Departemen Humas

1. Sebagai Departemen yang merumuskan kebijakan public dan hubungan aksternal

kampus.
2. Bertanggungjawab terhadap media pemberitaan Senat Mahasiswa Fakultas Psikologi.
3. Menjalin komunikasi yang harmonis dengan LS0-LSO yang berhubungan seperti
Stamppot.
4. Mengagendakan kegiatan yang bertujuan mensosialisasikan Fakultas psikologi UIN
Suska baik internal maupun eksternal.
Departemen Sosial & Kemasyarakatan
1. Bertanggungjawab melaksanakan kegiatan social kemasyarakatan dalam bentuk
pengabdian mahasiswa Fakuktas Psikologi dalam dan luar kampus.
2. Sebagai departemen yang merumuskan dan menangani Mahasiswa yang berduka atau
kecelakaan, dan pemberian penghargaan terhadap individu atau kelompok tertentu yang
dianggap berjasa mengembangkan keorganisasian Senat Mahasiswa Fakultas Psikologi
dan Fakuktas Psikologi secara umum.
3. Membangun solidaritas antar mahasiswa Fakultas Psikolog ataupun mahasiswa
Fakultas Psikologi dengan masyarakat luas.
4. Membuat rencana kegiatan dan menginventarisir setiap kegiatan terutama
dengan pihak luar yang memerlukan hubungan dengan pihak Senat.
5. b) Menjadi juru bicara resmi Senat Mahasiswa dalam hal pemberian informasi
kepada pihak luar.
6. c) Melaksanakan dokumentasi kegiatan Senat PMIK termasuk kegiatan tiap-
tiap angkatan.
7. d) Membuat laporan pelaksanaan kegiatan kehumasan Senat PMIK.
8. e) Mengaktifkan kegiatan majalah dinding dan menginvetarisir semua tulisan
yang akan diterbitkan dalam website STIK-PTIK.
9. f) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan sosial kemasyarakatan dengan
pihak-pihak terkait seperti kegiatan donor darah, bantuan sosial dan sebagainya
10. g) Bertanggung jawab kepada Ketua Senat melalui Kepala Bidang Akademik.
. Pendahuluan Humas atau yang lebih dikenal Public Relation adalah faktor kunci yang untuk
memulihkan citra kelembagaan yang ada ditengah-tengah perjalanan. Tentunya setiap organisasi
akan menemui berbagai masalah dengan mendapatkan berbagai respon yang baik dan yang buruk.
Peran dan fungsi humas juga bukan berarti menutupi kekurangan dengan cara yang tidak sesuai
dengan norma yang berlaku ditengah-tengah masyarakat. Tentu, secara fair kekurangan lembaga itu
disampaikan dengan cara yang baik, elegan, dan penuh dengan perhitungan. Agar keobjektivitasan
selalu dapat di evaluasi untuk memperbaiki kinerja suatu organisasi. Untuk itu baik lembaga yang
berhaluan keuntungan (profit) maupun yang sukarela (volunter). Humas menjadi bagian penting
dalam untuk meningkatkan kepercayaan dari berbagai pihak yang berkaitan langsung maupun tidak
langsung. Begitu juga BEM UI sebagai lembaga kemahasiswaan ditingkat universitas. Dimana segala
potensi dan kreatifitas mahasiswa dicurahkan guna memperbaiki keadaan bangsa agar menuju kearah
yang lebih baik. Disisi lain, sebagai organisasi volunter harus dibangun secara berkesinambungan agar
dapat terus diminati dan dipercaya oleh stakeholder serta lebih dirasakan keberadaannya. Dengan
segala rencana dan upaya yang BEM UI lakukan efek humas dapat dirasakan langsung dan secara
tidak langsung. Pekerjaannya bersifat tampak (tangible) dan tak tampak (untangible). Dari kalangan
atas hingga grassroot (red-bawah). Baik yang secara formal maupun yang non-formal. Dilakukan
secara struktural maupun kultural. Mengklasifikasikan objek relasi yang lokal dan global. 2. Job Desc
Bidang Job description dari Humas yang diberikan oleh Ketua adalah Apa saja jobdesc yang
diberikan Ketua BEM untuk bidang? 1. Mengemas dan melakukan propaganda dalam rangka
membentuk citra positif BEM UI baik secara internal dan eksternal 2. Mengakarkan visi dan misi BEM
UI 2008 3. Membangun jaringan dengan berbagai elemen Bagaimana mengejewantahkan jobdesc
tersebut (bisa jadi dalam bentuk proker dijelasin prokernya apa, gambaran umum, bagaimana
proker tersebut bisa memenuhi jobdesc)? Dalam program kerja sebagai turunan dari jobdesc maka,
dengan ini biro humas mempunyai 14 program kerja yang dibagi menjadi : Program rutin (Sepanjang
Kepengurusan) : 1.MOER(pengiriman ucapan belasungkawa, congratulation, celebration di eksternal
UI) 2.MOIR (pengiriman ucapan belasungkawa, congratulation, celebration di internal UI) 3.DPR
(Delegasi PR) 4.EXPEDITION BEM UI (BEM UI kunjungan) Program non-rutin (waktu yang tertentu
saja) : 1.Welcome Maba 2008 2.BGTFs (Roadshow BEM UI ke fakultas-fakultas) 3.Humas Net 4.Buku
Pintar Humas (sumber jaringan BEM UI) 5.PMC (kliping berita BEM UI di media masa) 6.BGTR
(Kunjungan BEM UI ke Rektorat ) 7.PART (Pelatihan Ke PR-an) 8.BANDREK (Polling dan suvei) 9.Open
Together 2008 (Buka Puasa BEM UI ) 10.TEMU KANGEN AKTIVIS (Reuni Aktivis) Kegiatan Insidental:
1. Aksi BEM UI 2. Kunjungan Instansi/Universitas/Pelajar 3. Hadiri Undangan 4. Penginformasian
kegiatan bidang 5. Penginformasian isu kemahasiswaan di lingkungan UI (Beasiswa, UMB, SIMAK
UI,dll) 6. Open House BEM UI di OKK UI 2008 Program diatas dibagi menurut waktu agar lebih
sederhana dalam penjelasannya. Secara umum program-program kerja tersebut sudah mewakili
ketiga jobdesc bidang di humas. Seperti jobdesc nomor 1 : Mengemas dan melakukan propaganda
dalam rangka membentuk citra positif BEM UI baik secara internal dan eksternal Program yang
mewakili adalah Welcome Maba 2008, BGTFs, Humas-net, Open Together 2008, BGTR, MOIR, MOER,
PMC dan Ekpedisi BEM UI 2008. Namun, dalam kegiatan insidental ada pada Aksi BEM UI, menerima
kunjungan dari luar, dan open house BEM UI di OKK UI 2008. Proker ini dapat memenuhi jobdesc
karena di : Welcome Maba 2008 (WM 2008) humas BEM UI melakukan sambutan dan LO kepada
mahasiswa baru. Humas-net terjalinnya humas-humas fakultas dengan sumbangsih humas BEM UI
dalam mengadakan kegiatan bersama. Open together 2008 menjalin kedekatan dan berbagi pada
acara buka puasa BEM UI BGTR Menjalin keharmonisan dengan Rektorat MOIR Menjalin hubungan
dengan lingkungan UI dengan pengiriman ucapan yang empati ke stakeholder BEM UI MOER Menjalin
hubungan dengan lingkungan diluar UI dengan pengiriman ucapan yang baik dan berkesan kepada
Tokoh (lokal, nasional), pemerintah, legislatif, perusahaan, perguruan tinggi (domestik, dan luar
negeri), Pers/media masa, dll. PMC seandainya berita yang baik seperti aksi kepedulian, lingkungan
dll terdapat nilai yang positif di mata masyarakat. Ekspedisi BEM UI 2008 menjalin hubungan dengan
berkunjung ke instansi atau perorangan Kegiatan insidentalnya: Aksi BEM UI seandai yang baik
artinya mendapat tempat di hati masyarakat Open House BEM UI di OKK UI garapan yang sangat
luas untuk mahasiswa angkatan terbaru dengan menampilkan performance dari BEM UI beserta
BEMers. Jobdesc nomor 2: Mengakarkan visi dan misi BEM UI 2008 Program yang mewakili adalah
Welcome maba 2008, BGTFs, MOIR dan Ekspedisi BEM UI 2008. Proker ini dapat memenuhi jobdesc
karena di : Welcome maba 2008 garapan terluas untuk mahasiswa angkatan baru dengan
memberikan souvenir berlogo BEM UI beserta visi, leaflet BEM UI visi dan misi BGTFs dalam kegiatan
disampaikan visi dan misi BEM UI 2008 MOIR Setiap pengiriman ucapan terdapat visi BEM UI
Ekspedisi BEM UI 2008 terdapat dalam plakat BEM UI Jobdesc nomor 3: Membangun jaringan
dengan berbagai elemen Program yang mewakili adalah MOIR, MOER, EXPEDITION BEM UI, BGTFs,
Humas Net, BGTR, Open Together 2008. Namun, dalam kegiatan insidental ada pada Hadiri
Undangan, Kunjungan Instansi/Universitas/Pelajar. Proker ini dapat memenuhi jobdesc karena di :
MOIR menjalin dan menjaga hubungan dengan civitas UI MOER menjalin dan menjaga hubungan
pihak luar UI EXPEDITION BEM UI 2008 menjalin dan menjaga hubungan dengan instansi atau
perorangan BGTFs menjalin dan menjaga hubungan fakultas di UI Humas-net menjalin dan menjaga
hubungan dengan humas-humas fakultas BGTR menjalin dan menjaga hubungan dengan Rektorat
Open Together 2008 menjalin dan menjaga hubungan dengan civitas UI Kegiatan insidentalnya:
Hadiri undangan menjalin dan menjaga hubungan dengan pengundang Kunjungan
Instansi/Universitas/Pelajar menjalin dan menjaga hubungan dengan instansi. Jobdesc Strategi /
pengejewantahan Evaluasi pencapaian Rekomendasi Perbaikan 1.Jobdesc Apa-apa saja yang
direncanakan dan dilakukan untuk menjalankan jobdesc 1 tersebut. Bisa berupa proker, sebutkan
proker apa Evaluasi pelaksanaan strategi maupun evaluasi strategi ybs. Diceritakan pula sejauh mana
jobdesc tersebut berhasil dipenuhi Hal-hal yang direkomendasikan untuk memperbaiki kinerja
2.Jobdesc 1. Mengemas dan melakukan propaganda dalam rangka membentuk citra positif BEM UI
baik secara internal dan eksternal 2. Mengakarkan visi dan misi BEM UI 2008 3. Membangun jaringan
dengan berbagai elemen 1. Lebih banyak yang terjalin dari dan pencitraan yang positif dengan
kegiatan yang masif 2. hanya tercapai lebih besar pada angkatan yang baru yakni mahasiswa 2008 3.
