Modul Menghasilkan Dokumen Sederhana

MODUL KALANGAN SENDIRI

MENGHASILKAN DOKUMEN SEDERHANA
(IBSADMGAD13A)













DISUSUN OLEH:
Novie Purwaningsih, S.Pd.
NIP. 197909152008012014


PENDAHULUAN


A. DESKRIPSI

Modul Menghasilkan Dokumen Sederhana ini terdiri dari 3 subkompetensi, yakni :
1. Menggunakan praktek kerja yang aman,
2. Memastikan akan kebutuhan dokumen
3. Memproduksi dokumen

Setelah menyelesaikan modul ini diharapkan siswa mampu mengidentifikasi
penggunaan ergonomic dan teknik penghematan sumber daya alam dan energi, menulis dan
menyusun naskah melalui alat perekam suara, serta menggunakan dokumen sesuai dengan
kebutuhan organisasi atau perusahaan dengan syarat-syarat yang sudah ditentukan.

B. PRASYARAT

Siswa sebelum mendalami kompetensi ini hendaknya agar menyelesaikan
kompetensi berikut:
1. IBSADMGAD01A: Melakukan prosedur administrasi
2. IBSADMGIT05A: Menggunakan peralatan kantor

C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Siswa atau peserta diklat diharapkan mempelajari setiap materi yang diajarkan,
kemudian mengerjakan tugas dengan baik dan benar.

D. TUJUAN AKHIR

Setelah Siswa menyelesaikan pemelajaran dari modul kompetensi ini, maka Siswa
akan memiliki pengetahuan tentang:
1. Cara menggunakan praktek kerja yang aman
2. Cara memastikan kebutuhan dokumen
3. Cara memproduksi dokume








iii
CEK KEMAMPUAN
No. Pertanyaan Ya Tidak
1. Dapatkah Anda menggunakan praktek kerja yang aman?
2. Dapatkah Anda memastikan kebutuhan akan dokumen?
3. Dapatkah Anda memproduksi dokumen?






































iv
PRAKTIK KERJA YANG AMAN

1. TUJUAN KEGIATAN PEMELAJARAN
1. Peserta diklat mampu mengidentifikasi penggunaan ergonomic
2. Pesera diklat mampu melakukan usaha efisiensi alat-alat kantor
3. Peserta diklat mampu mengidentifikasi,keselamatan,keamanan, dan kesehatan kerja dalam
menggunakan computer
4. Peserta diklat mampu mengidentifikasi teknik penghematan sumber daya alam dan energi

2. Uraian materi

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia(KBBI,2001),ergonomicberarti (1)
penyerasian antara pekerja,jenis pekerjaan, dan lingungan ; tata kerja, (2) ilmu tentang
hubungan diantara manusia, mesin yang digunakan, dan lingkungan kerjanya. Istilah ergonomik
tidak jauh berbeda dengan makna efisiensi,yang menurut KBBI berarti tepat atau sesuai untuk
mengerjakan sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu,tenaga, dan biaya.

Ergonomi berarti segala bentuk ysaha efisiensi yang dilakukan manusia saat bekerja,
entah dengan penghematan,penghapusan,penambahan, pengurangan, dan sebagainya.
Istilah ergonomi dalam terminology perkantoran bisa mencakup tata ruang kantor, penyesuaian
berat kursi, tempat duduk dan bagian belakang, tempat istirahat kaki, posisi layar/monitor,posisi
komputer,letak keyboard dan mouse, map dokumen,posture,teknik menghindari radiasi dari
layer komputer, pencahayaan, meminimalkan kebisingan.

