1.

Peran Penting Manajemen

Perubahan
2. Elemen Perubahan
3. Struktur Program Management
Office (PMO) Manajemen
Perubahan
4. Pengorganisasian Manajemen
Perubahan
5. Tahapan Perubahan
Manajemen perubahan adalah suatu proses yang sistematis
dengan menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang
diperlukan organisasi untuk bergeser dari kondisi sekarang
menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju kinerja yang lebih
baik dan untuk mengelola individu yang akan terkena dampak dari
proses perubahan tersebut
Agen Perubahan atau agent of change adalah individu/kelompok
yang terlibat dalam merencanakan perubahan dan
mengimplementasikannya
Peran Penting Manajemen Perubahan Peran Penting Manajemen Perubahan
Kondisi
Saat Ini
Reformasi Birokrasi
Kondisi
yang Akan Datang/
Diharapkan
Manajemen Perubahan
Tim Pengelola
Perencanaan
Tujuan
Program Sponsor
Pimpinan K/L dan Pemda
Advisors
PMO
(Program Management
Office)
Project Management
Design Management Change Management
Quality Assurance
Management
Program Sponsorship:
Pengawasan dan Pengarahan
Komitmen Institusi terhadap Program MP
Program Management
Penanggung jawab seluruh
pelaksanaan program MP
Resolusi konflik
Komunikasi dengan para
pihak
Project Management
Pengelola harian MP
Keterlibatan penuh
sesuai dengan unit kerjanya
Melakukan asesmen kesiapan organisasi untuk berubah
Merumuskan strategi manajemen perubahan
Merumuskan strategi komunikasi
Memperkuat manajemen perubahan
Menyusun ukuran keberhasilan
Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi
dengan program RB lainnya
Mengimplementasikan rencana manajemen perubahan
Membuat dan mengimplementasikan rencana pelatihan
Mengelola resistensi
Mengukur tingkat keberhasilan
Mengumpulkan umpan balik dan menganalisisnya
Melaksanakan tindakan perbaikan
Memberikan penghargaan atas keberhasilan
Mengukur tingkat keberhasilan
TAHAP-1
TAHAP-2
TAHAP-3
Tahap-1
Perumusan Rencana Manajemen Perubahan
Tahap-1
Perumusan Rencana Manajemen Perubahan
Langkah-langkah utama:
1. Pemetaan terhadap stakeholders
2. Identifikasi resistensi (penolakan)
3. Mengenali besaran perubahan yang
diinginkan
4. Asesmen kesiapan organisasi untuk
berubah
5. Mengembangkan strategi perubahan
6. Mengembangkan strategi komunikasi
7. Merumuskan dan mendefinisikan
struktur yang baru
8. Mengembangkan strategi pelatihan
Tahap-1
Asesmen
stakeholders,
kesiapan,
kemampuan,
dan struktur
organisasi
Pembuatan
rencana
manajemen
perubahan,
komunikasi,
pelatihan
Perumusan strategi manajemen
perubahan, komunikasi, dan
pelatihan
1. Laporan Hasil Asesmen
2. Strategi dan Rencana
Perubahan
3. Strategi dan Rencana
Komunikasi
4. Strategi dan Rencana Pelatihan
Pertanyaan:
Siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan?
Siapa yang mengendalikan perubahan?
Siap yang menjadi pendorong di belakang perubahan pada masa lalu?
Siapa ayng akan mendapat manfaat langsung dari perubahan yang terjadi?
Siapa yang tidak akan mendapat manfaat dari perubahan yang terjadi?
Siapa yang akan mengontrol sumber daya yang dibutuhkan dalam perubahan?
Siapa yang mempengaruhi para pemangku kepentingan lainnya?
Siapa yang akan membantu suksesnya perubahan?
No
Pemangku
Kepentingan
Kaitan Kepentingan dengan
Kebijakan/Program/Proyek
Memiliki
Kewenangan
Langsung Tidak Langsung Resmi
Tidak
Resmi
No
Pemangku
Kepentingan
Resistensi
berdasarkan
Sifatnya
Resistensi berdasarkan
Pelakunya
Aktif Pasif Individual Kolektif
Dilakukan dengan instrumen kuesioner organization change readiness
assessment (ORCA) dengan berfokus pada elemen-elemen:
Pemahaman terhadap visi, sasaran, dan manfaat dari perubahan dalam
kerangka RB serta manfaat spesifik yang akan diperoleh oleh masing-masing
