakah secara rasminya Katie boleh menjadi warganegara dengan cara Pendaftaran?
(2 markah)
Rujukan/Jawapan:

Katie secara rasminya boleh menjadi warganegara Malaysia mulai dari hari ia didaftarkan
sedemikian itu.Ini adalah merujuk kepada Perlembagaan Persekutuan, Bahagian 3, Bab 1
Perkara 18 Fasal (3)

(d) Encik Wagiman yang berasal dari Indonesia telah memperolehi kewarganegaraan Malaysia
secara perakuan masukan pada tahun 2001. Selepas memperolehi kewarganegaraan, beliau
telah kembali ke Negara asalnya dan tidak kembali ke Malaysia sehingga sekarang.
Sepanjang ketiadaannya, tiada sebarang berita diperolehi daripada beliau. Adakah kerajaan
persekutuan boleh dan mempunyai sebarang peruntukan untuk melucutkan kewarganegaraan
beliau di bawah perlembagaan persekutuan?(5 markah)
Rujukan/Jawapan:

90

Perkara 25. Pelucutan kewarganegaraan melalui pendaftaran di bawah Perkara 16A atau
17 atau melalui penaturalisasian.

(2) Kerajaan Persekutuan boleh melalui perintah melucutkan kewarganegaraan mana-
mana orang yang menjadi warganegara melalui pendaftaran di bawah Perkara 16A
atau 17 atau yang menjadi warganegara melalui penaturalisasian jika berpuas hati
bahawa orang itu biasanya bermastautin di negara-negara di luar Persekutuan
bagi tempoh terus-menerus selama lima tahun dan dalam tempoh itu orang itu

(a) tidak pernah pada bila-bila masa berada dalam perkhidmatan Persekutuan
atau dalam perkhidmatan sesuatu organisasi antarabangsa yang dianggotai
oleh Kerajaan Persekutuan; dan juga

(b) tidak mendaftarkan tiap-tiap tahun di konsulat Persekutuan niatnya hendak
mengekalkan kewarganegaraannya: Dengan syarat bahawa Fasal ini tidaklah
terpakai bagi apa-apa tempoh kemastautinan di mana-mana negara
Komanwel sebelum permulaan bulan Januari 1977.

e) Atas permintaan kerajaan persekutuan, kerajaan negeri Selangor telah bersetuju untuk
memberikan buat selama-lamanya sebidang tanah kerajaan negeri yang telah dirizabkan
sebelum itu bagi maksud kegunaan kerajaan persekutuan. Walau bagaimanapun kerajaan
persekutuan telah diminta oleh kerajaan negeri Selangor supaya membayar premium tanah
tersebut terlebih dahulu.Jelaskan bagaimana kaedah penentuan bayaran premium tanah yang
perlu dibayar oleh kerajaan persekutuan kepada kerajaan negeri Selangor.(5 markah)

Rujukan/Jawapan:
Bahagian 6- Perhubungan Antara Persekutuan Dengan Negeri-Negeri (m/s 58)

Bab 4 Tanah
Perkara 85. Pemberian kepada Persekutuan tanah yang dirizabkan bagi maksud
persekutuan.

(2) Premium yang disebut dalam Fasal (1) hendaklah sama banyak dengan nilai pasaran
tanah itu ditolak
(a) nilai pasaran bagi apa-apa pemajuan yang dibuat (selain atas perbelanjaan
Negeri) semasa tanah itu digunakan bagi maksud persekutuan; dan

(b) amaun, jika ada, yang telah dibayar oleh Persekutuan, atau yang telah
dibayar sebelum Hari Merdeka oleh Kerajaan Persekutuan Tanah Melayu,
berkenaan dengan kos pengambilan apa-apa kepentingan mengenai tanah
itu oleh Kerajaan Negeri

91

8. a) Norika Fujiwara dilahirkan di Tokyo hasil pernikahan ibunya Puan Nana Ika seorang rakyat
Malaysia dengan bapanya seorang jurutera syarikat multinasional warganagera Jepun. Pada
14 Februari 2012, ketika berusia 4 tahun, Norika Fujiwara telah dibawa kembali ke Malaysia
oleh ibunya setelah bercerai dengan bapanya di Jepun. Puan Nana Ika telah membawa
Norika Fujiwara ke Pejabat Pendaftaran Negara di Putrajaya, memohon kewarganegaraan
Malaysia bagi anaknya itu.