Terjadi peningkatan hubungannya dengan media masa 1. Sebaiknya intensitasnya di tambah dalam
pengiriman ucapan. Kalau bisa buatlah momentum untuk memberikan ucapan 2. Lebih banyak
koordinasi dengan bidang Media dalam hal Pempublikasian visi dan misi karena bidang media dapat
lebih besar menggarap produk kasat mata untuk menyampaikan visi dan misi 3. Dipertahankan dan
terus dijalin hubungan yang baik serta kerjasamanya 3. Analisa SWOT Strengths Weakness
Opportunities Threats -Networking diawal -Fasilitas -pendanaan operasional -Pewarisan -Waktu yang
pendek -kegiatan yang sifatnya insidental 4. SDM SDM di awal No Nama Fak/Jur/Angk. Posisi di
Bidang 1 Widy Arini N.H FIK/2006 Deputi Informasi dan Data 2 Asrianita FMIPA/Farmasi/2005 Deputi
Keuangan 3 Ita Oktarina FIB/Jawa/2006 Deputi Internal 4 Sonia FMIPA/Kimia/2006 Deputi Eksternal 5
Silmi K Risman Fpsi/2006 Deputi Eksternal 6 Woro Adityasari FIK/2005 Informasi dan Data 7 Rifatul
Mahmudah FISIP/Politik/2007 Informasi dan Data 8 Eko Setiawan FMIPA/Biologi/2004 Informasi dan
Data 9 Tita Mia Sari FIK/2005 Keuangan 10 Ferdy FT/Metalurgi/2006 Internal 11 R. Wulandari Azhuri
FISIP/Adm.Niaga/2006 Internal 12 RiscoTaufik Achmad FKG/2005 Internal 13 Diah Murwati
FIB/Arab/2005 Internal 14 Hikmatiyani Ismisetiani FE/Akun/2006 Internal 15 Eka Irmawati Achmad
FMIPA/Farmasi/2006 Internal 16 Junita Salim FE/2006 Internal 17 Imelda Valentina Rajagukguk
FIB/Rusia/2006 Internal 18 Mukhlis Hanif Nurdin FKM/2006 Internal 19 Melisya Catterina
FKM/MRS/2006 Eksternal 20 Muhamad Farchan Fathurrahman FE/Manajemen/2008 Eksternal 21
Puspa Widia Kencana FISIP/Politik/2007 Eksternal 22 Sri Milawati Asshaga FH/2006 Eksternal 23
Aisyah FH/2006 Eksternal 24 Meriska FH/2006 Eksternal SDM yang diputihkan/keluar No Nama
Fak/Jur/Angk. Alasan 1 Eko Setiawan FMIPA/Biologi/2004 Keluar setelah konfirmasi langsung karena
tidak dapat menjalankan fungsi humas sejak awal kepengurusan. 2 R. Wulandari Azhuri
FISIP/Adm.Niaga/2006 Diputihkan karena sudah dikonfirmasi karena aktivitas shooting diluar dan
kegiatan lainnya. 3 Tita Mia Sari FIK/2005 Keluar/mengundurkan diri atas rekomendasi ka biro setelah
komunikasi langsung karena kesibukan aktivitas akademik dan lainnya. 4 Diah Murwati FIB/Arab/2005
Keluar tanpa komunikasi langsung karena sibuk skripsi. Struktur bidang Keterangan : Kepala Biro :
Muhammad Habibie Deputi Informasi dan Data : Widy Arini N.H Deputi Keuangan : Asrianita Deputi
Internal : Ita Oktarina Deputi Eksternal : Sonia dan Silmi K Risman Job description
Ka.Biro/Ka.Dept.: Mendelegasikan , mengkoordinasikan, menurunkan dan menangani langsung tugas
kehumasan lembaga BEM UI Melakukan peran penyampaian informasi resmi yang berkaitan dengan
kelembagaan BEM UI Menggantikan Ketua Umum apabila berhalangan dalam undangan Sekbid :
Membantu dan menurunkan tugas kehumasan sesuai dengan pendelegasian yang dilakukan kepala
biro Menggantikan peran kepala biro jika berhalangan dalam menjalankan tugasnya Mengatur proses
pendataan, kesekretariatan, serta pembinaan sistem internal biro Deputi Internal : Membantu dan
menurunkan tugas kehumasan sesuai dengan pendelegasian yang dilakukan kepala biro Menjaga dan
memperkuat tim pada divisi yang berkaitan dengan tugas bidangnya Melakukan hubungan dengan di
dalam kampus UI Deputi Eksternal : Membantu dan menurunkan tugas kehumasan sesuai dengan
pendelegasian yang dilakukan kepala biro Menjaga dan memperkuat tim pada divisi yang berkaitan
dengan tugas bidangnya Melakukan hubungan dengan pihak luar kampus UI Bendahara (Deputi
Keuangan): Membantu dan menurunkan tugas kehumasan sesuai dengan pendelegasian yang
dilakukan kepala biro Mengatur perencanaan anggaran kegiatan dan berkoordinasi dengan bendahara
umum BEM UI Divisi x (jika ada pembagian divisi): Pembagian divisi sebenarnya sudah terdapat
pada pembagian empat deputi diatas yakni: Deputi Informasi dan data Deputi Keuangan Deputi
Internal Deputi Eksternal Manajemen SDM (Pembagian SDM) Pembagian kerja SDM humas
pertama dibagi melalui 14 proker selama setahun kepengurusan berlangsung. Sebelum raker BEM UI
berlangsung terdapat nama-nama PJ (penanggungjawab) proker yang ada. Namun, diawal
kepengurusan dan pertengahan kepengurusan empat orang staf humas keluar dan diputihkan dari
bidang. Karena tidak dapat menjalankan tugas dengan baik, selama diawal kepengurusan maupun
ditengah-tengah kepengurusan. Pembagian deputi/divisi di humas bukan berarti membuat sekat
hubungan internal itu sendiri. Pembagian ini diperlukan hanya untuk memfokuskan tugas dasar-dasar
keorganisasian seperti keuangan, administrasi, dan lain-lain. Selebihnya, tujuan yang sama membuat
tim yang saling membantu pekerjaan yang satu dengan yang lainnya. Bentuk pembinaan/treatment
yang diberikan kepada SDM; gaya kepemimpinan (mis. Pendelegasian tugas, pemberdayaan, dll)
Pendelegasian salah satu bentuk menurunkan tugas secara umum di humas. Dengan cara pendelegasi
terkadang harus ada yang dilakukan dengan cara distribusi tugas setelah perubahan-perubahan staf
yang tidak dapat menjalankan tugasnya. Dengan itu digantikannya dengan humasers yang lainnya.
Bukan hanya pendelegasian tugasnya yang pada awal sebelum raker (rapat kerja) ditentukan sdm
yang hampir semuanya terbagi rata. Jumlah 14 proker dengan anggota berjumlah 24 orang, maka
kurang lebih masing-masing proker terdapat 2 penanggungjawab. Pembagian ini berdasarkan
program kerja. Tidak hanya pembagian program kerja saja. Kegiatan-kegiatan/tugas yang berjalan
secara insidental atau tidak direncanakan sebelumnya. Harus melihat ulang sdm yang dapat
diberdayakan untuk membantu tugas yang ada ditengah jalan. Misalnya: kunjungan dari unversitas
lain, menghadiri undangan, melakukan kerjasama dengan instansi dan lain sebagainya. Pembinaan
SDM secara formal/pelatihan/dalam bentuk proker (jika ada), maupun secara informal (berupa
konsolidasi bidang atau lain-lain). Bentuk pembinaan yang dilakukan yakni secara soft skill dan
personal. Pembinaan/treatment diawal pada saat wawancara open recruitment (OR) dan pasca OR
sebenarnya untuk menguji komitmen dan kemampuan dalam kerja-kerja humas yang akan datang.
Evaluasi terhadap rencana pembinaan Rencana pembinaan tidak terlalu terfokus karena kesibukan
atau hecticnya program yang terus berjalan. Masih minim dalam hal pembinaan humasers secara
formal. Dan yang dilakukan learning by doing dalam kegiatan sehari-hari. Pembinaan ini sebenarnya
tidak harus berjalan secara formal saja. Pembinaan secara non-formal dengan mengajarkan langsung,
membuka wawasan yang lebih tentang kondisi kehumasan kontemporer, dan yang penting pula
meningkatkan motivasi untuk terus belajar dan melakukan sebagaimana seorang PR harus berbuat.
Bukan hanya menunggu inisiatifpun harus dilahirkan apabila tidak ada arahan yang belum ditentukan.
Rekomendasi untuk pembinaan ini sebaiknya diperkuat oleh deputi-deputi agar lebih mengakar pada
humasers yang lain. Sebab, salah satu fungsi deputi melakukan manajemen internal termasuk
pembinaan untuk humasers yang lainnnya. Kemudian siapkan waktu lebih khusus untuk sharing
kehumasan. Disini tukar pikiran saja tanpa harus formal untuk mengidentifikasi hal-hal yang harus
segera humas kerjakan. Penilaian SDM Kinerja Ka Biro humas yang dibantu 5 orang deputi sesuai
dengan bidang yang telah ditentukan sebelumnya. Kepala biro dibantu dengan para deputi dalam
menjalankan tugasnya baik secara rutin maupun non-rutin. Penilaian terhadap SDM relatif berubah-
ubah. Sifatnya fluktuatif karena tergantung perbedaan tugas yang kadang-kadang menumpuk /
terkonsentrasi ke sebagian humasers. Tentunya disini dinilai relatif dan secara umum baik terhadap
tugas yang dikerjakan sesuai yang telah ditentukan sebelumnya. 5. Koordinasi a. Koordinasi dengan
Bidang lain di BEM UI > Kebutuhan bidang anda terhadap bidang lain? Bagaimana mengkordinasikan
? Koordinasi dengan bidang lain sangat dibutuhkan untuk mengetahui perjalanan informasi yang akan
disampaikan kekhalayak umum. Danjuga yang berkaitan dengan program kerja humas itu sendiri
perlu peran serta dari bidang-bidang yang ada di BEMUI. Sebab, ada beberapa program kerja yang
sifatnya menjembatani BEM UI dengan instansi yang ada. Baik untuk kepentingan pergerakan,
fundrising, kesejahteraan mahasiswa, dan lain-lain. Program kerja tersebut antara lain : Welcome
Maba 2008, BGTFs, BGTR, Ekspedisi BEM UI 2008, DPR dan Reuni aktivis. Adapun cara
mengkoordinasikannya tentu dengan jalan komunikasi langsung maupun tidak langsung hal-hal
bantuan kerjasama dalam partisipasinya diproker yang akan dan sedang berlangsung. Contoh yang
sudah dilakukan kerjasama dalam koordinasi program kerja : Welcome Maba dengan stand bazar
(danus), pelaksanaan dan penginformasian beasiswa (kesma), poster dan baliho (Media) BGTFs
intermesso acara (kremas) DPR Aksi, konferensi, seminar dll (Akprop), rumbel, Everlasting Act, dll
(sosmas) Dan masih banyak lagi yang belum dapat dituliskan satu persatu. b. Koordinasi dengan DPM
UI > Apa saja yang dikordinasikan, Hasil kordinasi dengan DPM Koordinasi dengan DPM yang pernah
dilakukan menanyakan jadwal kelembagaan BEM UI untuk sinkronisasi waktu pelaksanaan kegiatan
baik di humas maupun BEM UI pada umumnya. c. Koordinasi dengan Lembaga Eksekutif
Fakultas/UKM > Berkoordinasi dalam hal apa saja, Berapa kali/intensitas rakor?, Hasil Rakor,
Hambatan yang dihadapi?, Evaluasi terhadap koordinasi dengan lembaga lain? Koordinasi dengan 12
lembaga eksekutif ditingkat fakultas dan beberapa ditingkat jurusan/departemen/program studi dalam
kunjungan (BGTFs). Melalui ketua-ketua BEM/Senat Fakultas disertai dengan humasnya. Alhasil,
BGTFs dapat dilaksanakan walaupun yang tersisa 3 Faklutas yng belum dikunjungi. Hambatanya
masalah sinkronisasi waktu, kesdiaan dan kesiapan BEM/Senat Fakultas dalam menyelenggara BGTFs
di fakultasnya. Koordinasi non-proker juga dilakukan berkaitan dengan agenda UI seperti rencana UI
festival dengan humas-humas BEM/Senat Fakultas, Humas-humas dekanat Fakultas ditambah Humas
Rektorat UI. Koordinasi dengan UKM/BO yang dilakukan hanya sebatas mengundang dalam acara BEM
UI atau sebaliknya. d. Koordinasi dengan Universitas lain > Berkoordinasi dalam hal apa saja, Berapa
kali/intensitas rakor?, Hasil Rakor, Hambatan yang dihadapi?, Evaluasi terhadap koordinasi dengan
lembaga lain? Koordinasi dengan universitas lain lebih sering dalam hal rencana kunjungan ke BEM
UI. Hasilnya kunjungan ke BEM UI. hambatannya kadang ada dari pihak universitas yang sulit
dihubungi. e. Koordinasi dengan Rektorat > Koordinasi dengan rektorat dalam hal kepanitiaan yang
berkaitan dengan ruang lingkup UI.Misalnya: Welcome Maba 2008 (WM) sering dilakukan bahkan
setiap hari dalam waktu 2 bulan lebih dalam rangka penerimaan mahasiswa baru 2008. Hasil
koordinasinya memutuskan pelaksanaan teknis WM. Kemudian koordinasi yang dilakukan lebih lanjut
sampai akhir kepengurusan berlangsung karena masih ada yang belum tertuntaskan dengan
kepanitiaan WM. Koordinasi dengan rektorat pun seperti diadakannya program UI Festival yang
dilaksanakan oleh Humas UI 6. Evaluasi Program Kerja Program Kerja Kelembagaan Nama Proker:
Welcome MaBa 2008 PJ: Ferdy Tanggal Perencanaan Minggu pertama Agustus Tanggal Pelaksanaan (2
& 3 Juli 2008) S1 Reguler jalur PPKB, KSDI & UMB (4, 5 Agustus 2008) Vokasi (6, 7 Agustus 2008) S1
(SNMPTN) & Internasional Tujuan Sebagai bentuk penyambutan BEM UI terhadap Mahasiswa Baru
(MABA) 2008 Memperkenalkan MaBa kepada lingkungan kampus dan universitas Sebagai sarana
pengenalan khususnya BEM UI sebagai bagian dari IKM UI Perencanaan a. Bentuk acara -
Pembukaan stand fakultas, BEM UI, UKM, dan advokasi -Pemasangan satu buah baliho, tiga buah,
spanduk, dan beberapa mini baliho di lokasi-lokasi strategis di lingkungan UI -Membagikan
newsletter, souvenir, dan display seputar kehidupan BEM UI -Sebuah rangkaian acara yang
diselenggarakan sampai open house di pusgiwa untuk mengenal lebih jauh atmosfer kegiatan-
kegiatan kemahasiswaan di UI b. Sasaran Mahasiswa Baru UI 2008 Evaluasi Pelaksanaan/Kendala
Dalam pelaksanaan Welcome Maba (red-WM) setelah mengalami banyak kendala seperti kepastian
waktu penerimaan mahasiswa baru karena UI memberlakukan sistem penerimaan mahasiswa baru
yang lebih awal dengan nama UMB UI (Ujian Masuk Bersama) sehingga, panitia harus menjadwalkan
ulang waktu beserta tempat pelaksanaannya dan melakukan koordinasi dengan humas-humas BEM
fakultas, kesma-kesma fakultas dan bidang terkait BEM UI seperti SPI dan Danus agar dapat
disosialisasikan batasan kegiatan dilapangan. Kegiatan ini dinilai WM yang paling baik dalam hal
pelaksanaan ditengah-tengah perubahan yang secara tiba-tiba rektorat putuskan. WM ini juga dapat
menekan tingkat kehilangan barang-barang berharga seperti Handphone, tas, dokumen dan lain-lain
yang hampir 100 persen dipastikan aman. Disaat WM 10 tahun terakhir banyak terjadi kehilangan
barang-barang berharga dan dokumen hingga dalam sehari mencapai 200-an. Kali ini sebabkan lokasi
yang disterilkan dan dilakukan sistem alur yang telah dipertimbangkan sebelumnya terhadap celah-
celah kriminalitas. Dan juga memperlancar arus kepadatan mahasiswa saat mendaftarkan diri dan
lebih rapih dalam pelaksanaannya. Dilihat perencanaan bentuk kegiatan diawal yang dilakukan
sebagai proses penyambutan mahasiswa baru yang dilakukan BEM UI yakni pembukaan stand-stand
fakultas, pemasangan baliho (spanduk dan sejenisnya), penginformasian pendaftaran ulang melalui
Bus kuning menuju PKM atau sebaliknya, dan pembagian souvenir pin BEM UI sebanyak 1500 buah.
