Anda di halaman 1dari 223

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

INFLIGHT CATERING SERVICE


STUDI KASUS DI PT. JASAPURA ANGKASA BOGA

TUGAS AKHIR



Diajukan guna memenuhi sebagian persyaratan
Dalam rangka menyelesaikan pendidikan sarjana strata satu (S1)
Jurusan Teknik Elektro











Oleh :
I MADE SURYAWAN
NIM. 0204405044




JURUSAN TEKNIK ELEKTRO
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA
JIMBARAN BALI
JANUARI 2007
i
PERNYATAAN


Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam Tugas Akhir ini tidak terdapat
karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu
perguruan tinggi, dan sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau
pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara
tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam Daftar Pustaka.

Jimbaran, Januari 2007


I Made Suryawan
ii
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR


JUDUL : RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI INFLIGHT CATERING SERVICE
STUDI KASUS DI PT. JASAPURA ANGKASA BOGA
NAMA : I MADE SURYAWAN
NIM : 0204405044
JURUSAN : TEKNIK ELEKTRO
BIDANG STUDI : SISTEM KOMPUTER DAN INFORMATIKA
DIUJI TANGGAL : -


Menyetujui
Dosen Pembimbing I





(A.A.K OKA SUDANA,S.KOM,MT.)
NIP : 132 240 198
Dosen Pembimbing II





(I NYOMAN PIARSA,ST,MT.)
NIP : 132 257 772

iii
ABSTRAK

PT. Jasapura Angkasa Boga merupakan suatu perusahaan yang menangani
pelayanan kebutuhan-kebutuhan dalam usaha jasa penerbangan komersial.
Mengingat banyaknya jenis usaha yang dijalankan oleh perusahaan ini maka
dibutuhkan suatu sistem akuntansi yang efektif dan efisien sehingga bisa
dihasilkan pelaporan keuangan yang akurat sebagai dasar pengambilan kebijakan
manajemen dan operasional perusahaan.
PT. Jasapura Angkasa Boga telah memiliki beberapa modul aplikasi untuk
membantu pencatatan transaksi-transaksi perusahaan. Namun dalam
implementasi, modul-modul tersebut belum terintegrasi secara menyeluruh, serta
masih memiliki beberapa kelemahan baik yang terkait dengan kebenaran
informasi yang disampaikan ataupun yang menyangkut kinerja sistem tersebut.
Struktur tabel-tabel penyimpanan data transaksi yang digunakan masih
memungkinkan terjadinya redundansi data sehingga dalam penerapannya sangat
tidak efisien.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka dalam Tugas Akhir ini
dirancang suatu Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga yang
merupakan suatu sistem aplikasi yang terkomputerisasi yang mampu melakukan
pengolahan data transaksi keuangan perusahaan secara terintegrasi. Sistem yang
dibangun dapat melakukan pengelolaan data Hutang Dagang (Account Payable),
Piutang Dagang (Account Receivable), penjurnalan, pengelolaan Buku Besar
(General Ledger), dan pembuatan Laporan Keuangan (Financial Statement).
Sistem yang dibangun juga telah mengatasi permasalahan yang terkait dengan
struktur tabel pada basis data, di mana tabel-tabel yang ada telah di-normalisasi
sehingga dapat meminimalkan terjadinya redundansi data. Pertumbuhan data pada
tabel transaksi juga telah diperhitungkan di mana penyimpanan data transaksi
pada tabel dengan sistem satu tabel dipergunakan untuk menyimpan data transaksi
untuk satu tahun.

Kata kunci : Akuntansi, basis data, Hutang Dagang, Piutang Dagang,
penjurnalan, Buku Besar, Laporan Keuangan.

iv
ABSTRACT
PT. Jasapura Angkasa Boga is a company which serves the needs in
a commercial airline service. Due to the vast area of service served by
the company, it needs an effective and efficient accounting system so that
an accurate financial report could be issued as a basis for management decision
making and company operation.
PT. Jasapura Angkasa Boga has several application modules to help record
the companies transactions. But, in implementation, the modules are not yet
completely integrated, and still have some defects, relating to the accuracy of the
reported information or defects related to the performance of the system.
The structures of the tables in the database storing transaction data still permit
data redundancy so that the application is not efficient.
To overcome the problem, in this final project, an Accounting Information
System for PT. Jasapura Angkasa Boga is design, which is a computerized
application system, able to perform an integrated processing of the companies
financial transaction data. The built system is able to perform data processing of
Debts (Account Payable), Loans (Account Receivable), Journaling,
General Ledger Management and issuing Financial Reports (Financial Statement).
The built system also has overcome problems relating to the structure of tables of
the database, where the present tables are now normalized, minimizing the
occurrence of data redundancy. Data growth of the transaction tables has also
been taken into account where transaction data storing in a table with the one table
system is used to store transaction data for one year.

Keyword: Accounting, Database, Account Payable, Account Receivable,
Journaling, General Ledger, Financial Statement.
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa atas
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Tugas Akhir
yang berjudul RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
INFLIGHT CATERING SERVICE STUDI KASUS DI PT. JASAPURA
ANGKASA BOGA ini disusun sebagai syarat untuk memenuhi sebagian
persyaratan menyelesaikan Program Sarjana S-1 pada Program Studi Teknik
Elektro Universitas Udayana. Tugas Akhir ini mengangkat Sistem Informasi
Akuntansi pada perusahaan Inflite Catering Service dengan melakukan studi kasus
di PT. Jasapura Angkasa Boga.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mendapatkan petunjuk dan
bimbingan dari berbagai pihak. Sehubungan dengan hal tersebut pada kesempatan
ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Ir. I Gusti Putu Suparsa, MT. sebagai Dekan Fakultas Teknik
Universitas Udayana.
2. Ibu Ir. Ida Ayu Dwi Giriantari, M.Eng.Sc, Ph.D. sebagai Ketua Jurusan
Teknik Elektro Universitas Udayana.
3. Bapak Gede Sukadarmika, ST, M.Sc. sebagai Sekretaris Jurusan Teknik
Elektro Universitas Udayana.
4. Bapak A.A.K. Oka Sudana, S.Kom, MT. sebagai Dosen Pembimbing I yang
telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dan masukan
dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
5. Bapak I Nyoman Piarsa, ST, MT. sebagai Dosen Pembimbing II yang telah
banyak memberikan bimbingan dan masukan dalam penyusunan Tugas Akhir
ini.
6. Bapak Ir. Made Sudarma, M.A.Sc. sebagai Pembimbing Akademis yang
telah memberikan bimbingan dan perhatian selama menempuh kuliah di
Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Udayana.
7. Segenap Manajemen dan Karyawan PT. Jasapura Angkasa Boga yang
telah banyak memberikan bantuan dan bimbingan selama penyusunan Tugas
Akhir ini, khususnya staf Information and Technology (IT).
vi
8. Bapak Kadek Winarta, yang telah banyak meluangkan waktu untuk
memberikan bimbingan dan masukan yang terkait dengan teori akuntansi
kepada penulis selama penyusunan Tugas Akhir ini.
9. Keluarga besar Bapak Dr. dr. Ida Bagus Ngurah Rai, Sp. P. yang telah
banyak memberikan dukungan baik moral maupun material selama
penyusunan Tugas Akhir ini.
10. Ibu dan Bapak yang telah memberikan dukungan moril, material dan doa
yang tidak pernah surut selama menempuh kuliah dan penyusunan Tugas
Akhir ini.
11. Segenap dosen pengajar di Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik
Universitas Udayana, terutama dosen pengajar pada bidang studi Sistem
Komputer dan Informatika.
12. Rekan-rekan aktivis mahasiswa di Senat Mahasiswa Fakultas Teknik
Universitas Udayana (SMFT UNUD) yang telah memberikan dukungan baik
moral maupun material selama penyusunan Tugas Akhir ini.
13. Rekan-rekan Mahasiswa Teknik Elektro Angkatan 2002 yang telah
memberikan dukungan baik moral maupun material selama penyusunan Tugas
Akhir ini.
14. Teman-teman penulis yang telah memberikan bantuan dan dukungan selama
penulis menyusun Tugas Akhir ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita
semua dan semoga Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan rahmat-Nya atas segala
bantuan dan dukungan yang telah diberikan kepada penulis.



Denpasar, Januari 2007
Penulis


(I Made Suryawan )
vii
DAFTAR ISI
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI INFLIGHT
CATERING SERVICE STUDI KASUS DI PT. JASAPURA ANGKASA
BOGA...................................................................................................... 1
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR....................................................... ii
ABSTRAK.........................................................................................................iii
ABSTRACT......................................................................................................... iv
KATA PENGANTAR......................................................................................... v
DAFTAR ISI ..................................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR........................................................................................... x
DAFTAR TABEL ............................................................................................ xiv
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ..................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................ 3
1.3 Tujuan.................................................................................................. 3
1.4 Manfaat ................................................................................................ 3
1.5 Ruang Lingkup dan Batasan masalah.................................................... 3
1.6 Sistematika Penulisan........................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA.......................................................................... 6
2.1 Definisi Akuntansi................................................................................ 6
2.2 Unsur-unsur Laporan Keuangan ........................................................... 6
2.3 Terminologi Dasar Akuntansi Keuangan .............................................. 8
2.4 Siklus Akuntansi ................................................................................ 10
2.5 Perangkat Pemodelan Sistem.............................................................. 17
2.5.1 Diagram Konteks............................................................................ 17
2.5.2 Event List (EL)............................................................................... 17
2.5.3 Data Flow Diagram (DFD) ............................................................. 18
2.5.3.1 Simbol yang Digunakan DFD..................................................... 18
2.5.3.2 Bentuk Diagram Arus Data......................................................... 23
2.5.3.3 Pedoman Menggambar DAD...................................................... 24
2.5.3.4 Perbedaan DAD Dengan Bagan Alir........................................... 24
2.5.3.5 Keterbatasan DAD...................................................................... 25
2.5.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ............................................... 25
2.5.5 Normalisasi .................................................................................... 27
2.6 Konsep Database Management System (DBMS) ................................ 29
2.6.1 Definisi Database........................................................................... 29
2.6.2 Definisi DBMS............................................................................... 29
2.6.3 Istilah-Istilah dalam Sistem Basis Data ........................................... 29
2.6.4 Kegunaan DBMS ........................................................................... 30
2.6.5 Komponen DBMS.......................................................................... 31
2.6.6 Abstraksi DBMS ............................................................................ 33
2.6.7 Bahasa DBMS................................................................................ 34
2.7 SQL Server 2000................................................................................ 36
2.7.1 Arsitektur dan Komponen SQL Server 2000 ................................... 36
2.7.2 Edisi-edisi SQL Server 2000........................................................... 37
2.7.3 Membangun Database dengan SQL Server..................................... 38
2.7.4 Tipe Data Pada SQL Server ............................................................ 39
viii
2.8 Open Database Connectivity (ODBC) ................................................ 43
2.9 Data Source Name (DSN)................................................................... 44
BAB III METODE DAN PERANCANGAN SISTEM....................................... 46
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian............................................................. 46
3.2 Data.................................................................................................... 46
3.2.1 Sumber Data................................................................................... 46
3.2.2 Metode Pengumpulan Data............................................................. 46
3.3 Bahasa Pemrograman ......................................................................... 47
3.4 Identifikasi Terhadap Kelemahan Sistem............................................ 47
3.5 Perangkat Pemodelan Sistem.............................................................. 49
3.5.1 Statement of Purpose (STP) ............................................................ 49
3.5.2 Gambaran Umum Sistem (Strategi Bisnis)...................................... 50
3.5.3 Diagram Konteks............................................................................ 53
3.5.3.1 Diagram Konteks Umum Sistem................................................. 54
3.5.3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi PT Jasapura
Angkasa Boga............................................................................. 56
3.5.4 Daftar Kejadian .............................................................................. 57
3.5.4.1 Pembuatan Master Data .............................................................. 57
3.5.4.2 Pengelolaan Buku Besar (General Ledger) ................................. 57
3.5.4.3 Pengelolaan Hutang Dagang (Account Payable) ......................... 60
3.5.4.4 Pengelolaan Piutang Dagang (Account Receivable)..................... 62
3.5.4.5 Pembuatan Laporan Keuangan.................................................... 65
3.5.5 DAD (Diagram Alir Data) .............................................................. 66
3.5.5.1 Diagram Berjenjang.................................................................... 66
3.5.5.2 DAD Level 0 Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa
Boga........................................................................................... 67
3.5.5.3 DAD Level 1 Proses Master Data ............................................... 70
3.5.5.4 DAD Level 1 Proses General Ledger .......................................... 71
3.5.5.5 DAD Level 1 Proses Account Payable........................................ 71
3.5.5.6 DAD Level 1 Proses Account Receivable.................................... 72
3.5.5.7 DAD Level 1 Proses Financial Statement ................................... 73
3.5.6 Entitas dan Himpunan Entitas......................................................... 74
3.5.7 Struktur Data .................................................................................. 77
3.5.8 Relationship ................................................................................... 84
3.5.9 Entity Relationship Diagram (ERD) ............................................... 87
3.5.10 Mapping Constrain......................................................................... 89
3.5.11 Normalisasi .................................................................................... 94
3.5.11.1 Normalisasi Tahap Pertama................................................. 94
3.5.11.2 Normalisasi Tahap Kedua ................................................... 95
3.5.11.3 Normalisasi Tahap Ketiga ................................................... 96
3.6 Metode Penyelesaian Masalah............................................................ 98
3.7 Desain User Interface ......................................................................... 99
3.7.1 Rancangan Form Chart of Account............................................... 101
3.7.2 Rancangan Form Journal Configuration....................................... 102
3.7.3 Rancangan Form Invoice Configuration ....................................... 103
3.7.4 Rancangan Form Invoice Account Setup....................................... 104
3.7.5 Rancangan Form PRF Configuration............................................ 105
3.7.6 Rancangan Form Aging ................................................................ 106
ix
3.7.7 Rancangan Form General Ledger................................................. 107
3.7.8 Rancangan Form Trial Balance.................................................... 108
3.7.9 Rancangan Form Income Statement .............................................. 109
3.7.10 Rancangan Form Balance Sheet ................................................... 110
3.8 Alur Analisa ..................................................................................... 111
3.9 Jadwal Kegiatan ............................................................................... 113
BAB IV PENGUJIAN DAN ANALISIS HASIL............................................. 114
4.1 Pengujian ......................................................................................... 114
4.1.1 Tahap Pengujian........................................................................... 114
4.1.2 Ujicoba Instalasi Sistem................................................................ 116
4.1.2.1 Kebutuhan Perangkat Lunak..................................................... 116
4.1.2.2 Persiapan Database Sistem....................................................... 116
4.1.2.3 Proses Instalasi Sistem.............................................................. 121
4.1.2.4 Proses Migrasi Data.................................................................. 124
4.1.3 Ujicoba Antarmuka Sistem........................................................... 126
4.1.3.1 Penampilan Umum................................................................... 126
4.1.3.2 Master Data .............................................................................. 134
4.1.3.3 General Legder ......................................................................... 150
4.1.3.4 Account Receivable.................................................................. 167
4.1.3.5 Account Payable....................................................................... 178
4.1.3.6 Cost Journal.............................................................................. 191
4.1.3.7 Financial Statement .................................................................. 193
4.2 Analisis Hasil ................................................................................... 201
4.2.1 Analisis Keberhasilan Sistem........................................................ 201
4.2.2 Analisis Kelebihan dan Kekurangan Sistem.................................. 204
BAB V PENUTUP .......................................................................................... 206
5.1 Kesimpulan ...................................................................................... 206
5.2 Saran................................................................................................ 207
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 208

x
DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Siklus Akuntansi............................................................................. 11
Gambar 2.2 Contoh Jurnal Umum...................................................................... 12
Gambar 2.3 Contoh Buku Besar Umum Bentuk T.............................................. 13
Gambar 2.4 Contoh Neraca Saldo ...................................................................... 14
Gambar 2.5 Contoh Laporan Laba Rugi ............................................................. 15
Gambar 2.6 Contoh Neraca................................................................................ 16
Gambar 2.7 Notasi kesatuan luar di DFD........................................................... 18
Gambar 2.8 Arus data yang mengalir dari kesatuan luar ke proses. .................... 19
Gambar 2.9 Konsep paket dari data.................................................................... 19
Gambar 2.10 Konsep arus data menyebar........................................................... 20
Gambar 2.11 Konsep arus data mengumpul ....................................................... 20
Gambar 2.12 Notasi proses di DFD.................................................................... 21
Gambar 2.13 Penjelasan di simbol proses .......................................................... 22
Gambar 2.14 Notasi simpanan data di DFD ....................................................... 22
Gambar 2.15 Duplikasi dari simpanan data ........................................................ 23
Gambar 2.16 Contoh entity ................................................................................ 25
Gambar 2.17 Atribut entity................................................................................. 26
Gambar 2.18 Hubungan satu ke satu ke satu ...................................................... 26
Gambar 2.19 Hubungan satu ke banyak atau banyak ke satu.............................. 27
Gambar 2.20 Hubungan banyak ke banyak ........................................................ 27
Gambar 3.1 Desain tabel TBJ_TBTRANSAKSI ................................................ 48
Gambar 3.2 Gambaran Umum Sistem................................................................ 51
Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Sistem Informasi Manajemen PT. Jasapura
Angkasa Boga ........................................................................................ 55
Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa
Boga....................................................................................................... 56
Gambar 3.5 Flowchart proses General Ledger : Journal Transactions. .............. 58
Gambar 3.6 Flowchart proses General Ledger : GL Posting.............................. 59
Gambar 3.7. Flowchart proses Account Payable (a). .......................................... 61
Gambar 3.8 Flowchart proses Account Payable (a)............................................ 62
Gambar 3.9 Flowchart proses Account Receivable (a)........................................ 63
Gambar 3.10 Flowchart proses Account Receivable (b) ..................................... 64
Gambar 3.11 Flowchart proses Financial Statement .......................................... 66
Gambar 3.12 Bagan berjenjang (Hirarchy chart) Sistem Informasi Akuntansi PT.
Jasapura Angkasa Boga.......................................................................... 68
Gambar 3.13 DAD Level 0 Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa
Boga....................................................................................................... 69
Gambar 3.14 DAD Level 1 Proses Master Data................................................. 70
Gambar 3.15 DAD Level 1 Proses General Ledger............................................ 71
Gambar 3.16 DAD Level 1 Proses Account Payable .......................................... 72
Gambar 3.17 DAD Level 1 Proses Account Receivable...................................... 73
Gambar 3.18 DAD Level 1 Proses Financial Statement ..................................... 74
Gambar 3.19 Entity Relationship Diagram (ERD) ............................................. 88
Gambar 3.20 Normalisasi Tahap Pertama Invoice .............................................. 94
Gambar 3.21 Normalisasi Tahap Kedua Invoice................................................. 95
xi
Gambar 3.22 Normalisasi Tahap Ketiga Invoice ................................................ 97
Gambar 3.23 Desain User Interface dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura
Angkasa Boga ...................................................................................... 100
Gambar 3.24 Gambar Rancangan Form Chart of Account ................................ 101
Gambar 3.25 Gambar Rancangan Form Journal Configuration........................ 102
Gambar 3.26 Gambar Rancangan Form Invoice Configuration ........................ 103
Gambar 3.27 Gambar Rancangan Form Invoice Account Setup........................ 104
Gambar 3.28 Rancangan Form PRF Configuration .......................................... 105
Gambar 3.29 Rancangan Form PRF Configuration .......................................... 106
Gambar 3.30 Rancangan Form General Ledger ............................................... 107
Gambar 3.31 Rancangan Form Trial Balance................................................... 108
Gambar 3.32 Rancangan Form Income Statement ............................................ 109
Gambar 3.33 Rancangan Form Balance Sheet .................................................. 110
Gambar 3.34 Gambar Alur Analisa Pembahasan.............................................. 112
Gambar 4.1 Tampilan awal form Restore database pada Enterprise Manager.. 118
Gambar 4.2 Memilih file backup database DB_SIA_JAB_TA........................ 118
Gambar 4.3 Membuat user baru pada SQL Server 2000................................... 119
Gambar 4.4 Menentukan database yang dapat diakses. .................................... 119
Gambar 4.5 Tampilan pada Enterprise Manager setelah user selesai dibuat. .... 120
Gambar 4.6 Membuat DSN baru pada ODBC. ................................................. 120
Gambar 4.7 Memasukkan data username dan password yang digunakan untuk
login..................................................................................................... 121
Gambar 4.8 Menentukan database yang akan diakses. ..................................... 121
Gambar 4.9 Tampilan awal proses instalasi...................................................... 122
Gambar 4.10 Tampilan yang menginformasikan instalasi siap dilakukan. ........ 122
Gambar 4.11 Tampilan saat proses instalasi selesai dilakukan.......................... 123
Gambar 4.12 Tampilan saat proses instalasi telah selesai dilakukan. ................ 123
Gambar 4.13 Shortcut SIA PT. Jasapura Angkasa Boga pada desktop. ............. 123
Gambar 4.14 Shortcut SIA PT. Jasapura Angkasa Boga pada start menu. ........ 124
Gambar 4.15 Program SIA PT. Jasapura Angkasa Boga pada Add or Remove
Programs ............................................................................................. 124
Gambar 4.16 Form proses migrasi data............................................................ 124
Gambar 4.17 Tampilan Splash Screen Sistem.................................................. 127
Gambar 4.18 Bentuk tampilan pertama dari Form Utama................................. 129
Gambar 4.19 Bentuk tampilan kedua dari Form Utama.................................... 129
Gambar 4.20 Tampilan Form Login................................................................. 131
Gambar 4.21 Flowchart proses login user........................................................ 131
Gambar 4.22 Form Perubahan Password (Change Password) .......................... 132
Gambar 4.23 Flowchart perubahan password (change password)..................... 132
Gambar 4.24 Form User Log ........................................................................... 133
Gambar 4.25 Laporan User Log....................................................................... 134
Gambar 4.26 Form List of Group..................................................................... 135
Gambar 4.27 Form Group Configuration......................................................... 136
Gambar 4.28 Flowchart penambahan data group. ............................................ 137
Gambar 4. 29 Fom List of User. ....................................................................... 137
Gambar 4.30 Fom User Configuration............................................................. 138
Gambar 4.31 Flowchart penambahan user baru. .............................................. 138
Gambar 4.32 Form List of Customer. ............................................................... 139
xii
Gambar 4.33 Form Customer Configuration. ................................................... 140
Gambar 4.34 Form Contact Person Configuration. .......................................... 140
Gambar 4.35 Flowchart penambahan data customer dan contact person. ......... 141
Gambar 4.36 Form List of Bank. ...................................................................... 142
Gambar 4.37 Form Bank Configuration. .......................................................... 142
Gambar 4.38 Form BankAccount Configuration. ............................................. 143
Gambar 4.39 Form Branch of Bank Configuration........................................... 143
Gambar 4.40 Flowchart penambahan data bank............................................... 144
Gambar 4.41 Form List of Currency ................................................................ 145
Gambar 4.42 Form Currency Rate Configuration ............................................ 145
Gambar 4.43 Form History of Currency Rate................................................... 146
Gambar 4.44 Flowchart penambahan data currency......................................... 146
Gambar 4.45 Form of Payment List ................................................................. 147
Gambar 4.46 Form of Payment Configuration ................................................. 147
Gambar 4.47 Flowchart penambahan data Form of Payment ........................... 148
Gambar 4.48 Form List of Class ...................................................................... 149
Gambar 4.49 Form Class Account Configuration............................................. 150
Gambar 4.50 Flowchart class account configuration ....................................... 150
Gambar 4.51 Form Chart of Account ............................................................... 151
Gambar 4.52 Form Account Confiuration ........................................................ 152
Gambar 4.53 Flowchart pembuatan account baru ............................................ 153
Gambar 4.54 Form List of General Journal ..................................................... 154
Gambar 4.55 Form General Journal Configuration ......................................... 155
Gambar 4.56 Form General Journal Item Configuration.................................. 155
Gambar 4.57 Report transaksi General Journal................................................ 156
Gambar 4.58 Flowchart transaksi General Journal .......................................... 157
Gambar 4.59 Form List of Adjustment Journal................................................. 158
Gambar 4.60 Form Journal Item Source .......................................................... 159
Gambar 4.61 Form AE Journal Configuration ................................................. 159
Gambar 4.62 Form AE Journal Item Configuration ......................................... 160
Gambar 4.63 Flowchart transaksi Adjustment Entries Journal ......................... 161
Gambar 4.64 Form General Ledger ................................................................. 162
Gambar 4.65 Report General Ledger ............................................................... 163
Gambar 4.66 Flowchart transaksi General Ledger ........................................... 164
Gambar 4.67 Form Financial Statement Generation ........................................ 165
Gambar 4.68 Flowchart Financial Statement Generation................................. 165
Gambar 4.69 Form Open New Accounting Year............................................... 166
Gambar 4.70 Flowchart Open New Periode..................................................... 167
Gambar 4.71 Form List of Invoice.................................................................... 168
Gambar 4.72 Form Invoice Configuration........................................................ 169
Gambar 4.73 Form Invoice Item Configuration................................................ 169
Gambar 4.74 Report Invoice ............................................................................ 170
Gambar 4.75 Flowchart pembuatan invoice. .................................................... 171
Gambar 4.76 Form Invoice Account Setup ....................................................... 172
Gambar 4.77 Flowchart Invoice Account Setup................................................ 173
Gambar 4.78 Form AR Journal Configuration ................................................. 174
Gambar 4.79 Flowchart proses transaksi Account Receivable Journal ............. 174
Gambar 4.80 Form AR Aging........................................................................... 175
xiii
Gambar 4.81 Report AR Aging......................................................................... 176
Gambar 4.82 Flowchart AR Aging ................................................................... 177
Gambar 4.83 Form OR Journal Configuration................................................. 177
Gambar 4.84 Flowchart proses pembuatan transaksi OR Journal..................... 178
Gambar 4.85 Form List of Purchase Order ...................................................... 179
Gambar 4.86 Form Detail of Purchase Order .................................................. 179
Gambar 4.87 Form List of Receiving Report .................................................... 180
Gambar 4.88 Form Detail of Receiving Report ................................................ 181
Gambar 4.89 Form RR Item Invoice................................................................. 181
Gambar 4.90 Flowchart Proses Setup RR Invoice............................................. 182
Gambar 4.91 Form Non RR Invoice Configurations......................................... 183
Gambar 4.92 Form Non RR Invoice Account Setup.......................................... 183
Gambar 4. 93Flowchart Proses Non RR Invoicing ........................................... 184
Gambar 4.94 Form AP Journal Configuration ................................................. 185
Gambar 4.95 Flowchart proses pembuatan transaksi Account Payable Journal 185
Gambar 4.96 Form AP Aging........................................................................... 186
Gambar 4.97 Report AP Aging......................................................................... 187
Gambar 4.98 Flowchart AP Aging ................................................................... 187
Gambar 4.99 Form PRF................................................................................... 188
Gambar 4.100 Form List of Invoice.................................................................. 189
Gambar 4.101 Report PRF............................................................................... 189
Gambar 4.102 Flowchart pembuatan PRF........................................................ 190
Gambar 4.103 Report Payment Journal. .......................................................... 191
Gambar 4.104 Flowchart pembuatan transaksi Payment Journal. .................... 191
Gambar 4.105 Form Cost Journal Configuration............................................. 192
Gambar 4.106 Flowchart pembuatan transaksi Cost Journal............................ 193
Gambar 4.107 Form Trial Balance .................................................................. 194
Gambar 4.108 Report Trial Balance................................................................. 194
Gambar 4.109 Flowchart Trial Balance........................................................... 195
Gambar 4.110 Form Income Statement ............................................................ 196
Gambar 4.111 Report Income Statement .......................................................... 197
Gambar 4.112 Flowcharts Income Statement ................................................... 198
Gambar 4.113 Form Balance Sheet.................................................................. 199
Gambar 4.114 Report Balance Sheet ................................................................ 200
Gambar 4.115 Flowchart Balance Sheet .......................................................... 201
Gambar 4.116 Struktur tabel transaksi pada sistem yang baru .......................... 202

xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Contoh perintah-perintah Data Definition Language (DDL) ............... 35
Tabel 2.2 Contoh perintah-perintah Data Manipulation Language (DML) ......... 35
Tabel 2.3 Contoh fasilitas Data Manipulation Language (DML) ........................ 36
Tabel 3. 1 Struktur tabel Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga
secara keseluruhan ................................................................................. 77
Tabel 3.2 Jadwal Kegiatan ............................................................................... 113

