Anda di halaman 1dari 30

1

PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS


RUMAH SAKIT TINGKAT III BRAWIJAYA SURABAYA
2013

















2

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Memasuki era globalisasi membuat persaingan antar setiap instansi
semakin meningkat, di tunjang dengan meningkatnya pula perkembangan ilmu
pengetahuan dan tekhnologi di segala bidang, tidak tertinggal pula
perkembangan dibidang kesehatan. Untuk mendapatkan informasi pelayanan
kesehatan yang lebih baik dan bermutu tinggi, masyarakat lebih kreatif dalam
melakukan penilaian pelayanan dan mutu sebuah rumah sakit. Hal tersebut
merupakan tantangan berat bagi tenaga kesehatan terutama tenaga rekam
medis sebagai pelayanan terdepan bagi rumah sakit.
Rekam Medis atau sesuai dengan pradigma baru biasa disebut Instalasi
Rekam Medis merupakan Instalasi yang paling bertanggung jawab terhadap
pengumpulan, pengolahan dan pelaporan data yang dihasilkan tersebut
menjadi informasi yang akurat. Untuk melaksanakan tugas itu maka di dalam
Instalasi Rekam Medis di bagi menjadi beberapa unit, yaitu unit pendaftaran,
unit perakitan (Assembling), dan pengendali, unit pengkode (Koding) dan
pengindeks (Indeksing), unit penyimpanan (Filing) dan pendistribusiaan berkas
rekam medis, unit pelaporan (Reporting) dan penganalis (Analysing). Unit-unit
tersebut merupakan sistem yang ada dalam Instalasi Rekam Medis, dilanjutkan
dengan unit pelayanan mulai dari rawat jalan, gawat darurat, rawat inap serta
penunjang medis yang kesemuanya merupakan tempat dimulainya pencatatan
terhadap data medis pasien.
Dalam rangka menciptakan keseragaman penyelenggaraan rekam
medis dengan ditetapkannya buku pedoman pengorganisasian ini diharapkan
dapat memberikan gambaran dan acuan bagi pelaku pelayanan rekam medis
dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari di rumah sakit Tingkat III Brawijaya
Surabaya serta dapat mengidentifikasi fungsi-fungsi utama dari instalasi rekam
medis.

B. Tujuan Pedoman
Pedoman ini di susun dengan maksud memberikan arahan umum atau
acuan dalam penyelenggaraan instalasi rekam medis sesuai Undang-Undang
dan Peraturan yang berlaku. Tujuan penyusunan pedoman ini adalah
3

terbentukanya persamaan persepsi dan langkah dalam melaksanakan
pengelolaan rekam medis sehingga dapat dilakukan secara optimal. Instalasi
rekam medis menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya
meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Tingkat III Brawijaya
Surabaya. Dengan tercapainya tertib administrasi akam meningkatkan
pelayanan kesehatan yang efektif, dan tersediaanya informasi data kesehatan
secara lengkap, cermat, tepat, akurat dan mudah di analisa.



























4

BAB II
GAMBARAN UMUM REKAM MEDIS


A. Ruang Lingkup Pelayanan
Mengumpulkan mengitegrasikan, menganilisis data pelayanan
kesehatan primer dan sekunder, menyajikan dan mendesiminasi informasi,
menata sumber informasi bagi kepentingan riset, perencanaan, memonitoring
dan evaluasi pelayanan kesehatan. Membuat standart dan pedoman
manajemen infomasi kesehatan meliputi aspek legal dengan unsur keamanan
(safety), kerahasiaan, sekuritas, privasi serta integritas data. Manajemen
operasional unit kerja manajemeninformasi kesehatan, dibagi berdasarkan
kemampuan sarana pelayanan kesehatan dalam menjalankan manajemen
informasi kesehatannya.

B. Batasan Operasional
Beberapa definisi rekam medis yang ada menurut ahli adalah:
Menurut Edna K Huffman yaitu berkas yang menyatakan siapa, apa, mengapa,
dimana, kapan dan bagaiamana pelayanan yang di peroleh seorang pasien
selama di rawat atau menjalani pengobata. Menurut Permenkes No.
749a/Menkes/Per/XII/1989 yaitu berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain(yang diberikan) kepada pasien (yang dipergunakan serta tersedia) pada
sarana pelayanan kesehatan. Menurut Gemala Hatta: rekam medis merupakan
kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat
penyakitnya,termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau
yang di tulis oleh praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan
pelayanan kesehatan kepada pasien. Waters dan Murphy: kompedium (ikhtisar)
yang berisi informasi tentang keadaan pasien selama perawatan atau selama
pemeliharaan kesehatan. IDI: sebagai rekaman dalam bentuk tulisan atau
gambaran aktivitas pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan
medik/kesehatan kepada seorang pasien. Dengan demikian, menurut batasan
di atas, yang termasuk dalam RM bukan hanya kartu pasien saja,tetapi semua
catatan dan semua dokumen yang ada hubungannya dengan pasien, termasuk
di dalamnya kartu indeks, buku register, formulir hasil pemeriksaan medis,
5

