Anda di halaman 1dari 18

manajemen dan organisasi

PENGERTIAN DAN PERANAN MANAJEMEN



1. Pengertian Organisasi
Apakah arti organisasi? organisasi dapat diartikan sebagai kumpulan beberapa orang
yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam bentuk apapun
akan selalu ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi merupakan unsur yang dibutuhkan
dalam kehidupan bermasyarakat dengan beberapa alasan, seperti organisasi digunakan untuk
mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat kita lakukan sendirian, dengan bekerja sama
individu-individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang apabila dikerjkan seorang diri tidak
akan tercapai, organisasi dapat menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta
dapat menjadi sumber karier yang penting.
Selayaknya sebuah organisasi seharusnya menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi
anggota organisasi maupun masyarakat sehingga organisasi mampu mempertahankan
kelangsungan hidup mereka. Secara umum organisasi dibedakan atas dua bentuk, pertama
organisasi dengan orientasi laba seperti perusahaan yang menyediakan produk barang atau
jasa (baik perusahaan besar maupun kecil) kemudian organisasi nirlaba atau yang tidak
berorientasi laba seperti yayasan, musium, rumah sakit milik pemerintah, sekolah, perkumpulan
sosial dan lain-lain.
Apapun bentuk organisasi itu diperlukan usaha-usaha untuk mengelola kegiatan dan orang-
orang maupun unsur lainnya yang ada didalam organisasi agar tercapai tujuan dengan lebih
baik.

2. Pengertian Manajemen
Semua bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang
telah ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha
pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.
Secara spesifik ada tiga alasan utama dibutuhkannya manajemen dalam organisasi,
yaitu:
1. Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan
pribadi.
2. Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan,
manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling
bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi
(stakeholders) seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.
3. Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran
prestasi organisasi.

Menurut Peter Drucker efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing thing
right) dan efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right thing).
Efisiensi merupakan kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar, berkaitan dengan
biaya-biaya yang ditimbulkan dalam melakukan aktivitas. Mengukur biaya dari sumber daya
yang diperlukan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Sedangkan efektivitas merupakan
kemampuan memilih alat yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, berkaitan
dengan melakukan pekerjaan yang seharusnya dilakukan dan merupakan ukuran tentang
pencapaian suatu tugas atau tujuan. Sejauh mana tugas atau tujuan telah dicapai.
Yang dimaksud dengan Efisiensi adalah menyelesaikan pekerjaan dengan usaha,
biaya, atau pemborosan yang minimum. Jadi efisiensi adalah kemampuan untuk melakukan
pekerjaan dengan benar. Sedangkan Efektivitas adalah penyelesaian tugas-tugas yang
membantu pencapaian sasaran organisasi atau bisa juga dikatakan efektivitas adalah
kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat/melakukan pekerjaan yang benar.
Sebagai ilustrasi kita ambil contoh misalnya belakangan ini banyak manajer gagal
memantau salah satu hasil usaha yang sangat penting, yaitu efisiensi. Sebagai contoh Kantor
Pos Pusat di Jakarta untuk mencari paket kiriman yang hilang dari Jakarta ke Surabaya
melakukan 5 panggilan telpon dari divisi yang terpisah ke kantor pos Surabaya. Hal ini jelas
kurang efisien. Jalan keluar yang terbaik adalah divisi pengiriman paket menelpon langsung
siapa kurir yang bertugas mengirimkan paket tersebut ke Surabaya. Akan tetapi efisiensi saja
tidaklah cukup untuk memastikan keberhasilan. Oleh karena itu, selain peduli dengan efisiensi,
para manajer juga harus berusaha untuk mencapai hasil yang efektif. Selama bertahun-tahun
perusahaan Chrysler Motor mengalami penurunan penjualan, pangsa pasar dan
keuntungannya, walaupun mobil-mobil yang dibuatnya sudah sangat efisien. Kemudian
perusahaan tersebut melakukan inovasi baru dengan memproduksi mobil rancangan pemenang
lomba yang telah dirancang ulang, sehingga menarik minat pembeli. Setelah itu Chrysler Motor
mulai memperoleh kembali pangsa pasar dan keuntungannya. Ini menunjukkan bahwa Chrysler
Motor berusaha untuk efektivitas, yaitu menyelesaikan tugas-tugas yang dapat menolong
pencapaian sasaran organisasi.
Kerja merupakan kegiatan yang menghasilkan nilai bagi orang lain maupun diri sendiri. Bekerja
dengan baik sehingga mampu memberikan kesejahteraan bagi masyarakat dan diri sendiri
mengarahkan organisasi terhadap kebutuhan manajemen.
Apakah Manajemen itu ?
Begitu luasnya pengertian manajemen sehingga tidak ada definisi yang secara konsisten
digunakan oleh semua orang. Dalam hal ini dua definisi manajemen dikemukan sebagi berikut :
1. Mary Parker Follet, manajemen merupakan seni (art) dalam meyelesaikan
pekerjaan melalui orang lain.
2. James AF Stoner, manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan usaha-usaha anggota organisasi dan penggunaan
sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
3. Luther Gullick, manajemen suatu ilmu (science).
4. James H. Donnelly Jr.; James L. Gibson; dan Jhon M. Ivancevich, manajemen
adalah proses dari seseorang atau beberapa individu untuk mengkoordinasi kegiatan-
kegiatan dari orang lain untuk memperoleh hasil yang tidak dapat dilakukan seorang
individu saja.
5. Karthryn M. Bartol dan David C. Marten, manajemen adalah proses untuk
mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan-kegiatan dari empat
fungsi utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin
(leading), dan mengendalikan (controlling).
6. Chuck Williams (2001), manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain. Jadi seorang manajer bukanlah mengerjakan semua pekerjaan sendiri. Dia
bekerja melalui orang-orang yang memiliki kemampuan-kemampuan teknis di lapangan,
tanpa mengerjakan teknisnya (walaupun bukan berarti seorang manajer tidak memiliki
kemampuan teknis).
7. Murti Sumarni-John Soeprihanto (1995), manajemen merupakan suatu proses
yang terdiri atas kegiatan-kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan
serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan
sumber daya yang lain. Pemanfaatan sumber daya-sumber daya lain dalam perusahaan
meliputi sumber daya bahan baku produksi, sumber keuangan, mesin-mesin, dan cara
yang digunakan dalam pemanfaatan yang efisien dan efektif.

