Anda di halaman 1dari 15

MTG—Sistem Informasi Manajemen, Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.

A, Jakarta :
Bumi Aksara, 2003.

Rekruitmen

Sumber-sumber dalam rekruitmen adalah :

1. Lamaran langsung oleh pencari pekerjaan

2. Lamaran tertulis

3. Lamaran karena informasi “orang dalam”

4. Lembaga pendidikan formal

5. Balai latihan kerja—baik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun oleh masyarakat

6. Kantor departemen tenaga kerja—baik di pusat, di perwakilan maupun di kantor


pemerintah daerah

7. Organisasi penyedia tenaga kerja

8. Perusahaan konsultan yang menyediakan jasa pencarian tenaga kerja baru—terutama


pada tingkat eksekutif

9. Organisasi penyalur tenaga kerja sementara

10. Organisasi profesi

11. Asosiasi perusahaan sejenis

12. Organisasi serikat pekerja

13. Organisasi lain.

Dalam upaya mengisi berbagai lowongan yang ada,spesialis pencari tenaga kerja tidak perlu
menggarap semua sumber tersebut. Artinya, jika yang dicari adalah tenaga manajerial, ada
sumber yang memang harus digarap—seperti organisasi profesi, lembaga pendidikan tinggi, dan
organisasi lain. Sebaliknya, jika tenaga kerja yang diperlukan adalah mereka yang akan diberi
tanggung jawab dan pekerjaan yang sifatnya teknis operasional, balai latihan kerja pantas
digarap, tetapi tidak lembaga pendidikan tinggi, demikian seterusnya.

II.2 Bagan Pokok Pembahasan dalam Orientasi


Masalah – masalah Organisasional

1. Sejarah singkat
2. Struktur organisasi
3. Nama dan jabatan para direktur
4. Jabatan KaryawanLauout fasilitas fisik
5. Periode percobaan
6. Kebijaksanaan & aturan perusahaan
7. Peraturan disiplin
8. Prosedur keamanan
9. Buku pedoman
10. Proses produksi
11. Lini Produk / jasa
Perkenalan

1. Dengan penyelia
2. Dengan pelatih
3. Dengan rekan kerja
4. Dengan HRD
Tunjangan

1. Skala pengupahan
2. Cuti
3. Jam istirahat
4. Latihan dan pendidikan
5. Konseling
6. Asuransi
7. Pensiun
8. Pelayanan organisasi terhadap karyawan
9. Rehabilitasi
Tugas – tugas jabatan

1. Lokasi
2. Tugas
3. Keamanan
4. Fungsi
5. Sasaran pekerjaan
6. Hubungan dengan pekerjaan lain
(sumber : laporan orientasi dan sosialisasi ADH.B STP Bali, 2 : 2009 )

II.3 Manfaat, Tujuan dan Keuntungan Orientasi :

a. Manfaat Orientasi
1. Mengurangi perasaan diasingkan, kecemasan, dan kebimbangan
pegawai.
2. Dalam waktu yang singkat dapat merasa menjadi bagian dari
organisasi.
3. Hasil lain untuk pegawai yang baru diorientasikan adalah :

 Cukup baik
 Tingkat ketergantungannya kecil
 Kecenderungan untuk keluar juga kecil
 Selanjutnya, program orientasi juga akan mempercepat proses sosialisasi

b. Tujuan Orientasi
Menurut Moekijat (1991 : 94) :

1. Memperkenalkan pegawai baru dengan perusahaan

2. Menghindarkan adanya kekacauan yang mungkin disebabkan oleh


seorang pekerja baru ketika diserahi pekerjaan baru

3. Memberi kesempatan pada pegawai untuk menanyakan masalah tentang


pekerjaan mereka yang baru

4. Menghemat waktu dan tenaga pegawai dengan memeberitahukan kepada


mereka ke mana harus meminta keterangan atau bantuan dalam
menyelesaikan masalah yang mungkin timbul
5. Menerangkan peraturan dan ketentuan perusahaan sedemikian rupa
sehingga pegawai baru dapat menghindarkan rintangan atau tindakan
hukuman yang akan terjadi karena pelanggaran peraturan yang tidak
mereka ketahui