kelompok pemangku kepentingan atas perubahan;
Kepemimpinan, komitmen, dan strategi untuk keseluruhan pengelolaan dan
implementasi perubahan;
Apresiasi terhadap kebutuhan reformasi birokrasi yang difasilitasi oleh
manajemen perubahan;
Persepsi para pemangku kepentingan terhadap critical success factors dan
penghalang jalannya perubahan;
Kemauan para pemangku kepentingan untuk beradaptasi terhadap lingkungan
atau kondisi yang baru serta potensi hambatan (impediments) yang dapat
terjadi atas jalannya perubahan;
Pemahaman dan kesadaran terhadap dampak dari implementasi perubahan;
Tingkat partisipasi dari masing-masing pemangku kepentingan dan pengertian
atas kebutuhan akan partisipasi lebih dalam terhadap implementasi
keseluruhan perubahan;
Keefektifan dari pendekatan dan metode komunikasi yang ada saat ini.
Strategi
Manajemen
Perubahan
Asumsi Faktor yang
Mempengaruhi
Empirical-
Rational
Tindakanpegawai didasari rasionalitasatas
kepentinganmereka
Keberhasilanperubahanditentukanoleh
komunikasi yang jelas dan insentif yang
signifikankepada pegawai
Bila insentif tidak sebanding dengan upaya
perubahan, biasanya muncul penolakan
Besaran insentif
Sulit diterapkan bila
insentif tidak
signifikan
Normative-
Reeducative
Pegawai adalah makhluk sosial dan akan
mematuhi norma-norma budaya dan nilai-nilai
Keberhasilanperubahanditentukanoleh
pendefinisiandanpenafsiranulang atas
norma dan nilai yang ada untuk
mengembangkankomitmen pegawai
Sebagian besar pegawai ingin menyesuaikan
diri dan mengikuti arus perubahan secara
bersama-sama
Tim manajemen perubahan harus
membangun dan menentukan arus perubahan
yang diinginkan
Perubahanbudaya
Bukan pilihan tepat
bila menginginkan
perubahan dalam
waktu cepat
Akan berhasil bila
hubungan dengan
organisasi non-formal
cukup harmonis
Strategi
Manajemen
Perubahan
Asumsi Faktor yang Mempengaruhi
Power-Coercive Pegawai pada dasarnya patuh dan
melaksanakan apa yang diminta
Perubahan akan berhasil
didasarkan pada pelaksanaan
wewenang dan pemberlakuan
sanksi
Strategi ini pada dasarnya adalah
memperkecil pilihan
Banyak pegawai merasa aman dan
siap dengan strategi ini
Jangka waktu perubahan dan keseriusan
ancaman dampak perubahan
Sense of urgency terhadap perubahan sangat
tinggi karena waktu berubah yang sempit
Bila yang terancam adalah birokrasi, maka
biasanya mereka akan menyesuaikan diri
dengan perubahan
Dalam strategi ini, pemimpin harus memiliki
kepemimpinan yang kuat dan konsisten serta
tepat dalam menghitung risiko
Environmental-
Adaptive
Pegawai akan selalu menghindari
kerugian dan gangguan tapi
mereka mudah beradaptasi dengan
keadaan baru
Didasarkan pada kebutuhan
membangun organisasi baru dan
secara bertahap memindahkan
orang dari yang lama ke yang baru
Orang lebih cepat beradaptasi
pada lingkungan baru
dibandingkan dengan mengubah
apa yang ada
Seberapa besar dan seberapa mendasar
perubahan yang diinginkan
Cocok untuk perubahan yang transformatif
Bekerja baik dalam waktu singkat maupun
jangka waktu panjang
Ketersediaan orang-orang yang kapabel
dalam organisasi untuk membentuk organisasi
dengan budaya baru menjadi penting
Tentukan sumber tunggal untuk menetapkan dan menyetujui
program komunikasi terkait tanggung jawab
Pahami harapan para pemangku kepentingan dengan komunikasi
yang berkelanjutan sepanjang proses pelaksanaan perubahan
untuk mengurangi kecemasan dan rasa ketidakpastian selama
proses transformasi berlangsung
Menjaga frekuensi komunikasi sepanjang durasi seluruh program
Mengembangkan pesan yang tepat pada para pemangku
kepentingan tertentu
Mengkoordinasikan dan memaksimalkan media komunikasi yang
sudah tersedia
Sasaran Komunikator
Media Komunikasi
B
u
k
u