Pada awalnya kegiatan WM ini berasumsi dari tahun-tahun sebelumnya yang dilakukan dengan satu
pintu masuk UI yakni SPMB saja. Namun kali ini, dilakukan beberapa kali karena UI membuka pintu
UMB, SNMPTN, Vokasi dan kelas Internasional. Maka, kepanitiaan di humas menambah waktu lebih
panjang untuk mengurusi Welcome Maba tersebut. Dalam pengenalan dan pencitraan BEM UI di mata
mahasiswa baru UI 2008 tentunya sudah cukup terjangkau untuk mahasiswa yang hadir dan registrasi
pada saat WM berlangsung. Simbol/lambang BEM UI melalui poster, baliho, spanduk sebagai
pengenalan diawal. Begitu juga dengan pemberian souvenir yang logo BEM UI. Bentuk kegiatannya
sedikit berubah layaknya LO bagi para maba 2008. Analisa SWOT S : SDM yang cukup banyak karena
kepanitiaan Open Recruitment W: Pendanaan yang kurang memadai O: Bekerjasama dengan
kemahasiswaan Rektorat T: Kepastian dalam hal teknis pelaksanaan yang selalu berubah-ubah
Pencapaian Parameter Keberhasilan Menarik partisipasi sekurang-kurangnya 80% dari jumlah MaBa
angkatan 2008 untuk mengunjungi stand BEM UI khususnya maupun stand-stand fakultas lainnya
Lebih dari 50% MaBa 2008 mengetahui akan eksistensi BEM UI sebagai lembaga eksekutif mahasiswa
ditingkat universitas Rekomendasi Welcome Maba ini belum pernah dilakukan 10 tahun terakhir
dengan kepanitiaan yang lebih terorganisir dan membantu kelancaran proses alur registrasi
mahasiswa baru 2008 mulai dari pendaftaran diawal hingga diakhir. Sebaiknya di pertahankan kalau
perlu buat terobosan baru untuk memperkenalkan BEM UI ketika pertama kali maba menginjakkan
kakinya di UI. Nama Proker: Buku Pintar Humas PJ: Woro Adityasari Tanggal Perencanaan Maret 2008
dan November 2008 Tanggal Pelaksanaan Maret 2008 dan Desember 2008 Tujuan Sebagai sumber
informasi jaringan BEM UI Perencanaan a. Bentuk acara Pengumpulan dan perapihan database b.
Sasaran Humasers Evaluasi Pelaksanaan/Kendala Pengumpulan dan perapihan database jaringan BEM
UI untuk di bukukan sebagai sumber untuk memperluas dan menjaga hubungan stakeholder maupun
instansi diluar UI. Dapat dijadikan buku secara bertahap. Prin-out yang pertama dibulan maret dan
yang kedua (terakhir) dibulan November. Namun dibulan november hanya belum di print-out saja.
Perapihan database sebenarnya sudah sebelum bulan November tersebut. Dan dalam bentuk
hardcopy dilaksanakan dibulan Desember. Analisa SWOT S: Momentum pertemuan dengan tokoh,
perusahaan, pemerintah, pers.dst W: SDM yang minim O: searching melalui cyber, telepon, koran,
majalah, dll T: keterbatasan waktu operasional Pencapaian Parameter Keberhasilan Dibukukan
sebagai sumber jaringan BEM UI Rekomendasi Terus diperluas lagi jaringannya dan dijaga selalu
hubungan yang telah dilakukan humas BEM UI sebelumnya. Lakukan proses share dengan humas
sebelumnya untuk pewarisan hal-hal yang terkait hubungan baik tokoh, media masa, civitas UI,
pemerintahan dan perusahaan. Karena tidak harus megulang dari nol lagi. Untuk menjaga keamanan
dan penyalahgunaan daftar-daftar tersebut buatlah SOP untuk menjaga kekuatan dari BEM UI. Nama
Proker: BEM UI Goes To Faculties (BGTF) PJ: Sonia dan Asri Tanggal Perencanaan 3 bulan pertama
Semester genap dan 3 bulan pertama semester ganjil Tanggal Pelaksanaan Sepanjang kepengurusan
Tujuan Meningkatkan kinerja BEM UI dengan cara men-share kegiatan Fakultas-fakultas di UI Menjaga
hubungan dengan organisasi tingkat fakultas Mensosialisasikan kegiatan yang sedang dan akan
berlangsung. Dan terkait isu penting kemahasiswaan di UI Perencanaan a. Bentuk acara Roadshow
BEM UI ke civitas fakultas di UI yang membahas berbagai permasalahan di UI demi perbaikan kinerja
di masa depan b. Sasaran Civitas akademika UI di fakultas masing-masing Evaluasi
Pelaksanaan/Kendala Pada 3 bulan semester genap pertama (Februari-April 2008) berjalan sesuai
dengan waktunya bahkan sudah melebihi pembagian target roadshownya ke fakultas yakni sebanyak
8 fakultas diantaranya (FKM, FKG, FK, FT, FIK, FMIPA, Fasilkom dan Fsi). Namun, 2 bulan pertama
semester ganjil hanya dapat mengunjungi FISIP dan FT saja. Sehingga, sampai saat ini ada tiga
fakultas yang belum dapat dikunjungi yakni FIB, FH, dan FE karena periodisasi dan berakhirnya
kepengurusan BEM/Senat Fakultas. Secara internal dihumas BEM pun sedang berlangsung kegiatan
lainnya (proker) terjadi ketidakfokusan untuk melanjutkan roadshow (BGTFs) di semester yang
sedang berjalan. Acara tersebut juga tidak diharapkan monoton disesuaikanjuga dengan karakteristik
mahasiswa di fakultas yang dikunjunginya. Hiburan dan doorpize telah dilakukan dihanya di beberapa
fakultas saja. Kerjasama juga dalam intermessonya dengan Dept. Kremas BEM UI. Analisa SWOT S:
kenal lebih jauh hubungannya dengan Ka BEM dan humas Fakultas W: SDM humas yang kurang
tertata karena harus mengikuti jadwal fakultas pula O: waktu BEM UI yang belum di sibukan kegiatan
bidang lain pada 3 bulan tahun pertama T: perbedaan periodisasi dan running kegiatan BEM/Senat
Fakultas Pencapaian Parameter Keberhasilan Pencapaian belum berhasil penuh karena masih 3
fakultas lagi yang belum dikunjungi selama kepengurusan. Rekomendasi Model BGTFs (BEM UI Goes
To Faculties) yang terbuka dan disajikan lebih atraktif perlu dilaksanakan lagi sebagai wahana
pensosialisasi kegiatan, isu-isu kemahasiswaan, dan penjalin hubungan terhadap civitas-civitas
fakultas agar BEM UI dapat lebih mengakar secara berkesinambungan. Model BGTFs ini juga yang
pertama kali dilakukan pada masa kepemimpinan Edwin. Setidaknya dapat dikemas lebih kreatif lagi
dan atraktif agar stakeholder dapat terjalin dengan baik dengan BEM UI. Kalau bisa kerjasama lagi
dengan bidang yang ada di BEM UI sendiri seperti Kremas. Nama Proker: Humas-net PJ: Widy dan Ita
Tanggal Perencanaan Terlaksana 2 kali dalam kepengurusan Tanggal Pelaksanaan Selasa, 18 Maret
2008 (Humas Net I) Selasa, 16 April 2008 (Humas Net II) Tujuan Menjaga hubungan yang harmonis
dengan organisasi tingkat fakultas Perencanaan a. Bentuk acara Ini merupakan kegiatan hasil
kerjasama antara Humas BEM UI dan Humas Senat / BEM Fakultas. Sehingga bentuk kegiatan
dirancang bersama-sama untuk membantu kegiatan sosial b. Sasaran Humas BEM/Senat Fakultas
Evaluasi Pelaksanaan/Kendala Pelaksanaan humas-net kali ini bukan hanya sekedar bertemu dengan
humas-humas fakultas dan membicarakan kegiatan-kegiatan di fakultasnya masing-masing. Tetapi
juga ikut membantu memfasilitasi humas-humas BEM/Senat Fakultas untuk meng-upgrade sisi
kehumasannya dengan cara training kehumasan yang bekerjasama dengan Humas Rektorat UI. Pada
awalnya pelaksanaan tersebut juga untuk membantu kegiatan sosial. Dan akhirnya, dirubah
haluannya agar lebih tepat sasarannya dalam hal meningkatkan kinerja humas-humas bersama. Pada
humas-net yang pertama berlangsung untuk perkenalan. Karena pada umumnya kepengurusan
humas-humas BEM/Senat Fakultas juga masih baru kecuali FIB, FE, dan FH. Selanjutnya ketiga
fakultas tadi menyamakan periodisasi dan dapat terus ikut serta dalam humas-net yang pertama ini.
