Pertemuan VIII

Modul XI Komunikasi dan Motivasi dalam

Organisasi
Rengganis Banitya Rachmat
EKMA4116 Manajemen
Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi (Charles Cooley) mekanisme yang
menyebabkan adanya hubungan antar manusia dan
yang mengembangkan semua lambang pikiran,
bersama-sama dengan saran untuk menyiarkan
dalam ruangan dan merekamnya dalam waktu

Stoner, Freeman, dan gilbert (1996) proses yang
digunakan oleh individu untuk mencari kesamaan
arti melalui transmisi pesan simbolik
Makna Melibatkan orang; kesamaan arti; simbol
yang hanya dapat mewakili/mendekati ide yang
mereka maksudkan
Proses Komunikasi
Coutland L. Bovee dan John V. Thill (1993), 5 tahap
Komunikasi:
1. Pengirim memiliki ide/gagasan
2. Ide tersebut dibentuk menjadi sebuah pesan, dengan
mempertimbangkan subjek apa yang ingin
disampaikan; maksud penyampaian pesan;
karakteristik pendengar/penerima
3. Pesan tersebut dipindahkan/ditransfer mengunakan
sebuah saluran/media
4. Pesan dikirimkan kepada penerima dianggap sukses
apabila pesan tersebut dipahami penerima
5. Penerima memberikan umpan balik/feedback kepada
pengirim

Unsur Komunikasi
1. Manusia sebagai komunikator (orang yang
menyampaikan pesan)
2. Pesan yang akan dikomunikasikan
3. Saluran Komunikasi
4. Metode Komunikasi
5. Komunikan atau penerima pesan
6. Gangguan atau distorsi
7. Konteks
8. Umpan balik
9. Pengaruh
10. Lingkungan Komunikasi

Fungsi Komunikasi
Robins (1996) 4 fungsi utama dalam komunikasi:
1. Pengendalian usaha organisasi melalui proses
komunikasi dalam menghadapi perilaku
karyawannya dengan cara keharusan mematuhi
peraturan yang berlaku dalam organisasi
2. Pengembangan Komunikasi memberikan
penjelasan tentang setiap hal yang harus
dilakukan karyawan, cara bekerja dengan sebaik-
baiknya, dan hal-hal apa saja yang harus
dilakukan untuk memperbaiki prestasi kerjanya
jika belum memenuhi standar.
Fungsi Komunikasi
3. Sarana ungkapan emosional saluran
tercepat yang bisa menampung berbagai
perasaan, keluhan; kekecewaan, dan perasaan
puas terhadap organisasi dan pekerjaan mereka.

4. Pemberian Informasi memberikan informasi
kepada seluruh karyawan tentang suatu
keputusan melalui saluran komunikasi yang
benar
Pola jaringan Komunikasi
Komunikasi Formal:
1. Komuniaksi dari atas ke bawah (downward
communication) berhubungan dengan masalah
tanggung jawab dan wewenang karyawan dalam
organisasi
2. Komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up
communication) dibangun untuk menyalurkan aspirasi
dan membuka partisipasi bawahan kepada atasan
3. Komunikasi horizontal (horizontal communication) yang
terjadi diantar rekan sejawat dalam posisi yang sederajat
4. Komunikasi diagonal komunikasi yang biasanya
melibatkan dua tingkat yang berbeda dalam organisasi

Komunikasi Informal jaringan komunikasi yang biasanya
digunakan para manajer untuk mengontrol bawahannya
ketika mereka bekerja.
Pola jaringan Komunikasi
Komunikasi Internal komunikasi yang terjadi
antara manajer dengan komunikan yang beada
didalam organisasi

Komunikasi eksternal komunikasi yang terjadi
antara manajer dengan komunikan yang beada
diluar organisasi

Manfaat Komunikasi
1. Mengurangi Ketidakpastian
2. Mendapatkan Informasi
3. Menguatkan keyakinan
4. Menggunakan wewenang fungsional
Penghalang & Kendala dalam Komunika
si
1. Perlindungan (protectiveness)
2. Pertahanan (defensiveness)
3. Kecenderungan menghakimi (tendency to judge)
4. Perspektif yang sempit (Narrow Perspectives)
5. Ekspektasi yang tidak sesuai (Mismatched
expectation)
6. Kurang waktu (insuffiecient time)
Peranan Komunikasi dalam fungsi
organisasi
1. Komunikasi dan perumusan kebijaksanaan
2. Komunikasi dan pengambilan keputusan
3. Komunikasi dan perencanaan
4. Komunikasi dan pengorganisasian
5. Komunikasi dan penggerakan
6. Komunikasi dan perlaksanaan kegiatan
operasional
7. Komunikasi dan pengawasan
8. Komunikasi dan penilaian
Keberhasilan Komunikasi dalam
organisasi
Untuk mencapai keberhasilan dalam komunikasi,
maka hal-hal yang harus dilakukan organisasi
adalah:
1. Penetapan tujuan
2. Pembuatan dan Pelaksanaan keputusan
3. Perekrutan dan pengembangan staf
4. Pengukuran hasil
5. Komunikasi dengan stakeholder
6. Proses negosiasi dengan pemasok dan
penyedia dana investasi
dsb (modul 11 hal 11.23-11.25_)
Motivasi dalam Organisasi (definisi)
W.J stanton (1981) Suatu kebutuhan yang distimulasi
yang berorientasi kepada tujuan individu dalam mencapai
rasa puas

