KURSUS PENYEDIAAN

MPK & FM
PTK 3 & 4: GRED 22 & 26
PTK 1 & 2: GRED 27 & 29
PTK 3: GRED 32
PTK 4 : GRED 36 & 38
PTK 1 & 2: GRED 17
MPK & FM
Peningkatan Q & P Perkhidmatan
Awam
Kepentingan memahami Objektif
& Fungsi sejelas-jelasnya.
Kepentingan
prosedur kerja yang
terperinci dan
penentuan
tanggungjawab yang
jelas
MPK & FM
Peranan individu dalam jabatan
Garis panduan lengkap untuk
menjalankan kerja
Keperluan staf baru memahami tugas
dan penyerahan FM bersama nota serah
tugas
Alat pengurusan yang
menyumbang kepada
peningkatan Q & P
Penggunaan dalam
latihan

Mengelakkan cara
bekerja yang tidak
seragam

Jabatan/pejabat perlu
memiliki MPK & FM
MPK & FM
MPK & FM - Konsep & Bagaimana menyumbang kepada
peningkatan produktiviti?
Faedah
Kenyataan harapan jabatan/pejabat
Tuju arah yang jelas
Penentuan fungsi yang jelas
Pembahagian aktiviti/tugas antara
Bahagian/Unit yang jelas
Rangkaian prosedur dan pegawai
bertanggungjawab yang jelas bagi setiap
aktiviti
Tuju arah yang jelas
Tugas dan tanggungjawab yang jelas
Kedudukan yang jelas dalam jabatan/pejabat
Dasar-dasar/peraturan dalam jabatan/pejabat
Prosedur/aliran kerja yang jelas
Peningkatan
Kecekapan dan
Keberkesanan
Jabatan/Pejabat
Peningkatan
Produktiviti
Jabatan/
Pejabat
Peningkatan
Kecekapan dan
keberkesanan
Individu
Tujuan
Dokumen
Rasmi
Peringkat
MPK Jabatan/
Pejabat
FM Individu/
Jawatan
MPK & FM - Konsep & Bagaimana menyumbang kepada
peningkatan produktiviti?
MPK
Dokumen rujukan
peringkat jabatan
Berasaskan fungsi dan
bidang tugas jabatan
Satu MPK untuk
satu jabatan
Mengandungi maklumat
menyeluruh mengenai
Semua aktiviti dalam
jabatan
Dokumen rujukan peringkat
individu/jawatan
Berasaskan tugas dan
tanggungjawab individu
Satu FM untuk
satu jawatan
Mengandungi maklumat/
panduan untuk mengendalikan
tugas yang ditetapkan
bagi satu-satu jawatan
FM
FOKUS UTAMA
MPK & FM?
MPK
Jabatan/pejabat untuk
meningkatkan dan
keberkesanan jabatan/pejabat
secara keseluruhannya; satu
MPK untuk satu
jabatan/pejabat.
FM
Individu untuk meningkatkan
kecekapan dan keberkesanan
tugas yang dilaksanakan oleh
individu; PERLU DISEDIAKAN
UNTUK SEMUA INDIVIDU/
JAWATAN DALAM PEJABAT
Apa itu MPK?
Dokumen rujukan
peringkat
Jabatan/Pejabat

Mengandungi maklumat
yang memberi gambaran
menyeluruh mengenai
Jabatan/pejabat.

Mendokumenkan secara
sistematik cara bekerja
APA ITU MPK
Maklumat MPK Kepentingan kepada Individu
Sejarah & rational
penubuhan
Mengetahui mengapa jabatan/pejabat
ditubuhkan & harapan terhadap
mereka

Objektif & Fungsi
Utama
Mengetahui tujuan arah yang perlu
diikuti
Pembahagian aktiviti
antara bahagian/unit
dibawah
jabatan/pejabat

Memahami parameter tugas masing2
& mengetahui tugas2 bahagian/ unit/
individu lain
Rangkaian prosedur
& pegawai/staf
Gambaran jelas mengenai langkah2
yang terlibat dalam semua aktiviti
jabatan/pejabat
KANDUNGAN MPK
Latar Belakang
Jabatan/Pejabat
Objektif
Jabatan/Pejabat
Carta
Jabatan/Pejabat
Fungsi2 Utama
Jabatan/Pejabat
Aktiviti2 Bagi
Fungsi2 Utama
Proses Kerja
Aktiviti2 Utama
Carta Aliran Kerja
Aktiviti2 Utama
Senarai Borang2
Yang Digunakan
MANUAL
PROSEDUR KERJA
a. Tentukan objektif
jabatan/pejabat
b. Sediakan carta organisasi
jabatan/pejabat
c. Senaraikan fungsi2 utama
jabatan/pejabat
d. Senaraikan aktiviti2 di bawah
setiap fungsi utama
e. Sediakan proses kerja yang
terlibat bagi tiap-tiap aktiviti
f. Sediakan carta aliran kerja bagi
tiap-tiap aktiviti
g. Senaraikan semua borang yang
digunakan
BAGAIMANA
MENYEDIAKAN
MPK
[ Rujuk Format & Aktiviti
Kerja Bengkel ]
Latar belakang
Jabatan/Pejabat