Kendala yang dihadapi hanya beberapa fakultas saja yang tidak dapat hadir karena sudah terjadi
pergantian kepengurusan. Selanjutnya pada humas-net yang kedua diadakannya pelatihan
kehumasan yang di isi oleh Kepala Humas UI sendiri dalam rangka memfasilitasi humas-humas
fakultas dapat lebih jauh lagi mengambil ilmu kehumasan dalam membantu kinerjanya kelak. Kendala
yang dihadapi yakni pada humas-net kedua ini bertepatan dengan adanya aksi besar-besaran BEM UI
dan Fakultas. Sehingga, sedikit terganggu konsentrasi SDM maupun humas-humas fakultas yang
menghadiri aksi. Namun, Acara pelatihan dapat berlangsung lancar dan sukses serta menuai untuk di
follow-up konten humas yang kali ini dilaksanakan. Banyak apresiasi yang positif untuk terus
dilakukan untuk yang akan datang termasuk Rektorat. Analisa SWOT S: Dapat mengkoordinasikan
humas-humas fakultas W: SDM yang kurang stabil saat itu (karena dibagi tugas pada waktu yang
bersamaan) O: link humas BEM UI ke Rektorat T: bersamaan dengan momen yang besar Pencapaian
Parameter Keberhasilan Parameter ini tercapai dengan telaksananya 2 kali humas-net sepanjang
kepengurusan Rekomendasi Perkirakan intensitas adanya pertemuan/humas-net sesuaikan dengan
kondisi terkini. Dalam hal ini humas BEM UI sebenarnya mengundang untuk rapat koordinasi lebih dari
4 kali pertemuan untuk mensosialisasikan dan jajak pendapat dalam momen tertentu seperti, UMB,
Welcome Maba, dll. Pertemuan ini tidak dimasukan kedalam proker humas-net. Sebaiknya perlu di
tingkatkan lagi intensitas komunikasi dan sharing informasi tentang UI agar lebih sinkron dalam
menyikapi permasalahan di fakultas maupun di tingkat Universitas. Nama Proker: BEM UI Goes To
Rektorat (BGTR) PJ: Mukhlis Hanif Tanggal Perencanaan April minggu ke-2 Tanggal Pelaksanaan
Belum terlaksana Tujuan Menjaga keharmonisan hubungan antara BEM UI dengan pihak rektorat
Mengetahui perkembangan terbaru seputar UI Perencanaan a. Bentuk acara Acara ini merupakan
sebuah wadah diskusi antara BEM UI Rektorat dalam rangka sharing mengenai hal-hal yang terjadi
di lingkup UI b. Sasaran Humasers dan BEM UI Evaluasi Pelaksanaan/Kendala Pelaksanaan belum
dapat dilanjutkan karena sulit untuk mengsinkronisasi kesediaan waktu lagi dari jajaran Rektorat UI
Analisa SWOT S : Akses permintaan dapat langsung W : tidak berkesinambungan untuk menentukan
pertemuannya O : kesempatan waktu diawal kepengurusan BEM dan Rektorat T : sinkronisasi waktu
dengan jajaran Rektorat UI Pencapaian Parameter Keberhasilan Belum tercapai karena belum
terlaksana Rekomendasi Dari tujuan diadakan BGTR dilaksanakan adalah untuk menjalin hubungan
yang harmonis antara BEM UI dengan Rektorat. Dalam konteks ini masih penting untuk dijalankan.
Sebaiknya, terus-menerus meminta kesediaan dari rektorat waktu untuk BEM UI berkunjung.
Kalaupun ada masalah yang harus disampaikan ke Rektorat biasanya ini sering dilakukan dengan
Kesma maupun ketua-ketua BEM. Juga disesuaikan dengan kondisi untuk dilaksanakan atau tidak
BGTR ini. Nama Proker: Open Together 08 (Buka Puasa Bersama BEM UI) PJ: Farchan Tanggal
Perencanaan Minggu ke-3 september 2008 Tanggal Pelaksanaan Jumat, 19 September 2008 (minggu
ke-3 september) Tujuan Menjaga silaturahmi dengan keluarga Pusgiwa Menjaga silaturahmi dengan
UKM-UKM di UI Perencanaan a. Bentuk acara Acara ini merupakan acara buka puasa bersama,
ceramah umum, pemberian THR untuk karyawan pusgiwa. b. Sasaran BEMers, Karyawan Pusgiwa,
UKM/BO Evaluasi Pelaksanaan/Kendala Pelaksanaan buka puasa BEM UI kali ini sangat diramaikan
pengunjung terutama BEMers khususnya dan undangan pada umumnnya. Kendala yang dihadapi
pendanaan yang belum fix dan cair pada saat H-3. sehingga, persiapan pembelian logistik tertunda
seperti konsumsi parcel/bingkisan dll. Sebelumnya merencanakan waktu yang kira-kira BEMers paling
banyak hadir yakni pada hari jumat dan waktu sore. Penentuan waktu juga harus jeli untuk
diputuskan karena sangat disayangkan kalau acaranya telah dibuat dengan baik tetapi pengunjungnya
tidak terlalu masif. Analisa SWOT S :Pempublikasian ke BEMers dan tamu undangan W:agak lama
dalam fiksasi acara O :momentum Ramadhan T :masih banyak yang kuliah Pencapaian Parameter
Keberhasilan Terlaksana dengan banyaknya undangan yang hadir selain BEMers, karyawan pusgiwa,
UKM/BO juga hadir ketua-ketua BEM fakultas dan pihak rektorat. Acara berlangsung dengan lancar di
meriahkan pula dengan doorprize dan akustik dari kremas. Dapat terjalin pula hubungan secara
langsung dalam acara BEM UI dengan UKM-UKM dan Fakultas sehingga melebihi target jalinan
hubungan dari yang direncanakan sebelumnya. Rekomendasi Perlu dipertahankan dan ditingkatkan
lagi acara buka pusa bersama untuk mempererat hubungan BEM UI dengan stake holdernya. Nama
Proker: Maintenance of Our Internal Relations (MOIR) PJ: Rifa Tanggal Perencanaan Sepanjang
Kepengurusan BEM UI 2008 Tanggal Pelaksanaan Sepanjang kepengurusan BEM UI 2008 Tujuan
Menjaga hubungan antara BEM UI dengan berbagai publik internal di UI. Mempererat silaturahmi satu
sama lain. Perencanaan a. Bentuk acara Pengiriman kartu-kartu ucapan, sms, dan email kepada
berbagai pihak internal di UI. Pengiriman ucapan untuk Belasungkawa, Great Days, Congratulation,
Celebration. b. Sasaran Civitas UI/stake holder BEM UI Evaluasi Pelaksanaan/Kendala Pelaksanaan
pengiriman kartu ucapan pernah dilaksanakan pada saat akan memasuki bulan Ramadhan, dikirim ke
12 BEM/Senat Fakultas, DPM UI, UKM-UKM, dan segenap jajaran Rektorat. Kartu ucapan ini hanya
dilakukan satu kali dalam kepengurusan ditengah-tengah banyaknya ucapan Selamat, Belasungkawa,
dan Perayaan yang ada di lingkungan UI itu sendiri. Kartu ucapan ini dilakukan sekali karena kesiapan
waktu, pembuatan, dan biaya perlu dirancang khusus tampak sepele namun, sangat bernilai untuk di
sebarkan selain ucapan melalui SMS. Lalu, ucapan lainnya seperti Perayaan hari Raya Idul Fitri juga
dilakukan sesuai dengan Action Plan yang dibuat agustus akhir yang lalu yakni dengan mengirim sms
kurang lebih kepada 1000 stakeholder BEM UI. Pengiriman ini mendapat respon yang sangat positif
dan mendapat masukan yang baik pula menyangkut BEM UI. Ucapan-ucapan (red-MOIR) ini terus
berjalan seiring dengan momentum yang tepat untuk memberi ucapan selama sepanjang perjalanan
kepengurusan BEM UI. Analisa SWOT S : banyak pulsa, fasilitas internet, sdm yang kreatif (khusus
yang buat kartu) W: pembiayaan operasional O : mengetahui dari berbagai sumber seperti berita
kematian dll T : SDM humas yang pada pulang ke daerah menjelang lebaran Pencapaian Parameter
Keberhasilan Pengiriman ucapan ini untuk menjalin dan menjaga hubungan dengan stake holder BEM
UI dapat terwujud. Selanjutnya terus dilanjutkan tidak boleh lengah dan terputus. Rekomendasi
Sebaiknya lebih dipertajam lagi perencanaan untuk pengiriman ucapan berupa kartu atau bentuk
ucapan yang unik sesuai kreatifitas. Bentuk ucapan kartu atau berupa benda memang unik tetapi SDM
humas jangan terjebak dalam pembuatan hal-hal seperti itu. Karena masih banyak yang harus
digarap untuk melanjutkan hubungan yang lebih jauh lagi melalui sms, telepon, email, Friendster,
Facebook, Tagged atau sejenisnya. Dilihat pula kefektifitasan dan efesiensi waktu dan biaya agar tidak
terlalu berkutat dengan hal-hal yang teknis dan melalaikan pekerjaan lainnya. Lanjutkan hubungan
yang telah terjali sebelumnya. Jangan mulai dari Nol lagi selalu tanyakan list jaringan pada humas
sebelumnya yang telah terjalin selama ini. Nama Proker: Expedition of 2008 PJ: Sri Milawati Asshaga
dan Silmi Tanggal Perencanaan Sepanjang kepengurusan BEM UI 2008 Tanggal Pelaksanaan Senin, 21
April 2008 (terlaksana satu kali) Tujuan Menjalin hubungan baik satu sama lain antara BEM UI dengan
pihak di luar lingkungan kampus Memperluas dan menjaga jaringan BEM UI. Sebagai bentuk
kontribusi dan pencitraan BEM UI dengan dunia luar. Perencanaan a. Bentuk acara Biro Humas
dibantu oleh biro/departement lain di BEM UI (sesuai dengan tempat/pihak yang akan dikunjungi)
akan melakukan kunjungan persahabatan ke berbagai tempat/pihak di luar lingkungan kampus.
Kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan antara lain seperti studi banding satu sama lain selain itu
mencari informasi dan mempelajari apa yang dikerjakan mereka serta mengambil manfaat dari apa
yang telah kita peroleh. Adapun tempat-tempat / pihak-pihak yang akan dikunjungi antara lain
misalnya: MEDIA (Trans TV, Metro TV, dll) GOVERNMENT (Lembaga pemerintahan apa yang akan
dikunjungi, tergantung isu apa yang sedang berkembang terkait dengan lembaga tersebut). COMPANY
(Company apa yang akan dikunjungi, tergantung isu apa yang sedang berkembang terkait
dengannya). GREAT FIGURE (Tokoh) INSTANCE/LSM (Instance/LSM apa yang akan dikunjungi,
tergantung isu apa yang sedang berkembang terkait dengannya). EMBASSY (lingkup ASEAN)
UNIVERSITY (BEM Universitas Gunadharma, BEM Universitas Pancasila, BEM ISIP, BEM PNJ, BEM
Atmajaya, BEM Trisakti, Universitas Luar Negeri) b. Sasaran Perwakilan bidang BEMers dan humasers
Evaluasi Pelaksanaan/Kendala Pelaksanaan kunjungan ini pernah dilaksanakan satu kali selam
kepengurusan. Kunjungan ini pertama kali ke Media Indonesia. Pada awalnya terbentur masalah
kepastian waktu untuk mencocokkan waktu BEM UI dengan Media Indonesia. Selama pelaksanaan
juga mempunyai kendala biaya untuk transportasi yakni penggunaan bus kuning yang tidak sesuai
dengan asumsi biaya pada tahun-tahun sebelumnya. Biaya penyewaan bus kuning lebih tinggi
berdasarkan aturan baru Rektorat sehingga pembiayaan tidak semestinya di pangkas dengan bantuan
Dir. Kemahasiswaan UI. Pelaksanaan kunjungan yang berlangsung mulai pukul 12 sampai dengan
pukul 15 wib. Bidang-bidang yang dari BEM UI tidak terlalu banyak yang ikut serta. Dikarenakan
masih banyak yang kuliah pada pagi hari dan siangnya. Mungkin pemilihan hari kurang tepat pada
hari kerja pertama. Walaupun dalam waktu H-1 sudah di jarkom melalui bidang-bidang di BEM UI.