Handoko (1989) keadaan dalam pribadi seseorang
menjadi pendorong munculnya perilaku untuk
mewujudkan keinginan yang dapat memuaskan dirinya

Gibson (1996) berbagai dorongan yang timbul pada atau
di dalam diri individu yang menggerakan dan
mengarahkan perilakunya.

Motivasi: kondisi yang menggerakan individu agar
mampu mencapai tujuan dari motifnya
Motif: suatu bentuk dorongan kebutuhan dalam diri
individu yang harus dipenuhi agar individu tersebut dapat
menyesuaikan diri.

Motivasi Kerja
Motivasi merupakan unsur yang penting dalam dunia
kerja, sebab dapan menyebabkan karyawan bekerja
keras dan antusias mencapai hasi maksimal.

Hubungan Motivasi dan kerja
Drive Incentive Goal
Unstisfied need
Satisfied Need

Jika suatu kebutuhan tidak terpuaskan, maka akan
timbul dorongan (drive) dan aktivitas individu untuk
merespon rangsangan dalam tujuan yang diinginkan.
Pencapaian tujuan akan menjadikan individu merasa
puas
Motivasi kerja: rangsangan bertindak yang
menimbulkan dorongan atau semangat kerja dalam
rangka mencapai tujuan organisasi
Jenis Motivasi
Fear motivation motivasi yang didasarkan atas
ketakutan contoh: patuh pada pimpinan

Achievement motivation Motivasi ingin
mencapai sesuatu contoh: seseorang melakukan
sesuati karena ingin berprestasi

Inner motivation motivasi yang didorong oleh
kekuatan dari dalam, karena adanya misi atau
tujuan hidupnya

Teori Motivasi
1. Teori Pemuasan Kebutuhan (Content Theory)
seseorang memiliki semangat bekerja agar dapat
memenuhi kebutuhannya (inner needs)

Teori Kebutuhan Abraham Maslow
1. Kebutuhan Fisiologis : untuk mempertahankan
kelangsungan hidup, (makan, minum, bernapas
dll)
2. Kebutuhan rasa aman : Kebutuhan akan
perlindungan untuk menjauhkan diri dari berbagai
bahaya, ancaman, dan pertentangan.
3. Kebutuhan psikologis: Kebutuhan untuk disayangi
dan diperhitungkan sebagai pribadi; diterima oleh
kelompok, mitra dan sahabat
4. Kebutuhan penghargaan: kebutuhan akan harga
diri dihargai, dihormati dan diakui oleh orang lain
5. Kebutuhan Aktualisasi diri : kebutuhan untuk
memaksimalkan menggunakan kemampuan,
keterampilan dan potensi yang dimiliki individu
melalui berbagai kegiatan serta kebutuhan untuk
berpendapat, memberikan kritik, dan penilaian
Teori Motivasi
Teori X & Y Douglas Mc. Gregor
Teori X: manusia didorong oleh faktor eksternal
agar mau bekerja dan manusia pada dasarnya
memilih tidak bekerja
Teori Y: manusia bekerja karena memerlukan
kepuasan dalam bekerja

Kelemahan: banyaknya kesalahan yang dilakukan
manajer dalam usaha meningkatkan motivasi
karyawannya sebab semua karyawan
diasumsikan memiliki kebutuhan yang sama

Teori Motivasi
Teori Contingency Morse & Lorsch
Asumsi:
Pola kebutuhan dan motivasi setiap individu beragam
dan keduanya akan terbawa dalam perilaku ditempat
kerjanya
Motif memiliki kemampuan ini terdapat dalam diri setiap
individu dan mungkin bisa dipenuhi dengan cara yang
berbeda-beda oleh orang yang berbeda
Pemenuhan motivasi untuk memiliki rasa berkompeten,
seringkali terjadi di saat situasi sedang harmonis antara
tugas dan organisasi
Pemenuhan motivasi untuk memiliki rasa berkompeten,
jika terjadi secara berulang-ulang akan menjadi motivasi
yang baik
Teori Motivasi
Teori Kebutuhan David Mc. Cleeland (1961)
1. Kebutuhan akan prestasi (need for
achievement), dorongan untuk menjadi unggul
dari orang lain
2. Kebutuhan akan afiliasi (need for affiliation),
yaitu dorongan untuk berinteraksi dengan
orang lain, dan berkumpul dengan orang lain
3. Kebutuhan akan kekuasan (need for power),
dorongan untuk memiliki pengaruh yang kuat.
Teori Motivasi
Teori Dua faktor Motivasi Higiene & Frederick Herzberg
Motivasi kerja bisa dipertahankan dengan cara melihat 2
macam situasi yang mempengaruhi individu terhadap
pekerjaannya (faktor motivator (satisfier) dan faktor
higienis (dissatisfier)






