Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat

Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 218
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
PERENCANAAN KEBUTUHAN BARANG MILIK DAERAH


A. Dasar Hukum
1. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003, tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/J asa Pemerintah ( Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 120, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 4330), sebagaimana telah beberapa kali
diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2006.
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman
Pengelolaan Keuangan Daerah.
3 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 7 Tahun 2006 tentang Standarisasi
Sarana dan Prasarana Kerja Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah
dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 11 Tahun 2007.
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman
Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah.
5 Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 2 Tahun 1999 tentang
Rumah Daerah.
6. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 8 Tahun 2007 tentang
Pengelolaan Barang Milik Daerah.
7. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 6 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat dan
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat;
8. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 7 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tatakerja Dinas-Dinas Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat;
9. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor 8 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tatakerja Inspektorat, Bappeda dan Lembaga Teknis Daerah
Provinsi Nusa Tenggara Barat;
10. Peraturan Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat Nomor : 3 Tahun 2009
Tanggal 23 Maret 2009 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Lain
Sebagai Bagian Dari Perangkat Daerah
11. Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 20 Tahun 2008 tentang
Rincian Tugas Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD
Provinsi Nusa Tenggara Barat dan Staf Ahli Gubernur Nusa Tenggara Barat.
12. Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 2 Tahun 2010 tentang Tata
Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan
Pemindahtanganan Rincian Tugas Fungsi dan Tata Kerja

B. Latar Belakang
Dalam rangka kelancaran pemenuhan kebutuhan barang daerah secara baik
dan berencana serta sesuai standarisasi melalui rincian jumlah barang, nama
barang, waktu dan jumlah biaya yang diperlukan, maka perencanaan kebutuhan
barang milik daerah yang disusun oleh masing-masing unit sesuai Rencana Kerja
dan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah (RKA-SKPD) menjadi sangat
penting. Dalam perjalananya harus memperhatikan standarisasi sarana dan
prasarana kerja pemerintahan daerah dan standarisasi harga yang telah ditetapkan
oleh Kepala Daerah. Agar hal tersebut berjalan lancar diperlukan Standar
Pelayanan.

C. Maksud dan Tujuan
Maksud Penetapan Standar Pelayanan Perencanaan Kebutuhan Barang Milik
Daerah adalah untuk menyediakan informasi dan panduan yang jelas dan pasti bagi



Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat
Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 219
penyelenggara dan pengguna pelayanan dalam merencanakan kebutuhan barang
milik daerah.
Tujuannya adalah untuk efektivitas, efesiensi dan akuntabilitas pelaksanaan tugas
dan tanggungjawab dalam mengkoordinir penyelenggaraan pengelolaan barang
milik daerah yang ada pada masing-masing SKPD

D. Ruang Lingkup
1. Unit pelayanan yang melaksanakan Pelayanan Perencanaan Kebutuhan Barang
Milik Daerah adalah Sub Bagian Pengadaan dan Distribusi
2. Pelaksana Pelayanan adalah para pejabat dan staf pada bagian Perlengkapan
yang secara teknis/administratif memiliki tugas dan tanggung jawab langsung
melaksanakan Pengaturan Barang Milik Daerah.
3. Penanggung jawab pelayanan adalah Kepala Biro Umum selaku Pembantu
Pengelola Barang Milik Daerah.
4. Sasaran yang hendak dicapai adalah terwujudnya acuan baku dalam Pelayanan
Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Daerah sehingga dalam pelaksanaannya
dapat dilakukan dengan lancar, efektif dan efisien.
5 Pengguna pelayanan adalah semua Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah
selaku Pengguna Barang Milik Daerah
6. Keluaran (Output) pelayanan adalah tersusunnya Draft Rencana Kebutuhan
Barang Milik Daerah sesuai standarisasi.
7. Kemanfaatan (Outcome) pelayanan adalah terwujudnya perencanaan
penganggaran untuk pemenuhan kebutuhan barang secara terinci sesuai dengan
banyaknya barang, nama barang, waktu dan jumlah biaya yang diperlukan
8. Definisi Peristilahan
a. Barang milik daerah adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas
beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah atau perolehan lainnya
yang sah.
b. Pengelola barang milik daerah selanjutnya disebut pengelola adalah pejabat
yang berwenang dan bertanggung jawab melakukan koordinasi pengelolaan
barang milik daerah.
c. Pembantu pengelola barang milik daerh selanjutnya disebut disebut
pembantu pengelola adalah pejabat yang bertanggungjawab mengkoordinir
penyelenggaraan pengelolaan barang milik daerah yang ada pada satuan
kerja perangkat daerah.
d. Penggunaan barang milik daerah selanjutnya disebut pengguna adalah
pejabat pemegang kewenagan penggunaan milik daerah.
e. Kuasa penggunaan barang milik derah adalah kepala satuan kerja atau
pejabat yang ditunjuk oleh pengguna untuk menggunakan barang milik
daerah yang berada dalam penguasaannya.
f. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disebut SKPD adalah
perangkat daerah selaku pengguna barang.
g. Unit Kerja adalah bagian SKPD selaku kuasa pengguna barang.
h. Perencanaan kebutuhan adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan
barang milik daerah untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah
lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan
tindakan pemenuhan kebutuhan yang akan datang.
i. Penggunaan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengguna/kuasa
pengguna dalam mengelola dan menata usaha kan barang milik daerah
sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah
(SKPD) yang bersangkutan.
j. Daftar barang pengguna yang selanjutnya disingkat dengan DBP adalah
daftar yang memuat data barang yang digunakan oleh masing-masing
pengguna.



Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat
Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 220
k. Daftar barang kuasa pengguna yang selanjutnya disingkat DBKP adalah
daftar yang memuat data barang yang dimiliki oleh masing-masing kuasa
pengguna.
l. Standarisasi sarana dan prasarana kerja Pemerintahan Daerah adalah
pembakuan ruang kantor, perlengkapan kantor, rumah dinas, kendaraan
dinas dan lain- lain barang yang memerlukan standarisasi.
m. Standarisasi harga adalah penetapan besaran harga barang sesuai jenis,
spesifikasi dan kualitas dalam 1 (satu) periode tertentu

9. Standar kompetisi Pelaksana
a. Memahami peraturan perundang-undangan tentang Pengaturan Barang Milik
Daerah
b. Mampu mengoperasikan computer program Open Source/ Linux, Microsoft
Office
c. Memahami manajemen perkantoran
d. Mampu melaksanakan urusan Pengaturan Barang Milik Daerah baik secara
teknis maupun administratif







































Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat
Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 221
KERANGKA PROSEDUR DAN STANDAR PELAYANAN


A. Kerangka Prosedur


1.
Menyiapkan prasarana kebutuhan sesuai
strandarisasi sarana dan prasarana kerja
1 minggu Bulan September
( 4 bulan
sebelum
penetapan
APBD)



2. a. Menyiapkan bahan penyusunan standar harga
2 bulan Bulan September
s/d Oktober
(Sebelum
penyusunan
RKA)




b. Menghimpun dan memeriksa rencana kebutuhan
barang (RKB) SKPD
2 bulan Bulan Oktober
s/d November
(sbg. dasar
penyusunan
RKA)




c. Menyusun Daftar Kebutuhan Barang Milik
Daerah (DKBMD)
3 bulan Bulan November
s/d J anuari
(Setelah APBD
ditetapkan)



d. Menyiapkan SK Gubernur tentang DKBMD
1 minggu
Bulan J anuari


B. Prosedur Pelayanan

1. Persiapan untuk mengumpulkan data usulan kebutuhan pengadaan barang
inventaris/asset dari semua bagian/seksi di instansi/satuan kerjanya untuk tahun
fiscal ke depan, dengan langkah-lahkah sebagai berikut :
o Menginformasikan kepada semua bagian di satuan kerja atau instansi
tempatnya bekerja bahwa usulan pengadaan barang/aset akan dijadikan
rujukan dalam pembuatan rencana anggaran tahun depan. Untuk tujuan ini
semua bagian diminta segera menyampaikan usulan tersebut.
o Menyiapkan Form (blanko) usulan rencana kebutuhan pengadaan
barang/asset
o Menyediakan Petunjuk teknis tentang cara pengisian serta dasar
pertimbangan bagi mereka dalam penyusunan bahan usulan pengadaan
kebutuhan barang/aset.



Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat
Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 222
o Menjelaskan bahwa barang yang akan diusulkan itu harus jelas jumlah
unitnya, spesifikasinya, dan harganya.
a. Pelaksanaan pengumpulan usulan rencana kebutuhan pengadaan barang/aset
daerah. Kepada semua bagian atau subbagian meliputi : bahan-bahan (formulir-
formulir) yang telah dipersiapkan, tersebut dengan surat dan dijelaskan batas
waktu akhir penyerahannya kembali.
b. Rekapitulasi Data Usulan yaitu merekap semua usulan yang masuk/diterima.
Didalam merekap data usulan tersebut harus sudah dipersiapkan Formulir
(Blanko) khusus sehingga secara jelas dan mudah dapat dilihat gambaran usulan
yang diterima dari masing-masing bagian/sub bagian dari satu unit kerja tersebut.
Selain itu, juga dengan mudah dapat dilihat jumlah serta kondisi masing-masing
barang yang ada sekarang dan yang diusulkan bagi instansinya.
c. Penyusunan Draft/Konsep Usulan
Setelah rekapitulasi selesai, dilanjutkan dengan penyusunan draft/konsep usulan
dengan melakukan penyaringan pertimbangan-pertimbangan kebijaksanaan
anggaran dan sebagainya. Konsep ini dijadikan bahan yang akan digunakan
dalam rapat lengkap yang membahas tentang usulan pengadaan barang/aset
daerah untuk tahun anggaran depan.
d. Rapat Lengkap Koordinasi Perencanaan
Didalam Rapat Lengkap Koordinasi Perencanaan yang dilaksanakan pada
masing-masing Satuan Kerja Perangkat Daerah, salah satu kegiatan didalamnya
adalah mematangkan usulan rencana pengadaan barang/aset daerah untuk tahun
anggaran didepan yang diperlukan dalam pertimbangan untuk menentukan skala
perioritas disebabkan keterbatasan ketersediaan jumlah pengajuan anggaran yang
memungkinkan untuk diusulkan pada Dana Alokasi Umum (DAU) maupun untuk
Dana Alokasi Khusus (DAK) nantinya. Bahan rapat adalah draft/konsep usulan
yang telah dibuat berdasarkan pengolahan rekap usulan dari masing-masing
bagian/sub bagian dengan memasukkan pertimbangan prioritas sementara.
Kesimpulan rapat dapat dijadikan bahan dalam penyempurnaan Draft usulan
rencana pengadaan barang/aset daerah dari satuan unit kerja yang bersangkutan.

C. Persyaratan
a. Persyaratan administrasi/teknis yang harus dipenuhi oleh pelaksana
pelayanan :
1. Perencanaan kebutuhan barang milik daerah disusun dalam rencana
kerja dan anggaran SKPD setelah memperhatikan ketersediaan barang
milik daerah yang ada.
2. Perencanaan kebutuhan barang milik daerah disusun berdasarkan
berpedoman kepada standar barang, standar kebutuhan dan standar
harga. Standar barang dan standar kebutuhan serta standard harga
tersebut ditetapkan oleh Gubernur. Kepala satuan kerja perangkat daerah
selaku Pengguna Barang menghimpun usul rencana kebutuhan barang
yang diajukan oleh Kuasa Pengguna Barang yang berada dibawah
lingkungannya. Pengguna Barang (Kepala Satuan Kerja Perangkat
Daerah) menyampaikan usul rencana kebutuhan barang milik daerah
kepada Pengelola Barang
3. Selanjutnya Pengelola Barang bersama Pengguna Barang membahas
usul tersebut dengan memperhatikan data barang pada Pengguna
Barang untuk ditetapkan sebagai Rencana Kebutuhan Barang Milik
Daerah (RKBMD).
b. Pengguna pelayanan :
Berkepentingan tehadap pelayanan kebutuhan barang dan jasa daerah.




Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat
Standar Operating dan Prosedur (SOP) Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB 223
D. Sarana dan Prasarana Pelayanan
Alat Tulis Kantor, ruang kerja, ruang rapat, peralatan kantor dan sarana
transportasi

E. Biaya Pelayanan
Tidak Ada

F. Tempat Pelayanan
Pelayanan urusan Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Daerah diselenggarakan
di Bagian Perlengkapan Biro Umum

G. Jadwal Pelayanan
Pelayanan urusan Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Daerah dilaksanakan
selama jam kerja kedinasan dan apabila diperlukan dapat dilaksanakan di luar hari
dan jam kerja.

H. Penanganan / Tindak Lanjut Pengaduan /Keluhan/Masukan
1. Pengaduan /keluhan/masukan yang berkaitan dengan pelayanan perencanaan
kebutuhan barang milik daerah disampaikan kepada Kepala Biro Umum.
2. Kepala BiroUmum dapat mendelegasikan wewenang kepada Kepala Bagian
Perlengkapan untuk menindaklanjuti pengaduan/keluhan/masukan yang ada.
3. Kepala Bagian Perlengkapan dan/atau Kepala Sub Bagian Pengadaan dan
Distribusi beserta staf terkait menindaklanjuti pengaduan / keluhan/masukan
untuk kemudian menyampaikan laporan kepada Kepala Biro Umum mengenai
penyelesaiannya.