2.1.

Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit-unit operasi
yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses
bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang
kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produk-produk
perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang
merupakan tugas utama dan tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana
terdapat sistem pembelian yang efektif pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan.
2.1.1. Tujuan Audit Pembelian
Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi dan
efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan
sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing departemen. ebagai !ontohnya, fungsi kontrol
persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan
langsung dari pemasok.
ebuah audit manajemen dilakukan karena terdapat tanda-tanda bahaya yang ditemukan di
perusahaan. ebagai !ontoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya peningkatan biaya dalam
proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor mengalami pengurangan yang sama pada marjin laba.
Tanda-tanda bahaya tersebut mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan mengalami "ketidakefisienan
biaya# dalam aktivitas pembeliannya sehari-hari. Proses audit manajemen menggambarkan bahwa fungsi
pembelian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan yang benar-benar memiliki fungsi pembelian $departemen
pembelian%.
&sumsinya, bahwa semua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya memiliki departemen
pembelian $atau seseorang% yang terpusat dan independen untuk mengontrol pengeluaran perusahaan.
2.1.2. Hal - hal Utama Dalam Audit Pembelian
'egiatan pembelian melibatkan berbagai masalah yang bila tidak ditangani se!ara teren!ana dapat
menimbulkan berbagai persoalan yang serius. (al-hal yang perlu diperhatikan se!ara khusus dalam
mengelola kegiatan pembelian.
). *rganisasi
'edudukan bagian pembelian dalam perusahaan akan tergantung kepada jenis usaha, besarnya
perusahaan, dan kebijaksanaan pimpinan perusahaan. Pada perusahaan dagang dan perusahaan
industry tertentu, dimana banyak dilakukan pembelian barang dagangan atau bahan baku dan suku
!adang, maka bagian pembelian pada umumnya memperoleh kedudukan yang !ukup tinggi dalam
organisasi perusahaan.
+. entralisasi dan Desentralisasi 'egiatan Pembelian
Perusahaan - perusahaan besar yang mempunyai bebrapa unit operasi sering kali mmempunyai
kebijaksanaan pembelian terpusat $sentralisasi%. (anya ada satu bagian pembelian yang bertugas
menangani semua pembelian untuk keperluan perusahaan.
'euntungan yang diperoleh dari kebijaksanaan pembelian yang disentralisasikan, adalah ,
-engurangi duplikasi kegiatan yang timbul pada desentralisasi.
.iset dan tenga ahli dapat disediakan se!ara efisien.
Pesanan dari berbagai unit organisasi dapat digabungkan sehingga dapat memperoleh harga yang
lebih murah karena membeli dalam jumlah yang besar.
/ebih mudah mengikuti perkembangan pasar.
Diterapkan kebijaksanaan tunggal dalam bidang pembelian sehingga pengendaliannya mudah.
'erugian dari sistem entralisasi ,
Petugas pembelian sulit untuk menjadi ahli $spesialis%, mengenai semua barang yang harus dibeli
lebih 0 lebih barang tersebut banyak jenisnya.
1agian pembelian sering kurang memperhatikan kepentingan unit organisasi yang dilayaninya.
2. 'ewenangan Pembelian
'ewenangan bagian pembelian perlu ditetapkan se!ara wajar khususnya kewenangan yang
menyangkut jenis pembelian apa yang harus diakukan pada bagian ini. Tentunya permasalahan tidak
hanya ditangani oleh bagian pembelian saja, tapi menurut dengan kebutuhannya masing 0 masing.
3. Pembelian 0 pembelian Darurat
Pembelian darurat hanya dilakukan untuk kepentingan yang mendesak saja. Tidak perlu mengada
ada, -enyadari bahwa pembelian darurat sering kali tidak dapat dihindarkan, maka perlu dibuatkan
ketentuan yang menetapkan siapa pejabat yang harus memberikan persatujuan pembeliannya untuk
mengurangi timbulnya kerugian pada perusahaan.
5. Pembelian untuk Fasilitas Pribadi dengan menggunakan fasilitas perusahaan.
-ungkin jika ada pegawai satu atau dua orang pegawai yang melakukan tindak ke!urangan itu tidak
akan merugikan perusahaan, namun jika dilakukan berulang kali itu akan berakibat fatal untuk
perusahaan. -aka dari itu perlu diadakan penjagaan ketat agar tidak menggunakan uang perusahaan
untuk kepentingan sendiri.
6. 'emampuan &nalisis dalam Pembelian
1agian pembelian harus menggunakan semua pengetahuannya agar dapat melaksanakan fungsinya
dengan sebaik-baiknya dan memberikan keuntungan maksimal bagi kepentngan perusahaan.