Beberapa faktor yang mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja dengan cara yang
efisiensi,diantaranya adalah :
1. Bentuk, susunan, dan permukaan meja
2. Gunakanlah kursi yang bisa berputar dan memiliki sandaran tegak
3. Letakkan benda-benda yang secara signifikan sering digunakan
4. Peletakan benda-benda didalam laci
5. Melakukan pengaturan tata letak ruang kantor
6. Kemampuan untuk mengingat dengan baik

Dalam usaha melakukan efisiensi dikantor, beberapa hal harus dilakukan untuk memenuhi
asas efektivitas dan efisiensi. Asas-asas efisiensi tersebut diantaranya :
1. Perencanaan
2. Penyederhanaan
3. Penghematan
4. Penghapusan
5. Penggabungan

1
Adapun untuk mencapai efisiensi kerja yang tepat bisa dicapai dengan memnuhi syarat
sebagai berikut :
1. Berhasil guna
2. Ekonomis
3. Pelaksanaan
4. Pembagian kerja yang nyata
5. Rasionalitas
6. Prosedur kerja yang praktis

Dalam wacana perkantoran selain digunakan dalam unit produksi, computer juga digunakan
oleh tenaga-tenaga administrasi demi mememnuhi fngsi kecepatan,efektivitas dan efisiensi Oleh
karena itulah dalam menggunakan computer harus memperhatikan beberapa hal yang berkaitan
dengan kesehatan dan keselamatan kerja (K3),seperti : Pengaturan posisi duduk, pengaturan
jarak pandang dengan monitor, dan penggunaan serta pemeliharaan computer sesuai dengan
prosedur yang baik dan benar.

Dalam usaha efisiensi perkantoran, perawatan computer adalah hal yang patut diperhatikan
karena dengan perawatan yang rutin maka computer tersebut dapat tahan lama. Ruangan yang
digunakan untuk system computer harus memenuhi kriteria standar berikut :
1. Bebas debu, asap rokok,parfum semprot, dan insektisida semprot
2. bebas dari hewan
3. dijauhkan dari benda-benda yang bersifat magnet karena dapat menghapus data pada alat
penyimpan data
4. terhindar dari pengaruh guncangan dan sejenisnya
5. bebas dari ketidakstabilan suhu udara

Untuk menghindari terjadinya ketidakstabilan suhu udara, ada beberapa hal yang harus
diperhatikan :
1. Hindari kerusakan monitor akibat suhu udara yang terlalu panas
2. Stabilkan suhu ruangan bila pemakaian computer dalam jangka waktu yang lama
Misal : penggunaan alat pendingin, seperti AC,Kipas angin
3. Hindari kerusakan harddisk dikarenakan harddisk tidak terhadap suhu yang panas

Cara menghidupkan dan mematikan computer dengan benar juga dapat mencegah
terjadinya kecelakaan kerja. Adapun prosedur menyalakan computer adalah sebagai berikut :
1. Tancapkan kabel stop kontal dengan staibilizer
2. aktifkan stabilizer
3. aktifkan UPS
4. aktifkan CPU dengan menekan tombol power pada Chasingnya
5. aktifkan monitor dengan menekan tombol powernya.


2
Berikut adalah langkah dalam mematikan computer yang benar adalah sebagai berikut :
1. Tutup semua aplikasi dan perangkat yang lain, semisal printer dan scanner
2. Klik tombol start kemudian menua shutdown
3. kemudian klik Ok
4. Matikan monitor dengan menekan pada tombol powernya
5. matikan UPS
6. matikan Stabilizer
7. Cabut kabel stabilizer yang terhubung dengan stop kontak.


Gerakan penghematan energi haruslah dilakukan bukan karena anjuran dari pemerintah
semata melainkan lebih pada kesadaran diri sendiri untuk melestarikan alam ini engan sbaik-
baiknya. Mengeksploitasi kekayaan alam secara besar-besaran merupakan bentuk
ketidakpedulian kita pada anak dan generasi kita mendatang.

Sumber daya alam sebagai bentuk kekayaan alam yang bermanfaat bagi kehidupan
manusia, terbagi atas 2 bagian besar yaitu sumber daya alam yang dapat diperbaharui dan yang
tidak dapat diperbaharui.Adapun yang dapat diperbarui adalah sumber daya alam yang tidak
akan habis atau punah dan yang tidak dapat diperbarui adalah sumber daya alam yang bisa
habis, hal ini disebabkan sumber daya tersebut tidak mempunyai kemampuan untuk
memperbarui dirinya.

Sikap manusia terhadap sumber daya alam adalah
1. Penghematan
Penghematan disini adalah menggunakan sumber daya alam dan energi dengan bijaksana
2. Pelestarian
Pelestarian yang dimaksud adalah menjaga kondisi tanah agar tetap subur, dan mencegah
terjadinya bencana alam.