1
BAB I
PENDAHULUAN
Pada pendahuluan dibahas mengenai latar belakang, rumusan masalah
yang mendasari penelitian yang dilakukan dalam Tugas Akhir ini, tujuan,
manfaat, dan batasan masalah.
1.1 Latar Belakang
Organisasi menggantungkan diri pada sistem informasi untuk
mempertahankan kemampuan berkompetisi. Informasi pada dasarnya adalah
sumberdaya seperti halnya pabrik dan peralatan. Produktivitas sebagai suatu hal
yang sangat penting agar tetap kompetitif, dapat ditingkatkan melalui sistem
informasi yang lebih baik.
PT Jasapura Angkasa Boga merupakan suatu perusahaan yang menangani
pelayanan kebutuhan-kebutuhan dalam usaha jasa penerbangan komersial. Jenis
usaha yang diadakan meliputi penyediaan produk makanan dan minuman bagi
usaha penerbangan (airlines catering & lounge) sebagai operasi utama
(main operation) perusahaan, penyediaan produk makanan bagi hotel-hotel
(dalam bentuk produk pastry bakery), penyediaan jasa perawatan pakaian bagi
hotel (laundry), serta usaha-usaha lain yang sejenis. Mengingat banyaknya jenis
usaha yang diselenggarakan oleh perusahaan ini maka dibutuhkan suatu sistem
akuntansi yang efektif dan efisien sehingga bisa dihasilkan pelaporan keuangan
yang akurat sebagai dasar pengambilan kebijakan manajemen dan operasional
perusahaan.
Saat ini kegiatan operasional perusahaan di PT Jasapura Angkasa Boga
telah didukung oleh suatu sistem informasi yang terkomputerisasi dengan
didukung oleh beberapa aplikasi sistem informasi. Aplikasi yang pertama adalah
Aplikasi Muveo menangani transaksi-transaksi Permintaan Pengeluaran Barang
(Store Requisition), transaksi-transaksi Pembelian (Purchasing), dan
Persediaan Barang (Inventory). Sedangkan aplikasi yang kedua yaitu
Aplikasi Inflite Manager untuk menangani transaksi-transaksi proses produksi dan
penjualan produk seperti pemrosesan penawaran kepada konsumen,
Pengendalian Biaya Produksi (Cost Control), dan lain sebagainya. Selain kedua
2
aplikasi di atas juga terdapat beberapa modul-modul aplikasi pendukung yang
dibangun oleh bagian Information Technology (IT) perusahaan dengan mengacu
pada kedua sistem sebelumnya.
Untuk menangani transaksi-transaksi yang berkaitan dengan akuntansi dan
pelaporan keuangan digunakan suatu modul-modul aplikasi di mana sistem basis
data yang dipakai mengacu pada basis data yang digunakan oleh dua aplikasi
sebelumnya. Modul-modul tersebut di antaranya adalah modul aplikasi yang
menangani pemrosesan hutang dagang dan modul aplikasi untuk menerbitkan
laporan keuangan.
Namun di dalam penggunaannya ternyata sistem aplikasi yang dipakai
memiliki beberapa kelemahan. Kelemahan yang pertama adalah terdapatnya
kesalahan-kesalahan penyajian data pada laporan (report) yang dihasilkan.
Kelemahan ini meliputi kesalahan penyajian Neraca (Balance Sheet),
Laporan Laba-Rugi (Income Statement), serta Neraca Saldo (Trial Balance).
Kesalahan-kesalahan tersebut berupa kesalahan proses yang terjadi pada aplikasi
yang mengakibatkan laporan yang dihasilkan tidak sesuai dengan laporan yang
diinginkan.
Kelemahan lainnya adalah pada struktur tabel-tabel pada basis data yang
kurang tepat di mana hal ini mengakibatkan masih terjadi redudansi data dalam
basis data, sehingga untuk penggunaan jangka panjang keefisienan sistem tidak
terjaga. Selain itu, sistem sebelumnya tidak secara penuh mendukung
multicurrency di dalam pemrosesan suatu transaksi. Multicurrency merupakan
pemrosesan transaksi dalam satuan mata uang yang berbeda-beda yang sangat
dibutuhkan oleh perusahaan yang bergerak di bidang pariwisata. Untuk
melakukan penjurnalan, item-item transaksi harus dicatat dengan mata uang
rupiah. Jika terdapat suatu dokumen transaksi yang menggunakan mata uang
selain rupiah maka Bagian Accounting harus mengkonversi mata uang tersebut ke
mata uang rupiah terlebih dahulu secara manual sebelum dilakukan penjurnalan.
Selain itu masih terdapat beberapa proses yang menggunakan sistem
manual dengan menggunakan aplikasi MS Excel. Proses tersebut di antaranya
pembuatan invoice dan Payment Requisition Form (PRF). Proses ini tentunya
sangat rentan dari segi keamanan data apabila masih menggunakan sistem file
3
untuk memprosesnya. Selain itu juga akan menyulitkan untuk melakukan
pencarian data untuk transaksi-transaksi pada waktu lampau.
1.2 Rumusan Masalah
Bagaimanakah rancang bangun suatu sistem informasi akuntansi pada
perusahaan pelayanan jasaboga pesawat udara khususnya di PT. Jasapura
Angkasa Boga.
1.3 Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah dibuatnya suatu sistem perangkat lunak
untuk melakukan pengolahan data pada proses-proses sistem informasi akuntansi
beserta proses-proses yang terjadi di dalamnya sebagai suatu implementasi dari
sistem pengolahan basis data.
1.4 Manfaat
Sistem yang akan dibuat diharapkan mampu menghasilkan suatu sistem
informasi akuntansi terkomputerisasi yang terintegrasi dengan didasarkan pada
sistem yang sudah ada sebelumnya, serta diharapkan dapat menghasilkan
informasi laporan-laporan keuangan yang akurat bagi pemakai informasi tersebut.
Melalui proses perancangan ulang diharapkan kelemahan-kelemahan yang
terdapat dalam sistem sebelumnya dapat diatasi pada sistem yang baru sehingga
mampu menghasilkan sistem yang efektif dan efisien baik untuk penggunaan
jangka pendek maupun jangka panjang.
1.5 Ruang Lingkup dan Batasan masalah
Sistem Informasi Akuntansi yang dibangun merupakan suatu sistem
informasi terkomputerisasi, yang mengacu pada modul-modul yang telah ada
sebelumnya. Sistem dirancang ulang dengan mengintegrasikan modul-modul
aplikasi yang sudah ada, serta dilakukan perbaikan-perbaikan pada struktur tabel-
tabel penyimpanan pada basis data ataupun pada proses-proses tertentu sehingga
dihasilkan sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien yang sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
4
Sistem informasi yang dibangun meliputi :
Pemrosesan Hutang Dagang (Account Payable)
Pemrosesan Piutang Dagang (Account Receivable)
Pengelolaan Jurnal Piutang Dagang (Account Receivable Journal)
Pengelolaan Jurnal Pendapatan (Official Receipt Journal)
Pengelolaan Jurnal Hutang Dagang (Account Payable Journal)
Pengelolaan Jurnal Pembayaran (Payment Journal)
Pengelolaan Jurnal Umum (General Journal)
Pengelolaan Jurnal Penyesuaian (Adjustment Journal)
Pengelolaan Buku Besar (General Ledger)
Serta pembuatan laporan keuangan yang meliputi Neraca (Balance Sheet),
Neraca Saldo (Trial Balance), Laporan Laba Rugi (Income Statement), dan
Buku Besar Umum (General Ledger).
1.6 Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan secara rinci dari bahasan ini adalah sebagai
berikut :
BAB I : Pendahuluan
Berisikan secara lengkap gambaran umum isi tulisan, mulai
latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penulisan,
manfaat penulisan, batasan masalah yang akan dibahas dan
sistematika penulisan.
BAB II : Tinjauan Pustaka
Memuat tentang teori-teori penunjang yang mendasari dalam
membahas permasalahan.
BAB III : Materi dan Metode Perancangan Sistem
Bab ini berisikan tempat dan waktu penelitian, sumber data dan
metode pengumpulan data, bahasa pemrograman, metode analisis,
alur analisis dan jadwal penelitian dalam pembuatan dan
penyusunan Tugas Akhir ini.
5
BAB IV : Pemodelan Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa
Boga.
Bab ini berisikan pembahasan tentang hasil uji coba perangkat
lunak dan menganalisa sistem secara keseluruhan.
BAB V : Penutup
Merupakan rangkuman dari apa yang telah dibahas sebelumnya
serta saran-saran yang ditujukan baik kepada ilmu pengetahuan
atau kepada masyarakat banyak untuk dapat melakukan penelitian
lebih lanjut.
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Tinjauan pustaka membahas mengenai teori dasar akuntansi keuangan,
sistem informasi akuntansi, dan beberapa proses bisnis yang terkait dengan sistem
yang akan dibuat.
2.1 Definisi Akuntansi
Akuntansi bisa didefinisikan sebagai suatu pengidentifikasian, pengukuran,
dan pengkomunikasian informasi keuangan tentang entitas ekonomi kepada pemakai
yang berkepentingan. Akuntansi Keuangan (Financial Accounting) adalah sebuah
proses yang berakhir pada pembuatan laporan keuangan menyangkut perusahaan
secara keseluruhan untuk digunakan baik oleh pihak-pihak internal maupun
pihak eksternal perusahaan (Baridwan, 1992).
2.2 Unsur-unsur Laporan Keuangan
Akuntansi keuangan (Financial Accounting) adalah sebuah proses yang
berakhir pada pembuatan laporan keuangan. Terkait dengan proses tersebut terdapat
beberapa istilah mendasar mengenai unsur-unsur laporan keuangan yaitu sebagai
berikut (Baridwan, 1992):
o Aktiva
Manfaat ekonomi yang mungkin terjadi di masa depan, yang diperoleh atau
dikendalikan oleh sebuah entitas sebagai hasil dari transaksi-transaksi atau
kejadian-kejadian masa lalu.
o Kewajiban
Pengorbanan ekonomi yang mungkin terjadi di masa depan, yang timbul dari
kewajiban berjalan sebuah entitas tertentu, atau kewajiban yang ditimbulkan
oleh transaksi atau kejadian masa lalu untuk mentransfer aktiva atau
menyediakan jasa kepada entitas-entitas lain di masa depan.
7
o Ekuitas
Kepentingan residu dalam aktiva sebuah entitas, setelah dikurangi dengan
kewajibannya. Dalam sebuah entitas bisnis, ekuitas merupakan kepentingan
kepemilikan.
o Investasi oleh pemilik
Kenaikan aktiva bersih sebuah perusahaan yang ditimbulkan oleh transfer
sesuatu yang bernilai dari entitas lain kepada perusahaan tersebut untuk
mendapatkan atau menaikkan kepentingan dan kepemilikan (atau ekuitas) di
dalamnya. Aktiva adalah bentuk yang paling umum diterima sebagai investasi
oleh pemilik, tetapi investasi ini bisa juga meliputi jasa atau kepuasan atau
konversi kewajiban perusahaan.
o Distribusi kepada pemilik
Penurunan aktiva bersih sebuah perusahaan yang diakibatkan oleh
pemindahan aktiva, penyediaan jasa, atau penciptaan kewajiban oleh
perusahaan kepada pemilik. Distribusi kepada pemilik akan menurunkan
kepentingan kepemilikan (atau ekuitas) dalam perusahaan.
o Laba komprehensif
Perubahan ekuitas (aktiva bersih) sebuah entitas selama suatu periode yang
diakibatkan oleh transaksi dan kejadian lain yang bukan bersumber dari
pemilik. Hal ini termasuk semua perubahan ekuitas selama suatu periode
kecuali perubahan yang diakibatkan oleh investasi oleh pemilik dan
distribusi kepada pemilik.
o Pendapatan
Arus masuk atau peningkatan lainnya atas aktiva sebuah entitas atau
pelunasan kewajiban (atau kombinasi dari keduanya) selama suatu periode
dari pengiriman atau produksi barang, penyediaan jasa, atau aktivitas-aktivitas
lain yang merupakan operasi utama atau operasi sentral perusahaan.
8
o Beban
Arus keluar atau penggunaan lainnya atas aktiva sebuah entitas atau terjadinya
kewajiban (atau kombinasi dari keduanya) selama suatu periode dari
pengiriman atau produksi barang, penyediaan jasa, atau aktivitas lain yang
merupakan operasi utama atau operasi sentral perusahaan.
o Keuntungan
Kenaikan ekuitas (aktiva bersih) sebuah perusahaan yang ditimbulkan oleh
transaksi peripheral atau insidentil dan dari semua transaksi serta kejadian
lainnya dan situasi yang mempengaruhi perusahaan selama suatu periode
kecuali yang berasal dari pendapatan atau investasi oleh pemilik.
o Kerugian
Penurunan ekuitas (aktiva bersih) sebuah perusahaan yang ditimbulkan oleh
transaksi peripheral atau insidentil dan dari semua transaksi serta kejadian
lainnya dan situasi yang mempengaruhi perusahaan selama suatu periode
kecuali yang berasal dari beban atau distribusi kepada pemilik.
2.3 Terminologi Dasar Akuntansi Keuangan
Akuntansi keuangan bergantung pada sekelompok konsep yang digunakan
untuk mengidentifikasi, mencatat, mengklasifikasi, dan menginterpretasikan transaksi
serta kejadian lainnya yang berhubungan dengan perusahaan. Beberapa terminologi
dasar yang dipakai dalam mengumpulkan data akuntansi adalah sebagai berikut
(Baridwan, 1992) :
o Kejadian (Event)
Peristiwa yang berpengaruh. Suatu kejadian yang umumnya merupakan
sumber atau penyebab dari perubahan aktiva, kewajiban, dan ekuitas.
Kejadian bisa bersifat eksternal ataupun internal.
o Transaksi (Transaction)
Kejadian eksternal yang melibatkan transfer atau pertukaran antara dua entitas
atau lebih.
9
o Akun (Account)
Catatan sistematis yang memperlihatkan pengaruh dari transaksi dan kejadian
lainnya terhadap aktiva tertentu atau ekuitas. Akun yang terpisah digunakan
untuk setiap aktiva, kewajiban, pendapatan, beban, dan modal
(ekuitas pemilik).
o Akun Riil dan Nominal
Akun riil (permanen) adalah akun-akun aktiva, kewajiban, dan ekuitas; akun-
akun ini muncul pada neraca. Akun nominal (temporer) adalah akun-akun
pendapatan, beban, dan dividen; akun-akun ini muncul pada laporan laba-rugi,
kecuali dividen. Akun nominal akan ditutup secara periodik; sementara
akun riil tidak.
o Buku Besar (Ledger)
Suatu dokumen yang mengandung akun-akun. Setiap akun biasanya memiliki
halaman tersendiri. Buku besar umum berisi semua akun aktiva, kewajiban,
ekuitas pemilik, pendapatan, dan beban. Buku besar pembantu mencatat
rincian yang berhubungan dengan akun buku besar umum tertentu.
o Jurnal
Buku pencatatan awal di mana transaksi dan kejadian-kejadian lainnya dicatat
pertama kali. Berbagai jumlah yang terdapat dalam jurnal kemudian
dipindahkan ke buku besar.
o Pemindahbukuan (Posting)
Proses pemindahan fakta-fakta dan angka-angka penting dari jurnal ke akun
buku besar.
o Neraca Saldo (Trial Balance)
Daftar semua akun terbuka dalam buku beserta saldonya. Neraca saldo yang
tercipta setelah semua penyesuaian dipindahkan ke buku besar disebut dengan
Neraca Saldo Yang Disesuaikan. Neraca saldo yang tercipta setelah semua
ayat jurnal penutup di-posting dinamakan Neraca Saldo Pasca-penutupan.
Neraca saldo bisa dibuat kapan saja.
10
o Ayat Jurnal Penyesuaian (Adjusting Entries)
Ayat jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk memperbaharui
semua akun agar laporan keuangan yang tepat bisa dibuat.
o Laporan Keuangan
Laporan yang mencerminkan pengumpulan, tabulasi, dan ikhtisar akhir dari
data akuntansi. Empat laporan yang umum adalah : (1) Neraca, yang
menunjukkan kondisi keuangan perusahaan pada akhir periode akuntansi,
(2) Laporan Laba Rugi, yang mengukur hasil-hasil operasi selama periode
bersangkutan, (3) Laporan Arus Kas, yang melaporkan kas yang disediakan
oleh aktivitas operasi, investasi, dan pembiayaan selama suatu periode, dan
(4) Laporan Laba Ditahan, yang merekonsiliasi saldo akan laba ditahan dari
awal periode sampai akhir periode.
o Ayat Jurnal Penutup
Proses formal yang dipakai untuk mengurangi semua akun nominal menjadi
nol dan menentukan serta metransfer laba bersih atau rugi bersih ke akun
ekuitas pemilik yang umumnya diistilahkan dengan penutupan buku besar.
2.4 Siklus Akuntansi
Siklus akuntansi dapat diilustrasikan seperti pada Gambar 2.1.
11

Gambar 2.1 Siklus Akuntansi

Langkah pertama dalam siklus akuntansi adalah analisis transaksi dan
kejadian-kejadian tertentu lainnya. Dalam fase ini setiap kejadian-kejadian keuangan
di dalam perusahaan diidentifikasi dan dicatat sesuai dengan kriteria dan standar yang
ditentukan.
Dalam praktek, suatu transaksi serta kejadian tertentu pada awalnya tidak
dicatat dalam buku besar karena satu transaksi akan mempengaruhi dua akun atau
lebih, di mana masing-masing akun ini terdapat dalam halaman berbeda dalam buku
besar. Untuk mengatasi masalah ini dan mencatat setiap transaksi serta kejadian
secara lengkap pada satu tempat, digunakan pencatatan pada jurnal yang merupakan
fase berikutnya. Bentuk jurnal yang paling sederhana adalah daftar transaksi atau
kejadian kronologis yang diekspresikan dalam istilah debet dan kredit pada akun-
akun tertentu yang disebut Jurnal Umum. Dalam beberapa kasus, perusahaan
menggunakan Jurnal Khusus (Special Journal) selain Jurnal Umum. Jurnal Khusus
mengikhtisarkan transaksi-transaksi yang memiliki karakteristik serupa
(misalnya Penerimaan Kas, Penjualan, Pembelian, Pengeluaran Kas) sehingga
12
menghemat waktu yang diperlukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
berbagai tugas pembukuan. Contoh Jurnal umum ditunjukkan pada Gambar 2.2.

JURNAL UMUM Halaman 12
Tanggal Jumlah
2002 Judul Akun dan Keterangan Ref. Debit Kredit
Nov. 1 Peralatan Pengiriman 8 22.400
Hutang Usaha 34 22.400
(Pembelian truk pengiriman secara kredit
dari Auto Sales Co.)
3 Beban Iklan 65 280
Hutang Usaha 34 280
(Menerima faktur untuk biaya iklan dari
Evening Graphic.)
4 Hutang Usaha 34 175
Retur Pembelian 53 175
(Mengembalikan barang dagang yang telah
dibeli secara kredit kepada Yankee Suplly.)
16 Biaya Transportasi Masuk 55 95
Hutang Usaha 34 95
(Menerima memo debet atas biaya
pengangkutan untuk barang yang dibeli
dari Confederate Co.)

Gambar 2.2 Contoh Jurnal Umum
Fase selanjutnya adalah Pemindahbukuan (Posting). Dalam fase ini item-item
yang dimasukkan dalam Jurnal Umum harus ditransfer ke Buku Besar Umum. Fase
ini merupakan bagian dari proses pengikhtisaran dan pengklasifikasian. Dalam proses
pemindahbukuan setiap transaksi yang dicatat dalam jurnal akan dituangkan ke buku
besar sesuai dengan akun dan pos transaksinya secara berurutan. Gambar 2.3
menunjukkan contoh sebuah buku besar bentuk T.
13


Peralatan Pengiriman No. 8
1 Nov. JU 12 22.400

Hutang Usaha No. 34
4 Nov. JU 12 175 1 Nov. JU 12 22.400
3 JU 12 280
16 JU 12 95

Retur Pembelian No. 53
4 Nov. JU 12 175

Biaya Transportasi Pembelian No. 55
16 Nov. JU 12 95

Beban Iklan No. 65
3 Nov. JU 12 280


Gambar 2.3 Contoh Buku Besar Umum Bentuk T.
Neraca Saldo adalah daftar akun beserta saldonya pada suatu waktu tertentu.
Umumnya Neraca Saldo dibuat pada akhir periode akuntansi. Tujuan utama dari
Neraca Saldo adalah untuk membuktikan kesamaan matematis dari debet dan kredit
setelah posting dilakukan. Neraca Saldo juga berguna untuk mendeteksi kesalahan-
kesalahan dalam pembuatan ayat jurnal dan posting di samping bermanfaat untuk
menyusun laporan keuangan. Contoh sebuah Neraca Saldo diperlihatkan seperti
Gambar 2.4.
14

PIONEER ADVERTISING AGENCY INC.
Neraca Saldo
31 Oktober 2002
Debet Kredit
Kas $ 80.000
Piutang Usaha 72.000
Perlengkapan Iklan 25.000
Asuransi Dibayar di Muka 6.000
Peralatan Kantor 50.000
Wesel Bayar $ 50.000
Hutang Usaha 25.000
Pendapan Jasa yang Belum Dihasilkan 12.000
Saham Biasa 100.000
Dividen .5000
Pendapatan Jasa 100.000
Beban Gaji 4.000
Beban Sewa 9.000

$
287.000
$
287.000


Gambar 2.4 Contoh Neraca Saldo
Agar pendapatan dicatat pada periode di mana pendapatan dihasilkan, dan
agar beban dicatat pada periode terjadinya, maka Ayat Jurnal Penyesuaian
(adjusting entries) harus dibuat pada akhir periode akuntansi. Yaitu, penyesuaian
diperlukan untuk memastikan bahwa prinsip-prinsip pengakuan pendapatan dan
penandingan tidak dilanggar.
Setelah semua Ayat Jurnal Penyesuaian dibuat dan diposting, Neraca Saldo
berikutnya lalu dibuat dari akun-akun Buku Besar. Neraca Saldo ini dinamakan
dengan Neraca Saldo Yang Telah Disesuaikan (Adjusted Trial Balance). Neraca
Saldo ini memperlihatkan saldo dari semua akun, termasuk akun-akun yang telah
disesuaikan, pada akhir periode akuntansi. Tujuannya adalah untuk memperlihatkan
pengaruh dari semua kejadian keuangan yang telah terjadi selama periode akuntansi.
Proses berikutnya adalah pembuatan Laporan keuangan. Adapun Laporan
keuangan yang umumnya dibuat oleh suatu perusahaan yaitu Laporan Laba Rugi
(Income Statemen) dan Neraca (Balance Sheet). Pada Laporan Laba Rugi akan
15
diperlihatkan untung / rugi dari operasional perusahaan, sedangkan Neraca akan
melaporkan aktiva, kewajiban, serta ekuitas perusahaan.


UPTOWN CABINET CORPORATION
Laporan Laba Rugi
Untuk Tahun yang Berakhir 31 Desember 2002
Penjualan Bersih $ 400.000
Harga Pokok Penjualan 316.000
Laba Kotor 84.000
Beban Penjualan
Beban Gaji Penjualan $ 20.000
Beban Iklan 2.200
Beban Perjalanan 8.000
Total Beban Penjualan 30.200
Beban Administratif
Gaji, Kantor, dan Umum $ 19.000
Beban Telepon dan Internet 600
Beban Sewa 4.300
Beban Pajak Properti 5.300
Beban Penyusutan - Perabotan dan Peralatan 6.700
Beban Piutang Tak Tertagih 1.000
Beban Asuransi 360
Total Beban Administratif 37.260
Total Beban Penjualan dan Administratif 67.460
Laba Operasi 16.540
Pendapatan dan Keuntungan Lainnya
Pendapatan Bunga 800
Beban dan Kerugian Lain 17.430
Beban Bunga 1.700
Laba Sebelum Pajak Penghasilan 15.640
Pajak Penghasilan 3.440
Laba Bersih $ 12.200
Laba Per Saham $ 1,22

Gambar 2.5 Contoh Laporan Laba Rugi
16


UPTOWN CABINET CORPORATION
Laporan Laba Rugi
Untuk Tahun yang Berakhir 31 Desember 2002

Aktiva

Aktiva Lancar
Kas $ 1.200
Wesel Tagih $ 16.000
Piutang Usaha 41.000
Piutang Bunga 800 $ 57.800
Dikurangi : Penyisihan Piutang Tak Tertagih 3.000 54.800
Persediaan Barang Dagang 40.000
Asuransi Dibayar di Muka 540
Sewa Dibayar di Muka 500
Total Aktiva Lancar 97.040
Properti, Pabrik, dan Peralatan
Perabotan dan Peralatan 67.000
Dikurangi : Akumulasi Penyusutan 18.700
Total Properti, Pabrik, dan Peralatan 48.300
Total Aktiva $ 145.340


Kewajiban dan Ekuitas Pemegang Saham

Kewajiban Lancar
Wesel Bayar $ 20.000
Hutang Usaha 13.500
Hutang Pajak Properti 2.000
Hutang Pajak Penghasilan 3.440
Total Kewajiban Lancar 38.940
Kewajiban Jangka Panjang
Hutang Obligasi, Jatuh Tempo 30 Juni 2007 30.000
Total Kewajiban 68.940
Ekuitas Pemegang Saham
Saham Biasa $ 50.000
Laba Ditahan 26.400
Total Ekuitas Pemegang Saham 76.400
Total Kewajiban dan Ekuitas Pemegang Saham $145.340

Gambar 2.6 Contoh Neraca

17
Prosedur yang umumnya diikuti untuk mengurangi saldo akun nominal (temporer)
menjadi nol dalam rangka menyiapkan akun-akun tersebut untuk periode berikutnya
dikenal sebagai Proses Penutupan (Closing Proccess). Dalam Proses Penutupan,
semua saldo akun pendapatan dan beban (pos-pos Laporan Laba Rugi) ditransfer ke
akun kliring atau akun temporer yang disebut Ikhtisar Laba Rugi, yang hanya
digunakan pada akhir setiap periode akuntansi.
Neraca saldo yang ketiga juga bisa dibuat setelah Ayat Jurnal Penutup
dipindahkan ke Buku Besar. Neraca Saldo setelah penutupan, yang umumnya disebut
Neraca Saldo Pasca Penutupan (Post-closing Trial Balance) yang memperlihatkan
bahwa jumlah debet dan kredit yang sama telah diposting ke akun Ikhtisar Laba-Rugi.
Setelah laporan keuangan selesai dibuat dan pembukuan ditutup, hal ini
biasanya bermanfaat untuk membalik sebagian Ayat Jurnal Penyesuaian sebelum
mencatat transaksi reguler pada periode berikutnya. Ayat jurnal semacam ini biasanya
disebut sebagai Ayat Jurnal Pembalik (Reversing Entries). Ayat Jurnal Pembalik
dibuat pada awal periode akuntansi berikutnya dan merupakan kebalikan dari
Ayat Jurnal Penyesuaian terkait yang telah dibuat pada periode sebelumnya
(Hopwood, 2000).
2.5 Perangkat Pemodelan Sistem
Terdapat beberapa teknik dalam pemodelan Sistem sehingga Sistem dapat
dibaca dan dipahami secara lebih jelas.
2.5.1 Diagram Konteks
Diagram Konteks merupakan diagram yang menggambarkan sebuah sistem
secara garis besar dan dari diagram ini dapat dipecah menjadi proses-proses atau
bagian yang lebih kecil lagi yang disebut DFD.
2.5.2 Event List (EL)
Event List (EL) adalah daftar narasi stimuli (daftar kejadian) yang terjadi
dalam lingkungan dan mempunyai hubungan dengan respon yang diberikan sistem.
Aturan-aturan dalam EL antara lain daftar kejadian yang dibuat dan digambarkan
18
dalam bentuk tekstual sederhana yang berfungsi memodelkan kejadian dalam
lingkungan dimana sistem harus memberikan respon. Ketika membuat EL maka
harus diperhatikan perbedaan antara kejadian dan kejadian yang berelasi dengan
aliran.
2.5.3 Data Flow Diagram (DFD)
Diagram arus data (data flow diagram atau DFD) adalah diagram yang
menggunakan notasi-notasi tertentu untuk menggambarkan arus dari data sistem.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sisterm yang telah ada atau
sistem baru yang akan dikembangkan secara fisik dimana data tersebut mengalir
(misalnya lewat telepon atau surat) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan
disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan
sistem yang terstruktur. DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
2.5.3.1 Simbol yang Digunakan DFD
Beberapa simbol yang digunakan di DFD untuk maksud mewakili:
a. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)
Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa
orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang
akan memberi input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat
disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotak dengan sisi kiri dan
atasnya berbentuk garis tebal. Kesatuan luar dapat diberi identifikasi dengan huruf
kecil di ujung kiri atas sebagai berikut :


Gambar 2.7 Notasi kesatuan luar di DFD
19
b. Data flow (arus data)
Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data mengalir
diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus
dari data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti.


Gambar 2.8 Arus data yang mengalir dari kesatuan luar ke proses.

Konsep dari arus data yang perlu diperhatikan :
o Konsep paket dari data (packet of data)
Data yang mengalir secara bersama-sama harus ditunjukkan sebagai suatu
arus data, walaupun misalnya terdiri dari beberapa dokumen.


Gambar 2.9 Konsep paket dari data

o Konsep Arus Data Menyebar
Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus data
yang sama dari sumber yang sama ke tujuan yang berbeda.
20

Gambar 2.10 Konsep arus data menyebar

o Konsep Arus Data Mengumpul
Arus data mengumpul menunjukkan bebarapa arus data yang berbeda dari
sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama.


Gambar 2.11 Konsep arus data mengumpul

21
o Konsep Sumber dan Tujuan Arus Data
Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke suatu
proses (dapat salah satu atau kedua-duanya, yaitu berasal dari suatu proses
menuju ke bukan suatu prosas atau berasal dari bukan suatu proses tetapi
menuju ke suatu proses atau berasal dari suatu proses dan menuju ke suatu
proses).
c. Process (proses)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan
arus data yang akan keluar dari proses.


Gambar 2.12 Notasi proses di DFD
Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi berikut ini :
1. Identifikasi proses
Identifikasi ini umumnya merupakan suatu angka yang menunjukkan
nomor acuan dari proses dan di tulis pada bagian atas simbol proses.
2. Nama proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut,
biasanya berbentuk suatu kalimat dan diawali dengan kata kerja.
3. Pemroses
Bila proses dilakukan secara maual, tidak dengan komputer maka
pemroses harus ditunjukkan.

22

Gambar 2.13 Penjelasan di simbol proses
Umumnya kesalahan proses di DFD adalah sebagai berikut ini.
1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini
disebut dengan black hole (lubang hitam).
2. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input dan
kesalahn ini disebut dengan miracle (ajaib).
d. Data store (simpanan data)
Simpanan data (data store) merupakan simpanan data yang dapat berupa sebagai
berikut :
o Suatu file atau database di sistem komputer
o Suatu arsip atau catatan manual
o Suatu kotak tempat data di meja seseorang
o Suatu tabel acuan manual
o Suatu agenda atau buku.
Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal
parallel yang tertutup di salah satu ujungnya.


Gambar 2.14 Notasi simpanan data di DFD
23
Beberapa kemungkinan arus data terkait dengan proses antara lain :
1. Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan sebuah
arus data.
2. Suatu proses yang menerima lebih dari arus data dan menghasilkan sebuah
arus data.
3. Suatu proses yang menerima suatu arus data dan menghasilkan lebih dari
sebuah arus data.
Supaya gambar dari DFD tidak ruwet karena banyaknya garis arus data yang
saling berpotongan, maka kesatuan luar dan simpanan data dapat digambarkan
lebih dari sebuah. Duplikasi dari kesatuan luar dapat diidentifikasi dengan garis
miring (/) atau dengan asterik (*). Sedangkan duplikasi dari simpanan data dapat
diidentifikasikan dengan garis vertikal ( | ) atau dengan asterik (*).


