Anda di halaman 1dari 11

1

Keselarasan Tujuan
Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan organisasi.
Tetapi anggota individual mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak
selalu konsisten dengan tujuan organisasi. Tujuan utama spm adalah memastikan
tingkat keselarasan tujuan (goal congruence) yang tinggi. Dalam proses yang
sejajar dengan tujuan, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai
dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan
kepentingan perusahaan.
Tidak ada keselarasan yang sempurna. Jika alasan tersebut tidak ada partisipan
individual biasanya menginginkan kompensasi sebanyak mungkin sementara
organisasi mempertahankan bahwa gaji hanya dapat naik sejumlah tertentu tanpa
mempengaruhi laba secara negatif.
Sistem pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu
untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem
menekankan pengurangan biaya dan manajer merespons dengan cara pengorbanan
kualitas yang memadai, maka manajer telah termotivasi, tetapi ke arah yang
keliru.
Dalam mengevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada dua pertanyaan
penting yang diajukan:
1. Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan
diri mereka sendiri?
2. Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi
tersebut?
Faktor Informal dalam Keselarasan Tujuan
Sistem formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam
organisasi perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada
tingkat pencapaian keselarasan tujuan. Perlu diperhatikan aspek-aspek yang
2

berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya
yang melingkupi. Untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme
formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal,baik aktor-faktor
infor-mal-internal maupun eksternal.
Faktor-faktor Eksternal
norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di dalam masyarakat, di
mana organisasi menjadi bagiannya, mencakup sikap, yang secara kolektif
sering juga disebut sebagai etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas
pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan juga kebanggaan yang
dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas , bukan sekadar menjalankan
tugas secara tepat waktu. Sikap dan norma-norma akan berbeda pada berbagai
indutri dan tempat.
Faktor-faktor Internal
Budaya
Yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi, yang meliputi keyakinan
bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-
asumsi yang secara implisit diterima dan yang secara eksplisit dimanifestasikan
di seluruh jajaran organisasi, norma ini sangatlah penting karena bisa
menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem pengendalian manajemen
formal yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian aktual.
Praktik-praktik tertentu menjadi ritual secara otomatis, karena inilah cara
kami mengerjakan semuanya di sini. Yang lainnya bisa berupa pantangan
(kami memang tak pernah melakukannya di sini), meskipun tak seorang pun
ingat apa yang menjadi alasannya. Budaya organisational sangat dipengaruhi
oleh personalitas dan kebijakan CEO, serta oleh personalitas dan, kebijakan
para manajer pada tingkat yang lebih rendah di area-area yang menjadi
tanggung jawab mereka. Upaya-upaya untuk mengubah peraturan selalu
3

mendapatkan perlawanan, dan semakin besar serta lama umur sebuah
perusahaan, maka perlawanannya pun akan semakin besar.
Gaya Manajemen
sebuah institusi adalah perpanjangan bayangan seseorang. Biasanya, sikap
bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka,
dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap
CEO. Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang beragam, berkharisma dan
ramah, bergaya santai, bergaya manajement by walking around; sementara ada
juga manajer yang menyibukkan dirinya menulis laporan.
Organisasi Informal
Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan formal,
pemegang otoritas resmi dan tanggung jawab dari setiap manajer. Dalam
situasi yang sangat ekstrem, di mana manajer disibukkan oleh aktivitas
berkomunikasi dengan pihak-pihak yang informal sedemikian rupa sehingga
menyebabkan dia lupa untuk memperhatikan pesan-pesan yang disampaikan
oleh manajer umum. Hal ini khususnya terjadi ketika manajer mengalami
proses evaluasi dalam aspek efisiensi dan bukan dalam keseluruhan aspek
kinerja. Kenyataan-kenyataanya yang ditemui selama berlangsungnya proses
pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari
hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat informal.
Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer menyerap
informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan
dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan
obrolan yang tak resmi). Sebuah organisasi adalah sebuah entitas yang
kompleks, dan tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai bagian dari
organisasi untuk mencapai tujuan bersama tersebut tidak bisa dinyatakan
secara jelas, bahkan dalam situasi yang terbaik sekalipun.
4

