Anda di halaman 1dari 45

LOGO

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV


1
Fasilitator : Drs. Surjadi, M.Si.

LOGO
1. PROJECT CHARTER
2. DOKMEN YANG TERKAIT :
a. Hasil Diagnostic Reading;
b. Undangan Rapat Pembahasan Rancangan Proyek
Perubahan dengan Tim / Stakeholders (Kalau ada);
c. Daftar Hadir Tim / Stakeholders dlm pertemuan
yang diadakan dll yang dipandang relevant.
3. FORM ISIAN UNTUK MENTOR
4. FORM ISIAN UNTUK COACH
5. FOTO-FOTO DOKUMENTASI KEGIATAN (Kalau
ada). 2
Lnjt
LOGO
DIAGNOSTIC READING
1. Dalam bekerja, pemimpin perubahan pada
dasarnya mirip seorang dokter, NAMUN yang
DIDIAGNOSA bukanlah tubuh manusia,
melainkan ORGANISASI YANG DIPIMPINNYA.
2. Dalam melakukan diagnosa, pemimpin terlebih
dahulu menilai kinerja organisasi saat ini,
menemukan area yang bermasalah, kemudian
melakukan intervensi agar kinerja organisasi
meningkat.
3. .................

3
LOGO
DR.
3. Kemampuan mendiagnosa organisasi
secara akurat menentukan berhasil
tidaknya pemimpin dalam membawa
perubahan bagi organisasinya.
4. Diklatpim pola baru menghasilkan
pemimpin perubahan (adaptif) dan
asumsi yang dirujuk adalah peserta
diklatpim telah memiliki pengetahuan,
sehingga diklatpim diarahkan untuk
menggali tacit knowledge.

4
LOGO
DR.
5. Diklatpim lebih menekankan pada
keterampilan memimpin dari pada
memberikan pengetahuan tentang teori dan
instrumen.
6. Agenda diagnostik organisasi diarahkan
untuk melakukan identifikasi area
perubahan dan stakeholder agar dapat
dilaksanakan intervensi menuju organisasi
berkinerja tinggi.

5
LOGO
NAMA PROYEK PERUBAHAN MERUPAKAN
JUDUL KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN
Ingat Area Perubahan ?
Ingat apa yang menjadi Fokus Perubahan ?
Fokus Perubahan adalah hasil Diagnostic
Reading, yaitu Solusi Alternatif yang
dipilih untuk memecahkan masalah
organisasi yang dipilih untuk diselesaikan;

JUDUL AREA PERUBAHAN + FOKUS PERUBAHAN +
SASARAN PERUBAHAN

6
LOGO FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
JUDUL :
Judul sebaiknya mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi
perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan.
LATAR BELAKANG :
Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan yang
ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa
diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi
PERMASALAHAN (diperoleh dari Diagnosa):
Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal.
Masalah inti yang menjadi perhatian utama.
Analisis Kondisi Saat ini dan upaya Benchmarking.
LOGO
FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
(LANJUTAN)
PERUBAHAN YANG AKAN DIWUJUDKAN :
Menjelaskan out put dan outcome dari perubahan yang
diinginkan.
Menjelaskan area, isi dan lingkup Proyek Perubahan.
Menjelaskan keuntungan dan kerugian.
Menjelaskan kendala yang diantisipasi terjadi.
Menjelaskan strategi pelaksanaan.
LOGO
FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
(LANJUTAN)
STAKE HOLDER :
Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder.
Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder.
Memetakan FREQUENSI hubungan kerja Stakeholder.
RENCANA AKSI:
Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan
Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan.
Menjelaskan Faktor-Faktor KEBERHASILAN
Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya.
Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM PELAPORAN
PENUTUP.
LOGO
MEKANISME / TAHAPAN PRAKTEK
DIAGNOSTIC READING
1. MULAILAH DARI KONDISI
YANG DIHARAPKAN
2. TENTUKAN SASARAN REFORM
3. PERTAJAM FOKUS SASARAN
4. MENENTUKAN SASARAN ATAU
PENETAPAN SASARAN REFORM
TAHAPAN
DIAGNOSTIC
READING
10
SASARAN REFORM
CONTOH : PELAYANAN BIDANG KESEHATAN
1. MULAILAH DARI
KONDISI YANG
DIHARAPKAN
Peningkatan Kualitas Pelayanan
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
2. TENTUKAN
SASARAN REFORM
Peningkatan Standar Pelayanan
Kesehatan / Kepuasan Pelanggan
Meningkat dalam memperoleh Pelayanan
Kesehatan
3. PERTAJAM
FOKUS SASARAN