formulir jaminan asuransi kesehatan, salinan, sertifikat kematiaan, dan
sebagainya. Akhir-akhir ini, pengertian RM makin lebih di perluas. RM tidak
hanya menunjuk pada berkas yang berisikan catatan dan atau dokumen saja,
tetapi menunjuk pada suatu proses yang dimulai dari saat diterimanya pasien di
sarana pelayanan, diteruskan ke kegiatan pencatatan data medis.

C. Landasan Hukum
1. Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit (Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5072).
2. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan (Tambahan
Negara Republik Indonesia Nomor 5063).
3. Permenkes No 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.
4. Manual Rekam medis Konsil Kedokteran Indonesia Tahun 2006.
5. Direktorat Jenderal Pelayanan Medis dalam Pedoman Penyelenggaraan
dan Prosedur Rekam Medis Tahun 2006.
6. Peraturan Pemerintah No 10 Tahun 1966 Tentang Wajib Simpan Rahasia
Kedokteran.
7. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 290/Menkes/PER/III/2008 Tentang
Persetujuan Tindakan Kedokteran.
8. Keputusan Menteri Kesehatan No. 377/Menkes/SK/III/2007 Tentang
Profesi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
9. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsiapan













6

BAB III
FALSAFAH DAN TUJUAN

A. VISI REKAM MEDIS
a. Mewujudkan Rumah Sakit Tk.III Brawijaya menjadi Rumah Sakit
Terpercaya bagi Prajurit, PNS beserta keluarganya dan Masyarakat Umum.
b. Menjadi sumber Informasi cepat, tepat, akurat dan Dapat di
pertanggungjawabkan.

B. MISI REKAM MEDIS
a. Memberikan pelayanan administrasi yang ramah, Cepat, tepat dan dapat
dipercaya.
b. Menyediakan data dan informasi bagi pengguna yang cepat dan akurat
yang mampu membantu mengambil keputusan bagi pengguna rekam medis
di Rumah Sakit Tk. III Brawijaya.

C. MOTTO REKAM MEDIS
Cepat, Tepat, Informatif dan dapat dipertanggungjawabkan.

D. PENGERTIAN REKAM MEDIS
Di dalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu akan
dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis diartikan sebagai
Keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas,
anamnese, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan
dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang
dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
Sesuai dengan penjelasan pasal 46 ayat (1) UU No. 29 Tahun 2004
tentang praktik kedokteran disebutkan bahwa, yang dimaksud Rekam medis
adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Dan yang dimaksud dengan petugas adalah dokter atau
7

dokter gigi atau tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan
langsung kepada pasien.
Dalam artian sederhana rekam medis hanya merupakan catatan dan dokumen
yang berisi tentang kondisi keadaan pasien, tetapi jika dikaji lebih mendalam
rekam medis mempunyai makna yang lebih kompleks tidak hanya catatan
biasa, karena di dalam catatan tersebut sudah tercermin segala informasi
menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar didalam menentukan
tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya
yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit.
Kegiatan penyelenggaraan rekam medis yang sudah menggunakan
sistem komputerisasi dapat menghasilkan data-data yang bersumber pada
seluruh kegiatan pelayanan kesehatan di dalam suatu institusi pelayanan
kesehatan. Pengolahan data dan informasi mengenai kondisi kesehatan pasien
tidak hanya dapat tersimpan di dalam catatan rekam medis secara fisik saja
akan tetapi data dan informasi medis seseorang pasien harus juga dapat
tersimpan secara otomatis dengan menggunakan sistem komputerisasi yang
handal sehingga informasi medis mengenai kondisi kesehatan pasien
merupakan data dan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan
keabsahannya, keakuratannya serta up to date.
Penggunaan sistem komputerisasi di dalam penyelenggaraan rekam medis
sangat membantu di dalam proses pengolahan data medis pasien serta
pengeluaran informasi mengenai besarnya efektivitas dan efisiensi pelayanan
kesehatan serta luasnya cakupan layanan kesehatan oleh suatu instansi
pelayanan kesehatan di dalam pemberian pelayanan kesehatan kepada
pasien.
E. FALSAFAH REKAM MEDIS
Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan diberikan oleh
dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien, hal ini merupakan
cerminan kerjasama lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk
menyembuhkan pasien. Bukti tertulis pelayanan yang dilakukan setelah
pemeriksaan tindakan, pengobatan sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
Proses pelayanan yang diawali dengan identifikasi pasien baik jati diri, maupun
perjalanan penyakit, pemeriksaan, pengobatan dan tindakan medis lainnya
8

yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam
upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada
seorang pasien yang datang ke rumah sakit. Jadi falsafah rekam medis
mencantumkan nilai administasi, legal, finansial, riset, edukasi, dokumen,
akurat, informatif dan dapat dipertanggungjawabkan (ALFRED AIR).
F. TUJUAN REKAM MEDIS
Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Tingkat
III Brawijaya Surabaya. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis
yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi di Rumah Sakit Tingkat III
Brawijaya Surabaya akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan
tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam
upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
G. FUNGSI DAN KEGUNAAN
Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain :
1. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya
menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai
tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan
kesehatan.
2. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut
dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan
yang harus diberikan kepada seseorang pasien.
3. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan
bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
4. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan karena isinya dapat
dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya pendaftaran pelayanan
9

di rumah sakit. Tanpa adanya bukti catatan tindakan/pelayanan, maka
pembayaran pelayanan di rumah sakit tidak dapat dipertanggungjawabkan.
5. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya
mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
6. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya
menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dari kegiatan
pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat
dipergunakan sebagai bahan/referensi dibidang profesi si pemakai.
7. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya
menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai
bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.
Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut diatas, rekam medis
mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut
antara pasien dengan pemberi pelayanan saja. Kegunaan rekam medis secara
umum adalah
a. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya yang
ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan
kepada pasien.
b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus
diberikan kepada seorang pasien.
c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan
penyakit, dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di rumah
sakit.
d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi
terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien rumah sakit maupun dokter
dan tenaga kesehatan lainnya.
f. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan
penelitian dan pendidikan.
10

g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik
pasien.
h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta sebagai
bahan pertanggungjawaban dan laporan.




















11

BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS










` DItetapkan di Surabaya
Pada Tanggal , 2009
Kepala Rumah Sakit Tingkat Tingkat III Brawijaya

dr. Bidik Catur P
Mayor Ckm NRP 33006

KEPALA REKAM MEDIS

WAKA REKAM MEDIS

PENDAFTARAN

ASEMBLING DAN
ANALISING

KODING DAN
INDEXING

PELAPORAN

FILLING /
DISTRIBUSI

Sub Komite Rekam Medis
KA RUMKIT TK III BRAWIJAYA
12

BAB V
URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Kepala Instalasi Rekam Medis
a. Tujuan Jabatan
Untuk mengkoordinir semua koordinator dibawah istalasi kerja
rekam medis.
b. Tanggung Jawab
Berwenang menentukan jenis kegiatan yang akan
diselenggarakan.
Mengatur dan mengkoorganisasikan seluruh kegiatan
Pelayanan Rekam Medis.
Bertanggung jawab atas kelancaran pelayanan di instalasi
rekam medis.
Ketepatan dan kebenaran laporan kegiatan.
Ketepatan dan kesesuaian rencana kerja di Istalasi Rekam
Medis.
Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya
manusia dengan realisasi.
Ketepatan dan kesesuaian kebutuhan alat.
c. Uraian Tugas
Menghimpun, mengsistemasi dan memelihara catatan medis
rumah sakit.
Menyelenggarakan kegiatan rekam medis
Menyiapkan bahan dalam rangka analisa data
Menyajikan informasi tentang rekam medis
Menyusun prosedur standar operasional rekam medis
Merencanakan peningkatan dan kebutuhan SDM di instalasi
rekam medis
Membuat uraian tugas bawahannya
Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan rekam
medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak
dapat diselesaikan oleh bawahan
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan





13

d. Wewenang
Menilai, menegur, memberi sanksi dan motivasi bawahan di
Instalasi Rekam Medis.
Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan pelayanan
rekam medis.
Meminta arahan dari atasan.
Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang
terkait.
Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Memaraf surat, nota dinas dan laporan.

e. Kualifikasi Minimal
Memiliki Ijasah Pendidikan DIII Rekam Medis
Mampu memimpin.
Anggota tetap Rumah Sakit Brawijaya
Memahami dan menghayati cita-cita tujuan Rumah Sakit
Brawijaya
Memiliki kesehatan rohani dan jasmani.

