Pendahuluan
1. Kepemimpinan
2. Otonomi
3. Pengendalian
4. Keterlibatan
5. Orientasi pasar
6. Kembali ke hal dasar dan tinggal disana
7. Pembaharuan
8. Integritas
Pengembangan Organisasi
Organisasi Efektif
Kualitas Pemimpin
1. Tegas
2. Kepemimpinan
3. Integritas
4. Antusiasme
5. Imajinasi
6. Kerelaan bekerja keras
7. Kemampuan analitis
8. Memahami orang lain
9. Mampu mengenali kesempatan
10.Mampu menghadapi situasi tidak menyenangkan
11.Mampu beradaptasi dengan perubahan cepat
12.Kerelaan mengambil risiko
Keahlian Kepemimpinan
Jika anda ingin menjasi pemimpin efektif, anda harus melakukan
enam hal:
Analisis Jabatan
1. Organisasi dibentuk/didirikan
2. Diciptakan pekerjaan/jabatan baru
3. Pekerjaan/jabatan berubah secara signifikan sebagai akibat
teknologi baru, metode baru, prosedur/sistem baru
Perancangan Jabatan
Unsur perancangan jabatan adalah:
1. Unsur organisasi:
a. Pendekatan mekanistik
b. Aliran kerja
c. Praktek kerja
d. Ergonomi
1. Unsur lingkungan:
a. Kemampuan dan ketersediaan karyawan
b. Ekspetasi sosial dan budaya
1. Unsur perilaku:
a. Otonomi
b. Keragaman
c. Identitas tugas
d. Signifikansi/arti penting tugas
e. Umpan balik (Werther dan Davis, 1996)
Gambar 1.1
↓
CONDUCTING THE JOB ANALYSIS
↓
MAINTANNING AND UPDATING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION
1. Metode Observasi
Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam
mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang
melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan
tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat
tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat
pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan
analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan.
Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis
mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.
Penggunaan work sampling dan employee diary/log.
2. Metode Wawancara
Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat
pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan
pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan
untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara
individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler
: 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang
diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok.
Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat
memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan
dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.
3. Metode Angket
Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk
memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata
sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk
menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan
tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner
angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat
dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat.
Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk
menguji kuisioner tersebut.
a. Identifikasi jabatan.
Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang
nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan
dalam departemen apa.
b. Ringkasan jabatan.
Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari
jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya.
e. Standar kinerja.
Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa
dicapai oleh karywan pada masing-masing tugas dan tanggung
jawab dari deskripsi jabatan.
f. Kondisi kerja.
Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang
tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi
bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.
Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang
melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor manusia yang diisyaratkan
(Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan
kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan
pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan
pekerjaan yang jelas yang diikuti oelh kualifikasi definitive yang
dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat
pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan, status, jenis
kelamin, umur, pengalaman, dan karakter.
ANALISIS JABATAN
PENGERTIAN ANALISIS JABATAN
Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman
bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM
tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan
analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula
gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.
Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan,
mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan
melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan
data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat
jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya
pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya
tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain.
Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-
syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari
analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job
Specification).
Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas,
tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job
Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan
agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat
pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status pernikahan,
jumlah anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya.
Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang
isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan
untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan. Sejumlah kategori informasi selalu
terdapat pada analisis jabatan, termasuk di dalamnya aktivitas apa saja yang ada, mengapa,
bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan; juga berisi informasi tentang alat/mesin
apa yang digunakan, apa yang dipertimbangkan dalam interaksi satu sama lain, kondisi
kerja secara fisik dan sosial, pelatihan, ketrampilan dan kemampuan yang diisyaratkan
dalam pekerjaan. Analisis jabatan yang baik juga dapat digunakan untuk memperbaiki
efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan dan sebagainya.
Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang
harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Dari analisis
jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan. Dengan
demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar
pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang
digunakan.
Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian
dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah
sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya.
Dasar dari analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail
tentang ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja
pekerjaan tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian kerja yang
termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik tugas yang
dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliputi
karaktersitik individu, interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau
memuaskan kinerja pekerjaan. Modifikasi antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan
adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan
kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga.