Waktu Pendaftaran Pelayanan kesehatan
Rawat Jalan di Rumah Sakit, sehingga
terwujud perbaikan Standar Pelayanan
Publik.
4. MENENTUKAN SASARAN
ATAU PENETAPAN
SASARAN REFORM
Terwujudnya percepatan waktu
pendaftaran pasien dari 30 menit
menjadi 8 menit .
PERCEPATAN WAKTU PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN GUNA
MENINGKATKAN STANDAR KUALITAS PELAYANAN
LOGO
CONTOH LAIN
LOKUS : KECAMATAN
Bidang : Pelayanan Administrasi Umum

IDENTIFIKASI KONDISI YANG
DIHARAPKAN :
a. Prosedur mudah, cepat dan tepat (85%)
b. biaya berdasar Perda (100%);
c. Petugas trampil, menerapkan 3S (80%);
d. Terpenuhinya sarana pelayanan (80%);
e. Terpenuhinya prasarana yang representatif
(80%)
f. Kepastian hukum (80%).



12
LOGO
IDENTIFIKASI KONDISI SEKARANG


a. Prosedur mudah, cepat dan tepat (30%)
b. biaya berdasar Perda (50%);
c. Petugas trampil, menerapkan 3S (45%);
d. Terpenuhinya sarana pelayanan (55%);
e. Terpenuhinya prasarana yang representatif
(55%)
f. Kepastian hukum (50%).


13
PELAYANAN ADMINISTRASI
UMUM DI KANTOR KECAMATAN
KONDISI
YANG
DIHARAPKAN
KONDISI
SEKARANG
a. PROSEDUR MUDAH, CEPAT DAN
TEPAT.
b. BIAYA BERDASAR PERDA.
c. PETUGAS TRAMPIL,
MENERAPKAN 3S
d. TERPENUHINYA SARANA
PELAYANAN
e. TERPENUHINYA PRASARANA
YANG REPRESENTATIF
f. KEPASTIAN HUKUM
(85%)

(100%)
(80%);

(80%);

(80%)

(80%).
(30%)

(50%)
(45%)

(55%)

(55%)

(50%)
MEMBANDINGKAN KONDISI YANG
DIHARAPKAN DENGAN KONDISI SEKARANG
14
SASARAN REFORM
PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM DI KECAMATAN
1. MULAILAH DARI KONDISI
YANG DIHARAPKAN
Pelayanan Administratif yang
cepat, tepat dan mudah.
2. TENTUKAN
SASARAN REFORM
Meningkatnya Kepuasan Penerima
Manfaat Pelayanan (Pelayanan
Prima)
3. PERTAJAM
FOKUS SASARAN
Penyederhanaan persyaratan
Adm. dari 7 form menjadi 5 form
4. MENENTUKAN SASARAN
ATAU PENETAPAN
SASARAN REFORM
Meningkatkan IKM dari 65 %
menjadi 75 %
15
Judul : (Penyederhanaan Persyaratan dalam Pelayanan
Administratif Guna Mewujudkan Pelayanan Prima).
FORMAT PROJECT CHARTER

