Knowledge Management di

Perguruan Tinggi dan

Peranan Digital Library
Network
Ismail Fahmi <ismail@itb.ac.id>
Knowledge Management Research Group
ITB
5 Nopember 2002
Perpustakan ITS Surabaya
Agenda
Aplikasi & Manfaat KM di Perguruan Tinggi
Peranan Digital Library Network
Digital Library dan KM
Pengembangan Indonesian Digital Library
Network (IndonesiaDLN) pada awalnya didasari
oleh inisiatif untuk mengembangkan KM
khususnya di dunia akademik dan riset
(munculnya KMRG).
Namun, karena masih barunya isu KM di
Indonesia, digunakanlah digital library sebagai
pintu masuk, namun dengan metode dan
pendekatan KM.
Apa itu Knowledge?
Data
Informasi
Knowledge
Contextualized, Categorized, Calculated,
Corrected, Condesed
Comparison, Consequences, Connections,
Conversation
Fungsi Teknologi KM
Fungsi utama teknologi KM hanya ada 2:
Storage & Retrieval
Communication

Selebihnya, agar KM sukses, perlu:
Leadership/Kebijakan
Strategi
Mekanisme operasional
Struktur reward (penghargaan)
Manfaat KM di Perguruan Tinggi
KM bermanfaat bagi beberapa proses dan layanan di
perguruan tinggi, yaitu dalam:
Proses riset
Proses pengembangan kurikulum
Layanan bagi mahasiswa dan alumni
Layanan administratif
Proses perencanaan strategis


Sumber: Kidwell, Jilinda J, et all. 2000. Applying Corporate Knowledge
Management Practices in Higher Education
Aplikasi & Manfaat KM untuk Riset
Repository:
Topik-topik riset di perguruan tinggi atau institusi yang berafiliasi
dengannya, yang berpotensi diajak bekerja sama.
Hasil penelitian dan organisasi sumber pendanaan dengan
fasilitas pencarian yang memudahkan peluang antar-disiplin ilmu.
Peluang komersial untuk hasil penelitian.

Portal untuk prosedur administrasi dan best practices yang
berhubungan dengan:
Peluang pendanaan (funding).
Kumpulan proposal, budget, dan protokol.
Prosedur dan kebijakan proses pengajuan proposal.
Informasi proposal yang menang (award), pembuatan account,
tata cara dan prosedur negosiasi.
Tatacara dan prosedur kontrak dan manajemen grant.
Template untuk laporan teknis dan keuangan, tata cara dan
prosedurnya.
Overview layanan internal, staff, dan sumber daya yang dapat
dimanfaatkan.
Meningkatkan kemampuan
berkompetisi dan response
terhadap peluang research grant,
kontrak, dan komersial.
Mengurangi lama waktu
penyelesaian riset.
Meminimalkan penggunaan
resource riset untuk urusan
administratif.
Memfasilitasi riset antar-disiplin
ilmu.
Memanfaatkan usaha pembuatan
proposal dan riset sebelumnya.
Meningkatkan efektifitas layanan
internal dan eksternal.
Mengurangi biaya administratif.
Aplikasi KM Manfaat
Aplikasi & Manfaat KM untuk Pengembangan Kurikulum
Aplikasi KM Manfaat
Repository:
Kegiatan revisi kurikulum termasuk riset yang dilakukan, ukuran
efektifitas, best practices, pelajaran yang diambil, dst.
Isi kurikulum yang dikelompokkan dan disusun untuk mendukung
desain dan pengembangan kurikulum antar-disiplin ilmu.
Teknik pedagogy dan penilaiannya, termasuk best practices,
tracking hasil yang dicapai, peluang pengembangan fakultas, dan
riset.
Hasil evaluasi terhadap mahasiswa per semester sebagai
pelajaran dan best practices bagi seluruh fakultas.
Hubungan yang dimiliki corporate untuk identifikasi gugus tugas
pengembangan kurikulum, dosen tamu, asisten, tempat-tempat
case study, dsb.