Berdasarkan uraian tersebut manajemen dapat diartikan sebagai bekerja dengan orang-
orang dengan memanfaatkan sumber daya-sumber daya organisasi untuk menentukan,
menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan melalui pelaksanaan atau proses fungsi-fungsi
POLC (Planning, OrganizingLeading, Controlling).



Apakah Manajer itu ?
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab atas hasil kerja orang-orang yang ada di dalam
organisasi. Manajer sebagai perencana, pengorganisasi, pemimpin dan pengendali
pelaksanaan aktivitas sehari-hari organisasi.
Stoner menyatakan bahwa manajer adalah :
1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain.
2. Manajer bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan.
3. Manajer menyelaraskan tujuan yang saling bertentangan dan menentukan prioritas.
4. Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual.
5. Manajer adalah mediator.
6. Manajer adalah politikus.
7. Manajer adalah diplomat.
8. Manajer adalah symbol.
9. Manajer harus mampu mengambil keputusan yang sulit.

Seorang manajer yang efektif adalah seorang manajer yang mampu membuat suatu pekerjaan
terselesaikan dan menjaga tingkat kepuasan yang tinggi di tempat kerja.
Pengamatan menunjukkan bahwa manajer yang melaksanakan fungsi manajemen
dengan baik adalah seorang manajer yang lebih berhasil. Makin banyak waktu yang digunakan
oleh seorang manajer untuk merencana, semakin besar keuntungan yang diperoleh
perusahaan mereka, karena fungsi perencanaan memegang peranan penting dalam
keseluruhan fungsi manajemen.