Kelemahan: faktor2 yang dikemukanan oleh Herzberg
berjalan sendiri-sendiri dan tidak saling melengkapi
Faktor Motivator Faktor Higienis
1. Keberhasilan
Pelaksannaan
(achievement)
2. Pengakuan Prestasi
3. Pekerjaan itu sendiri
4. Tanggung Jawab
5. Pengembangan
1. Kebijakan dan
Administrasi
2. Supervisi
3. Upah/gaji
4. Hubungan Interpersonal
5. Kondisi Kerja

Teori Motivasi
Teori kebutuhan ERG (exixtence, relatedness, and Growth)
Clyton Alderfer (1997)
Existence needs berkaitan dengan masalah fisik
dan keberadaan karyawan
Relatedness Needs Kebutuhan hubungan antar
pribadi (kepuasan berinteraksi dalam lingkungan kerja)
Growth Need kebutuhan meningkatkan kemampuan
diri pribadi

Kelemahan: kurang menekankan pada susunan
hierarki; perubahan orientasi bisa merupakan
kegagalan dan kebutuhan yang lebih tinggi serta dapat
menunjukan regresi dengan penambahan pada jenjang
kebutuhan yang lebih rendah
Teori Motivasi
2. Teori Motivasi Proses (Process Theory)

Teori Pengharapan (Expectation Theory) Victor
Vroom
1. Harapan (expectancy) kemungkinan yang dirasakan
oleh seseorang bahwa apabila ia melakukan sejumlah
usaha tertentu maka ia akan menjurus pada tingkatan
kinerja tertentu
2. Nilai atau daya tarik imbalan (valence) akibat dan
perilaku tertentu akan memilki nilai bagi individu tertentu
3. Pertautan (instrumentality) persepsi individu bahwa
hasil pertama berhubungan dengan hasil selanjutnya
Teori Motivasi
Teori keadilan atau Kesetaraan (Equity Theory)
Berasumsi bahwa setiap individu ingin
diperlakukan secara adil dan mereka cenderung
membandingkan kontribusi imbalan yang mereka
terima dengan kontribusi dan imbalan yang di
terima orang lain.

Teori Pengukuhan (Reinforcement)
Menjelaskan bahwa jika keinginan perilaku
disertai dengan imbalan maka seseorang akan
termotivasi untuk mengulangi perilaku tersebut
Prinsip memotivasi Kerja
karyawan
a. Prinsip Partisipasi
b. Prinsip Komunikasi
c. Prinsip mengakui adanya perbedaan individu
d. Prinsip menyesuaikan individu dengan pekerjaan
e. Prinsip mengakui andil bawahannya
f. Prinsip pendelegasian wewenang
g. Prinsip memberi perhatian
h. Prinsip Pemberian uang
Syarat manajer untuk menjadi motivator
yang baik
a. Memotivasi kepada diri sendiri
b. Kecerdasan emosi
c. Empati
d. Memberikan harapan terbaik kepada bawahan
yang dipimpin
e. Pelajari secara serius hal-hal pokok yang
dibutuhkan bawahan
f. Tetapkan Standar keunggulan yang tinggi
g. Ciptakan suasana di mana kegagalan bukanlah
suatu yang fatal
h. Dsb (modul 11 hal 11.48-11.50)
Faktor yang mempengaruhi motivasi
Memahami apa kebutuhan karyawan dalam
bentuk kategori Abraham Maslow
Mengidentifikasi tentang apa yang mereka
butuhkan dan juga yang mereka inginkan
Pengakuan, pujian, promosi, kesempatan untuk
mencapai prestasi yang lebih tinggi membuat
karyawan bisa termotivasi
Pemanfaatan imbalan jasa uang

Teori Motivasi dalam Aplikasi
1. Management by Objective Cara menggunakan
tujuan untuk memotivasi orang-orang, bukan untuk
mengawasi mereka
2. Modifikasi Perilaku penerapan teori penguatan
kepada individu-individu dalam situasi kerja.
Program dimana para manajer mengidentifikasi
perilaku karyawan yang dihubungkan dengna
kinerja dan kemudian menjadi suatu strategi
intervensi untuk memperkuat perilaku kinerja yang
diinginkan
3. Program pelibatan karyawan suatu proses
partisipasi yang menggunakan seluruh kapasitas
karyawan dan didesain untuk mendorong
peningkatan komitment bagi sukses organisasi
4. Dsb (modul 11 hal 11.52-11.55)
Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka
Slide Tutorial Manajemen
Widita Rarasati
Fadia Dewanda