Makalah Seminar Kerja Praktek

SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN PT. APAC INTI CORPORA

ADI DHAMA KAMESWARA
Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Semarang
Abstrak
Dalam menghadapi persaingan global, sebagian besar perusahaan menerapkan
berbagai teknologi informasi untuk mendukung seluruh kegiatan di dalam perusahaan. Salah satu
teknologi informasi tersebut adalah sistem informasi yang terdapat di dalam sistem informasi HR
& Payroll yaitu sistem informasi untuk mengolah data absensi, lembur karyawan dan sistem
penggajian karyawan.
Melihat pentingnya kebutuhan sistem informasi tersebut, maka dibuat suatu rancangan
sistem pengolahan data absensi dan lembur karyawan yang dapat memenuhi kebutuhan
perusahaan. Dalam membuat rancangan sistem pengolahan data absensi dan lembur karyawan
tersebut digunakan UML (Unified Modelling Language) untuk memodelkan sistemnya, Microsoft
Visual Basic.net sebagai salah satu perangkat lunak pembangun aplikasinya dan Microsoft SQL
Server 2000 sebagai pembangun basis datanya.
Kata kunci : system informasi, basis data, absensi
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam menghadapi
persaingan global, sebagian besar
perusahaan menerapkan berbagai
teknologi informasi untuk
mendukung seluruh kegiatan di
dalam perusahaan. Salah satu
teknologi informasi tersebut adalah
sistem informasi yang terdapat di
dalam sistem informasi HR &
Payroll yaitu sistem informasi untuk
mengolah data absensi, lembur
karyawan dan sistem penggajian
karyawan. Sistem informasi ini
sangat penting karena data absensi
dan lembur karyawan sangat
diperlukan untuk menghitung gaji
karyawan yang nantinya berkaitan
dengan laporan keuangan sebuah
perusahaan, selain itu data absensi
juga diperlukan dalam pemberian
Surat Peringatan kepada karyawan.
Oleh karena itu, data absensi dan
lembur karyawan harus selalu
tersimpan dengan baik di dalam basis
data sebuah perusahaan. Dengan
adanya sistem pengolahan data
absensi dan lembur karyawan yang
baik maka akan mempermudah
perusahaan dalam melakukan seluruh
kegiatan yang berhubungan dengan
data-data tersebut. PT. APAC INTI
CORPORA merupakan salah satu
perusahaan yangsangat memerlukan
sistem informasi tersebut. Melihat
pentingnya kebutuhan sistem
informasi tersebut, maka dibuat suatu
rancangan sistem pengolahan data
absensi dan lembur karyawan yang
dapat memenuhi kebutuhan
perusahaan. Dalam membuat
rancangan sistem pengolahan data
absensi dan lembur karyawan
tersebut digunakan UML (Unified
Modelling Language) untuk
memodelkan sistemnya, Microsoft
Visual Basic.net sebagai salah satu
perangkat lunak pembangun
aplikasinya dan Microsoft SQL
Server 2000 sebagai pembangun
basis datanya.


