Materi 1

KOMUNIKASI BISNIS
20 Januari 2011
KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting bagi siapa pun uga !an !i bi!ang
apa pun uga" termasuk !i bi!ang bisnis misalnya# Semakin tinggi ke!u!ukan seseorang"
semakin penting komunikasi baginya# Maka ti!ak heran kalau para manaer pun$ak
pimpinan menghabiskan %&' (aktu mereka untuk berkomunikasi !engan orang lain#
Komunikasi a!alah proses mengirimkan !an menerima pesan)pesan" bisa berupa
e)mail" presentasi *ormal !alam seminar" ngobrol !engan teman !sb# Namun komunikasi
!ianggap e*ekti* hanya ika orang lain memahami pesan An!a !engan benar !an
memberikan respons sesuai !engan yang An!a inginkan#
Komuniksi yang e*ekti* membantu An!a untuk mengatur arus kera" memperbaiki
hubungan bisnis" meningkatkan $itra pro*essional An!a !an memberikan berbagai
man*aat penting lainnya#
Komunikasi yang e*ekti* merupakan pusat sebagian besar aspek bisnis karena
komunikasi menghubungkan perusahaan !engan semua stakeholder)nya" yakni suatu tim
yang !ipengaruhi oleh tin!akan perusahaan !alam beberapa $ara" yang ter!iri !ari+
pelanggan" karya(an" pemegang saham" pemasok" tetangga" komunitas !an negara#
KARAKTERISTIK KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
An!a !apat mempunyai i!e yang paling hebat se!unia" tetapi i!e tersebut ti!ak
berman*aat bagi perusahaan atau karir An!a bila An!a ti!ak !apat mengekspresikannya
se$ara elas !an persuasi*# Manaer proyek Nasa mengatakan+,-engetahuan bisa
merupakan kekuatan" tetapi keterampilan berkomunikasi a!alah bahan baku utama !alam
menalin hubungan baik !engan klien,#
Komunikasi yang efektif mengandung 5 ha!
-raktis
.aktual
-a!at
Jelas
-ersuasi*
Info"masi yang #"aktis
Berikan in*ormasi yang berguna" bisa membantu mereka melakukan tin!akan
yang !iinginkan atau untuk memahami kebiakan baru perusahaan#
Info"masi $e"u#a fakta% $ukan kesan&
/unakan *akta bukan kesan# /unakan kalimat yang konkrit" !etail yang spesi*ik
!an in*ormasi yang elas" meyakinkan" akurat !an etis# Bahkan ketika suatu opini
!ibutuhkan" saikan bukti yang meyakinkan untuk men!ukung kesimpulan An!a#
Info"masi ha"us #adat
Berikan pokok)pokok in*ormasi yang paling penting" bukan semua in*ormasi
kepa!a para pemba$a# -esan)pesan yang elas !an ringkas lebih e*ekti* !aripa!a banir
!ata !an banir in*ormasi#
Nyatakan 'esan dengan (eas
0ulislah pesan)pesan yang menghasilkan respons spesi*ik !ari penerima tertentu#
Nyatakan se$ara elas apa yang An!a harapkan !ari para penerima atau apa yang An!a
lakukan untuk mereka#
'e"suasif
Buuk orang lain !an ta(arkan rekomen!asi# 0unukkan pa!a para pemba$a An!a
se$ara tepat bagaimana mereka akan men!apat man*aat !engan memberikan respons atas
pesan An!a# Menyebutkan man*aat bagi para pemba$a merupakan kun$i untuk
membuuk pemberi kera" rekan kera" pelanggan atau klien untuk menyetuui ren$ana
tin!akan atau membeli pro!uk#
Komunikasi )aam *ingkungan O"ganisasi
1alam setiap organisasi bisnis komunikasi merupakan bagian penting# Orang
memerlukan in*ormasi" !an melalui komunikasilah in*ormasi itu !isampaikan#
Komunikasi !alam lingkungan organisasi !ibagi 2 yaitu+
Komunikasi internal" yaitu bila An!a bertukar in*ormasi !engan orang)orang
!alam organisasi An!a
Komunikasi ekternal" yaitu bila An!a bertukar in*ormasi !engan !engan orang)
orang !i luar organisasi#
Komunikasi Fo"ma dan info"ma&
Setiap organisasi mempunyai aringan komunikasi *ormal" yang !i !alamnya i!e)
i!e !an in*ormasi mengalir sepanang garis koman!o 2tingkat hirarki3 !alam struktur
organisasi perusahaan#
)i seu"uh (a"ingan fo"ma inte"na% info"masi mengai" daam tiga a"ah!