3.2. MANFAAT DAN FUNGSI ANALISIS JABATAN
Beberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya bila berlandaskan
atau berpedoman pada analisis jabatan. Menurut Nitisemito (1992), analisis jabatan
bermanfaat sebagai :
• landasan untuk melaksanakan mutasi;
• landasan untuk melaksanakan promosi;
• landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan;
• landasan untuk melaksanakan kompensasi;
• landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja;
• landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.
Kalangan industri seringkali mengeluhkan kualitas SDM yang dihasilkan oleh dunia
pendidikan di Indonesia. Dunia pendidikan sebagai bagian dari sistem rantai pasok (suply chain)
untuk memenuhi SDM di industri masih terasa ada gap yang dalam antara kompetensi yang
dihasilkan oleh dunia pendidikan dengan standar kompetensi industri. Kondisi ini membuat
industri-industri besar dengan modal kuat bahkan mendirikan lembaga pendidikan sendiri
seperti Texmaco group membangun STT (Seklah Tingi texmaco) dan SMK Texmaco, Astra
group memilikib Politeknik Astra sedangkan PT. Apac Inti Corpora membangun Griya
Pelatihan Apac (Gripac) sebagai pusat pelatihan dan pengembangan karyawan yang dimilikinya
dan menjadikannya sebagai bagian dari suply chain SDMnya. Kondisi ini mengindikasikan
bahwa pelatihan dan pengembangan SDM di Industri perlu dikelola secara profesional.
Beberapa pendekatan pelatihan dan pengembangan SDM yang dilakukan di Industri
antara lain :
1. Pelatihan di tempat kerja (on the job tarining)
2. Pelatihan di luar tempat kerja (off the job training)
3. Studi lanjut
4. Sosialisasi
Yang perlu diingat adalah program pendidikan dan pelatihan karyawan harus dilakukan
dengan perencanaan yang baik. Perlu dilakukan analisis kebutuha pendidikan dan pelatihan bagi
karyawan sebelum memutuskan untuk mengadakan pelatihan. Mengingat bahwa program
diklat pada dasarnya diselenggarakan sebagai sarana untuk menghilangkan atau setidaknya
mengurangi gap (kesenjangan) antara kompetensi yang ada saat ini dengan kompetensi
standard atau yang diharapkan untuk dilakukan oleh seseorang, maka dalam hal ini analisis
kebutuhan diklat merupakan alat untuk mengidentifikasi gap-gap yang ada tersebut dan
melakukan analisis apakah gap-gap tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan melalui suatu
program diklat. Seperti yang diungkapakan Johanes popu (2002) bahwa tanpa analisis
kebutuhan yang sungguh-sungguh maka dapat dipastikan bahwa program pelatihan yang
dirancang hanya akan berlangsung sukses di ruang kelas atau tempat pelaksanaan pelatihan
semata. Artinya pelaksanaan pelatihan mungkin berjalan dengan sangat baik, tetapi pada saat
partisipan (peserta pelatihan) kembali ke tempat kerja masing-masing mereka menjadi tidak
tahu atau bingung bagaimana menerapkan apa yang telah mereka pelajari dari pelatihan.
Analisis kebutuhan pelatihan memiliki beberapa tujuan, diantaranya adalah:
• Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk
memperbaiki atau meningkatkan kinerja pegawai dan produktivitas perusahaan
• Memastikan bahwa para partisipan yang mengikuti pelatihan benar-benar orang-orang
yang tepat
• Memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan yang diajarkan selama pelatihan
benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang dituntut dalam suatu jabatan
tertentu
• Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema
atau materi pelatihan
• Memastikan bahwa penurunan kinerja/kurangnya kompetensi atau pun masalah yang
ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap-sikap
kerja; bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan
memperhitungkan untung-ruginya melaksanakan pelatihan mengingat bahwa sebuah
pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.