TES FORMATIF

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan ergonomi ?
2. Sebut dan jelaskan 5 asas efisiensi kantor ?
3. Apa fungsi dari AC atau kipas angin ?
4. Bagaimana prosedur untuk menyalakan computer
5. Bagaimana prosedur untuk mematikan computer?











3
KEBUTUHAN AKAN DOKUMEN


1. Tujuan Kegiatan Pemelajaran
1. Peserta diklat memahami pengertian dokumen secara utuh
2. Peserta diklat mampu mengidentifikasi tata cara penulisan,membaca, dan menyalin dokumen
dengan baik dan benar
3. Peserta diklat mampu menulis dan menyusun naskah melalui perekam suara

2. Uraian materi

Berbagai jenis dokumen memiliki ragam fungsi atau kegunaan yang disesuaikan
dengan kebutuhan dan kepentingan yang menyertainya. Adapun fungsi dari dokumen
diantaranya :
1. Sebagai sarana penyimpan data dan fakta yang objektif
2. Sebagai sarana informasi yang tersimpan
3. Sebagai sarana belajar visual dan audiovisual
4. Sebagai jembatan/penyambung informasi dari generasi ke generasi
5. sebagai alat penelitian pengetahuan

Suatu elemen keputusan masuk kedalam sebagian besar kerja tulis menulis dan
penilaian hasil kerjanya diperlukan hamper oleh semua tugas.Peran kontrol atau
pengawasan serta pengendalian oleh manajer/pimpinan perusahaan secara cermat
terhadap kinerja juru tulis mutlak diperlukan. Adapun kesalahan tulis menulis dapat diketahui
dengan tiga cara :
1. Melalui pengecekan rutin sebagai bagian dari sistem kantor
2. melalui penelitian cermat dan audit
3. melalui keluhan yang diterima dari pelanggan, supplier dan pihak lain diluar perusahaan

Beberapa contoh penyebab yang biasa mempengaruhi seorang juru tulis melakukan
kesalahan diantaranya :
1. Penyeleksian staf yang buruk
2. Pelatihan yang tidak mencukupi
3. Instruksi yang samar atau tidak jelas
4. Kondisi ketegangan
5. Kondisi kerja yang buruk

Hubungan antara kegiatan tulis-menulis, penyusunan dan penampilan dokumen
dengan tugas juru tulis merupakan satu hal yang tidak bisa dipisahkan. Dokumen dengan
naskah yang baik ikut mempengaruhi kebijakan seorang pimpinan perusahaan menjadi lebih
matang dan komprehensif.Efek jauhnya adalah bahwa juru tulis melauli dokumen-dokumen
itu ikut menyumbang kemajuan perusahaan.

Kerja tulis-menulis dapat dimasukkan kedalam empat kategori luas,yaitu :
1. Kerja dengan waktu yang sudah ditentukan
2. Proses yang berkesinambungan
3. Kerja dalam interval
4. Kerja tak terduga

Kegiatan tulis-menulis,membaca, dan melakukan penyalinan atas bacaan atau
pendiktean merupakan kegiatan yang kerap dilakukan oleh banyak orang dengan berbagai
profesi. Dalam tata penulisan dikte, ada dua cara yang bisa dilakukan yakni
dengan menggunakan mesin dikte (Dictaphone) dan dengan berbicara secara langsung.
Adapun macam-macam pendiktean mencakup beberapa jenis, misalnya Surat-surat,
memorandum antar kantor, telegram dan laporan.

Kebutuhan akan tersedianya dokumen yang lengkap merupakan kebutuhan hakiki
seorang pimpinan. Dokumen-dokumen itu memegang peranan penting guna mendukung
berbagai kebijakan organisasi dalam mengambil keputusan. Kebijakan-kebijakan yang
diambil oleh manajemen dipengaruhi oleh banyak hal sebagai alat pembanding atau bahan
pertimbangan, adapun beberapa bahan pertimbangan itu adalah :
1. Penggunaan mesin dan peralatan
2. Penetapan biaya dan perbandingan metode
3. Penampilan
4. Tingkat produktivitas


TES FORMATIF

1. Sebutkan cara mengecek kesalahan dalam tulis menulis?
2. Sebutkan macam-macam pendiktean yang biasa dilakukan diperusahaan?
3. sebutkan 4 kategori pekerjaan tulis menulis?
4. Apa yang dimaksud dengan Dictaphone?
5. Sebutkan petimbangna apa saja yang mempengaruhi pengambilan kebijakan
perusahaan?