Tingkatan dan Tipe-tipe Manajer
Jenis manajer dalam organisasi dapat diklasifikasikan berdasarkan dua bentuk, yang
pertama Manajer berdasarkan tingkatan manajemen dalam organisasi dan kedua berdasarkan
lingkup kegiatan organisasi yang berada di bawah tanggungjawabnya. Berdasarkan tingkatan
manajemen organisasi, manajer terdiri dari manajer puncak (top manager), manajer menengah
(middle manager), manajer bawah (lower manager atau first-line manager), dan pemimpin
kelompok (group leader).
Top manager efektif adalah seorang pemikir strategis yang berorientasi ke depan yang
membuat banyak keputusan dalam kondisi yang tidak pasti dan penuh persaingan. Manajer
puncak ( chief executive officer, chief operational officer, direktur utama, presiden direktur, vice-
president, president) terdiri dari kelompok yang relatif kecil , bertanggungjawab atas
keseluruhan manajemen organisasi. Menetapkan kebijakan operasional dan membimbing
proses interaksi dengan lingkungan organisasi. Top manager bertanggung jawab untuk
menciptakan kondisi penting untuk perubahan, membantu karyawan untuk bertanggung jawab
kepada perusahaan, bertanggung jawab untuk menciptakan budaya posistif organisasi melalui
bahasa dan tindakan dan bertanggung jawab mengamati lingkungan usahanya.
Middle manager efektif adalah seorang yang mampu mengembangkan dan
menerapkan rencana kerja yang sesuai dengan tujuan dari tingkatan yang lebih tinggi,
berorientasi pada kelompok dan bekerja sama serta mengkoordinasi kegiatan antar unit dalam
organisasi serta mampu menerapkan perubahan atau strategi yang diciptakan oleh manajer
puncak. Manajer menengah (kepala, manajer divisi, manajer cabang, manajer pabrik, dekan).
First-Line Manager efektif adalah seseorang yang mampu mengelola kinerja satu unit
kerja yang dapat menyelesaikan tugas dan tanggungjawab jangka pendek yang sesuai dengan
rencana middle dan top manager. Manajer lini pertama (supervisor atau pemimpin kelompok).
Pemimpin Kelompok adalah jenis pekerjaan manajemen yang relatif baru yang
dikembangkan semenjak perusahaan beralih kepada kelompok yang mandiri. Pemimpin
kelompok mengarahkan pekerjaan perorangan dan membantu aktivitas kelompok ke arah
pencapaian sasaran. Pemimpin kelompok juga membantu kinerja kelompok, mengelola
hubungan luar dan hubungan dalam kelompok.
Berdasarkan lingkup kegiatan organisasi yang berada di bawah tanggung jawabnya, manajer
terdiri dari manajer fungsional dan manajer umum.
Manajer fungsional yaitu manajer yang bertanggung jawab atas satu bidang kegiatan tertentu
seperti keuangan, pemasaran, produksi, personalia, akuntansi atau penjualan.
Manajer umum membawahi semua kegiatan suatu unit seperti sebuah cabang, perusahaan
terpisah atau bagian operasional terpisah yang memiliki bagian produksi, pemasaran,dan
keuangan sendiri.

Fungsi Manajemen
Empat fungsi manajemen sebagai tugas utama yang harus dilaksanakan seorang manajer
dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai proses
manajemen adalah sebagai berikut :



Perencanaan (planning).
Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus diambil
untuk mencapainya, meliputi penetapan sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan strategi,
membuat strategi, dan mengembang-kan subrencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.

Pengorganisasian (organizing).
Proses pemberian tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara
terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang telah
dibuat., meliputi penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan
tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.

Memimpin (leading)
Proses menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja dengan baik dan membimbing
mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka mencapai tujuan,
memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran
organisasi.

Pengendalian (controlling).
Proses mengukur kinerja, membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana yang
telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi yan diperlukan.
Belakangan ini para manajer mengubah cara mereka melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen. Perubahan ini diwujudkan dalam perbedaan antara manajemen lama dan
manajemen baru. Manajer gaya lama menganggap diri mereka sebagai boss, sedangkan
manajer gaya baru menganggap diri mereka sebagai sponsor, pemimpin kelompok atau
konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya adalah manajer gaya lama mengambil
keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru mendengarkan masukan dari orang lain dalam
pengambilan keputusan. Akibatnya manajer gaya lama bekerja lebih lama sedangkan manajer
gaya baru bekerja lebih mengutamakan hasil.
Perubahan-perubahan dalam manajemen tersebut tidak membuat fungsi manajemen klasik
menjadi kuno, sehingga fungsi manajemen gabungan antara manajemen gaya baru dan gaya
lama adalah sebagai berikut:

Membuat sesuatu terjadi (making things happen)
Menghadapi persaingan (meeting the competition)
Mengorganisir orang, proyek, dan proses (organizing people, project, & process)
Memimpin (leading)
Fungsi-fungsi tersebut tidak menggantikan fungsi yang lama, tetapi dibangun di atasnya.
Pertama, membuat sesuatu terjadi merupakan gabungan dari fungsi merencanakan (planning)
dan mengendalikan (controlling). Untuk membuat sesuatu terjadi, kita harus merencanakan
bagaimana mencapai sasaran yang kita inginkan, mengelola informasi, dan mengendalikan
kinerja serta melakukan tindakan koreksi jika terjadi penyimpangan. Kedua, menghadapi
persaingan mencerminkan pentingnya adaptasi dan pembaharuan agar tetap bersaing di
tengah pasar global yang terus berkembang seperti saat ini. Ketiga, tanpa mempertimbangkan
dalam mengorganisir orang, proyek, dan proses maka perubahan yang berskala besar tidak
akan berhasil (tidak dapat membuat sesuatu terjadi). Terakhir, memimpin dengan
memperhatikan kesejahteraan karyawannya, merayakan keberhasilan sebuah kontrak baru
bersama karyawan, dan sangat memperhatikan keinginan dan aspirasi karyawan merupakan
suatu gaya memimpin yang menyenangkan hati karyawan. Pada akhirnya karyawan termotivasi
dan membuat suatu produktivitas yang tinggi sebagai bukti kesetiaan dan dukungannya.


Peranan Manajer Dalam Organisasi
Dalam melaksanakan tugas sehari-hari seorang manajer memegang beberapa peranan
untuk mencapai tujuan organisasi. Tiga peranan utama manajer menyangkut sebagai berikut :
1). Peran interpersonal, yaitu peranan seorang manajer dalam berinteraksi dengan
berbagai pihak yang akan membantu berhasilnya pelaksanaan tugas, baik pihak dalam
perusahaan maupun pihak luar perusahaan.
a. Peranan figure bapak (Figurehead)
Simbol pemimpin perusahaan; diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin
yang bersifat legal dan social, contoh : memberi ucapan selamat datang kepada para
pengunjung, penandatanganan surat resmi,dst.



b. Peranan Pimpinan (Leader)
Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan; mengisi posisi
kosong (staffing), melatih, dan tugas-tugas terkait, contoh : melakukan hampir seluruh
kegiatan yang melibatkan bawahan.
c. Peranan Penghubung (Liaison)
Memelihara suatu jaringan kontak luar yang mendukung dan juga penghubung pihak
dalam, contoh : membalas surat-surat, melakukan kerja dewan urusan luar, yang
melibatkan puhak-pihak luar.

2) Peran informasional, yaitu peranan seorang manajer dalam pemberian, penerimaan
dan penganalisaan informasi, menyangkut pengawas, penyebar informasi dan juru bicara.
a. Memantau (Monitor)
Manajer selalu aktif mencari informasi yang dapat bermanfaat untuk organisasi, contoh
membaca terbitan-terbitan periodik dan laporan-laporan, memelihara kontak pribadi.
b. Penyebar (Disseminator)
Manajer mendistribusikan informasi yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya
kepada bawahannya agar bawahan mampu mengerjakan tugasnya dengan baik, contoh :
Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk maksud informasi; menelpon untuk
meneruskan informasi.
c. Jurubicara (Spokesman)
Manajer sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan informasi ke pihak luar, contoh :
menyelenggarakan rapat dewan, memberikan informasi ke media.

3). Peran pengambil keputusan, yaitu peranan seorang manajer dalam memanfaatkan
informasi untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah atau melihat
kesempatan yang ada.
a. Kewirausahaan (Entrepreunership)
Manajer mengambil keputusan-keputusan penting seperti peluncuran produk baru,
penggabungan usaha dll, contoh : rapat strategis dan tinjauan ulang yang melibatkan
prakarsa atau rancangan proyek perbaikan.

b. Pengendali gangguan (Disturbance Handler)
Manajer diharapkan bisa menyelesaikan gangguan-gangguan yang mungkin muncul,
contoh : mengorganisasikan strategi dan sesi kaji-ulang yang melibatkan gangguan dan
kritis.
c. Pengalokasi sumberdaya (Resource Allocator)
Manajer harus mengalokasikan sumberdaya yang terbatas agar tujuan organisasi dapat
dicapai dengan efisien, contoh : penjadwalan, permintaan otoritas, menyelenggarakan
kegiatan apapun yang melibatkan anggaran dan program kerja bawahan.
d. Perunding (Negotiator)
Manajer melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang berkaitan, contoh : berperan
serta dalam perundingan kontrak serikat pekerja.