Portal:
Informasi yang berhubungan dengan proses belajar-mengajar
menggunakan teknologi, termasuk peluang pengembangan
fakultas, tracking hasil yang dicapai, pelajaran yang diperoleh, best
practices, overview teknologi, dst.
Hub informasi di setiap area disiplin ilmu, termasuk bahan-bahan
terbaru, publikasi terakhir, riset-riset yang dapat diambil, dst.
Untuk fakultas baru yang dilengkapi dengan pentunjuk
pengembangan kurikulum, bekerja dengan fakultas lama,
membangun model pengajaran yang efektif, saran apa yang harus
dan tidak harus dilakukan, bimbingan mahasiswa, dsb.
Meningkatkan kualitas kurikulum
dan program study, dengan
mengidentifikasi dan
memanfaatkan best practices dan
monitoring hasil yang dicapai.
Meningkatkan kecepatan revisi
dan pembaruan kurikulum.
Meningkatkan upaya
pengembangan fakultas,
khususnya fakultas baru.
Meningkatkan layanan
administratif yang berhubungan
dangan proses belajar-mengajar
menggunakan teknologi.
Memperbaiki daya response
dengan memonitoring dan
menggabungkan pelajaran yang
diambil dari pengalaman sesama
dosen, evaluasi mahasiswa, dan
masukan lain.
Desain kurikulum antar-disiplin
ilmu yang difasilitasi oleh navigasi
antar batas departemen.
Aplikasi & Manfaat KM bagi Mahasiswa & Alumni
Aplikasi KM Manfaat
Repository:
Layanan kegiatan mahasiswa bagi fakultas dan staff untuk
memastikan semua pemilih kegiatan memahami layanan kegiatan
yang ada dan dapat mengajukan pilihan yang tepat.

Portal:
Layanan mahasiswa baik bagi mahasiswa dan bagi fakultas dan
staf sehingga mereka dapat memberi masukan kepada
mahasiswa. Informasi meliputi aturan dan prosedur yang
berhubungan dengan pendaftaran, bantuan keuangan,
pembayaran masuk, sidang tugas akhir, billing, proses
pembayaran, bimbingan dan konselling, kontrak tempat tinggal,
tempat makan, dsb.
Layanan karir yang menyediakan pusat one-stop-service bagi
mahasiswa, dan juga bagi fakultas dan staff untuk memastikan
mahasiswa mengetahui informasi ini.
Alumni dan layanan pengembangan untuk mengurangi upaya
yang sama; mendapatkan data kontak; dan link ke riset, kurikulum,
dan pengembangan karir.
Informasi bagi pemilih yang tak dapat dicapai langsung
(outreach) untuk mengintegrasikan upaya-upaya dan
meminimalkan upaya yang sama dilakukan.
Meningkatkan layana bagi
mahasiswa.
Meningkatkan kemampuan
layanan bagi fakultas dan staf.
Meningkatkan layanan bagi almuni
dan pemilih eksternal lainnya.
Meningkatkan efektifitas dan
efisiensi dalam memberikan layanan
mahasiswa, untuk mengintegrasikan
upaya-upaya sama tapi terpisah
yang dilakukan oleh fakultas, staf
layanan akademik, staf layanan
mahasiswa, dan staf kegiatan
mahasiswa.
Aplikasi & Manfaat KM bagi Layanan Administratif
Aplikasi KM Manfaat
Portal:
Layanan keuangan (yaitu anggaran dan akuntansi) yang terdiri
dari FAQ, best practices, prosedur, template, Community of
Practices untuk berbagi informasi dan menjadi pendorong upaya
perbaikan.
Procurement (purchasing, account payable, receiving,
warehousing) yang terdiri dari FAQ, best practices, prosedur,
template, Community of Practices (misal berdasarkan komoditas,
vendor, dll) untuk berbagi informasi dan menjadi pendorong upaya
perbaikan (misal memanfaatkan pelajaran yang diambil oleh staf
lain, desain online catalog, dll)
Human resource (misalnya lowongan, payroll, affirmative action,
dsb) yang terdiri dari FAQ, best practices, prosedur, template,
Community of Practices untuk berbagi informasi dan menjadi
pendorong upaya perbaikan.
Meningkatkan efektifitas dan
efisiensi layanan administratif.
Meningkatkan kemampuan untuk
mengidentifikasi upaya perbaikan.
Meningkatkan kemampuan untuk
mendukung trend menuju
desentralisasi (misal pembangunan
pusat-pusat bisnis lokal) dengan
menyediakan panduan ke arah
konsistensi.
Meningkatkan kecocokan
pelaksanaan dengan aturan
administratif seperti procurement,
prosedur anggaran, petunjuk
affirmative action, dsb.
Meningkatkan daya respon dan
kemampuan berkomunikasi.
Aplikasi & Manfaat KM untuk Perencanaan Strategis
Aplikasi KM Manfaat
Portal:
Pusat Knowledge Management, yang dikembangkan dari Pusat
Penelitian sebelumnya.
Informasi internal yang mengkatalog rencana-rencana strategis,
laporan-laporan yang dibuat untuk pengguna eksternal (seperti
laporan akreditasi, dsb), definisi-definisi data, presentasi-
presentasi oleh eksekutif, dsb.
Informasi eksternal termasuk hasil studi benchmark, analisa
linkungan, data-data kompetitor, link ke group-group riset,
publikasi, presentasi oleh eksekutif, dst.
Market Watch bulanan yang dibuat bersamaan dengan
Penerimaan Mahasiswa, Pendidikan Berkelanjutan, Alumi dan
Pengembangan, dan dokumen-dokumen lain yang berisi trend
kunci dan dampak potensialnya.