5

MEMPRODUKSI DOKUMEN


1. Tujuan Kegiatan pembelajaran
1. Peserta diklat memahami pengertian dokumen pekerjaan
2. Peserta diklat mempu menggunakan dokumen untuk mendapatkan hasil kerja yang optimal

2. Uraian materi

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan oleh setiap departemen didalam memenuhi
informasi yang dibutuhkan oleh manajemen secara umum.
1. Perencanaan rinci produksi dalam hal persyaratan bahan,tenaga kerja, dan waktu mesin
2. estimasi biaya untuk catatan harga dan pengendalian biaya
3. permintaan bahan agar tersedia pada waktu yang telah ditentukan
4. penjadualan kerja untuk mempertahankan beban yang merata pada kapasitas pabrik dan memenuhi
tanggal penyerahan
5. perkembangan kerja yang sesuai dengan rencana produksi
6. perekam bahan,jam orang, dan jam mesin
7. pengumpulan informasi yang perlu untuk menghitung pembayaran kerja berdasarkan yang
dihasilkan
8. penyediaan informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan produksi dan biaya sehingga
manajemen dan penyedia sadar akan setiap penyimpangan.

Dokumen pekerjaan sangatlah diperlukan oleh pabrik besar dikarenakan dalam
pabrik besar terdapat banyak departemen dan banyak kepala mandor,serta manajemen
produksi yang memiliki tugas untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan kerja para
bawahan. Sedangkan, untuk pabrik kecil tidak memerlukan adanya dokumen pekerjaan.

Kegunaan dokumen pekerjaan yang berisi daftar permintaan bahan adalah :
1. Menginformasikan kepada kepala mandor mengenai bahan yang harus
dijalankan oleh semua departemennya.
2. Memberikan kekuasaan kepada kepala gudang untuk mengerluarkan bahan.
3. Dokume pekerjaan dapat bertindak sebagai surat perintah pengeluaran dan
tanda terima untuk gudang bagi barang yang dikeluarkan.
4. Dapat melengkapi kantor penghitung biaya dengans arana guna
mengevaluasi bahan yang dikonsumsi.
5. Dapat memberitahu semua departemen pencatat perkembangan bahwa
bahan telah diteruskan ke pabrik.
6. Dokumen pekerjaan dapat bertindak sebagai medium yang digunakan untuk
memindahkan catatan rekaman stok,akum stok dan biaya.

Dokumen pekerjaan adalah suatu surat tertulis yang berisi daftar permintaan bahan
dan tiket operasi agar mencapai kantor penghitung biaya dengan segera.Dokumen
pekerjaan dapat beraneka ragam struktur dan bentuknya karena disesuaikan dengan
kebutuhan departemen yang berada didalam suatu perusahaan.

Dokumen pekerjaan memiliki 3 pengendalian, yaitu : pengendalian
produksi,pengendalian mutu dan pengendalian biaya.
Secara umum ada 2 macam bentuk dokumen pekerjaan, yaitu:
1. Dokumen pekerjaan yang berisi tentang daftar permintaan bahan
2. Dokumen pekerjaan yang berisi tentang jadwal bahan dan operasi

Di Era modern saat ini, hamper semua kantor menggunakan formulir dalam
melakukan kegiatannya. Formulir dapat diartikan sebagai suatu bentuk lembaran cetakan
dengan kolom-kolom didalamnya yang harus diisi dengan angka,jawaban ataupun
keterangan yang sesuai dengan pernyataan ataupun instruksi yang ada.

