Anda di halaman 1dari 5

MANAJEMEN PERKANTORAN

1. PENGERTIAN

Sebelum membahasa manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor.


J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor /‘the office”. It is any room where clerical
work is normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana
biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada
tempat itu). Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit organisasi
yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu
pimpinan. Dari pendapat tersebut maka Kantor dapat diartikan secara etimologis
maupun secara praktis.
Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang
tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam
bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan
(service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan
tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan
pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan
perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang,
ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi,
guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini
merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan
organisasi.

Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan


kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang
manajemen kantor, beberapa diantaranya:

1. Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve


its specified purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah
pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus
dengan cara yang sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973)

2. Office management can thus be defined as the organization of an office to achieve


a specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most
appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing
the most suitable envoronment “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai
pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk
memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-
mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan
dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, 1973)
3.
Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice
work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives
“Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan,
pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang
melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).
4.
The term office management will be used in such a broad sense in this book; it
will be considered to encompass the management of office work wherever and by
whom ever performed. “Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam
arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap
meliputi manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun
dilakukan.” (Littlefield dan Peterson, ).
5.
Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan
pekerjaan perkantoran (Edwin Robinson. 1953).
6.
Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan
sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah
ditentukan (Mills, 1990).

Inti yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan


penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan,
pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut
dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada
pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan
masyarakat. Oleh karena itu akan sangat aneh bila kita mendatangi sebuah kantor,
ketika ditanya dimana kami bisa memperoleh informasi ini? Dengan santai sang
petugas menjawab “tidak tahu ya”. Petugas yang demikian tentunya dapat kita
kategorikan pada orang yang tidak memahami fungsi dari kantor.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan
yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas
kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada
berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain:
kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan
informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.

2. PRINSIP-PRINSIP PADA SISTEM PERKANTORAN

1. Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan.


2. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3. mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.
4. Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi
yang berubah.
5. Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
7. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.

3. SEGI-SEGI MANAJEMEN PERKANTORAN

* Segi Tujuannya

Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan
kantor.

* Segi Pengorganisasian

Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis :
karyawan ® pegawai ® staf ® manajer

* Segi Kepegawaian

Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan


pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja.

* Segi Metode / prosedur

Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan


tersebut dilaksanakan.

* Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan

Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-
kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan.

* Segi Lingkungan

Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.

4. PENTINGNYA SISTEM PERKANTORAN KARENA :

1. Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar


2. memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat
pekerjaan tata usaha yang sangat penting

5. SYARAT-SYARAT PENDIRIAN KANTOR


1. Letak : Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah
makan dan konsumen.
2. Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas.
3. Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-
penggantian dari gedung lama.
4. Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas, dan penerangan