Keterampilan Manajerial
Keterampilan atau skill merupakan kemampuan untuk menterjemahkan pengetahuan ke
dalam praktek sehingga tercapai hasil kerja yang diinginkan. Berbagai fungsi dan kegiatan
manajerial yang diperlukan dalam mengelola organisasi membutuhkan banyak keterampilan.
Keterampilan yang paling penting adalah keterampilan yang memungkinkan manajer bisa
membantu orang lain menjadi lebih produktif di tempat kerja. Robert L. Katz menggolongkan
keterampilan manajer menjadi tiga kategori sebagai berikut :
1). Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)
Keterampilan kemanusiaan atau yang lebih terkenal dengan keterampilan berkomunikasi
antar manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang seringkali diabaikan oleh para
manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik jenjangnya dalam organisasi.
Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan untuk menjaga hubungan baik dengan
atasan langsung maupun dengan bawahan. Dengan komunikasi yang persuasive akan
membuat bawahan merasa dihargai dan mereka akan bekerja lebih baik dan bersikap lebih
terbuka kepada atasannya. Keterampilan berkomunikasi ini diperlukan baik pada tingkatan
manajemen atas, menengah, maupun bawah.
2). Keterampilan Teknis (Technical Skills)
Keterampilan ini merupakan bekal bagi para manajer pada tingkat yang lebih rendah.
Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu
misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan keterampilan
teknis lainnya.

3). Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)
Kemampuan untuk merinci permasalahan menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik
sehingga dapat dilihat kaitan antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui
dampak dari setiap permasalahan bagi orang lain.
Sebagai tambahan, keterampilan yang harus pula dimiliki oleh para manajer adalah
sebagai berikut :

4) Keterampilan Motivasi (Motivation Skill)
Kemampuan untuk memberikan dorongan kepada orang lain, agar mereka dapat
melakukan sesuatu sesuai dengan yang diperintahkan tanpa mereka rasakan secara
langsung, karena telah diberikan suatu motivasi atau dorongan berupa rangsangan-
rangsangan untuk menggairahkan dan menyemangati melakukan pekerjaan.

5. Keterampilan Teknologi Informasi
Keterampilan yang dalam hal ini penguasaan mengolah informasi melalui teknologi seperti
keterampilan mengoperasikan komputer.
Kecakapan manajerial adalah suatu keterampilan atau karakteristik personal yang
membantu tercapainya kinerja yang tinggi dalam tugas manajemen. Beberapa kompetensi
personal yang diperlukan bagi keberhasilan manajerial sebagai berikut :
1. Leadership, kemampuan dalam mempengaruhi orang lain agar melaksanakan suatu
tugas.
2. Self objectivity, kemampuan untuk menilai diri sendiri secara realistis.
3. Analiytic thinking, kemampuan untuk menginterpretasikan dan menyampaikan
segala macam bentuk informasi.
4. Behavioral flexibility, menyesuaikan perilaku dalam mencapai tujuan.
5. Oral Communication, kemampuan mengemukakan pendapat secara jelas dalam
berbicara.
6. Written Communication, kemampuan mengungkapkan pendapat dengan baik
secara tertulis.
7. Personal Impact, menumbuhkan kesan baik dan kepercayaan bagi orang.
8. Resistances to stress, kemampuan untuk dapat bekerja dalam keadaan tertekan.
9. Tolerance for uncertainty, kemampuan untuk bekerja dalam situasi yang tidak
menentu.
Selayang Pandang
Untuk tetap bertahan menghadapi
dinamika keadaan, sebuah organisasi harus
dapat dengan tumbuh dan berkembang.
Pertumbuhan dan perkembangan dapat
dicapai dengan adanya perubahan. Namun
yang perlu diingat adalah, perubahan itu
tidak selalu baik, artinya perubahan juga
bisa menghancurkan. Oleh karena itu,
untuk menghindari perubahan yang
bersifat menghancurkan dan mendapatkan
sebuah perubahan yang menuju perbaikan,
maka dibutuhkan sebuah metode analisa
kondisi sebuah organisasi sehingga
didapatkan data analisis valid yang dapat
dimanfaatkan untuk merencanakan sebuah
pengembangan organisasi. Metode
tersebut adalah metode analisis SWOT
(Strength, Weakness, Opportunity and
Threat).