1.0 IDENTITAS PROYEK
NAMA

(Penyederhanaan Persyaratan dalam Pelayanan
Administratif Guna Mewujudkan Pelayanan Prima).
DESKRIPSI Berdasar identifikasi masalah , isu strategis yang diusulkan adalah :
Prosedur Pelayanan Administrasi Umum yang mudah, cepat dan tepat
, kondisi saat ini masih rendah yaitu 30 %

SPONSOR Atasan Langsung (Mentor)
PROJECT
LEADER
Penanggung Jawab Proyek Perubahan (Peserta Diklat)
SUMBER
DAYA TIM
Sumber Daya Kunci :
Dukungan Stake holder
yang dilegitimasi oleh
Mentor.
Penanggungjawab proyek meyakinkan
kepada stake holder dan mentor bahwa
proyek perubahan ini layak untuk
ditindaklanjuti dan mendapat dukungan.

16
RENCANA AKSI PERUBAHAN
(Project Charter)
01. IDENTITAS PROYEK
NAMA Nama Proyek Perubahan yang akan dilakukan
DESKRIPSI Gambaran singkat mengenai Proyek Perubahan.
SPONSOR Atasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung
Proyek Perubahan.
PROJECT
LEADER
Penanggung Jawab Proyek Perubahan
SUMBER
DAYA TIM
Sumber dukungan dan
legitimasi bagi Tim
untuk menjalankan
Proyek Perubahan
Penjelasan Singkat
Penanggung Jawab Pro.Per.
Sehingga mendapatkan
dukungan yang legitimate.
( Lampiran : 1 )
(Produk Tahap 1 : Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi)
18
02. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Latar belakang perlunya proyek dilakukan.
Berangkat dari Kondisi yang Ideal atau Normatif
yang akan dicapai dan Permasalahan yang dihadapi.
Penetapan Fokus Proyek Perubahan sesuai hasil
Identifikasi Masalah.
03. TUJUAN
Tujuan Pro.Per. Yang akan dicapai baik secara Jangka
Panjang (satu atau dua tahun), Jangka Menengah
(satutahun) dan Jangka Pendek (tiga minggu/sampai
berakhirnya Diklat. Pim. Tk. IV)
Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan
hanya Jangka Pendek dan Jangka Menengah.
19
04. MANFAAT
Manfaat Pro. Per. Dalam mendukung Reformasi
Birokrasi dan Perbaikan Kinerja Kebijakan serta
Kualitas Pelayanan Publik yang menjadi tanggung
jawab Instansinya.

05. RUANG LINGKUP
Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan
dalam Proyek Perubahan. Rumusan Kegiatan tersebut
disesuaikan dengan Rumusan Tujuan pada Bagian 03.

20
06. 0UTPUT KUNCI
(Key Project Deliverables)

NAMA DESKRIPSI
Nama output kunci yang
akan dihasilkan;
Output berupa Output
Antara (yang akan dicapai
Jangka Pendek dan
Menengah) dan Output
Akhir (yang akan dicapai
Jangka Menengah).
Penjelasan singkat Output
yang hendak dihasilkan
dalam Proyek Perubahan.
21
07. PENTAHAPAN (Milestone)
No. TAHAP UTAMA WAKTU
1. Tahapan dalam proyek perubahan
merupakan capaian-2 yang sangat
penting, sehingga harus diperhatikan
dalam menjamin terlaksananya
proyek perubahan secara tepat
waktu dan tepat sasaran. Milestone
berbeda dengn Time Schedule yang
akan diuraikan secara lebih rinci
pada Laporan Breakthrough-2;
2. Milestone bisa dibedakan antara
tahapan Jangka Pendek dan
Panjang.
Target waktu
pelaksanaan
(minggu,
bulan, tahun)
22
08. TATA KELOLA PROYEK
STRUKTUR DESKRIPSI
Gambaran Struktur Tim / orang
yang terlibat dalam
penyelenggaraan proyek
perubahan. Contoh :
Penjelasan peran masing-masing
dalam penyelenggaraan proyek
perubahan.
Sponsor :
Project Leader :
Pokja :