(Johanes Popu, 2002: www.e-psikologi.com,)
Tak bisa dipungkiri sistem kompensasi dan pola karier di suatu perusahaan menjadi alasan
utama seseorang untuk bertahan sebagai bagian dari perusahaan itu. Pola karir dan sistem
kompensasi sebagai bagian dari upaya memotivasi karyawan harus mampu dikelola oleh HRD
secara efektif. Motivasi berdasar hirarkis kebutuhan yang diungkapkan oleh Abraham Maslow
yang meliputi kebutuhan fisiologis dasar, rasa aman, dicintai dan disayang, dihargai dan
aktualisasi diri perlu diperhatikan dalam mengembangkan, meningkatkan dan memepertahankan
karyawan. Menyeimbangkan antara kebutuhan dan harapan perusahaan dengan kebutuhan dan
harapan karyawan sesuai dengan kontribusi terhadap perusahaan memang bukan pekejaan
yang mudah. Para pemegang kebijakan di HRD dituntut untuk semakin proaktif untuk
menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, menghargai kreativitas karyawan, mendengar
aspirasi karyawan dan membuat program pengembangan dan peningkatan motivasi bagi
karyawan dari waktu ke waktu melalui fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia. Daya
saing perusahaan dan standar kualtas akan tercapai jika dilandasi kesadaran mutu seluruh
lapisan karyawan. Kesadaran mutu akan tercapai jika HRD mampu membangun image
perusahaan di mata karyawan
Analisis Pekerjaan
Sebagaimana diketahui bahwa suatu organisasi terdiri dari orang-
orang yang memiliki keinginan dan tujuan. Suatu organisasi juga
terdiri dari departemen yang dipimpin oleh seseorang dan dibantu
oleh beberapa staf. Oleh karena itu agar setiap orang didalam
organisasi dapat memahami tugas dan kewajibannya maka perlu
dibuat suatu haluan pekerjaan. Haluan pekerjaan tersebut sering
disebut dengan Job Analysis (Analsis Pekerjaan). Menurut Dessler
(2003;116) analsis pekerjaan adalah prosedur yang anda lalui untuk
menentukan tanggung jawab posisi-posisi tersebut dan karakteristik
orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis
pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat
deskripsi pekerjaan (daftar pekerjaan ) dan spesifikasi pekerjaan
(jenis orang yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut). Cushway
(2004;38) job analysis is a process used to determine and describe
the content of jobs in such way that a clear understanding of what the
job is about is communicated to anyone who might require the
information for management purposes.
Selanjutnya analisis pekerjaan dilakukan dengan tujuan untuk
mendapatkan informasi yang berkaitan dengan bentuk pekerjaan dan
orang yang dibutuhkan pada pekerjaan tersebut. Dessler (2003;116)
beberapa informasi yang didapat dari analisis pekerjaan adalah
sebagai berikut: aktifitas pekerjaan, perilaku manusia, mesin
perangkat, peralatan dan bantuan pekerjaan, standar prestasi,
konteks pekerjaan, serta persyaratan manusia. Dengan demikian
analisis pekerjaan adalah merupakan suatu kegiatan untuk
menentukan pekerjaan dan orang yang pantas untuk melakukan
pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan merupakan acuan bagi suatu
organisasi untuk menentukan pekerjaan dan orang yang dibutuhkan.
Harapannya adalah dengan adanya analisis jabatan maka setiap
anggota organisasi dapat memahami apa hak dan kewajiban mereka.
Analisis pekerjaan terdiri dari Job Descriptions yang berisikan Task,
Duty, Responsibility dan Job Spesification yang berisikan
Knowledge, Skill, Competency.
Adapun manfaat analisis pekerjaan menurut Dessler (2003;117)
adalah untuk keprluan 1. Recruitment & Seleksi. 2. Kompensasi. 3.
Penilaian Prestasi. 4. Pelatihan. 5. Menentukan kewajiban yang tidak
ditugaskan..
sementara menurut Cushway (2004;38) there are number of reasons
for analysing jobs. the main uses to the organization are as follows:
Human resources planning, selection, Job evaluation, Training &
development, Job redesign, Performance management, Organization
review & restructuring, employee's right.
Dari dua pendapat di atas maka dapat dinyatakan bahwa analisis
pekerjaan sangat dibutuhkan setiap organisasi pada saat memulai
suatu kegiatan organisasi.Organisasi akan dimudahkan untuk
memutuskan dan mendapatkan orang yang dibutuhkan oleh
organisasi tersebut. Hal ini juga akan bermanfaat bagi para calon
pekerja, apakah akan menerima pekerjaan tersebut atau tidak.
karena para pekrja dari awal sudah ditunjukkan oleh perusahaan
bentuk pekerjaan yang akan mereka kerjakan nantinya.