PENCIPTAAN

NASKAH DINAS / ARSIP

Pelatihan Pemberkasan Arsip
Selasa, 27 November 2012
Meminjam presentasi
buatan Widyaiswara ANRI
Bapak Gunawan Ari Wibowo

Dasar Hukum
Diatur dalam Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Pemerintah
Nomor 22/KEP/M.PAN/12/2008 Tentang
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas.
Tata Naskah Dinas
pembakuan
dapat dipertanggungjawabkan
kecepatan
ketepatan
keamanan
PERATURAN
PIMPINAN PERUSAHAAN
Tata naskah dinas,
dibakukan dengan :
TATA NASKAH DINAS
Pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang
mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan,
pengamanan, pengabsahan, distribusi dan
penyimpanan serta media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan
PERMENPAN NOMOR : 22 TAHUN 2008
TENTANG PEDOMAN UMUM TATA NASKAH
DINAS
Semua informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang
dikeluarkan oleh pejabat yg
berwenang di lingkungan Instansi
Pemerintah.
Pengertian Naskah Dinas
Sifat naskah dinas
A. Dilihat dari Tingkat Keaslian surat
1. Asli-> kepada alamat yg dituju.
2. Tembusan->kpd yg terkait,
tindasan,cc
3. Petikan->ditulis lg hanya beberapa
bagian saja & dilegalisasi ( kutipan )
4. Salinan->hasil copy yg di legalisasi/
turunan
5. Pertinggal
B. Dilihat Tingkat Keamanan
1. Sangat Rahasia tingkat keamanan
isi surat dinas yg tertinggi erat hub dgn
keamanan & keselamatan negara.
2. Rahasia tingkat keamanan isi surat
dinas yg berhub erat keamanan
kedinasan.
3. Terbatas tingkat keamanan surat
berhub erat dgn tugas khusus
kedinasan.
4. Biasa surat yg tidak memerlukan
pengamana khusus.

C. Dilihat dari Kecepatan Penyampaian

1. Amat Segera/kilat surat dinas hrs
dikirim pd hari yg sama dgn batas
waktu 24 jam.
2. Segera surat dinas hrs dikirim dlm
waktu 2x24 jam.
3. Biasa surat dikirim sesuai dgn
urutan yg diterima dibagian
pengiriman,batas waktu 5 hari.