Repository:
Data yang berhubungan dengan tracking accountability dan
hasil yang dicapai, performance indicator, bechmarking, dsb.
Meningkatkan kemampuan untuk
mendukung desentralisasi
perencanaan strategis dan
pengambilan keputusan. Informasi
yang lebih baik membawa kepada
keputusan yang lebih baik pula.
Meningkatkan penggunaan
informasi internal dan eksternal
bersama serta meminimalkan upaya
yang sama dan mengurangi beban
pelaporan yang sering melanda
banyak institusi sekarang.
Meningkatkan kemampuan untuk
rencana strategis yang up-to-date
dan berfokus pada pasar.
Berbagi pengetahuan dari
berbagai konstituen untuk mulai
membangun sebuah organizational
learning yang lebih responsive
terhadap trend pasar.
Peran DL dalam Proses Akademik
Secara signifikan, DL berperan dalam:
Riset
Laporan riset, paper, presentasi, best practices, dll.
Pengembangan kurikulum
Bahan-bahan kuliah, referensi, kurikulum, best practices,
dll.
Dan Layanan bagi mahasiswa dan alumni
Peminjaman buku, pencarian, dll.
Komponen Framework Teknologi KM
Enterprise KM
Network
Knowledge Flows
Web sites, pointers
Databases
Messaging
File systems
Workflow
Collaborative tools
Discussions
Information Mapping
Repository
Models
Distribution Channles
Enterprise data
Metadata
Informal conversations
Check in/out
External networks
Information Sources
Distributed search
Distributed retrieval
Multimedia content
Versioning controls
Bulletin boards
PM Tools
Operational data
Transaction reports
Information and
Knowledge Exchange
Viewing tools
Collaborative annotation
Context addition
Messaging integration
Legacy integration
Threading
Platform independence
Intelligent Agents and Network Mining
Push agents
Pull agents
Data and text mining
Web farming technologies
Information indexing and classification
Information clustering and lumping
Knowledge Flows
Intranet
Extranet
GroupWare
Knowledge yellow pages
Knowledge Flows Technologies
GroupWare:
Lotus Notes
Netscape Collabra
Microsoft NetMeeting
Novell GroupWise
Webflow
Email
Intranet
LAN, WAN, Campus Network
Extranet
VPN (Virtual Private Network)
Pointers to Expertise
Electronic phone books
Expertise directory (Knowledge Yellow Pages)