Pelaksanaannya pun berjalan lancar berbincang-bincang dengan pengasuh rubrik khusus di Media
Indonesia. Mulai dari pengambilan berita dilapangan hingga diterbitkan. Sekaligus berkeliling
studio/kantor berita tersebut yang disampingnya terdapat media yang masih satu grup perusahaan
yakni Metro TV. Analisa SWOT S : dapat dikontak dengan W: pempublikasian ke BEM masih kurang O:
dibantu pendanaan dari Kemahasiswaan UI T : prosedur peminjaman bus kuning yang berbeda dari
sebelumnya Pencapaian Parameter Keberhasilan Terlaksana seharusnya dua kali dalam kepengurusan
yang terlaksana hanya satu kali kunjungan dengan berbagai pertimbangan waktu dan biaya yang
besar dikeluarkan untuk sekali kunjungan. Rekomendasi Sebaiknya diperluas lagi jaringan kunjungan
ke perusahaan/korporasi dengan kerjasama Danus agar link semisal perusahaan dapat membantu dan
kerjasama dalam hal pendanaan kegiatan. Nama Proker: Maintenance of Our External Relations PJ:
Farchan dan Melisya Tanggal Perencanaan Sepanjang kepengurusan BEM UI 2008 Tanggal
Pelaksanaan Sepanjang kepengurusan BEM UI 2008 Tujuan Menjaga hubungan antara BEM UI dengan
dunia luar (luar teritorial UI) Mempererat jalinan komunikasi satu sama lain. Memberikan perhatian
dan kontribusi BEM UI dengan dunia luar kampus. Perencanaan a. Bentuk acara Biro Humas akan
mendelegasikan salah satunya dengan cara memberikan ucapan selamat, rangkaian bunga, SMS,
ataupun kartu ucapan sebagai bentuk perhatian BEM UI dengan mereka b. Sasaran Tokoh
(masyarakat, lokal, nasional), Pemerintah, LSM, Media masa, Perguruan Tinggi dan lain-lain Evaluasi
Pelaksanaan/Kendala Pelaksanaan pengiriman ucapan sama halnya dengan MOIR diatas hanya saja
yang berbeda pada segmen/objek yang dituju dalam menjalin dan menjaga hubungan BEM UI dengan
dunia luarnya. Ucapan yang telah dilakukan seperti berita duka, ucapan selamat, dan perayaan atau
peringatan momentum tertentu. Misal seperti, dalam perayaan idul fitri pengiriman ucapan melalui
sms dan telephone ke Tokoh lokal dan nasional, Menteri-menteri di pemerintahan, MPR, anggota DPR,
LSM, Pers, dan berbagai perguruan tinggi baik dalam negeri maupun luar negeri. Pada umumnya
ucapan tersebut ditujukan ke nomor pribadi ketimbang institusi karena dapat dengan langsung
dirasakan hubungan dekat dengan siapa saja. Adapun kendala yang dihadapi bentuk pengiriman
hanya berupa sms karena faktor biaya, SDM, keefektifan dan efesiensi serta waktu yang tidak
panjang. Mengevaluasi dari hubungan yang terjalin melalui pengiriman ucapan telah sedikit
mengangkat kepercayaan dan eksistensi BEM UI di mata masyarakat luar kampus baik lokal, nasional
dan global. Analisa SWOT S : jaringan dan list yang dituju W :tidak adanya pendanaan O: momentum
tertentu atau membuat momentum sendiri T: perapihan data di awal masih kurang Pencapaian
Parameter Keberhasilan Hubungan dapat terlaksana dan mendapat respon yang sangat baik
Rekomendasi Hubungan eksternal dalam bentuk pengiriman berbagai bentuk ucapan yang dilakukan
sebaiknya ditingkatkan lagi intensitasnya. Biasanya pengiriman ucapan pada momentum tertentu
saja. Kalau ingin dilaksanakan buat pembagian tugas kepada SDM humas per divisi tentu harus
konsen dalam hal ini menjaga hubungannya terhadap dunia luarnya. Nama Proker: D PR (Delegation
of PR) PJ: Imelda Valentina Rajagukguk Tanggal Perencanaan Sepanjang kepengurusan BEM UI 2008
Tanggal Pelaksanaan Sepanjang kepengurusan BEM UI 2008 Tujuan Mengetahui dan
mensosialisasikan perkembangan program-program kerja tiap bidang di BEM UI. Mempererat
hubungan dengan bidang lain. Memfasilitasi tiap bidang untuk membuat press release dan tugas
kehumasan Perencanaan a. Bentuk acara Biro Humas akan mendelegasikan anggotanya ke masing-
masing bidang di BEM UI untuk mencari dan mensosialisasikan perkembangan proker-proker bidang.
Bidang Humas juga akan Menfasilitasi pembuatan press release dalam kegiatan BEM UI b. Sasaran
Setiap bidang-bidang di BEM UI Evaluasi Pelaksanaan/Kendala DPR (Delegasi PR) ini belum terlaksana
secara optimal untuk setiap bidang-bidang. Hanya bidang tertentu saja yang dapat terfasilitasi adanya
PR ini seperti Akprop, Danus, Sosmas. Pendelegasian ini dilakukan dalam menginformasikan kegiatan
BEM UI yang akan dan sedang berlangsung ke khalayak umum. Biasanya melalui humas-humas
fakultas dan jaringan yang ada. Dan juga dalam hal peliputan kegiatan oleh media masa disertai press
release kegiatan yang akan dan sedang berlangsung. Kurangnya indikator pendelegasian yang jelas
sehingga, membuat program ini belum di rasakan pentingnya berjalan. Dengan segala keterbatasan
pula DPR ini berjalan timpang/kurang optimal dikarenakan kegiatan non-proker dan proker insidental
berjalan seiring dengan waktu. Keterlambatan waktu pendelegasian tugas juga menjadi evaluasi
tersendiri untuk Ka biro yakni dibulan Mei baru di keluarkan pembagian SDM ke bidang-bidang di BEM
UI. Analisa SWOT S :Jumlah SDM W:kurangnya pengawasan O: dapat komunikasi tidak secara
langsung (seperti bertemu) untuk share informasi T : berbarengan dengan kegiatan humas
Pencapaian Parameter Keberhasilan Belum terlaksana secara optimal ke bidang- bidang yang ada di
BEM UI Rekomendasi Aktivitas delegasi PR ini sangat penting walaupun terlihat sangat sepele dalam
mengetahui kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung dari bidang yang ada di BEM UI serta
menfasilitasinya dalam pembuatan Press Release. Agar lebih dioptimalkan lagi aktivitas ini buat
sebuah report bidang yang di delegasikan dari tiap-tiap orang humasers secara berkala. Intinya
pengontrolan juga setiap orang yang mendelegasikan dirinya ke bidang lain. Nama Proker: PMC (Press
Material Collection) PJ: Rifatul Mahmudah Tanggal Perencanaan Mei 2008 minggu ke-4 Tanggal
Pelaksanaan September 2008 dan 13 Desember 2008 Tujuan Mencari dan mendokumentasikan segala
bentuk, tulisan, dan berita-berita yang menyangkut BEM UI Mencari penulis untuk menulis isu BEM
dan mempublikasikannya. Perencanaan a. Bentuk acara Bidang Humas mencari dan mengumpulkan
segala bentuk tulisan, dan berita-berita yang telah diterbitkan yang berhubungan dengan kegiatan
BEM UI. b. Sasaran BEMers Evaluasi Pelaksanaan/Kendala Pelaksanaan: Mengacu pada konsep awal
penerbitan PMC (red-kliping berita BEM UI) yang dimuat di berbagai media masa seperti koran,
majalah, internet,dll yang dapat didokumentasikan pada bulan mei minggu ke-4 sekali terbit. Hal ini
dilakukan penerbitan secara berkala yang kemudian diterbitkan lebih dari sekali (lebih dari target)
walaupun waktunya bergeser menjadi di bulan september dan terakhir di bulan desember
pertengahan. Telah dibuat dua bundel dan di copy ulang untuk arsip dan pempublikasian lebih lanjut.
Kendala: -Penyediaan/langganan koran BEM telah berhenti sejak Januari 2008 yang lalu jadi harus
beli koran sendiri. -Penyediaan dana yang tidak sesuai dengan RKAT yang telah diajukan Solusi
kendala yang dilakukan : Humas dapat memprediksi berita-berita yang akan keluar (dipublis) di koran
atau media masa terutama media cetak. Sehingga, ada saatnya hari belanja koran. Misal: kemarin
aksi atau kegiatan jenis lainnya. Setelah menghubungi pers untuk meliput sekiranya dapat diprediksi
berita yang akan dimuat di waktu yang akan datang. Maka, loss collection (koleksi yang terlewatkan)
tidak terlalu besar terjadi Analisa SWOT S : Prediksi dan berhubungan langsung dengan peliput berita
W: Dana operasional O: fasilitas internet/perekaman T: Pendokumentasian di media elektronik
Pencapaian Parameter Keberhasilan Pemberitaan penulisan mencapai target walaupun hanya sekali.
Yakni, mendapat kesempatan untuk menulis artikel opini yang ditulis oleh Ka Biro Media (Yessy Nur
Handayani) di The Jakarta Post (10 agustus 2008) yang didokumentasikan di PMC. Rekomendasi
Sebaiknya dipertahankan proses pendokumentasian berbagai kegiatan BEM UI yang diliput. Ini
menjadi sebuah catatan penting sejarah yang ditorehkan BEM UI selam kepengurusan yang sedang
berlangsung dan menjadi pelajaran berharga untuk kepengurusan BEM UI yang akan datang. Nama
Proker: BAndRek (Badan Analisis dan Rekomendasi) PJ: Aisyah Tanggal Perencanaan Juni minggu ke-
2 dan November minggu ke-3 Tanggal Pelaksanaan Sedang berlangsung di bulan Desember 2008
Tujuan Mengetahui opini stakeholder terhadap BEM UI Perencanaan a. Bentuk acara Melakukan survei
polling yang berkaitan dengan opini stakeholder terhadap BEM UI b. Sasaran Civitas UI Evaluasi
Pelaksanaan/Kendala Kurang sesuai waktu pelaksanaan kegiatan survei polling tersebut karena
penyusunan komposisi polling, proses pengambilan data, dan kurang kontrol waktu pelaksanaan
disaat bersamaan program kerja humas yang sedang berjalan. Sekarang dilakukan pada saat
menjelang mahasiswa UI pada umumnya selesai ujian dan mulai libur. Analisa SWOT S : banyak
rekan kenalan di tiap-tiap fakultas W: waktu SDM untuk menyebarkan polling O : penyebaran di
asrama UI T : kondisi mulai libur Pencapaian Parameter Keberhasilan Belum tercapai tuntas dan masih
kurang diharapkan karena belum mencapai hasil opini stakeholder BEM UI. Saat ini sedang berjalan
50 persen dari sebaran polling yang dikembalikan. Rekomendasi Sebaiknya dilakukan di awal
kepengurusan dan di akhir kepengurusan untuk melihat perubahan/perkembangan opini stake holder
BEM UI menyangkut kinerja humas khususnya dan BEM UI pada umumnya. Sebaiknya tidak dilakukan
diwaktu libur karena sulit mencari responden polling tersebut. Nama Proker: Public Relation Training
(Pa RT) PJ: Asrianita Tanggal Perencanaan Minggu ke-3 Maret 2008 Tanggal Pelaksanaan Sabtu, 22
Maret 2008 (minggu ke-3 Maret) Tujuan Humas mengadakan pelatihan bagi untuk Humasers dalam
bidang kehumasan guna menunjang kinerja setiap staf Humasers selama setahun kepengurusan BEM
UI 2008 Perencanaan a. Bentuk acara Melatih keterampilan kehumasan untuk Humasers dengan
mendatang kan pembicara yang terkait pengalamannya b. Sasaran Humasers Evaluasi
Pelaksanaan/Kendala Pelaksanaan yang dilakukan sangat kurang jika dilakukan hanya sekali dalam
periode kepengurusan. Banyaknya proker yang harus berjalan diawal kepengurusan dan yang sifatnya
insidental kadang sulit untuk menyediakan waktu untuk training lanjutan untuk humas itu sendiri.
