Anda di halaman 1dari 6

1

Manajemen Sumber Daya Perpustakaan

disampaikan dalam Pelatihan Manajemen Kepemimpinan


diselenggarakan oleh Klub Perpustakaan Indonesia,
Cisarua, Bogor, 15 Oktober 2009
oleh: Agus Rusmana, MA
(dosen Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan Fikom Unpad)

Sumber Daya Perpustakan

Perpustakaan bukanlah sebuah gedung, ruang ataupun tempat, melainkan


sebuah sistem yang terdiri dari berbagai komponen yang menjalankan sistem
perpustakaan sejak sebuah koleksi baru diperoleh sampai koleksi tersebut dengan
mudah, cepat dan tepat oleh pengunjung perpustakaan. Oleh karena itu komponen
sumber daya perpustakaan harus diatur (managed) sehingga dapat menciptakan
kualitas layanan.

1. Sumber Daya Manusia


Sumber daya manusia merupakan sumber daya perpustakaan yang paling
utama dan paling penting dari semua komponen sistem perpustakaan karena
merekalah yang menentukan kemajuan dan kemunduran sebuah perpustakaan dalam
menjalankan fungsi dan perannya. Untuk itu kualitas sumber daya manusia juga
merupakan kunci utama yang paling harus dimiliki pertama kali.
Karena SDM adalah kunci utama perpustakaan, maka kualitas perpustakaan
ditentukan oleh kualitas SDM pengelolanya. SDM perpustakaan adalah orang yang
sangat mengetahui ciri perpustakaan yang ideal dan memiliki keterampilan, keahlian
dan cara untuk membuat perpustakaannya mampu mencapai ciri tersebut.
Kemampuan yang memadai bagi seorang pustakawan hanya dapat dimiliki melalui
pendidikan khusus karena pengelolaan perpustakaan menuntut banyak sekali aturan,
prosedur dan standar teknis yang harus dipenuhi. Selanjutnya hasil pendidikn
dikembangkan melalui pengalaman. Pendidikan yang paling memadai adalah melalui
pendidikan formal karena memberikan banyak sekali bekal untuk mengelola
perpustakaan. Akan tetapi jika tidak memungkinkan, maka kemampuan juga dapat
diperoleh melalui pelatihan/ kursus yang intensif.
Untuk menjamin kualitas kerja pustakawan, dia harus ditempatkan pada posisi,
peran dan fungsi yang tepat sesuai dengan keahlian dan minatnya (the right man in
the right place). Dengan demikian maka seluruh potensi yang ada dalam dirinya dapat
muncul dalam bentuk hasil kerja, gagasan dan tanggung jawab yang baik.

2. Koleksi Media Informasi


Media informasi adalah ‘wadah’ atau tempat informasi tersimpan/ terbentuk.
Berbagai bentuk dan macam media yang dapat dimiliki oleh sebuah perpustakaan,
baik media cetak maupun elektronik dan digital. Media cetak adalah media penyimpan
informasi dalam bentuk cetakan, yaitu buku, jurnal, majalah, surat kabar, peta,
gambar dan sejenisnya, sedangkan media elektronik adalah media yang berformat
2

rekaman elektronik seperti pita kaset, pita video, microfilm dan sejenisnya. Media
berformat digital dapat merupakan format digital dari rekaman elektronik maupun
kumpulan informasi yang tersimpan dalam jaringan digital (server terhubung melalui
LAN, WAN atau situs web).
Karena informasi dan pengetahuan merupakan jantung dari perpustakaan,
maka media informasi yang dimiliki harus merupakan pilihan paling tepat agar
informasi yang tersimpan di dalamnya akan mudah diakses untuk digunakan untuk
pengambilan keputusan atau dipelajari sebagai sebuah pengetahuan. Koleksi media
juga harus dipilih agar sesuai dengan daya tampung dan bentuk layanan
perpustakaan, yaitu informasi yang sangat banyak dan bervariasi sebaiknya disimpan
dalam media digital sehingga lebih ringkas dan mudah diakses.
Yang paling penting dalam manajemen koleksi adalah pengembangan koleksi
(collection development) yang dapat dilakukan dengan penambahan eksemplar dan
seri untuk satu jenis koleksi, penambahan variasi jenis koleksi, atau mengganti jenis
koleksi yang dinilai tidak lagi dibutuhkan. Untuk tujuan ini maka perlu ditunjuk seorang
ahli dalam menilai dan mengevaluasi koleksi (dengan bibliometrik, misalnya) untuk
menentukan koleksi yang perlu ditambah atau diganti.