Collaboration
Capture
Document Exchange
Conversation/Email
Jaringan Fisik
Contoh Yahoo! Messenger
Information Mapping
Hardcopy/buku/
documents
Metadata/
Catalog/Subjects
Electronic files
Repositories
Versioning
Scanner
Information Mapping Technologies
Document Management
Documentum
Hyland
FrontOffice
PC Docs
FileNet
Documagix
Docushare (Xerox)
Katalog
Katalog buku perpustakaan
Ganesha Digital Library

Versioning
Scanning Electronic format
Indexing
Retrieval
Automatic database/classification
creation
Contoh Ganesha Digital Library (GDL)
Information Sources
Seminar, kuliah, pidato
Data, laporan,
history,dll
Project management
Schedule, arsip
Multimedia, video,
audio
KM
System
Contextualized
Knowledge
Capturing Information Sources
Multimedia
Digital Handycam (Video)
Digital audio recording
Soundblaster
File system
File server
Repository server
Project Management
Microsoft Outlook
Microsoft Project
Information and Knowledge Exchange
Exchange
Gambar,
presentas
i
sketsa
Gagasa
n
Data, file,
working
document
MindManager
Whiteboard
Microsoft NetMeeting
Telephone
Intelligent Agent / Network Mining
Database server Database server Database server
Data warehouse
Home
Server
Server
Server
Server
Agent
Mission
Results
Datamining
Dimanakah Posisi DL & DL Network?
Dalam framework teknologi KM, digital library
berperan dalam komponen:
Information Mapping
Metadata, catalog, check-in/out.
Information Sources
Repository, search, retrieval.
Sedangkan DL Network berperan dalam
komponen:
Knowledge flows
Information and knowledge exchange
Intelligent agents and network mining
Jadi DL & DL Network diarahkan untuk
mendukung KM secara penuh.
IndonesiaDLN
Awards
1. Mendapatkan Research Grant dari PAN ASIA RnD
Grants Programme, IDRC Canada, periode
November 2000 Juli 2002.
2. Mendapatkan Research Grant dari Yayasan
Litbang Telekomunikasi dan Informatika (YLTI),
periode November 2000 Juli 2001.
Awards
3. Juara Pertama dari 2
nd
SIG III ASIST
International Paper Contest, November
2001, Washington DC.
Participants: 16 countries, 33 papers.

Judul Paper: Indonesian Digital Library
Network is Born to Struggle with The
Digital Divide*, Ismail Fahmi.