Agar penggunaan formulir dapat mengenai sasaran (dapat menghemat
waktu,tenaga dan biaya),maka:
1. Formulis harus dirancang dengan sebaik-baiknya
2. Formulir harus dapat dimanfaatkan secara tepat
3. Penggunaan formulis harus melalui proses pengendalian

Tujuan dan Manfaat Formulir adalah :
1. Untuk menghemat waktu
2. Untuk membuat keseragaman atau pembakuan
3. Untuk mempermudah klarifikasi data
4. Untuk mempermudah tata kerja
5. Sebagai alat untuk memberi instruksi
6. Sebagai alat perencanaan
7. Sebagai alat untuk pengawasan dan evaluasi

Secara keseluruhan pemakaian formulis dimaksudkan untuk peningkatan efisiensi
dan efektivitas kerja.

Dalam merancang formulir, kita perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini :
1. Tugas pokok organisasi
2. Pekerjaan dan keterangan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas termaksud
3. Pelaksanaan proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat dibuat pengkalsifikasian
pekerjaan
7
4. Mengetahui oleh siapa, atau oleh unit mana dan kapan pekerjaan termaksud harus
dilakukan
5. Frekuensi pekerjaan termaksud dilakukan dan bagaimana hubungan kerja antarunit
dalam rangka pelaksanaan tugas.

Hal yang perlu diperhatikan dalam teknik pembuatan formulis, yaitu :
1. Pembuat formulis mengadakan diskusi dengan pejabat yang meminta formulir
2. Sebaiknya menggunakan huruf cetak dan menggunakan kertas yang berwarna putih
3. gunakan lembaran yang cukup luas
4. pembuatan hendaknya menunjukkan suatu gambaran yang sistematis tentang
keterangan yang ingin diperoleh
5. ukuran harus disesuaikan dengan kebutuhan pengisian dan penyimpangan
6. Apabila formulis nantinya akan dimasukkan kedalam computer, maka harus
diperhatikan pula ukuran dan tebal tipisnya kertas serta diperhatikan pula jarak
kolomnya.
7. hendaknya dibuat nomor seri dan kode tertentu.



TES FORMATIF


1. Apa yang dimaksud dengan dokumen pekerjaan ?
2. Sebutkan 3 macam pengendalian dokumen pekerjaan ?
3. Apa yang dimaksud dengan formulir?
4. Sebutkan tujuan dan manfaat dari formulir ?
5. Bagaimana cara menggunakan formulir agar efisien?
























8
KATA PENGANTAR



Perkembangan dunia usaha saat ini berkembang secara pesat. Kemajuan itulah
yang melatarbelakangi berkembangnya sarana - sarana yang mendukung. Akan tetapi jika
tidak diimbangi dengan orang orang yang memiliki pengetahuan dan keterampilan juga
tidak akan bermanfaat.

Modul ini salah satu dari kompetensi Administrasi Perkantoran (disusun berdasarkan
Kurikulum SMK edisi 2004) disajikan secara sederhana, praktis dan jelas (dan untuk
kalangan sendiri). Hal ini untuk memudahkan pembaca memahami dan mempraktikkannya.
Modul ini juga dilengkapi dengan soal soal uraian sebagai latihan bagi siswa.

Modul ini juga bertujuan untuk menyiapkan siswa memasuki dunia kerja, khususnya
siswa SMK program keahlian Administrasi Perkantoran.

Penyusun mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah bekerja sama
mengolah naskah sampai terbitnya modul ini.

Penyusun menyadari bahwa modul ini belum sempurna. Oleh karena itu, kritik dan
saran membangun bagi penyempurnaan buku ini pada edisi berikutnya sangat kami hargai.
Kami berharap agar modul ini dapat memberikan manfaat yang besar bagi para pengajar
dan para siswa SMK pada khususnya.




Tangerang, Januari 2013
Mengetahui,
Kepala SMK Bina Bangsa Penyusun





Dra.Puji Astutik,MM Novie
Purwaningsih,S.Pd.
NIP.196608162007012009 NIP. 197909152008012014






i
DAFTAR ISI


KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI.. ii
PENDAHULUAN.. iii

PRAKTEK KERJA YANG AMAN 1

TES FORMATIF .. 3

KEBUTUHAN AKAN DOKUMEN. 4

TES FORMATIF 5

MEMPRODUKSI DOKUMEN..... 6

TES FORMATIF 8