2. Wakil Kepala Instalasi Rekam Medis
a. Tujuan Jabatan
Membantu kepala instalasi rekam medis dalam seluruh proses
pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Tingkat III Brawijaya
Surabaya.
b. Tanggung Jawab
Membantu kepala instalasi rekam medis dalam mengawasi dan
mengendalikan kegiatan pelayanan kesehatan di Rekam Medis.
c. Uraian Tugas
Membantu merencanakan jumlah dan kategori tenaga Rekam
Medis sesuai dengan kebutuhan.
Membantu erencanakan jumlah dan jenis peralatan yang
diperlukan.
Membantu merencanakan jenis kegiatan yang akan
diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan.
14

Mengkoorganisasikan seluruh kegiatan Rekam Medis dengan
bekerja sama dengan berbagai pihak yang terkait.
Menyusun permintaan rutin meliputi : kebutuhan alat, kertas
,buku dan peralatan lain yang diperlukan.
Mempertanggung jawabkan pelaksanaan inventarisasi
peralatan.
Membantu memecahkan masalah yang timbul sehubungan
dengan kegiatan pelayanan Rekam Medis.
Menghadiri rapat yang diadakan baik oleh Kasie Pelayanan
Medis atau Sub Komite Rekam Medis.
Membantu mengawasi dan menilai pelaksana
penyelenggaraan Rekam Medis.
Membantu melaksanakan penilaian terhadap upaya
peningkatan pengetahuan dan keterampilan di bidang Rekam
Medis.

d. Wewenang
e. Kualifikasi Minimal
3. Koordinator Pendaftaran
a. Tujuan Jabatan
Mengkoordinir pendaftaran pasien, baik rawat jalan, rawat inap
maupun gawat darurat.
b. Tanggung Jawab
Kelancaran dan kebenaran pelayanan pendaftaran pasien
masuk rumah sakit.
Kebenaran pembatalan pendaftaran pasien rawat inap.
Kebenaran laporan kegiatan harian.
c. Uraian Tugas
Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat jalan.
Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat inap.
Mengentry data pasien ke dalam komputer.
Pembuatan Kartu Tanda Pengenal Pasien.
Pemberian Nomor Rekam Medis.
Pembuatan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan.
Pembuatan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap.
Pembuatan Tracer
Pembuatan KIUP.
Menyerahkan Dokumen Rekam Medis ke poli yang dituju.
15

Menerima sensus harian pasien rawat inap.
Menerima dokumen rekam medis pasien keluar rumah sakit.
Melaksanakan tugas lain dari atasan.
d. Wewenang
Menegur petugas ruangan apabila ada kesalahan nomor
dan identitas pasien rawat inap.
Meminta arahan dari atasan.
e. Standar Kerja
Laporan register pasien rawat inap.
Pasien terdaftar dimasing-masing unit pelayanan sesuai
kasus penyakit.
Data base pasien pada sistem komputerized.
Data pasien MRS, KRS, mati, pindahan dan dipindahkan.
Dokumen rekam medis.
f. Kualifikasi Minimal
SMA atau sederajat.
Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis.

4. Koordinator Pengelolaan Berkas
a. Tujuan Jabatan
Mengkoordinir kegiatan pemberkasan di unit rekam medis.
b. Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas ketepatan dan kebenaran
pemberian kode penyakit dan kode tindakan/operasi pasien
rawat inap.
Kebenaran pengembalian dokumen rekam medis yang
belum lengkap.
Kebenaran dan ketepatan dalam merekapitulasi laporan.
Kebenaran dan ketepatan dalam pembuatan laporan
kegiatan rekam medis.
c. Uraian Tugas
Melaksanakan koding pasien rawat inap.
Pengembalian dokumen rekam medis yang belum lengkap.
Membuat analisis Ketidaklengkapan Pengisian Catatan
Medis (KLPCM) yang kemudian diserahkan kepada Sub
Komite Rekam Medis dengan terlebih dahulu disetujui oleh
Kepala Unit Rekam Medis
Mengumpulkan dan merekapitulasi morbiditas pasien rawat
inap.
16

Membuat laporan bulanan kegiatan rekam medis.
Mengelompokkan jenis diagnosa dan tindakan medis untuk
dimasukkan ke indeks penyakit dan operasi.
Memasukkan diagnosa penyakit dan tindakan sesuai
dengan urutannya.
Melaksanakan tugas lain dari atasan.
d. Wewenang
Koordinasi dengan petugas ruangan rawat inap.
Menanyakan ke dokter tentang kejelasan kode penyakit.
Meminta arahan atasan.
e. Standar Kerja
Terdaftarnya diagnosa penyakit setiap pasien.
Jumlah dokumen rekam medis yang tidak lengkap dan tidak
lengkap dalam penyetoran.
Laporan 10 besar penyakit pasien rawat inap.
Laporan 10 besar tindakan pasien rawat inap.
f. Kualifikasi Minimal
DIII Rekam Medis.
Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis.