1.2 Tujuan Kerja Praktek
Maksud dan tujuan penulis dalam
penulisan Laporan Kerja Praktek ini
adalah :
Tujuan dari Kerja Praktek ini antara
lain :
a. Bagi Mahasiswa
1. Memperoleh ilmu pengetahuan,
wawasan, pengalaman serta
ketrampilan mahasiswa terutama
tentang jaringan computer di PT.
APAC INTI CORPORA.
2. Sebagai pembanding antara teori
dan praktek yang didapatkan
mahasiswa di bangku perkuliahan
dengan kenyataan sebenarnya
didalam dunia industry.
3. Mempelajari sistem informasi
absensi yang ada dan digunakan
oleh perusahaan PT. APAC INTI
CORPORA
4. Mempelajari proses absensi mulai
dari pemasukan kartu ID ke mesin
scanner barcode hingga
pengiriman laporan ke pusat
database absensi.
5. Untuk Mendapatkan pengalaman
kerja nyata didunia industry.
6. Memenuhi mata kuliah Kerja
Praktek yang wajib ditempuh
mahasiswa Teknik Elektro
Universitas Diponegoro dengan
bobot 2 (dua) sks.
b. Bagi PT. APAC INTI CORPORA
Memperoleh masukan-masukan
dari mahasiswa untuk
pengembangan industry di PT.
APAC INTI CORPORA, dapat
menilai kualitas pendidikan di
Universitas Diponegoro
Semarang, serta sebagai
pandangan perusahaan bahwa
lulusan Teknik Elektro
Universitas Diponegoro Semarang
memang layak untuk terjun
didunia industry.
c. Bagi Universitas Diponegoro
Menciptakan hubungan harmonis
dengan perusahaan khusunya PT.
APAC INTI CORPORA serta
memperoleh masukan berupa
kompetensi dari pihak industry
terhadap mahasiswa khususnya pada
Jurusan Teknik Elektro Universitas
Diponegoro, kemudian dari masukan
ini pula Universitas Diponegoro
dapat memperbaiki dan
meningkatkan akademi
mahasiswanya agar memperoleh
lulusan yang benar-benar handal dan
siap bekerja didunia industry
khususnya.
1.3 Batasan Masalah
Disini penulis membatasi
permasalahan secara khusus, dengan
pembahasan penggunaan pengolahan
sistem informasi absensi terhadap
sistem salary berdasarkan daily
attendance report yang telah tersedia
dan sudah digunakan dalam kurun
waktu yang cukup lama didalam
perusahaan PT. APAC INTI
CORPORA. Penulis tidak membahas
perancangan system absensi dan
programingnya.

II. DASAR TEORI
2.1 Definisi Sistem Informasi:
Suatu sistem terintegrasi yang
mampu menyediakan informasi yang
bermanfaat bagi penggunanya.
Atau ;
Sebuah sistem terintegrasi atau
sistem manusia-mesin, untuk
menyediakan informasi untuk
mendukung operasi, manajemen
dalam suatu organisasi.
Sistem ini memanfaatkan perangkat
keras dan perangkat lunak komputer,
prosedur manual, model manajemen
dan basis data.
2.2 Komponen Fisik Sistem
Informasi:
1. Perangkat keras komputer: CPU,
Storage, perangkat Input/Output,
Terminal untuk interaksi, Media
komunikasi data
2. Perangkat lunak komputer:
perangkat lunak sistem (sistem
operasi dan utilitinya), perangkat
lunak umum aplikasi (bahasa
pemrograman), perangkat lunak
aplikasi (aplikasi akuntansi dll).
3. Basis data: penyimpanan data
pada media penyimpan komputer.
4. Prosedur: langkah-langkah
penggunaan sistem
5. Personil untuk pengelolaan
operasi (SDM), meliputi:
- Clerical personnel (untuk
menangani transaksi dan pemrosesan
data dan melakukan inquiry =
operator);
- First level manager: untuk
mengelola pemrosesan data
didukung dengan perencanaan,
penjadwalan, identifikasi situasi out-
of-control dan pengambilan
keputusan level menengah ke bawah.
- Staff specialist: digunakan untuk
analisis untuk perencanaan dan
pelaporan.
- Management: untuk pembuatan
laporan berkala, permintaan khsus,
analisis khusus, laporan khsusus,
pendukung identifikasi masalah dan
peluang.
Aplikasi = program + prosedur
pengoperasian.
2.3 Sistem Pengolahan Data
System yang melakukan tugas
pengolahan data adalah system
pengolahan data. Dalam pandangan
kita, system pengolahan data adalah
sama dengan system akuntansi.
Pndangan ini didasarkan pada
kenyataan bahwa pada mulanya
computer hnaya diterapkan untuk
tugas akuntansi dan, penggunaanya
disebut pengolahan data elektronik
atau EDP.
Selama beberapa tahun telah
digunakan empat jenis pengolahan
data :
a. system manual. System pertama
adalah manual system ini hanya
terdiri atas orang pulpen, pensil,
dan buku besar (ledger) untuk
membuka entri. Buku besar
menggambarkan recod dari
operasi perusahaan.
b. Mesin keydriven, penemuan
mesin ini seperti cas register,
mesin ketik dan kalkulator meja
meringankan tugas pengurusan
data yang besar.
c. Mesin punched card, dengan
cara yang sama sejumlah
organisasi yang besar mencatat
transaksi mereka dalam benituk
punched card (kartu berlubang)
dan menggunakan puched card
pemeliharaan dan pengolahan
file yang penting.
d. Computer. Sekarang, semua
organisasi yang besar dan
sebagian besar organisasi yang
lebih kecil mengandalkan
computer untuk melakukan
mayoritas pengolahan data
mereka.