Lebih lanjut lagi, pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi
bertentangan satu sama lain, diinterprestasi beragam. Sebagai contoh,
mekanisme penyusunan anggaran mengandung pesan bahwa para manajer
seharusnya meraih laba sebanyak-banyaknya pada tahun itu; sementara para
manajer senior tidak sungguh-sungguh melakukan upaya penghematan dalam
penggunaan anggaran untuk perawatan peralatan dan pelatihan-pelatihan
pegawai, karena tindakan itu justru akan mengurangi laba yang akan diperoleh
dimasa yang akan datang, meskipun penghematan tersebut akan meningkatkan
laba tahun sekarang. informasi yang diperoleh oleh manajer operasi tampaknya
lebih kabur dibandingkan dengan informasi yang bisa didapat melalui alat
termostat dari tungku pembakaran.
Pengendalian Formal
Sistem ini diklasifikasikan dalam dua jenis:
1. Sistem pengendalian manajemen itu sendiri dan
2. Aturan-aturan
Aturan-aturan
Aturan adalah pedoman kerja yaitu para anggota organisasi diizinkan dan
bahkan diharapkan, untuk tidak menyimpang dari pedoman tersebut, baik dalam
situasi-situasi khusus atau ketika mereka menilai bahwa penyimpangan tersebut
akan berakibat baik bagi organisasi. Adapun yang termasuk didalamnya adalah:
instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan,
dan tuntunan-tuntunan etis.
Beberapa jenis aturan, adalah sebagai berikut:
Pengendalian fisik
Penjaga keamana, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, password
computer,televise pengawas, dan pengendalian fisik lainnya mungkin merupakan
bagian dari struktur pengendalian
5

Manual
Banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus
dituliskan ke dalam panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman,
serta seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan
lainnya. Panduan-panduan dan serangkaian aturan lain harus dikaji ulang secara
berkala. Hal ini untuk memastikan bahwa aturan-aturan tersebut masih sesuai
dengan apa yang diharapkan oleh manajemen senior.
Pengamanan Sistem
Organisasi merancang berbagai pengamanan ke dalam sistem pemrosesan
informasi untuk menjamin agr informasi yang mengalir melalui sistem itu akan
bersifat akurat dan mencegah kecurangan. Pengamanann meliputi: penmeriksaan
silang secara terinci, pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain dan lain
sebagainya.
Sistem Pengendalian Tugas
Definisi pengendalian tugas yaitu sebagai suatu proses untuk menjamin bahwa
tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisien misalnya menggunakan
mesin otomatis.
Proses Kendali Secara Formal
Suatu perencanaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi
organisasi. Selain itu, seluruh informasi yang tersedia digunakan untuk membuat
prencanaan itu. Perencanaan strategis itu kemudian dikonversi menjadi anggran
tahunan yang focus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk
masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini juga dituntun
oleh aturan-aturan dan informasi formal lain. Pusat tanggung jawab bertugas
menjalankan operasi-operasi yang menjadi tanggung jawabnya, kemudian menilai
dan melaporkannya. Hasil-hasil actual kemudain dibandingkan ,memuaskan atau
tidak. Jika memuaskan, pusat tanggung jawab menerima umpan balik dalam
bentuk pujian atau penghargaan lain. Jika tidak memuaskan,makaumpan balik
6

yang diterima akan mendorongdilakukannya tindakan-tindakan korektif di pusat
tanggung jawab serta kemungkinan untuk dilakukannya revisi dalam rencana.










Tampilan. Proses PengendaalianSecara Formal

JENIS-JENIS ORGANISASI
Suatu organisasi yang dijalankan sebuah perusahaan memilki pengaruh yang besar
terhadap strukturnya. Organisasi dapat dikelompokkan ke dalam tiga klasifikasi
umum :
1. Struktur fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas
fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran
2. Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manajer bertanggung jawab
atas aktivitas-akyivitas dari masing-masing unit dan unit bisnis berfungsi
sebagai bagian yang semi independen dari perusahaan
3. Struktur matriks, didalamnya unit-unit fungsional memilki tanggung
jawab ganda.
Tujuan
dan
Strategi
Peraturan
Informasi
Lainnya
Apakah
kinerja
memuaskan
?
Laporan
actual vs
rencana
Kinerja
pusat
tanggungja
wab
Anggaran
Perencan
aan
Strategis
Revisi
Revisi
Tindakan
Koreksi
Pengukuran
Umpanbalik
Komunikasi
Tidak
Ya
Penghargaan umpan balik
7

