MANAJEMEN PERGUDANGAN

PERGUDANGAN

Pergudangan memegang peran yang sangat penting
dalam kehidupan sebuah perusahaan. Barang yang
disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku,
barang setengah jadi, suku cadang maupun produk
jadi. Peningkatan produktivitas dan pelayanan
pergudangan akan sangat berpengaruh pada
performansi perusahaan secara keseluruhan
Tujuan Fasilitas Pergudangan

1. Membantu pengadaan material yg dibutuhkan dalam jml
yg ekonomis dan dg harga yg paling rendah
2. Menyelesaikan proses-proses penerimaan, distribusi dan
pengelolaan inventaris secara tepat.
3. Memelihara kondisi material yg disimpan agar tetap
dalam kondisi baik sampai material tersebut diperlukan
Klasifikasi Material

1.Bahan bangunan/konstruksi (Kayu, kaca, lemb. Baja, pipa,
aspal, semen, dll)
2.Bahan bakar dan pelumas
3.Bahan kimia
4.Bahan peledak
5.Peralatan

Klasifikasi Barang yg Disimpan Menurut
Kondisinya

1. Kepekaan terhadap pengaruh luar (mis:iklim,
biologis, fisik, kontaminasi kimia)
2. Lama penyimpanan
3. Frekuensi pemindahan/penggunaan barang
4. Volume stok rata-rata
5. Harga barang
6. Bentuk dan posisi barang

Lokasi Gudang

Faktor-faktor pertimbangan:
1. Biaya pendirian (biaya lokasi, biaya konstruksi)
2. Biaya berulang (PBB, tenaga kerja, utilitas, pemeliharaan bangunan,
biaya angkutan, penyediaan bahan-bahan kantor, peralatan,
pengemasan, material penyimpanan)
3. Prinsip pergerakan minimum (sedapat mungkin meminimalkan
pemindahan barang; kemudahan mencapainya, jarak, akses
transportasi)
4. Pelayanan lokal (utilitas)
5. Ketersediaan tenaga kerja
6. Keluwesan beroperasi (mis, kemungkinan perluasan)

Jenis-jenis Gudang

1. Gudang tertutup penuh/setengah tertutup-lingkungan
tidak terkendali
2. Gudang tertutup penuh-lingkungan terkendali
3. Gudang Tahan Api
4. Gudang Bahan Peledak
5. Gudang Bahan Bakar
6. Daerah Penyimpanan Terbuka
Sarana dan Perlengkapan Gudang
Tujuan:
Melakukan penanganan material di gudang
secara efektif dan efisien

Terdiri dari:
1. Perlengkapan di dalam gudang
2. Perlengkapan di luar gudang
Sarana gudang luar

Bagian bangunan gudang/bersebelahan,
untuk mempermudah material handling
Meliputi: daerah parkir, penyimpanan
kontainer, dok bongkar muat, jembatan
timbang
Tata Letak Gudang
Unsur-unsur utama pekerjaan di gudang
Penerimaan material
Pemeriksaan material
Pemindahan ke tempat penyimpanan
Pengambilan kembali material ut dikirim
Pengumpulan material ut dikirim
Pengiriman
Penghitungan stok dan pengesahan
Pemeliharaan stok dan penyimpanan kembali

Sasaran tata letak gudang
Bersih dan teratur
Memudahkan penanganan material
Memudahkan mencari lokasi barang
Keamanan
Pemrosesan penerimaan, penyimpanan,
pengiriman yang efektif dan efisien.
Contoh Tata Letak Gudang
Keselamatan dan Keamanan Gudang

Keselamatan Gudang
Mencakup tindakan pencegahan dan pengawasan
terhadap:

1) Pergerakan kendaraan
2) Peralatan penanganan material
3) Tata laksana kerja gudang
Pergerakan kendaraan

Manuver kendaraan besar hanya boleh dilakukan dg
bimbingan staf gudang.
Pembatasan jumlah kendaraan yg masuk
Tanda-tanda yg jelas
Sistem lalu lintas satu arah
Batas kecepatan
Larangan masuk ke daerah tertentu
Jalan akses yg memadai
Cermin cembung di pojok-pojok