3. Fasilitas
a. Alat pengolahan media informasi
Sesuai dengan prinsip dasar layanan perpustakaan yaitu penyediaan informasi
yang mudah dan cepat diakses, maka media informasi harus ditata atau disusun
dengan aturan yang baku sesuai dengan standar internasional sehingga dapat
diakses oleh orang dari negara manapun tanpa harus memperlajari cara penelusuran
informasi. Untuk memenuhi tuntutan itu media informasi harus diolah dengan metode
dan tehnik yang tepat dengan menggunakan alat pengolahan yang tepat.
Perpustakaan harus memiliki seluruh alat pengolahan mulai dari pengolahan koleksi
baru seperti buku besar (pencatat seluruh koleksi yang baru diperoleh), kartu katalog,
sampai pada penanda koleksi (label) agar mudah disimpan dan ditemukan kembali.
Alat pengolahan media ini dapat berbentuk manual dan terkomputerisasi dan dipilih
berdasarkan kemampuan perpustakaan dan kemampuan pemanfaat media.
Sebagai jaminan bahwa alat pengolahan ini sesuai dengan kebutuhan,
diperlukan kajian dan perbandingan terus menerus terhadap perkembangan yang ada
sehingga jika ternyata ada cara pengolahan yang baru dan lebih efisien, misalnya
seluruh penerbit sudah membuatkan katalog dan label koleksi, tehnik lama harus
segera diganti dan disesuaikan.

b. Organisasi Perpustakaan
Organisasi pengelolaan sistem perpustakaan adalah komponen yang penting
dan wajib ada karena merupakan pengendali sistem perpustakaan. Sesederhana
apapun organisasi itu, tetap menjadi sesuatu yang mutlak, dan organisasi yang
tersusun baik akan mudah melakukan koordinasi di antara anggotanya. Idealnya tidak
terjadi rangkap fungsi atau jabatan dalam organisasi, misalnya staf layanan
merangkap sebagai pembuat katalog, bagian akuisi merangkap bidang administrasi.
Organisasi sederhana dalam perpustakaan sebaiknya memiliki komponen sebagai
berikut:
3

Kepala/ Manajer

Staf Akuisisi dan Staf Pengolahan Staf Pelayanan


pengembangan

Staf Administrasi

Gambar 1. Organisasi Sederhana Perpustakaan

Pada organisasi ini nampak bahwa minimal sebuah perpustakaan memiliki


empat orang yang masing-masing menangani fungsi, peran dan tugas yang benar-
benar berbeda dan spesifik sehingga tidak dapat dirangkap. Walau ada perpustakaan
yang memaksakan (dan terpaksa) untuk menjalankan fungsi dengan tanaga satu
orang - one man show - namun tidak akan pernah dapat sebaik jika dilakukan oleh
orang yang berbeda. Hal ini adalah karena peran dan fungsi setiap komponen
berjalan beriringan dan rutin, mulai dari koleksi yang masuk hasil pengembangan
koleksi, pengolahan koleksi baru dan pemeliharaan koleksi, sampai pada layanan dan
pemasaran perpustakaan. Ketiga komponen ini harus dikoordinasi dengan baik oleh
seorang kepala atau manajer dan didukung oleh pengatur urusan adminitratif
penyedia fasilitas yang memiliki kerumitan kerja dan peran yang sama.
Idealnya karena perpustakaan adalah growing organism (menurut
Ranganathan, seorang filsuf perpustakaan ), maka organisasi perpustakaan harus
terus berkembang, yaitu dengan memecah peran dan fungsi besar menjadi peran dan
fungsi spesifik. Misalnya bidang layanan dikembangkan menjadi bidang layanan
sirkulasi (keanggotaan, peminjaman dan pengembalian), bidang promosi
perpustakaan, dan public relations perpustakaan yang menjamin popularitas dan citra
yang tepat tentang perpustakaan.

