PERATURAN POKOK

SURAT MENYURAT
DAN
ADMINISTRASI



LINGKAR STUDI SAINS











FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM

UNIVERSITAS GADJAH MADA

2014/2015
2 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

3 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

Kata Pengantar untuk edisi kedua

Pada dasarnya, administrasi bersifat relatif. Tidak kaku. Hanya kemudian,
demi memenuhi prosedur standar yang berlaku, serta mempermudah jalur
birokrasi, pemenuhan aspek administrasi menjadi sangat penting dan sering kali
menjadi poin pertama yang dikedepankan dalam setiap proses pengajuan urusan
tertentu dalam sebuah institusi formal.
Maka, tak lepas dari itu, penulis hendak menyampaikan bahwa pada
tataran Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Gadjah
Mada, jalur birokrasi membutuhkan kelengkapan secara administratif.
Harapannya, dengan buku panduan ini, kemudian dapat membantu dalam
pemahaman terkait administrasi (yang sering kali disepelekan karena tidak
menyangkut substansi pokok), dan memudahkan dalam pelaksanaan suatu agenda
yang membutuhkan jalur birokrasi pada tingkat internal Fakultas MIPA.
Selain itu, menyadari akan banyaknya kekurangan yang bisa dihimpun
dalam buku ini, penulis secara terbuka menerima baik saran, kritik, maupun
diskusi demi

Sekretaris Umum LSiS
Staff Sekretaris Umum LSiS
Yogyakarta, Mei 2014
4 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

5 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

Konten

A. POKOK BAHASAN
1. Ketentuan Umum
2. Jenis-Jenis Surat yang digunakan oleh LSiS
3. Bentuk dan Tata Cara Pengetikan Surat
4. Alur Surat
5. Inventarisasi
6. Lain-lain

B. ARSIP SURAT MENYURAT LSiS FMIPA UGM
1. Surat Permohonan Ijin Peminjaman Ruang FMIPA UGM 2014
2. Surat Izin Peminjaman Sekretariat
(contoh. surat balasan menindaklanjuti KMK izin penggunaan
Sekretariat LSiS)
3. Surat Permohonan menjadi Pembicara
4. Surat Permohonan Trophy Rektorat
5. Surat Permohonan Peminjaman Sekat
(contoh. diajukan ke DPPA).
6. Surat Permohonan Izin Scan Tanda Tangan
Lampiran. Surat Pernyataan Scan Tanda Tangan
7. Surat Permohanan Surat Pengantar Peminjaman Tempat
(contoh. diajukan kepada Tata Usaha Dekan FMIPA UGM untuk
membuat surat keringanan biaya penggunaan fasilitas UGM).
8. Surat Permohonan Tanda Tangan
(contoh. diajukan ke Direktorat Kemahasiswaan untuk
menandatangani proposal sponsorship).
9. Surat Pengantar Laporan Pertanggungjawaban ke Dikti
6 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

(contoh. diajukan ke Direktorat Kemahasiswaan sebagai pengantar
LPJ Dikti, sekaligus permohonan pengiriman LPJ Dikti oleh pihak
Dirmawa ke Direktorat Pendidikan Tinggi).
10. Surat Keterangan Aktif Kegiatan Mahasiswa
11. Surat Rekomendasi
12. Permohonan Bantuan Dana Delegasi
(contoh. diajukan ke Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset dan
Sumber Daya Manusia untuk menarik uang dana delegasi
lembaga).
Lampiran. Surat persetujuan delegasi lembaga.
13. Invitation Letter
(contoh. diajukan sebagai surat undangan ICAST kepada
universitas yang tergabung dalam anggota ASOSTyN)
14. Surat Kuasa
(contoh. diajukan kepada KPRM untuk pendelegasian peserta
Sidang Umum Mahasiswa (SUM) FMIPA UGM 2013)
15. Prosedur Pengajuan Dana Delegasi FMIPA UGM 2014