2.4 Basis Data (DataBase)
Basis data terdiri dari dua
kata, yaitu basis dan data. Basis
dapat diartikan sebagai tempat
penyimpanan sedangkan data adalah
representasi fakta dunia nyata yang
mewakili suatu obyek yang direkam
dalam bentuk angka, huruf, simbol,
teks. Prinsip utama basis data adalah
untuk pengaturan data dan tujuan
utamanya adalah kemudahan dan
kecepatan dalam pengambilan
kembali data.
Basis data digunakan untuk
menyimpan, memanipulasi dan
mengambil data hampir semua tipe
perusahaan termasuk bisnis,
pendidikan, rumah sakit,
pemerintahan dan perpustakaan.
Basis data dapat menghindari adanya
data redudancy. Data redudancy
adalah duplikasi data dimana
beberapa file memiliki data yang
sama sehingga menyebabkan
pemborosan kapasitas media
penyimpanan. Dengan menggunakan
basis data, perubahan, penambahan
dan penghapusan suatu data lebih
mudah dilakukan. Basis data juga
mendukung pengaksesan suatu
resource secara bersama sama oleh
lebih dari sebuah aplikasi. Sistem
basis data ini lebih dikenal dengan
istilah DataBase Management
System (DBMS).
2.5 DBMS
Adalah sistem penyimpanan
dan pengambilan data yang
mengijinkan beberapa aplikasi untuk
mengakses data tersebut dalam
sebuah sistem terpadu sehingga tidak
terjadi data redudancy dan integritas
data dapat dipertahankan. Berikut ini
adalah gambar dari sebuah DBMS
yang mengatur penyimpanan data di
dalam database serta bertugas
sebagai media penghubung antara
aplikasi dengan database.
Contoh- contoh dari DBMS yaitu :
Oracle, SQL Server, Informix, DB2,
dll

Gambar 2.1 DBMS
2.5 Manajemen data:
adalah bagian dari manajemen
sumber daya informasi yang
mencakup semua kegiatan yang
memastikan bahwa sumber daya
informasi yang akurat, mutakhir,
aman dari gangguan dan tersedia
bagi pemakai.
Kegiatan manajemen data,
mencakup :
a. Pengumpulan data. Data yang
diperlukan dikumpulkan dan
dicatat dalam status formulir yang
disebut dokumen sumber (source
document) yang berfungsi sebagai
input bagi sistem.
b. Integritas dan pengujian. Data
tersebut diperiksa untuk
menyakinkan konsistensi dan
akurasinya berdasarkan suatu
peraturan dan kendala yang telah
ditentukan sebelumnya.
c. Penyimpanan. Data disimpan
pada suatu medium seperti pita
magnetik atau piringan magnetik.
d. Pemeliharaan. Data baru
ditambahkan, data yang ada
diubah, dan data yang tidak lagi
diperlukan dihapus agar sumber
daya tetap mutakhir.
e. Keamanan. Data dijaga untuk
mencegah penghancuran,
kerusakan, atau penyalahgunaan.
f. Organisasi. Data disusun
sedemikian rupa untuk memenuhi
kebutuhan informasi pemakai.
g. Pengambilan. Data tersedia bagi
pemakai.
III. SISTEM INFORMASI ABSENSI
KARYAWAN PT. APAC INTI
CORPORA
3.1 Proses Sistem Absensi
Untuk proses dan urutan absensinya,
sebagai berikut :
a. Karyawan memasukan kartu ID
yang terdapat barcode kedalam
mesin scanner barcode.
b. Scanner akan membaca bacode
dan mengenali identitas pemilik
kartu ID (Nama, Foto Profile dan
NIK).
c. Setelah ID dikenali, server akan
membaca schedule/ jadwal kerja
karyawan tersebut, untuk
dicocokan antara jadwal dengan
absensi kehadiran.
d. Setelah ada kecocokan antara
jadwal kerja dan absensi
kehadiran, maka server akan
mengirim data ke database
absensi, yang mana terdapat
laporan harian absensi kehadiran
karyawan lengkap dengan waktu
karyawan tersebut melakukan
absensi.
e. Setelah proses absensi ditiap
divisi selesai dilakukan, data
absensi masing- masing karyawan
disimpan didalam pusat database
absensi.
f. Proses daily backup dilakukan
secara manual oleh super admin
secara berkala (tiap pergantian
shift, tiap hari, dan tiap bulan)
yang berada di divisi IT database.
Untuk karyawan yang mangkir/
bolos kerja/ belum melakukan
absensi akan pula terdeteksi
secara otomatis, namun untuk
karwayan yang ijin kerja/ sakit
(lengkap dengan surat ijin
dokter) akan diinput dan diproses
secara manual oleh bagian
personalia. Untuk proses
berikutnya sama seperti diatas
untuk proses pengiriman data,
penyimpanan dan daily
backupnya.
3.2 Proses Salary