Coach :





Sponsor
Project
Leader
Coach
Pokja Pokja
23
09. ANGGARAN
JUMLAH DESKRIPSI
(Estimasi Jumlah Anggaran yang dibutuhkan)

(Estimasi Jumlah Anggaran yang dibutuhkan)

(Penjelasan Peruntukan)

(Penjelasan Peruntukan)

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
No.
Identifikasi Instansi / Individu yang berkepentingan dan memiliki
sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari Proyek Perubahan.
Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau
negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat
dibedakan antara Stakeholder Internal (masih dalam satu instansi)
atau Stakeholder Eksternal yaitu instansi lain atau individu yang
berpengaruh di luar Instansi Peserta.
24
11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
No.
DESKRIPSI
Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat
kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek
perubahan.

12. RESIKO
No.
DESKRIPSI
Penjelasan tentang tentang resiko yang harus diantisipasi bagi
keberhasilan pencapaian tujuan proyek prubahan sesuai target waktu,
yang telah ditetapkan.

25
13. KRITERIA KEBERHASILAN
Ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan.
Ukuran tersebut harus dapat diukur.
Misalnya dengan prosentase capaian, norma waktu, uang dsb.
14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK)
Faktor-faktor yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan
pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan tepat
waktu.
15. DISETUJUI
Tempat, tgl. / bulan / tahun.
Project Sponsor (Atasan Peserta)

(tanda tangan)

FORMULIR BAGI MENTOR
PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
26
1. Nama Peserta :
2. Instansi :
3. Topik yang dijadikan Project
Perubahan (Lingkup Eselon IV)
:
Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta :


Rekomendasi :



Surabaya, .
MENTOR,



( )
( Lampiran : 2 )
FORMULIR BAGI COACH
PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
27
1. Nama Peserta :
2. Instansi :
3. Topik yang dijadikan Project
Perubahan (Lingkup Eselon IV)
:
Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta :


Rekomendasi :



Surabaya, .
COACH,



( )
( Lampiran : 3 )
LOGO
FORMAT
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
INSTANSIONAL
LEMBAR KERJA
RENCANA NAMA PROYEK PERUBAHAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

N ama Peserta :
NDH :
Instansi :
Jabatan :
Area Perubahan :
Fokus Perubahan : (Hasil Diagnostic Reading)
Rencana Nama/Judul Proyek Perubahan
(Nama Proyek Chater) : (Area Perubahan +Fokus Perubahan
+Sasaran Perubahan )
29
FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
JUDUL PROYEK PERUBAHAN :
Diambil dari Nama Proyek Perubahan yang ada pada Rencana
Aksi Perubahan/Project Charter (Identitas Proyek).
Kata Pengantar
Daftar Isi
Bab I : Pendahuluan
A. Latar Belakang
B. Area dan Fokus Proyek Perubahan
C. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan
D. Ruang Lingkup Proyek Perubahan
E. Kriteria Keberhasilan

Lanjutan
Bab II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
A. Output Kunci Proyek Perubahan
B. Pentahapan Proyek Perubahan
C. Tata Kelola Proyek Perubahan
D. Steakholder Proyek Perubahan
E. Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubahan
F. Target Capaian Kinerja (berisi target kuantitatif/
persentase pencapaian output sesuai kriteria
keberhasilan)
G. Adopsi Hasil Benchmarking ke Best Practice.


BAB III : PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Bab IV : PENUTUP


(Bab I I I dan Bab I V Disampaikan dalam Pembekalan
Breakthrough I I )


32
Lanjutan
PENJELASAN BAB-PERBAB
33
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
1. Berangkat dari kondisi ideal atau normatif yang
akan dicapai dan kondisi eksisting yang riil
terjadi (didukung dengan data dan fakta);
2. Identifikasi permasalahan yang dihadapi (ini
penting untuk menentukan fokus proyek
perubahan);
3. Kembangkan dari uraian latar belakang yang ada
pada Project Charter.