5. Kepala Unit Pelaporan
a. Tujuan Jabatan
Mengkoordinir kegiatan pelaporan rumah sakit baik pelaporan
internal ataupun pelaporan eksternal rumah sakit yang meliputi :
1. Pelaporan Internal Rumah Sakit Brawijaya, diantaranya
adalah :
a) Rekapitulasi laporan data kunjungan pasien rawat jalan
dan per kunjungan poliklinik.
b) Rekapulasi laporan data hunian pasien rawat inap data
data sensus pasien rawat inap.
c) Data tingkat hunian tempat tidur BOR perhari
d) Index penyakit rawat jalan rumah sakit
e) Index penyakit rawat inap rumah sakit
f) Index dokter rawat jalan rumah sakit
g) Index dokter rawat inap rumah sakit
2. Pelaporan Eksternal RS Era Medika, diantaranya adalah :
a) Data kegiatan Rumah sakit (RL.1)
b) Data keadaan morbiditas pasien rawat inap (RL.2a)
c) Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL.2b)
17

d) Data keadaan morbiditas rawat inap surveilans terpadu
rumah sakit (RL.2a1)
e) Data keadaan morbiditas rawat jalan surveilans terpadu
rumah sakit (RL.2b1)
f) Data status imunisasi ( RL.2c)
g) Data individual morbiditas pasien rawat inap (RL.2.1 RL.2.2
& RL.2.3)
h) Data dasar rumah sakit (RL.3)
i) Data ketenagaan rumah sakit (RL.4)
j) Data peralatan medik rumah sakit dan data kegiatan
kesehatan lingkungan rumah sakit (RL.5)
k) Data infeksi nosokomial rumah sakit (RL.6)
l) Data insidentil yang diperlukan oleh Dinas Kesehatan
m) Laporan harian lewat operator radio medik
b. Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan
pengolahan dan pelaporan data.
Mengkoordinir data yang diperlukan untuk bahan laporan
Menjaga kerahasiaan identitas pasien.
c. Uraian Tugas
Mengkoordinir seluruh data kegiatan rumah sakit.
Berkoordinasi dengan unit-unit lain yang terkait dalam
penyediaan data rumah sakit sebagai bahan laporan
Mengolah data kegiatan rumah sakit untuk disusun menjadi
laporan kegiatan rumah sakit.
Mengumpulkan merekap dan melaporkan data morbiditas
penyakit Rajal dan Ranap.
Mengevaluasi data laporan rumah sakit apabila ada data
yang terkait medico legal dan menelaah keabsahan data
Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
d. Wewenang
Meminta data dengan petugas poliklinik rawat jalan.
Meminta data dengan petugas rawat inap.
Meminta data dengan petugas penunjang medis.
Meminta data dengan petugas sarana dan prasarana.
Meminta data dengan petugas kepegawaian.
Meminta arahan dari atasan.
Berhak memberikan teguran apabila penyediaan data dari
unit terkait terhambat yang disebabkan kelalaian petugas
yang bersangkutan dalam menyediakan data.
18

Meminta sumber data dari unit manapun di rumah sakit
apabila data tersebut diperlukan oleh pihak rumah sakit
dalam mengambil keputusan.
e. Standar Kerja
Laporan produktivitas register pasien rawat jalan dan rawat
inap.
Laporan mutu pelayanan register rawat jalan dan rawat inap.
Laporan efisiensi pelayanan rawat inap.
f. Kualifikasi Minimal
DIII Rekam Medis.
Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis
profesional.

6. Kepala Unit Penyimpanan
a. Tujuan Jabatan
Mengkoordinir kegiatan penyimpanan dokumen rekam medis.
b. Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan
penyimpanan.
Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan dokumen
rekam medis yang dipinjam.
Bertanggung jawab atas kerapian dan keamanan dokumen
rekam medis.
Bertanggung jawab atas kerahasiaan dokumen yang
disimpan.
c. Uraian Tugas
Menyimpan dokumen rekam medis ke rak penyimpanan
sesuai dengan urutan yang telah ditentukan.
Mengeluarkan dokumen rekam medis sesuai nomor yang
dipinjam untuk keperluan peminjaman.
Melakukan pencatatan ke dalam buku ekspedisi peminjaman
rekam medis.
Menyimpan kembali dokumen rekam medis yang telah
dipinjam ke tempat penyimpanan sesuai dengan urutan.
d. Wewenang
Menyimpan dokumen yang ada sesuai urutan yang
berlaku.
Memberikan dokumen rekam medis yang akan dipinjam.
Meminta arahan dari atasan.
19

Koordinasi dengan unit kerja lain yang terkait.
e. Standar Kerja
Terjajarnya berkas rekam medis sesuai nomor urut serta
sistem yang berlaku.
Dokumen rekam medis yang tersedia untuk didistribusikan.
Terjajarnya dokumen rekam medis yang keluar.
f. Kualifikasi Minimal
SMA atau sederajat.
Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis.


