Sebagai seorang Pegawai Pendaftaran, jelaskan status kelayakan Norika Fujiwara untuk
memohon kewarganegaraan Malaysia dengan cara kuat kuasa undang-undang dan berikan
justifikasinya.
(9 markah)
Rujukan/Jawapan:
Panduan Undang-undang Umum

Perkara 15. Kewarganegaraan melalui pendaftaran (isteri dan anak warganegara).

(2) Tertakluk kepada Perkara 18, apabila permohonan dibuat kepada Kerajaan
Persekutuan oleh ibu atau bapa atau penjaga mana-mana orang yang di bawah umur
dua puluh satu tahun, maka Kerajaan Persekutuan boleh menyebabkan orang itu
didaftarkan sebagai warganegara jika sekurang-kurangnya salah seorang daripada ibu
bapanya sekarang (atau pada masa kematiannya) seorang warganegara

Rujukan/Jawapan:
Jadual Pertama-Sumpah Bagi Pemohon-Pemohon Untuk Pendaftaran Atau Masukan-
Perkara 18(1), 19(9)-m/s 142

Bahagian 2-Kewaranegaraan Dengan Cara Kuatkuasa Undang-undang Bagi Orang-
Orang Yang Lahir Pada Atau Selepas Hari Malaysia-Perkara 14(1) (b)(m/s 143)

1. Tertakluk kepada peruntukan Bahagian 3 Perlembagaan ini, orang-orang yang
berikut yang lahir pada atau selepas Hari Malaysia adalah warganegara dengan cara
kuatkuasa undang-undang iaitu:-
(a) tiap-tiap orang yang lahir di Persekutuan dan sekurang-kurangnya ibu atau
bapanya, pada masa kelahiran itu, adalah seorang warganegara atau bermastautin tetap
di Persekutuan ;

2. (1) Seseorang tidak menjadi warganegara menurut perenggan (a),(d) dan (e)
Seksyen 1 jika pada masa lahir bapanya yang bukan seorang warganegara ada
mempunyai apa-apa imuniti dariapa guaman dan proses undang-undang sebagaimana
yang diberikan kepada wakil sesuatu Negara yang dipersembahkan dengan tauliahnya

92

kepada Yang Di-Pertuan Agong atau jika bapanya itu adalah orang Negara musuh dan
kelahirnnya itu berlaku di suatu, tempat yang ditakluki oleh musuh itu.

b) Encik Klam Kar Bord sekeluarga telah tinggal selama dua (2) tahun di Chrisrchurh sebagai
memenuhi syarat untuk memperolehi taraf pemastautin tetap di New Zealand. Setelah Berjaya
memperolehi taraf pemastautin tetap New Zealand itu, Encik Klam Kar Bord sekeluarga telah
pulang semula ke Malaysia untuk menjalankan tanggungjawab sebagai pengundi dalam
Pilihanraya Umum yang lalu.

Walau bagaimanapun, pihak Suruhanjaya Pilihanraya Malaysia telah membatalkan hak Encik
Klam Kar Bord sekeluarga untuk mengundi atas sebab Kerajaan Malaysia dengan perintah
mahkamah telah pun melucutkan hak kewarganegaraan Persekutuan mereka. Encik Klam Kar
Bord tidak berpuas hati dan bercadang untuk mencabar keputusan Kerajaan Malaysia
tersebut.