Gambar 2.15 Duplikasi dari simpanan data
2.5.3.2 Bentuk Diagram Arus Data
Terdapat 2 bentuk DAD, yaitu diagram arus data fisik (physical data flow
diagram) dan diagram arus data logika (logical data flow diagram).
a. Diagram Arus Data Fisik (DADF)
DADF lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem
yang lama). Penekanan dari DADF adalah bagaimana proses-proses dari sistem di
terapkan (dengan cara apa, oleh siapa dan dimana), termasuk proses-proses
manual. DADF harus memuat sebagai berikut :
o Proses manual juga digambarkan.
o Nama arus data harus menunjukkan fakta penerapannya semacam nomor
formulir dan medianya.
o Simpanan data dapat menunjukkan simpanan non komputer.
24
o Nama dari simpanan data harus menunjukkan tipe penerapannya apakah
secara manual atau komputerisasi.
o Proses harus menunjukkan nama dari pemroses.
b. Diagram Arus Data Logika (DADL)
DADL lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan
(sistem yang baru). DADL tidak menekankan pada bagaimana sistem diterapkan,
tetapi penekanannya hanya pada logika dari kebutuhankebutuhan sistem. Untuk
proses komputerisasi, penggambaran DADL yang hanya menunjukkan
kebutuhan-kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya
proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses komputer saja.
2.5.3.3 Pedoman Menggambar DAD
Pedoman untuk menggambar DAD adalah sebagai berikut :
a. Identifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di sistem.
b. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.
c. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram).
d. Gambarlah diagram berjenjang (hirarchy chart ) untuk semua proses yang ada
di sitem terlebih dahulu.
e. Gambarlah sketsa DAD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses
di bagian berjenjang.
f. Gambarlah DAD untuk level-level berikutnya, yaitu level 1 dan seterusnya
untuk tiap-tiap proses yang di pecah-pecah sesuai dengan bagan
berjenjangnya.
g. Menggambar DAD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah.
h. Menggabungkan semua DAD dalam suatu diagram
2.5.3.4 Perbedaan DAD Dengan Bagan Alir
DAD sangat berbeda dengan bagan alir. Perbedaanya adalah sebagai berikut:
a. Proses di DAD dapat berlangsung secara paralel, sehingga prosesproses
dapat dilakukan secara serentak.
25
b. DAD lebih nmenunjukkan arus data dari data di suatu sistem, sedangkan
bagan alir lebih menunjukkan arus dari prosedur dan bagan alir program lebih
menunjukkan arus dari algoritma.
c. DAD tidak menunjukkan proses perulangan (loop) dan proses keputusan
(decision) sedangkan bagan alir menunjukkannya.
2.5.3.5 Keterbatasan DAD
Keterbatasan dari DAD adalah sebagai berikut :
a. DAD tidak menunjukkan proses perulangan (loop).
b. DAD tidak menunjukkan proses keputusan (decision).
c. DAD tidak menunjukkan proses perhitungan.
2.5.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar
penyimpanan (dalam DFD). ERD digunkan untuk memodelkan struktur data dan
hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. ERD menggunakan sejumlah
notasi dan simbol untuk menggambaran struktur dan hubungan antar data. Ada tiga
macam simbol, yaitu:
o Entity
Entity adalah suatu obyek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai,
sesuatu yang lebih penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat.
Entity digambarkan menggunakan segi empat.

Gambar 2.16 Contoh entity

o Atribut
Entity mempunyai elemen yang disebut atribut., dan berfungsi mendeskripsikan
karakter entity. Dalam hal ini setiap ERD bisa terdapat lebih dari satu atribut. Isi
dari suatu atribut mempuyai sesuatu yang dapat mengidentifikasi isi entity satu
dengan yang lainnya.
User
26

Gambar 2.17 Atribut entity
o Hubungan sama lain.
Entity dapat berhubungan satu sama lain. Hubungan ini dinamakan
relationship. Sebagaimana halnya entity, maka dalam hal hubunganpun harus
dibedakan antara hubungan atau bentuk antar entity dengan isi dari hubungan itu
sendiri.
Pada suatu hubungan (relationship) terdapat tiga jenis relasi antar entitas,
yang melputi :
a. Hubungan satu ke satu ke satu (one-to-one)
Sebuah relasi dikatakan one-to-one bila sebuah record pada tabel A
berhubungan tepat dengan hanya satu record di tabel B, sebaliknya satu
record di tabel B berhubungan tepat dengan satu record di tabel A. Pada
one-to-one ini tidak diharuskan membentuk suatu tabel baru. Adapun contoh
relasi one-to-one adalah sebagai berikut:


Gambar 2.18 Hubungan satu ke satu ke satu
User
username
password
otoritas
27

b. Hubungan satu ke banyak atau banyak ke satu (one-to-many or many-to-one)
Sebuah relasi dikatakan one-to-many bila sebuah record pada tabel A
berhubungan dengan satu atau lebih record di tabel B dan begitupun satu
record di tabel B berhubungan dengan lebih dari satu record di tabel A. Relasi
ini merupakan relasi yang paling umum terjadi dalam dunia database.
Pada one-to-many ini boleh membentuk tabel baru dan boleh juga tidak.
Adapun contoh relasi one-to-many or many-to one adalah sebagai berikut:


Gambar 2.19 Hubungan satu ke banyak atau banyak ke satu

c. Hubungan banyak ke banyak (many-to-many)
Sebuah relasi dikatakan many-to-many bila sebuah record pada tabel A
behubungan dengan lebih dari satu record di tabel B, dan begitupun record di
tabel B berhbungan dengan lebih dari satu record di tabel A. Relasi
many-to-many merupakan relasi yang rumit dan banyak mengundang
masalah. Masalah yang terjadi biasanya adalah banyaknay pengulangan data
(redunant data), kesulitan untuk proses pengisian data, pembaruan data
maupun penghapusan data perlu dilakukan suatu tindakan khusus, yang
biasanya dengan menciptakan suatu tabel khusu yang menjembatani
hubungan tersebut (biasa disebut tabel penghubung / linking table). Adapun
contoh relasi many-to-many adalah sebagai berikut :


Gambar 2.20 Hubungan banyak ke banyak

2.5.5 Normalisasi
28
Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi
tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu
diuji pada beberapa kondisi. Apakah terdapat kesulitan pada saat menambah,
menghapus, mengubah, dan membaca pada suatu database. Bila kesulitan pada
pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecah pada beberapa tabel lagi.
Tahapan-tahapan dalam teknik normalisasi adalah sebagai berikut :
a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan
mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi.
Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
b. Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form)
Bentuk normal kesatu memiliki ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat tabel
(tabel datar), data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari
field-field berupa atomic value, tidak ada set atribut yang berulang-ulang atau
bernilai ganda.
c. Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form)
Bentuk normal kedua memiliki syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria
bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi
pada kunci utama (primary key, atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu
kejadian yang spesifik dan dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas).
Untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan field-field kunci.
Field kunci haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi
anggotanya.
d. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form)
Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal
kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif.
Dengan kata lain, setiap atribut bukan merupakan kunci haruslah bergantung
hanya pada primary key secara menyeluruh.
e. Bentuk Normal Boyce-Codd (Boyce-Codd Normal Form)
29
Bentuk Normal Boyce-Codd merupakan bentuk paksaan yang lebih kuat dari
bentuk normal ketiga. Untuk menjadi bentuk normal Boyce-Codd, relasi harus
dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada
atribut superkey (kunci super).
2.6 Konsep Database Management System (DBMS)
Perancangan sistem yang baik harus sesuai dengan beberapa komponen
konsep dalam database management system. Konsep tersebut diantaranya :
2.6.1 Definisi Database
Basis data (database) adalah kumpulan data terhubung yang disimpan secara
bersama pada suatu media, tanpa adanya suatu kerangkapan data, sehingga mudah
untuk digunakan kembali, dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi
secara optimal, data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang
akan menggunakannya, data disimpan sedemikian rupa sehingga apabila ada
penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan
terkontrol.
2.6.2 Definisi DBMS
DBMS merupakan kumpulan tabel yang saling berkaitan bersama dengan
program sebagai pengelolanya. Basis data adalah kumpulan datanya, sedangkan
program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program untuk membaca
data, mengisi data, menghapus data, melaporkan data dalam basis data.
2.6.3 Istilah-Istilah dalam Sistem Basis Data
Beberapa istilah yang penting dan sering digunakan dalam penyusunan suatu
basis data adalah :
a. Enterprise, yaitu suatu bentuk organisasi. Data yang disimpan dalam basis
data merupakan data operasional dari suatu enterprise. Contoh : Sekolah,
Rumah Sakit, Bank dan lain sebagainya.
b. Entitas, yaitu obyek yang dapat dibedakan dengan obyek lainnya. Contoh:
dalam enterprise sekolah terdapat entitas mahasiswa, mata kuliah.
30
c. Atribut, yaitu sebutan untuk mewakili suatu entity. Contoh : dalam entitas
mahasiswa memiliki atribut NIM, Nama, Alamat dan Agama.
d. Nilai Data atau Data Value, yaitu informasi yang tercakup dalam setiap
elemen data. Isi dari atribut disebut Nilai Data.
e. Record (Tuple), yaitu kumpulan field-field yang saling berkaitan yang
menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap.
f. File, yaitu kumpulan record-record yang sejenis dimana mempunyai panjang
elemen yang sama, atribut yang sama namun berbeda-beda data value-nya.
g. Database, yaitu kumpulan file-file yang mempunyai ikatan antara satu file
dengan file lainnya sehingga membentuk suatu bangunan data.
2.6.4 Kegunaan DBMS
Tujuan awal dan utama dalam pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah
agar kita dapat memperoleh atau mencari data dengan mudah dan cepat. Selain itu
pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi tujuan berikut :
1. Kecepatan dan kemudahan.
Basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan dan melakukan
perubahan terhadap data dan menampilkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Efisiensi ruang penyimpanan (space).
Efesiensi ruang penyimpanan dapat dilakukan karena dapat dilakukan penekanan
jumlah redudansi data, baik dengan penerapan sejumlah pengkodean atau dengan
menggunakan relasi-relasi antar kelompok data yang saling berhubungan.
3. Keakuratan (accuracy).
Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan
menerapkan aturan tipe data, domain data dan lainnya secara ketat dapat menekan
ketidakakuratan pemasukan data atau penyimpanan data.
31
4. Ketersediaan (availability).
Pertumbuhan data sejalan dengan waktu akan semakin membutuhkan ruang
penyimpanan yang besar, padahal tidak semua data digunakan. Karena itu kita
dapat memilih adanya data utama, data transaksi, data historis hingga data
kadaluarsa.
5. Kelengkapan (completeness).
Lengkapnya data yang dikelola dalam sebuah basis data bersifat relatif dan untuk
menambah kelengkapan, maka dapat ditambahkan record-record data.
6. Keamanan (security).
Dalam membangun basis data, kita dapat menentukan siapa saja yang berhak
menggunakan basis data dan operasi apa saja yang boleh dilakukan.
7. Kebersamaan pemakaian (share ability).
Pemakaian basis data umumnya tidak terbatas pada satu pemakai atau satu lokasi
saja. Basis data juga dapat dikelola oleh sistem yang didukung lingkungan banyak
pemakai (multiuser).
2.6.5 Komponen DBMS
Sistem basis data yang lengkap akan memiliki komponen-komponen utama
yaitu sebagai berikut :
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras yang mendukung sistem basis data antara lain :
a. Unit pusat pengolah (CPU), berjumlah satu untuk sistem stand alone atau
lebih dari satu untuk sistem jaringan.
b. Media penyimpan data, berupa harddisk atau removable disk untuk keperluan
backup data.
c. Media input, berupa keyboard, kamera, scanner.
d. Perangkat jaringan untuk koneksi, berupa LAN card, modem, wireless,
inframerah.
e. Media output, berupa monitor untuk tampilan visual atau printer untuk
mencetak laporan.
32
2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengoperasikan sistem basis data adalah
sistem operasi dan program pendukung DBMS. Sistem operasi adalah program
yang mengaktifkan atau memfungsikan sistem komputer, mengendalikan seluruh
sumber daya seperti proses I/O, memanajemen file-file. Sistem operasi yang
banyak digunakan antara lain Microsoft Windows 98/Me/2000/NT/XP/2003,
LINUX, UNIX, MS-DOS. Program pendukung DBMS antara lain DBaseIII/IV,
Foxbase, Foxpro, MySQL, SQL Server, Ms. Access, Oracle.
3. Basis Data (Database).
Sistem database dapat memiliki beberapa database. Setiap database memiliki
sejumlah objek database seperti tabel, indeks, prosedur tersimpan dan lain-lain.
Disamping menyimpan data, setiap database juga menyimpan definisi struktur
baik untuk database maupun objek-objeknya secara detail. Yang sangat
ditonjolkan dalam database adalah pengaturan, pemilahan, pengelompokan dan
pengorganisasian data yang akan kita simpan sesuai fungsi dan jenisnya.
Pemilahan, pengelompokkan dan pengorganisasian ini dapat berbentuk sejumlah
tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom-kolom atau field-field data
dalam setiap tabel.
Dalam setiap tabel terdapat record-record yang sejenis, sama bentuk. Satu record
terdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field
tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record.
Operasi yang berkenaan dengan pembuatan database dan tabel merupakan
operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya. Sedangkan
operasi-operasi yang berkaitan dengan isi tabel (data) merupakan operasi rutin
yang akan berlangsung berulan-ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang
lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan dan pengolahan data dalam database.
33
4. Pemakai (User)
Manusia merupakan elemen penting pada sistem basis data. Pemakai ini terbagi
atas empat kategori :
a. System Engineer yaitu tenaga ahli yang bertanggung jawab atas pemasangan
sistem basis data dan juga mengadakan peningkatan serta melaporkan
kesalahan dari sistem tersebut kepada pihak penjual.
b. Administrator Basis Data, yaitu tenaga ahli yang mempunyai tugas
mengawasi basis data , merencanakan dan mengaturnya.
c. Programmer, yaitu bertugas membuat program aplikasi yang diperlukan oleh
pemakai akhir dengan menggunakan data yang terdapat dalam sistem basis
data.
d. Pemakai Akhir, yaitu tenaga ahli yang menggunakan data untuk mengambil
suatu keputusan yang diperlukan dalam suatu instansi atau perusahaan.
5. Aplikasi (Perangkat Lunak) Lain.
Aplikasi lain ini bersifat opsional. Artinya ada tidaknya tergantung pada
kebutuhan kita. DBMS yang digunakan lebih berperan dalam pengorganisasian
data dalam database, sementara bagi pemakai database khususnya yang menjadi
end user dapat dibuatkan program aplikasi khusus untuk melakukan pengisian,
pengubahan dan pengambilan data. Program aplikasi ini ada yang disediakan
bersama dengan DBMS-nya, ada juga yang dirancang dan dibuat sendiri dengan
menggunakan aplikasi lain yang khusus untuk pengorganisasian database.
2.6.6 Abstraksi DBMS
Pembuatan DBMS dan aplikasi basis data memiliki tujuan untuk
menyediakan layanan antar muka (interface) dalam melihat data pemakai. Untuk itu,
hal detail tentang bagaimana data disimpan dan dipelihara akan disembunyikan oleh
sistem. Maka dari itu, sering kali data yang dilihat oleh pemakai sebenarnya berbeda
dengan yang tersimpan secara fisik. Abstraksi data merupakan tingkatan atau level
bagaimana melihat data dalam sebuah sistem database. Terdapat 3 (tiga) tingkat
abstraksi data, yaitu :
34
1. Tingkat Fisik (Physical Level)
Bagaimana sesungguhnya suatu data itu disimpan ditunjukkan pada tingkat ini.
Pada tingkat ini juga pemakai berkompeten dalam mengetahui bagaimana
representasi fisik dari penyimpanan dan pengorganisasian data.
2. Tingkat Logik atau Konseptual (Conceptual Level)
Dalam tingkat ini digambarkan data apa yang disimpan sebenarnya dalam
database dan hubungannya dengan data yang lain.
3. Tingkat Penampakan (View Level)
Merupakan tingkat tertinggi dari abstraksi data. Pada tingkat ini hanya sebagian
data yang ditunjukkan dari database. Hanya sebagian data atau informasi dalam
database yang dibutuhkan pemakai dan yang kemunculannya di depan pemakai
diatur oleh program aplikasi yang digunakan.
2.6.7 Bahasa DBMS
DBMS merupakan perantara bagi pemakai dengan database dalam media
penyimpanan seperti harddisk maupun removable disk. Cara berinteraksi antara
pemakai dengan database tersebut diatur dalam suatu bahasa khusus yang ditetapkan
oleh perusahaan pembuat DBMS. Bahasa itu disebut sebagai Bahasa Database atau
Database Language yang terdiri atas sejumlah perintah (statement) yang
diformulasikan dan dapat diberikan pemakai dan dikenali oleh DBMS untuk
melakukan suatu aksi seperti permintaan (query) data tertentu. Contoh-contoh bahasa
database seperti SQL (Structured Query Language).
Sebuah bahasa database biasanya dapat dipilah ke dalam dua kategori yaitu :
1. Data Definition Language (DDL)
DDL adalah bahasa yang disepesifikasikan untuk medifinisikan data dan objek
database. Jika perintah ini digunakan, entri akan dibuat kedalam kamus data
(data dictionary). Di dalam kategori ini terdapat beberapa contoh-contoh perintah
seperti pada Tabel 2.1 berikut :
35
Tabel 2.1 Contoh perintah-perintah Data Definition Language (DDL)
Perintah Fungsi
CREATE TABLE Membuat tabel baru
ALTER TABLE Menambah satu atau lebih kolom (field) pada tabel
yang baru dibuat
DROP TABLE Menghapus suatu tabel
CREATE INDEKS Membuat indeks
DROP INDEKS Menghapus tabel yang sudah terindeks
CREATE VIEW Memanipulasi data
DROP VIEW Menghapus file view
2. Data Manipulation Language (DML)
Data manipulation language (DML) adalah bahasa yang diperbolehkan pemakai
untuk mengakses atau memanipulasi data yang telah diorganisasikan sebelumnya
dalam model data yang tepat. Beberapa perintah yang termasuk dalam DML
seperti pada Tabel 2.2 berikut :
Tabel 2.2 Contoh perintah-perintah Data Manipulation Language (DML)
Perintah Fungsi
SELECT Menentukan data atau informasi yang akan keluar dari
tabel-tabel
UPDATE Mengubah isi record pada suatu tabel
DELETE Menghapus sebuah field
INSERT Menyisipkan suatu record
Commit Menuliskan perubahan kedalam Disk
Rollback Membatalkan perubahan yang dilakukan setelah
perintah Commit yang terakhir
36
Beberapa fasilitas yang telah disediakan dalam DML antara lain seperti pada
Tabel 2.3 berikut :
Tabel 2.3 Contoh fasilitas Data Manipulation Language (DML)
Perintah Fungsi
ALL Mendapatkan semua baris yang sesuai dengan
WHERE
DISTINCT Mendapatkan baris yang tidak duplikat
WHERE Menyatakan kondisi yang akan digabungkan dengan
operator logika seperti AND, OR, NOT, dengan
operator pembanding <, >, =
GROUP BY Mengelompokkan baris-baris dengan isi kolom yang
sama
ORDER BY Menyusun tabel hasil dengan nilai pada satu atau lebih
dari satu kolom
COUNT Menghitung jumlah baris
SUM Menghitung jumlah nilai
AVG Menghitung nilai rata-rata
MIN Menghitung nilai minimal
2.7 SQL Server 2000
SQL Server 2000 adalah sebuah database relasional yang dirancang untuk
mendukung aplikasi dengan arsitektur client/server, di mana database terdapat pada
komputer pusat yang disebut Server, dan informasi digunakan bersama-sama oleh
beberapa user yang menjalankan apikasi di dalam komputer lokalnya yang disebut
dengan client. Arsitektur semacam ini memberikan integritas data yang tinggi, karena
semua user bekerja dengan informasi yang sama.
2.7.1 Arsitektur dan Komponen SQL Server 2000
Database SQL Server dibagi ke dalam beberapa komponen logikal, seperti
misalnya tabel, view, dan element-elemen lain yang terlihat oleh user. Elemen-elemen
ini secara fisik disimpan di dalam dua atau lebih file di dalam disk. Format file atau
lokasi dimana elemen-elemen logik ini ditulis, tidak diketahui oleh user sistem. SQL
Server 2000 bisa mengandung beberapa database yang digunakan oleh beberapa
user. Sebuah perusahaan bisa memiliki satu database yang digunakan oleh banyak
37
user pada beberapa departemen, atau perusahaan tersebut bisa memiliki beberapa
database yang hanya digunakan khusus oleh beberapa user tertentu dalam masing-
masing departemen.
2.7.2 Edisi-edisi SQL Server 2000
SQL Server 2000 hadir dalam beebrapa edisi yang semuanya berisi mesin dan
tool database inti, antara lain :
1. Edisi Business Server (SBS)
Edisi Business Server merupakan edisi yang paling teratas kemampuannya
dan paling tepat diapakai untuk keperluan pribadi. Edisi ini hanya mendukung
sebuah database berukuran maksimal 10 GB dan tidak mendukung layanan
OLAP untuk penyimpanan data pada SQL Server.Edisi ini tidak didukung
sistem operasi Windows Server.
2. Edisi Standard
Edisi standard merupakan edisi dengan dukungan sistem operasi windows NT
Server maupun Mivrosoft Windows NT Server Enterprise Edition. Dukungan
kapasitas databasenya tidak terbatas dan terdapat layanan OLAP penyimpanan
data pada SQL Server.
3. Edisi Enterprise
Edisi Enterprise merupaka edisi dengan dukungan sistem operasi Microsoft
Windows NT server Enterprise Edition. Dukungan kapasitas databasenya
tidak terbatas dan terdapat layanan OLAP penyimpanan data pada SQL
Server. Selain mendapat dukungan memori extended dan failover, jumlah
SMP CPU sampai 32.
4. Edisi Developer
Edisi ini diluncurkan bersama-sama dengan Microsoft Visual Studio dan
hanya disarankan untuk pengembangan aplikasi Visual.
38
5. Edisi Desktop Engine
Edisi MSDE (Microsoft Data Engine) tidak mendukung interface, alat bantu
manajemen, kemampuan analisi, penggabungan aplikasi, dan Book Online.
MSDE memiliki batas ukuran maksimal 2 GB dan diperuntukkan bagi
aplikasi dengan user tidak lebih dari 5 user secara bersamaan.
6. Edisi Windows CE
Edisi Windows CE adalah versi SQL Server untuk alat-alat yang menjalankan
Windows CE.
2.7.3 Membangun Database dengan SQL Server
Pengertian database adalah sekumpulan data/informasi yang teratur
berdasarkan kriteria tertentu yang saling berhubungan. Dalam dunia komputer,
database bisa dikategorikan sangat spesial karena selalu menjadi hal yang utama
dalam perancangan sistem komputer suatu perusahaan. Alasan database menjadi
prioritas utama dalam perancangan sistem komputer suatu perusahaan adalah :
a. Database tidak hanya berisi data tetapi juga berisi rencana atau model data.
b. Database dapat menjadi sumber utama yang digunakan secara bersama-sama
oleh berbagai pemakai dalam perusahaan sesuai kebutuhan.
Dalam mengimplementasikan database, SQL Server akan menyimpan
database baru ke dalam dua struktur yaitu :
a. Data
Data pada SQL Server akan disimpan dalam file yang berakhiran *.mdf. File
ini senantiasa berkembang sesuai dengan penyimpanan tabel dan objek
database lainnya. Selain mempunyai penyimpanan primer, database SQL
Server juga mempunyai penyimpanan sekunder yang berfungsi sebagai
backup yaitu file *.ndf.
39
b. LOG
File yang berisikan catatan transaksi atau perintah-perintah yang digunakan
untuk memanipulasi data disimpan dengan akhiran *.ldf. Adapun catatan
transaksi yang terjadi antara lain :
a. Mencatat data baru (Insert Table)
b. Mencatat modifikasi tabel (Update Table)
c. Mencatat penghapusan data (Delete Table)
Jika terjadi kesalahan perintah sehingga menyebabkan kerusakan data
(failure/crash), proses recovery otomatis dilakukan dengan membaca log transaksi
dan melakukan proses rollback untuk transaksi yang belum selesai atau terhapus. Saat
database dibuat, model database disalin dari System Tables. Data ini disimpan dalam
satuan Page dimana setiap Page terdiri dari 8 KB. Pada setiap Page, digunakan
sebanyak 96 Bytes untuk header, sedangkan sisanya digunakan untuk menyimpan
data. Untuk setiap baris (row) pada tabel tidak dapat melebihi 1 page. Sedangkan
untuk tabel dan indeks disimpan dalam Satuan Extent dimana satu Extent berjumlah 8
pages yang berkesinambungan.
Sedangkan log dari transaksi secara default berkembang sebanyak 25% dari
data. Untuk memperbaiki kinerja database, sebaiknya Log ditempatkan pada Storage
yang berbeda.
2.7.4 Tipe Data Pada SQL Server
Setiap kolom didalam tabel mempunyai nilai yang terkait dengan tipe data
tertentu. Himpunan yang berupa nilai kolom yang valid atau dapat diterima
(Acceptable) disebut dengan Domain. Jika suatu kolom mempunyai nilai di luar
domain dianggap sebagai pelanggaran integritas data. Sedangkan usaha untuk
mengelompokkan nilai dalam suatu himpunan disebut dengan Constraint atau
batasan nilai.
40
Beberapa tipe data berikut ini adalah tipe data yang berlaku di MSSQL, antara
lain :
a. Kelompok tipe data Biner (Binary Data)
o Binary
Mendefinisikan bilangan dengan ukuran tetap hingga 8000 byte.
o Varbinary
Mendefinisikan bilangan dengan ukuran bervariasi hingga 8000 byte.
o Image
Mendefinisikan binary data untuk menyimpan image (.gif, .jpg, .tif) dengan
ukuran yang bervariasi hingga 2.147.483.647 byte.
b. Kelompok tipe data karakter (Character Data)
o Char (n)
Mendefinisikan nilai string sepanjang n karakter sampai dengan batas
maksimal sebesar 8000 byte. Jika nilai n tidak disebutkan maka panjang
karakternya adalah 1.
o Varchar (n)
Mendefinisikan nilai string sepanjang n karakter sampai dengan batas
maksimal sebesar 8000 byte.
o Text
Mendefinisikan semua jenis data yang berupa text seperti memo, dokumen,
listing program dimana ukurannya dapat mencapai 2.147.483.647 byte
c. Kelompok tipe data Unicode (Unicode Data)
Unicode adalah karakter internasional yang menampung 16 bit per karakter.
Unicode digunakan oleh bahasa latin seperti Jepang, Jerman, Cina dan
sebagainya.
o Nchar
Karakter unicode mempunyai ukuran tetap hingga 4000 byte
41
o Nvarchar
Karakter unicode mempunyai ukuran yang bervariasi hingga 4000 byte.
o Ntext
Karakter unicode mempunyai ukuran hingga 1.073.741.823 byte.
d. Kelompok tipe data Tanggal dan Waktu (Date and Time Data)
o Datetime
Mendefinisikan data tanggal dan jam (waktu) mulai 1 Januari 1753 sampai
dengan 31 Desember 9999, dengan akurasi 3,33 milidetik..
o Smalldatetime
Mendefinisikan data tanggal dan jam (waktu) mulai 1 Januari 1900 sampai
dengan 31 Desember 2079, dengan akurasi 1 menit.
e. Kelompok tipe data Bilangan (Numeric Data)
o Bigint
Mendefinisikan nilai integer yaitu bilangan bulat dengan batasan nilai antara
2^63 x(-9223372036854775808) sampai dengan 2^63-1
(9223372036854775807).
o Int
Mendefinisikan nilai integer yaitu bilangan bulat dengan batasan nilai antara
-2.147.483.648 sampai dengan 2.147.483.678.
o Smallint
Mendefinisikan nilai integer yaitu bilangan bulat dengan batasan nilai antara
-32.768 sampai dengan 32.767.
o Tinyint
Mendefinisikan nilai integer yaitu bilangan bulat dengan batasan nilai antara 0
sampai dengan 255.
o Decimal (n,p) atau Numeric (n,p)
Mendefinisikan bilangan pecahan , baik fixed decimal atau floating point.
Nilai n adalah jumlah byte total dengan panjang antara 1 sampai 32.
Sedangkan p adalah jumlah digit bilangan di belakang titik decimal.
42
o Float (n)
Mendefinikan bilangan mulai -1.79E+308 sampai dengan 1.79E+308.
o Real
Mendefinisikan bilangan mulai -3.40E+38 sampai dengan 3.40E+38.
f. Kelompok tipe data Moneter (Monetery Data)
o Money (n,p)
Mendefinisikan nilai moneter dari -922.377.203.685.477,5808 sampai dengan
922.377.203.685.477,5807.
o Smallmoney (n,p)
Mendefinisikan nilai moneter dari -214.748,3648 sampai dengan
214.748,3647.
g. Kelompok tipe data Istimewa (Special Data)
o Bit
Merupakan tipe data yang terdiri 0 dan 1, yang mewakili dua buah kondisi
yaitu kondisi benar dan kondisi salah.
o Uniqueindentifier
Merupakan tipe data eksklusif untuk menyimpan nilainilai bersifat unik
(tidak sama antara niali yang satu dengan yang lainnya).
o Sql_variant
Merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan nilai dari dengan
berbagai macam tipe data berbeda yang didukung oleh SQL server kecuali
tipe data text, ntext, timestamp, image, dan sql_variant.
o Table
Digunakan untuk menyimpan serangkaian data yang akan digunakan untuk
proses lebih lanjut. Tipe data ini digunakan untuk mendeklarasikan variabel
local, atau untuk digunakan sebagai nilai balik dari suatu fungsi.
43
o Timestamp
Tipe data ini diguanakan untuk menunjukkan aktivitas yang teradi di dalam
baris pada table yang bersangkutan. Jika terjadi penambahan data pada table
maka data dengan tipe ini akan bertambah secara otomatis.
o User-defined data types
Merupakan tipe data khusus yang didefinisikan oleh user.
2.8 Open Database Connectivity (ODBC)
Open Database Connectivity (ODBC) merupakan Application Programming
Interface (API) database yang khusus digunakan untuk mengakses database
relasional. ODBC terdapat dalam setiap komputer yang menggunakan Windows
sebagai sistem operasinya.
Dalam ODBC disediakan berbagai Application Programming Interface (API)
yang berguna untuk menyederhanakan dan memberikan standar bagi berbagai
kegiatan pemrograman. Keuntungan utama mempergunakan ODBC ini adalah
fleksibilitas. Fleksibel di sini artinya pengubahan jenis database yang dipergunakan
oleh sebuah aplikasi tidak akan mempengaruhi kode program aplikasi tersebut. Selain
itu prosesnya cepat namun kompleks dan memiliki sebuah kurva belajar yang tajam.
ODBC terdapat dalam Control Panel windows, yang ditunjukkan dengan ikon
Data Sources (ODBC). Hanya saja tempat tampilan ODBC dari menu taskbar tidak
sama untuk beberapa sistem operasi Windows. Hal ini tergantung dari versi Windows
itu sendiri.
Pada ODBC terdapat dua hal penting yang berkaitan dengan koneksi ke
database yaitu :
o Database Driver
Database Driver adalah software/driver yang berfungsi untuk membuat
koneksi ke database yang sesuai dengan driver tersebut. Setiap database
memiliki driver yang spesifik, sehingga dalam sebuah ODBC dapat berisi
lebih dari satu database driver.
44
o Data Source Name (DSN)
Data Source Name (DSN) adalah nama/alias dari database yang digunakan
oleh program, yang koneksinya melalui ODBC.
2.9 Data Source Name (DSN)
Dalam ODBC terdapat beberapa jenis Data Source Name (DSN) yang akan
menentukan otoritas pemakai database, yaitu :
o User DSN
User DSN bersifat private bagi user pembuatnya, artinya DSN jenis ini hanya
dapat dipergunakan oleh user yang membuatnya.
o System DSN
System DSN bersifat public dalam sebuah komputer, artinya semua user yang
mempergunakan komputer di mana system DSN diinstal dapat
memperunakannya walupun bukan pembuatnya.
o File DSN
File DSN adalah satu-satunya DSN yang bisa di-share dan dapat
dipergunakan komputer lain yang memiliki driver database yang sama,
dengan demikian setting untuk koneksi ke database cukup dilakukan pada
satu komputer saja dan komputer yang lain cukup me-load-nya saja. File DSN
ini umumnya dipergunakan untuk aplikasi multiuser pada suatu LAN.
Setting DSN pada setiap jenis database senantiasa berbeda. Setting koneksi
ODBC, pada dasarnya dapat digolongkan menjadi dua jenis yaitu :
o Setting koneksi ke Destop Database
Desktop Database adalah database-database berskala kecil yang umumnya
digunakan secara personal saja, seperti Microsot Visual Foxpro da Microsoft
Access. Setting koneksi ke database-database semacam ini relatif mudah,
yaitu cukup dengan mengisi properti path DSN yng dibuat, dengan
path/directory database yanga dipergunakan.
45
o Setting koneksi ke Client/Server Database
Cient/Server Database adalah database-database berskala besar yang
umumnya menyimpan seluruhdata suatu organisasi dan dipergunakan oleh
banyak personal dalam organisasi melalui jaringan komputer organisasi,
seperti Microsof SQL Server, Oracle, dan Sybase. Setting koneksi ke
database-database semacam ini relatif lebih sulit karena memerlukan sedikit
pengeahuan tentang jaringan komputer.
46
BAB III
METODE DAN PERANCANGAN SISTEM
Dalam Bab Metode dan Perancangan Sistem ini dipaparkan tempat dan waktu
penelitian, sumber data, metode pengumpulan data, bahasa pemrograman, perangkat
pemodelan sistem, metode penyelesaian masalah, rancangan tampilan User interface
sistem, alur analisis sistem dan jadwal kegiatan.
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian dan observasi ini dilakukan pada Perusahaan Inflite Catering
Service yaitu di PT. Jasapura Angkasa Boga dari bulan April 2006 sampai Juli 2006.
3.2 Data
Terdapat dua faktor yang perlu diperhatikan dalam mengamati kebutuhan-
kebutuhan pengolahan data (data processing requirements) terhadap proses
perancangan sistem informasi ini, yaitu sumber data dan metode pengumpulan data.
3.2.1 Sumber Data
Data diperoleh dari PT. Jasapura Angkasa Boga berupa data primer serta data
sekunder. Data primer berupa dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses
akuntansi yang meliputi Delivery Order (DO), Invoice, Purchase Order (PO),
Payment Requestion Form (PRF), jurnal-jurnal keuangan serta Buku Besar, dan lain
sebagainya. Data sekunder berupa bisnis proses dari modul-modul aplikasi sistem
sebelumnya.
3.2.2 Metode Pengumpulan Data
1. Metode Observasi, yaitu pengumpulan data dengan mengadakan penelitian
secara langsung pada perusahaan Catering Service. Adapun pengamatan yang
dilakukan berupa pengamatan dokumen-dokumen yang digunakan, pengamatan
pada sistem informasi sebelumnya, serta pengamatan pada proses-proses bisnis
manual yang masih dilakukan di perusahaan tersebut.
47
2. Metode Studi Literatur, yaitu mengumpulkan data dan teori yang terkait, baik
mengenai sistem informasi secara umum ataupun mengenai sistem informasi
akuntansi.
3. Metode Interview, Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data
dengan melakukan melakukan wawancara dengan bagian-bagian terkait di
PT. Jasapura Angkasa Boga yaitu Bagian Finance and Accounting serta
Bagian Human Resource and General Affair (HR & GA) terutama pada Sub
Bagian Information Technology (IT).
3.3 Bahasa Pemrograman
Untuk pengimplementasian digunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual
Basic 6.0, sedangkan DBMS yang digunakan yaitu Microsoft SQL server 2000.
Untuk menampilkan data dalam bentuk grid digunakan komponen tambahan
ComponentOne VsFlexGrid 7.0. Adapun alasan pemilihan komponen tambahan
adalah untuk memudahkan desain antarmuka aplikasi dengan data pada database.
Untuk pelaporan (report) data dari database digunakan Crystal Report 8.5.
3.4 Identifikasi Terhadap Kelemahan Sistem
Dari observasi yang dilakukan di PT. Jasapura Angkasa Boga baik dari segi
desain basisdata maupun dari hasil pengamatan langsung terhadap proses kerja
sistem, maka dapat diidentifikasi permasalah sebagai berikut :
Sistem yang belum terintegrasi secara menyeluruh.
Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan di PT. Jasapura Angkasa masih
merupakan modul-modul sistem yang belum terintegrasi secara menyeluruh.
Sistem informasi yang digunakan masih merupakan modul-modul aplikasi
yang terpisah-pisah, sehingga akan menyulitkan dalam memproses suatu
transaksi. Modul-modul tersebut di antaranya : Aplikasi Muveo menangani
transaksi-transaksi Permintaan Pengeluaran Barang (Store Requisition),
Pembelian (Purchasing), dan Persediaan Barang (Inventory); Aplikasi Inflite
Manager untuk menangani transaksi-transaksi proses produksi dan penjualan
produk seperti pemrosesan penawaran kepada konsumen, Pengendalian Biaya
48
Produksi (Cost Control); modul aplikasi yang menangani pemrosesan hutang
dagang dan pembuatan laporan keuangan yang dibuat oleh Bagian IT di PT
Jasapura Angkasa Boga.
Struktur tabel pada database.
Struktur tabel pada database untuk data transaksi (TBJ_TBTRANSAKSI)
memungkinkan terjadinya redundansi data. Struktur data pada tabel sistem
sebelumnya seperti gambar berikut.