S
a
k
u
R
a
p
a
t

P
i
m
p
i
n
a
n
T
a
l
k
s
h
o
w
A
r
t
i
k
e
l

d
i

M
e
d
i
a

M
a
s
s
a
N
e
w
s
l
e
t
t
e
r
K
o
n
f
e
r
e
n
s
i

P
e
r
s
W
e
b
s
i
t
e
M
e
m
o
R
a
p
a
t
R
a
p
a
t

K
e
r
j
a

T
a
h
u
n
a
n
Pimpinan/pejabat K/L atau
Pemda
Pimpinan tertinggi

Pimpinan tertinggi
Seluruh pejabat dan pegawai
Pers/media
Pimpinan tertinggi;
Tim RB

Stakeholders utama
Pimpinan tertinggi:
Tim RB

Stakeholders pendukung Tim RB
Stakeholders kunci Pimpinan tertinggi
Target jumlah sesi/buku/penayangan/ newsletter
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Hal-hal yang perlu diperhatikan:
Peraturan yang melingkupi perubahan struktur
Lingkungan strategis yang melingkupi organisasi
Rencana strategis organisasi
Struktur organisasi yang ada saat ini
Faktor sukses kritis organisasi dalam mencapai
tujuan dan sasaran organisasi
SDM dan pengelolaannya di dalam organisasi
Rencana Pelatihan mencakup:
Ruang lingkup pelatihan;
Target peserta atau kelompok pemangku kepentingan;
Nama dan jenis pelatihan (technical/soft skills dan
technical skills);
Sistematika pelatihan secara makro (berisikan sasaran
pelatihan, durasi pelatihan, metode pelatihan, dan
kriteria kesuksesan serta cara pengukurannya;
Estimasi jumlah sesi yang dibutuhkan untuk setiap
pelatihan;
Estimasi jumlah peserta per pelatihan;
Estimasi biaya yang dibutuhkan.
1. Laporan Hasil Asesmen
a) Asesmen Kesiapan Perubahan;
b) Pemetaan Pemangku Kepentingan Analisis Dampak
Perubahan;
c) Asesmen Keterlibatan Pemangku Kepentingan dan
Kebutuhan akan Komunikasi;
d) Asesmen Kapabilitas Organisasi Saat Ini;
e) Asesmen Struktur Organisasi
2. Strategi dan Rencana Perubahan
3. Strategi dan Rencana Komunikasi untuk Perubahan
4. Strategi dan Rencana Pelatihan untuk Perubahan
Pada tahap ini, titik kritis adalah
bagaimana mengintegrasikan
Roadmap K/L dan Pemda dengan
Strategi Perubahan dan Strategi
Komunikasi yang telah dibuat
K/L dan Pemda juga harus cermat
dalam mengelola resistensi/ penolakan
untuk berubah
Tahap-2
Mengimplementasikan rencana perubahan
dalam area:
1. Organisasi
2. Tatalaksana
3. Peraturan Perundang-undangan
4. SDM Aparatur
5. Pengawasan
6. Akuntabilitas
7. Pelayanan Publik
8. Pola Pikir dan Budaya Kerja Aparatur
Melaksanakan Training of Trainer
(ToT) dan Pelatihan Lainnya
1. Implementasi Rencana
Perubahan
2. Implementasi Rencana Pelatihan
3. Implementasi Rencana
Komunikasi Perubahan
4. Update Strategi dan Rencana
Perubahan
5. Laporan Kemajuan Perubahan
Jangan berfokus pada resistensi ketika itu belum menjadi
masalah
Fokus untuk melihat bahwa perubahan ini bisa terus berjalan
Berlakulah normal ketika penolakan terjadi
Fokus pada apa yang sudah dicapai saat ini
Lakukan terus apa yang telah berjalan dengan
baik
1. Implementasi Rencana Perubahan (Change Plan);
2. Pelaksanaan Pelatihan dan Workshop Manajemen
Perubahan, termasuk Materi Pelatihan;
3. Pelaksanaan Program Pelatihan ToT (Training of the
Trainers);
4. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Perubahan;
5. Pelaksanaan Strategi dan Rencana Komunikasi Perubahan;
6. Workshop dan Program Pelatihan untuk Manajemen
Komunikasi;
7. Status Laporan dan Pemutakhiran yang berisikan antara
lain:
a) Keberhasilan dan Hambatan;
b) Rekomendasi Perbaikan dan Tindakan Perbaikan
Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini:
1. Mengukur tingkat keberhasilan dari
pelaksanaan rencana manajemen perubahan;
2. Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik;
3. Mendiagnosa kembali kesenjangan dan
mengelola penolakan yang terjadi dalam
pelaksanaan manajemen perubahan;
4. Mengimplementasikan tindakan perbaikan dan
membuat langkah tindak lanjut untuk
keberlanjutan proses perubahan;
5. Memberikan penghargaan kepada pegawai
yang berhasil mengimplementasikan
perubahan dengan baik.
Tahap-3
Mengukur Tingkat
Keberhasilan
Merencanakan dan
Melaksanakan Tindakan
Perbaikan
1. Laporan Evaluasi dan
Rencana Tindakan
Perbaikan
2. Update Strategi dan
Rencana Perubahan
TAHAP LANGKAH KELUARAN
Mengumpulkan dan
menganalisis umpan
balik
Evaluasi pelaksanaan secara periodik
Kunjungan ke unit kerja secara periodik
untuk memastikan implementasi
Survei implementasi secara periodik
Dokumen yang
berisi antara lain:
Hasil evaluasi
Tingkat
efektivitas
Mendiagnosa kembali
kesenjangan dan
mengelola penolakan
Mengimplementasika
n tindakan perbaikan
dan merayakan
keberhasilan
Koreksi/aktivitas perbaikan bila
diperlukan
Menyampaikan setiap keberhasilan
kepada seluruh pejabat dan pegawai,
melalui website/situs intranet; email
blast; surat edaran; pidato dalam rapat;
buletin; dan sebagainya
Memberikan penghargaan khusus
kepada pegawai yang telah berhasil
mengimplementasikan perubahan
Dokumen yang
berisi antara lain:
Rekomendasi
perbaikan
Daftar
champions
Penghargaan
1. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Perubahan;
2. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Komunikasi
untuk Perubahan;
3. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Pelatihan;
4. Status Report, Evaluasi, dan Tindakan Perbaikan
berdasarkan Hasil Evaluasi dan feedback yang
diterima.