6. Memberikan pengertian kepada pegawai baru bahwa mereka adalah


bagian yang penting di dalam sebuah organisasi

Orientasi yang efektif akan mencapai beberapa tujuan utama:

1. Membentuk kesan yang menguntungkan pada karyawan dari organisasi dan


pekerjaan.
2. Menyampaikan informasi mengenai organisasi dan pekerjaan.
3. Meningkatkan penerimaan antarpribadi oleh rekan-rekan kerja.
4. Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke dalam organisasi.
5. Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan dimulai lebih cepat.
6. Usaha-usaha orientasi mengenai organisasi dan pekerjaan.
7. Meningkatkan penerimaan antarpribadi oleh rekan-rekan kerja.
8. Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke dalam organisasi.
9. Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan dimulai lebih cepat.

C. Keuntungan Orientasi

Usaha-usaha orientasi yang efektif juga berkontribusi terhadap


keberhasilan jangka pendek dan jangka panjang. Praktik SDM sebagai berikut
mengandung saran-saran mengenai bagaimana membuat orientasi karyawan lebih
efektif. Beberapa studi penelitian dan survei atas pemberi kerja melaporkan bahwa
sosialisasi dari karyawan-karyawan baru dan komitmen awal merka pada
perusahaan secara positif dipengaruhi oleh orientasi. Sosialisasi ini meningkatkan
“kecocokan antara orang-organisasi”, yang juga menguatkan pandangan-
pandangan positif terhadap pekerjaan, rekan kerja, dan organisasi, para pemberi
kerja telah menemukan nilai dari orientasi bahwa tingkat retensi karyawan akan
lebih tinggi jika karyawan-karyawan baru menerima orientasi yang efektif. Bentuk
pelatihan ini juga berkontribusi pada kinerja organisasional secara keseluruhan
ketika para karyawan lebih cepat merasa sebagai bagian dari organisasi dan dapat
mulai berkontribusi dalam usaha-usaha kerja organisasional.

Satu cara untuk mengembangkan efisiensi dari orientasi adalah melalui


penggunaan orientasi elektronik. Sejumlah pemberi kerja menempatkan informasi
orientasi karyawan umum pada intranet atau situs Web perusahaan. Para karyawan
baru dapat masuk ke dalam sistem dan mendapatkan banyak materi umum
mengenai sejarah perusahaan, struktur, produk dan jasa, pernyataan misi, dan
informasi latar belakang lainnya, dan tidak harus duduk di ruang kelas dimana
informasi tersebut disampaikan secara pribadi atau dengan video. Kemudian,
pertanyaan dan soal yang lebih spesifik dapat ditangani oleh staf SDM dan lainnya
setelah para karyawan meninjau informasi-informasi berbasis Web tersebut.
Sayangnya banyak sesi orientasi karyawan baru dirasakan sebagai hal yang
membosankan, tidak relevan, dan pemborosan waktu oleh karyawan, supervisor,
dan manajer departemen mereka.

Orientasi karyawan baru yang efektif membutuhkan perencanaan dan


persiapan. Sayangnya orientasi seringkali dilakukan secara serampangan,. Untuk
membuat orientasi lebih efektif, saran-saran berikut mungkin dapat berguna:

 Persiapkan untuk karyawan-karyawan baru: karyawan baru harus merasa


bahwa mereka merupakan bagian dari dan penting untuk organisasi.
Supervisor dan unit SDM harus siap untuk memberikan persepsi ini kepada
setiap karyawan baru. Lebih jauh, para rekan kerja harus siap untuk
menerima kehadiran seorang karyawan baru. Manajer dan supervisor harus
mendiskusikan tujuan dari perekrutan pekerja baru tersebut dengan semua
karyawan yang ada sebtlum kehadiran pekerja baru.
 Pertimbangkan penggunaan pembimbing “teman baik”: beberapa organisasi
menggunakan rekan kerja untuk berperan sebagai teman baik atau
pembimbing sebagai bagian dari orientasi karyawan baru. Khususnya
berguna untuk melibatkan individu-individu yang lebih berpengalaman dan
berkinerja lebih tinggi yang dapat berperan sebagai teladan untuk karyawan
baru.
 Gunakan sebuah daftar periksa (checklist) orientasi: sebuah daftar periksa
orientasi dapat digunakan oleh staf departemen SDM, supervisor karyawan
baru, atau keduanya untuk menyediakan informasi yang perlu diketahui oleh
karyawan baru. Banyak pemberi kerja mengharuskan para karyawan baru
menandatangani daftar periksa tersebut untuk menyatakan bahwa mereka
telah diberitahu mengenai aturan dan prosedur yang bersangkutan.
 Sediakan informasi yuang dibutuhkan: adalah penting untuk memberi
informasi kepada karyawan mengenai kebijakan, aturan kerja, dan tunjangan
dari perusahaan. Kebijakan-kebijakan mengenai cuti sakit, keterlambatan,
ketidakhadiran, liburan, tunjangan, hal-hal mengenai rumah sakit, parkir dan
aturan-aturan keselamatan harus diketahui oleh setiap karyawan baru.
Supervisor atau manajer karyawan juga harus mendeskripsikan rutinitas dari
hari kerja normal untuk karyawan pada pagi pertama.
 Sampaikan informasi orientasi secara efektif: Para manajer dan staf SDM
harus menentukan cara yang paling sesuai untuk menyampaikan informasi
orientasi.para karyawan akan mengingat lebih banyak informasi orientasi
tersebut jika disampaikan dalam cara yang mendorong untuk belajar.
Disamping video, film, slide, dan grafik-grafik, orientasi yang dilakukan
sendiri yang disediakan dalam bentuk elektronik dapat juga digunakan.
 Hindari terlalu banyak informasi: satu kesalahan umum dari program
orientasi adalah terlalu banyak informasi. Para pekerja baru yang diberi
terlalu banyak melewatkan detail-detail penting atau tidak dapat mengingat
dengan jelas sebagian besar informasi tersebut.
 Evaluasi dan tindak lanjut: seorang staf atau manajer SDM dapat
mengevaluasi efektivitas dari orientasi dengan melakukan wawancara tindak
lanjut kepada para karyawan baru beberapa minggu atau bulan setelah
orientasi. Kuesioner karyawan juga dapat digunakan. Sayangnya, tampaknya
sebagian besar pemberi kerja hanya melakukan evaluasi yang terbatas
mengenai efektivitas orientasi atau bahkan tidak sama sekali.

Apabila proses orientasi tidak berlangsung seperti yang diharapkan, dapat


menimbulkan perasaan cemas yang dapat mengakibatkan semakin meningginya
pengunduran personalia baru. Sebaliknya apabila proses orientasi berlangsung
dengan baik, personalia baru akan merasa bahwa dirinya adalah bagian dari
organisasi, merasa diterima, sehingga dapat memotivasi personalia baru lainnya
untuk beradaptasi.

II.4 Permasalahan dalam Orientasi

Menurut Simamora ( 2001 : 336) terdapat tiga permasalahan khusus yang


dihadapi oleh karyawan baru:

1. Masalah-masalah dalam memasuki suatu kelompok.


Di dalam suatu perusahaan atau organisasi, disadari atau tidak
terdapat pengelompokan-pengelompokan tertentu yang muncul karena
berbagai sebab. Salah satu penyebbnya adalag kondisi perusahaan yang
terdiri dai unit-unit kerja baik secara vertikal maupun horizontal.

Hal di atas akan menimbulkan beberapa pertanyaan di benak para


pegawai baru. Yaitu mengenai apakah dirinya diterima dan disukai di
dalam kelompok, apakah ia merasa aman yaitu terbebas dari gangguan
fisik dan psikologis. Apabila permasalahan diatas tidak diselesaikan
secepat mungkin dapat memungkinkan terjadinya pemberhentian awal.

2. Harapan yang naïf


Sebagian besar karyawan baru mempunyai harapan yang terlalu tinggi
kepada perusahaan.Apabila harapan itu tidak menjadi kenyataan dapat
menimbulkan kurangnya motivasi dalam bekerja. Untuk itulah dalam
proses orientasi perlu dijelaskan kapada mereka kenyataan yang terjadi di
dalam perusahaan.