Gambar 3.1 Desain tabel TBJ_TBTRANSAKSI

Dari gambar tersebut terlihat tabel tersebut belum merupakan bentuk yang
ternormalisasi sehingga masih memungkinkan redundansi data. Selain itu
tabel transaksi yang digunakan untuk menyimpan data transaksi hanya pada
tabel TBJ_TBTRANSAKSI sehingga untuk penggunaan jangka panjang hal ini
tidak efektif sebab akan menurunkan performa sistem saat pencarian data.
Beberapa proses masih menggunakan sistem file.
Beberapa proses masih menggunakan sistem file untuk menyimpan data
dengan menggunakan aplikasi MS Excel. Proses-proses tersebut di antaranya
pembuatan invoice dan PRF. Penggunaan sistem file sangat rentan dari segi
keamanan data. Selain itu akan menyulitkan user ketika ingin melakukan
pencarian terhadap data transaksi pada waktu lampau.
49
Kesalahan penyajian report dan kesalahan proses.
Awalnya PT. Jasapura Angkasa Boga menggunakan Sistem Muveo untuk
melakukan pencetakan laporan keuangan. Namun dalam implementasinya
ternyata terdapat kesalahan dalam penyajian laporan keuangan yang
diinginkan. Hal ini kemudian disingkapi dengan membuat modul aplikasi lain
untuk menerbitkan laporan keuangan yang terpisah dengan aplikasi
sebelumnya. Selain itu terdapat kesalahan proses saat penjurnalan di mana
sistem sebelumnya memungkinkan penjurnalan disimpan dalam keadaan
saldo debit dan kredit tidak seimbang.
Tidak secara penuh mendukung multicurrency.
Multicurrency merupakan pemrosesan transaksi dalam satuan mata uang yang
berbeda-beda yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang bergerak di
bidang pariwisata. Untuk melakukan penjurnalan item-item transaksi pada
jurnal harus dimasukkan dengan mata uang rupiah. Jika terdapat suatu
dokumen transaksi yang menggunakan mata uang selain rupiah maka
Bagian Accounting harus mengkonversi mata uang tersebut ke mata uang
rupiah terlebih dahulu secara manual sebelum dilakukan penjurnalan.
3.5 Perangkat Pemodelan Sistem
Berikut adalah perangkat pemodelan sistem yang menjelaskan proses aliran
data dan sistem yang dibuat.
3.5.1 Statement of Purpose (STP)
Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga adalah sistem
informasi yang mengelola data dan informasi keuangan di PT. Jasapura Angkasa
Boga. Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga mencakup
pengolahan data keuangan berdasarkan data dari Sistem Informasi Inventory, serta
pengolahan data keuangan dari kejadian-kejadian ekonomis perusahaan lainnya.
Adapun proses-proses penting yang terjadi dalam sistem ini meliputi pemrosesan
invoice, pemrosesan hutang dagang dan piutang dagang, penjurnalan, serta
pembuatan laporan keuangan.
50
3.5.2 Gambaran Umum Sistem (Strategi Bisnis)
Gambaran umum sistem dibagi menjadi dua bagian yaitu Front Office dan
Back Office sesuai dengan hubungan sistem dengan pihak luar (Customer) dan proses
intern sistem. Gambaran umum sistem ini dimulai dengan proses pemberian
quotation atau penawaran menu catering dan informasi harga kepada pihak Customer
oleh bagian Marketing dan Menu Developmnet. Customer dapat melakukan observasi
atau survei ke dalam perusahaan untuk mengadakan penilaian secara langsung
sebelum membuat kontrak.
Pihak Customer dapat memberikan informasi pemesanan catering atau
perubahan jadwal penerbangannya lewat Bagian Operation Center (OC). Revisi atau
perubahan jadwal penerbangan pesawat akan disampaikan ke bagian gudang dan
bagian produksi oleh bagian Operation Center untuk mengatur jadwal produksi dan
pengaturan menu. Pengiriman Catering dan formulir bukti transaksi pengiriman
catering (Delivery Order) ke pihak Costumer akan dilakukan oleh bagian pengiriman
(Handling ) setelah sebelumnya diproses di bagian pengepakan (Preparation).
Gambaran umum sistem digambarkan seperti pada Gambar 3.2.
51
PR
Catering pesanan
Catering/makanan, DO
Barang+
PO+DO
1
1
AP
Pembayaran
General Casier
General Accounting
Cost Control
Order (SR),Revisi
Order + Schedule
flight
Data Menu
Quotation /
Penawaran
Manual Catering Order
Daftar Menu
Order
Data piutang
(DO+Invoice)
Front Office
Back Office
DO
SR
PO
PO
RR
Jurnal Voucher
Data AR
Pembayaran
Data Utang
Kontrak
Preparation
Barang
Order
Order/SR
Barang + DR
Schedule flight&
Lst Menu
Finance Account PRF
PV
Invoice
Barang+DR
2
2
Costumer / AirLines
Sales Marketing
Operation/OC
Handling
Production
Invoice
Store
General Casier AR
Receiving Supplier
General Casier
AR
Purchasing
AR
Accounting
AP
Cost Control
DO
Data menu yang disetujui
L
a
p
o
r
a
n

p
e
n
g
e
l
u
a
r
a
n

p
r
o
d
u
k
s
i
Rekap
DR,Lap.Pengg.barang,
StockOpname,Spoil
PR
Order
RR,Barang

Gambar 3.2 Gambaran Umum Sistem
Keterangan :

= Garis aliran data = Unit atau Divisi, proses = Unit yang akan dikerjakan sebagai project.
= Garis Koordinasi
52
DO : Delivery Order atau formulir bukti pengiriman barang
PO : Purchase Order atau formulir pemesanan barang ke Supplier
RR : Receiving Report atau laporan penerimaan barang dari Supplier
PR : Purchase Requisition atau formulir permintaan pembelian barang ke Bagian
Pembelian
SR : Store Requisition atau formulir permintaan barang ke gudang
PRF : Payment Request Form atau formulir permintaan pembayaran sejumlah uang
PV : Payment Vaucher atau voucher pembayaran yang ditujukan kepada General Cashier

Setelah makanan dikirimkan ke Costumer maka Accounting khususnya
Bagian Account Receivable atau AR akan membuat invoice atau nota tagihan yang
ditujukan kepada Customer untuk meminta pembayaran berdasarkan formulir
pengiriman catering atau Delivery Order (DO) yang dibuat oleh Bagian Operation
Center. Customer melakukan pembayaran atau perjanjian pembayaran (piutang)
melalui General Cashier. Proses selanjutnya adalah data piutang, delivery order dan
invoice diserahkan oleh General Cashier kepada Accounting khususnya bagian
Account Receivable untuk direkap dan diproses lebih lanjut.
Untuk proses produksi, user dibagian produksi melakukan pemesanan barang
ke gudang atau yang disebut dengan Store Request (SR) dan mengisi formulir
delivery sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang. Bila jumlah barang yang
diperlukan tidak sesuai atau kurang dari yang diperlukan maka user di bagian gudang
dapat melakukan pemesanan barang ke Supplier dengan membuat transaksi yang
disebut Purchase Request (PR) yang ditujukan kepada bagian pembelian atau
Purchasing. User dibagian pembelian akan mengolah data pesanan barang dari
gudang (Purchase Request) tersebut dengan mengisi data harga, data supplier dan
informasi lain dan membuat transaksi pemesanan barang ke Supplier atau yang
disebut dengan Purchase Order (PO). Bagian pembelian atau Purchasing akan
melakukan konfirmasi untuk meminta persetujuan kepada user yang membuat
formulir pemesanan barang atau purchase request tersebut untuk melakukan cek
apakah pemesanan barang tersebut sudah benar. Dalam proses pengolahan data
purchase request dan pembuatan transaksi pemesanan barang ke Supplier atau
53
Purchase Order, user dibagian pembelian akan melakukan konsultasi dengan
Supplier untuk membuat perjanjian penawaran harga, diskon dan informasi lainnya.
Setelah semua informasi yang diperlukan sudah benar maka bagian pembelian akan
membuat formulir transaksi pemesanan barang atau Purchase Order (PO). Laporan
transaksi pemesanan barang atau Purchase Order ini akan ditujukan kepada Supplier
sebagai penyedia barang dan Accounting khususnya Account Payable (bagian
Accounting yang bertugas untuk memperoses pembayaran atau tagihan) untuk
dilakukan proses lebih lanjut.
Supplier akan mengirimkan barang yang dipesan oleh bagian pembelian ke
bagian penerimaan barang (Unit Receiving) sedangkan invoice-nya dikirim langsung
ke Accounting bagian Account Payable (AP). Proses pembayaran secara fisik
dilakukan oleh General Cashier. Proses pembayaran di Accounting melalui beberapa
prosedur yaitu pembuatan PRF (Payment Request Form) kepada Finance untuk
meminta persetujuan melakukan sejumlah pembayaran. Finance akan mengeluarkan
PV (Payment Voucer) yaitu persetujuan pembayaran sejumlah uang yang ditujukan
ke General Cashier yang bertugas melakukan pembayaran secara fisik.
Masalah koordinasi pengeluaran/penggunaan barang untuk proses produksi,
biaya yang diperlukan untuk proses produksi dan lain-lainya dikoordinir oleh bagian
Accounting yang disebut Cost Control. Cost Control akan meminta laporan
penggunaan barang perdepartemen untuk mengetahui informasi biaya pengeluran
barang. Laporan transaksi Stock Opname (transaksi perbandingan jumlah barang
digudang dengan jumlah barang yang tercatat pada sistem) dan transaksi Spoil
(transaksi barang rusak) akan ditujukan kepada Cost Control sehingga Cost Control
dapat mengetahui informasi keadaan barang didalam gudang.
3.5.3 Diagram Konteks
Untuk memperjelas keterhubungan data antara kedua sistem maka dibuatkan
suatu diagram umum sistem. Diagram umum kemudian dipecah menjadi dua bagian
yaitu diagram konteks Sistem Inventory PT.Jasapura Angkasa Boga dan Sistem
Informasi Akuntansi PT.Jasapura Angkasa Boga.
54
3.5.3.1 Diagram Konteks Umum Sistem
Diagram Konteks Umum dimaksudkan untuk menggambarkan keterhubungan
data antara Sistem Inventory PT.Jasapura Angkasa Boga dengan Sistem Informasi
Akuntansi PT.Jasapura Angkasa Boga. Sistem Inventory merupakan bagian dari
Sistem Akuntansi sehingga data keluaran yang dihasilkan pada Sistem Inventory
(misalnya Delivery Request, Receiving Report) akan menjadi data masukan untuk
Sistem Informasi Akuntansi PT.Jasapura Angkasa Boga. Data seperti Purchase
Order, Spoil, StockOpname, Retur, laporan penggunaan barang dan lain-lain adalah
keluaran dari proses pada Sistem Inventory dan akan diproses lebih lanjut oleh Sistem
Informasi Akuntansi PT.Jasapura Angkasa Boga.
55

Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Sistem Informasi Manajemen PT. Jasapura Angkasa Boga
56
3.5.3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi PT Jasapura Angkasa Boga
Diagram konteks Sistem Informasi Akuntansi PT Jasapura Angkasa Boga
ditunjukkan pada Gambar 3.4.

Inventory
3
Payment Voucher,
Cash
Supplier
5
Invoice
0
ACCOUNTING
INFORMATION
SYSTEM
Head of Accounting
2
Account, Opening
Balances, General
Journal Data, Posting
Order, Closing Order
Active Retur, Passive Retur,
Stock Opname, Spoil
Active Retur, Passive
Retur, Stock Opname,
Spoil, RR, PO
Root Administrator
1
Group, Group Privileges, User,
Customer, Contact Person,
Bank, Bank Account, Bank
Branch, Currency, History
Currency , Form of Payment,
Class Account
Customer
6
Cash
Invoice, Confirmation
Operation
7
DO, DO Recap
Plan Approved
DO Recap Plan
Management
4
DO Recap Approved,
Approved PRF
General Ledger Transaction,
Trial Balance, Income
Statement, Balance Sheet,
DO Recap, DO, PRF Plan

Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga

Dari diagram konteks tersebut dapat diketahui terdapat tujuh entitas luar dari
system yaitu yang dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Root Administrator merupakan pengguna sistem yang memiliki otoritas penuh
terhadap sistem.
2. Head of Accounting yang merupakan Kepala Bagian Akuntansi di PT
Jasapura Angkasa Boga.
3. Inventory yaitu sistem manajemen persediaan di PT. Jasapura Angkasa Boga.
57
4. Management merupakan penentu kebijakan-kebijakan yang terkait dengan
perusahaan.
5. Supplier merupakan penyalur barang-barang yang dibutuhkan untuk
operasional perusahaan.
6. Customer yang merupakan konsumen dari produk-produk PT. Jasapura
Angkasa Boga.
7. Operation merupakan bagian yang terkait dengan proses operasional
perusahaan.
3.5.4 Daftar Kejadian
Pada Sistem Informasi Akuntansi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga
terdapat beberapa proses penting yang dapat dikategorikan sebagai berikut :
3.5.4.1 Pembuatan Master Data
Proses pembuatan master data merupakan proses pembuatan data pokok yang
diperlukan untuk memproses transaksi-transaksi yang dilakukan dalam sistem.
Adapun data pokok yang dibuat meliputi data pengguna (user), pengelompokan hak
akses (group), Customer, bank, mata uang, dan jenis pembayaran.
3.5.4.2 Pengelolaan Buku Besar (General Ledger)
Pada dasarnya proses pengelolaan Buku Besar berhubungan dengan
pengelolaan Daftar Akun (Chart of Account), pengelolaan transaksi pada Jurnal
Umum (General Journal), pengelolaan transaksi-transaksi penyesuaian pada Jurnal
Penyesuaian (Adjustment Entries Journal), posting transaksi jurnal ke Buku Besar,
serta penutupan periode akuntansi.
58

Gambar 3.5 Flowchart proses General Ledger : Journal Transactions.
59

Gambar 3.6 Flowchart proses General Ledger : GL Posting
60
Proses pengelolaan Daftar Akun (Chart of Account) berkaitan dengan
pengolahan data account yang mutlak harus ada dalam sebuah sistem akuntansi.
Untuk mendaftarkan account untuk pertama kalinya, user harus memasukkan saldo
awal dari account yang bersangkutan.
Proses selanjutnya adalah penjurnalan. Ada dua jenis jurnal yang bersifat
umum yang mencatat transaksi-transaksi selain transaksi Account Payable dan
Account Receivable yaitu Jurnal Umum (General Journal) dan Jurnal Penyesuaian
(Adjustment Antries Journal). Transaksi pada Jurnal Penyesuaian akan berasal dari
dokumen-dokumen pada Inventory seperti Retur, Spoil, dan Stock Opname.
Proses berikutnya adalah proses posting ke Buku Besar (Ledger). Proses ini
akan memindahkan transaksi-transaksi pada jurnal ke Buku Besar sesuai dengan
account dalam Buku Besar. Dari proses ini akan didapat saldo dari masing-masing
account yang akan digunakan sebagai dasar dalam membuat laporan keuangan.
3.5.4.3 Pengelolaan Hutang Dagang (Account Payable)
Proses Hutang Dagang meliputi pengelolaan transaksi-transaksi keuangan
yang berkaitan dengan hutang dagang perusahaan. Proses ini meliputi pengelolaan
invoice dari Supplier berdasarkan Receiving Report dari Inventory, pencatatan Journal
Hutang Dagang (Account Payable Journal), pembayaran hutang dagang serta
pencatatannya pada Journal Pembayaran (Payment Journal).
Proses Account Payable dimulai dengan pengiriman dokumen-dokumen dari
Inventory yang terkait dengan proses Account Payable seperti Receiving Report dan
Purchase Order. Ketika barang dikirimkan oleh Supplier akan disertakan invoice
yang akan diserahkan ke Bagian Accounting. Bagian Accounting akan mencocokkan
invoice dengan dokumen-dokumen dari Inventory dan akan mengkonfirmasi bila
terdapat ketidakcocokan. Invoice-invoice tersebut kemudian akan dicatat dalam Jurnal
Piutang Dagang (Account Payable Journal).
Untuk melakukan pembayaran terlebih dahulu akan dibuat PRF (Payment
Requisition Form) sebagai rencana pembayaran. PRF kemudian akan diajukan ke
Manajemen untuk mendapat persetujuan. Setelah mendapat persetujuan akan
61
diterbitkan Payment Voucher (PV) yang akan dikirimkan ke Supplier pada saat
pembayaran. PV kemudian dicatat pada Jurnal Pembayaran (Payment Journal).
Inventory Accounting GM Supplier
START
Invoice
Check
RR & PO
Invoice
Any Invoice
Correction ?
Invoice Corection
Yes
No
Invoices
Recap
PRF Creation
PRF
Approoved ?
No
Yes
Invoice
Transaction
AP Journal
AP Journal
Input
Invoice
Create PRF ?
B
Yes
No
A

Gambar 3.7. Flowchart proses Account Payable (a).
62

Gambar 3.8 Flowchart proses Account Payable (a)
3.5.4.4 Pengelolaan Piutang Dagang (Account Receivable)
Proses Piutang Dagang berkaitan dengan pengelolaan piutang dagang
perusahaan yang meliputi pembuatan invoice, pencatatan piutang dagang pada Jurnal
Piutang Dagang (Account Receivable Journal), pembayaran oleh pelanggan beserta
pencatatan transaksi tersebut pada Jurnal Penerimaan Kas (Official Receipt Journal).
63
Operation Accounting GM Costumer
DOs
DO Recap
DO Recap Plan
Approved?
DO Recap Plan
Approved?
Yes
No
DO Recap Plan
No
Yes
Invoicing
Start
A

Gambar 3.9 Flowchart proses Account Receivable (a).
64

Gambar 3.10 Flowchart proses Account Receivable (b)
Proses Account Receivable dimulai dengan pengiriman dokumen Delivery
Order (DO) ke Accounting dari Bagian Operation Centre. DO yang dikirimkan
kemudian akan direkapitulasi oleh Bagian Accounting. Hasil rekapitulasi tersebut
akan dibawa kembali ke Operation Centre untuk melakukan cross check. Rekap DO
yang telah diperiksa oleh Bagian Operation Centre akan dikirim ke Manajemen
untuk meminta persetujuan. Dari rekapitulasi DO yang telah disetujui tersebut akan
dijadikan dasar untuk pembuatan invoice.
Invoice kemudian akan dikirimkan ke Customer. Setelah invoice tersebut
dikirimkan, invoice tersebut akan dicatat sebagai transaksi piutang dalam Account
Receivable Journal.
65
Customer kemudian akan melakukan pembayaran sesuai dengan nilai yang
dicantumkan pada invoice. Pada saat pembayaran akan diterbitkan bukti pembayaran
yang kemudian akan dicatat sebagai transaksi penerimaan kas pada Official Receipt
Journal.
3.5.4.5 Pembuatan Laporan Keuangan
Proses Pembuatan Laporan Keuangan merupakan proses pencetakan laporan-
laporan keuangan pokok yang dibutuhkan oleh Manajemen perusahaan. Adapun
laporan keuangan yang dibuat meliputi Buku Besar (General Ledger), Neraca
Percobaan (Trial Balance), Neraca (Balance Sheet), dan Laporan Rugi Laba (Trial
Balance).
Laporan Buku Besar (General Ledger) memuat transaksi-transaksi yang telah
dikategorikan menurut account. Dari Buku Besar didapat informasi saldo suatu
account pada periode saat tertentu serta history transaksi-transaksi yang
menghasilkan saldo tersebut.
Trial Balance merupakan laporan keuangan yang menampilkan daftar account
beserta saldo transaksinya untuk satu bulan berjalan. Ada empat macam saldo
transaksi yang ditampilkan yaitu saldo pada awal bulan berjalan (beginning balance),
saldo akumulasi transaksi debit selama satu bulan berjalan (debit), saldo akumulasi
transaksi kredit selama satu bulan berjalan (credit), dan saldo transaksi pada akhir
bulan berjalan (balance).
Income Statement merupakan laporan yang melaporkan keuntungan atau
kerugian perusahaan pada suatu bulan berjalan. laporan ini hanya melibatkan
beberapa account saja yaitu account dengan kategori account 4 (Revenues), account 5
(Cost of Goods Sold), account 6 (Commercial, General, and Administration), dan
account 7 (Other Income / Expenses).
Balance Sheet (Neraca) merupakan laporan keuangan yang melaporkan
kondisi keuangan perusahaan pada suatu akhir bulan tertentu. Adapun pada laporan
keuangan ini hanya dilibatkan beberapa account saja yaitu account dengan kategori
account 1 (Asset), account 2 (Liabilities), dan account 3 (Equity).
66

Gambar 3.11 Flowchart proses Financial Statement
3.5.5 DAD (Diagram Alir Data)
Diagram Alir Data meliputi diagram berjenjang dan proses aliran data pada
level satu sampai dengan level selanjutnya.
3.5.5.1 Diagram Berjenjang
Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga terdiri dari lima
proses yaitu Master Data, General Ledger, Account Payable, Account Receivable,
dan Financial Statement. Proses-proses tersebut memiliki sub proses sendiri-sendiri
yang dapat menjabarkan proses yang terjadi secara lebih jelas. Diagram Berjenjang
67
dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga seperti ditunjukkan
pada Gambar 3.12.
3.5.5.2 DAD Level 0 Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga
DAD Level 0 Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga
ditunjukkan pada Gambar 3.13.

68

Gambar 3.12 Bagan berjenjang (Hirarchy chart) Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga

69
P
R
F

P
la
n
A
p
p
r
o
v
e
d

P
R
F

Gambar 3.13 DAD Level 0 Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga
70
3.5.5.3 DAD Level 1 Proses Master Data
Diagram Alir Data (DAD) level 1 dari proses Master Data ditunjukkan seperti
Gambar 3.14.
1.1
Master Group
TMR_Bank D6
TMR_BankAccount D7
TMR_BankBranch D8
TMR_CP D5
TMR_CurRate D9
TMR_Customer D4
TMR_FoP D11
TMR_Group D1
TMR_GroupPrivileges D2
TMR_HistCurRate D10
TMR_User D3
1.2
Master User
1.3
Master Customer
1.4
Master Bank
1.5
Master Currency
Group
Group
Group Privileges
Group Privileges
Group
User, Group
User, Group
Customer
Customer
CP
CP
Bank
Bank
Bank Account
Bank Account
Bank Branch
Bank Branch
Currency
Currency
Currency History
Currency History
1.6
Master Form of
Payment
FoP
FoP
Root Administrator
1
Group
Group Privileges
User, Group
Customer
CP
Bank
Bank Branch
Bank Account
Currency
Currency History
FoP
1.7
Kelas Account
Setup
MKelas D11
TGL_Account D11
Kelas
Kelas Account Kelas Account
Account

Gambar 3.14 DAD Level 1 Proses Master Data
71
3.5.5.4 DAD Level 1 Proses General Ledger
Diagram Alir Data (DAD) level 1 dari proses General Ledger ditunjukkan
seperti Gambar 3.15.

2.1
Chart of Accounts
(COA) Setup
2.2
General Journal
2.3
Adjusting Entries
Journal
2.4
Monthly Posting
2.5
New Periode
Opening
TGL_Account D12
TGL_Journal D13
TGL_JournalDetail D14
TGL_AccSummary D15
Head of Accounting
2
Account, Opening
Balances Account
General Journal
Data
Inventory
3
Active Retur,
Passive Retur,
Stock Opname,
Spoil
Account, Opening
Balances
Account
General Journal Data
General Journal Data
General Journal Detail Data
Active Retur, Passive Retur,
Stock Opname, Spoil
TGL_Account D12
Account
Adjusting Entries Journal Detail Data
Adjusting Entries
Journal Data
TGL_Journal D13
TGL_JournalDetail D14
Posting Order
Closing Order
Account
Journal
Data
Detail Journal Data
Detail Journal Data
Journal Data
Account
Account Summary
Account Summary
MKelas D25
Kelas Account
General Journal Detail Data
Adjusting Entries Journal Detail Data
Adjusting Entries Journal Detail Data
*
*
**
**
***
***

Gambar 3.15 DAD Level 1 Proses General Ledger
3.5.5.5 DAD Level 1 Proses Account Payable
Diagram Alir Data (DAD) level 1 dari proses Account Payable ditunjukkan
seperti Gambar 3.16.
72

Inventory
3
3.1
RR & Non RR
Invoicing
RR, PO
TrRcv D22
Supplier
5
Invoice
Invoice
3.2
PRF Creation
TAP_PRF D17
TAP_PRFDetail D18
Invoice Data
PRF PRF
PRF Detail
Management
4
PRF Plan
Approved
PRF
3.3
Accout Payable
Journal
TGL_Account D12
TGL_Journal D13
TGL_JournalDetail D14
PRF Status
Invoice, PRF Status
AP Journal
Status
3.5
Payment Journal
Payment Journal Status
Invoice, AP Journal Status
Account Account
AP Journal
AP Journal
Detail
TAP_PRF D17
TAP_PRFDetail D18
3.4
Manual Payment
Payment Voucher, Cash
Confirmation
Confirmation
PRF Detail
MSupplier D21
TMR_FoP D11
TMR_Bank D6
TMR_BankAccount D7
TMR_BankBranch D8
TMR_CurRate D9
TMR_HistCurRate D10
Supplier
Form of Payment
Bank
Bank Account
Bank Branch
Currency
Currency Rate
AP Journal Detail
Payment
Journal
Payment
Journal Detail
Payment Journal Detail
TAP_PRFRpt D19
PRF Report
PRF Report
PRF
MSupplier D21
TMR_HistCurRate D10
*
*
**
***
***
**
****
****
TAP_NonRRInvoice D16

Gambar 3.16 DAD Level 1 Proses Account Payable
3.5.5.6 DAD Level 1 Proses Account Receivable
Diagram Alir Data (DAD) level 1 dari proses Account Receivable ditunjukkan
seperti Gambar 3.17.

