1

B A B I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Peranan arsip bagi suatu organisasi atau perusahaan sangat penting, hal ini
disebabkan karena arsip merupakan sumber informasi, bukti otentik, serta sebagai
dasar perencanaan dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Oleh sebab
itu, dalam setiap organisasi atau perusahaan ada bagian unit kearsipan yang
bertugaas untuk melakukan kegiatan kearsipan mulai dari menerima sampai dengan
menyusutkan arsip serta memberikan pelayanan kepada pihak-pihak terkait yang
memerlukan arsip.
Salah satu bentuk kegiatan pelayanan tersebut adalah kegiatan peminjaman
arsip. Kegiatan tersebut dilakukan dalam rangka memberikan dukungan kepada
pimpinan suatu organisasi atau perusahaan dalam pengambilan kebijakan atau
keputusan dan juga untuk pengumpulan data atau informasi bagi unit-unit kerja
lainnya yang membutuhkan arsip tersebut. Agar kegiatan tersebut dapat dilaksanakan
secara efektif dan efisien, maka diperlukan standar pelayanan yang harus dipenuhi
sehingga kegiatan peminjaman tersebut dapat dilakukan sesuai dengan prosedur atau
langkah-langkah yang sudah ditentukan.
Pada saat terjadi kegiatan peminjaman arsip, maka secara tidak langsung akan
terjadi proses penemuan kembali arsip. Arsip yang telah disimpan sesuai dengan
sistem yang ada, harus dapat ditemukan dengan cepat dan tepat ketika arsip tersebut
dibutuhkan atau dipinjam oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Dalam hal ini,
tentunya ada langkah-langkah tertentu yang harus dilakukan agar arsip tersebut dapat
ditemukan.
Kegiatan selanjutnya yang berkaitan erat dengan peminjaman arsip adalah
kegiatan pengembalian arsip. Setelah arsip yang dipinjam telah selesai digunakan,
maka arsip tersebut harus segera dikembalikan ke tempat semula sesuai dengan
prosedur yang berlaku.
Dari pembahasan di atas, maka dibuatlah makalah tentang Peminjaman dan
Penemuan Kembali Arsip dengan tujuan untuk mengetahui ha-hal yang perlu
diperhatikan dalam peminjaman, penemuan kembali dan pengembalian arsip.
2

1.2 Masalah atau Topik Bahasan
1. Apa yang dimaksud dengan peminjaman arsip ?
2. Bagaimana prosedur dalam peminjaman arsip ?
3. Apa saja kegunaan catatan peminjaman arsip ?
4. Bagaimana langkah-langkah dalam penemuan kembali arsip ?
5. Bagaimana langkah-langkah dalam pengembalian arsip ?

1.3 Tujuan Penulisan Makalah
Dari beberapa rumusan masalah di atas, dapat ditentukan tujuan sebagai
berikut :
1. Untuk mengetahui pengertian peminjaman arsip.
2. Untuk mengetahui prosedur peminjaman arsip.
3. Untuk mengetahui kegunaan catatan peminjaman arsip.
4. Untuk mengetahui langkah-langkah dalam penemuan kembali arsip.
5. Untuk mengetahui langkah-langkah pengembalian arsip.












3

B A B II
Teks Utama

A. Peminjaman Arsip
Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari tempat pemyimpanan, karena
diperlukan oleh pihak lain. Menurut Amsyah (2003:202) dalam Suputra (2009:146)
menerangkan yang dimaksud dengan peminjaman adalah keluarnya arsip atau file
karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun oleh koleganya
sekerja dari unit lain dalam organisasi.
Dalam proses pelaksanaan kegiatan administrasi pada sebuah organisasi atau
perusahaan, tidak dapat dipungkiri setiap saat atau suatu saat tertentu arsip-arsip
yang disimpan tersbut dipinjam untuk memenuh kebutuhan pihak-pihak tertentu akan
informasi yang terkandung dalam arsip tersebut untuk mendukung proses
perencanaan, operasional dan penyelenggaraan kegiatan sehari-hari organisasi yang
frekuensi penggunaannya yang fluktuatif atau berubah-ubah.
Pada dasarnya setiap peminjaman arsip yang dilakukan oleh beberapa pihak baik
yang arsipnya dapat ditemukan maupun yang tidak dapat ditemukan harus dicatat
oleh arsiparis. Di samping karena untuk keperluan pengendalian dan ketertiban
administrasi kearsipan sebuah organisasi tau perusashaan, pencatatan peminjaman
arsip penting sebagai bahan untuk melakukan analisis kecermatan arsip. Hal-hal yang
perlu diperhatikan dalam peminjaman arsip antara lain :
1. Peminjaman arsip hanya untuk keperluan dinas.
2. Tidak boleh menambah atau mengurangi isi.
3. Setiap perpanjangan peminjaman arsip harus mendapatkan izin.
4. Harus dikembalikan dalam keadaan utuh.
Pencatatan peminjaman arsip dapat dilakukukan pada Buku atau Kartu (Lembar)
Peminjaman Arsip yang formatnya dapat dilihat pada contoh berikut (gambar 1.1).
Arsip inaktif pada dasarnya dapat dipinjam. Sedangkan arsip yang sifatnya rahasia,
yaitu arsip aktif, dapat dipinjam dengan seijin sekretaris atau kepala kantor.
4