* Paper dipublikasikan dalam YIILR Journal, 2002,
Elsevier.
Awards
4. Masuk kategori
Innovative
Research,
dipublikasikan
dalam PAN ASIA
ICT R&D Review,
Mei 2002, IDRC
Singapore.
Award
5. Penghargaan Kategori
Khusus: Program Favorit
Pengurus i2bc eAward
2002, Indonesia ICT
AWARD 2002,
Kementerian KOMINFO,
12 Agustus 2002.
Misi
Unlock !
Unlock ACCESS to the Indonesian
knowledge
Visi: Network of Networks*
*Networks of knowledge ** Electronic Theses & Dissertations
Central
Hub
Kesehatan
Pertanian
Human
Rights
Heritage
Children
Education
ETD**
Lingkungan
Religion
Schools
o ACPTUNSYIAH
o IJPTUNCEN
o JBKMRGGREY
o JBPKBATAN
o JBPKINSTY
o JBPKPBA
o JBPKPERSIS
o JBPKSALMAN
o JBPTIAIN
o JBPTITBAR
o JBPTITBBI
o JBPTITBPSUD
o JBPTITBTI
o JBPTSTIEKES
o JBPTUNPADLP
o JBPTUPBJJUTB
o JBPTUPI
o JKIKCMC
o JKLPNDPDII
o JKPKBPPK
o JKPKELNUSA
o JKPKFORLINK
o JKPKKIH
o JKPKLEMHANNAS
o JKPNPNRI
o JKPTBINUS
o JKPTBIS
o JKPTIAIN
o JKPTPERBANAS
o JKPTYARSI
o JKUNINDFS
o JKUNUAJ
o JIIJKLIB
o JIIYPIA
o JIPTIAIN
o JIPTSTIKOMSBY
o JIPTUBAYA
o JIPTUMM
o KBPTUNTAN
o KSPTIAIN
o LAPTIAIN
o RIPTIAIN
o SAPTUNSRAT
o SBPTIAIN
o SGPTUNHALU
o SNPTIAIN
o SSPTIAIN
o SUPTIAIN
o YOPTIAIN
Peta Partner/Node Nasional, IndonesiaDLN
Topologi Network IndonesiaDLN
DL Network
institusi
warnet
personal
Hub Server
ITB
RSHS
Unsyiah
UMM
Binus
UAJ
IPB
Salman
Depkes
Asal pengguna berdasarkan node
Profile Pengguna
Koleksi
Top Ten Requests
Permasalahan dan Peluang
Permasalahan:
Banyak node yang hanya aktif pada awal
implementasi, dan tidak aktif untuk masa
selanjutnya.
Keterbatasan dan kesulitan dalam menggunakan
GDL sbg aplikasi.
Peluang:
Perlu mulai menggalakkan KM di lingkungan
IndonesiaDLN dan perpustakaan.
Pengembangan aplikasi DL yang lebih memenuhi
kebutuhan pengguna.
NeoNs:
Network of Networks
Apa NeoNs itu?
Sebuah model jaringan besar yang terdiri dari
jaringan-jaringan cluster yang lebih kecil.
Central
Hub
Kesehatan
Pertanian
Human
Rights
Heritage
Children
Education
ETD**
Lingkungan
Religion
Schools
Latar Belakang NeoNs
Kecenderungan pola sharing dan komunikasi yang lebih intensif
terjadi di dalam sebuah komunitas, dibanding pada lintas
komunitas.
Rasa memiliki yang tinggi dan perlakuan secara khusus akan
mendorong semangat dan kemauan anggota untuk sharing
knowledge.
IndonesiaDLN tidak akan mampu menangani dan melayani
institusi-institusi yang bergabung dalam jaringan DL nasional
secara intensif dan khusus di masa mendatang.
Pada dasarnya sudah terdapat komunitas-komunitas yang secara
intensif melakukan aktifitas sharing knowledge.
Pada dasarnya sudah terdapat keinginan tiap-tiap komunitas untuk
membentuk jaringan komunikasi (digital library) di antara mereka
sendiri.
Prinsip Dasar NeoNs
Sebuah Hub Jaringan Besar (Central Hub) menjadi jantung
NeoNs.
Sebuah Hub Jaringan Cluster (Cluster Hub) menjadi jantung
Jaringan Cluster.
Central Hub berhubungan dengan Cluster Hub dan Node-
node.
Cluster Hub berhubungan dengan Central Hub, Cluster Hub
lain, dan Node-node.
Node-node dapat berhubungan dengan Jaringan Cluster
yang lain secara langsung maupun melalui Cluster Hub yang
diikutinya.
Node dapat berhubungan dengan Node yang lain.
Prinsip Dasar NeoNs
Jaringan Cluster ini bersifat otonom secara administratif dan