73
D
O

R
e
c
a
p

P
l
a
n

A
p
p
r
o
v
e
d

Gambar 3.17 DAD Level 1 Proses Account Receivable
3.5.5.7 DAD Level 1 Proses Financial Statement
Diagram Alir Data (DAD) level 1 dari proses Financial Statement
ditunjukkan seperti Gambar 3.18.

74

Gambar 3.18 DAD Level 1 Proses Financial Statement
3.5.6 Entitas dan Himpunan Entitas
Entitas dapat dikatakan sebagai komponen atau bagian dari himpunan entitas,
tiap entitas memiliki atribut yang membedakan entitas satu dengan yang lainnya.
Himpunan Entitas dalam sistem ini adalah Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura
Angkasa Boga yang mengandung entitas dan atribut sebagai berikut :
1. Bank (IdBank, BankCode, BankName, Address, Phone1, Phone2,
Phone3, Fax1, Fax2, Active)
2. Bank Account (IdBankAccount, IdBank, AccNumber, Description,
Active)
75
3. Bank Branch (IdBankBranch, IdBank, BranchCode, BranchName,
Address, Phone1, Phone2, Fax, Active)
4. Customer (IdCustomer, CustomerCode, CustomerName, Alias,
Address, PostCode, IdRegency, IdProvince, IdCountry, Phone1,
Phone2, Phone3, Fax1, Fax2, EMail1, Email2, WebAddress,
IdCurrency, PaymentTerm, VAT, Active)
5. Contact Person (IdCP, IdCustomer, Name, Address, CPPos, Phone,
HP1, HP2, Email, Active)
6. Currency (IdCurRate, CurCode, CurName, ShortName, CountryName,
Active)
7. History of Currency Rate (IdHistCurRate, IdCurRate, StartDate,
EndDate, RateValue, UsedFlag)
8. Form of Payment (IdFoP, FoPCode, FoPName, Description, Active)
9. Supplier (SupplierID, KabupatenID, KodeSupplier, NamaSupplier,
NamaLain, alamat1, alamat2, kodepos, Telp1, Telp2, Fax, Email,
WebSite, LamaKredit, aktive)
10. Country (NegaraID, KodeNegara, NamaNegara, aktive)
11. Province (PropinsiID, negaraID, KodePropinsi, NamaPropinsi,
aktive)
12. Regency (KabupatenID, PropinsiID, KodeKabupaten,
NamaKabupaten, aktive)
13. Unit (UnitID, KodeUnit, NamaUnit, Satuan, Aktive)
14. Group (IdGroup, GroupName, Description, Active)
15. Group Privileges (IdGroupPrivileges, IdGroup, Code)
16. User (IdUser, UserName, FullName, Password, IdGroup, Active)
17. User Log (IdUserLog, IdUser)
18. Detail of User Log (IdUserLogDetail, IdUserLog, Description,
LogTime)
19. Non RR Invoice (IdInvoice, InvNo, InvDate, Description,
IdSupplier, IdHistCurRate, CreditTime, DueDate, Posting,
AccFlag, APJFlag, PRFFlag)
20. Non RR Invoice Detail (IdInvoiceDetail, IdInvoice,
Description, Amount, IdAccount, AccPos)
76
21. PRF (IdPRF, PRFNo, PRFDate, IdSupplier, IdFoP, IdHistCurRate,
Beneficiary, IdBank, IdBankBranch, IdBankAccount, Posting,
PJFlag)
22. PRF Detail (IdPRFDetail, IdPRF, IdRR)
23. Invoice (IdInvoice, IdCustomer, IdCP, InvNo, InvDate, OurRef,
IdHistCurRate, AmountDue, DueDate, PPH23, VAT, Posting,
AccFlag, ARJFlag, ORJFlag)
24. Invoice Detail (IdInvoiceDetail, IdInvoice, Description,
Volume, IdUnit, UnitPrice, IdAccount)
25. Account (IdAccount, AccCode, Description, AccLevel,
HeaderStatus, NormalPos, Active)
26. Account Summary (IdAccount, BegBalance01, Debit01, Credit01,
BegBalance02, Debit02, Credit02, BegBalance03, Debit03,
Credit03, BegBalance04, Debit04, Credit04, BegBalance05,
Debit05, Credit05, BegBalance06, Debit06, Credit06,
BegBalance07, Debit07, Credit07, BegBalance08, Debit08,
Credit08, BegBalance09, Debit09, Credit09, BegBalance10,
Debit10, Credit10, BegBalance11, Debit11, Credit11,
BegBalance12, Debit12, Credit12, BegBalance13, Debit13,
Credit)
27. Journal (IdJournal, JCode, JDate, Description, TransValue,
JType, IdDoc, GLStatus)
28. Journal Detail (IdJournalDetail, IdJournal, IdAccount, Debit,
Credit, SpcFlag)
29. Delivery (DlvID, ThnDlv, SRID, ThnSR, KodeDlv, UserID,
Keterangan, TglDlv, TglUpdate, TglPosting, aktive, Posting,
JStatus)
30. Opname (OpnameID, ThnOpname, KodeOpname, TglOpname, TglUpdate,
UserID, Keterangan, Aktive, Posting, JStatus)
31. Receiving (RcvID, ThnRcv, IdHistCurRate, SupplierID, POID,
ThnPO, KodeRcv, TglRcv, TermBayar, Biaya, DP, Keterangan,
NoDO, UserID, TglUpdate, Aktive, Posting, InvNo, InvDate,
DueDate, InvPosting, APJFlag, PRFFlag)
32. Retur (SupplierID, ReturID, ThnRetur, KodeRetur, UserID,
77
TglRetur, TglUpdate, Keterangan, Aktive, Posting, JStatus)
33. Rtp (RtpID, ThnRtp, DepartemenID, KodeRtp, TglRtp, TglUpdate,
UserID, Keterangan, Posting, Aktive, JStatus)
34. Spoil (SpoilID, ThnSpoil, KodeSpoil, UserID, TglSpoil,
TglUpdate, Keterangan, Posting, Aktive, JStatus)
3.5.7 Struktur Data
Struktur data secara keseluruhan dari database Sistem Informasi Akuntansi
PT. Jasapura Angkasa Boga ditunjukkan pada tabel di bawah ini.
Tabel 3. 1 Struktur tabel Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga secara keseluruhan
Field Name Data Type Field Size Description
IdBank smallint 2 Primary Key TMR_Bank
BankCode varchar 10 Kode untuk masing-masing bank
BankName varchar 50 Nama bank
Address char 200 Alamat bank
Phone1 char 30 Nomor telepon bank 1
Phone2 char 30 Nomor telepon bank 2
Phone3 char 30 Nomor telepon bank 3
Fax1 char 30 Nomor fax bank 1
Fax2 char 30 Nomor fax bank 2
Active tinyint 1 Flag yang menandakan data aktif
IdBankAccount smallint 2 Primary Key TMR_BankAccount
IdBank smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_Bank
AccNumber varchar 230 Nomor account pada bank
Description varchar 100 Deskripsi nomor account
Active tinyint 1 Flag yang menandakan data aktif
IdBankBranch smallint 2 Primary Key TMR_BankBranch
IdBank smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_Bank
BranchCode varchar 10 Kode untuk masing-masing cabang
BranchName varchar 50 Nama masing-masing cabang
Address varchar 290 Alamat masing-masing cabang
Phone1 varchar 30 Nomor telepon cabang 1
Phone2 varchar 30 Nomor telepon cabang 2
Fax varchar 30 Nomor fax bank
Active tinyint 1 Flag yang menandakan data aktif
IdCustomer smallint 2 Primary Key TMR_Customer
CustomerCode char 3 Kode untuk masing-masing customer
CustomerName varchar 100 Nama customer
Alias varchar 100 Nama lain customer
Address varchar 200 Alamat customer
78
PostCode varchar 10 Kode pos customer
IdRegency smallint 2 Foreign Key mengacu ke MKabupaten
IdProvince smallint 2 Foreign Key mengacu ke MPropisi
IdCountry smallint 2 Foreign Key mengacu ke MNegara
Phone1 varchar 30 Nomor telepon customer 1
Phone2 varchar 30 Nomor telepon customer 2
Phone3 varchar 30 Nomor telepon customer 3
Fax1 varchar 30 Nomor fax customer 1
Fax2 varchar 30 Nomor fax customer 2
EMail1 varchar 50 Alamat e-mail 1 customer
Email2 varchar 50 Alamat e-mail 2 customer
WebAddress varchar 50 Alamat website customer
IdCurrency smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_Currency
PaymentTerm tinyint 1 Lama pembayaran kredit
VAT real 4 Besar Pajak Pertambahan Nilai
Active tinyint 1 Flag yang menandakan data aktif
IdCP smallint 2 Primary Key TMR_CP
IdCustomer smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_Customer
Name varchar 100 Nama contact person
Address varchar 200 Alamat contact person
CPPos varchar 50 Posisi contact person
Phone varchar 30 Nomor telepon contact person
HP1 varchar 30 Nomor telepon seluler 1 contact person
HP2 varchar 30 Nomor telepon seluler 2 contact person
Email varchar 20 Alamat e-mail contact person
Active tinyint 1 Flag yang menandakan data aktif
IdCurRate smallint 2 Primary Key TMR_CurRate
CurCode char 3 Kode mata uang
CurName varchar 50 Nama mata uang
ShortName varchar 30 Nama singkat mata uang
CountryName varchar 50 Nama negara
Active tinyint 1 Flag yang menandakan data aktif
IdHistCurRate int 4 Primary Key TMR_HistCurRate
IdCurRate smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_CurRate
StartDate datetime 8 Tanggal awal berlakunya nilai kurs
EndDate datetime 8 Tanggal akhir berlakunya nilai kurs
RateValue money 8 Nilai tukar mata uang pada waktu tertentu
UsedFlag tinyint 1 Flag yang menandakan data aktif
IdFoP tinyint 1 Primary Key TMR_FoP
FoPCode char 5 Kode jenis pembayaran
FoPName varchar 50 Nama jenis pembayaran
Description varchar 200 Deskripsi jenis pembayaran
Active tinyint 1 Flag yang menandakan data aktif
SupplierID smallint 2 Primary Key MSupplier
KabupatenID smallint 2 Foreign Key mengacu ke MKabupaten
KodeSupplier varchar 10 Kode supplier
79
NamaSupplier varchar 50 Nama supplier
NamaLain varchar 60 Nama lain supplier
alamat1 varchar 80 Alamat 1 supplier
alamat2 varchar 80 Alamat 2 supplier
kodepos varchar 10 Kode pos supplier
Telp1 varchar 15 Nomor telepon 1 supplier
Telp2 varchar 15 Nomor telepon 2 supplier
Fax varchar 20 Nomor fax supplier
Email varchar 25 Alamat e-mail supplier
WebSite varchar 25 Alamat website supplier
LamaKredit tinyint 1 Lama kredit supplier
aktive bit 1 Flag yang menandakan data aktif
NegaraID tinyint 1 Primary Key MNegara
KodeNegara varchar 5 Kode negara
NamaNegara varchar 50 Nama negara
aktive bit 1 Flag yang menandakan data aktif
PropinsiID tinyint 1 Primary Key MPropinsi
negaraID tinyint 1 Foreign Key mengacu ke MNegara
KodePropinsi varchar 5 Kode propinsi
NamaPropinsi varchar 50 Nama propinsi
aktive bit 1 Flag yang menandakan data aktif
KabupatenID smallint 2 Primary Key MKabupaten
PropinsiID tinyint 1 Foreign Key mengacu ke MPropinsi
KodeKabupaten varchar 5 Kode kabupaten
NamaKabupaten varchar 50 Nama kabupaten
aktive bit 1 Flag yang menandakan data aktif
UnitID tinyint 1 Primary Key MUnit
KodeUnit varchar 15 Kode unit
NamaUnit varchar 35 Nama unit
Satuan varchar 10 Satuan dasar unit
Aktive bit 1 Flag yang menandakan data aktif
IdGroup smallint 2 Primary Key TMR_Group
GroupName varchar 50 Nama group
Description varchar 100 Deskripsi group
Active tinyint 1 Flag yang menandakan data aktif
IdGroupPrivileges int 1 Primary Key TMR_GroupPrivileges
IdGroup smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_Group
Code varchar 4 Kode otoritas
IdUser smallint 2 Primary Key TMR_User
UserName varchar 15 Nama yang digunakan mengakses sistem
FullName varchar 30 Nama lengkap
Password varchar 15 Kata kunci untuk mengakses sistem
IdGroup smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_Group
Active tinyint 1 Flag yang menandakan data aktif
IdUserLog int 4 Primary Key TMR_UserLog
IdUser smallint 1 Foreign Key mengacu ke MUser
80
IdUserLogDetail bigint 8 Primary Key TMR_UserLogDetail
IdUserLog int 4 Foreign Key mengacu ke TMR_UserLog
Description varchar 200 Deskripsi log yang terjadi
LogTime datetime 8 Waktu log dicatat
IdInvoice smallint 2 Primary Key TAP_NonRRInvoice
InvNo varchar 20 Nomor invoice
InvDate smalldatetime 4 Tanggal invoice
Description varchar 200 Keterangan invoice
IdSupplier smallint 2 Foreign Key mengacu ke MSupplier
IdHistCurRate smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_HistCurRate
CreditTime smallint 2 Lama Kredit
DueDate smalldatetime 4 Tanggal jatuh tempo
Posting tinyint 1 Flag yang menandakan posting
AccFlag tinyint 1 Flag yang menandakan account setup
APJFlag tinyint 1 Flag yang menandakan AP Journal
PRFFlag tinyint 1 Flag yang menandakan PRF
IdInvoiceDetail int 4 Primary Key TAP_NonRRInvoiceDetail
IdInvoice smallint 2 Foreign Key mengacu ke TAP_NonRRInvoice
Description varchar 200 Keterangan item invoice
Amount money 8 Nilai item invoice
IdAccount smallint 2 Foreign Key mengacu ke TGL_Account
AccPos tinyint 1 Posisi account saat AP Journal
IdPRF smallint 2 Primary Key TAP_PRF
PRFNo char 15 Nomor PRF
PRFDate datetime 8 Tanggal PRF dibuat
IdSupplier smallint 2 Foreign Key mengacu ke MSupplier
IdFoP tinyint 1 Foreign Key mengacu ke TMR_FoP
IdHistCurRate int 4 Foreign Key mengacu ke TMR_HistCurRate
Beneficiary varchar 50 Penerima pembayaran
IdBank smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_Bank
IdBankBranch smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_BankBranch
IdBankAccount smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_BankAccount
Posting tinyint 1 Flag yang menandakan PRF di-posting
PJFlag tinyint 1 Flag pencatatan pada Payment Journal
IdPRFDetail int 4 Primary Key TAP_PRFDetail
IdPRF smallint 2 Foreign Key mengacu ke TAP_PRF
IdRR smallint 2 Foreign Key mengacu ke TrRR
IdInvoice smallint 2 Primary Key TAR_Invoice
IdCustomer smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_Customer
IdCP smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_CP
InvNo char 13 Nomor invoice
InvDate datetime 8 Tanggal invoice
OurRef varchar 50 Pesan/deskripsi invoice
IdHistCurRate int 4 Foreign Key mengacu ke TMR_HistCurRate
AmountDue money 8 Nilai jatuh tempo
DueDate datetime 8 Tanggal jatuh tempo
81
PPH23 real 4 Pajak Penghasilan Pasal 23
VAT real 4 Pajak Pertambahan Nilai
Posting tinyint 1 Flag invoice di-posting
AccFlag tinyint 1 Flag invoice telah diberi nomor account
ARJFlag tinyint 1 Flag pencatatan pada AR Journal
ORJFlag tinyint 1 Flag pencatatan pada OR Journal
IdInvoiceDetail int 4 Primary Key TAR_InvoiceDetail
IdInvoice smallint 2 Foreign Key mengacu ke TAR_Invoice
Description varchar 200 Deskripsi detail invoice
Volume smallint 2 Jumlah detail invoice
IdUnit smallint 2 Foreign Key mengacu ke MUnit
UnitPrice money 8 Harga per unit
IdAccount smallint 2 Foreign Key mengacu ke TGL_Account
IdAccount smallint 2 Primary Key TGL_Account
AccCode varchar 11 Kode account
Description varchar 100 Deskripsi account
AccLevel tinyint 1 Level account
HeaderStatus tinyint 1 Status account
NormalPos tinyint 1 Posisi normal account
Active tinyint 1 Flag yang menandakan data aktif
IdAccount int 4 Foreign Key mengacu ke TGL_Account
BegBalance01 money 8 Beginning balance bulan 1
Debit01 money 8 Saldo transaksi debit bulan 1
Credit01 money 8 Saldo transaksi kredit bulan 1
BegBalance02 money 8 Beginning balance bulan 2
Debit02 money 8 Saldo transaksi debit bulan 2
Credit02 money 8 Saldo transaksi kredit bulan 2
BegBalance03 money 8 Beginning balance bulan 3
Debit03 money 8 Saldo transaksi debit bulan 3
Credit03 money 8 Saldo transaksi kredit bulan 3
BegBalance04 money 8 Beginning balance bulan 4
Debit04 money 8 Saldo transaksi debit bulan 4
Credit04 money 8 Saldo transaksi kredit bulan 4
BegBalance05 money 8 Beginning balance bulan 5
Debit05 money 8 Saldo transaksi debit bulan 5
Credit05 money 8 Saldo transaksi kredit bulan 5
BegBalance06 money 8 Beginning balance bulan 6
Debit06 money 8 Saldo transaksi debit bulan 6
Credit06 money 8 Saldo transaksi kredit bulan 6
BegBalance07 money 8 Beginning balance bulan 7
Debit07 money 8 Saldo transaksi debit bulan 7
Credit07 money 8 Saldo transaksi kredit bulan 7
BegBalance08 money 8 Beginning balance bulan 8
Debit08 money 8 Saldo transaksi debit bulan 8
Credit08 money 8 Saldo transaksi kredit bulan 8
BegBalance09 money 8 Beginning balance bulan 9
82
Debit09 money 8 Saldo transaksi debit bulan 9
Credit09 money 8 Saldo transaksi kredit bulan 9
BegBalance10 money 8 Beginning balance bulan 10
Debit10 money 8 Saldo transaksi debit bulan 10
Credit10 money 8 Saldo transaksi kredit bulan 10
BegBalance11 money 8 Beginning balance bulan 11
Debit11 money 8 Saldo transaksi debit bulan 11
Credit11 money 8 Saldo transaksi kredit bulan 11
BegBalance12 money 8 Beginning balance bulan 12
Debit12 money 8 Saldo transaksi debit bulan 12
Credit12 money 8 Saldo transaksi kredit bulan 12
BegBalance13 money 8 Beginning balance bulan 13
Debit13 money 8 Saldo transaksi debit bulan 13
Credit13 money 8 Saldo transaksi kredit bulan 13
IdJournal smallint 2 Primary Key TGL_Journal
JCode varchar 15 Kode jurnal
JDate datetime 8 Tanggal jurnal
Description varchar 200 Deskripsi transaksi jurnal
TransValue money 8 Nilai jurnal
JType tinyint 1 Tipe jurnal
IdDoc smallint 2 Mengacu tabel pada dokumen asal
GLStatus tinyint 1 Status posting ke GL
IdJournalDetail int 4 Primary Key TGL_JournalDetail
IdJournal smallint 2 Foreign Key mengacu ke TGL_Journal
IdAccount smallint 2 Foreign Key mengacu ke TGL_Account
Debit money 8 Nilai transaksi debit
Credit money 8 Nilai transaksi kredit
SpcFlag tinyint 1 Flag jenis detail jurnal
DlvID smallint 2 Primary Key TrDlv
ThnDlv tinyint 1 ID tahun pada tabel TrDlv
SRID smallint 2 Foreign Key mengacu ke TrSR
ThnSR tinyint 1 ID tahun pada tabel TrSR
KodeDlv varchar 20 Foreign Key mengacu ke TrDlv
UserID smallint 2 Foreign Key mengacu ke MUser
Keterangan varchar 70 Keterangan SR
TglDlv smalldatetime 4 Tanggal Delivery
TglUpdate smalldatetime 4 Tanggal update terakhir
TglPosting smalldatetime 4 Tanggal posting
aktive bit 1 Flag yang menandakan data aktif
Posting bit 1 Flag yang menandakan data posting
JStatus tinyint 1 Flag status penjurnalan
OpnameID smallint 2 Primary Key TrOpname
ThnOpname tinyint 1 ID tahun pada tabel TrOpname
KodeOpname varchar 20 Kode opname
TglOpname smalldatetime 4 Tanggal opname
TglUpdate smalldatetime 4 Tanggal update terakhir
83
UserID smallint 2 Foreign Key mengacu ke MUser
Keterangan varchar 70 Keterangan opname
Aktive bit 1 Flag yang menandakan data aktif
Posting bit 1 Flag yang menandakan data posting
JStatus tinyint 1 Flag status penjurnalan
RcvID smallint 2 Primary Key TrRcv
ThnRcv tinyint 1 ID tahun pada tabel TrRcv
IdHistCurRate int 4 Foreign Key mengacu ke TMR_HistCurRate
SupplierID smallint 2 Foreign Key mengacu ke MSupplier
POID smallint 2 Foreign Key mengacu ke TrPO
ThnPO tinyint 1 ID tahun pada tabel TrPO
KodeRcv varchar 20 Kode transaksi receiving
TglRcv smalldatetime 4 Tanggal transaksi receiving
TermBayar tinyint 1 Lama pembayaran kredit
Biaya money 8 Biaya pengangkutan
DP money 8 Down Payment
Keterangan varchar 70 Keterangan receiving
NoDO varchar 20 No DO acuan
UserID smallint 2 Foreign Key mengacu ke MUser
TglUpdate smalldatetime 4 Tanggal update terakhir
Aktive bit 1 Flag yang menandakan data aktif
Posting bit 1 Flag yang menandakan data posting
InvNo varchar 15 No invoice untuk RR
InvDate datetime 8 Tanggal invoice untuk RR
DueDate datetime 8 Tanggal jatuh tempo
InvPosting tinyint 1 Flag yang menandakan data posting invoice
APJFlag tinyint 1 Flag penjurnalan pada AP Journal
PRFFlag tinyint 1 Flag pembuatan PRF
SupplierID smallint 2 Foreign Key mengacu ke MSupplier
ReturID smallint 2 Primary Key TrRetur
ThnRetur tinyint 1 ID tahun pada tabel TrRetur
KodeRetur varchar 20 Kode Retur
UserID smallint 2 Foreign Key mengacu ke MUser
TglRetur smalldatetime 4 Tanggal Retur
TglUpdate smalldatetime 4 Tanggal update terakhir
Keterangan varchar 70 Keterangan retur
Aktive bit 1 Flag yang menandakan data aktif
Posting bit 1 Flag yang menandakan data posting
JStatus tinyint 1 Flag status penjurnalan
RtpID smallint 2 Primary Key TrRtp
ThnRtp tinyint 1 ID tahun pada tabel TrRtp
DepartemenID tinyint 1 Foreign Key mengacu ke MDepartemen
KodeRtp varchar 20 Kode Rtp
TglRtp smalldatetime 4 Tanggal Rtp
TglUpdate smalldatetime 4 Tanggal update terakhir
UserID smallint 2 Foreign Key mengacu ke MUser
84
Keterangan varchar 70 Keterangan Rtp
Aktive bit 1 Flag yang menandakan data aktif
Posting bit 1 Flag yang menandakan data posting
JStatus tinyint 1 Flag status penjurnalan
SpoilID smallint 2 Primary Key TrSpoil
ThnSpoil tinyint 1 ID tahun pada tabel TrSpoil
KodeSpoil varchar 20 Kode Spoil
UserID smallint 2 Foreign Key mengacu ke MUser
TglSpoil smalldatetime 4 Tanggal Spoil
TglUpdate smalldatetime 4 Tanggal update terakhir
Aktive bit 1 Flag yang menandakan data aktif
Posting bit 1 Flag yang menandakan data posting
Keterangan varchar 70 Keterangan Spoil
JStatus tinyint 1 Flag status penjurnalan

3.5.8 Relationship
Relationship adalah hubungan antar dua entitas. Dari entitas diatas,
relationship-nya sebagai berikut :
1. User dengan User Log
Antara User dengan UserLog merupakan suatu relasi karena setiap User yang
mengakses sistem pasti memiliki sesi yang dicatat dalam User Log.
2. User Log dengan Detail of User Log
Antara User dengan Detail of User Log merupakan suatu relasi sebab setiap
sesi user akan memiliki detail aktivitas yang akan dicatat pada Detail of User
Log.
85
3. User dengan Group
Antara User dengan Group merupakan suatu relasi sebab setiap User
dikategorikan menurut hak akses yang dimilikinya yang disebut Group.
4. Group dengan Group Privileges
Antara Group dengan Group Privileges merupakan suatu relasi sebab setiap
group pasti memiliki suatu kewenangan.
5. Bank dengan Bank Branc (Optional)
Antara Bank dengan Bank Branch merupakan suatu relasi apabila sebuah
bank memiliki cabang (branch) dan bukan merupakan suatu relasi bila bank
tidak memiliki cabang.
6. Bank dengan Bank Account
Antara Bank dengan Bank Account merupakan suatu relasi karena setiap
perusahaan pasti memiliki nomor rekening.(account) agar dapat melakukan
transaksi.
7. Currency dengan History of Currency Rate
Antara Currency dengan History of Currency Rate merupakan suatu relasi
sebab setiap mata uang (currency) memiliki suatu nilai yang berubah-ubah
(History of Currency Rate)
8. Customer dengan Contact Person (Optional)
Antara Customer dengan Contact Person merupakan suatu relasi jika pada
pihak customer terdapat seseorang yang menjadi penghubung dengan
perusahaan dan bukan merupakan suatu relasi jika pada pihak customer tidak
terdapat seseorang yang menjadi penghubung dengan perusahaan.
9. PRF dengan Bank (Optional)
Antara PRF (Payment Requisition Form) dengan Bank merupakan suatu relasi
jika pada PRF jenis pembayara yang dilakukan bukan cash dan bukan suatu
relasi jika jenis pembayaran yang dilakukan adalah cash.
10. PRF dengan Supplier
Antara PRF dengan Supplier merupakan suatu relasi sebab dalam PRF pasti
mencantumkan satu Supplier yang hutangnya akan dibayar.
86
11. PRF dengan Form of Payment
Antara PRF dengan Form of Payment merupakan suatu relasi sebab pada PRF
pasti dicantumkan jenis pembayaran yang akan dipakai.
12. PRF dengan History of Currency Rate
Antara PRF dengan History of Currency Rate merupakan suatu relasi sebab
setiap PRF pasti menggunakan nilai tukar mata uang tertentu saat PRF dibuat.
13. PRF dengan PRF Detail
Antara PRF dengan PRF Detail merupakan suatu relasi sebab setiap PRF pasti
memiliki PRF Detail.
14. PRF Detail dengan Receiving
Antara PRF Detail dengan Receiving merupakan suatu relasi sebab setiap PRF
Detail pasti mencantumkan transaksi receiving yang akan dibayar.
15. Invoice dengan Customer
Antara Invoice dengan Customer merupakan suatu relasi sebab pada sebuah
invoice pasti mencantumkan sebuah customer
16. Invoice dengan History of Currency Rate
Antara Invoice dengan History of Currency Rate merupakan sebuah relasi
sebab sebab setiap invoice pasti menggunakan nilai tukar mata uang tertentu
saat invoice dibuat.
17. Invoice dengan Invoice Detail
Antara Invoice dengan Invoice Detail merupakan relasi sebab setiap invoice
pasti memiliki item-item sebagai invoice detail.
18. Journal dengan Receiving
Antara Journal dengan Receiving merupakan relasi sebab setiap transaksi
receiving akan dicatat ke Account Payable Journal.
19. Journal dengan PRF
Antara Journal dengan PRF merupakan relasi sebab setiap transaksi PRF akan
dicatat ke Payment Journal.
87
20. Journal dengan Invoice
Antara Journal dengan Invoice merupakan relasi sebab setiap transaksi
invoice akan dicatat ke Account Receivable Journal dan Official Receipt
Journal.
21. Journal dengan Opname
Antara Journal dengan Opname merupakan relasi sebab setiap transaksi
opname akan dicatat ke Adjustment Entries Journal.
22. Journal dengan Retur
Antara Journal dengan Retur merupakan relasi sebab setiap transaksi retur
akan dicatat ke Adjustment Entries Journal.
23. Journal dengan Rtp
Antara Journal dengan Rtp merupakan relasi sebab setiap transaksi Rtp akan
dicatat ke Adjustment Entries Journal.
24. Journal dengan Spoil
Antara Journal dengan Spoil merupakan relasi sebab setiap transaksi spoil
akan dicatat ke Adjustment Entries Journal.
25. Journal dengan Journal Detail
Antara Journal dengan Journal Detail merupakan sebuah relasi sebab setiap
journal pasti memiliki item-item transaksi journal.
26. Journal Detail dengan Account
Antara Journal Detail dengan Account merupakan sebuah relasi sebab setiap
item-item journal pasti memiliki account yang digunakan untuk mencatat
nilai transaksi.
27. Account dengan Account Summary
Antara Account dengan Account Summary merupakan suatu relasi sebab
setiap account pasti memiliki data rekapitulasi nilai account.
3.5.9 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram dari Sistem Informasi Akuntansi PT Jasapura
Angkasa Boga ditunjukkan seperti Gambar 3.18.
88