Organisasi-organisasi Fungsional
Bentuk organisasi ini melibatkan gagassan seorang manajer yang membawa
pengetahuan khusus unutk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi
spesifik, yang berlawanan dengan general manager yang kurang memilki
pengethauan khusus. Keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah
efisiensi. Namun kelemahannya yaitu :
1. Dalam sebuah organisasi fungsional tredapat ketidakjelasan dalam
menentukan efektivitas manjer fungsional secara terpisah(seperti
manajer produksi dan manajer peremasaran) karena tiuap-tiap fungsi
tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir
2. Jika organisasi terdiri dari beberapa manajerb yang bekkerja dalam
suasatu fungsi yang melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang
lebih tinggi bdari fungsi tersebut, maka perselisdsihan antara para
manajer dari fungsi-fngsi berbeda hanya dapat diselesaiakan di tingkat
atas, me3skipuan perselisishan itu berasal be4rasal dari tingkatan
orgabnisasi yang lebih nrendah
3. Struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah
perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam
4. Organisasi fungsional cenderung menciptakansekat-sekat bagi tiap
fungsi yang dimiliknya.
Unit-Unit Bisnis
Bentuk organisasi unit bisnis dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah
yang terdapat pada struktur fungsional. Sutau unit bisnis yang juga disebut
sebagai divisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi
dan pemasaran sebuah produk. Untuk mengukur kinerja unit bisnis tersebut,
organisasi melihat berdasarkan profitabilitas dari unit bisnis itu. Keuntungan dari
bentuk perusahaan unit bisnis
1. Keuntungan tersebut adalah bahwa struktur ini bisa berfungsi sebagai
tempat pelatihan bagi manajemen secara umum. Seorang manajer unit
bisnis dituntut unutk bisa menunjukkan semangat kewirausahaan yang
sama seperti yang dimilki oleh CEO dari perusahaan independen.
8

2. Keuntungan lain dari tipe struktur ini adal;ah bahwa karena unit bisnis
lebih dekat denga pasar dari produk-produknya dibandungkan dengan
kantor pusat, maka para manajer unit bisnis dapat membuat keputusan-
keputuasan produksi dan pemasraan yan lebih baik dibandingkan dengan
cara yang diputuskan opleh kantor pusat selain itu unit bisnsin ini pun
dapat memberikan reaksi yang cepat terhadap ancaman-ancaman atau
peluang baru.
Sedangkan, Kerugian unit bisnis adalah adanya kemungkinan bahwa masing-
masing staf unit bisnis menduplikasi sejumlah pekerjaan yang dalam organidsasi
fungsional, dikerjakan di kantor pusat. Seorang unit bisnis pada hakikkatnya
adalah seorang generalis, akan tetapi para bawahannya adalah seorang para
spesialis fungsional dan meraka harus berurusan dengan masalah-masalah yang
sama seperti yang dihadapi oleh para spesialis yang ada di kantor pusat maupun di
unit-unit bisnis lainnya. Kerugian lain dari bentuk unit bisnis ini yaitu, bahwa
perselisihan yang terjadi diantara spesialis fungsional dalam organisasi
perusahaan fungsional digantikan dengan perselisishan diatnara unit-unit bisnis
dalam organisasi unit bisnis.

Implikasi Terhadap Rancangan Sistem
Dalam organsisai unit bsinsis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab untuk
meningkatkan kemampuan setiap produlk yang dihasilkan oleh unitya guna
menghasilkan laba, melakukan perencanaan, mengkoordinasikan, dan
mengendalikan elemen-elemen yang berpengaruh pada kemampuan itu. Dalam
hal ini pengendalian bukanlah satu-satunya kriteria, suatu organsisasi fungsional
mungkin akan lebih efesien karena uniut-unit fungsional yang lebih besar
memberikan keuntungan ekonomi. Suatu organisasi unit bisnis membutuhkan
jenis manajer yang lebuh luas daripada para sspesialis yang mengelola sebuah
fungsi khusus. Namun seorang general manjer yang berkompeten sepeti itu sukar
atau sulit didapati.