Gambar 3.1 DBMS
Proses gaji akan dikeluarkan dari
bagian Payroll. Untuk kebijakan
penggajian akan pula ditentukan dari
laporan bulanan, yang mana laporan
tersebut berasal dari sistem absensi.
Dari sistem data absensi akan diolah
dengan jumlah kehadiran dan
aktivitas kerja serta tunjangan dari
masing- masing karyawan.
Sehingga gaji/ upah yang diterima
tiap karyawan per bulannya akan
berbeda. Untuk perhitungannya juga
sudah dilengkapi didalam sebuah
sistem informasi yang terdapat
didalam sistem absensi.
Urutan proses salary berdasar system
informasi absensi :
a. Bagian HRMS (Human
Resource Mannagement System)
meminta laporan absensi bulanan
dari bagian Attendance,
personalia (Employee).
b. Personalia akan mengecek seluruh
laporan absensi, untuk karyawan
yang sudah tidak bekerja lagi atau
terkena PHK bagian personalia
akan melakukan cek secara
manual dan menon aktifkan status
keberadaannya diperusahaan.
c. Bagian Attendance. Setelah
pemilahan data absensi karyawan
yang aktif selesai, secara otomatis
sistem akan mencocokan kembali
jumlah absensi karyawan
berdasarkan waktu kehadiran dan
diakumulasika dengan kondite/
kondisi cuti, masa libur, mangkir
dan ijin sakit.
d. Bagian Payroll. Dari schedule
atau jadwal kerja reguler akan
terhitung sebagai basic salary.
Untuk perhitungan basic salary
berdasarkan UMK.
e. Untuk hasil pembacaan kondite
akan terhitung sebagai wel fare
f. Dari basic salary dan wel fare
akan diakumulasikan, dan
menghasilkan payment.
g. Seluruh perhitungan salary
menggunakan parameter setting
utuk menetukan dan mengubah-
ubah UMK dan tunjangan tiap
karyawan berdasarkan jabatan dan
divisinya. Mengingat UMK dan
tunjangan akan berubah dalam
tiap tahunnya.