Perubahan yang baik adalah perubahan
yang terjadi dengan teratur. Jika proses
perubahan yang teratur dirangkum, maka
akan muncul sebuah skema sebagai
berikut:


Dari skema tersebut tampak bahwa analisa SWOT memang dibutuhkan dalam sebuah
proses pengambilan keputusan dalam menangani berbagai permasalahan maupun dalam
pengembangan organisasi. SWOT pertama kali dikenalkan oleh Albert Humphrey pada
tahun 1960-1970an di Universitas Stanford yang kini metode ini menyebar luas dan
digunakan dalam organisasi-organisasi diseluruh belahan dunia. Penggunaan SWOT
tidak terbatas pada organisasi mahasiswa saja, namun juga mulai dari analisa diri sendiri,
pengadaan sebuah kegiatan, bahkan sampai perusahaan yang berorientasi laba bisa
menggunakan metode ini.

Dalam sebuah organisasi kemahasiswaan, SWOT bermanfaat mulai dari menganalisa
struktur organisasi sampai menilai kelayakan sebuah program kerja. Misalnya, saat
ketua organisasi ingin menentukan apakah diperlukan sebuah departemen atau divisi

dalam organisasinya, dia bisa melakukan SWOT. Begitu juga dalam menetapkan
program kerja, arah dan kebijakannya juga ditentukan oleh analisa SWOT sehingga
dalam menentukan target kedepannya memiliki dasar yang kuat dan berbasis kebutuhan
yang bermanfaat bagi banyak pihak.

All About SWOT
Analisis SWOT adalah sebuah metode prosedur analisis kondisi yang mengklarifikasi
kondisi objek dalam empat kategori Strength (Kekuatan), Weakness (Kelemahan),
Opportunity (Faktor Pendukung) and Threat (Faktor Penghambat/Ancaman). Dalam
pembagiannya SWOT dibagi 2 bidang, yaitu faktor internal atau eksternal.

1. Faktor Internal (Strength dan Weakness)
Faktor internal terdiri dari strength dan weakness yaitu faktor yang BERASAL DARI
DALAM OBJEK ITU SENDIRI. Jika objeknya adalah sebuah organisasi katakan
BEM, maka faktor internalnya meliputi bagaimana kualitas SDM didalam BEM,
bagaimana dengan manajemen keuangan di dalam BEM dan lain-lain.
Dari sini kita sepakati OBJEK yang kita bahas adalah Organisasi.

a. Strength (Kekuatan)
Strenghth adalah sebuah faktor pendorong dan kekuatan yang berasal dari dalam
organisasi, dimana kekuatan disini meliputi semua komponen-komponen organisasi baik
sumber daya maupun kemampuan yang dapat dioptimalkan sehingga bermakna positif
untuk pengembangan organisasi ataupun pelaksanaan sebuah program kerja (proker).
Misalnya, kepemimpinan yang efektif, keadaan keuangan yang kuat, SDM yang
berkualitas, proker unggulan dan lain-lain.

b. Weakness (Kelemahan)
Weakness adalah suatu faktor kekuatan yang seharusnya dimiliki oleh organisasi
namun tidak ada, yang akhirnya menjadi kelemahan dalam organisasi tersebut. Maka
weakness berarti kekurangan-kekurangan yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri.
Misalnya, kualitas SDM yang rendah, kuantitas SDM yang kurang, keterbatasan dana dan
lain-lain.