Suputra (2009:142) menerangkan jika pencatatan dilakukan di dalam kartu atau
lembar peminjaman arsip, maka pencatatannya dibuat rangkap tiga yang masing-
masing berfungsi sebagai berikut:
1. Lembar I sebagai pengingat di Unit Kearsipan atau Unit yang menyimpan
arsip.
2. Lembar II sebagai pengganti arsip yang dipinjam, yang dimasukkan ke dalam
map (folder).
3. Lembar III dipakai sebagai tanda bukti pinjam pada peminjaman arsip.
Ketika seseorang bertugas menjadi seorang arsiparis dalam sebuah organiasi
atau perusahaan maka, kartu lembar atau buku catatan peminjaman arsip harus
dilihat setiap hari agar dapat dikontrol dan diketahui bila ada pejabat atau pegawai
yang meminjam arsip tetapi belum mengembalikannya, dan dengan demikian
arsiparis harus segera menagih arsip tersebut kepada peminjam.



















5

KARTU PEMINJAMAN ARSIP 1
Gambar 1.1





























Sumber : Suraja, 2006:185

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG

TANDA BUKTI PEMINJAMAN ARSIP

Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : .
No. Pegawai : .
Unit Kerja : ..
Alamat : ..
No. Telepon : ..
Telah meminjam arsip :

Kode :
Perihal :
Saya sanggup mengembalikan arsip pada tanggal ..
Malang, ..................................
Petugas Arsip, Peminjam,


.






6

KARTU PEMINJAMAN ARSIP 2
Gambar 2.1






































Sumber : Suraja, 2006:185

ORGANISASI : . No. : .
UNIT KERJA : .

LEMBAR PEMINJAMAN ARSIP

Keterangan : 1. Arsip harus dijaga kebersihan dan keutuhannya
2. Arsip harus dikembalikan pada waktunya
NO KODE POKOK
MASALAH
JUMLAH KODE LOKASI
PENYIMPANAN
CATATAN


Nama Peminjam : .. Tgl Peminjaman : .
Jabatan : .. Tgl Pengembalian : .
Unit Kerja : .. Petugas Arsip : .
Tanda tangan : .. Tanda Tangan : .





7

B. Prosedur Peminjaman arsip
Ketika seorang arsiparis telah berhasil menemukan arsip yang dicarinya, ia lalu
mengeluarkannya dri tempat penyimpanan. Arsiparis mencari dan mengeluarkan
arsip tersebut tentu karena ada pihak ayang membutuhkan arsip tersebut sebagai
bahan informasi dalm melaksanakan kegiatan organisasi atau perusahaan tersebut.
hal yang terjadi itu dapat dikatakan sebagai proses peminjaman arsip.
Ketika proses peminjaman arsip terjadi maka peminjaman ini harus dicatat pada
tanda bukti peminjaman arsip untuk mempermudah arsiparis dalam mengawasi arsip
suatu perusahaan. Selain itu pun untuk mengetahui apakah arsip ada di dalam tempat
penyimpanan atau ada diluar ditangan peminjam arsip.
Hal hal yang perlu diatur dalam tata cara peminjaman arsip antara lain :
1. Siapa yang berwenang memberi izin peminjaman.
2. Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip.
3. Penetapan jangka waktu peminjaman.
4. Pencatatan pada lembar peminjaman arsip.
Suparjanti (2000:28) dalam Suputra (2009:146) tata cara peminjaman arsip
terbagi menjadi beberapa tahapan sebagai berikut:
a. Pengisian formulis peminjaman arsip
Semua permintaan dan peminjaman arsip hendaknya dilakukan secara
tertulis, sekurang-kurangnya diadakan pencatatan oleh arsiparis. Formulir
peminjaman hendaknya dibuat rangkap dua.
b. Penelusuran arsip
Berdasarkan data yang tercantum dalam formulir, kemudian arsiparis mencari
arsipnya melalui kartu indeks atau kartu kendali.
c. Pengembalian arsip
Pada waktu pengembalian arsip, arsiparis wajib mengisi kelengkapannya,
mengisi tanggal pengembalian dan membubuhkan tanda tangan pada lembar
tembusan dalam kotak penyimpanan kartu pinjaman. Dengan membaca kode
atau lokasi pada tanda peminjaman, arsiparis dapat mengetahui tempat
penyimpanannya.