Sejarah penubuhan
Tujuan dan matlamat
ditubuhkan
Akta atau perundangan
berkaitan
Strategi
MENYEDIAKAN
MPK
Objektif Jabatan/Pejabat

Kenyataan apa yang
hendak dicapai

Menjelaskan tujuarah
Jabatan/Pejabat

Menjadi asas
pembentukan objektif
bahagian/unit
MENYEDIAKAN
MPK
Carta Organisasi
Jabatan/Pejabat

Struktur organisasi

Aktiviti
Jabatan/Pejabat

Rantaian perintah
MENYEDIAKAN
MPK
Fungsi Utama
Jabatan/Pejabat

Fungsi utama untuk mencapai
objektif penubuhan
jabatan/pejabat
Bergantung kepada jenis-jenis
kegiatan jabatan/pejabat
Jenis kegiatan khusus dan
biasa (common) seperti
perkhidmatan, pentadbiran
Am
MENYEDIAKAN
MPK
Aktiviti-Aktiviti Bagi Setiap
Fungsi Utama

Kerja yang dijalankan di
bawah fungsi utama.
MENYEDIAKAN
MPK
Proses Kerja Bagi Setiap
Aktiviti

Rangkaian tindakbalas yang
perlu diambil secara berturutan
mengikut peraturan yang
ditetapkan bagi melaksanakan
sesuatu aktiviti.
MODEL PROSES UTAMA PANP
RUJUK SLIDE FASILITATOR

Semak senarai aktiviti bagi
mengenalpasti jenis-jenis
aktiviti yang memerlukan
penyediaan proses kerja
Sediakan turutan tindakan
untuk melaksanakan aktiviti
tersebut
Mula dengan perkataan
perbuatan bagi
menyenaraikan setiap proses
Senaraikan jawatan pegawai
yang perlu mengambil
tindakan ke atas langkah-
langkah yang berkenaan.
Bagaimana
menyedia proses
kerja?
Carta Aliran Kerja

Gambaran secara grafik atau
gambarajah ke atas
tindakan2 yang terlibat
dalam satu aktiviti atau
prosedur.
Memperlihatkan setiap
langkah atau tindakan yang
perlu diambil mengikut
tuntutan yang betul.
Menunjukkan langkah
permulaan dan selesai
secara ringkas.
MENYEDIAKAN
MPK

Rujuk proses kerja
bagi aktiviti terlibat
Sediakan carta aliran
kerja terperinci
berdasarkan proses
kerja aktiviti tersebut
Gunakan simbol-
simbol carta aliran
yang ditetapkan.
Bagaimana
menyediakan
carta aliran kerja?
Borang

Alat pengurusan dalam
urusan pentadbiran pejabat
Digunakan untuk
a. Menyimpan dan
merekodkan maklumat
b. Menyenangkan
maklumat direkod
dengan cara yang teratur
dan sistematik
c. Membolehkan maklumat
yang perlu dan mustahak
sahaja yang direkodkan.
MENYEDIAKAN
MPK
Dokumen kerja
peringkat individu
dalam
Jabatan/Pejabat
Panduan terperinci
mengenai semua tugas
yang dijalankan oleh
seseorang individu
Harus ditempatkan
dimeja pegawai

Apa itu FM
KANDUNGAN FM
Objektif
Jabatan/Pejabat
FAIL MEJA
Objektif
Bahagian/Unit
Carta Organisasi
Jabatan/Pejabat
Carta Organisasi
Kedudukan
Pegawai
Senarai Tugas/
Kuasa dan
Hubungan
Peraturan2
Pentadbiran
Carta Aliran
Kerja
Proses
Kerja
Senarai Tugas
Harian
Norma Kerja