20

BAB VI
HUBUNGAN TATA KERJA

Hubungan Kerja Bidang Rekam Medis dengan Bidang/Unit Lain
Instalasi Gawat Darurat
Bidang Keuangan
Bidang Kepegawaian dan
Diklat
Bidang Pengembangan dan
PDE
Bidang Umum
Bidang Logistik
Bidang Penunjang Medis
Unit Laboratorium
Unit Farmasi
Unit Radiologi
Bidang Keperawatan
Instalasi Rawat Inap
Sub Komite Rekam Medis
Instalasi Rekam Medis Bidang Pelayanan Medis
Instalasi Rawat Jalan
Unit Kamar Operasi
Unit Rawat Intensif
21

Hubungan kerja dengan Sub Komite Rekam Medis :
- Menganalisa dokumen rekam medis berdasarkan Ketidaklengkapan Pengisian Catatan
Medis (KLPCM).
- Tindaklanjut mengenai Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM).
- Mengevaluasi dokumen-dokumen yang digunakan sesuai dengan Peraturan Menteri
Kesehatan
Hubungan kerja dengan Bidang-bidang
a. Bidang Pelayanan Medis
Kelengkapan Dokumen Rekam Medis mengenai tanda tangan dan pengisian diagnosis,
tindakan dan instruksi dokter.
b. Bidang Keperawatan
Kelengkapan Dokumen Rekam Medis, pengisian sensus harian rawat inap, kelengkapan
dokumen-dokumen RL.
c. Bidang Penunjang Medis
Data kunjungan pasien pengguna fasilitas penunjang medis setiap harinya baik pasien
rawat jalan maupun rawat inap.
d. Bidang Keuangan
Data kunjungan pasien baik rawat jalan dan rawat inap.
e. Bidang Kepegawaian dan Diklat
Kinerja petugas rekam medis, peningkatan mutu pegawai, pendidikan dan pelatihan.
f. Bidang Pengembangan dan PDE
Sistem Informasi Rumah Sakit yang up to date guna kepentingan kebijakan rumah sakit.
g. Bidang Umum
Penyediaan sarana dan prasarana sebagai penunjang pelayanan bagi pasien,
penanganan limbah yang memadai, fasilitas dapur dan linen yang digunakan oleh
pasien.
h. Bidang Logistik
Pengadaan kebutuhan rekam medis, baik pengadaan formulir dan alat tulis kantor yang
memadai.


22

BAB VII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONEL

A. Pola Ketenagaan Rekam Medis
Sumber daya manusia adalah motor organisasi. Penataan SDM di RS Brawijaya
mengacu pada Keputusan Direktur tentang pemberlakuan Kebijakan Manajemen
Kepegawaian di RS Brawijaya, kebijakan tersebut mengatur : hak kewajiban pegawai,
formasi pegawai dan pola ketenagaan, rekrutmen pegawai, sistem penggajian, sistem karir,
penilaian kinerja, pendidikan pelatihan dan pemberhentian pegawai. Berdasarkan kebijakan
tersebut sebagai upaya mempersiapkan tenaga di unit rekam medis yang berkompeten
mengikuti perkembangan teknologi perlu kiranya ditetapkan pola ketenagaan kualifikasi
SDM dan perhitungan kebutuhan.
Analisis Kebutuhan Tenaga di Unit Rekam Medis disajikan dalam tabel secara
terperinci.

No Bagian Jumlah Tenaga
1 Kepala Instalasi Rekam Medis & Waka RM 2
2 Pendaftaran 4
3 Pengelolaan Berkas & Asembling 2
4 Pelaporan 1
5 Penyimpanan & Distribusi 2
Total Kebutuhan Tenaga Rekam Medis 11 Orang

Berdasarkan Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia dari Departemen Kesehatan Refublik Indonesia Direktorat Jenderal Bina
Pelayanan Medik tahun 2006 dan sesuai dengan kebijakan di RS Brawijaya bahwa :
1. Kepala Unit Rekam Medis
Rekam medis dipimpin langsung oleh seorang Kepala Unit Rekam Medis dengan latar
belakang pendidikan Rekam Medis, kualifikasi untuk pemegang jabatan Kepala Unit
Rekam Medis meliputi :
a. DIII Rekam Medis.
b. Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang rekam medis.
23

c. Masa kerja minimal 2 tahun.
2. Koordinator Unit Rekam Medis
Berdasarkan Struktur Organisasi dan kualifikasi koordinator/staf Rekam Medis, di
susun sesuai ketentuan yaitu :
a. Pendidikan DIII perekam medis atau minimal SMA atau sederajat
b. Berpengalaman dibidang Rekam Medis