3. Lingkungan pekerjaan yang pertama


Akan timbul pikiran di benak karyawan baru mengenai apakah
lingkungan kerja yang baru mendukung atau akan menghambatnya,
dapatkah rekan-rekan di lingkungan kerja membantunya
bersosialisasi. Untuk membantu karyawan mendapat kesan yang positif
diperlukan proses orientasi yang mendukung.
Hal-hal yang perlu dihindari dalam orientasi :

1. Penekanan pada kertas kerja


Karyawan baru biasanya hanya diberikan sambutan sepintas lalu
mengisis formulir yang dibutuhkan oleh HRD kemudian diserahkan
langsung kepada penyelia, hal ini dapat mengakibatkan mereka tidak
sebagai bagian dari perusahaan

2. Tinjauan yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan


Suatu orientasi yang cepat dan dangkal dan langsung ditempatkan
pada pekerjaan. Hal ini dapat menyebabkan stres.

3. Tugas pertama karyawan baru yang tidak signifikan


Yaitu pekerjaan yang sanagt mendasar dan sangat mudah, hal ini
dapat mengakibatkan pegawai baru merasa bukan bagian yang
penting dalam organisasi.

4. Memberikan informasi yang terlalu cepat


Proses orientasi yang terlalu banyak dan penyampaian yang terlalu
cepat dapat mengakibatkan karyawan baru mati lemas.

Kelemahan umum dari program orientasi adalah pada level supervisor.


Walaupun bagian kepegawaian telah merancang program orientasi secara efeketif
dan juga melatih para supervisor tentang cara bagaimana melakukan orientasi
pada bidangnya, namun seringkali mengalami kegagalan.

Untuk dapat menghindarkan kesalahan umum yang dilakukan oleh para


supervisor, sebaiknya bagian kepegawaian menyediakan satu pedoman yang
berisikan tentang apa-apa yang seharusnya dilakukan oleh supervisor dalam
program orientasi tersebut. Cara lain yang dapat dilakukan adalah buddy system.
Yaitu dengan menetapkan satu orang pekerja yang telah berpengalaman dan
meminta kepadanya mengajak pegawai baru tersebut.

II.5 Kebutuhan di Dalam Orientasi


Berdasarkan masalah-masalah di atas berarti prrogram orientasi
diselenggarakan untuk memenuhi berbagai kebutuhan guna menghadapi
masalah-masalah tersebut agar dapat terhindarkan. Adapun tiga kebutuhan
tersebut adalah :

1. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk


mengetahui dan memahami standar pekerjaan, harapan perusahaan pada
dirinya, norma-norma dan tradisi yang dihormati dan berlaku di perusahaan
dan kebijaksanaan perusahaan

2. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk


memahami dan bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai
kehidupan organisasi sehari-hari

3. Program orientasi harus mampu membantu pekerja baru untuk


mengetahui dan memahami berbagaia aspek teknis pekerjaan agar mampu
melaksanakan tugasnya secara efektif, efisien dan produktif

Program orientasi pada dasarnya bertujuan untuk menghilangkan atau


mengurangi kendala-kendala yang dapat menghambat usaha mendayagunakan
kemampuan tenaga kerja baru secara optimal dalam memberikan kontribusi bagi
pencapaian tujuan perusahaan. Sehubungan dengan itu, program orientasi dapat
dilakukan dalam tiga bentuk / tingkat penyelenggaraan.

1. Orientasi Umum (dilakukan oleh HRD)


2. Orientasi Khusus (dilakukan oleh penyelia / manager)
3. Orientasi Lanjutan (dilakukan oleh HRD dan penyelia)

Hal yang perlu diperhatikan dalam proses orientasi menurut Simamora (2001 :340)