4. 5odaan .ekanan
5odaan ini bias berasal dari teman kerja atau teman disekitanya. 1iasanya dalam bentuk rakaan
misalnya bingkisan lebaran, bonus dan amplop pada karyawannya. (al ini perlu juga diperhatikan
dan mendapatkan pengamatan yang fo!us agar tidak terjadi kebangkrutan, atau segala rekanan yang
dikeluarkan harus mendapat persetujuan dan pertimbangan oleh pihak perusahaan.
2.2. Tahapan Pembelian dan Pengendaliannya
/angkah 0 langkah kegiatan pembelian meliputi ,
). Penentuan kebutuhan.
&spek 0 aspek pengendalian ini pada dasranya diperlukan untuk menjawab pertanyaan apakah
penentuan kebutuhan dibuat atas dasar yang layak dan dikomuniksikan se!ara tepat kepada bagian
pembelian. Penentuan itu dapat didasarkan pada ,
6adwal Produksi
istem Persediaan minimum7maksimum
istem 6ust In Time
Proyek 0 proek perusahaan
.en!ana 'ebutuhan *perasional lainnya
Tanggung 6awab Penentuan 'ebutuhan
Prosedur penentuan 'ebutuhan
+. *torisasi Pembelian
Dalam *torisasi Pembelian terlibat sejumlah pertimbangan yang bukan menjadi tanggung jawab dari
pihak yang menentukan kebutuan, melainkan tanggung jawab dari bagian pembelian. Pertimbangan
0 pertimbangan yang dimaksud antara lain didasrakan faktor 0 faktor sebagai berikut ,
&pakah barang yang dibutuhkan tersebut tersedia di perusahaan8
&pakah barang 0 barang yang dimaksud lebih baik dibuat sendri atau harus dibeli8
&pakah pembelian bisa dilakukan8
&pakah anggaranya mengi9inkan8
&pakah konsekuensi 0 konskuensi keuangan8
:ang terpenting adalah ada persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang dan bagian
pembelian telah menginformasikan semua persoalan yang terkait dalam peleksanaan pembelian
kepada pejabat tersebut.
2. Pelaksanaan Pembelian
-endapatkan rekanan dan membuat persetujuan akhir untuk pembeian yang akan dilaksanakan,
merupakan inti dari aktivitas pembelian. Dalam memilih ekanan harus mempertimbangkan ,
/uasnya ;saha pen!arian rekanan
/uasnya kontak langganan dengan rekanan
'endala masing 0 masing rekanan
Penawaran yang diajukan rekanan
'esesuaian dengan kebijaksanaan perusahaan atau pemerintah.
3. Tindak /anjut
Prosedur Tindak lanjut yang diperlukan bervariasi sesuai dengan jenis pembeliannya dan panjangnya
periode dari jadwal pengiriman atau penyerahannya.
<. Penyelesaian Pengiriman
Pengiriman pengiriman rekanan harus dipantau untuk melihat kesesuaian dengan perjanjian, atau bila
tidak, tuntutan ganti rugi apa yang harus diajukan.
=. Penyelesaian 'euangan
Penyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang dagang, bekerja sama dengan begian keuangan.
:ang perlu diperhatikan adalah ke!epatan penyampaian dokumen 0 dokumen sehubungan dengan
pembelian ini, sehingga pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan dengan pembelian ini,
sehingga pelaksanaan pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan tepat waktu untuk dapat
memanfaatkan potongan 0 potongan pembelian.
2.3. Program Pemerisaan !egiatan Pembelian
&dapun program Pemeriksaan 'egiatan Pembelian terdiri dari >
). Pemeriksaan Pengelolaan .esiko
+. Pemeriksaan Pengendalian. Diantaranya,
Penentuan 'ebutuhan
*torisasi Pembelian
Pelaksanaan Pembelian
Tindak /anjut Proses Pembelian
Penerimaan 1arang
Penyelesaian Pembayaran
2.3.1. Penentuan !ebutuhan
). Tujuan Pemeriksaan, meliputi ,
;ntuk menilai kelengkapan dan keandalan ren!ana kebutuhan barang7 jasa.
;ntuk memastikan apakah ren!ana kebutuhan sesuai dengan tujuan menunjang kegiatan- kegiatan
perusahaan se!ara menyeluruh.
;ntuk mengetahui apakah ren!ana kebutuhan tersebut disahkan oleh pejabat yang berwenag.
+. /angkah 0 langkah kerja
Peroleh pedoman mengenai penyusunan kebutuhan barang atau jasa.
-intakan ren!ana kebutuhan barang yang ingin dibeli.
-eneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan apa tidak.
-intakan ren!ana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang dari perusahaan.
Pastikan bahwa timbulnya kebutuhan telah sesuai dengan metode dan prosedur yang berlaku.
2.3.2. "torisasi Pembelian
). Tujuan Pemeriksaan
;ntuk menilai kelayakan prosedur otorisaasi pembelian.