Aliran ke arah ba(ah
Aliran ke arah atas
Aliran hori4ontal
Ai"an ke a"ah $a+ah# Komunikasi mengalir !ari para eksekuti* ke para karya(an"
membagi keputusan eksekuti* !an menye!iakan in*ormasi yang membantu para
karya(an !alam mengerakan pekeraan mereka#
Ai"an ke a"ah atas& Komunikasi mengalir !ari para karya(an ke para eksekuti*"
memberikan laporan tepat (aktu mengenai problem" tren" peluang" keluhan !an kinera)
!engan !emikian memungkinkan para eksekuti* meme$ahkan masalah !an membuat
keputusan yang $er!as#
Ai"an ho"i,onta& Komunikasi lateral atau !iagonal mengalir antar !epartemen untuk
membantu para karya(an berbagi in*ormasi !an mengoor!inasikan tugas# Komunikasi
seperti ini sangat berman*aat untuk meme$ahkan problem)problem yang kompleks !an
sulit#
Komunikasi Info"ma
Komunikasi yang !ilakukan !i luar struktur organisasi# Bisa tera!i !i mana saa"
bisa !i ruang makan" !i lapangan gol*" bisa melalui e)mail" sms" !sb# Bebeberapa
eksekuti* sangat berhati)hati terha!ap aringan in*ormal" tetapi manaer yang $er!as
mena!ikan aringan ini untuk menyebarkan !an menerima pesan)pesan in*ormal#
Jaringan komunikasi in*ormal ini $en!erung paling akti* ketika para karya(an per$aya
bah(a aringan *ormal ti!ak menye!iakan in*ormasi yang mereka inginkan atau
butuhkan#
Komunikasi eksternal mengalir ke !alam !an ke luar organisasi melalui lini
*ormal 2surat)surat resmi" pemgumuman" e)mail" rapat tatap muka" rapat menggunakan
tele $on*eren$e !sb#3" uga melalui sarana in*ormal" seperti men!iskuikan pekeraan
!engan teman" aringan kegiatan so$ial" berbin$ang !engan pelanggan" !sb#
5alaupun interaksi)interaksi tersebut bersi*at *ormal" interaksi tersebut tetap
sangat penting bagi kesuksesan perusahaan" a!i komunikasi ini memerlukan perhatian
!an keterampilan yang sama !engan komunikasi *ormal#
Betapa pentingnya pertukaran in*ormasi !apat !ilihat !ari berkembangnya piranti
lunak aringan so$ial seperti Spoke 6onne$t" !an situs (eb seperti 7inke!In#$om !an
8y4e#$om" membantu semua perusahaan meman*aatkan semua hubungan yang !imiliki
oleh para karya(annya#
'ROSES KOMUNIKASI
-roses komunikasi menghubungkan pengirim !an penerima pesan" yang ter!iri
!ari 9 langkah+
1# -engirim mempunyai i!e# An!a ingin membagi i!e tersebut !an menyusunnya
agar bisa !ibagi#
2# -engirim meng)$o!ing i!e# Sebelum mengirim i!e berupa pesan" pengirim
melakukan proses berpikir bagaimana i!e ta!i akan !ikirimkan# 1alam bentuk
apa" !engan kalimat bagaimana" !engan saluran apa !sb#
:# -engiriman pesan# -engiriman pesan !apat melalui berbagai saluran komunikasi
seperti telephone" surat" memo" e)mail)bahkan isyarat raut muka#
;# -enerima men)!e$o!ing pesan# Setelah pesan !iterima oleh penerima" maka
penerima melakukan proses untuk memahami isi pesan# -roses berpikir yang
!ilakukan oleh penerima ini !isebit !e$o!ing# Bila semua beralan !engan lan$ar"
penerima tersebut meneremahkan pesan !engan benar" memberi arti yang sama
pa!a penerima seperti yang !ikehen!aki oleh pengirim#
&# -enerimaan pesan# A!a kemungkinan pesan yang !ikirim oleh sumber ti!ak
!iterima oleh au!ien$e 2penerima3# Ini bisa !isebabkan oleh terebaknya e)mail
pa!a *ilter anti spam# 0antangan terbesar yang !iha!api a!alah memotong
kekusutan !an gangguan !alam me!ia apa pun#
9# -engiriman umpan balik 2*ee!ba$k3# Setelah memahami isi pesan" penerima
mempunyai pilihan untuk memberikan respons !engan berbagai $ara#
Komunikator yang sukses akan memberikan perhatian yang tinggi pa!a umpan
balik" yang ti!ak hanya sebagai $ara untuk mengukur e*ekti<itas# 0etapi uga $ara
untuk belaar#
--- ---- ----
1ili" 20 Januari 2011
1# 1(ikori Sitaresmi" M#A#
6atatan=
1isarikan !ari Komunikasi Bisnis I" oleh Bo<ee !kk"# -enerbit Jakarta"
Khusus untuk perkuliahan !i Instituto -ro*essional !e 6anossa" 1ili" 0imor 7este#