1. Orientasi haruslah bermula dengan jenis informasi yang relevan dan segera
untuk dilanjutkan dengan kebijakan-kebijakan yang lebih umum tentang
organisasi. Orientasi haruslah berlangsung dalam kecepatan yang membuat
karyawan baru tetap merasa nyaman.
2. Bagian paling signifikan adalah sisi manusianya, memberikan pengetahuan
kepada karyawan baru tentang seperti apa para penyelia dan rekan kerjanya,
berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai standar kerja yang
efektif, dan mendorong mereka mencari bantuan dan saran ketika
dibutuhkan
3. Karyawan-karyawan baru sepatutnya didorong dan diarahkan dalam
lingkungannya oleh karyawan atau penyelia yang berpengalaman sehingga
dapat menjawab semua pertanyaan dan dapat segera dihubungi selama
periode induksi
4. Karyawan baru hendaknya secara perlahan diperkenalkan dengan rekan
kerja mereka
5. Karyawan baru hendaknya diberikan waktu yang cukup untuk mandiri
sebelum tuntutan pekerjaan mereka meningkat

II.6 Jenis – jenis Orientasi

Setelah memperkerjakan para karyawan, perusahaan


menyelenggarakan program orientasi formal. Berdasarkan yang ada, orientasi
biasanya diklasifikasikan menjadi 2 :

a. Orientasi organisasi, adalah memberitahu karyawan mengenai tujuan,


riwayat, filosofi, prosedur dan pengaturan organisasi tersebut. Itu harus mencakup
tunjangan kebijakan dan tunjangan SDM yang relevan seperti jam kerja, prosedur
penggajian tuntutan lembur dan tunjangan.

b. Orientasi unit kerja, adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit kerja
tersebut, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran unit itu dan
mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.

Banyak organisasi, terutama yang besar-besar mempunyai program


orientasi formal semacam itu dapat mencakup perjalanan mengelilingi kantor atau
pabrik, film yang menggambarkan program riwayat organisasi itu dan diskusi
singkat dengan wakil departemen SDM yang menggambarkan program tunjangan
di organisasi itu. Organisasi lain menggunakan program orientasi yang lebih
informal dimana, misalnya manajer itu menyerahkan karyawan baru itu kepada
rekan-rekan kerja dan menunjukkan kepadanya tempat ruangan foto copy, mesin
kopi, kamar kecil, kaffetaria, dsb

Para manajer mempunyai kewajiban mengintegrasikan karyawan baru ke


dalam organisasi tersebut selancar dan sebebas mungkin dari kecemasan. Mereka
perlu secara terbuka membahas pendapat karyawan mengenai kewajiban timbal-
balik antara organisasi dan karyawannya. Membuat orang tersebut siap sedia
menjalankan tugasnya merupakan kepentingan dari organisasi maupun karyawan
baru itu. Orientasi yang berhasil, entah formal maupun informal menghasilkan
peralihan dari orang luar ke orang dalam. Yang membuat membuat karyawan tadi
merasa kerasan dan teradaptasi dengan cukup baik, sehingga menurunkan
kemungkian kinerja pekerjaan yang buruk dan mengurangi kemungkinan
pengunduran diri mendapat karyawan baru hanya setelah satu atau dua minggu
bekerja

http://junaidi-huang.blogspot.com/2009/07/orientasi-karyawan-baru.html

II.7 Dampak Orientasi

(Dikutip dari Academic of Management Journal : George F. Dreker, 1971),


yaitu :

- turnover (keluar masuknya pegawai) dan

- productivity

Penelitiannya dilakukan pada Texas Instruments

Kejadian pertama yang diamati pada suatu ruangan yang cukup sebagai
berikut :

- Para pegawai baru dikumpulkan pada satu ruangan yang cukup luas
- Kemudian secara tepat mereka diberi informasi tentang perusahaan
tersebut , upah, dan lain-lain

- Setelah itu mereka diturunkan kepada supervisor

- Kemudian mereka diminta untuk melaporkan apa-apa yang telah mereka


dengar

- Setelah supervisor menerima laporan, kini giliran supervisor yang


memberikan keterangan. Yang diberikan hanya dalam beberapa menit saja
yaitu mengenalkan kepada para pegawai lama.

- Setelah itu mereka dibawa ke ruang kerja dengan perintah untuk minta
petunjuk kepada pegawai lama yang ada di ruang kerja tersebut tentang
bagaimana seharusnya mengerjakan tugas mereka.