Gambar 3.1 DBMS
IV. PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Dari hasil kerja praktek di PT.
PT. APAC INTI CORPORA,
Bawen- J awa Tengah, penulis dapat
mengambil beberapa kesimpulan
sebagai berikut :
1. Secara teknis sistem absensi yang
berlangsung di PT. APAC INTI
CORPORA sudah baik dan
berlangsung sebagaimana
mestinya sistem itu diciptakan.
Namun kemungkinan adanya
sebuah praktik kecurangan masih
dapat terjadi. Dimungkinkannya
oknum yang menduplikasikan
kartu ID dan mencopy barcode
karyawan secara acak. Mekipun
kemungkinannya sangat kecil.
2. Pembagian tempat absensi ditiap
divisi memudahkan para
karyawan untuk melakukan
absensi, tentunya dengan
mengurangi antrean, disisi lain
dikarenakan tiap divisi jarak
tempat kerjanya juga terpaut jauh,
dikarenakan luasnya area pabrik
PT. APAC INTI CORPORA.
3. Sistem remote ditiap tempat absen
oleh masing- masing personalia
yang mengurusi absensi membuat
securitas/ tingkat keamanan jadi
lebih terjaga.
4. Sistem jaringan yang besar dan
saling berkaitan memudahkan
Direktur dan Manager serta
pemilik perusahaan untuk
mengakses informasi yang akurat
dan tepat waktu, guna mengambil
kebijakan dan pemantauan
perkembangan perusahaan.
Dengan pertimbangan dan
pembandingan dari perhitungan
global Income dan Salary.
5. Tentunya dengan dibantu sistem
jaringan membuat penyimpanan
database absensi tepusat pada
database center, sehingga tidak
terlalu sulit untuk memantau,
mengambil dan melaporkan
datanya secara lengkap dari tiap
divisi.
6. Sistem salary yang selalu
berkaitan dengan sistem absensi,
membuat perhitungan dan
akumulasinya menjadi lebih
mudah.
7. Adanya daily report attendance
membuat laporan menjadi lebih
akurat.
8. Adanya daily backup menjadikan
database menjadi lebih aman
apabila sewaktu- waktu terjadi
sebuah bencana/ gangguan dari
perusahaan itu sendiri, sehingga
data akan tetap tersimpan dengan
aman dan rapi.
4.2. Saran
1. Perlu adanya tingkat
kewaspadaan dari pihak security
dan personalia untuk senantiasa
memperhatikan karyawan dan
tamu yang hadir, pada saat
melakukan absensi apakah kartu
ID yang digunakan sudah sesuai
dengan identitas pemilik kartu
tersebut. Untuk menghindari
praktik kecurangan.
2. Kesadaran karyawan untuk
datang lebih awal ketika
melakukan absensi, sehubungan
dengan atrean panjang dan
tumbukan saat melakukan
absensi. Selalu budayakan antre.
3. Penambahan bandwidth dalam
sistem jaringan, agar tidak terasa
membebani koneksi lainnya dan
jaringan keluar. Supaya akses
transfer data dan daily report
lebih cepat sehingga tidak
memakan waktu.
4. Perlunya melakukan suatu
maintenance, baik dari sistem
informasinya berupa program,
maupun hardware meliputi
scanner barcode, pc admin dan
server, jaringan dan sistem
database. Upaya ini berguna
untuk pemakaian jangka panjang
supaya lebih awet dalam
penggunaan harian.

DAFTAR PUSTAKA

1. http://blog.re.or.id/perancangan-
basis-data.htm
2. http://docs.google.com/viewer?a=
v&q=cache:9X16JFBATloJ:yohanes_
ari.staff.gunadarma.ac.id/
3. D. Mahyuzir, Analisa dan
Perancangan Sistem
Pengolahan Data, PT. Elex
Media Komputindo,1989, pp
41-137
4. Mcleod, Raymond, Sistem
Informasi Manajemen Versi
Bahasa Indonesia, Edisi ketujuh,
Prenhallindo, J akarta, 2001.

BIOGRAFI PENULIS

ADI DHAMA
KAMESWARA
(L2F606001) Lahir di
Semarang, 29 J uli 1988.
Memulai pendidikan di
SD 1 Masehi Mlaten
Semarang, kemudian
melanjutkan ke SMPN 39
Semarang, SMA
Kesatrian 2 Semarang.
Saat ini penulis sedang
menempuh pendidikan di
Teknik Elektro
Universitas Diponegoro
dan mengambil sub
jurusan Teknik
Informatika dan
Komputer.

Semarang, J anuari 2010

Dosen Pembimbing


Ir.Kodrat Imam S, MT.
NIP.1963102819930310