c. Perangkat Kerja
Kualitas kerja seseorang sangat dipengaruhi oleh lingkungan kerjanya, salah
satunya adalah lingkungan fisik, yaitu ruang kerja (workstation) yang nyaman dan
sehat serta memungkinkannya untuk berinteraksi dengan rekan kerjanya (tidak
terisolasi). Lingkungan lainnya adalah perlengkapan kerja, mulai dari meja kerja,
sampai alat tulis (pinsil, mesin tik, komputer) yang lengkap sehingga membuat staf
dapat bekerja penuh konsentrasi. Bidang administrasi perpustakaan di bawah
koordinasi manajer perpustakaan harus menjamin kondisi ini dengan selalu
melakukan evaluasi terhadap kondisi alat dan lingkungan kerja. Idealnya, staf
4

administrasi harus selalu mengikuti perkembangan bentuk dan teknologi perangkat


kerja. Salah satunya dengan benchmarking ke perpustakaan yang memiliki nilai tinggi
dari pemustaka maupun asosiasi profesi.

d. Fasilitas Layanan

Fasilitas layanan adalah ujung tombak dari perpustakaan dan merupakan


etalase yang mencerminkan kondisi bagian dalam dan menciptakan kesan pertama
dan utama dari pemustaka. Untuk itu fasilitas layanan merupakan komponen yang
paling harus “didandani” (fashioned) sehingga paling disukai oleh pemustaka.

1. Ruang Koleksi
Kenyamanan ruang koleksi diukur dari dua hal utama, yaitu kondisi tempat
penyimpanan media (shelves) dan pencahayaan yang tepat. Posisi rak buku yang
baik adalah memiliki jarak yang cukup lebar bagi pemustaka sehingga dapat bergerak
leluasa (berdiri, berjalan dan berjongkok mengambil buku di bagian bawah oleh dua
orang berlawanan posisi). Lampu harus di tempatkan persis di antara dua rak,
sehingga dapat menerangi koleksi pada arah yang tepat dan memudahkan
pemustaka menemukan koleksi yang diperlukannya. Untuk menentukan tinggi rak
bagi koleksi umum, harus dilakukan evaluasi pada rata-rata tinggi badan pemustaka
yang paling sering mengakses buku sehingga tidak merepotkan mereka ketika akan
mengambil buku.
Rak buku sebaiknya tidak berposisi di mana buku mendapat cahaya matahari
langsung (dekat jendela) karena akan merusak buku, sedangkan tempat
penyimpanan koleksi media elektronik harus selalu dalam kelembaban yang terjaga
(air conditioned). Dengan demikian kondisi koleksi selalu dapat terjaga baik dan dapat
digunakan untuk waktu yang lama.
Untuk menghindari kebosanan, rak buku sebaiknya diberi warna cerah (kuning,
hijau muda atau kalau tidak ada lagi, putih!) Dan untuk menambah kenyamanan,
susunan koleksi harus selalu dalam keadaan rapih. Untuk menjaga kondisi tersebut,
buku yang sudah dibaca hanya boleh dikembalikan ke rak oleh staf layanan.

2. Ruang Baca
Untuk menghindari jumlah peminjaman koleksi yang hanya sedikit, diharapkan
pemustaka membaca koleksi di tempat dan tidak perlu meminjam. Maka perlu
diciptakan kenyamanan ruang baca sehingga pemustaka betah untuk membaca di
tempat dalam waktu yang cukup untuk menyerap informasi dari bahan pustaka.
Kondisi ideal pertama untuk ruang baca adalah bebas kebisingan (noiseless).
Jika ruang baca dekat dengan pusat kebisingan (dekat jalan raya, pasar atau pabrik)
maka harus diusahakan untuk menutup jendela dan memasang AC atau kipas angin
agar pemustaka tidak kegerahan, terutama untuk perpustakaan yang berada di
dataran rendah seperti Jakarta. Kemudian cahaya yang cukup (terang tapi tidak
menyilaukan) perlu disediakan, baik cahaya lampu atau cahaya matahari tidak
langsung (jendela lebar) yang memudahkan pemustaka membaca. Jika media
informasi adalah layar monitor maka sumber cahaya tidak boleh berasal dari depan
monitor agar tidak ada pantulan (glare).
5