-enguji tingkat ketaatan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.
+. /angkah 0 langkah kerja
.eview prosedur otorisasi pembelian, dengan perhatian khusus pada ,
iapa yang mengajukan permintaan pembelian.
Persetujuan.
Formulir apa yang akan digunakan.
Periksa dan lakukan penilaian mengenai ,
). Tingkat ketaatan terhadapprosedur yang telah ditetapkan.
+. &pakah prosedur yang berlaku !ukup memadai.
2.3.3. Pelasanaan Pembelian
). Tujuan Pemeriksaan
;ntuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang dutetapkan
baik intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya.
;ntuk memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan.
;ntuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan eisiensi kegiatan pembelian.
+. /angakah 0 langkan kerja
/akukan pengambilan sampel untuk pengujian terhadap transaksi pembelian untuk memastikan
ketaatan terhadap kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang telah ditetapkan, baik
tentang pelelangan umum, pelelanggan terbatas, penunjukan langsung, maupun pengadaan langsung.
-eneliti kebenaran formal dan material dari surat Perintah 'erja atau urat perjanjian kontrak.
-eneliti apakah telah dilakukan penggunaan Daftar rekanan mampu.
Teliti apakah ada kerjasama yang baik dalam kelompok pembelian.
Pastiak bahwa formulir standart untuk permintaan pembelian telah diisi dengan persyaratan dan
kondisi yang layak sesuai dengan kebijakan yang beraku.
2.3.#. Tinda $anjut Proses Pembelian
). Tujuan Pemeriksaan
;ntuk mengetahui apakah tedapat langkah 0 langkah untuk memastikan agar produk- produk yang
dipesan benar -benar dikerjakan sesuai dangan persetujuan pesanan pembelian.
+. /angkah 0 langkah kerja
-eminta dokumen 0 dokumen yang berhubungan dengan tanggal penerimaan serta spesifikasi
barang 0 barang yang dipesan.
-elakukan penilaian terhadap !ara- !ara petugas pembelian memantau pesanan pembelian.
-eneliti apakah dilakukanlangkah 0 langkah untuk memastikan dipenuhinya pesanan seperti
mengunjungi dan mengamati pengerjaan barang 0 barang yang dipesan serta mengadakan kontak
regular dengan para penjual.
2.3.%. Penerimaan &arang
). Tujuan Pemeriksaan
;ntuk memastikan apakahpetugas atau bagian yang menerima barang se!ara organisatoris bebas dari
petugas atau bagian pembelian.
;ntuk memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab telah melaksanakan kewajibannya
dengan memeriksa barang- barang yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan.
+. /angkah 0 langkah kerja
-eneliti apakah terdapat pemisahan fungsi antara petugas atau bagian yang menerima barang dengan
petugas atau bagian yang melakukan pembelian.
-eneliti apakah administrasi dan prosedur bagian penerimaan barang mendukung terlaksananya
pemeriksaan yang memedaiterhadap penerimaan barang
-elakukan pengujian terhadap sebagian barang 0 barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil
pemeriksaannya terbukti efektif atau tidak.
-emperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada telusuri bagaimana klaim itu ditetakan.
2.3.'. Penyelesaian !euangan
). Tujuan Pemeriksaan
;ntuk mengetahui apakh telah dilakukan langkah 0 langkah pengendalian yang perlu sebelum
pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan.
;ntuk mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara bagian pembelian dangan keuangan.
+. /angkah 0 langkah kerja
-eneliti apakah dilakukan pen!o!okan antara bukti pesanan pembelian yang asli dengan data
peneimaan barang.
-eneliti mengenai potongan 0 potongan yang diberikan apakah telah memenuhi prosedur yang
ditetapkan dan jumlahnya sesuai apa tidak.
-elakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga, pihak bagian keuangan di ikut sertakan apa
tidak.
2.#. Pemerisaan (ubstansi
Program ini merupakan lanjutan dari program pemeriksaan pembelian atas kegiatan pembelian dan
kegiatan lainnya yang berkaitan, yang dilakukan dalam periode pemeriksaan dengan memperhatikan hasil
identifikasi resiko dari pengujian pengendalian diatas. Pemeriksaan intern bertujuan untuk mengevaluasi
tentang efektivitas, efisiensi dan membantu manajemen men!apai tujuannya.
-elalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat diwujudkan
dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi + hal sebagai berikut,
). Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. 1erbagai !atatan yang
akurat, seperti !atatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan sebelumnya, daftar
pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan dengan baik.
+. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui pengawasan terhadap
permintaan barang7jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran yang diterima oleh perusahaan,
analisis seluruh penawaran yang masuk sampai dengan proses penerbitan P*, penerimaan barang,
dan penyelesaian pembayaran faktur.