B. Metode Penghitungan Kebutuhan Tenaga dan Produktifitas
Dalam penghitungan kebutuhan tenaga dan produktifitas perlu didukung adanya
data-data yang dibutuhkan dalam pelaksanaan penghitungan antara lain sebagai berikut :
1. Jumlah beban kerja per tahun
2. Target kerja per jam
3. Jumlah jam kerja per tahun
4. Hari kerja per tahun
5. Jam kerja per minggu

Analisa Perhitungan Tenaga Bidang Rekam Medis

Pola kebutuhan tenaga non medis
No Tugas Pokok Uraian Tugas
Rerata
Volume
Kerja
Waktu yang
dibutuhkan
Satuan Jumlah
1.







Unit Pendaftaran







Melaksanakan kegiatan
pendaftaran rawat jalan.
30 3 90
Melaksanakan kegiatan
pendaftaran rawat inap.
20 3 60
Mengentry data pasien ke
dalam komputer
50 5 250
Pembuatan Kartu Tanda
Pengenal Pasien
30 2 60
Pemberian Nomor Rekam
Medis
50 1 50
24



























Pembuatan Dokumen Rekam
Medis Rawat Jalan
30 3 90
Pembuatan Dokumen Rekam
Medis Rawat Inap
20 5 100
Pembuatan Tracer 50 2 100
Pembuatan KIUP 50 5 250
Menyerahkan Dokumen
Rekam Medis ke poli yang
dituju.
30 5 150
Menerima sensus harian
pasien rawat inap
20 1 20
Menerima dokumen rekam
medis pasien keluar rumah
sakit
20 1 20
Total beban kerja (menit) 1240
Jumlah jam kerja (7x60) 420
Tenaga yang dibutuhkan 2,95
2.







Unit Pengelolaan
Berkas
Melaksanakan koding pasien
rawat inap.
20 3 60
Pengembalian dokumen
rekam medis yang belum
lengkap
20 2 40
Membuat analisis
Ketidaklengkapan Pengisian
Catatan Medis (KLPCM)
20 3 60
Mengumpulkan dan
merekapitulasi morbiditas
pasien rawat inap
1 60 60
25



Membuat laporan bulanan
kegiatan rekam medis
1 60 60
Mengelompokkan jenis
diagnosa dan tindakan medis
untuk dimasukkan ke indeks
penyakit dan operasi
1 60 60
Memasukkan diagnosa
penyakit dan tindakan sesuai
dengan urutannya
20 3 60
Total beban kerja (menit) 400
Jumlah jam kerja (7x60) 420
Tenaga yang dibutuhkan 0,95
3.







Unit Pelaporan








Mengkoordinir seluruh data
kegiatan rumah sakit
1 60 60
Berkoordinasi dengan unit-
unit lain yang terkait dalam
penyediaan data rumah sakit
sebagai bahan lapora
1 60 60
Mengolah data kegiatan
rumah sakit untuk disusun
menjadi laporan kegiatan
rumah sakit
1 60 60
Mengumpulkan merekap dan
melaporkan data morbiditas
penyakit Rajal dan Ranap
1 60 60
Mengevaluasi data laporan
rumah sakit apabila ada data
yang terkait medico legal dan
menelaah keabsahan data
1 60 60
Melaksanakan tugas lain 1 60 60
26

yang diberikan atasan
Total beban kerja (menit) 360
Jumlah jam kerja (7x60) 420
Tenaga yang dibutuhkan 0,85
Menyimpan dokumen rekam
medis ke rak penyimpanan
sesuai dengan urutan yang
telah ditentukan
50 2 100
Mengeluarkan dokumen
rekam medis sesuai nomor
yang dipinjam untuk
keperluan peminjaman
50 2 100
Melakukan pencatatan ke
dalam buku ekspedisi
peminjaman rekam medis
50 2 100
Menyimpan kembali dokumen
rekam medis yang telah
dipinjam ke tempat
penyimpanan sesuai dengan
urutan
50 2 100
Total beban kerja (menit) 400
Jumlah jam kerja (7x60) 420
Tenaga yang dibutuhkan 0,95