Peralatan penanganan material

a. Peralatan mekanis yg bergerak
Operator yang terlatih
Aturan penggunaan peralatan
Lorong-lorong gudang dan jalur akses yg memadai
Pemeliharaan peralatan yg baik
b. Peralatan tetap
Pemeriksaan dan pemeliharaan peralatan
Muatan maksimum harus tertera pada peralatan ybs

Praktek pelaksanaan pekerjaan gudang

Prosedur penumpukan yg benar
Penggunaan peralatan yg tepat
Penggunaan pakaian pelindung, sarung tangan,
masker, sepatu, helm
Berhati-hati dalam menggunakan tangga
Penggunaan label yg diperlukan, mis: handle with
care, this side up, dsb

Keamanan Gudang
Meliputi pencegahan dan peringatan thd:
1) Pencurian (pagar, pengawasan keluar-masuk,
kamera, lampu sorot, ruang penyimpanan
khusus, dll)
2) Kebakaran (ventilasi, alat pemadam
kebakaran, pergudangan khusus/terpisah ut
barang-barang yg mudah terbakar)
AKTIVITAS PERGUDANGAN

Penerimaan & Penanganan
Penyimpanan
Pengeluaran
Pengendalian / Pengontrolan
Perawatan .
PENERIMAAN MATERIAL
Pemeriksaan material
Tujuan:
Memastikan apakah material yg diterima sudah sesuai dg
order pembelian/perjanjian pengiriman barang, baik jumlah,
jenis, kondisi, maupun harganya
Memastikan apakah jumlah stok yg diterima telah dicatat
pada arsip data inventaris/catatan stok
Pemisahan dan pembetulan ketidaksesuaian dalam
pencatatan kualitas barang berdasarkan barang yang ada
Aktivitas Penerimaan Material

Pemeriksaan dokumen (PO, Surat Jalan dll)
Barang yang belum diperiksa disimpan di TRANSIT
AREA
Pemeriksaan Mutu (quality Control)
100 % inspection
Sampling (metode sampling)
Pemeriksaan mutu boleh juga dilakukan di tempat
supplier
Pemeriksaan quantity barang
Penyelesaian Administrasi
Proses Handling yang benar
Pemeriksaan material

Meliputi:
Pemeriksaan fisik (Jenis, tipe, kualitas, jumlah,
kondisi barang, kemasan)
Pemeriksaan dokumen (kelengkapan dan
kesesuaian dokumen, Uraian barang, jumlah,
harga, waktu pengiriman)
INCOMING INSPECTION

100 % inspection biasanya dilakukan untuk :
Supplier baru
Material Pokok
Inkonsistensi quality dari supplier
Ada masalah baru yang timbul
Sampling Inspection
Sampling Inspection dilakukan jika :
Ada konsistensi mutu material yang dikirim dari supplier
Tidak ada masalah yang serius dalam pengiriman material

Prosentase sampling ditentukan berdasarkan :
Konsistensi
Sistem dan prosedur internal supplier
Jika tidak ada masalah dari waktu ke waktu, prosentase
sampling dari satu supplier secara kontinyu akan turun
Pencatatan Material

Berita Acara Serah Terima
Penyesuaian jumlah penyerahan (suplai)
terhadap kebutuhan total yg tertulis dalam
kontrak
Memindahkan keterangan jumlah yg diterima
ke dalam sistem penyimpanan stok
PENYIMPANAN MATERIAL
Persyaratan: Stok mudah ditemukan,
sederhana dan efisien, aman, stok lama dapat
dikeluarkan lebih dahulu bila diperlukan
Penyimpanan material yg efektif
membutuhkan kerapihan, disipilin dan cara yg
sesuai
Aktivitas Penyimpanan
Penentuan jumlah unit per kelompok
Untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus
dengan kuantitas tertentu
Pemberian identitas barang
Penyimpanan di rak secara sistematis
Penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO
Pemeriksaan kembali untuk barang yang telah
disimpan dalam masa tertentu. (Re inspection)
Buatkan layout penyimpanan barang (Lay out
Gudang)
Jika jenis barang banyak, dalam daftar inventory
tuliskan lokasi penyimpanan barang
IDENTITAS BARANG
IDENTITAS BARANG BERISI INFORMASI TENTANG :
NAMA BARANG
KODE BARANG
SPESIFIKASI BARANG
UNIT
JUMLAH PENERIMAAN
TANGGAL TERIMA
NAMA SUPPLIER
CAP QC PASS
DLL (SESUAI KEBUTUHAN
Penentuan lokasi penyimpanan
Penentuan lokasi berdasarkan kategori :
Lokasi Warehouse (jika lebih dari satu gudang)
Lokasi Rak (Lot)
Lokasi subrak
Media Penyimpanan
Rak (Bin)
Pemagaan
Daerah penyimpanan terbuka
Proses Penyimpanan
Rencanakan penempatan barang-barang dengan
frekuensi keluar masuk tinggi di lokasi yg mudah
dijangkau, misalnya bagian tengah rak, lantai dasar.
Gunakan sistem kode lokasi penyimpanan
Penandaan daerah penyimpanan untuk barang-barang
berukuran besar dan berat
Pelajari kemungkinan mengatur ukuran batch/lot bagi
barang yg dikirim atau sistem pengemasan barang
Keamanan dan Perlindungan