9

KONTROLER
Kontroler adalah orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan
mengoperasikan sistem pengendalian manajemen. Jabatan dalam suatu
perusahaan adalah chief financial officer (CFO). Biasanya kontroler menjalankan
fungsi-fungsi yang meliputi:
1. Merancang dan menngoperasikan informasi serta sistem pengendalian
2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk
pengembalian pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal
lainnya
3. Menyiapkan dan menganalisa laporan kinerja, mengiterpretasikan laporan-
laporan untuk pada manajer, menganalisis program dan proposal-proposal
anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikan ke
dalam anggaran tahunan secara keseluruhan
4. Melakukan supervise audit internal dan mencatat prosedur-prosedur
pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan
yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit
operasional
5. Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi
dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dengan fungsi
pengendali

Ketika kemajuan komputer belum berkembang, pengendali (atau CFO)
biasanya bertanggung jawab untuk memproses informasi yang dibutuhkan oleh
sistem pengendalian manajemen.

Relasi ke Jajaran Organisasi
Pejabat staf dalam organisasi berfungsi untuk mengendalikan system
dalam suatu perusahaan. Sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi pengendalian
adalah fungsi staf. Seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk
merancang maupun mengoperasikan sistem, yang mengumpulkan dan melaporkan
10

informasi. Pemanfaatan informasi ini merupakan tanggung jawab jajaran
manajemen. Seorang pengendali bertanggung jawab untuk mengembangkan dan
menganalisis tolok ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian serta
merekomendasikan tindakan-tindakan yang diperlukan ke pihak manajemen.
Kontroler tidak membuat atau pun mendorong pihak manajemen untuk
mengambil keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan pengendalian
sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun ke bawah melalui jalur organisasi.
Kontroler juga membuat keputusan, khususnya mengenai penerapan
kebijakan yang ditetapkan oleh jajaran manajemen. Para kontroler memainkan
peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategis dan anggaran.
Perusahaan sering meminta bantuan para kontroler untuk melakukan penelitian
secara cermat atas laporan kinerja untuk menjamin akurasi dan untuk menarik
perhatian jajaran manajer terhadap pos-pos yang membutuhkan penyelidikan lebih
lanjut. Para kontroler bertindak seperti layaknya manajer. Perbedaannya adalah
bahwa keputusan mereka dapat dibatalkan oleh jajaran manajer, kepada siapa para
manajer bawahan bertanggung jawab.


Kontroler Unit Bisnis
Pada satu sisi, kontroler berutang kesetiaan pada kontroler korporat, yang
memegang tanggung jawab operasi sistem pengendalian secara keseluruhan. Di
sisi lain, kontroler juga berutang kesetiaan pada para manajer di unit mereka, yaitu
pihak kepada siapa mereka memberikan bantuan.
General manajer unit bisnis adalah atasan langsung kontroler, dan dia
memiliki wewenang dalam mempekerjakan, melatih, memindahkan, memberikan
kompensasi, mempromosikan, dan memecat para kontroler di unit yang
bersangkutan.
Jika dilihat pada perusahaan-perusahaan lain, para kontroler unit bisnis
memberikan laporan secara langsung kepada kontroler korporat-yaitu, kontroler
korporat adalah atasan mereka. Sejumlah permasalahan ditemui, antara lain:
11

Jika para kontroler unit bisnis terutama bekerja untuk manajer unit bisnisnya,
ada kemungkinan bahwa dia tidak akan memberikan laporan yang objektif
mengenai anggaran dan kinerja unit bisnis kepada manajer senior.
Jika kontroler unit bisnis terutama bekerja untuk kontroler korporat maka
manajer unit bisnis akan memperlakukannya lebih sebagai seorang mata-
mata dari kantor pusat, dan bukan sebagai seorang mitra kerja terpercaya.

Kontroler diharapkan agar tidak mentoleransi atau terlibat dalam
memberikan informasi-informasi yang menyesatkan atau menyembunyikan
informasi-informasi yang tidak menyenangkan. Etika yang terkandung dalam
proses tanggung jawab tidak akan memberikan toleransi pada praktik-praktik.