operasional terhadap Jaringan NeoNs.
Hub-hub dan Node-node dalam NeoNs dapat saling
berhubungan karena menggunakan protokol komunikasi
dan metadata standard.
Central Hub memiliki informasi metadata dan membership
(Node, member) paling lengkap dari SELURUH Cluster.
Cluster Hub memiliki informasi metadata dan membership
(Node, member) paling lengkap dari SEBUAH Cluster.
Node mendaftar ke Cluster Hub.
Member mendaftar ke Node, Cluster Hub, atau Central Hub.
Arsitektur NeoNs = Mesh Communication
Central Hub
Kesehatan
Pertanian
Human
Rights
Heritage
Children
Education
ETD**
Lingkungan
Religion
Schools
Komponen Jaringan NeoNs
Hub Jaringan Besar (Central Hub)
Hub Jaringan Cluster (Cluster Hub)
Server DL Partner (Node)
Protokol dan Standard
Mesh Hierarchy
Central Hub
Cluster Hub Cluster Hub
Node
Node
Node Node
Node
Node Node
Node
Node
Cluster Hub
Fungsi Central Hub
Central Hub:
Menyimpan informasi seluruh Node untuk Authentikasi
dan Kontak.
Menyimpan informasi seluruh Member untuk
Authentikasi.
Menyimpan metadata dari seluruh Cluster dan Node.
Pusat authentikasi akses member dan node.
Menyediakan akses metadata bagi seluruh Cluster Hub,
Node, dan member.
Fungsi Cluster Hub
Cluster Hub:
Menyimpan informasi seluruh Node dalam clusternya.
Menyimpan informasi seluruh Member dalam clusternya.
Menyimpan metadata seluruh Node dalam clusternya.
Menyimpan file-file digital yang diupload oleh Node
(temporary).
Fungsi Node
Node:
Menyimpan informasi seluruh Member yang mendaftar
ke dalamnya.
Menyimpan metadata yang diupload ke dalamnya.
Menyimpan file-file digital yang diupload ke dalamnya.
Menyediakan layanan akses kepada seluruh Member
NeoNs.
Protokol dan Standard
Protokol Komunikasi:
Port 80 (HTTP)
OAI-PMH (Harvesting)
OAI-PMP (Posting)
Standard Metadata:
Diturunkan dari Dublin Core
Dapat dibangun khusus untuk masing-masing keperluan
(agriculture, children, books, etc)
Lalu Lintas Informasi
Central Hub
Node
Member
Registrasi: Data Membership.
Upload File dan Metadata.
Login, Search, Browse,
View, Download.
Upload: membership, metadata, dan file.
Authentikasi akses member dari node lain.
Harvest: informasi Node dan metadata.
Upload: membership dan metadata.
Cluster Hub
Harvest: informasi Node dan metadata.
Human Resources
Central Hub:
Sekjen IndonesiaDLN
Team administrator dan technical support NeoNs
Cluster Administrators Board
NeoNs CKO Board
Cluster:
Koordinator Cluster
Team administrator dan technical support Cluster
Node CKO Board
Node:
Koordinator Node
Team administrator Node
CKO
Clustering
Cluster dapat dibangun berdasarkan komunitas
yang sudah ada, menurut:
Region, misal:
FKP2T, Schools, dll
Interest, misal:
Children, Heritage, Environment, Health, Agriculture,
Religion, dll
Group, misal:
LBH, JPPN, dll
Kesimpulan
Perpustakaan melalui program digital library,
dapat meningkatkan peran dan layanannya
kepada komunitas.
Dalam konteks KM, DL dan DL Network (mis
IndonesiaDLN) memiliki hampir semua komponen
teknologi KM.
KM telah melatarbelakangi perkembangkan DL
Network di Indonesia, shg untuk melihat visi dan
pemikiran ke depan DL di Indonesia, perlu
menggunakan kaca mata KM.
NeoNs (konsep network of networks) berupaya
menjadikan DL lebih dinamis, dan lebih mendekati
framework KM.