7 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi



POKOK BAHASAN






LINGKAR STUDI SAINS







8 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

9 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

KETENTUAN UMUM

1. Secara umum, surat keluar hendaknya:
Kalimat-kalimat yang digunakan hendaknya jelas, yaitu :
- Mudah (dalam artian mudah dimengerti oleh pembaca)
- Sederhana (tidak berlebihan dalam penggunaan kalimat dan kata)
- Langsung (tidak berbelit-belit)
- Tepat (dalam artian mencerminkan maksud penulisnya, tidak
menimbulkan salah pengertian)
Hindarkan pemakaian kalimat/kata-kata bahasa asing sepanjang telah ada
bahasa Indonesianya. Bahasa asing dapat digunakan jika dirasa perlu,
misal; untuk menjawab surat dari relasi di luar negeri.
Tulisan yang berbahasa asing di cetak miring. Contoh : publish, space,
dll
2. Semua surat yang diterima (surat masuk) harus melalui sentral penerima pada
sekretriat LSiS (dalam hal ini Sekretaris Umum atau staf Sekretaris Umum).
3. Semua surat masuk HARUS melalui sentral administrasi (papan Sekum)
untuk di-copy, surat asli disimpan sebagi arsip organisasi dengan dilampiri
lembar surat masuk, sedangkan duplikatnya dilampiri lembar disposisi untuk
didisposisikan kepada yang bersangkutan. Surat masuk yang dimaksud
termasuk proposal permohonan dana, permohonan pengambilan data, ucapan
selamat, surat untuk divisi, surat untuk departemen/biro, dsb.
4. Semua surat yang dibuat untuk disampaikan kepada yang bersangkutan (surat
keluar) harus dengan sepengetahuan pengurus dibuktikan dengan tanda
tangan asli (bukan scan maupun tanda tangan yang dipalsukan) pengurus
bidang yang bersangkutan.
5. Semua surat resmi distempel LSiS pada bagian kiri tanda tangan
pengurus yang mengeluarkan atau menaungi maksud surat.
6. Semua surat keluar dibuat rangkap agar dapat disimpan sebagai arsip.
10 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

7. Setiap surat yang masuk maupun yang akan dikeluarkan, dicatat dalam
agenda surat masuk dan keluar sesuai dengan nomor urut surat.
8. Penerima berhak (wajib) membalas surat masuk yang diterimanya dengan
mengatasnamakan organisasi dengan mematuhi segala peraturan yang
termaktub dalam peraturan ini.
9. Penandatangan surat resmi organisasi adalah Pengurus, dalam hal ini :
- Ketua dan Sekretaris Umum untuk surat menyurat organisasi terkait
organisasi secara umum.
- Bendahara Umum untuk surat menyurat organisasi terkait keuangan.
- Kepala Biro PSDM untuk surat menyurat organisasi terkait
keanggotaan.
- Kepala Biro Sainspreneurship untuk surat menyurat organisasi
terkait kegiatan bisnis umum
- Kepala Dept Comdev untuk surat menyurat terkait pemberdayaan
masyarkat/ desa mitra
- Kepala Departemen Riset untuk surat menyurat organisasi terkait
pengembangan kemampuan riset
- Kepala Departemen Humas dan Informasi untuk surat menyurat
organisasi terkait kehumasan.
- Kepala Departemen Jurnalistik Sains untuk surat menyurat terkait
kejurnalistikan.
- Kepala Departemen Edukasi untuk surat menyurat organisasi terkait
edukasi
10. Apabila yang menandatangani surat berhalangan dan tidak dapat diusahakan
untuk didatangkan, dapat didelegasikan kepada stafnya yang diberi hak untuk
menandatangani surat tersebut dengan contoh cara penulisan sbb. :





a.n. Ketua

(ttd)

Sayudi Barokah (nama)
Wakil Ketua (Jabatan)

11 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi


11. Setiap surat resmi harus menggunakan kop surat/blangko surat yang
dikeluarkan Lingkar Studi Sains, untuk salinan dan lampirannya tidak
diharuskan.
12. Pemberian nomor surat diawali berdasarkan pergantian tahun kepengurusan.
13. Peletakan tanda tangan berdasarkan jabatan lebih tinggi pada sisi kanan surat.
Untuk surat yang membutuhkan 1 (satu) buah tanda-tangan, peletakan berada
di sisi kiri surat, sbb :