Gambar 3.19 Entity Relationship Diagram (ERD)
89
3.5.10 Mapping Constrain
Mapping constrain merupakan pemetaan antara dua atau lebih entitas.
Dalam sistem ini terdapat beberapa mapping yaitu :
1. Bank dengan Bank Branch (Optional)
Mapping yang terjadi antara Bank dengan Bank Branch termasuk kategori 1 :
M (one to many). Hal ini terjadi karena satu Bank dapat memiliki beberapa
cabang (Bank Branch).
Contoh : Bank BNI memiliki cabang Renon dan Cabang Jl. Gajah Mada.
2. Bank dengan Bank Account
Mapping yang terjadi antara Bank dengan Bank Account termasuk kategori 1 :
M (one to many). Hal ini terjadi karena dalam satu Bank, PT. Jasapura Angkasa
Boga dapat memiliki beberapa nomor rekening (Bank Account).
Contoh : Di Bank BNI PT. Jasapura dapat memiliki nomor rekening untuk
mata uang Rupiah dan US Dolar.
3. Currency dengan History of Currency Rate
Mapping yang terjadi antara Currency dengan History of Currency Rate
termasuk kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi karena dalam satu mata
uang bisa memiliki banyak nilai mata tukar untuk waktu yang berbeda (History
of Currency Rate).
Contoh : Mata uang US Dolar dapat memiliki nilai tukar yang berbeda terhadap
mata uang rupiah pada nulan Januari, Februari, serta pada bulan-bulan lainnya.
4. Customer dengan Contact Person (Optional)
Mapping yang terjadi antara Customer dengan Contact Person termasuk
kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu customer bisa memiliki
beberapa Contact Person.
Contoh : Pada PT. Lion Air, PT. Jasapura Angkasa Boga dapat memiliki
beberapa Contact Person.
90
5. PRF dengan Bank (Optional)
Mapping yang terjadi antara Bank dengan PRF (Payment Requisition Form)
termasuk kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu bank
digunakan banyak untuk rencana pembayaran (PRF).
Contoh : Bank BNI dapat digunakan untuk banyak PRF.
6. PRF dengan Supplier
Mapping yang terjadi antara Supplier dengan PRF (Payment Requisition Form)
termasuk kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu Supplier
digunakan banyak untuk rencana pembayaran (PRF).
Contoh : Supplier PT Mertajaya dapat digunakan untuk banyak PRF.
7. PRF dengan Form of Payment
Mapping yang terjadi antara Form of Payment dengan PRF (Payment
Requisition Form) termasuk kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk
satu jenis pembayaran (Form of Payment) digunakan banyak untuk rencana
pembayaran (PRF).
Contoh : Bentuk pembayaran cash dapat digunakan untuk banyak PRF.
8. PRF dengan History of Currency Rate
Mapping yang terjadi antara History of Currency Rate dengan PRF (Payment
Requisition Form) termasuk kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk
satu jenis pembayaran nilai tukar mata uang tertentu pada suatu saat tertentu
digunakan banyak untuk rencana pembayaran (PRF).
Contoh : Nilai tukar mata uang US Dolar pada bulan Januari dapat digunakan
untuk banyak PRF yang dibuat pada bulan Januari yang menggunakan mata
uang US Dolar.
9. PRF dengan PRF Detail
Mapping yang terjadi antara PRF dengan PRF Detail (Payment Requisition
Form) termasuk kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu PRF
dapat memiliki banyak item detail PRF.
91
10. PRF Detail dengan Receiving
Mapping yang terjadi antara PRF Detail dengan Receiving termasuk kategori 1
: 1 (one to one). Hal ini terjadi untuk satu PRF Detail hanya dapat satu
transaksi receiving.
Contoh : Transaksi receiving no RCV/2006/000001 hanya bisa digunakan
dalam satu detail PRF.
11. Invoice dengan Customer
Mapping yang terjadi antara Customer dengan Invoice termasuk kategori 1 : M
(one to many). Hal ini terjadi untuk satu Customer digunakan banyak untuk
Invoice.
Contoh : Customer PT Lion Air dapat digunakan untuk banyak invoice.
12. Invoice dengan History of Currency Rate
Mapping yang terjadi antara History of Currency Rate dengan Invoice termasuk
kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu jenis pembayaran nilai
tukar mata uang tertentu pada suatu saat tertentu digunakan untuk banyak
Invoice.
Contoh : Nilai tukar mata uang US Dolar pada bulan Januari dapat digunakan
untuk banyak Invoice yang dibuat pada bulan Januari yang menggunakan mata
uang US Dolar.
13. Invoice dengan Invoice Account (Optional)
Mapping yang terjadi antara Invoice dengan Invoice Account termasuk kategori
1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu invoice dapat memiliki beberapa
item yang harus dijurnalkan sehingga harus ditentukan account-nya
Contoh : Pada suatu invoice dapat memiliki nilai PPH 23 dan PPN yang harus
ditentukan no account-nya sehingga dapat dijurnalkan.
14. Invoice dengan Invoice Detail
Mapping yang terjadi antara Invoice dengan Invoice Detail termasuk kategori
1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu Invoice dapat memiliki banyak
Invoice Detail.
92
15. Journal dengan Receiving
Mapping yang terjadi antara Journal dengan Receiving termasuk kategori 1 : 1
(one to one). Hal ini terjadi karena untuk transaksi receiving hanya dapat
dijurnalkan sekali saja pada Jurna Hutang Dagang (Account Payable Journal)
Contoh : Transaksi receiving RCV/2006/000001 hanya dijurnalkan sekali saja.
16. Journal dengan PRF
Mapping yang terjadi antara Journal dengan PRF termasuk kategori 1 : 1 (one
to one). Hal ini terjadi karena untuk transaksi PRF hanya dapat dijurnalkan
sekali saja pada Jurna Pembayaran Dagang (Payment Journal)
Contoh : Transaksi PRF no 00001/PRF/12/2006 hanya dijurnalkan sekali saja
pada Jurnal Pembayaran (Payment Journal).
17. Journal dengan Invoice
Mapping yang terjadi antara Journal dengan Invoice termasuk kategori 1 : M
(one to many). Hal ini terjadi karena untuk transaksi Invoice akan dijurnalkan
sebanyak dua kali yaitu pada Jurnal Piutang Dagang (Account Receivable
Journal) ketika invoice dikirimkan kepada customer, dan pada Jurnal
Pendapatan Kas (Official Receipt Journal) ketika invoice dibayar oleh
customer.
Contoh : Transaksi invoice no INV-1206-00001 akan dijurnalkan sebanyak dua
kali yaitu pada Jurnal Piutang Dagang (Account Receivable Journal) dan Jurnal
Pendapatan Kas (Official Receipt Journal).
18. Journal dengan Opname
Mapping yang terjadi antara Journal dengan Opname termasuk kategori 1 : 1
(one to one). Hal ini terjadi karena untuk transaksi opname hanya dapat
dijurnalkan sekali saja pada Jurna Penyesuaian (Adjustment Entries Journal).
Contoh : Transaksi opname OPN/12/2006/000001 hanya dijurnalkan sekali saja
pada Jurna Penyesuaian (Adjustment Entries Journal).
93
19. Journal dengan Retur
Mapping yang terjadi antara Journal dengan Retur termasuk kategori 1 : 1 (one
to one). Hal ini terjadi karena untuk transaksi Retur hanya dapat dijurnalkan
sekali saja pada Jurna Penyesuaian (Adjustment Entries Journal).
Contoh : Transaksi Retur RETUR/2006/000001 hanya dijurnalkan sekali saja
pada Jurna Penyesuaian (Adjustment Entries Journal).
20. Journal dengan Rtp
Mapping yang terjadi antara Journal dengan Rtp termasuk kategori 1 : 1 (one
to one). Hal ini terjadi karena untuk transaksi Retur Passive hanya dapat
dijurnalkan sekali saja pada Jurna Penyesuaian (Adjustment Entries Journal).
Contoh : Transaksi Retur Passive RTP/GA/2006/000001 hanya dijurnalkan
sekali saja pada Jurna Penyesuaian (Adjustment Entries Journal).
21. Journal dengan Spoil
Mapping yang terjadi antara Journal dengan Spoil termasuk kategori 1 : 1 (one
to one). Hal ini terjadi karena untuk transaksi Spoil hanya dapat dijurnalkan
sekali saja pada Jurna Penyesuaian (Adjustment Entries Journal).
Contoh : Transaksi Spoil SPOIL/GA/2006/000001 hanya dijurnalkan sekali
saja pada Jurnal Penyesuaian (Adjustment Entries Journal).
22. Journal dengan Journal Detail
Mapping yang terjadi antara Journal dengan Journal Detail termasuk kategori
1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu Journal dapat memiliki banyak
item detail Journal.
23. Journal Detail dengan Account
Mapping yang terjadi antara Account dengan Journal Detail termasuk
kategori 1 : 1 (one to one). Hal ini terjadi karena pada satu Journal Detail
hanya terdapat satu account.
24. Account dengan Account Summary
Mapping yang terjadi antara Account dengan Account Summary termasuk
kategori 1 : 1 (one to one). Hal ini terjadi karena satu account hanya terdapat
satu account summary.
94
3.5.11 Normalisasi
Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi
tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. Untuk menunjukkan normalisasi
yang dilakukan berikut ini dicontohkan dengan menggunakan entitas invoice.
3.5.11.1 Normalisasi Tahap Pertama
Normalisasi tahap pertama dari tabel invoice seperti diperlihatkan pada
Gambar 3.19.

Gambar 3.20 Normalisasi Tahap Pertama Invoice
Pada kondisi normalisasi pertama (Gambar 3.19) terlihat bahwa tabel
Invoice merupakan sebuah tabel dengan key IdInvoice. Tabel di atas masih
mengandung field-field yang dapat mengakibatkan terjadinya redundansi data
sehingga penyimpanan data menjadi tidak efisien.
95
3.5.11.2 Normalisasi Tahap Kedua
Normalisasi tahap kedua dari tabel invoice diperlihatkan pada Gambar 3.20.

TMR_Invoice
PK IdInvoice
FK1 IdCustomer
FK3 IdCP
InvNo
InvDate
OurRef
FK2 IdHistCurRate
AmountDue
DueDate
PPH23
VAT
Posting
AccFlag
ARJFlag
ORJFlag
TMR_InvoiceDetail
PK IdInvoiceDetail
FK1 IdInvoice
Description
Volume
UnitPrice
AccCode
FK2 IdUnit
TMR_HistCurRate
PK IdHistCurRate
FK1 IdCurRate
StartDate
EndDate
RateValue
UsedFlag
TMR_Customer
PK IdCustomer
CustomerCode
CustomerName
Alias
Address
PostCode
FK1 IdCountry
FK2 IdProvince
FK3 IdRegency
Phone1
Phone2
Phone3
Fax1
Fax2
Email1
Email2
WebAddress
IdCurrency
PaymentTerm
VAT
Active
TMR_CP
PK IdCP
FK1 IdCustomer
Name
Address
CPPos
Phone
HP1
HP2
Email
Active
MNegara
PK NegaraID
KodeNegara
NamaNegara
Aktive
MPropinsi
PK PropinsiID
FK1 NegaraID
KodePropinsi
NamaPropinsi
Aktive
MKabupaten
PK KabupatenID
FK1 PropinsiID
KodeKabupaten
NamaKabupaten
Aktive
TMR_CurRate
PK IdCurRate
CurCode
CurName
ShortName
NegaraID
MUnit
PK UnitID
KodeUnit
NamaUnit
Satuan
Aktive

Gambar 3.21 Normalisasi Tahap Kedua Invoice
96
Dari Gambar 3.21 dapat dijelaskan tahapan kedua normalisasi yang dilakukan
sebagai berikut :
Field Description, Volume, NamaUnit, UnitPrice, dan AccCode dipecah
menjadi TAR_InvoiceDetail dengan key IdInvoiceDetail
Field CustomerCode dan CustomerName dipecah menjadi
TAR_InvoiceDetail dengan key IdInvoiceDetail
Field CPName dipecah menjadi TMR_CP dengan key IdCP
Field CurrencyCode dipecah menjadi TMR_HistCurRate dengan key
IdHistCurRate
Untuk menghubungkan kembali antara tabel TMR_Invoice dengan tabel yang
baru terbentuk maka diletakkan key-key penghubung pada masing-masing tabel.
Terdapat beberapa hubungan baru yang menghubungkan antara tabel yang satu
dengan yang lain sebagai berikut :
TAR_Invoice dihubungkan dengan TAR_InvoiceDetail dengan key
IdInvoice
TAR_Invoice dihubungkan dengan TMR_HistCurRate dengan key
IdHistCurRate
TAR _Invoice dihubungkan dengan TMR_Customer dengan key IdCustomer
TAR _Invoice dihubungkan dengan TMR_CP dengan key IdCP
TMR_CP dan TMR_Customer juga memiliki suatu hubungan (relationship) yang
dihubungkan key IdCustomer. Hal ini disebabkan karena setiap Contact
Person sangat tergantung pada entitas Customer yaitu sebagai tempat di mana
Contact Person tersebut bekerja. Namun hubungan antara TMR_Incoice
dengan TMR_CP tetap dipertahankan sebab Contact Person dalam pembuatan
invoice bisa bernilai null.
3.5.11.3 Normalisasi Tahap Ketiga
Normalisasi tahap ketiga dari tabel invoice diperlihatkan pada Gambar 3.22.
97
TMR_Invoice
PK IdInvoice
FK1 IdCustomer
FK3 IdCP
InvNo
InvDate
OurRef
FK2 IdHistCurRate
AmountDue
DueDate
PPH23
VAT
Posting
AccFlag
ARJFlag
ORJFlag
TMR_InvoiceDetail
PK IdInvoiceDetail
FK1 IdInvoice
Description
Volume
UnitPrice
AccCode
FK2 IdUnit
TMR_HistCurRate
PK IdHistCurRate
FK1 IdCurRate
StartDate
EndDate
RateValue
UsedFlag
TMR_Customer
PK IdCustomer
CustomerCode
CustomerName
Alias
Address
PostCode
FK1 IdCountry
FK2 IdProvince
FK3 IdRegency
Phone1
Phone2
Phone3
Fax1
Fax2
Email1
Email2
WebAddress
IdCurrency
PaymentTerm
VAT
Active
TMR_CP
PK IdCP
FK1 IdCustomer
Name
Address
CPPos
Phone
HP1
HP2
Email
Active
MNegara
PK NegaraID
KodeNegara
NamaNegara
Aktive
MPropinsi
PK PropinsiID
FK1 NegaraID
KodePropinsi
NamaPropinsi
Aktive
MKabupaten
PK KabupatenID
FK1 PropinsiID
KodeKabupaten
NamaKabupaten
Aktive
TMR_CurRate
PK IdCurRate
CurCode
CurName
ShortName
NegaraID
MUnit
PK UnitID
KodeUnit
NamaUnit
Satuan
Aktive

Gambar 3.22 Normalisasi Tahap Ketiga Invoice
98
Dari bentuk normalisasi tahap kedua (Gambar 3.16) terlihat bahwa masih
terdapat beberapa tabel lagi yang dapat dipecah menjadi tabel lain agar lebih efisien
dan mengurangi adanya kerangkapan data. Tabel yang dapat dipecah lagi diantaranya
adalah :
Field NamaNegara pada TMR_Customer dapat dipecah menjadi tabel MNegara
dengan key NegaraID
Field NamaPropinsi pada TMR_Customer dapat dipecah menjadi tabel
MPropinsi dengan key PropinsiID
Field NamaKabupaten pada TMR_Customer dapat dipecah menjadi tabel
MKabupaten dengan key KabupatenID
Field CurCode pada TMR_HistCurRate dapat dipecah menjadi tabel
TMR_CurRate dengan key IdCurRate
Field NamaUnit pada TAR_InvoiceDetail dapat dipecah menjadi tabel MUnit
dengan key IdUnit
Dari tabel-tabel yang baru terbentuk, terdapat beberapa hubungan baru yang
menghubungkan antara tabel yang satu dengan yang lain sebagai berikut :
TMR_Customer dihubungkan dengan MNegara dengan key IdCountry
TMR_Customer dihubungkan dengan MPropinsi dengan key IdProvince
TMR_Customer dihubungkan dengan MKabupaten dengan key IdRegency
MPropinsi dihubungkan dengan MNegara dengan key NegaraID
MKabupaten dihubungkan dengan MPropinsi dengan key PropinsiID
TMR_HistCurRate dihubungkan dengan TMR_CurRate dengan key IdCurRate
TAR_InvoiceDetail dihubungkan dengan MUnit dengan key IdUnit
Pada TMR_Customer field IdRegency, IdProvince, dan IdCountry tetap
dibiarkan sebab dalam pengisian data customer sistem memungkinkan
pengisian nilai null.
3.6 Metode Penyelesaian Masalah
Pembahasan dalam perancangan dan pembangunan Sistem Informasi
99
Akuntansi ini dilakukan dengan alur sebagai berikut :
1. Analisa Sistem, yaitu dengan melakukan pengamatan pada sistem informasi
yang telah ada di PT. Jasapura Angkasa Boga. Hasil pengamatan kemudian
dibandingkan dengan teori akuntansi dengan pendekatan teori disain sistem
informasi secara umum sehingga dapat ditemukan kelemahan dari sistem yang
telah ada. Dari kelemahan-kelemahan yang didapat maka disusun sejumlah
alternatif-alternatif sistem sebagai solusi dari kelemahan-kelemahan yang
didapatkan.
2. Pemodelan Data, yaitu melakukan pemodelan data dengan menggunakan
metode perangkat pemodelan sistem untuk menggambarkan sistem baik umum
maupun terinci, daftar kejadian, aliran data (Data Flow Diagram),
keterhubungan antar entitas (Relationship), struktur database dan batasan data.
3. Desain Database, yaitu mendesain model sistem informasi Inventory yang
diinginkan dengan mempresentasikan hasil desain tersebut kedalam
pemrograman DBMS dan aplikasi DBMS, dalam hal ini database SQL Server.
4. Programming, yaitu mengaplikasikan sistem informasi akuntansi tersebut
kedalam bahasa pemrograman visual dengan menggunakan bahasa
pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. dan Report Data dipergunakan
Software Crystal Report.
5. Pengujian dan analisis hasil, yaitu tahapan dimana dilakukan pengujian
terhadap sistem ini secara keseluruhan dengan melakukan pengamatan terhadap
proses running dari sistem. Pengujian terhadap sistem ini pada akhirnya
bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan yang dicapai
sesuai dengan tujuan yang telah dibuat.
3.7 Desain User Interface
Desain user interface sistem merupakan rancangan tampilan dari sistem
kepada pengguna. Berikut ini adalah rancangan user interface sistem.
100

Gambar 3.23 Desain User Interface dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga
101
3.7.1 Rancangan Form Chart of Account

Gambar 3.24 Gambar Rancangan Form Chart of Account
102
3.7.2 Rancangan Form Journal Configuration

Gambar 3.25 Gambar Rancangan Form Journal Configuration
103
3.7.3 Rancangan Form Invoice Configuration
Data Invoice
Detail Invoice
Tombol untuk
membuat detail
baru
Tombol untuk
menyimpan
invoice
Tombol untuk
menghapus
invoice
Tombol untuk
mem-posting
invoice
Tombol untuk
menampilkan
report invoice ke
layar
Tombol untuk
mencetak report
Tombol untuk
menutup form
Tombol untuk
menampilkan list
currency
Sub total, PPh23,
VAT, Grand Total
Tombol untuk
menampilkan list
customer
Tombol untuk
menampilkan list
contact person

Gambar 3.26 Gambar Rancangan Form Invoice Configuration
104
3.7.4 Rancangan Form Invoice Account Setup
Data Invoice
Daftar account
Tombol untuk
menyimpan data
Tombol untuk
mem-posting
Tombol untuk
menutup form
Tombol untuk
menampilkan
daftar account
Data detail
invoice beserta
account

Gambar 3.27 Gambar Rancangan Form Invoice Account Setup
105
3.7.5 Rancangan Form PRF Configuration
Data PRF
Data Detail PRF
Tombol untuk
menyimpan PRF
Tombol untuk
menghapus data
PRF
Tombol untuk
mem-posting
PRF
Tombol untuk
menampilkan
report PRF ke
layar
Tombol untuk
mencetak report
PRF
Tombol untuk
menutup form
Tombol untuk
menampilkan
data supplier

Gambar 3.28 Rancangan Form PRF Configuration
106
3.7.6 Rancangan Form Aging
Data Aging
Tombol untuk
menampilkan
report aging ke
layar
Tombol untuk
mencetak report
aging
Tombol untuk
menutup form

Gambar 3.29 Rancangan Form PRF Configuration
107
3.7.7 Rancangan Form General Ledger
Pencarian data
berdasarkan
tanggal
Pencarian data
berdasarkan
account
Data transaksi
General Legder
Tombol untuk
menampilkan
report general
ledger ke layar
Tombol untuk
mencetak report
general ledger
Tombol untuk
menutup form
Tombol untuk
memperbaharui
data

Gambar 3.30 Rancangan Form General Ledger
108
3.7.8 Rancangan Form Trial Balance
Pencarian data
berdasarkan
tanggal
Pencarian data
berdasarkan
account
Data transaksi
Trial Balance
Tombol untuk
menampilkan
report Trial
Balance ke layar
Tombol untuk
mencetak report
trial balance
Tombol untuk
menutup form
Tombol untuk
memperbaharui
data

Gambar 3.31 Rancangan Form Trial Balance
109
3.7.9 Rancangan Form Income Statement
Pencarian data
berdasarkan
tanggal
Pencarian data
berdasarkan
account
Data transaksi
Income
Statement
Tombol untuk
menampilkan report
income statement ke
layar
Tombol untuk
mencetak report
income statement
Tombol untuk
menutup form
Tombol untuk
memperbaharui
data

Gambar 3.32 Rancangan Form Income Statement
110
3.7.10 Rancangan Form Balance Sheet
Pencarian data
berdasarkan
tanggal
Pencarian data
berdasarkan
account
Data transaksi
Income
Statement
Tombol untuk
menampilkan report
income statement ke
layar
Tombol untuk
mencetak report
income statement
Tombol untuk
menutup form
Tombol untuk
memperbaharui
data

Gambar 3.33 Rancangan Form Balance Sheet
111
3.8 Alur Analisa
Adapun alur analisis pembahasan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Pendefinisian masalah Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga.
2. Pengumpulan literatur yang berhubungan dengan perancangan dan pembuatan
perangkat lunak Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga.
3. Mempelajari dan memahami proses yang terjadi dalam perancangan dan
pembuatan perangkat lunak Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa
Boga.
4. Pembuatan basisdata (database) sebagai tempat penampungan data-data yang
telah dikumpulkan ke suatu DBMS.
5. Penyusunan perangkat lunak (software).
6. Transfer data
7. Pengujian perangkat lunak (software).
8. Pengambilan kesimpulan.
112
Berikut adalah diagram alur analisis perancangan Sistem Informasi Akuntansi
PT. Jasapura Angkasa Boga :


Gambar 3.34 Gambar Alur Analisa Pembahasan
113
3.9 Jadwal Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan perancangan dan penyusunan program dan laporan
dimulai dari bulan Juli 2006 sampai bulan Desember Oktober 2006 atau selama enam
bulan. Sedangkan penelitian dilakukan dari April sampai dengan Juni dan
sebelumnya telah melaksanakan Kerja Praktek selama dua bulan. Berikut ini adalah
perinciannya :
Tabel 3.2 Jadwal Kegiatan
Bulan ke-
No. Kegiatan
1 2 3 4 5 6
1. Studi Literatur
2. Analisis Permasalahan
3. Pembuatan Program
4. Pengujian dan Analisis Hasil
5. Penyusunan Laporan TA
114
BAB IV
PENGUJIAN DAN ANALISIS HASIL
Pada Bab Pengujian dan Analisis Hasil ini pembahasan yang disajikan
adalah mengenai pengujian sistem dan analisis dari hasil pengujian tersebut.
Sebelumnya dijelaskan tahapan-tahapan dari proses pengujian tersebut dan
kemudian dibahas mengenai hasil pengujian beserta analisisnya.
4.1 Pengujian
Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga merupakan
sistem informasi yang mengelola data transaksi keuangan beserta pencatatannya
sehingga dihasilkan laporan keuangan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan
pihak-pihak lain yang memerlukan.
4.1.1 Tahap Pengujian
Tahap-tahap pengujian dilakukan sebagai berikut :
1. Pengumpulan data
Proses pengumpulan data dilakukan dengan melakukan observasi di
PT. Jasapura Angkasa Boga. Observasi dilakukan dengan melakukan
pengamatan terhadap dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi-
transaksi keuangan yang digunakan oleh perusahaan. Selain itu juga dengan
melakukan pengamatan terhadap sistem informasi yang sudah ada
sebelumnya. Selain dengan melakukan observasi juga dilakukan wawancara
dengan bagian-bagian yang terkait seperti bagian Information and Technology
(IT) serta bagian Finance and Accounting (FA). Dari observasi yang
dilakukan, diketahui bahwa terdapat beberapa kelemahan dari sistem yang
sudah ada yang meliputi struktur basis data, kesalahan proses dalam pelaporan
keuangan, serta masih terdapat beberapa proses yang dilakukan secara manual
seperti proses pembuatan invoice. Pengumpulan data juga dilakukan dengan
mengumpulkan literatur yang terkait dengan sistem informasi akuntansi
sehingga didapatkan solusi dari permasalahan berdasarkan teori yang dapat
digunakan dalam pemodelan sistem.
115
2. Instalasi sistem.
Proses instalasi sistem dilakukan dengan menginstalkan Sistem Informasi
Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga ke dalam suatu komputer. Sebelumnya
perangkat lunak lain yang diperlukan harus juga diinstalkan agar sistem yang
dibuat dapat berjalan. Ujicoba proses instalasi ini bertujuan untuk mengetahui
apakah sistem yang telah dibuat dapat bekerja dengan hasil yang sama persis
seperti di komputer develover. Proses ujicoba dilakukan dengan didampingi
oleh seorang ahli akuntansi untuk mengetahui kebenaran laporan keuangan
yang dihasilkan berdasarkan teori akuntansi.
3. Migrasi data
Proses migrasi data adalah proses pemindahan data dari basis data sebelumnya
ke basis data Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga. Proses
transfer data dilakukan dengan program aplikasi yang telah dibuat untuk
menyesuaikan struktur basis data yang lama dengan struktur basis data yang
baru. Proses migrasi data ini dilakukan hanya sekali pada saat instalasi
dilakukan.
4. Ujicoba antarmuka sistem
Tahap pengujian berikutnya adalah ujicoba antarmuka sistem. Pengujian ini
bertujuan untuk menguji apakah semua form-form yang ada dalam sistem
sudah berfungsi dengan benar agar kesalahan yang terjadi dapat seminimal
mungkin. Ujicoba ini juga bertujuan untuk mengetahui efektifitas dari sistem
yang dibuat.
5. Input data master
Proses input data dilakukan dengan melakukan input data master terlebih
dahulu. Prose input data master ini dilakukan oleh user dengan otoritas root.
Setelah input data master dilakukan maka sistem siap untuk melakukan
transaksi.
6. Input data transaksi
Proses input data transaksi dilakukan dengan memasukkan data sample yang
telah disiapkan. Proses input data transaksi dapat dilakukan oleh user sesuai
dengan otoritas yang dimiliki.
116
7. Pengecekan informasi laporan keuangan.
Dari data transaksi yang dimasukkan kemudian dilakukan pengecekan
informasi laporan keuangan sebagai output utama dari Sistem Informasi
Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga. Laporan keuangan ini kemudian
diperiksa bersama dengan seorang ahli akuntansi untuk melihat kebenaran
informasi yang disampaikan agar sesuai dengan teori akuntansi.
4.1.2 Ujicoba Instalasi Sistem
Proses instalasi dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa
Boga hanya dapat dilakukan apabila kebutuhan perangkat lunak pendukung sistem
telah terpenuhi dan proses persiapan database sistem telah dilakukan dengan
benar.
4.1.2.1 Kebutuhan Perangkat Lunak
Adapun kebutuhan perangkat lunak dari Sistem Informasi Akuntansi
PT. Jasapura Angkasa Boga ini adalah sebagai berikut :
Microsoft SQL Server 2000
Perangkat lunak ini diperlukan untuk menyimpan dan mengelola seluruh data
dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga. Untuk versi dari
perangkat lunak yang akan dipergunakan disarankan untuk menggunakan
Microsoft SQL Server 2000 Enterprise Edition. Hal ini mengingat besarnya
pertumbuhan data serta banyaknya jumlah pengguna.
Crystal Report 8.5
Perangkat lunak ini diperlukan untuk menampilkan report-report yang
terdapat dalam sistem.
VSFlexGrid 7.0
Perangkat lunak ini merupakan komponen third party untuk menampilkan
data dalam bentuk grid. Komponen ini diperlukan karena aplikasi yang dibuat
menggunakan komponen ini untuk menampilkan data dalam bentuk grid.
4.1.2.2 Persiapan Database Sistem
Persiapan database dilakukan dengan melakukan proses restore database
dari SQL Server Enterprise Manager. Terdapat tiga buah database yang harus
117
dipersiapkan agar Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga ini
bisa digunakan. Adapun ketiga buah database tersebut adalah sebagai berikut :
a. Database DB_GL_JAB
Database DB_GL_JAB merupakan database yang menyimpan data transaksi
pada sistem yang digunakan sebelumnya. Database ini diperlukan untuk
melakukan proses migrasi data ke database yang baru. Database
DB_GL_JAB hanya diperlukan sekali saja saat migrasi data dilakukan yaitu
pada saat proses instalasi sistem dilakukan.
b. Database DB_SIA_JAB_TA
Database DB_SIA_JAB_TA merupakan database aktif yang digunakan
untuk menyimpan data transaksi Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura
Angkasa Boga untuk periode transaksi satu tahun.
c. Database TMP_SIA
Database TMP_SIA merupakan database yang digunakan untuk
menyimpan data transaksi Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura
Angkasa Boga untuk transaksi-transaksi pada tahun-tahun sebelumnya.
Adapun penggunaan dua buah database dimaksudkan untuk mempercepat
pencarian data transaksi-transaksi pada database aktif mengingat transaksi-
transaksi tersebut akan lebih sering diakses oleh pengguna. Pada akhir tahun aktif,
akan dilakukan proses backup untuk memindahkan data pada database aktif ke
database TMP_SIA dan selanjutnya data pada DB_SIA_JAB_TA akan dikosongkan.
Proses ini akan menjaga pertumbuhan kuantitas pada database DB_SIA_JAB_TA
sebab pertumbuhan data yang bersifat kontinu hanya akan terjadi pada database
TMP_SIA.
Adapun proses restore database seperti tampak pada Gambar 4.1 yang
mana file backup yang di-restore adalah file DB_SIA_JAB_TA.
118

Gambar 4.1 Tampilan awal form Restore database pada Enterprise Manager

Gambar 4.2 Memilih file backup database DB_SIA_JAB_TA
Setelah seluruh proses restore database selesai maka langkah selanjutnya
adalah membuat user pada Microsoft SQL Server 2000 melalui Enterprise
Manager. Adapun pembuatan user ini dimaksudkan untuk menghindari
penggunaan user sa dalam mengakses database sehingga keamanan sistem
lebih terjamin. Adapun untuk Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa
119
Boga ini user yang diperlukan adalah user dengan nama siajab dengan
password p455w0rd. Proses pembuatan user ini dapat digambarkan sebagai
berikut.