Senarai
Borang-borang
Yang Digunakan
Senarai
Jawatankuasa
Yang Dianggotai
Senarai
Undang-Undang
Peraturan
senarai Semak/
Checklist
a. Sertakan objektif jabatan/pejabat
yang telah disediakan bagi MPK
b. Sediakan objektif bahagian/unit
c. Tandakan kedudukan bahagian/unit
di dalam carta organisasi
jabatan/pejabat yang disediakan
bagi MPK
BAGAIMANA
MENYEDIAKAN FM
[ Rujuk Format & Aktiviti
Kerja Bengkel ]
d. Sediakan carta organisasi bahagian/unit dan tandakan kedudukan2
pegawai di dalam bahagian/unit
e. Senaraikan tugas, tanggungjawab , kuasa dan hubungan kerja
pegawai berkenaan
f. Senaraikan semua peraturan2 pentadbiran bagi aktiviti2 utama
(senarai aktiviti adalah seperti yang disediakan bagi MPK)
g. Senaraikan semua proses kerja yang perlu di bawah tiap-tiap tugas
dan tanggungjawab
BAGAIMANA
MENYEDIAKAN FM
[ Rujuk Format & Aktiviti
Kerja Bengkel ]
k. Sediakan checklist/senarai semak bagi tiap2 tugas
l. Rekodkan norma kerja yang ada
m. Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai
n. Sediakan format senarai tugas harian
o. Gunakan norma2 kerja yang ada bagi jadual norma kerja.
h. Senaraikan semua pegawai
berkenaan yang memberi
kelulusan
i. Senaraikan undang2 dan
peraturan yang berkaitan
j. Sediakan carta aliran kerja
bagi
tiap2 tugas
Objektif Jabatan/Pejabat
Rujuk MPK
MENYEDIAKAN
FM
Objektif Bahagian/Unit

Pecahan kepada objektif
jabatan/pejabat &
menyumbang kepada
pencapaian objektif
Jabatan/Pejabat
Dinyatakan dalam bentuk
objektif jangka pendek yang
perlu dicapai oleh Bahagian
Dinyatakan dengan tepat, jelas,
boleh dicapai dan boleh diukur.
Carta Organisasi
Jabatan/Pejabat

Rujuk MPK
MENYEDIAKAN
FM
Carta Organisasi Bahagian/Unit

Pecahan dari carta
jabatan/Unit
Hanya carta bahagian yang
berkaitan dengan individu
sahaja disediakan dalam FM
Kedudukan individu dalam
carta Bahagian ditandakan
Senarai Tugas/Kuasa dan
Hubungan Pegawai Dengan
Pegawai2 Lain
Senarai yang menjelaskan
dengan tepat dan terperinci
mengenai tugas, tanggugjawab
dan kuasa seseorang pegawai
untuk menjalankan tugas2nya.
Setiap pegawai mempunyai
satu senarai tugas
Menjalankan tugas,
tanggungjawab, pengetahuan &
kemahiran yang diperlukan oleh
pemegang jawatan

MENYEDIAKAN
FM
Setiap senarai tugas/kuasa perlu
mengandungi:
Nama Jabatan/ Pejabat/
Bahagian/ Unit
Jawatan yang disandang
MENYEDIAKAN
FM
Kuasa yang diberikan untuk memudahkan tindakan dan membuat
keputusan mengikut had dibenarkan
Hubungan kerja dengan pegawai2 lain yang melibatkan:
a. Dapat menjelaskan tugas & tanggungjawab seseorang pegawai
b. Memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang sesuai untuk
seseorang pegawai
c. Memudahkan pegawai menguruskan tugas yang dipertanggungjawabkan
d. Setiap pegawai mengetahui had2 kuasa yang diperuntukkan
e. Menjelaskan hubungan diantara seseorang pegawai dengan pegawai lain
samada di dalam jabatan/pejabat atau dengan pegawai2 di
jabatan/pejabat yang lain.


Peraturan-peraturan Pentadbiran
Bagi Setiap Aktiviti
Merujuk kepada peraturan
Jabatan/Pejabat yang mesti
dipatuhi dalam
melaksanakan sesuatu
aktiviti
MENYEDIAKAN
FM
Proses Kerja Bagi Aktiviti2 yang Berkaitan Dengan Pegawai
Rujuk MPK
Senarai jawatan pegawai yang meluluskan tindakan dan
senarai undang2 dan peraturan berkaitan perlu disertakan
dalam proses kerja.

a. Semak senarai tugas bagi
mengenalpasti jenis-jenis
kerja yang memerlukan
penyediaan proses kerja

Bagaimana
menyediakan
proses kerja?
b. Sediakan turutan tindakan mengenai kerja tersebut
c. Mulakan dengan perkataan perbuatan bagi
menyenaraikan setiap proses
d. Senaraikan pegawai yang perlu dirujuk
e. Senaraikan undang2 dan peraturan yang berkaitan
dengan tugas berkenaan

Carta Aliran Kerja
Rujuk MPK

Carta aliran kerja FM
seseorang pegawai
hendaklah diambil daripada
carta aliran MPK bagi aktiviti
yang berkaitan dengan
pegawai berkenaan.