Penyebab kerusakan barang
Pengaruh iklim (sinar matahari, udara panas, hujan dan
kelembaban)
Serangan kuman-kuman/rayap/binatang
Penanganan fisik
Keamanan dan Perlindungan
Sinar matahari yg kuat mempercepat proses kimia yg
dapat merusak bahan organik. Perlu tindakan
pengawetan. Material harus disimpan pada gudang
tertutup.
Udara panas dapat mempercepat reaksi kimia, dapat
mengkibatkan kebakaran. Perlu sistem sirkulasi yg baik
Akibat intensitas curah hujan dibutuhkan sistem drainase
yg baik ut menghindari banjir. Kelembaban akan
menimbulkan jamur, korosi.
PENGELUARAN DAN PENGIRIMAN MATERIAL
Meliputi:
Pengumpulan barang yang dibutuhkan dari lokasi gudang
Pemindahan barang ke tempat pengemasan
Pengecekan fisik, tipe, jumlah dan kondisi
Perlindungan dan pengemasan
Pemuatan barang untuk diangkut ke tempat tujuan

Aturan Main Pengeluaran Barang

Otorisasi (tanda tangan)
Data Pengeluaran lengkap (untuk keperluan apa)
Tata cara pengeluaran barang dari lokasi (pabrik)
Pemeriksaan barang keluar pabrik (satpam dll)
Pemeriksaan dokumen permintaan barang
Tanda tangan sesuai otorisasi
Data - data lengkap
PENGENDALIAN STOK

Pengendalian Stok, meliputi:
Pemeliharaan bukti dokumentasi yang akurat mengenai
penerimaan, penyimpanan dan pengiriman dari suatu
pergudangan
Penggunaan informasi yang dapat diambil dari catatan-
catatan tersebut

Kartu Catatan Stok
Alat pengendalian stok yg paling penting
Harus menyediakan informasi yang mutakhir
mengenai kuantitas stok dan lokasi dari semua barang
yang disimpan di gudang tersebut
Informasi pada kartu catatan stok, meliputi:
Nomor referensi
Uraian barang
Klasifikasi stok
Lokasi/tempat penyimpanan
Perincian mengenai jumlah stok

Pemantauan Stok
Inventory Turnover
Level of service
Tingkat stok kadaluwarsa (dead stock)
Pemeriksaan Stok
Pemeriksaan stok diperlukan untuk:
Memeriksa kebenaran catatan stok
Menetapkan nilai persediaan
Mendeteksi adanya kehilangan
Bisa digunakan sebagai bahan penilaian staf
gudang
Masalah yang Sering Terjadi

Barang rusak dalam penyimpanan
Rusak dalam handling
Salah menyimpan barang
Gangguan lain Misalnya : Tikus, Rayap, Kecoa
dll
Banjir
SELISIH STOCK (Fisik Vs Administrasi)
Stock tidak mencukupi
Ketidaksesuaian antara stok nyata dan catatan
Sumber-sumber ketidaksesuaian, al:
Kesalahan pada waktu mencantumkan jumlah
pada kartu stok
Kesalahan dalam mengeluarkan material
Kehilangan, kerusakan material
Salah menempatkan stok
Kehilangan dokumen