Analisa SWOT S : Kerjasama dengan Bidang PSDM W: banyak mengurusi pekerjaan yang sifatnya
kelembagaan O : waktu yang tepat/sabtu dan masih diawal kepengurusan T : tidak dapat dalam
waktu yang lama Pencapaian Parameter Keberhasilan Terlaksana atas kerjasama biro PSDM BEM UI
dan tepat pada waktunya Delapan puluh persen humasers hadir dalam acara tersebut. Rekomendasi
Sebaiknya dilakukan training humas satu hari penuh jika hanya dilakukan sekali saja. Kemudian
training tersebut sangat penting dan ditekankan untuk hadir dan mengikuti kegiatan tersebut. Jadikan
prioritas pula agar kinerja yang dilakukan mendapat bekal sebelumnya. Nama Proker: Temu Kangen
Aktivis PJ: Junita Salim Tanggal Perencanaan Oktober minggu ke-3 Tanggal Pelaksanaan Belum
terlaksana Tujuan Mengenal lebih dekat aktivis BEM-ers dan ex-BEMers UI dari tahun 1988-2008
Menjalin silaturahmi dan maintenance hubungan dengan aktivis BEM 1988-2008 Perencanaan a.
Bentuk acara Dalam acara ini aktivis BEM 1988-2008 akan bertemu kangen. Terdapat kumpul bareng
dan makan bersama, dan penyelenggaran charity Aktivis, yang akan menjaring pendanaan untuk
operasional untuk proker besar BEM UI. b. Sasaran Humasers dan BEMers Evaluasi
Pelaksanaan/Kendala Kegiatan ini belum dapat terlaksana Analisa SWOT S : konsep kegiatan W:SDM
humas yang tidak fokus O: masih ada hubungan alumni yang mau membantu pelaksanaan T :waktu
persiapan yang sangat pendek Pencapaian Parameter Keberhasilan Kegiatan ini belum dapat
terlaksana Rekomendasi Sebaiknya tidak di wariskan kepada BEM berikutnya tetapi ditawarkan saja.
Kalaupun akan melaksanakannya lebih baik di awal kepengurusan karena menjaga menumpuknya
proker BEM diakhir kepengurusan. Disisi lain pencarian dana sponsorship mendapat ruang lebih luas di
awal tahun. Sebab, perusahaan baru membuka buku. Program kerja Insidental Seandainya ada
kegiatan insidental yang berkaitan dengan jobdesc bidang namun tidak tercantum dalam Proker BEM.
Nama Proker: Kunjungan SMA 1 Cirebon PJ: Tanggal Perencanaan Tanggal Pelaksanaan Selasa, 8
Januari 2008 Latar Belakang Agenda pertemuan antar instansi merupakan bagian dari proses Public
Relation dalam bentuk formal yang diselenggarakan baik dari satu pihak sebagai penyelenggara atau
kedua belah pihak dalam bentuk kerjasama dengan tujuan yang telah disepakati bersama
sebelumnya. Tujuan Menjalin hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak atau lebih Sebagai
wahana pertukaran informasi dan pembelajaran Menjalin kerjasama dalam kegiatan dan tujuan
tertentu. Perencanaan Perencanaan kunjungan mempunyai standar yang jelas dan ditentukan
sebelumnya yakni: Persiapan panitia kecil di humas Acara Dokumentasi Konsumsi Souvenir
Perlengkapan Konfirmasi yang akan berkunjung: Waktu (mulai dan berakhir) Jumlah yang akan
berkunjung (apakah termasuk pembimbing/dosen/rektorat) Tujuan kunjungan termasuk acara
Evaluasi Pelaksanaan/Kendala Pelaksanaan berjalan lancar dalam mempresentasikan BEM UI 2008
Pihak-pihak yang berkoordinasi Ka BEM UI , panitia cirebon, dll Analisa SWOT Pencapaian
Parameter Keberhasilan Terlaksana dan dapat menggambarkan lembaga BEM UI sekaligus pencitraan
BEM UI Rekomendasi Persiapan kunjungan perlu koordinasi lebih lanjut seandainya mengundang
lembaga lain dalam kunjungan dari instansi di luar UI Nama Proker: Kunjungan Siswa-siswa SMA dari
Tegal PJ: Tanggal Perencanaan Tanggal Pelaksanaan Kamis, 17 Januari 2008 Latar Belakang Agenda
pertemuan antar instansi merupakan bagian dari proses Public Relation dalam bentuk formal yang
diselenggarakan baik dari satu pihak sebagai penyelenggara atau kedua belah pihak dalam bentuk
kerjasama dengan tujuan yang telah disepakati bersama sebelumnya. Tujuan Menjalin hubungan yang
harmonis antara kedua belah pihak atau lebih Sebagai wahana pertukaran informasi dan
pembelajaran Menjalin kerjasama dalam kegiatan dan tujuan tertentu. Perencanaan Perencanaan
kunjungan mempunyai standar yang jelas dan ditentukan sebelumnya yakni: Persiapan panitia kecil di
humas Acara Dokumentasi Konsumsi Souvenir Perlengkapan Konfirmasi yang akan
berkunjung: Waktu (mulai dan berakhir) Jumlah yang akan berkunjung (apakah termasuk
pembimbing/dosen/rektorat) Tujuan kunjungan termasuk acara Evaluasi Pelaksanaan/Kendala
Pelaksanaan berjalan lancar dalam mempresentasikan BEM UI 2008 Pihak-pihak yang berkoordinasi
Ka BEM UI , panitia tegal, dll Analisa SWOT Pencapaian Parameter Keberhasilan Terlaksana dan
dapat menggambarkan lembaga BEM UI sekaligus pencitraan BEM UI Rekomendasi Persiapan
kunjungan perlu koordinasi lebih lanjut seandainya mengundang lembaga lain dalam kunjungan dari
instansi di luar UI Nama Proker: Kunjungan BEM ITS PJ: Tanggal Perencanaan Selasa, 5 Februari
2008 Tanggal Pelaksanaan Selasa, 5 Februari 2008 Latar Belakang Agenda pertemuan antar instansi
merupakan bagian dari proses Public Relation dalam bentuk formal yang diselenggarakan baik dari
satu pihak sebagai penyelenggara atau kedua belah pihak dalam bentuk kerjasama dengan tujuan
yang telah disepakati bersama sebelumnya. Tujuan Menjalin hubungan yang harmonis antara kedua
belah pihak atau lebih Sebagai wahana pertukaran informasi dan pembelajaran Menjalin kerjasama
dalam kegiatan dan tujuan tertentu. Perencanaan Perencanaan kunjungan mempunyai standar yang
jelas dan ditentukan sebelumnya yakni: Persiapan panitia kecil di humas Acara Dokumentasi
Konsumsi Souvenir Perlengkapan Konfirmasi yang akan berkunjung: Waktu (mulai dan
berakhir) Jumlah yang akan berkunjung (apakah termasuk pembimbing/dosen/rektorat) Tujuan
kunjungan termasuk acara Evaluasi Pelaksanaan/Kendala Pelaksanaan berjalan lancar dalam
mempresentasikan BEM UI 2008 Pihak-pihak yang berkoordinasi BPH BEM UI , panitia BEM ITS, dll
Analisa SWOT Pencapaian Parameter Keberhasilan Terlaksana dan dapat menggambarkan
lembaga BEM UI sekaligus pencitraan BEM UI Rekomendasi Persiapan kunjungan perlu koordinasi
lebih lanjut seandainya mengundang lembaga lain dalam kunjungan dari instansi di luar UI Nama
Proker: Kunjungan BEM UNESA PJ: humasers bersama Tanggal Perencanaan Selasa, 8 April 2008
Tanggal Pelaksanaan Selasa, 8 April 2008 Latar Belakang Agenda pertemuan antar instansi
merupakan bagian dari proses Public Relation dalam bentuk formal yang diselenggarakan baik dari
satu pihak sebagai penyelenggara atau kedua belah pihak dalam bentuk kerjasama dengan tujuan
yang telah disepakati bersama sebelumnya. Tujuan Menjalin hubungan yang harmonis antara kedua
belah pihak atau lebih Sebagai wahana pertukaran informasi dan pembelajaran Menjalin kerjasama
dalam kegiatan dan tujuan tertentu. Perencanaan Perencanaan kunjungan mempunyai standar yang
jelas dan ditentukan sebelumnya yakni: Persiapan panitia kecil di humas Acara Dokumentasi
Konsumsi Souvenir Perlengkapan Konfirmasi yang akan berkunjung: Waktu (mulai dan
berakhir) Jumlah yang akan berkunjung (apakah termasuk pembimbing/dosen/rektorat) Tujuan
kunjungan termasuk acara Evaluasi Pelaksanaan/Kendala Pelaksanaan berjalan lancar dalam
mempresentasikan BEM UI 2008 Pihak-pihak yang berkoordinasi BPH BEM UI , Rektorat, panitia BEM
UNESA, dll Analisa SWOT Pencapaian Parameter Keberhasilan Terlaksana dan dapat
menggambarkan lembaga BEM UI sekaligus pencitraan BEM UI Rekomendasi Persiapan kunjungan
perlu koordinasi lebih lanjut seandainya mengundang lembaga lain dalam kunjungan dari instansi di
luar UI Nama Proker: Kunjungan dari (UiTM) Universiti Tecnology Mara Malaysia PJ: Tanggal
Perencanaan (Agak mendadak) Tanggal Pelaksanaan Sabtu, 4 Mei 2008 Latar Belakang Agenda
pertemuan antar instansi merupakan bagian dari proses Public Relation dalam bentuk formal yang
diselenggarakan baik dari satu pihak sebagai penyelenggara atau kedua belah pihak dalam bentuk
kerjasama dengan tujuan yang telah disepakati bersama sebelumnya. Tujuan Menjalin hubungan yang
harmonis antara kedua belah pihak atau lebih Sebagai wahana pertukaran informasi dan
pembelajaran Menjalin kerjasama dalam kegiatan dan tujuan tertentu. Perencanaan Perencanaan
kunjungan mempunyai standar yang jelas dan ditentukan sebelumnya yakni: Persiapan panitia kecil di
humas Acara Dokumentasi Konsumsi Souvenir Perlengkapan Konfirmasi yang akan
berkunjung: Waktu (mulai dan berakhir) Jumlah yang akan berkunjung (apakah termasuk
pembimbing/dosen/rektorat) Tujuan kunjungan termasuk acara Evaluasi Pelaksanaan/Kendala
Pelaksanaan berjalan lancar dalam mempresentasikan BEM UI 2008 Pihak-pihak yang berkoordinasi
Ka BEM UI , BPH BEM UI, Rektorat UI, panitia travel, pihak Malaysia, dll Analisa SWOT
Pencapaian Parameter Keberhasilan Terlaksana dan dapat menggambarkan lembaga BEM UI sekaligus
pencitraan BEM UI Rekomendasi Persiapan kunjungan perlu koordinasi lebih lanjut seandainya
mengundang lembaga lain dalam kunjungan dari instansi di luar UI Nama Proker: Kunjungan Univ.