PANITIA PESTA GAMA 2013
LSiS FMIPA UGM
Ketua Panitia


Afdhal
NIM.12/338466/PA/15097
Sekretaris


Himayatus Shalihah
NIM. 12/334812/PA/15021
Mengetahui,
Ketua LSiS UGM


Ario Wiraya
NIM. 10/300409/PA/13244

12 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

13 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

JENIS-JENIS SURAT YANG DIGUNAKAN OLEH LSiS


1. Surat Biasa (SB)
Satu jenis surat yang berisikan informasi resmi yang dibuat oleh pengurus,
dewan penasihat, staf, dan anggota untuk ditujukan kepada pihak lain yang
antara lain berupa pemberitahuan, permintaan, teguran, rekomendasi,
pertanyaan dan pernyataan







Adapun jenis-jenis surat biasa (SB) :
a. Surat Ucapan
Surat yang dikeluarkan oleh pengurus untuk memberikan ucapan, berupa :
- Ucapan selamat
- Ucapan belasungkawa
- Ucapan terima kasih, dan lain-lain.

b. Surat Undangan
Surat yang dikeluarkan oleh pengurus untuk mengundang pihak lain baik
ditujukan pada pihak intern maupun ekstern, dapat berupa :
- Ditulis dalam format surat undangan yang resmi, terutama untuk
kalangan eksternal.
Apabila isi surat biasa itu menunjuk pada surat lain maka redaksinya
(dalam contoh) :
Menindaklanjuti surat yang dikirimkan oleh Saudara no.
12/A/SB/P/PASCAL/VII/2014 terkait peminjaman ruang Sekretariat LSiS
FMIPA UGM yang diserahkan pada tanggal 18 Juli 2014, melaui surat ini kami
memberitahukan bahwa Departemen Riset Lingkar Studi Sains (LSiS) FMIPA
UGM ...
14 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

- Ditulis dalam surat undangan yang resmi, terutama untuk kalangan
intern, yaitu : kepada pengurus lain.

c. Surat Permohonan
Surat permohonan diajukan untuk melakukan permohonan terkait :
- Permohonan menjadi Dosen Pembimbing
Diajukan oleh Sekretaris Umum lembaga sebelum pengesahan
Pengurus Harian/Pengurus Inti lembaga terkait.
- Permohonan menjadi Moderator
Pengajuan surat permohonan dilampirkan TOR (Term of Reference).
Dikondisikan sesuai dengan kebutuhan dan permohonan pihak yang
diajukan.
- Permohonan menjadi Pembicara
Pengajuan surat permohonan dilampirkan TOR (Term of Reference)
dan Proposal kegiatan yang sudah dilengkapi tanda tangan dan cap
intansi atau lembaga pada lembar pengesahan.
Dikondisikan sesuai dengan kebutuhan dan permohonan pihak yang
diajukan.
- Permohonan menjadi Orator
Pengajuan surat permohonan dilampirkan TOR (Term of Reference).
Dikondisikan sesuai dengan kebutuhan dan permohonan pihak yang
diajukan.
- Permohonan Bantuan Dana
Diajukan kepada instansi tertentu untuk meminta dana.
Misal.
1. Bantuan dana pengajuan sponsor diajukan kepada pihak sponsor
(dilampirkan proposal sponsorship)
2. Bantuan Dana Delegasi dengan menggunakan uang delegasi
lembaga . Diajukan kepada Wakil Dekan Bidang Keuangan, Aset
dan Sumber Daya Manusia (dilampirkan proposal kegiatan)
- dan lainnya
15 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi


d. Surat Rekomendasi
Memuat rekomendasi lembaga terkait terhadap pengaju. Terdiri
dari kelengkapan ; nama, NIM, jurusan/prodi pengaju surat rekomendasi.
Serta alasan perekomendasian yang diisi oleh Ketua lembaga terkait.











Surat Rekomendasi dibuat oleh Sekretaris Umum lembaga, dengan
pemohon rekomendasi mengajukan permohonan kepada Ketua lembaga.