Gambar 4.3 Membuat user baru pada SQL Server 2000

Gambar 4.4 Menentukan database yang dapat diakses.
120

Gambar 4.5 Tampilan pada Enterprise Manager setelah user selesai dibuat.
Setelah proses pembuatan user selesai maka proses selanjutnya adalah
pendaftaran database pada ODBC. Pendaftaran pada ODBC dilakukan dengan
username siajab yang telah dibuat sebelumnya. Proses pendaftaran pada ODBC
seperti diperlihatkan pada gambar berikut.

Gambar 4.6 Membuat DSN baru pada ODBC.
121

Gambar 4.7 Memasukkan data username dan password yang digunakan untuk login.

Gambar 4.8 Menentukan database yang akan diakses.

Sistem Informasi Akuntansi PT.Jasapura Angkasa Boga memerlukan tiga
buah DSN sesuai dengan jumlah database yang digunakan. Untuk data nama
DSN (Gambar 4.6) disesuaikan dengan nama database yaitu DB_SIA_JAB_TA,
DB_GL_JAB, dan TMP_SIA. Sedangkan data server digunakan (local) sebab pada
saat pengujian hanya digunakan satu buah komputer. Pada proses pemilihan
database (Gambar 4.8), database yang dipilih disesuaikan dengan nama DSN
yang digunakan. Setelah proses ini selesai dilakukan maka instalasi sistem siap
dilakukan.
4.1.2.3 Proses Instalasi Sistem
Proses instalasi Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga
dapat dilakukan setelah semua kebutuhan perangkat lunak sistem terpenuhi dan
122
setting terhadap database dilakukan. Proses instalasi sistem dilakukan dengan
menjalankan file instalasi JAB Smartcounting 1.0.msi. Adapun program
instalasi tersebut dibuat dengan menggunaan software IstallShield 10.5. Langkah-
langkah dalam proses instalasi dapat digambarkan sebagai berikut.

Gambar 4.9 Tampilan awal proses instalasi.

Gambar 4.10 Tampilan yang menginformasikan instalasi siap dilakukan.
123

Gambar 4.11 Tampilan saat proses instalasi selesai dilakukan.

Gambar 4.12 Tampilan saat proses instalasi telah selesai dilakukan.
Setelah proses instalasi berhasil dilakukan maka Sistem Informasi
Akuntansi PT Jasapura Angkasa Boga telah ter-install pada komputer, dapat
dilihat pada gambar berikut.

Gambar 4.13 Shortcut SIA PT. Jasapura Angkasa Boga pada desktop.
124

Gambar 4.14 Shortcut SIA PT. Jasapura Angkasa Boga pada start menu.

Gambar 4.15 Program SIA PT. Jasapura Angkasa Boga pada Add or Remove Programs
4.1.2.4 Proses Migrasi Data
Proses Migrasi Data merupakan proses pemindahan data dari database
sistem sebelumnya yaitu DB_GL_JAB ke database sistem yang baru yaitu
DB_SIA_JAB_TA dan TMP_SIA. Tampilan form untuk proses ini seperti pada
gambar berikut.

Gambar 4.16 Form proses migrasi data
Proses migrasi data hanya dilakukan sekali setelah instalasi sistem
dilakukan. Proses ini hanya dapat dilakukan oleh user dengan hak akses root.
Selain melakukan pemindahan data, proses ini juga sekaligus menyesuaikan data
125
pada database lama dengan struktur database baru. Secara detail terdapat
beberapa proses yang dilakukan yaitu :
1. Memindahkan data account
Data account pada sistem lama tersimpan dalam TBJ_TBAKUN. Proses
pemindahan data account ini sekaligus melakukan penyesuaian dengan
struktur data pada database baru yaitu DB_SIA_JAB_TA di mana tabel yang
digunakan untuk menyimpan data ini bernama TGL_Account.
2. Memindahkan data transaksi tahun 2004 ke TMP_SIA
Data transaksi pada database sebelumnya hanya menggunakan satu tabel
yaitu TBJ_TBTRANSAKSI. Karena data 2004 merupakan data lampau maka
data transaksi untuk tahun 2004 akan dipindahkan ke TMP_SIA. Pada
TMP_SIA data ini disimpan pada dua tabel yaitu TGL_Journal2004 dan
TGL_JournalDetail2004.
3. Menghitung nilai saldo masing-masing account untuk tahun 2004
Untuk menghasilkan data laporan keuangan pada sistem yang baru
digunakan tabel bantu dengan nama TGL_AccSummary. Tabel ini
menyimpan saldo-saldo tiap account setiap bulannya. Setelah data tahun
2004 dipindahkan sistem kemudian menghitung saldo account tahun 2004
dan disimpan pada TGL_AccSummary2004.
4. Menghitung earning untuk tahun 2004
Setelah seluruh saldo account diketahui sistem akan menghitung nilai
earning untuk tahun 2004 yang meliputi current earning dan
retained earning. Nilai-nilai ini kemudian disimpan pada
TGL_AccSummary2004 pada account yang digunakan khusus untuk
menampung nilai tersebut.
126
5. Memindahkan data transaksi tahun 2005 ke TMP_SIA
Proses ini sama dengan tahun 2004, hanya saja tabel yang dipergunakan
pada database yang baru adalah TGL_Journal2005 dan
TGL_JournalDetail2005
6. Menghitung nilai saldo masing-masing account untuk tahun 2005
Proses ini sama dengan tahun 2004, hanya saja tabel yang dipergunakan
pada database yang baru adalah TGL_AccSummary2005.
7. Menghitung earning untuk tahun 2005
Proses ini sama dengan tahun 2004, hanya saja tabel yang dipergunakan
pada database yang baru adalah TGL_AccSummary2005.
8. Memindahkan data transaksi tahun 2006 ke DB_SIA_JAB_TA
Data transaksi 2006 merupakan data transaksi untuk periode akuntansi saat
ini sehingga penyimpanan data dilakukan pada DB_SIA_JAB_TA. Tabel
yang digunakan untuk menyimpan adalah TGL_Journal dan
TGL_JournalDetail.
9. Menghitung nilai saldo masing-masing account untuk tahun 2006
Proses ini sama dengan proses tahun lainnya, hanya saja database yang
digunakan adalah DB_SIA_JAB_TA.
10. Menghitung earning untuk tahun 2006
Proses ini sama dengan proses tahun lainnya, hanya saja database yang
digunakan adalah DB_SIA_JAB_TA.
4.1.3 Ujicoba Antarmuka Sistem
Ujicoba Antarmuka Sistem akan dibagi menjadi 6 bagian yaitu bagian
Penampilan Umum, Master Data, General Ledger, Account Receivable, Account
Payable, dan Financial Statement.
4.1.3.1 Penampilan Umum
Penampilan umum sistem merupakan bagian-bagian sistem yang berfungsi
sebagai komponen pendukung sehingga aplikasi yang dibuat dapat digunakan
dengan baik. Secara garis besar penampilan umum dibagi menjadi 6 bagian yaitu
Splash Screen, Form Utama, Form Login, Form Perubahan Password
(Change Password), dan Form User Log.
127
a. Splash Screen
Splash screen merupakan tampilan yang akan terlihat pertama kali saat
sistem dijalankan. Pada saat splash screen ini ditampilkan sistem akan melakukan
beberapa proses awal untuk mempersiapkan sistem. Adapun beberapa proses yang
dilakukan yaitu :
Pengecekan group root, di mana jika group root tidak ada maka
sistem akan membuat grouproot. Group root merupakan group
dengan hak akses ke seluruh bagian sistem sehingga group ini mutlak
harus ada.
Pengecekan user root, di mana jika user dengan username root tidak
ada maka sistem akan membuat user root yang baru. User root
merupakan satu-satunya user dengan hak akses group root sehingga
user ini memiliki kewenangan untuk mengakses seluruh bagian sistem
sehingga user ini mutlak harus ada.
Pembaharuan data history currency rate yang mana data tanggal terakhir
berlakunya currency aktif adalah pada saat sistem diaktifkan.

Gambar 4.17 Tampilan Splash Screen Sistem
128
b. Form Utama
Form Utama merupakan tampilan yang merupakan pusat untuk mengakses
bagian-bagian sistem. Secara umum terdapat dua macam tampilan form utama
yang dapat dijelaskan sebagai berikut :
Bentuk tampilan pertama (Gambar 4.18), merupakan tampilan yang
akan tampak setelah splash screen tertutup. Pada tampilan ini hanya
terdapat dua menu pada bagian menu bar yaitu File dan About.
Sedangkan pada toolbar juga hanya terdapat dua buah button yaitu
tombol Exit dan Logoff. Ciri utama form utama dalam bentuk
pertama ini yaitu gambar background form yang berwarna hitam putih
yang menandakan bahwa sistem sedang dalam keadaan tidak aktif.
Bentuk tampilan kedua (Gambar 4.19), merupakan tampilan yang akan
tampak setelah user melakukan proses login. Pada tampilan kedua
gambar backround form akan terlihat berwarna yang menunjukkan
bahwa sistem dalam keadaan aktif. Sedangkan untuk menu-menu pada
menu bar dan tombol-tombol pada toolbar akan terlihat sesuai dengan
hak akses yang dimiliki oleh user yang bersangkutan.
129

Gambar 4.18 Bentuk tampilan pertama dari Form Utama

Gambar 4.19 Bentuk tampilan kedua dari Form Utama
130
Dari bentuk kedua Form Utama terlihat bahwa form utama memiliki
beberapa komponen yaitu menu bar dan toolbar pada bagian atas form, serta
status bar pada bagian bawah form. Adapun menu yang ada pada form utama ini
dapat dijelaskan sebagai berikut :
File, merupakan menu yang berkaitan dengan pengaktifan program
seperti Login, Logout, dan Exit.
Master Setup, merupakan link menuju master data yang ada, seperti
Master Data Customer, Master Data Bank, dan lain-lain.
Ledger, merupakan menu yang terkait dengan pengolahan data pada
modul General Ledger seperti General Journal, Adjusment Journal,
dan proses-proses lainnya.
Receivable, merupakan menu yang terkait dengan pada modul
Account Receivable seperti Invoicing, Account Receivable Journal,
dan proses-proses lainnya.
Payable, merupakan menu yang terkait dengan pengolahan data pada
modul Account Payable seperti PRF, Account Payable Journal, dan
proses-proses lainnya.
Cost, menu ini hanya memiliki satu buah sub menu yaitu Cost Journal.
Financial Statement, merupakan link ke bagian pelaporan keuangan
yaitu Trial Balance, Income Statement, dan Balance Sheet.
Control Panel, merupakan menu yang berkaitan dengan sistem
pendukung aplikasi yaitu perubahan password, migrasi data, dan User
Log.
About, merupakan menu untuk menampilkan informasi tentang program.
Pada statusbar terdapat panel-panel sebagai berikut :
Login, yang menampilkan informasi user yang sedang aktif.
Group, yang menampilkan informasi group dari user yang sedang aktif.
Tanggal sekarang dan waktu sekarang.
Informasi tentang program.
131
c. Form Login
Form login merupakan form yang digunakan untuk mengaktifkan sistem.
Pada form login pengguna akan diminta untuk memasukkan username dan
password yang sesuai dengan yang tersimpan pada database. Jika username dan
password yang dimasukkan sesuai, form utama menampilkan bentuk form utama
aktif dengan background form berwarna dan dengan tampilan menu sesuai dengan
otoritas masing-masing pengguna. Sedangkan jika tidak sesuai, muncul pesan
yang menyatakan bahwa username atau password salah. Tampilan dari form login
dapat dilihat pada Gambar 4.23.

Gambar 4.20 Tampilan Form Login
Alur proses yang terjadi pada proses login dapat dilihat pada flowchart berikut.
Mulai
Input username
dan password
Username dan
password cocok ?
Pesan
Kesalahan
Cari otoritas user berdasarkan IdUser
Set tampilan form utama sesuai
dengan otoritas
Selesai
Tidak
Ya

Gambar 4.21 Flowchart proses login user
132
d. Form Perubahan Password (Change Password)
Form Perubahan Password (Change Password), merupakan form yang
digunakan untuk mengubah password user login dan aktif pada suatu saat
tertentu. Pada proses ini hanya perubahan password yang diijinkan, sedangkan
untuk perubahan data-data lainnya dilakukan melalui Form Master User.

Gambar 4.22 Form Perubahan Password (Change Password)
Alur proses yang terjadi pada proses perubahan password dapat dilihat pada
flowchart berikut.
Mulai
Input
password
Ulangi input
password
(retype)
Kedua password sama ?
Simpan
password
baru
Selesai
Sampaikan
pesan
kesalahan
tidak
ya

Gambar 4.23 Flowchart perubahan password (change password)
133
e. Form User Log
Form User Log merupakan form pendukung sistem yang digunakan untuk
mengetahui aktivitas-aktivitas yang dilakukan user pada sistem. Proses perekaman
aktivitas ini dilakukan sistem secara otomatis ketika suatu aktivitas dilakukan.
Form ini hanya dapat diakses oleh user dengan otoritas root. Dari form ini root
dapat mencari user log berdasarkan user name serta berdasarkan tanggal.

Gambar 4.24 Form User Log
Jika diperlukan informasi user log dapat dicetak menjadi sebuah User Log
Report. Pencetakan laporan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan
mencetak laporan ke layar sehingga user dapat melihat bentuk laporan yang akan
dicetak, atau dengan langsung mencetak laporan menggunakan alat cetak
(printer). Isi laporan yang ditampilkan akan sesuai dengan isi grid pada Form
User Log.
134

Gambar 4.25 Laporan User Log
4.1.3.2 Master Data
Bagian Master Data merupakan bagian sistem untuk melakukan
konfigurasi data master. Data master ini harus disiapkan terlebih dahulu untuk
dapat digunakan pada saat transaksi. Adapun bagian-bagian dari master data yaitu
: Master Group, Master User, Master Customer, Master Bank, Master Currency
Rate, Master Form of Payment, dan Master Class Account.
135
a. Form Master Group
Group merupakan pengkategorian hak akses yang dapat digunakan oleh
user. Master Group hanya dapat diakses oleh user dengan otoritas root. Master
Group terdiri dari dua buah form yaitu Form List of Group dan Form Group
Configuration.

Gambar 4.26 Form List of Group
Pada form ini user dapat melihat group-group yang telah ada dalam sistem
beserta keterangannya. Untuk melakukan penambahan user baru maka user harus
menekan tombol New, sedangkan jika user ingin melakukan perubahan data user
dapat melakukannya dengan melakukan double click pada grid sesuai dengan
group yang ingin diubah. Proses penambahan, perubahan, dan penghapusan data
group dilakukan pada Form Group Configuration. Adapun group dengan nama
ROOT tidak dapat diubah.
136

Gambar 4.27 Form Group Configuration
Untuk melakukan penambahan atau pengeditan maka user harus
memasukkan data nama group. Nama group yang dimasukkan tidak boleh sama
dengan nama group-group yang sudah ada. Jika nama yang dimasukkan sama
dengan nama group yang sudah ada, maka sistem akan menampilkan pesan
kesalahan. Untuk data keterangan tidak mutlak harus diisi. Setelah itu user harus
menspesifikasikan hak akses yang dimiliki oleh group tersebut dengan menandai
pada checkbox yang tersedia pada Tab Strip. Terdapat enam bagian hak akses
yang bisa dimiliki oleh sebuah group sesuai dengan nama tab-tab pada tab strip.
Setelah seluruh data dimasukkan, user dapat menyimpan data tersebut dengan
menekan tombol Save. Data yang baru disimpan terlihat pada grid.
137
Alur proses yang terjadi pada penambahan master data group dapat dilihat
pada flowchart berikut.

Gambar 4.28 Flowchart penambahan data group.
b. Master User
Master User hanya dapat diakses oleh user dengan otoritas ROOT.
Bagian master user terdiri dari dua buah form yaitu Form List of User dan Form
User Configuration.

Gambar 4. 29 Fom List of User.
138
Proses untuk menambahkan user baru sama dengan penambahan group.
Proses penambahan, pengubahan, serta penghapusan user dilakukan pada Form
User Configuration. Adapun user dengan nama ROOT tidak dapat diubah.

Gambar 4.30 Fom User Configuration
Untuk melakukan penambahan user baru data yang harus dimasukkan
yaitu User Name, Full Name, dan Password. Data password dimasukkan dua kali
untuk menghindari kesalahan pada saat pengetikan. User juga harus menentukan
group dari user yang akan dibuat dengan memilih nama group pada sebuah
combobox. Setelah seluruh data dimasukkan, user dapat menyimpan data dengan
menekan tombol Save. Data user yang baru ditampilkan pada grid.
Mulai
Input data
user
Data baru ada
dalam database
Simpan data baru
Berhenti
Tampilkan data pada grid
Tampilkan
pesan
kesalahan
Username sama ?
Tidak
Ya
Ya
Tampilkan
pesan
kesalahan
Tidak

Gambar 4.31 Flowchart penambahan user baru.
139
c. Master Customer
Master Customer meliputi konfigurasi data Customer dan Contact Person.
Master customer terdiri dari tiga buah form yaitu Form List of Customer,
Form Customer Configuration, dan Form Contact Person Configuration.
Pada Form List of Customer, di sebelah kanan ditampilkan daftar customer yang
sudah ada dalam sistem. Sedangkan di sebelah kiri ditampilkan daftar contact
person. Daftar contact person tersebut akan mengubah data yang ditampilkan
sesuai dengan customer yang dipilih. Untuk menambahkan data baru user harus
menekan tombol New, sedangkan untuk melakukan perubahan atau penghapusan
data dengan melakukan double click pada daftar yang ditampilkan.

Gambar 4.32 Form List of Customer.
140

Gambar 4.33 Form Customer Configuration.

Gambar 4.34 Form Contact Person Configuration.
Pada proses penambahan customer dan contact person hanya data kode
dan nama customer yang wajib diisi. Data kode yang dimasukkan tidak boleh
sama dengan data yang sudah ada sebelumnya. Setelah data dimasukkan user
harus menekan tombol Save. Data yang disimpan kemudian ditampilkan pada
daftar.
141
Alur proses yang terjadi pada penambahan master data customer dan
contact person dapat dilihat pada flowchart berikut.

Gambar 4.35 Flowchart penambahan data customer dan contact person.
d. Master Bank
Master Bank meliputi proses penambahan, pengubahan, dan penghapusan
data bank, data cabang bank, dan data bank account. Master Bank terdiri dari 4
form yaitu Form List of Bank, Form Bank Configuration, Form Bank Account
Configuration, dan Form Branch of Bank Configuration.
Pada Form List of Bank terdapat dua buah grid yaitu grid yang
menampilkan daftar bank pada sebelah kiri, serta grid yang menampilkan data
cabang bank pada sebelah kanan. Daftar cabang bank akan menampilkan data
yang berubah-ubah sesuai dengan data bank yang dipilih. Untuk membuat data
bank dan data cabang yang baru dilakukan dengan menekan tombol New,
sedangkan untuk melakukan pengubahan ataupun penghapusan data dapat
dilakukan dengan melakukan double click pada grid sesuai dengan data yang
diinginkan.
142

Gambar 4.36 Form List of Bank.
Pada proses penambahan data bank user harus memasukkan kode dan
nama bank, sedangkan untuk data lainnya bisa diisi sesuai dengan keperluan.
Setelah mengisi kode dan nama bank, user harus memasukkan minimal satu
account untuk data bank yang akan dibuat yaitu dengan cara menekan tombol
New pada daftar bank account yang tersedia. Kemudian user harus menekan
tombol Save untuk menyimpan data bank. Untuk penambahan data cabang bank
hampir sama dengan penambahan data bank.

Gambar 4.37 Form Bank Configuration.
143

Gambar 4.38 Form BankAccount Configuration.

Gambar 4.39 Form Branch of Bank Configuration.
Alur proses yang terjadi pada penambahan master data bank dapat dilihat
pada flowchart berikut
144

Gambar 4.40 Flowchart penambahan data bank
e. Master Currency Rate
Master Currency Rate meliputi penambahan, pengubahan, dan
penghapusan data mata uang beserta nilai kursnya. Master Currency Rate terdiri
dari tiga form yaitu Form List of Currency, Form Currency Rate Configuration,
dan Form Currency Rate History.
Pada Form List of Currency Rate ditampilkan daftar mata uang (currency)
yang ada dalam sistem. Pada daftar tersebut juga ditampilkan nilai tukar (kurs)
terakhir dari mata uang tersebut terhadap rupiah. Untuk menambah data baru,
user harus menekan tombol New yang terletak di bawah grid. Sedangkan untuk
melakukan pengubahan atau penghapusan data dapat dilakukan dengan
melakukan double click pada grid. Untuk data currency Rupiah tidak dapat
diubah, karena data tersebut digunakan untuk memproses laporan-laporan
keuangan. User juga bisa melihat informasi perubahan nilai kurs dengan menekan
tombol History.
145

Gambar 4.41 Form List of Currency

Gambar 4.42 Form Currency Rate Configuration
Pada saat melakukan perubahan data currency, aplikasi akan melakukan
pengecekan apakah data nilai tukar mata uang tersebut berbeda dengan nilai tukar
sebelumnya. Jika nilai tukar yang baru berbeda dengan nilai tukar sebelumnya
sistem akan melakukan update data history currency tersebut.
146

Gambar 4.43 Form History of Currency Rate
Alur proses yang terjadi pada penambahan master currency dapat dilihat
pada flowchart berikut
Mulai
Input data
currency
Data baru ada
dalam database
Simpan data
currency baru
Selesai
Tampilkan
pesan
kesalahan
Simpan data
history
ya
tidak

Gambar 4.44 Flowchart penambahan data currency
147
f. Master Form of Payment
Master Form of Payment berkaitan dengan penambahan, pengubahan, dan
penghapusan data bentuk pembayaran. Master of Form of Payment terdiri dari dua
buah form yaitu : Form List of Form of Payment dan Form of Payment
Configuration.

Gambar 4.45 Form of Payment List
Untuk menambah data baru user harus menekan tombol New, sedangkan
untuk mengubah atau menghapus data dengan melakukan double click pada grid.
Untuk data bentuk pembayaran cash tidak dapat diubah.

Gambar 4.46 Form of Payment Configuration

148
Alur proses yang terjadi pada penambahan Master Form of Payment dapat
dilihat pada flowchart berikut.

Gambar 4.47 Flowchart penambahan data Form of Payment
g. Master Class Account Configuration
Master Class Account Configuration merupakan proses pemberian nomor
account untuk masing-masing kelas item yang dibuat pada Sistem Informasi
Inventory. Untuk dapat digunakan dalam transaksi terlebih dahulu data kelas yang
dibuat akan diberi nomor account oleh bagian akuntansi. Setelah itu dilakukan
proses posting sehingga nomor account yang diberikan tidak dapat diubah. Ada
tiga macam nomor account yang diberikan yaitu :
Inventory Account
Account ini akan dijadikan referensi untuk setiap penjurnalan transaksi
yang menggunakan kelas ini dengan jenis transaksi yang mempengaruhi
persediaan.
Account Payable Account
Account ini akan dijadikan referensi untuk setiap penjurnalan transaksi
yang menggunakan kelas ini dengan jenis transaksi yang mempengaruhi
hutang dagang.
Cost Account
Account ini akan dijadikan referensi untuk setiap penjurnalan transaksi
yang menggunakan kelas ini dengan jenis transaksi yang mempengaruhi
biaya produksi.

149

Gambar 4.48 Form List of Class
Untuk melakukan penambahan atau perubahan class account dapat
dilakukan dengan melakukan double click pada kelas yang akan diubah. Setelah
itu akan muncul Form Class Account Configuration. Untuk melakukan pemilihan
account, user harus menekan tombol . Kemudian sistem akan memunculkan
Chart of Account yang merupakan daftar account. Dari Chart of Account, user
dapat memilih account yang diinginkan dengan melakukan double click pada
gridt. Setelah account dipilih user dapat menyimpan data dengan menekan tombol
Save. Jika semua account yang diperlukan telah dipilih, user dapat melakukan
posting dengan menekan tombol Posting.
150

Gambar 4.49 Form Class Account Configuration
Alur proses yang terjadi pada penambahan Master Form of Payment dapat
dilihat pada flowchart berikut

Gambar 4.50 Flowchart class account configuration
4.1.3.3 General Legder
Bagian General Ledger merupakan bagian sistem yang berkaitan dengan
151
pengelolaan buku besar. Bagian-bagian dari General Ledger yaitu : Chart of
Account, General Journal, Adjustment Entries Journal, General Ledger,
Financial Statement Generation, dan Open New Periode.
a. Chart of Account
Chart of Account (COA) merupakan daftar account yang digunakan
sebagai dasar pencatatan transaksi Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura
Angkasa Boga mulai dari penjurnalan sampai penyusunan laporan keuangan
(Financial Statement). Dalam sistem, COA terdiri dari dua buah form yaitu Form
Chart of Account dan Form Account Configuration.

Gambar 4.51 Form Chart of Account

152
Pada Form Chart of Account akan ditampilkan daftar account yang
tersimpan dalam sistem. Adapun data yang diperlihatkan yaitu kode, deskripsi,
dan saldo awal bulan berjalan. Untuk melakukan penambahan, pengubahan, dan
penghapusan data dilakukan pada Form Account Configuration.

Gambar 4.52 Form Account Confiuration
Untuk melakukan penambahan data, user harus memasukkan data tipe
account (header / detail), deskripsi (description), posisi (position), dan saldo awal
(beginning balance). Untuk data kode account akan diatur secara otomatis
berdasarkan posisi yang dipilih dari COA. Untuk data beginning balance hanya
dimasukkan sekali yaitu pada saat account dibuat. Pada database, selain
menyimpan data account juga akan dibuatkan data account summary untuk
account yang baru dibuat yang disimpan pada tabel TGL_AccSummary.
TGL_AccSummary menyimpan nilai saldo awal (beginning balance), rekapitulasi
transaksi debit, dan rekapitulasi nilai kredit per bulan. Data beginning balance
yang dimasukkan pada saat pembuatan data account akan digunakan sebagai data
beginning balance bulan berjalan.
153
Alur proses penambahan account dapat dilihat pada flowchart berikut.

Gambar 4.53 Flowchart pembuatan account baru
b. General Journal
General Journal merupakan bagian sistem yang mengelola pencatatan
transaksi-transaksi pada jurnal umum. Transaksi-transaksi pada jurnal umum
adalah transaksi-transaksi di luar transaksi-transaksi hutang dagang (account
payable), piutang dagang (account receivable), dan biaya produksi (cost). Adapun
General Legder terdiri dari beberapa form yaitu : Form List of General Journal,
Form General Journal Configuration, dan Form General Journal Item
Configuration.
Pada Form List of General Journal, user terdapat daftar transaksi-transaksi
jurnal umum yang pernah dilakukan. User dapat melakukan pencarian data
berdasarkan tanggal transaksi, kode transaksi, dan berdasarkan keterangan
transaksi. Untuk melakukan pencatatan transaksi baru, user harus menekan
tombol New, sedangkan untuk melakukan pengubahan data dilakukan dengan
melakukan double click pada transaksi yang diinginkan dari daftar. User juga
dapat melakukan pencetakan laporan daftar transaksi dari form ini. Isi dari laporan
akan sesuai dengan data yang ditampilkan pada grid.
154

Gambar 4.54 Form List of General Journal
Proses penambahan, pengubahan, dan penghapusan data dapat dilakukan
pada Form General Journal Configuration. Untuk melakukan penambahan data,
user harus memasukkan data keterangan transaks, sedangkan data kode dan
tanggal akan dimasukkan secara otomatis oleh sistem.
Untuk memasukkan data item transaksi dilakukan pada Form General
Journal Item Configuration dengan terlebih dahulu menekan tombol New yang
terdapat pada Form General Journal Configuration. Pada form ini user harus
menentukan account yang akan digunakan dalam transaksi dengan memilih pada
COA, kemudian memasukkan data nilai transaksi beserta posisi transaksi untuk
account tersebut (debit / credit).
155
Setelah suatu item transaksi dimasukkan maka jumlah sisi debit dan kredit
pada Form General Journal Configuration akan otomatis dijumlahkan dan akan
diperlihatkan pada sisi kiri bawah form. Suatu transaksi akan dapat disimpan jika
jumlah sisi debit dan sisi kredit transaksi tersebut sama.
Form General Journal Configuration dan Form General Journal Item
Configuration diperlihatkan pada gambar berikut.

Gambar 4.55 Form General Journal Configuration

Gambar 4.56 Form General Journal Item Configuration

156
Setiap transaksi jurnal pada Form General Journal Configuration dapat
dicetak dalam sebuah report seperti gambar berikut.

Gambar 4.57 Report transaksi General Journal
157
Adapun flowchart proses penyimpanan data transaksi General Journal
adalah sebagai berikut.
Mulai
Data deskripsi
kosong ?
Selesai
Simpan detail transaksi journal
Tampilkan
pesan
kesalahan
Simpan transaksi journal
Hitung kode
transaksi
baru
Input data
item transaksi
Jumlah debit dan
kredit sama
Tampilkan
pesan
kesalahan ya
tidak

Gambar 4.58 Flowchart transaksi General Journal
c. Adjustment Entries Journal
Adjustment Entries Journal (Jurnal Penyesuaian) merupakan transaksi
penjurnalan yang merupakan penyesuaian dari transaksi-transaksi pada jurnal-
jurnal yang telah dibuat sebelumnya. Pada Sistem Informasi Akuntansi PT.
Jasapura Angkasa Boga terdapat beberapa cara untuk melakukan pencatatan
transaksi jurnal penyesuaian yaitu :
Manual Entries, merupakan transaksi jurnal penyesuaian yang dimasukkan
secara manual oleh user. Transaksi ini berfungsi untuk melakukan input
transaki-transaksi yang tidak berasal dari sistem inventory.
Inventory Active Retur, merupakan transaksi jurnal penyesuaian yang
berasal dari dokumen Active Retur. Dokumen ini merupakan dokumen
yang dibuat oleh sistem inventory ketika melakukan pengembalian barang
dari supplier.
158
Inventory Passive Retur, merupakan transaksi jurnal penyesuaian yang
berasal dari dokumen passive retur. Dokumen ini merupakan dokumen
yang dibuat oleh sistem inventory ketika melakukan pengembalian barang
ke gudang oleh Departement User.
Inventory Spoil, merupakan transaksi jurnal penyesuaian yang berasal dari
dokumen spoil. Dokumen ini merupakan dokumen yang dibuat oleh sistem
inventory untuk mencatat barang-barang yang sudah rusak.
Inventory Stock Opname, merupakan transaksi jurnal penyesuaian yang
berasal dari dokumen stock opname. Dokumen ini merupakan dokumen
yang dibuat oleh sistem inventory untuk mencatat selisih antara jumlah
barang di gudang dengan yang tercatat pada sistem.
Adjusment Entries Journal terdiri dari beberapa form yaitu : Form List of
Adjusment Entries Journal, Form AE Journal Configuration, Form Journal
Source Item, dan Form AE Journal Item Configuration.