8

C. Kegunaan Catatan Peminjaman Arsip
Catatan peminjaman arsip menjadi salah satu sarana pengendalian arsip. Adapun
kegunaan catatan peminjaman arsip antara lain :
1. Dapat mengetahui siapa yang meminjam arsip.
2. Dapat mengetahui kapan peminjaman dilakukan.
3. Dapat mengetahui kapan yang bersangkutan (peminjam arsip) harus
mengembalikan arsip.
4. Jaminan untuk mengusahakan keselamatan arsip serta pencegahan kehilangan
arsip.
5. Sebagai bahan untuk melakukan analisis kecermatan arsip untuk menilai
kebaikan sistem kearsipan suatu organisasi. Cara yang digunakan dalam
analisis ini adalah dengan melakukan perhitungan untuk mengetahui
koefisien angka kecermatan. Angka kecermatan (AK) adalah presentase hasil
bagi antara jumlah arsip yang dapat ditemukan dengan jumlah arsip yang
tidak dapat ditemukan dengan standar AK adalah 3%. Jika hasil menunjukkan
AK > 3%, maka jumlah arsip yang tidak dapat ditemukan cenderung besar
atau banyak, sehingga perlu dilakukan pembenahan terhadap sistem kearsipan
dari organisasi tersebut. Sebaliknya, jika AK < 3%, maka jumlah arsip yang
tidak dapat ditemukan relative sedikit, hal ini menunjukkan bahwa sistem
kearsipan organisasi tersebut tergolong baik karena lebih dari 97% arsip yang
dibutuhkan atau dipinjam dapat disediakan.
6. Sebagai bahan untuk melakukan perhitungan angka pemakaian arsip. Angka
pemakaian arsip adalah hasil bagi antara jumlah arsip yang dipinjam atau
jumlah permintaan arsip dengan total arsip yang dinyatakan dalam persen
(%). Total jumlah arsip adalah jumlah arsip yang ada di tempat penyimpanan
arsip yang dapat dilihat dari catatan yang dibuat seperti pada kartu arsip.
Angka Pemakaian =


X 100%
Menurut Terry (dalam Sutarto, 1997:301), angka pemakaian arsip yang baik
adalah antara 15-20%. Lebih dari 20% berarti sangat baik sedangkan kurang
dari 15% berarti kurang atau tidak baik.

9

D. Langkah-Langkah Penemuan Kembali Arsip
Dalam penemuan kembali arsip (retrieval) terdapat dua aspek pengertian
meliputi :
1. Penemuan kembali secara fisik / manual / konvensional
Penemuan kembali dilakukan dengan melalui kemampuan manusia tanpa
menggunakan mesin.
2. Penemuan kembali informasi / mekanik / inkonvensional
Penemuan kembali dengan cara ini lebih banyak untuk menunjukkan lokasi
penyimpanan arsip melalui sarana elektronik (komputer). Fisik arsip diambil
secara manual (langsung). Jika yang diperlukan hanya informasinya, maka
dilihat arsip yang terpilih.
Proses penemuan kembali arsip sedikit banyak tergantung pada baik dan
buruknya sistem penyimpanan arsip dan kecekatan pegawai dalam mengolah arsip.
Syarat pokok penyimpanan arsip yang baik adalah kemungkinan ditemukannya
kembali secara tepat, cepat lengkap suatu arsip yang dibutuhkan. Suraja (2006:188),
langkah-langkah yang dapat ditempuh untuk menemukan kembali arsip:
1. Melihat nama/sebutan masalah pada laci filling cabinet/rak arsip
2. Melihat nama/sebutan sub masalah pada kartu guide
3. Melihat nama/sebutan sub-sub masalah pasa papan nama folder/map
4. Mengambil arsip dari berkasnya.
Jangka waktu penemuan kembali arsip adalah pedoman yang digunakan untuk
mengetahui apakah suatu arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat
sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan.
Gie (2006:126) menyatakan, angka kecermatan (AK) adalah angka
perbandingan antara jumlah warkat yang akan ditemukan (WTK) dengan jumlah
yang ditemukan. Angka kecermatan penemuan kembali arsip digunakan untuk
mengetahui apakah jenis surat yang dibutuhkan dapat ditemukan dan untuk menilai
efektifitas sistem penyimpanan yang digunakan.
10