27

BAB VIII
KEGIATAN ORIENTASI

A. PROGRAM ORIENTASI INSTALASI REKAM MEDIS RS BRAWIJAYA
Program orientasi pegawai di Rumah Sakit Brawijaya di lakukan berdasarkan
Keputusan Kepala Rumah Sakit.................. Tentang pemberlakuan program orientasi
pegawai baru di rumah sakit. Pembekalan tentang Rumah Sakit dikoordinir oleh Instalasi
Rekam Medis sesuai dengan jabatan yang akan di terimanya. Metode orientasi di
lakukan dengan: pemberian materi, pengenalan lapangan dan praktek lapangan.
Lamanya orientasi di sesuaikan dengan tugas dan jabatannya. Selesai melakukan
orientasi pegawai baru akan membuat laporan, Ka Instalasi Rekam medis melakukan
evaluasi, hasil evaluasi menjadi dasar rekomendasi penempatan pegawai ke tempat
yang sesuai. Jadwal orientasi di sampaikan pada tabel berikut:
Tabel
Jadwal Kegiatan Orientasi Pegawai Baru
Rumah Sakit Brawijaya
Waktu Penanggung
Jawab NO Materi Hari Metode
1 Gambaran Umum
RS Brawijaya
V Ceramah,Diskusi,Tanya
Jawab
WAKA
1.1 Penerimaan
Pasien
V Ceramah dan Tanya
Jawab
KRM
1.2 Pengelolaan
Berkas Rekam
Medis
V Cerama,Diskusi,Tanya
Jawab
KRM
1.3 Pelaporan V Ceramah, Diskusi, Tanya
Jawab
KRM
1.4 Penyimpanan V Ceramah,Diskusi, Tanya
Jawab
Bag
Penyimpanan



28

B. Peningkatan Kompetensi
Peningkatan kompetensi tenaga perekam medis biasa dilakukan melalui
pendidikan pelatiahan. Pendidikan dan pelatihan dilaksanakan sesuai prioritas dan
ketersediaan anggaran. Pelaksanaan kordinasi pendidikan dan pelatihan dilaksanakan
oleh bidang PSDM.
Pendidikan bagi petugas di bagian Instalasi Rekam Medis dapat dilakukan
melalui program pendidikan, pelatihan/kursus yang dilaksanakan Depkes RI Sub Dit
YanMed atau pun oleh PORMIKI.
Pelatihan untuk kompetensi tenaga perekam medik biasanya melalui in
house training dan dan eksternal cours. In hause training yaitu program pelatihan yang
disenggarakan oleh rumah sakit sendiri. Pelatihan di bidang PSDM dikategorikan di
dalam pelatihan manajemen, perilaku, komputer, dan lain-lain.
Pelatihan yang dapat di ikuti oleh SDM perekam medik: pelatihan manajemen
meliputi: membangun team work, manajemen konflik, komunikasi organisasi,
manajemen pelaporan, manajemen arsipdan pengendaliaan bahaya kebakaran. Untuk
pengendaliaan komputer berupa pengentri data, internet computer excel, word, power
point. Pelatihan perilaku berupa membangun komitmen, servis ekselent, penertian
akuntabilitas kerja.
Excelen cours yaitu program pelatihan di luar rumah sakit yang diikuti sesuai
dengan kebutuhan diantaranya manajemen mutu rekam medis, manajemen kearsipan,
manajemen sistem pelaporan, pelatiahan masalah kode-kode yang di gunakan di rumah
sakit (ICD), quality assurance, pelatihan pengendaliaan dokumen dan pelatihan
Computerized On Line Rekam Medis.







29

BAB IX
PERTEMUAN RAPAT
Komunikasi secara formal di lakukan oleh pimpinan rumah sakit kepada staf,
pejabat stuktru dan funsioanal dan komunikasi formal di instalasi rekam medis.
Komunikasi pimpinan dengan seluruh sta dilakukan melalui apel pagi seminggu sekali,
evaluasi dan pelaporan diselenggarakan dengan pejabat struktur dan kepala instansi
melalui rapat berkala.
Rapat berkalaterdiri atas:
1. Rapat Rutin
2. Rapat Isedentil

1. Rapat rutin diselenggarakan pada:
Hari : Rabu, ke 2 setiap bulan
Waktu : 13.30 s/d selesai
Tempat : Ruang Pertemuan Lantai I
Peserta : a. Kepala perwatan
b. Kepala rekam medis dan staf rekam medis
c. Unit Terkait
Materi Rapat:
a. Mutu dan kinerja petugas program dan pengembangan
b. Perencanaan dau upaya pengembangan kinerjadan pengembangan rekam
medis.
c. Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, usulan rapat,
laporan/rekomendasi/usulan kepala pimpinan.
d. Isi laporan : No, pokok bahasan, keputusan, keterangan.







30

2. Rapat Issedentil diselenggarakan pada:
Hari :Sewaktu-waktu bila ada masalah atau ada sesuatu yang perlu
Waktu : Sesuai Undangan
Tempat : Sesuai Undangan

Anda mungkin juga menyukai