2. Surat Dinas (SD)
a. Surat Mandat/ Surat kuasa
Adalah surat yang dibuat oleh pengurus untuk memberikan
mandat/pendelegasian kepada seseorang atau beberapa orang untuk
melaksanakan tugas atas nama pengurus dan atau dewan penasihat di luar
LSiS.
Pihak yang memberikan mandat dalam hal ini adalah Pengurus dan
atau dewan penasihat LSiS. Identitas yang diberi mandat terdiri dari :
- Nama
- Alamat
- Pangkat / Jabatan
- Tugas yang dimandatkan
Presiden Lingkar Studi Sains (LSiS) Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan
Alam Universitas Gadjah Mada dengan ini menyatakan bahwa mahasiswa
Nama : ....
NIM : ....
Jurusan / Program Studi : ...
merupakan anggota Lingkar Studi Sains (LSiS) sebagai
1. ...
dan merekomendasikan mahasiswa tersebut di atas untuk mengikuti program .....
Adapun alasan dalam perekomendasian ini adalah karena mahasiswa tersebut di atas:
1. ....

16 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi















b. Memorandum (Memo)
Surat yang dikeluarkan oleh pengurus dan atau pengawas yang
ditujukan kepada seseorang dilingkungan kerja LSiS. Memuat :
- Kolom kepada (disi kepada siapa memo tsb diberikan)
- Kolom dari ( diisi siapa yang mengeluarkan memo tsb)
- Kolom perihal (diisi dengan pokok isi memo)
- Kolom isi surat
- Lampiran bila ada yang perlu dilampirkan
Form Memorandum tidak boleh diberikan kepada pihak lain diluar
lingkungan sekretariat LSiS dan tidak diberikan kepada sesama pengurus
dan atau dewan penasihat.
Memorandum asli diarsip oleh bidang yang bersangkutan dan
administrasi umum.

c. Surat Peringatan (SP)
Surat yang dikeluarkan oleh pengurus dan atau dewan penasihat yang
isinya bersifat khusus digunakan untuk memperingatkan, memberikan
Redaksi yang tercantum dalam surat (sebagai contoh) :
Saya yang bertandatangan di bawah ini:
Nama : ...
NIM : ...
Alamat : ...
Jabatan : ...

Dengan ini memberikan kuasa kepada:
Nama : ...
NIM : ...
Alamat : ...

Untuk mewakili LSiS FMIPA UGM dalam mengikuti Sidang Umum Mahasiswa
(SUM) FMIPA UGM.
17 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

teguran atas kesalahan yang dilakukan baik oleh pengurus, dewan
penasihat, Ka. Dept, Kabiro, staf pengurus maupun anggota.

3. Surat Keterangan (SKT)
Surat yang dikeluarkan oleh pengurus untuk memberikan keterangan atau
menjelaskan sesuatu secara benar. Misal : Status anggota, Surat penghargaan,
dll. Mencantumkan ; nama lengkap, NIM, jabatan dan tahun kepengurusan.
Memuat : Pihak yang memberikan keterangan, dalam hal ini adalah
pengurus LSiS, maksud dan tujuan pemberian keterangan, point lain yang
disesuaikan dengan isi ketentuan yang akan diberi keterangan.
Surat Keterangan dikeluarkan oleh Sekretaris Umum lembaga terkait.

4. Surat Keputusan (SK)
Surat yang dikeluarkan oleh pengurus berdasarkan hasil keputusan rapat
pengurus dan atau rapat pengawas yang berpedoman kepada AD/ART LSiS
untuk memutuskan suatu permasalahan, memuat:
- Nomor surat keputusan
- Tentang isi dari surat keputusan tersebut
- Pengurus yang memberikan keputusan
- Menimbang (berisi bagi beberapa point, misal 12dst)
- Mengingat( landasan AD/ART LSiS)
- Memperlihatkan yang mendasari / pertimbangan dikeluarkannya
surat keputusan tersebut)
- Memutuskan
- Menetapkan (berisi beberapa poin berisi sebagai kejelasan
penetapan SK tersebut)
- Ditetapkan di (nama kota)
- Tanggal , bulan dan tahun ditetapkan.
- Identitas pengurus yang mengeluarkan [diberikan wewenang
kepada Ketua, dan Sekretaris Umum (apabila Surat Keputusan
18 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

Pengurus), atau Ketua Dewan Penasihat (apabila Surat Keputusan
Dewan Penasihat)].