Malaya-Malaysia PJ: Tanggal Perencanaan Tanggal Pelaksanaan Juni 2008 Latar Belakang Agenda
pertemuan antar instansi merupakan bagian dari proses Public Relation dalam bentuk formal yang
diselenggarakan baik dari satu pihak sebagai penyelenggara atau kedua belah pihak dalam bentuk
kerjasama dengan tujuan yang telah disepakati bersama sebelumnya. Tujuan Menjalin hubungan yang
harmonis antara kedua belah pihak atau lebih Sebagai wahana pertukaran informasi dan
pembelajaran Menjalin kerjasama dalam kegiatan dan tujuan tertentu. Perencanaan Perencanaan
kunjungan mempunyai standar yang jelas dan ditentukan sebelumnya yakni: Persiapan panitia kecil di
humas Acara Dokumentasi Konsumsi Souvenir Perlengkapan Konfirmasi yang akan
berkunjung: Waktu (mulai dan berakhir) Jumlah yang akan berkunjung (apakah termasuk
pembimbing/dosen/rektorat) Tujuan kunjungan termasuk acara Evaluasi Pelaksanaan/Kendala
Pelaksanaan berjalan lancar dalam mempresentasikan BEM UI 2008 Pihak-pihak yang berkoordinasi
Ka BEM UI, koorbid kominfo, panitia Malaya, dll Analisa SWOT Pencapaian Parameter
Keberhasilan Terlaksana dan dapat menggambarkan lembaga BEM UI sekaligus pencitraan BEM UI
Rekomendasi Persiapan kunjungan perlu koordinasi lebih lanjut seandainya mengundang lembaga lain
dalam kunjungan dari instansi di luar UI Nama Proker: Kunjungan BEM UNPAD PJ: Panitia bersama
humas Tanggal Perencanaan Rabu, 9 Juli 2008 Tanggal Pelaksanaan Rabu, 9 Juli 2008 Latar Belakang
Agenda pertemuan antar instansi merupakan bagian dari proses Public Relation dalam bentuk formal
yang diselenggarakan baik dari satu pihak sebagai penyelenggara atau kedua belah pihak dalam
bentuk kerjasama dengan tujuan yang telah disepakati bersama sebelumnya. Tujuan Menjalin
hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak atau lebih Sebagai wahana pertukaran informasi
dan pembelajaran Menjalin kerjasama dalam kegiatan dan tujuan tertentu. Perencanaan Perencanaan
kunjungan mempunyai standar yang jelas dan ditentukan sebelumnya yakni: Persiapan panitia kecil di
humas Acara Dokumentasi Konsumsi Souvenir Perlengkapan Konfirmasi yang akan
berkunjung: Waktu (mulai dan berakhir) Jumlah yang akan berkunjung (apakah termasuk
pembimbing/dosen/rektorat) Tujuan kunjungan termasuk acara Evaluasi Pelaksanaan/Kendala
Pelaksanaan berjalan lancar dalam mempresentasikan BEM UI 2008 Pihak-pihak yang berkoordinasi
Ka BEM UI , panitia BEM UNPAD, dll Analisa SWOT Pencapaian Parameter Keberhasilan
Terlaksana dan dapat menggambarkan lembaga BEM UI sekaligus pencitraan BEM UI Rekomendasi
Persiapan kunjungan perlu koordinasi lebih lanjut seandainya mengundang lembaga lain dalam
kunjungan dari instansi di luar UI Nama Proker: Kunjungan AKA Bogor PJ: Tanggal Perencanaan
Jumat, 25 Juli 2008 Tanggal Pelaksanaan Jumat, 25 Juli 2008 Latar Belakang Agenda pertemuan antar
instansi merupakan bagian dari proses Public Relation dalam bentuk formal yang diselenggarakan baik
dari satu pihak sebagai penyelenggara atau kedua belah pihak dalam bentuk kerjasama dengan
tujuan yang telah disepakati bersama sebelumnya. Tujuan Menjalin hubungan yang harmonis antara
kedua belah pihak atau lebih Sebagai wahana pertukaran informasi dan pembelajaran Menjalin
kerjasama dalam kegiatan dan tujuan tertentu. Perencanaan Perencanaan kunjungan mempunyai
standar yang jelas dan ditentukan sebelumnya yakni: Persiapan panitia kecil di humas Acara
Dokumentasi Konsumsi Souvenir Perlengkapan Konfirmasi yang akan berkunjung: Waktu
(mulai dan berakhir) Jumlah yang akan berkunjung (apakah termasuk pembimbing/dosen/rektorat)
Tujuan kunjungan termasuk acara Evaluasi Pelaksanaan/Kendala Pelaksanaan berjalan lancar dalam
mempresentasikan BEM UI 2008 Pihak-pihak yang berkoordinasi Ka BEM UI , panitia AKA Bogor, dll
Analisa SWOT Pencapaian Parameter Keberhasilan Terlaksana dan dapat menggambarkan
lembaga BEM UI sekaligus pencitraan BEM UI Rekomendasi Persiapan kunjungan perlu koordinasi
lebih lanjut seandainya mengundang lembaga lain dalam kunjungan dari instansi di luar UI Nama
Proker: Kunjungan KM ITB Kunjungan BEM UNJ PJ: bersama humasers Tanggal Perencanaan
Rabu, 30 Juli 2008 Tanggal Pelaksanaan Rabu, 30 Juli 2008 Latar Belakang Agenda pertemuan antar
instansi merupakan bagian dari proses Public Relation dalam bentuk formal yang diselenggarakan baik
dari satu pihak sebagai penyelenggara atau kedua belah pihak dalam bentuk kerjasama dengan
tujuan yang telah disepakati bersama sebelumnya. Tujuan Menjalin hubungan yang harmonis antara
kedua belah pihak atau lebih Sebagai wahana pertukaran informasi dan pembelajaran Menjalin
kerjasama dalam kegiatan dan tujuan tertentu. Perencanaan Perencanaan kunjungan mempunyai
standar yang jelas dan ditentukan sebelumnya yakni: Persiapan panitia kecil di humas Acara
Dokumentasi Konsumsi Souvenir Perlengkapan Konfirmasi yang akan berkunjung: Waktu
(mulai dan berakhir) Jumlah yang akan berkunjung (apakah termasuk pembimbing/dosen/rektorat)
Tujuan kunjungan termasuk acara Evaluasi Pelaksanaan/Kendala Pelaksanaan berjalan lancar dalam
mempresentasikan BEM UI 2008 Pihak-pihak yang berkoordinasi Ka BEM UI , panitia BEM ITB, dll
Analisa SWOT Pencapaian Parameter Keberhasilan Terlaksana dan dapat menggambarkan
lembaga BEM UI sekaligus pencitraan BEM UI Rekomendasi Persiapan kunjungan perlu koordinasi
lebih lanjut seandainya mengundang lembaga lain dalam kunjungan dari instansi di luar UI Nama
Proker: Kunjungan Universitas Widyatama PJ: Tanggal Perencanaan Kamis, 13 November 2008
Tanggal Pelaksanaan Kamis, 13 November 2008 Latar Belakang Agenda pertemuan antar instansi
merupakan bagian dari proses Public Relation dalam bentuk formal yang diselenggarakan baik dari
satu pihak sebagai penyelenggara atau kedua belah pihak dalam bentuk kerjasama dengan tujuan
yang telah disepakati bersama sebelumnya. Tujuan Menjalin hubungan yang harmonis antara kedua
belah pihak atau lebih Sebagai wahana pertukaran informasi dan pembelajaran Menjalin kerjasama
dalam kegiatan dan tujuan tertentu. Perencanaan Perencanaan kunjungan mempunyai standar yang
jelas dan ditentukan sebelumnya yakni: Persiapan panitia kecil di humas Acara Dokumentasi
Konsumsi Souvenir Perlengkapan Konfirmasi yang akan berkunjung: Waktu (mulai dan
berakhir) Jumlah yang akan berkunjung (apakah termasuk pembimbing/dosen/rektorat) Tujuan
kunjungan termasuk acara Evaluasi Pelaksanaan/Kendala Pelaksanaan berjalan lancar dalam
mempresentasikan BEM UI 2008 Pihak-pihak yang berkoordinasi Ka BEM UI , panitia Widyatama, dll
Analisa SWOT Pencapaian Parameter Keberhasilan Terlaksana dan dapat menggambarkan
lembaga BEM UI sekaligus pencitraan BEM UI Rekomendasi Persiapan kunjungan perlu koordinasi
lebih lanjut seandainya mengundang lembaga lain dalam kunjungan dari instansi di luar UI Nama
Proker: Kunjungan Politeknik Negeri Bandung PJ: Bersama humasers Tanggal Perencanaan Sabtu, 20
Desember 2008 Tanggal Pelaksanaan Sabtu, 20 Desember 2008 Latar Belakang Agenda pertemuan
antar instansi merupakan bagian dari proses Public Relation dalam bentuk formal yang
diselenggarakan baik dari satu pihak sebagai penyelenggara atau kedua belah pihak dalam bentuk
kerjasama dengan tujuan yang telah disepakati bersama sebelumnya. Tujuan Menjalin hubungan yang
harmonis antara kedua belah pihak atau lebih Sebagai wahana pertukaran informasi dan
pembelajaran Menjalin kerjasama dalam kegiatan dan tujuan tertentu. Perencanaan Perencanaan
kunjungan mempunyai standar yang jelas dan ditentukan sebelumnya yakni: Persiapan panitia kecil di
humas Acara Dokumentasi Konsumsi Souvenir Perlengkapan Konfirmasi yang akan
berkunjung: Waktu (mulai dan berakhir) Jumlah yang akan berkunjung (apakah termasuk
pembimbing/dosen/rektorat) Tujuan kunjungan termasuk acara Evaluasi Pelaksanaan/Kendala
Pelaksanaan berjalan lancar dalam mempresentasikan BEM UI 2008 Pihak-pihak yang berkoordinasi
Ka BEM UI , panitia BEM KEMA POLBAN, dll Analisa SWOT Pencapaian Parameter Keberhasilan
Terlaksana dan dapat menggambarkan lembaga BEM UI sekaligus pencitraan BEM UI Rekomendasi
Persiapan kunjungan perlu koordinasi lebih lanjut seandainya mengundang lembaga lain dalam
kunjungan dari instansi di luar UI Nama Proker: Kunjungan siswa-siswa SMA Tegal PJ: Tanggal
Perencanaan Rabu, 24 Desember 2008 Tanggal Pelaksanaan Rabu, 24 Desember 2008 Latar Belakang
Agenda pertemuan antar instansi merupakan bagian dari proses Public Relation dalam bentuk formal
yang diselenggarakan baik dari satu pihak sebagai penyelenggara atau kedua belah pihak dalam
bentuk kerjasama dengan tujuan yang telah disepakati bersama sebelumnya. Tujuan Menjalin
hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak atau lebih Sebagai wahana pertukaran informasi
dan pembelajaran Menjalin kerjasama dalam kegiatan dan tujuan tertentu. Perencanaan Perencanaan
kunjungan mempunyai standar yang jelas dan ditentukan sebelumnya yakni: Persiapan panitia kecil di
humas Acara Dokumentasi Konsumsi Souvenir Perlengkapan Konfirmasi yang akan
berkunjung: Waktu (mulai dan berakhir) Jumlah yang akan berkunjung (apakah termasuk
pembimbing/dosen/rektorat) Tujuan kunjungan termasuk acara Evaluasi Pelaksanaan/Kendala
Pelaksanaan berjalan lancar dalam mempresentasikan BEM UI 2008 Pihak-pihak yang berkoordinasi
Ka BEM UI , panitia tegal, dll Analisa SWOT Pencapaian Parameter Keberhasilan Terlaksana dan
dapat menggambarkan lembaga BEM UI sekaligus pencitraan BEM UI Rekomendasi Persiapan
kunjungan perlu koordinasi lebih lanjut seandainya mengundang lembaga lain dalam kunjungan dari
instansi di luar UI 7. Evaluasi Khusus NO BIDANG HAL YANG DIEVALUASI LAMPIRAN 1 HUMAS
Aktivitas-aktivitas PR yang dilakukan, bagaimana evaluasinya Evaluasi implementasi SOP press
release List Media Partner List Press Release BEM Aktifitas-aktifitas PR Aktivitas PR yang dilakukan
selama ini selalu berpedoman pada segmen yang akan di relasikan sebagai tugas kehumasan.
Segmen-segmen itu antara lain: Internal mencakup teritorial UI Eksternal Diluar teritorial UI
(nasional dan global) Internal sendiri membagi objek secara lebih detail yang pada umumnya
stakeholder BEM UI paling dekat karena berada di kawasan kampus. Segmennya adalah 12 fakultas,
DPM UI, UKM/BO, dan Birokrat Untuk Eksternal membagi konsentrasi pada : 1. Tokoh, LSM ,
Korporasi 2. Media masa, Perguruan Tinggi, Pemerintah Implementasi SOP Press Release Singkatnya
SOP press release telah berjalan sebagai mana mestinya. Namun, hanya saja masih ada BEMers
ataupun kepanitiaan yang tidak memberitahukan pembuatan Press release. Ini dapat fatal apabila
terjadi pemberitaan. Guna press release tidak begitu sama dengan kajian ataupun ajakan untuk
masyarakat. Tetapi lebih khusus digunakan pers sebagai panduan penulisan dalam etika jurnalistik.