34
BAB - I .
B. AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHAN
1. Area Proyek Perubahan adalah Pelaksanaan
Kegiatan Instansi (TUPOKSI Eselon IV) yang telah
dipilih pada waktu Diagnostic Reading;

2. Fokus Poyek Perubahan adalah hasil Diagnostic
Reading yang dijadikan Judul/Nama Project Charter;

3. Beri penjelasan seperlunya.

35
BAB - I .
C. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK
PERUBAHAN
Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan diambil dari
Project Charter Point 3.0 dan 4.0.

D. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN
1. Ruang Lingkup Proyek Perubahan diambil dari
Project Charter Point 5.0.
2. Beri uraian seperlunya !

36
BAB - I .
E. KRITERIA KEBERHASILAN
1. Kriteria Keberhasilan usahakan bersifat
kuantitatif/ measurable/dapat diukur
(indikator kinerja kegiatan)
2. Usahakan berupa Outcome / hasil kegiatan
3. Ambil dari Project Charter Point 13.


37
BAB II
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
A. OUTPUT KUNCI PROYEK PERUBAHAN
1. Output kunci adalah output yang akan dihasilkan
dalam proyek perubahan, baik output Jangka Pendek,
Jangka Menengah maupun Jangka Panjang;

2. Diambil dari Project Charter Point 6.0.

B. ..


38
BAB II ..
B. PENTAHAPAN PROYEK PERUBAHAN
1. Pentahapan Proper adalah merupakan Milestone;
2. Pentahapan Proper adalah capaian-capaian yang
ditarget dapat dicapai tepat waktu dan tepat sasaran;
3. Terdiri atas Tahapan jangka Pendek, Jangka
Menengah dan Jangka Panjang;
4. Diambil dari Project Charter Point 7.0
39
BAB II ..
C. TATAKELOLA PROYEK PERUBAHAN
1. Berisi struktur peran masing-masing tim/orang yang
terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan;
2. Ambil dari Project Charter Point 8.0 dan berikan uraian
tatalaksananya.

D. STEAKHOLDER PROYEK PERUBAHAN
1. Ambil dari Project Charter Point 1.0
2. Beri penjelasan peran, pengaruh dan hubungan kerjanya.

40
BAB II ..
E. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
1. Faktor yang dianggap menjadi kunci keberhasilan
pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat
sasaran dan tepat waktu;
2. Diambil dari Project Charter Point 14.

F. TARGET CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN
.
41
BAB II ..
F. TARGET CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN
1. Berisi target hasil yang ingin dicapai oleh Proyek
Perubahan;
2. Target ini bersifat kuantitatif sehingga dapat diukur
tingkat keberhasilannya;
3. Berdasarkan ukuran output kunci dan kriteria
keberhasilan Proyek Perubahan.
G. HASIL ADOPSI BENCHMARKING
Berisi Best Practice yang dapat diadopsi dari kegiatan
benchmarking dan sesuai dengan Fokus Proyek
Perubahan.


42
LAMPIRAN
Produk dari Pembelajaran Tahap 1
Diagnosa Kebutuhan Perubahan
Organisasi
43
Lampiran 1 : RENCANA AKSI PERUBAHAN (Project Charter)
Lampiran 2 : FORMULIR BAGI MENTOR (Pada Tahap Taking Ownership)
Lampiran 3 : FORMULIR BAGI COACH (Pada Tahap Taking Ownership)
LOGO
BIMBINGAN VIA E_MAIL
LEARNING PRODUCT DIKIRIMKAN VIA
E_MAIL DENGAN ALAMAT Sbb.

suryadi_widyaiswara@yahoo.co.id
No. HP 0811362496




44
LOGO
Add your company slogan
45