Langkah2 dalam aktiviti
yang melibatkan pegawai
berkenaan perlu ditandakan.

MENYEDIAKAN
FM
Senarai Semak/Checklist
Alat perancangan dan
kawalan kerja yang ringkas
dan tepat mengenai
tindakan yang perlu diambil
dalam mengendalikan
sesuatu aktiviti . Berfungsi
sebagai pelan tindakan
MENYEDIAKAN
FM

Boleh dalam bentuk rangkai kata, soalan dan jawapan ataupun
penyataan peringatan

Seboleh2nya disusun mengikut tertib turutan tindakan.

Senarai Borang Yang Berkaitan
Dengan Tugas Pegawai
Rujuk MPK
Borang yang berkaitan
dengan tugas seseorang
pegawai
MENYEDIAKAN
FM
Senarai Undang2 dan Peraturan
Yang Diperlukan
Petikan kecil daripada arahan2
rasmi yang perlu dirujuk oleh
seseorang pegawai
Arahan yang masih
sah/digunakan sahaja

MENYEDIAKAN
FM
Bagaimana menyediakannya?
Kumpulkan semua perundangan
dan peraturan yang ada kaitan
langsung dengan tugas jawatan
berkenaan. Undang2 dan peraturan

tersebut adalah seperti Pekeliling Am, Pekeliling Perbendaharaan, Perintah
Am, Akta-akta tertentu, Peraturan Pejabat, Arahan dan lain2.
Sediakan senarai undang2 dan peraturan tersebut dengan mencatitkan
bilangan, tahun dikeluarkan, tarikh serta tajuk ringkas sesuatu arahan tersebut
Kandungkan petikan daripada perundangan dan peraturan tersebut yang mana
mempunyai kaitan dengan jawatan2 berkenaan
Senarai Jawatankuasa Yang
Dianggotai
Semua jawatankuasa yang
dianggotai oleh seseorang
pegawai wujud sekurang2nya
untuk tempoh 6 bulan.


MENYEDIAKAN
FM
Untuk membuat persediaan dan perancangan awal seperti
mesyuarat, staf baru mengambil alih tugas

Perlu dicatatkan:
- Nama
- Kekerapan mesyuarat
- Jenis keanggotaan
Norma Kerja
Jangkamasa atau lain2
pengukuran prestasi yang
telah ditetapkan bagi
menyiapkan sesuatu kerja


MENYEDIAKAN
FM
Menjadi panduan tahap prestasi yang perlu dicapai

Menjadi asas mengukur pencapaian produktiviti

Boleh diubahsuai mengikut usaha2 pembaikan Q & P.
Dapatkan norma kerja bagi jawatan
yang berkenaan atau bersamaan dari
sumber-sumber yang boleh
digunakan, sekiranya da, dan
sesuaikan dengan kebolehan/
keupayaan penyandang jawatan
tersebut, peralatan dan mesin-mesin
dipejabat.

Jika belum ada norma kerja
diwujudkan dari sumber2 lain,
jalankan kajian pengukuran kerja
bagi mewujudkan norma kerja yagn
diperlukan.


Bagaimana
mewujudkan Norma
Kerja
Senarai Tugas Harian
Format bagi mengingati dan
merancang aktiviti2 utama
yang perlu dilaksanakan
pada hari berkenaan.
MENYEDIAKAN
FM
Sebaik2nya diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk.
Boleh disediakan disebelah petang selepas waktu pejabat atau
sewaktu mula bekerja disebelah pagi.
Perlu ditanda tindakan yang telah selesai atau sebab bagi
tindakan yang tertangguh atau memerlukan tindakan susulan.
Boleh juga secara mingguan atau bulanan.
Adakalanya hanya checklist dan tidak gunakan senarai tugas
harian.
KEBAIKAN MPK &
FM
a. Merekodkan semua
prosedur dan peraturan
kerja untuk dijadikan
rujukan rasmi
b. Mewujudkan keseragaman dalam cara
menjalankan kerja
c. Menentukan peraturan jabatan/pejabat dipatuhi
d. Mengurangkan kesilapan2 operasi semasa
menjalankan tugas
e. Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja
baru
g. Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan
membolehkan pembaikan sistem dibuat
h. Mengurangkan arahan2 lisan mengenai cara
menjalankan kerja
i. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan
pegawai2 lain.
KEBAIKAN MPK &
FM
f. Menyenangkan
pertukaran pekerja2
dari satu jabatan ke
jabatan lain
Pengemaskinian
MPK & FM
Kajian semula MPK & FM

Penyesuaian dengan
perubahan

Kemunculan proses atau
tugas baru

Penyusunan semula tugas
atau struktur jabatan