Rumus Angka Kecermatan (AK) :

Batas patokan yang menjadi standar untuk menentukan baik buruknya (cermat atau
tidaknya) suatu arsip adalah apabila AK 0,5%. Jika AK 3% maka arsip tersebut
perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.
Jangka waktu penemuan kembali arsip merupakan standar waktu yang dijadikan
pedoman untuk menilai apakah arsip dapat ditemukan dalam standar jangka waktu
yang ditemtukan. Gie (2006:126) menyatakan jangka waktu yang baik dalam
menemukan kembali surat ialah tidak lebih dari 1 menit. Standar waktu ini dapat
dapat tercapai apabila didukung dengan sistem kearsipan yang baik seperti sistem
penyimpanan yang tepat, kemampuan arsiparis yang mahir dan perlengkapan
kearsipan yang memadai.
E. Langkah-Langkah Pengembalian Arsip
Setelah selesai digunakan, arsip yang dipinjam harus segera dikembalikan dan
arsip dimasukkan kembali didalam map semula. Jika pencatatan peminjaman
dilakukan pada kartu/lembar peminjaman arsip, maka proses berikut harus dilakukan
(Suraja, 2006:189):
1. Lembar peminjaman I dicabut serta diberikan kepada peminjam sebagai bukti
bahwa arsip telah dikembalikan
2. Lembar peminjaman II yang berada dalam map dicabut untuk diganti dengan
arsip yang telah dikembalikan keberkasnya (map/folder)
3. Lembar III disimpan sebagai bahan untuk pembuatan statistik jumlah arsip
yang dipenjam.



Ak = x 100%
11

B A B III
PENUTUP

a) Kesimpulan
Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari tempat pemyimpanan, karena
diperlukan oleh pihak lain. Pada dasarnya setiap peminjaman arsip yang dilakukan
oleh beberapa pihak baik yang arsipnya dapat ditemukan maupun yang tidak dapat
ditemukan harus dicatat oleh arsiparis. Di samping karena untuk keperluan
pengendalian dan ketertiban administrasi kearsipan sebuah organisasi tau
perusashaan, pencatatan peminjaman arsip penting sebagai bahan untuk melakukan
analisis kecermatan arsip.
Dalam penemuan kembali arsip terdapat dua aspek pengertian yaitu penemuan
kembali secara fisik / manual / konvensional dan penemuan kembali informasi /
mekanik / inkonvensional. Proses penemuan kembali arsip sedikit banyak tergantung
pada baik dan buruknya sistem penyimpanan arsip dan kecekatan pegawai dalam
mengolah arsip.

b) Saran
Dengan adanya prosedur atau langkah-langkah dalam proses peminjaman,
penemuan kembali sampai dengan pengembalian arsip, diharapkan semua pihak-
pihak yang terkait dalam suatu organisasi khususnya unit kearsipan dapat mengikuti
prosedur tersebut dengan baik sehingga kegiatan kantor yang termasuk di dalamnya
adalah kegiatan kearsipan dalam belangsung dengan baik dan lancar.







12

DAFTAR RUJUKAN
Suputra, I Nyoman.2009. Buku Ajar Manajemen Kearsipan. Malang: Universitas
Negeri Malang.
www.pemalangkab.go.id , (Online), diakses 20 Februari 2013.
www.setneg.go.id, (Online), diakses 20 Februari 2013.