Jelaskan sama ada wujud sebarang prima facie yang boleh menjadi asas kepada Encik Klam
Kar Bord bagi mencabar keputusan Kerajaan Malaysia melucutkan hak kewarganegaraan
Persekutuannya. Nyatakan yang berkaitan.
(8 markah)

Rujukan/Jawapan:
Panduan Undang-undang Umum
Bab 2 - Penamatan Kewarganegaraan

Perkara 27. Tatacara bagi pelucutan.(m/s-28)

(1) Sebelum membuat sesuatu perintah di bawah Perkara 24, 25 atau 26, Kerajaan
Persekutuan hendaklah memberikan notis secara bertulis kepada orang yang
terhadapnya perintah itu dicadangkan hendak dibuat memberitahu orang itu tentang
alasan perintah itu dicadangkan hendak dibuat dan tentang haknya untuk merujukkan
kes itu kepada suatu jawatankuasa siasatan di bawah Perkara ini.
(2) Jika mana-mana orang yang kepadanya notis itu diberikan memohon supaya kes itu
dirujukkan seperti yang disebut terdahulu, maka Kerajaan Persekutuan hendaklah, dan
dalam apa-apa kes lain Kerajaan Persekutuan boleh, merujukkan kes itu kepada suatu
jawatankuasa siasatan yang terdiri daripada seorang pengerusi (iaitu seorang yang
mempunyai pengalaman kehakiman) dan dua orang anggota lain yang dilantik oleh
Kerajaan itu bagi maksud itu.
(3) Dalam hal mana-mana rujukan sedemikian, jawatankuasa itu hendaklah mengadakan
suatu siasatan mengikut apa-apa cara sebagaimana yang diarahkan oleh Kerajaan
Persekutuan, dan mengemukakan laporannya kepada Kerajaan itu; dan Kerajaan
Persekutuan hendaklah mengambil kira laporan itu dalam memutuskan sama ada
hendak membuat perintah itu atau tidak.
93

c) Puan Kristina yang mengikuti suaminya bertugas di Brussels, Belgium telah pulang ke
Malaysia untuk melahirkan anak sulung mereka dengan menaiki pesawat Lufthansa, sebuah
syarikat penerbangan Jerman. Tanpa diduga, tiba-tiba Puan Kristina mengalami sakit perut
dan telah melahirkan seorang bayi lelaki dalam pesawat berkenaan ketika berada di ruang
udara Thailand.

Sila jelaskan nama Negara yang akan didaftarkan sebagai tempat kelahiran bayi lelaki Puan
Kristina dan berikan justifikasinya berdasarkan Perlembagaan Persekutuan berhubung
penetapan Negara tersebut.
(8 markah)

Rujukan/jawapan:
Undang-undang Umum Jilid 2
Perlembagaan Persekutuan/Jadual Kedua/Bahagian III/Perkara 31.Sek.19A

Bagi maksud perkara ini, seseorang yang lahir di dalam sesuatu kapal atau pesawat
udara berdaftar hendaklah disifatkan telah lahir di tempat kapal dan pesawat udara itu
telah didaftarkan dan seseorang yang lahir di dalam sesuatu kapal atau pesawat udara
tidak berdaftar kepunyaan Kerajaan mana-mana Negara hendaklah disifatkan telah lahir
di Negara itu.

BAHAN-BAHAN RUJUKAN:

PERLEMBAGAAN MALAYSIA BAHAGIAN III, IV DAN VI
AKTA PENCEN (1980) DAN PERATURAN-PERATURAN PENCEN
KAEDAH-KAEDAH KUMPULAN WANG SIMPANAN PEKERJA
PANDUAN UNDANG-UNDANG UMUM
UNDANG-UNDANG UMUM JILID II
(PANDUAN URUSAN PERSARAAN DAN PENCEN)
Persaraan Di Atas Kehendak Kerajaan Atau Menteri Di bawah Seksyen 11 Akta 227/239 -
Demi Kepentingan Perkhidmatan Awam atau Perkhidmatan Badan Berkuasa Berkanun atau
Pihak Berkuasa Tempatan.
Persaraan Pilihan Di bawah Seksyen 12 Akta 227/239
Pencen Hilang Upaya
Pencen Tanggungan.

KOMPENTENSI KPSL N27 PENJAWAT AWAM Ebook Soalan Dan Skema Jawapan KPSL Untuk PPT N27

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

KOMPENTENSI KPSL N27 PENJAWAT AWAM Ebook Soalan Dan Skema Jawapan KPSL Untuk PPT N27

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

eDear Friends,

Anda mungkin juga menyukai