- Kemudian mereka didudukkan di antara pegawai lama

- Lalu mereka disuruh praktik dan waktu yang diberikan tidak terlalu lama

Hasil yang dicapai dengan program orientasi pertama ini adalah

- tingkat kecemasan pegawai baru meningkat

- kemampuan untuk mempelajari hal-hal yang baru menjadi sangat rendah

- bahkan banyak yang tidak kembali lagi setelah makan siang

- ada juga yang tidak mengambil upahnya hari itu

Kejadian kedua, bagian personalia mulai melakukan reaksi terhadap apa yang
terjadi, seperti berikut

a) Mulai merekrut pegawai lain dan juga melakukan penelitian tentang sebab
terjadinya hal-hal seperti pada program orientasi pertama tadi
b) Diadakan perpanjangan waktu
c) Pada pagi hari diberi informasi tentang banyak hal, misalnya struktur, tujuan
jangka panjang perusahaan, dan hal-hal lain yang sifatnya umum. Penjelasan
dilakukan dan waktunya sekitar dua jam.
d) Kemudia mereka diberi formulir (kalau bekerja disini apa yang mereka
harapkan)
e) Sasarannya menciptakan sikap positif dari para pegawai baru tersebut
terhadap “Texas Instruments”
f) Sebelum makan siang mereka diperkenalkan pada supervisor dan bersama
dengan pegawai baru tersebut mereka makan bersama
g) Setelah itu supervisor baru memperkenalkan kepada pegawai lama dari
masing-masing unit kerja, juga kepada pegawai di Assembly Lines

Dari dua kejadian di atas, dapat disimpulkan sebagai berikut :

 pada program orientasi singkat : tingkat kecemasan meningkat sehingga


kemampuan melakukan sesuatu berkurang, sehingga pegawai merasa tidak
mampu dan keluar
 Pada program orientasi yang relatif lama : tingkat kecemasan mulai
diredakan melalui berbagai kegiatan, sehingga tingkat kemampuan pegawai
menjadi semakin baik dan keinginan untuk keluar pun menjadi berkurang.

Pendekatan orientasi yang patut dihindari adalah:

 Penekanan pada kertas kerja. Setelah mengisi berbagai barang yang


dibutuhkan oleh departemen sumber daya manusia, para karyawan baru
diberikan sambutan sepintas lalu. Selanjutnya mereka diarahkan kepada
penyelianya langsung. Kemungkinan hasilnya: kalangan karyawan baru tidak
merasa sebagai bagian dari perusahaan.
 Telaah yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan. Suatu
orientasi yang cepat dan dangkal, dan para karyawan baru langsung
ditempatkan di pekerjaan tenggelam ataupun mengap-mengap.
 Tugas-tugas pertama karyawan baru tidak signifikan, dimaksudkan untuk
mengajarkan pekerjaan “mulai dari dasar sekali”.
 Memberikan terlampau banyak informasi secara cepat merupakan suatu
keinginan yang baik, namun menjadi pendekatan yang mencelakakan,
menyebabkan para karyawan baru merasa kewalahan dan “mati lemas”.

II8. Evaluasi Program Orientasi

Minimal setahun sekali program orientasi haruslah dievaluasi guna


menilai secara objektif apakah program tersebut memenuhi tujuannya.
Umpan balik yang komprehensif dan cepat dibutuhkan dari setiap orang yang
terlibat dalam program tersebut.

Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam proses evaluasi :

1. Apakah program kurang tepat ?

Perlu di telaah apakah semua elemen, suasana fisik, bahan bacaan,


alat-alat presentasi menimbulkan suatu kesan yang akurat mengenai
karakter perusahaan

2. Apakah Program mudah dipahami?

Para karyawan berasal dari latar belakang dan pekerjaan yang


berbeda, tentunya perlu diperhatikan apakah isi dan gaya program dapat
dimengerti oleh mereka ?

3. Apakah Program menarik ?

Apakah program ini menangkap dan menyita perhatian para karyawan


baru?

4. Apakah program fleksibel ?

Apakah program dapat dilaksanakan pada semua kalangan sehingga


dapat menghemat biaya?

5. Apakah program tersangkut secara pribadi ?


Apakah program tersebut menekankan arti penting orang-orang
terhadap perusahaan.