2. Faktor Eksternal (Opportunity dan Threat)
Faktor eksternal terdiri dari opportunity dan threat yaitu faktor yang BERASAL DARI
LUAR OBJEK. Jika objeknya adalah sebuah organisasi katakan BEM, maka faktor
eksternalnya meliputi bagaimana dengan dukungan dekanat dan mahasiswa dan lain-lain.
Dari sini kita sepakati OBJEK yang kita bahas adalah Organisasi.

a. Opportunity (Faktor Pendukung)
Opportunity merupakan faktor-faktor pendukung dalam pengembangan maupun stabilitas
organisasi maupun pelaksanaan proker. Faktor pendukung ini merupakan faktor yang
berasal dari luar organisasi, bukan dari dalam organisasi. Misalnya dukungan dari
pemerintah, perkembangan teknologi dan lain-lain.

b. Threat (Faktor Penghambat/Ancaman)
Threat merupakan faktor-faktor penghambat atau hal-hal yang dapat mengancam
perkembangan maupun stabilitas organisasi atau pelaksanaan proker, atau bahkan dapat
mengancam keberadaan organisasi atau proker. Faktor ini juga berasal dari luar
organisasi, bukan dari dalam organisasi. Misalnya, kebijakan pemerintah yang
merugikan, hilangnya sumber dana dan lain-lain.

3. Tahap-tahap analisis SWOT
Setelah mengetahui apa itu SWOT, maka yang selanjutnya dilakukan adalah memahami
bagaimana tahap-tahap melakukan analisis SWOT. Kita sepakati lagi, objek yang kita
bahas adalah organisasi. Secara formal tahap-tahap yang dilakukan dalam analisis
SWOT adalah:

1. Ketua organisasi melibatkan kepala divisi/departemen maupun seluruh staff organisasi
untuk melakukan SWOT

2. Melakukan sharing pandangan umum masing-masing
Disini dapat digali informasi sebanyak mungkin dari informan-informan yang ada dan
juga bisa ditambah dengan poin-poin tambahan dari sudut pandang pribadi terhadap
sebuah organisasi. Hasilnya akan terkumpul banyak pernyataan yang terdiri dari hal-hal
positif maupun negatif.

3.Maka hal yang selanjutnya dilakukan adalah memisahkan informasi yang merupakan
hal positif atau negatif


5. Analisa Kekuatan dalam Matriks SWOT

Setelah setiap faktor telah masuk dalam matriks SWOT, maka hal yang dilakukan
selanjutnya adalah pembobotan / penilaian / penetapan skala untuk masing-masing
kekuatan. Hal ini berguna dalam penetapan skala prioritas pemecahan masalah. Jangan
lpa bahwa pembobotan dibuat setelah kita yakin bahwa setiap elemen organisasi telah
kita masukkan ke dalam tabel identifikasi.

Pembobotan dapat dilakukan dengan pendekatan skala Likert. Skala ini digologkan
menjadi 2 kelas utama, yaitu kelas Pendukung dan Penghambat, yang sebenarnya
memiliki prinsip yang sama.

a. Skala Likert terhadap Faktor Pendukung:

5 : menyatakan dampak sangat kuat mendukung

4 : menyatakan dampak kuat mendukung

3 : menyatakan dampak cukup kuat mendukung

2 : menyatakan dampak kurang kuat mendukung

1 : menyatakan dampak sangat kurang kuat mendukung

b. Skala Likert terhadap Faktor Penghambat:

5 : menyatakan dampak sangat kuat menghambat

4 : menyatakan dampak kuat menghambat

3 : menyatakan dampak cukup kuat menghambat

2 : menyatakan dampak kurang kuat menghambat

1 : menyatakan dampak sangat kurang kuat menghambat

6. Penghitungan Akhir dan Penetapan Kondisi

a. Interpretasi Daya Dorong

100 % - 75% : Kondusif

74,9% - 50% : Subkondusif

49,9% - 25% : Sub Kritis

24,9% - 0% : Kritis

b. Interpretasi Daya Hambat

100 % - 75% : Kritis

74,9% - 50% : Sub kritis

49,9% - 25% : Sub kondusif

24,9% - 0% : Kondusif

7. Setelah mengetahui kondisi organisasi kita, maka diharapkan kita dapat lebih
mudah membuat kebijakan untuk menangani permasalahan yang ada ataupun melakukan
pengembangan organisasi kita. Karena akan muncul prioritas-prioritas mana yang perlu
dirubah dan mana yang tidak, mana yang harus disegerakan dan mana yang bisa ditunda.
Dan yang perlu diingat, analisis SWOT bukanlah pemecahan masalah, SWOT hanyalah
suatu bentuk metode analisis teoritis sebagai rangkaian langkah pemecahan suatu
masalah.