5. Surat Keputusan Bersama (SKB)
Surat keputusan yang dikeluarkan oleh pengurus dan Pengawas
berdasarkan hasil keputusan rapat pengurus Pengawas yang berpedoman
kepada AD/ART LSiS untuk memutuskan suatu permasalahan, memuat:
- Nomor surat keputusan (berdasarkan no. Urut SKB)
- Tentang isi dari surat keputusan tersebut
- Menimbang (berisi bagi beberapa point, misal 12dst)
- Mengingat( landasan AD/ART LSiS)
- Memperlihatkan yang mendasari / pertimbangan dikeluarkannya
surat keputusan tersebut)
- Memutuskan
- Menetapkan (berisi beberapa poin berisi sebagai kejelasan
penetapan SK tersebut)
- Ditetapkan di (nama kota)
- Tanggal , bulan dan tahun ditetapkan.
- Identitas pengurus dan dewan penasihat yang mengeluarkan
(diberikan wewenang kepada Ketua dan Ketua Dewan Penasihat

7. Surat perjanjian Kerjasama (SPK)
Surat yang berisi perjanjian atau persetujuan antara LSiS dengan pihak
lain, memuat :
- Pengurus yang mewakili LSiS (selanjutnya disebut pihak kesatu)
- Nama yang bertanggung jawab dari pihak lain ( disebut Pihak
kedua)
- Isi kerjasama diuraikan dalam bentuk pasal per pasal.
- Tanda tangan dan stempel dari kedua belah pihak, dan dilengkapi
dengan materai jika diperlukan.
- Saksi kedua belah pihak (minimal 2 orang)
19 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

- Dilampirkan fotocopy KTP kedua pelah pihak

12. Berita Acara (BA)
Berita acara merupakan catatan laporan yang dibuat oleh pengurus mengenai
waktu terjadi, tempat, keterangan, dan petunjuk lain mengenai suatu perkara
atau peristiwa
Memuat :
- Tanda tangan dan stempel dari kedua belah pihak, dan dilengkapi dengan
materai jika diperlukan.
- Saksi kedua belah pihak, jika diperlukan
20 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

21 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

BENTUK DAN TATA CARA PENGETIKAN SURAT

Bentuk yang digunakan untuk surat resmi adalah : tatanan blok atau
model lurus. Surat dinas harus menggunakan blangko surat/kop, dengan
bagian-bagian sebagai berikut :

1. Kepala/Kop Surat
Dalam menyusun kepala/kop surat harus memperhatikan hal-hal sebagai
berikut :
a. Kepala surat disusun secara lengkap dengan mencantumkan nama instansi,
alamat lengkap, nomor kode wilayah, nomor kotak pos, nomor telepon,
email, website, dan lambang instansi.
b. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital
c. Huruf awal alamat instansi, kotak pos, nomor telepon, email,website
ditulis dengan huruf capital
d. Nama dan alamat instansi tidak disingkat
e. Kata telepon dan kotak pos langsung diikuti dengan nomor tanpa disertai
oleh tanda baca

Contoh :
LINGKAR STUDI SAINS
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS GADJAH MADA
Sekip Utara, Bulaksumur, Yogyakarta 55281
Email : lsismipaugm@yahoo.com, website : www.lsis.mipa.ugm.ac.id




2. Pemberian nomor surat
22 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

Nomor urut surat keluar/tujuan surat/jenis surat/pembuat surat/tahun
dibuat surat
Keterangan :
a. No. Urut Surat keluar : 01 ,02, 03,
Pemberian nomor berdasarkan pada urutan nomor surat keluar yang
sudah pernah dibuat sebelumnya yang sudah tercatat di buku surat
keluar.