Meubelair merupakan perangkat yang sama pentingnya maka juga harus


diperhatikan kualitasnya. Agar tidak keliru memilih, staf layanan harus mengamati
kebiasaan pemustaka sehingga diketahui apakah mereka lebih suka membaca sendiri
(disediakan study carrel) atau lebih senang berkumpul dan berdiskusi (sediakan meja
besar dengan beberapa kursi).
Ruang yang baca yang baik harus memenuhi syarat kesehatan bagi
pemustaka. Cara yang dapat ditempuh untuk menyehatkan ruang adalah dengan
memperhatikan sirkulasi udara yang memungkinkan penggantian udara terus
menerus, baik dengan ventilasi yang cukup ataupun dengan penggunaan AC.
Terakhir tetapi sangat penting, adalah keindahan interior ruang yang dapat
dilakukan dengan pewarnaan dinding yang lembut (warna pastel, atau kombinasi) dan
hiasan dinding. Staf layanan sebaiknya berkonsultasi dengan ahli desain interior.

3. Ruang layanan
Ruang layanan adalah ruang yang paling dulu dilihat dan dikunjungi oleh
pemustaka dan merupakan cerminan awal. Untuk itu ruang layanan harus menjadi
yang terbaik (bukan terindah atau terbesar) dan menjadi pusat pembelajaran
pemustaka (user education) untuk memahami seluruh prosedur pemanfaatan seluruh
layanan perpustakaan. Dari bagian layanan ini pemustaka dapat mempelajari
bagaimana mengurus keanggotaan, prosedur peminjaman, sampai layanan referensi
dan posisi ruang yang diperlukan (bahkan kamar mandi pun harus ditunjukkan).
Dengan begitu maka staf layanan harus menyediakan semua petunjuk yang
diperlukan seperti tanda-tanda arah dan nama ruang, prosedur menjadi anggota
perpustakaan dan lain-lain. Petunjuk prosedur dapat dibuat dalam bentuk brosur atau
posted di dinding ruang layanan yang dilengkapi dengan bagan dan ilustrasi yang
dibuat semenarik mungkin.
Untuk melancarkan semua proses layanan, harus tersedia perangkat layanan
yang lengkap, baik alat tulis, komputer, kartu dan formulir isian yang diperlukan. Untuk
memberi kemudahan dan kecepatan layanan bagi pemustaka, semua prosedur harus
disajikan dengan jelas dan jika mungkin, dibuat sederhana.

4. Perangkat Penelusuran Koleksi


Setelah pemustaka memahami semua prosedur, maka perangkat berikut yang
harus disediakan adalah perangkat penelusuran yang memudahkan pemustaka untuk
mencari dan menemukan koleksi yang diperlukan. Bentuk alat penelusuran bisa
berupa bentuk manual seperti kartu katalog yang ditempatkan pada lokasi yang
mudah dilihat dan ditemukan atau hanya berupa daftar koleksi ang dimuat dalam
buku induk . Jika anggaran mencukupi, alat penelusuran dapat berbentuk digital
(OPAC: Online Public Access Catalog) yang membuat penelusuran dapat dilakukan
dengan hasil lebih lengkap dan cepat. Staf layanan harus selalu memelihara
kebaruan data, baik kartu katalog maupun OPAC sehingga semua koleksi yang baru
dilayankan dapat diakses.

Penutup
Dalam menjalankan manajemen perpustakaan terdapat beberapa hal yang
perlu mendapat perhatian, yaitu:
6

1. Manajemen sumber daya perpustakaan adalah sebuah tindakan yang dilakukan


secara terus menerus dan melibatkan semua unsur SDM dalam sistem
perpustakaan karena berjalannya sistem perpustakaan merupakan hasil kerja
kolektif, bukan perorangan.

2. Hasil kerja manajemen harus selalu dimonitor dan dievaluasi untuk dapat
menemukan kekurangan yang secepatnya diperbaiki agar tidak berlarut-larut. Di
samping perbaikan, hasil evaluasi terhadap manajemen digunakan untuk
meningkatkan kualitas yang menjamin layanan perpustakaan dapat memenuhi
kebutuhan pemustaka.

3. Fokus utama dari manajemen perpustakaan adalah pemustaka (user oriented)


yang menjadi pengguna seluruh jasa layanan yang diberikan. Dengan demikian
kepuasan pemustaka harus dijadikan ukuran keberhasilan manajemen
perpustakaan.

-----------------

Anda mungkin juga menyukai