D. Dilihat Bobot Informasi
1. Sangat Penting
isi surat erat hub dgn keamanan &
keselamatan negara
2. Penting isi suratdinas yg berhub
erat keamanan
kedinasan/kebijakan pimpinan
3. Biasa isi surat hanya bersifat
informasional/tidak perlu tindak
lanjut
tujuan
1. Keseragaman dalam
pembuatan naskah dinas,
2. Pengamanan informasi
naskah dinas
3. Mencegah pemalsuan
naskah dinas
TUJUAN TATA NASKAH DINAS
20 Mei 2010 TIM TND BPPT 13
Naskah Dinas Arahan
20 Mei 2010 TIM TND BPPT 14
Naskah Dinas yg memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yg hrs
dipedomani dan dilaksanakan dlm penyelenggaraan tgs dan kegiatan Pemkot
Bontang yg berupa produk hukum yg bersifat pengaturan, penetapan &
penugasan
NO JENIS SURAT PENGERTIAN
MATRIKS KEWENANGAN
Ka.
UIN
Mala
ng
Set Dep Es.2 UPT Es.3
Es. 4
TUP/T
U
1 ND
PENGATURAN
a. Peraturan Bersifat mengatur, memuat kebijakan
pokok , bersifat umum, berlaku utk
seluruh UK dan dpt merupakan dsr
bagi penyusunan ND lainnya
X - - - X - -
b. Pedoman Memuat acuan yang bersifat umum
yang perlu dijabarkan kedalam
petunjuk operasional
X - - - X - -
c. Petunjuk
Pelaksana
Memuat cara pelaksanaan kegiatan
termasuk urutan pelaksanaannya
X - - - X - -
d. Instruksi Memuat perintah berupa
petunjuk/arahan tentang pelaksanaan
kebijakan suatu peraturan
perundangan-undangan
X - - - X - -
e. Prosedur Tetap Memuat serangkaian petunjuk tentang
tata cara dan urutan kegiatan tertentu
X X X X X - -
f.. Surat Edaran Memuat pemberitahuan tentang hal
tertentu yang dianggap penting dan
mendesak
X X X X X - -
Naskah Dinas Arahan
NO JENIS SURAT PENGERTIAN
MATRIKS KEWENANGAN
Ka.
UIN
Mala
ng
Set Dep
Es.
2
Ka.
UP
T
Es.
3
Es. 4
TUP/T
U
2 ND PENETAPAN
(KEPUTUSAN)
Memuat kebijakan yang bersifat
menetapkan, tidak bersifat mengatur
dan merupakan pelaksanaan kegiatan
yg digunakan untuk :
1)Menetapkan/mengubah status
kepeg/personal/keanggotaan/material
/peristiwa
2)Menetapkan/mengubah
/membubarkan suatu kepanitiaan/tim
3)Menetapkan pelimpahan wewenang
X X X - X - -
3 ND
PENUGASAN
Dibuat oleh atasan atau pejabat
berwenang kepada bawahan atau
pejabat lain yang diberi tugas yang
memuat apa yg hrs dilakukan
X X X X X - -
15 TIM TND BPPT 20 Mei 2010
Naskah Dinas
Korespondensi
20 Mei 2010 TIM TND BPPT 16
NO
JENIS
SURAT
PENGERTIAN
MATRIKS KEWENANGAN
Ka.
UIN
Mala
ng
Set Dep Es.2
Ka.
UPT
Es.3
Es. 4
TUP/T
U
1 INTERN
a. Nota Dinas ND intm yg dibuat oleh pejabat dlm
melaksanakan tgs guna menyampaikan
laporan, pemberitahuan, pernyataan,
permintaan atau penyampaian kepada
pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yg
besifat rutin, berupa catatan ringkas yg
tdk memerlukan penjelasan yg panjang
dan dapat dijawab langsung dg disposisi
oleh pejabat yg dituju
X X X X X X X
b. Memorandum ND intern yang bersifat mengingatkan
suatu masalah, menyampaikan arahan,
peringatan, saran dan pendapat
kedinasan
X X X X X X -
2 EKSTERN
Surat Dinas Menyampaikan informasi kedinasan
berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penyampiaan naskah dinas
atau barang atau hal kedinasan kepada
pihak diluar instansi BPPT
X X X X X - -
3. SURAT
UNDANGAN
Memuat undangan kepada
pejabat/pegawai yang tersebut pada
alamat tujuan utk menghadiri suatu
acara kedinasan tertentu, seperti rapat,
upacara dan pertemuan
X X X X X - X
Naskah Dinas Khusus
20 Mei 2010 TIM TND BPPT 17
NO JENIS SURAT PENGERTIAN
MATRIKS KEWENANGAN
Ka.
UIN
Mala
ng
Set Dep Es.2
Ka,.
UPT
Es.3
Es. 4
TUP/T
U
1 SURAT
PERJANJIAN
Diatur tersendiri
X X X - X - -
2. SURAT KUASA Pemberian wewenang kepada badang
hukum/ kelompok/ perseorangan atau
pihak lain dengan atas namanya utk
melakukan suatu tindakan tertentu dlm
rangka kedinasan
X X X - X - -
3. BERITA ACARA Berisi uraian tentang proses
pelaksanaan suatu kegiatan yang
harus ditandatangani oleh para pihak
dan para saksi
X X X X X - -
4 SURAT
KETERANGAN
Yang berisi informasi mengenai hal
atau seseorang untuk kepentingan
kedinasan
X X X X X - -
5. SURAT
PENGANTAR
Digunakan untuk
mengantar/menyampaikan barang
atau naskah
X X X X X X -
6 PENGUMUMA
N
Memuat pemberitahuan yang ditujukan
kepada semua pejabat/pegawai dlm
instansi BPPT atau perseorangan dan
golongan didalam atau diluar instansi
BPPT
X X X X X - -
Laporan & Telaahan Staf
20 Mei 2010 TIM TND BPPT 18
TELAAHAN
STAF
LAPORAN
NO JENIS SURAT PENGERTIAN
Ka.
UIN
Mala
ng
Set Dep Es.2
Ka,.
UPT
Es.3
Es. 4
TUP/T
U
1.
LAPORAN
Memuat pemberitahuan tentang
pelaksanaan suatau kegiatan/ kejadian
X X X X X X X
2
TELAAHAN
STAF
Bentuk uraian yang disampaikan oleh
pejabat atau staf yang memuat
analisis singkat dan jelas mengenai
suatu persoalan dengan memberikan
jalan keluar/pemecahaan masalah
X X X X X X X
PERSYARATAN NASKAH DINAS
Dapat dikatakan naskah dinas, jika :
a. Ada Kop surat
b. Ada Logo Surat
c. Ada format surat yg biasa digunakan
d. Ada tanda tangan
e. Ada stempel/cap dinas (di luar negeri
tidakdikenal)
f. Ada nomor surat keluar
SURAT TERBUKA

YANG DAPAT DIBUKA
OLEH UNIT
KEARSIPAN BAIK
YANG BERSIFAT
PENTING MAUPUN
BIASA
SURAT TERTUTUP/
RAHASIA
ADA TANDA KHUSUS,
SEPERTI RHS,
RAHASIA, LINGKARAN
MERAH
MENGGUNAKAN AMPLOP
LEBIH DARI SATU
DITUJUKAN KEPADA
NAMA PEJABAT
Membuat surat, perlu memperhatikan :
Kertas surat : ukuran, jenis, warna
dan keasaman
Tinta : segi keamanan
Bentuk surat mengacu standar
Penggunaan Bahasa
Informasi merupakan fakta/
kegiatan yang akurat
Media Surat
1. Ukuran dan kualitas kertas
permanen : bebas asam dan lignin
warna putih, 60 80 gram , ph 7
2. Amplop : Kep.Dirjen Pos Telkom
No. 43/Dirjen/1987 tentang
Penerapan standard kertas sampul
surat, ukuran sampul surat dan
bentuk sampul surat
Bentuk Surat Dinas
Full Block Style
Semi Block style