b. Tujuan surat : A: Intern B: ekstern
c. Jenis surat :
- SB : untuk Surat Biasa
- SK : untuk Surat Keputusan
- SKT : untuk Surat Keterangan
- SPK : untuk Surat Perjanjian Kerjasama
- SM : untuk Surat Mandat
- P-DP : untuk Surat Keputusan Bersama Pengurus &
Dewan Penasihat
- BA : untuk Berita Acara
- PS : untuk Proprosal
d. Pembuat Surat
Apabila surat dibuat oleh pengurus atau dewan penasihat, maka cukup
mencantumkan kode departemen/biro. Tetapi apabila surat dibuat oleh
non-kepengurusan, maka dicantumkan kode departemen/biro
pengampu kemudian garis miring (/) kode pembuat surat. Pembuat
surat ditulis dengan singkatan sbb:
Untuk pengetikan nomer surat pada surat yang sama dan disebarkan untuk banyak
pihak, digunakan penomoran surat seperti pada contoh
No : 01-01/B/SB/P/Pan-PESTAGAMA/VIII/2014
01-02/........
01-03/........
Hal : Surat Permohonan menjadi Sponsorship

23 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

Kepengurusan
- P : untuk Ketua
- WP : untuk Wakil Ketua
- S : untuk Sekretaris Umum
- B : untuk Bendahara Umum
- PSDM : untuk Biro Pengembangan Sumber Daya Manusia
- SP : untuk Biro Sainspreunership
- C : untuk Departemen Comdev
- J : untuk Departemen Jurnalistik Sains
- R : untuk Departemen Riset
- E : untuk Departemen Edukasi
- H : untuk Departemen HI
- DP : untuk Dewan Penasihat
Non-Kepengurusan
Non-Kepengurusan hanya berwenang mengeluarkan surat biasa.
Untuk penomoran tidak mengikuti penomoran surat keluar bidang
pengampu tetapi dimulai dengan nomor 01 (nol satu) dan seterusnya.
- Pan : untuk Kepanitiaan, juga diberi keterangan macam panitia.
Contoh penulisan : 10/B/SB/P/Pan-RC/2011
10/B/SB/PSDM/Pan-Tifoss1/2011

e. Lampiran
Dalam menuliskan lampiran perlu diperhatikan hal-hal sebagai
berikut:
- Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital
- Kata lampiran dapat disingkat menjadi Lamp.
- Kata Lampiran diikuti dengan tanda titik dua
- Jumlah lampiran ditulis dengan huruf
- Pada akhir penulisan baris lampiran tidak diakhiri dengan tanda
titik
Contoh : Lamp. : Tujuh lembar Lamp. : 1 (satu) bendel
24 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

Lamp. : Tujuh berkas Lamp. : -

f. Hal atau Pokok Surat
Berisi masalah utama dari isi surat secara keseluruhan. Dalam
menuliskan Hal surat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
- Huruf awal kata hal ditulis dengan huruf kapital
- Hal surat dinyatakan secara singkat
- Isi hal surat huruf awalnya ditulis dengan huruf kapital
- Isi hal surat dicetak tebal
- Pada akhir baris tidak ditutup dengan tanda baca
Contoh : Hal : Pemberitahuan
Hal : Undangan

g. Kota, Tanggal, Bulan, dan Tahun Surat
Dalam penulisan tanggal perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
- Angka tahun ditulis lengkap
- Nama bulan ditulis dengan huruf dan penulisannya harus cermat
- penulisan tanggal surat tidak diakhiri dengan tanda baca
- Ditulis di sebelah kanan nomor surat
Contoh : Yogyakarta,18 September 2011

h. Alamat
Dalam menuliskan alamat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
- Satuan Yang terhormat disingkat menjadi Yth.
- Sapaan (Saudara, Bapak, dan Ibu) dapat dipergunakan jika
diikuti nama orang
- Gelar akademik atau pangkat dapat ditulis jika diikuti dengan
nama orang
- Kode pos ditulis sesudah nama kota
- Berisi Pejabat serta alamat yang dituju, alamat tidak perlu
terperinci cukup nama kota saja, kecuali amplop surat.
25 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

- Bila jabatan tidak dikertahui secara pasti, dipergunakan jabatan
secara umum, yaitu pimpinan.
Contoh: Yth. Drs. Ahmad, S.Pd, M.Sc.
Jalan Diponegoro 9, Yogyakarta 54540