Penggunaan press release yang dikeluarkan sudah dapat diterima oleh berbagai media masa. Hal ini
tertera dalam pemberitaan yang ada dikoran-koran, televisi maupun internet. 8. Kegiatan Non Proker
Kegiatan non-proker humas pernah melakukan team building ke Taman Mini Indonesia Indah (TMII)
pada awal kengurusan yakni kamis, 20 maret 2008. 9. Kesimpulan Hal-hal yang baik dan harus
dipertahankan: Membangun jaringan yang telah ada Hal-hal yang baik yang masih sedikit dilakukan:
Pembinaan atau pengkaderan Humasers Hal-hal yang baik yang belum dilakukan: Manajemen
kedisiplinan Hal-hal yang buruk yang harusnya tidak dilakukan: Penugasan yang tidak terencana
sebelumnya karena banyak tugas yang sifatnya insidental 10. Penutup Akhirnya dengan segala
kerendahan hati terima kasih ku ucapkan kepada para Deputi, humasers, BPH BEM UI 2008
dukungan dan partisipasi kalian semua tentunya tugas selama setahun kepengurusan ini dapat
berjalan dengan baik dan lancar. Mohon maaf atas semua kesalahan dan kekhilafan selama ini
perkataan, perbuatan yang kurang berkenan sekiranya dimaafkan, Inilah sedikit yang kami torehkan
dalam melintasi UI, sebelum kami meninggalkan UI ini. Tak terasa waktu terus berlinang, lantaran
kami tak dapat membendung linangan yang deras ini dan mendesak kami untuk terus menghargai
hidup ini dengan berkontribusi, Muhammad Habibie Salemba-Jakarta Pusat, Sabtu, 27 Desember
2008 Lampiran List Media Partnert No. MEDIA CP Telp./HP 1. TV One Bennef Secure number 2. An TV
Abdul/Adam Secure number 3. An TV Abdul Syukur Secure number 4. An TV Yudi A.S. Secure number
5. Analisis Pendidikan Secure number 6. Antara Feru Lantara Secure number 7. Antara Aulia Rahmi
Secure number 8. Antara Ivon Secure number 9. Antara Widodo Secure number 10. Antara-Radio
Budi Secure number 11. Audit News Investigasi Dede Secure number 12. Batak Post Taufik Secure
number 13. Berita Aktual Yahya Secure number 14. Berita Aktual Mahrus Secure number 15. Berita
Aktual M. Sobari Secure number 16. Berita Aktual M. Fahriz Secure number 17. Berita Aktual.com
Agus Secure number 18. Berita Kota Ema Secure number 19. Berita Kota Bekti Secure number 20.
Bipnewsroom (Depkominfo) Husnul Khotimah Secure number 21. Bisnis Indonesia John A. Oktaren
Secure number 22. Bisnis Jakarta Rinna Secure number 23. Bisnis Jakarta Sudirma Secure number
24. Buletin Perpomda DKI Huda. K Secure number 25. Cahaya TV Banten Ito Secure number 26.
Cakrawala-Radio Shanti Secure number 27. Cakrawala-Radio Ivan Secure number 28. Cakrawala-
Radio Dwi Nursanti Secure number 29. Depkominfo Marika Secure number 30. Depkominfo Irna
Secure number 31. Detik.com Erick Secure number 32. Detik.com Ramdan Secure number 33.
Detik.com Hani Secure number 34. Dialog Ebe Secure number 35. Dialog Eko Siswono Secure number
36. Ec Fj Fauzy Secure number 37. El-Shinta Laila Zahra Secure number 38. El-Shinta Sigit Kurniawan
Secure number 39. El-Shinta Parni Secure number 40. El-Shinta Mahfud Secure number 41. El-shinta
Radio Ratu Secure number 42. El-Shinta Radio Sidiq Secure number 43. El-Shinta TV Tedi Secure
number 44. E-Press Suyoko Secure number 45. Fikom Ian Secure number 46. Fokus Secure number
47. Fokus (Website Berita) Tyo Secure number 48. Front Mahasiswa Nasional Aan Secure number 49.
Global TV Bowo Secure number 50. Global TV Sendia Secure number 51. Global TV Eka Suryana
Secure number 52. Global TV Gunawan Secure number 53. Global TV Meta Secure number 54. Harian
Pelita Suwandi Secure number 55. Harian Terbit Secure number 56. HMI Heru Secure number 57.
HMI/Postmit Online Bambang Secure number 58. Indo Media Agung R. Secure number 59. Indo Media
Pers Ari Secure number 60. Indo Pos Arman Secure number 61. Indo Pos Dedi Secure number 62.
IndoMedia Aldi Secure number 63. Indo-Media Pers Aris Secure number 64. IndoPos Agung Secure
number 65. Indosiar Khalik Secure number 66. Indosiar Johan Secure number 67. Indosiar Narto
Secure number 68. Indosiar Secure number 69. Indosiar Sugito Secure number 70. IndoWarta.com
Mahrus Secure number 71. Indowarta.com Rusdy Secure number 72. IndoWarta.com Diaz Hendrawan
Secure number 73. Intelektual Narto Secure number 74. Investigasi Bayu Secure number 75. Investor
Daily Imam S. Secure number 76. i-Radio Eko Secure number 77. Jak TV Wahyu Secure number 78.
Jak TV Usman Secure number 79. Jak TV Mulyono Secure number 80. Jak TV Israil Secure number 81.
Jak TV Bedjo Mulyono Secure number 82. Jawa Pos Candra Secure number 83. Jurnal Nasional
Fransiskah Secure number 84. Jurnal Nasional Fauzan Secure number 85. Jurnal Nasional Poozan
Secure number 86. Jurnal Nasional Abdul Ghaffar Secure number 87. Kompas Inu Secure number 88.
Kompas Caecar Secure number 89. Kompas J. Osdar Secure number 90. Kompas Lasti Secure number
91. Kompas Ismanto Secure number 92. Kompas Irawan Secure number 93. Kompas TV Hamdi
Secure number 94. Koran Metro Yanto Secure number 95. KPK-Koran Nurhadiyanto Secure number
96. Kutu Koko Secure number 97. Lampu Merah Temmi Secure number 98. Lativi Kirin Secure number
99. Lativi Raldy (Manager PR) Secure number 100. Lemb. Jurnalisme Indonesia Dani (intelijen) Secure
number 101. LKBN Antara Jofkhairi Secure number 102. Majalah Mitra Bahar Secure number 103.
Media Indonesia Andi Secure number 104. Media Indonesia Aryo Bawono Secure number 105. Media
Indonesia Paul Secure number 106. Media Info Irawan Secure number 107. Media Info Andri Secure
number 108. Media Info Berto Secure number 109. Media Info Marchell (Fotografer) Secure number
110. Media Info Yudiansah Secure number 111. Media Info online Andri Secure number 112. Media-On
Line Andika Secure number 113. Media-On Line Hasan Secure number 114. Medikom Yandi Secure
number 115. Meja Hijau Yoga Secure number 116. Melintas Jalan Media On Line M. Iqbal Kafka Secure
number 117. Melintas Jalan Media On Line Angga Dewi Secure number 118. Metro Harianto Secure
number 119. Metro Editorial Secure number 120. Metro Kota Bambang Secure number 121. Metro
Realita Oryza Sativa Secure number 122. Metro TV Fauzan Secure number 123. Metro TV Secure
number 124. Metro TV Hana Secure number 125. Metro TV Fahirma Secure number 126. Metro-Koran
Harianto Secure number 127. Mitra Plus Bahar Secure number 128. Modus Budi Secure number 129.
Modus.or.id Hari Secure number 130. Modus.or.id Asriyad Secure number 131. Modus.or.id Azis
Secure number 132. Modus.or.id Budi Haryadi Secure number 133. Monitor Depok Heru Secure
number 134. Monitor Depok Secure number 135. Monitor Depok Wenri Secure number 136. Monitor
Depok Mufthia Ridwan (Adek) Secure number 137. Nikki Agus Secure number 138. NonStop Ian
Secure number 139. NonStop Dadang Secure number 140. NonStop Sofian Ismanto Secure number
141. OK Zone Andika Secure number 142. Opini Agus Secure number 143. Pelita Suwandi Secure
number 144. Pelita Edwin Secure number 145. Pers IPB Fariz Secure number 146. Pers STT PLN Okta
Secure number 147. Polsek Senen Suraji Secure number 148. Pos Kota Bayu Secure number 149. Pos
Metro Hendra Secure number 150. Pos Metro-Jakpus Homy Secure number 151. Pospol Kemerdekaan
Rendy Secure number 152. Potret Indonesia Daniel Secure number 153. Progresif Pandu Laksono
Secure number 154. Rakyat Merdeka Syarief Secure number 155. Rakyat Merdeka OnLine Eka Secure
number 156. Rakyat Waspada Mahdi Secure number 157. RCTI Ika Secure number 158. RCTI Rizki
Iyunx Secure number 159. RCTI Adi Secure number 160. RCTI Alex Secure number 161. Republika
Athen Secure number 162. Republika Indira Rezki Sari Secure number 163. Republika Amin Secure
number 164. RRI Adit Secure number 165. RRI Ade Pardean Secure number 166. RRI Afrizal Azis
Secure number 167. SCTV Vito Secure number 168. SCTV Yudi Secure number 169. SCTV Ext. Liputan
6 Secure number 170. Sinar Harapan Vidi Vici Secure number 171. Sindo Ari Secure number 172.
Sindo Alan Secure number 173. Sindo Kandi Secure number 174. Smart News David Secure number
175. STAIN Cirebon Novil (warning!!!) Secure number 176. Suara Karya Budi Secure number 177.
Suara LSM Wibisono Bayu Giri M. Secure number 178. Suara Metro Khatab Secure number 179. Suara
Pembaharuan Anto Secure number 180. Suara Publik Ardi Secure number 181. Suara Publik Ardi
Secure number 182. Suara Rakyat Agus Salim Secure number 183. Suara Rakyat Dedi Secure number
184. Suma UI Hafizhul Mizan P. Secure number 185. Surya Surabaya Wahyu Secure number 186.
Tabloid Mingguan Daniel Secure number 187. Tempo Angel Secure number 188. Tempo Yudho Secure
number 189. Tempo-Majalah Andrew Secure number 190. TPI Veron Secure number 191. TPI Yana
Secure number 192. TPI Fikri Secure number 193. TPI Helena Secure number 194. Trans 7 Gita
Secure number 195. Trans 7 Indri, Nar Secure number 196. Trans 7 Gita Secure number 197. Trans 7
Debi Secure number 198. Trans 7 Leoni Secure number 199. Trans 7 Yogi Nugraha M. Secure number
200. Trans TV Yosi Secure number 201. Trans TV Latif Secure number 202. Trax FM Wibi Secure
number 203. Tri Jaya Radio Anang Secure number 204. TV One Prasetyo Secure number 205. TV One
Anton Secure number 206. TVRI Alam Secure number 207. TVRI Alfian Secure number 208. TVRI Alfin
Secure number 209. TVRI Dedi Secure number 210. TVRI Tri Febriana Secure number 211. UI-TV Lit
Secure number 212. Warta Kota Henry L. Secure number 213. WWI John Secure number 214. El-
Shinta Dhani Secure number 215. Media Info Irawan Secure number 216. Modus.or.id Budi Secure
number 217. Dialog Eko Secure number 218. Indo Media Ian Secure number 219. Cakrawala Ivan
iskandaria Secure number 220. RRI Subagyo Secure number 221. DAAI TV Eri Secure number 222.
Trans 7 Totok Secure number 223. Dan lain-lain (masih ada yang belum direkap 200-an nomor lagi)
Keterangan : Media masa/pers yang terjalin meliputi : Lokal (Cetak dan Elektronik) misal koran
jakarta, monitor depok, bogor post, radar surabaya dll Nasional (Cetak dan Elektronik) misal Kompas,
Republika, Media Indonesia, Metro TV, TV-ONE, RCTI, RRI, Elshinta, dll Global/Internasional (Cetak
dan elektronik) Reuters (Britain-press-International) , AFP (France-Press), CNN International, Media
Corp (Singapore-International), EPA (European Pressphoto Agency), ATASE (Australian-press), NHK
(Radio dan TV Japan)