Manokwari , 5 Mei 2012
No surat : 828/02/BKD/VI/2012
Lampiran: satu lembar
Hal : Mutasi Pegawai

Kepada Yth
Kepala Dinas Pendidikan
Pemerintah Kota Manokwari
Di Manokwari

Menunjuk Surat Sdr No:tertanggal/ V/2005 tertanggal 02 Mei 2012tentang
Usulan mutasi guru atas nama Robert Sulivan ke KPAD Kab. Manokwari , pada prinsipnya
tidak berkeberatan,sehubungan dengan hal tersebut, saudar dapat mengirimkan DP-3 2
tahun terakhir.
Demikian atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Kepala BKD


Bernadus Frans Kolo, SH., M.Si


Manokwari , 5 Mei 2012
No surat : 828/02/BKD/VI/2012
Lampiran: satu lembar
Hal : Mutasi Pegawai

Kepada Yth
Kepala Dinas Pendidikan
Pemerintah Kota Manokwari
di
Manokwari

Menunjuk Surat Sdr No:tertanggal/ V/2005 tertanggal 02 Mei 2012tentang Usulan
mutasi guru atas nama Robert Sulivan ke KPAD Kab. Manokwari , pada prinsipnya tidak
berkeberatan,sehubungan dengan hal tersebut, saudar dapat mengirimkan DP-3 2 tahun
terakhir.
Demikian atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Kepala BKD


Bernadus Frans Kolo, SH., M.Si

Format Surat
1. Kepala Surat
2.Batang tubuh ( pembuka, isi, penutup)
3.Kaki Surat ( nama jabatan,ttd
Pejabat,nama lengkap, stempel,
tembusan )
Kewenangan
Penandatanganan
a.n
Pejabat yg berhak menandatangani
surat melimpahkan kpd pejabat
dibawahnya.
Pelimpahan dalam bentuk tertulis.
Tanggung jawab ada pd pejabat yg
melimpahkan.
1. Atas nama (a.n.)
Pejabat berwenang melimpahkan
kepada bawahannya
NB: perintah tertulis, tanggung jawab
tetap pd pejabat yg melimpahkan
Contoh :

a.n. Walikota
Sekretaris Daerah

Kewenangan penandatanganan
2. Untuk beliau (u.b.)
pejabat yg diberi kuasa melimpahkan ke bawahannya lagi
NB: maks 2 tingkat, sesuai dengan tanggung jawabnya,
atau pejabat lain yang ditunjuk, tanggung jawab
terletak pada pejabat yg telah diberi kuasa.
Contoh :
a.n. Walikota ....
Sekretaris Daerah
u.b.
Karo Pemerintahan

Pelaksana Tugas (Plt.)
digunakan apabila pejabat yang berwenang
menandatangani belum ditetapkan bidang
kepegawaian

Plt. Kepala Dinas Pendidikan



Nama Lengkap
Nip
Pelaksana Harian (Plh.)
Digunakan apabila pejabat yang berwenang
menandatangani, tidak berada di tempat, sehingga
perlu ada pejabat yang menggantikan sementara

Plh. Kadis Pariwisata


Jacobus Marlin

ATURAN PENOMORAN SURAT
Nomor : 828/043/BKD/05/2010

828 = kode klasifikasi
02 = Nomor Surat Keluar
BKD = kode unit kerja
VI = bulan
2012 = tahun
Penggunaan Logo
Logo adalah tanda pengenal/identitas
yg berupa simbol atau huruf yg
digunakan dlm tata naskah dinas
Diletakkan sebelah kiri kop surat
Kampung menggunakan logo
Pemerintah Kabupaten


Penggunaan Cap Dinas
Cap dinas adalah tulisan dan atau
lambang tingkat jabatn atau instansi,
digunakan sbg tanda pengenal yg sah.
Cap dinas ada 2 macam :
1. cap jabatan yg memuat nama
jabatan penandatanagn naskah
dinas
2. cap instansi yg memuat nama
instansi

PENOMORAN SURAT KELUAR
Nomor : 474.1/035/Pem/IV/2011
Nomor : 145/036/Sekda
Nomor : 188/037/Kes/2011
Nomor : 474.1/038/kes
Nomor : 270/039/pem
Nomor : 005/040/um/IV/2011
Buatlah konsep salah satu naskah dinas berikut :

1. Pengumuman
2. Surat Undangan
3. Surat ijin tidak masuk kerja
4. Memorandum
5. Nota Dinas
6. Surat Edaran