Kepada Bapak Amirudin
Jalan Diponogoro 9
Yogyakarta 54540

Yth. Dewan Penasihat
Di tempat

i. Salam Pembuka
Berisi uraian sebagai penghormatan, hal ini tidaklah menjadi
keharusan.
Contoh :
Dengan hormat,
Salam sejahtera kami sampaikan kepada Bapak/Ibu/Saudara/i,
semoga di dalam menjalankan tugas senantiasa mendapat limpahan
rahmat dan hidayah dari Tuhan Yang Maha Kuasa.

j. Isi Surat
Uraian yang memuat masalah yang menyebabkan surat yang
dikirimkan.

k. Akhir Surat / Penutup
Ucapan agar penerima surat menjadi maklum dengan kehendak kita
serta ucapan terima kasih.
Contoh :
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan
kerjasama Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.
26 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi


l. Pengirim Surat
Berisi tentang nama, tanda tangan, dan jabatan pengirim surat.
Tanda tangan harus sepengetahuan pengurus yang bersangkutan

m. Tembusan Surat
Diketik tegak lurus dengan huruf awal nama pengurus, berisi pihak-
pihak yang juga menerima surat tersebut. Bentuk-bentuk surat yang
dikeluarkan LSiS bisa mengalami modifikasi sesuai dengan jenis surat.
Untuk lebih jelasnya bisa dilihat dalam lampiran.
27 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi


ALUR SURAT

1. Secara umum alur surat sudah diatur dalam ketentuan umum.
2. Pengarsipan surat masuk dan keluar menjadi tanggung jawab Sekretaris
Umum, dengan teknisnya dilakukan oleh Staf Sekretaris Umum.
3. Arsip surat menyurat dikumpulkan, dibundel tiap tahunnya untuk disimpan di
Arsip Sekretaris Umum periode berikutnya.
4. Arsip surat yang sudah berusia dua tahun atau lebih dapat dimusnahkan
dengan rekomendasi Sekretaris Umum atau menyesuaikan pemusnahan arsip
organisasi yang diatur dalam ketentuan lain.
28 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

29 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

INVENTARISASI
Setiap Departemen Biro memiliki sekretaris yang mengemban tugas terkait
permasalahan administrasi tingkat Departemen-Biro terkait, termasuk
permasalahan inventarisasi Departemen-Biro, mencakup :
1. Papan kepengurusan Lembaga Departemen Biro
Papan kepengurusan Departemen/Biro diisi dengan agenda maupun
kebutuhan yang berkaitan dengan departemen/biro terkait
Tidak meletakkan kepemilikan pribadi pada mading yang tidak
melabeli kepemilikan barang. Atau, menitipkan barang personal tanpa
dilabeli kepemilikan barang
2. Berkas Administrasi Departemen/Biro
Lemari lantai.2 berisi berkas administrasi departemen/biro periode
kepengurusan terkait sampai dua tahun sebelum periode terkait.
Berkas administrasi Departemen/Biro dibundel rapi berdasarkan
periode kepengurusan. Diletakkan di dalam folder (sesuai nama
departemen/biro tercantum).
30 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

31 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

LAIN-LAIN


1. Untuk surat-surat kepanitiaan dan non-kepengurusan lainnya menjadi
tanggungjawab bidang pengampu, serta Kepala Departemen Biro terkait.
2. Segala macam surat menyurat yang mengatasnamakan organisasi harus
mematuhi segala yang tercantum dalam peraturan ini.
3. Pada surat kepanitiaan, maka yang menandatangani adalah Ketua dan
Sekretaris atau yang berkedudukan sama dengan mengetahui Ketua
Biro/departemen Pengampu.
4. Pengarsipan surat-menyurat baik kepengurusan maupun non-kepengurusan
menjadi tanggung jawab pengeluar surat dengan pelaporan berkala tiap
triwulan kepada Sekretaris Umum.

32 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi


33 | Peraturan Pokok Surat Menyurat dan Administrasi

ARSIP SURAT MENYURAT
LSIS FMIPA UGM







LINGKAR STUDI SAINS