Gambar 4.59 Form List of Adjustment Journal
159
Proses yang terjadi pada Form List of Adjustment Journal hampir sama
dengan proses yang terjadi pada form list of journal yang lain. Pada form ini
terdapat sedikit perbedaan di mana selain melakukan pencarian data berdasarkan
tanggal, kode, dan dekripsi transaksi, user juga dapat mencari transaksi
berdasarkan cara pencatatan sesuai dengan pengkategorian yang telah dijelaskan
di atas.
Untuk melakukan pencatatan transaksi, sebelumnya user harus memilih
dokumen sumber yang ingin digunakan pada Form Journal Source Item.

Gambar 4.60 Form Journal Item Source

Gambar 4.61 Form AE Journal Configuration
160
Berdasarkan pilihan user tersebut sistem menampilkan Form AE Journal
Configuration. Terdapat sedikit perbedaan untuk pencatatan transaksi secara
manual entries dengan transaksi lainnya. Untuk pencatatan transaksi dengan
manual entries, seluruh item-item transaksi dimasukkan oleh user. User akan
memasukkan data account yang digunakan, nilai transaksi, termasuk posisi
transaksi. Sedangkan untuk transaksi dengan cara yang lain, beberapa item
transaksi telah dimunculkan secara otomatis oleh sistem. User hanya perlu
melakukan perubahan data pada beberapa item saja.

Gambar 4.62 Form AE Journal Item Configuration
Proses penyimpanan data, pengubahan data, penghapusan data, dan
posting hampir sama dengan transaksi journal lainnya. Proses pelaporan juga
dapat dilakukan secara langsung dari form-form yang terdapat dalam proses ini.
Bentuk laporan (report) yang dihasilkan hampir sama dengan report transaksi
general journal.
161
Adapun flowchart untuk melakukan penyimpanan data transaksi
Adjustment Entries Journal adalah sebagai berikut.

Gambar 4.63 Flowchart transaksi Adjustment Entries Journal
d. General Ledger
Proses General Ledger berkaitan dengan pengelolaan buku besar. Pada
buku besar akan ditampilkan transaksi-transaksi yang dilakukan dalam seluruh
jurnal yang dibuat berdasarkan COA. Pada general ledger user dapat melihat
saldo masing-masing account beserta history transaksi yag menyebabkan
terjadinya saldo pada account tersebut.
162
Proses General Ledger terdiri dari satu buah form yaitu Form General
Ledger. Dari form ini user dapat melakukan pembuatan laporan buku besar
berdasarkan tanggal transaksi, berdasarkan kategori account, dan berdasarkan
account. User dapat langsung melakukan pencetakan laporan dari form ini.

Gambar 4.64 Form General Ledger
Proses pembuatan general ledger dilakukan dengan melakukan
penghitungan transaksi-transaksi journal yang disimpan dalam tabel
TGL_Journal dan TGL_JournalDetail berdasarkan COA yang disimpan dalam
TGL_Account. Proses yang dilakukan meliputi penghitungan saldo awal sesuai
dengan tanggal awal yang dipilih user, pengkategorian transaksi berdasarkan
account, serta penghitungan saldo terakhir account tersebut. Seluruh data hasil
perhitungan kemudian disimpan dalam sebuah tabel bantu yaitu
TGL_GeneralLedger.
163

Gambar 4.65 Report General Ledger
164
Adapun flowchart untuk menampilkan transaksi-transaksi pada General
Ledger adalah sebagai berikut.

Gambar 4.66 Flowchart transaksi General Ledger
e. Financial Statement Generation
Financial Statement Generation adalah proses untuk melakukan
perhitungan saldo setiap account yang dilakukan setiap akhir bulan berjalan.
Proses ini didahului dengan melakukan pengecekan status posting dari setiap
transaksi pada journal. Ketika semua transaksi journal telah ter-posting, proses ini
dapat dijalankan. Selain menghitung saldo untuk masing-masing account, proses
ini juga melakukan perhitungan rugi laba bulan berjalan (current earning) dan
rugi laba ditahan (retained earning). Adapun proses penghitungan saldo ini akan
disimpan dalam tabel TGL_AccSummary. Berdasarkan data pada tabel inilah
laporan-laporan keuangan (financial statement) dibuat.
165

Gambar 4.67 Form Financial Statement Generation

Adapun flowchart untuk proses Financial Statement Generation adalah
sebagai berikut.

Gambar 4.68 Flowchart Financial Statement Generation
166
f. Open New Periode
Proses ini hampir sama dengan proses Financial Statement Generation.
Perbedaannya dengan proses ini adalah dilakukannya proses backup tabel-tabel
pada DB_SIA_JAB_TA ke database TMP_SIA.
Proses ini diawali dengan melakukan pengecekan terhadap transaksi-
transaksi yang terjadi pada sistem inventory. Hal ini dilakukan sebab beberapa
transaksi penjurnalan yang dilakukan didasari oleh transaksi-transaksi pada sistem
inventory. Kemudian dilakukan perhitungan seperti proses Financial Statement
Generation. Setelah perhitungan ini dilakukan, akan dilanjutkan dengan
melakukan proses backup tabel-tabel pada DB_SIA_JAB_TA ke database TMP_SIA.
Setelah proses backup ini dilakukan sistem akan mengosongkan tabel-tabel yang
digunakan untuk menyimpan data transaksi pada DB_SIA_JAB_TA untuk
digunakan pada transaksi selanjutnya.

Gambar 4.69 Form Open New Accounting Year
167
Adapun flowchart untuk proses Open New Periode adalah sebagai
berikut.
Cari data account dari
TGL_Account
Cari beginning balance bulan
berjalan dari TGL_AccSummary
Hitung total transaksi debit untuk
masing-masing account dari
TGL_JournalDetail
Hitung total transaksi kredit untuk
masing-masing account dari
TGL_JournalDetail
Posisi normal
debit ?
Balance = Beginning Balance +
Debit - Kredit
Selesai
Mulai
tidak
ya
Balance = Beginning Balance +
Kredit - Debit
Update TGL_AccSummary untuk
bulan berjalan
Hitung Current Earning dan
Retained Earning bulan berjalan
Update Current Earning dan
Retained Earning pada
TGL_AccSummary
Cek transaksi bulan berjalan pada
TGL_Journal
Seluruh transaksi
ter-posting ?
Tampilkan pesan bahwa proses
tidak dapat dijalankan
ya
tidak
Backup tabel-tabel transaksi ke
TMP_SIA
Kosongkan tabel-tabel transaksi
di DB_SIA_JAB_TA

Gambar 4.70 Flowchart Open New Periode
4.1.3.4 Account Receivable
Proses Account Receivable merupakan proses yang berkaitan dengan
penjualan dan piutang usaha. Bagian-bagian dari Account Receivable yaitu :
Invoicing, Invoice Account Setup, Account Recivable Journal, AR Aging, dan
Official Receipt Journal.
168
a. Invoicing
Proses Invoicing merupakan proses pembuatan invoice yang akan
diberikan kepada customer sebagai tagihan atas penjualan produk. Sebelum proses
pembuatan invoice ini dilakukan, terlebih dahulu dilakukan rekapitulasi dokumen
Delivery Order (DO) yang merupakan catatan pengiriman barang kepada
customer. Dokomen ini diterbitkan oleh bagian operation. Setelah proses ini
selesai dilakukan barulah dilakukan pembuatan invoice.
Proses invoicing terdiri dari beberapa form yaitu : Form List of Invoice,
Form Invoice Configuration, dan Form Invoice Item Configuration.
Pada Form List of Invoice, user dapat melihat daftar transaksi-transaksi
invoice yang pernah dilakukan. User dapat melakukan pencarian data berdasarkan
tanggal transaksi, kode transaksi, dan berdasarkan keterangan transaksi. Untuk
melakukan pencatatan transaksi baru, user harus menekan tombol New, sedangkan
untuk melakukan pengubahan data dilakukan dengan melakukan double click
pada transaksi yang diinginkan dari daftar. User juga dapat melakukan pencetakan
laporan daftar transaksi dari form ini. Isi dari laporan akan sesuai dengan data
yang ditampilkan pada grid.

Gambar 4.71 Form List of Invoice
169

Pada Form Invoice Configuration, user terlebih dahulu harus memilih data
customer. Selain itu, user juga harus menentukan mata uang yang dipakai sebagai
dasar pembuatan invoice tersebut. Setelah itu user harus memasukkan minimal
satu buah item invoice. Proses ini dilakukan pada Form Invoice Item
Configuration.

Gambar 4.72 Form Invoice Configuration

Gambar 4.73 Form Invoice Item Configuration
170
Saat invoice selesai dibuat user dapat mencetak langsung invoice tersebut
dari Form Invoice Configuration. User dapat memilih untuk melakukan preview
pada layar terlebih dahulu atau langsung melakukan pencetakan dokumen. Ketika
seluruh proses telah selesai dilakukan, invoice tersebut harus di-posting untuk
dapat digunakan dalam proses-proses selanjutnya.

Gambar 4.74 Report Invoice
171
Adapun flowchart untuk proses pembuatan invoice baru adalah sebagai
berikut.
Mulai
Buat nomor invoice
baru
Pilih customer
Masukkan data
invoice lainnya
Masukkan data item
Hitung total invoice
Simpan invoice
Customer kosong ?
Item kosong ?
Selesai
Masukkan data
invoice lainnya
Masukkan data item
ya
tidak
tidak
ya

Gambar 4.75 Flowchart pembuatan invoice.
b. Invoice Account Setup
Setelah invoice selesai dibuat, proses selanjutnya adalah melakukan
pemberian nomor account untuk item-item transaksi pada invoice. Proses ini
untuk memudahkan penjurnalan pada Jurnal Piutang Dagang (Account Receivable
Journal) dan pada Jurnal Penerimaan Kas (Official Receipt Journal). Selain item-
item pada invoice, pemberian nomor account juga diberikan pada bagian PPh 23
dan VAT (Value Added Tax).
Proses Invoice Account Setup terdiri dari dua form yaitu Form List of
Invoice dan Form Invoice Account Setup. Form List of Invoice akan menampilkan
daftar invoice-invoice yang telah di-posting pada proses Invoicing.
172
Untuk melakukan penomoran account dilakukan pada Form Invoice
Account Setup. Untuk item-item invoice penomoran dilakukan dengan terlebih
dahulu melakukan double click pada grid yang ada sesuai dengan item yang
dipilih. Kemudian akan dimunculkan COA yang memuat account-account yang
akan digunakan. Sedangkan transaksi PPh 23 dan VAT dilakukan dengan
melakukan click pada tombol yang terletak di sebelah transaksi.

Gambar 4.76 Form Invoice Account Setup

Setelah seluruh proses selesai dilakukan user harus melakukan posting
sehingga invoice ini dapat digunakan pada proses selanjutnya. Adapun flowchart
untuk proses invoice account setup adalah sebagai berikut.
173

Gambar 4.77 Flowchart Invoice Account Setup
c. Account Receivable Journal
Proses Account Receivable Journal berkaitan dengan proses pencatatan
invoice dalam Jurnal Piutang Dagang. Adapun proses ini terdiri dari beberapa
form yaitu Form List of Account Receivable Journal, Form AR Journal
Configuration, dan Form AR Journal Item Configuration.
Untuk melakukan penjurnalan, terlebih dahulu user harus memilih invoice
yang hendak dijurnal. Dari invoice yang dipilih, sistem akan memasukkan item-
item transaksi journal secara otomatis berdasarkan penomoran account yang telah
dilakukan sebelumnya. User juga dapat menambah item transaksi journal sesuai
dengan kebutuhan sehingga jumlah saldo debit dan saldo kredit untuk journal
tersebut menjadi sama/seimbang.
174

Gambar 4.78 Form AR Journal Configuration
Setelah proses penjurnalan selesai maka jurnal tersebut harus di-posting
sehingga dapat digunakan pada proses selanjutnya. Adapun flowchart untuk
proses pembuatan transaksi Account Receivable Journal adalah sebagai berikut.

Gambar 4.79 Flowchart proses transaksi Account Receivable Journal
175
d. AR Aging
Proses AR Aging merupakan proses pengklasifikasian piutang usaha
sesuai berdasarkan tanggal jatuh tempo piutang tersebut menurut kategori waktu
tertentu. Pengkategorian ini akan dilakukan secara otomatis oleh sistem menurut
tanggal jatuh tempo (due date) yang ditetapkan pada invoice.

Gambar 4.80 Form AR Aging
Pengkategorian yang dilakukan dapat dijelaskan sebagai berikut :
Current AR, merupakan invoice-invoice yang belum jatuh tempo.
0 30 Days, merupakan invoice-invoice yang memiliki selisih tanggal
jatuh tempo 0 sampai 30 hari dari tanggal saat ini.
31-60 Days, merupakan invoice-invoice yang memiliki selisih tanggal
jatuh tempo 31 sampai 60 hari dari tanggal saat ini.
61 90 Days, merupakan invoice-invoice yang memiliki selisih tanggal
jatuh tempo 61 sampai 90 hari dari tanggal saat ini.
> 90 Days, merupakan invoice-invoice yang memiliki selisih tanggal jatuh
tempo lebih dari 90 hari dari tanggal saat ini.
176
Pada Form AR Aging pengurutan piutang dilakukan berdasarkan
customer. Pada kolom Description diperlihatkan nomor invoice beserta mata uang
yang digunakan serta nilai kurs mata uang tersebut terhadap rupiah saat ini.
Seluruh nilai piutang yang ditampilkan menggunakan mata uang rupiah.

Gambar 4.81 Report AR Aging
177
Adapun flowchart untuk proses AR Aging adalah sebagai berikut.

Gambar 4.82 Flowchart AR Aging
e. Official Receipt Journal
Setelah suatu invoice dibayar oleh customer, maka langkah selanjutnya
adalah melakukan penjurnalan pada Jurnal Penerimaan Kas (Official Receipt
Journal). Seluruh proses yang terjadi pada proses ini hampir sama dengan proses
penjurnalan pada proses Account Receivable Journal.

Gambar 4.83 Form OR Journal Configuration
178
Adapun flowchart untuk proses pembuatan transaksi Official Receipt
Journal adalah sebagai berikut.

Gambar 4.84 Flowchart proses pembuatan transaksi OR Journal
4.1.3.5 Account Payable
Proses Account Payable merupakan proses yang berkaitan dengan
pembelian dan hutang usaha. Bagian-bagian Account Payable yaitu : List of
Purchase Order, RR Invoicing, Non RR Invoicing, Account Payable Journal, AP
Aging, Payment Requisition Form, dan Payment Journal.
a. List of Purchase Order
List of Purchase Order merupakan proses untuk menampilkan daftar
transaki-transaksi Purchase Order (PO) yang pernah dibuat pada sistem
inventory. Pada sistem akuntansi, transaksi ini hanya bersifat read only. User
tidak dapat melakukan perubahan apapun pada transaksi yang ada.
179

Gambar 4.85 Form List of Purchase Order
Purchase Order ini digunakan untuk membandingkan pemesanan yang
dilakukan pada PO dengan laporan pengiriman barang yang diterima
(receiving report).

Gambar 4.86 Form Detail of Purchase Order
180
b. RR Invoicing
Ketika pengiriman barang dilakukan oleh supplier, akan dikirimkan juga
invoice yang menjadi tagihan kepada perusahaan dari supplier. Ketika penerimaan
barang dilakukan oleh bagian receiving akan dibuat Receiving Report (RR) di
sistem inventory sebagai bukti penerimaan barang. RR akan ditembuskan ke
bagian accounting bersama dengan invoice yang berasal dari supplier.
Pada proses RR Invoicing, nilai-nilai yang terdapat pada invoice akan
dicatat pada sistem. Proses RR Invoicing terdiri dari beberapa form yaitu Form
List of Receiving Report, Form Detail of Receiving Report, Form RR Item
Invoices, dan Form RR Invoice Item Configuration.
Pada Form List of Receiving Report ditampilkan daftar RR yang dibuat
pada sistem inventory. Untuk melihat detail RR yang dibuat, dilakukan double
click pada grid sesuai dengan RR yang ingin dilihat. Detail RR akan ditampilkan
pada Form Detail of Receiving Report. Data yang terdapat pada form ini juga
bersifat read only.

Gambar 4.87 Form List of Receiving Report
181
Untuk memasukkan data, user harus menekan tombol RR Invoice yang
merupakan link ke Form RR Item Invoices. Pada form ini user terlebih dahulu
memasukkan data nomor invoice. Kemudian user harus mengisi nilai-nilai
transaksi berdasarkan item-item yang terdapat dalam RR sesuai dengan yang
tertera pada invoice. Setelah seluruh proses selesai dilakukan maka RR Invoice
yang telah dibuat harus di-posting sehingga dapat diproses lebih lanjut.

Gambar 4.88 Form Detail of Receiving Report

Gambar 4.89 Form RR Item Invoice
182
Adapun flowchart untuk proses setup RR invoicing adalah sebagai berikut.

Gambar 4.90 Flowchart Proses Setup RR Invoice
c. Non RR Invoice
Proses Non RR Invoicing merupakan proses yang berkaitan dengan
pencatatan invoice yang tidak berasal dari dokumen Receiving Report. Invoice ini
berasal dari supplier yang menyediakan barang atau jasa yang tidak terkait
langsung dengan kegiatan utama operasional perusahaan.
Proses ini diawali dengan melakukan pencatatan data invoice pada Form
Non RR Invoice Configuration. Sebelumnya user harus melakukan input data
invoice seperti data tanggal, nama supplier, keterangan, serta data item-item
invoice sesuai kebutuhan. Setelah itu user dapat melakukan penyimpanan data
dengan menekan tombol Save
Setelah data invoice tersimpan, maka proses selanjutnya adalah
menentukan account untuk masing-masing item yang akan digunakan untuk
melakukan pencatatan pada Account Payable Journal. Proses ini dilakukan pada
Form Non RR Invoice Account Setup. Pada proses ini user memasukkan data
account untuk masing-masing item beserta posisi account tersebut dalam
penjurnalan.
183

Gambar 4.91 Form Non RR Invoice Configurations


Gambar 4.92 Form Non RR Invoice Account Setup
184
Adapun flowchart untuk proses setup RR invoicing adalah sebagai berikut.

Gambar 4. 93Flowchart Proses Non RR Invoicing
d. Account Payable Journal
Proses Account Payable Journal merupakan pencatatan transaksi-transaksi
hutang usaha. Proses yang terjadi dalam proses ini hampir sama dengan proses-
proses pada jurnal lainnya.
Untuk melakukan pencatatan transaksi, terlebih dahulu user harus
menentukan RR yang akan digunakan sebagai dasar penjurnalan. Dari RR yang
dipilih, sistem akan memasukkan item-item transaksi yang akan dicatat secara
otomatis. Account yang digunakan dalam transaksi ini mengacu pada yang telah
diberikan pada master kelas. Untuk selanjutnya, user dapat melakukan
pengubahan pada item-item tertentu yang diinginkan sehingga jumlah saldo debit
dan kredit menjadi sama / seimbang.
185

Gambar 4.94 Form AP Journal Configuration
Adapun flowchart untuk proses pembuatan transaksi Account Payable
Journal adalah sebagai berikut.

Gambar 4.95 Flowchart proses pembuatan transaksi Account Payable Journal
186
e. AP Aging
Proses AP Aging merupakan proses pengklasifikasian hutang usaha sesuai
berdasarkan tanggal jatuh tempo hutang tersebut menurut kategori waktu tertentu.
Pengkategorian ini akan dilakukan secara otomatis oleh sistem menurut tanggal
jatuh tempo (Due Date) yang ditetapkan pada invoice. Proses yang terjadi pada
proses ini hampir sama dengan proses AR Aging

Gambar 4.96 Form AP Aging
187
Dari form ini user dapat langsung mencetak laporan AP Aging. Adapun
laporan AP Aging seperti ditunjukkan pada gambar berikut.

Gambar 4.97 Report AP Aging
Adapun flowchart untuk proses AP Aging adalah sebagai berikut.

Gambar 4.98 Flowchart AP Aging
188
f. Payment Requisition Form
Payment Requisition Form (PRF), adalah rencana pembayaran hutang
usaha. Untuk melakukan penambahan data baru, user harus memasukkan data
supplier terlebih dahulu pada Form List of Supplier. Form ini akan berisi daftar
supplier yang memiliki piutang usaha di PT. Jasapura Angkasa Boga. Jika pada
saat dijalankan tidak terdapat hutang usaha, form ini akan menampilkan daftar
kosong.
Setelah dilakukan pemilihan supplier, selanjutnya user memasukkan data
lainnya sesuai dengan field-field pada form. Untuk item pada PRF, user harus
memilih invoice-invoice yang hutangnya akan dibayar pada Form List of Invoice.
Jika semua data telah ditentukan PRF yang dibuat dapat disimpan. PRF harus di-
posting agar dapat digunakan untuk proses selanjutnya.

Gambar 4.99 Form PRF
189

Gambar 4.100 Form List of Invoice
User dapat langsung mencetak laporan (report) PRF dari Form PRF.
Adapun bentuk report PRF dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 4.101 Report PRF.
190
Adapun flowchart untuk proses pembuatan PRF adalah sebagai berikut.
Mulai
Buat nomor PRF
baru
Pilih supplier
Masukkan data PRF
lainnya
Pilih Invoice
Hitung total PRF
Simpan PRF
supplier kosong ?
Invoice kosong ?
Selesai
Tampilkan pesan
kesalahan
Tampilkan pesan
kesalahan
ya
tidak
tidak
ya

Gambar 4.102 Flowchart pembuatan PRF.
g. Payment Journal
Setelah PRF dibuat maka proses selanjutnya adalah pencatatan hutang
usaha pada Jurnal Pembayaran (Payment Journal). Proses pembuatan transaksi
pada jurnal ini hampir sama dengan proses Account Payable Journal.
Perbedaannya adalah pada dokumen yang dijadikan sebagai dasar pencatatan
transaksi, di mana pada proses Payment Journal dokumen yang digunakan
sebagai dasar adalah PRF.
191

Gambar 4.103 Report Payment Journal.
Adapun flowchart untuk proses pembuatan transaksi Payment Journal
adalah sebagai berikut.

Gambar 4.104 Flowchart pembuatan transaksi Payment Journal.
4.1.3.6 Cost Journal
Proses Cost Journal merupakan proses yang terkait dengan proses
192
pencatatan transaksi yang terkait dengan biaya produksi. Pembuatan jurnal ini
diperlukan untuk mencatat pengeluaran barang dari gudang yang dicatat pada
dokumen Delivery Report. Adapun proses pencatatan transaksi pada Cost Journal
agak berbeda sebab seluruh item transaksi pada journal ini dibuat secara otomatis
oleh sistem. Untuk account yang digunakan pada transaksi ini mengacu account
yang telah disimpan sebelumnya pada Master Class Account Setup.

Gambar 4.105 Form Cost Journal Configuration
Adapun flowchart untuk proses pembuatan transaksi Cost Journal adalah
sebagai berikut.
193

Gambar 4.106 Flowchart pembuatan transaksi Cost Journal
4.1.3.7 Financial Statement
Proses Financial Statement berkaitan dengan proses pembuatan laporan
keuangan dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga. Adapun
proses ini terdiri dari beberapa bagian yaitu Trial Balance, Financial Statement,
dan Balance Sheet. Sebelum laporan keuangan pada suatu bulan tertentu
diterbitkan, terlebih dahulu dilakukan proses Financial Statement Generation
(pada bagian General Ledger).
a. Trial Balance
Trial Balance merupakan laporan keuangan yang menampilkan daftar
account beserta saldo transaksinya untuk satu bulan berjalan. Ada empat macam
saldo transaksi yang ditampilkan yaitu saldo pada awal bulan berjalan (Beginning
Balance), saldo akumulasi transaksi debit selama satu bulan berjalan (Debit),
saldo akumulasi transaksi kredit selama satu bulan berjalan (Credit), dan saldo
transaksi pada akhir bulan berjalan (Balance).
194

Gambar 4.107 Form Trial Balance
Dari form ini user dapat mencetak laporan dengan isi laporan sesuai
dengan yang ditampilkan pada grid. Adapun contoh laporan yang dihasilkan
seperti pada gambar berikut.

Gambar 4.108 Report Trial Balance
195
Adapun flowchart untuk proses pembuatan pembuatan laporan Trial
Balance adalah sebagai berikut.
Mulai
Selesai
Cetak laporan
Masukkan kriteria
report yang
diinginkan
Load account
sesuai kriteria dari
TGL_Account
Cetak laporan ?
Load summary
account dari
TGL_AccSummary
Tampilkan pada
form
tidak
ya
Laporan sudah
ada ?
Simpan hasil di
tabel bantu
TGL_TrialBalance
Tampilkan pesan
kesalahan
ya
tidak

Gambar 4.109 Flowchart Trial Balance
b. Income Statement
Income Statement merupakan laporan yang melaporkan keuntungan atau
kerugian perusahaan pada suatu bulan berjalan. Adapun pada laporan keuangan
ini hanya dilibatkan beberapa account saja yaitu account dengan kategori account
4 (Revenues), account 5 (Cost of Goods Sold), account 6 (Commercial, General,
and Administration), dan account 7 (Other Income / Expenses).
Pelaporan Income Statement dilakukan melalui Form Income Statement.
Dari form ini user dapat memilih periode laporan yang diinginkan. Selain itu juga
disediakan pilihan maksimal level account yang diinginkan untuk dilaporkan.
196

Gambar 4.110 Form Income Statement
Dari form ini user dapat mencetak laporan dengan isi laporan sesuai
dengan yang ditampilkan pada grid. Contoh laporan Income Statement seperi
diperlihatkan pada gambar berikut.
197

Gambar 4.111 Report Income Statement
Adapun flowchart untuk proses pembuatan pembuatan laporan Income
Statement adalah sebagai berikut.
198

Gambar 4.112 Flowcharts Income Statement
c. Balance Sheet
Balance Sheet (Neraca) merupakan laporan keuangan yang melaporkan
kondisi keuangan perusahaan pada suatu akhir bulan tertentu. Adapun pada
laporan keuangan ini hanya dilibatkan beberapa account saja yaitu account
dengan kategori account 1 (Asset), account 2 (Liabilities), dan account 3 (Equity).
199

Gambar 4.113 Form Balance Sheet
Pelaporan Balance Sheet dilakukan melalui Form Balance Sheet. Dari
form ini user dapat memilih periode laporan yang diinginkan. Selain itu juga
disediakan pilihan maksimal level account yang diinginkan untuk dilaporkan. Dari
form ini user dapat mencetak laporan dengan isi laporan sesuai dengan yang
ditampilkan pada grid. Adapun contoh laporan Balance Sheet diperlihatkan pada
gambar berikut.
200

Gambar 4.114 Report Balance Sheet
Adapun flowchart untuk proses pembuatan pembuatan laporan Balance
Sheet adalah sebagai berikut.
201

Gambar 4.115 Flowchart Balance Sheet
4.2 Analisis Hasil
Analisis hasil yang dilakukan adalah analisis keberhasilan sistem dalam
mengatasi permasalahan pada sistem sebelumnya dan analisis kelebihan dan
kekurangan sistem.
4.2.1 Analisis Keberhasilan Sistem
Dari uraian pada hasil pengujian dan pada pemodelan sistem dapat
diketahui bahwa sistem yang dibuat mampu memecahkan permasalahan-
permasalahan yang telah dikemukakan sebelumnya yaitu :
202
Sistem yang terintegrasi.
Pada sistem yang dibuat proses-proses akuntansi yang perlu dilakukan
telah tercakup dalam satu sistem aplikasi. Proses tersebut di antaranya dari
setup Chart of Account (COA), penjurnalan, posting ke buku besar
(general ledger), pembuatan laporan keuangan, sampai pada pembukaan
periode akuntansi baru. Selain itu Sistem Informasi Akuntansi PT.
Jasapura Angkasa Boga telah terintegrasi dengan sistem informasi
inventory sehingga proses pencatatan transaksi-transaksi yang terjadi di
gudang dapat dilakukan secara terkomputerisasi.
Dengan demikian sistem yang dibuat telah dapat mengatasi permasalahan
sebelumnya di mana sistem sebelumnya masih menggunakan modul-
modul aplikasi yang belum sepenuhnya terintegrasi.
Struktur tabel pada database.
Untuk menyimpan data transaksi Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura
Angkasa Boga menggunakan tabel TGL_Journal dan
TGL_JournalDetail. Hubungan antar tabel-tabel tersebut dengan tabel-
tabel lainnya dapat dilihat pada gambar berikut.

Gambar 4.116 Struktur tabel transaksi pada sistem yang baru
Dari gambar terlihat bahwa struktur tabel untuk menyimpan data transaksi
telah mengalami normalisasi sehingga redundansi pada saat penyimpanan
data bisa dikurangi. Pada tabel sebelumnya setiap penyimpanan satu data
item transaksi, kode, dan tanggal transaksi (field IDTRANS dan
TGLTRANSAKSI) akan selalu ditulis, begitu juga dengan field KODEAKUN
(type data nvarchar 25). Pada tabel yang baru ketiga pengulangan
203
penulisan ketiga field tersebut hanya terbatas pada pengulangan
penyimpanan IdJournal dan IdAccount pada TGL_JournalDetail.
Selain dengan normalisasi tabel, tabel-tabel yang dilakukan untuk
menyimpan data transaksi (misalnya TAP_PRF, TAP_PRFDetail,
TAR_Invoice, TAR_InvoiceDetail, TGL_Journal, dan
TGL_DetailJournal) hanya digunakan untuk menyimpan data transaksi
selama satu tahun saja. Pada saat pembukaan periode akuntansi yang baru,
sistem akan melakukan backup data ke database TMP_SIA. Tabel-tabel
transaksi pada TMP_SIA tersebut akan disimpan dengan menambahkan
tahun transaksi yang disimpan (Misal TAP_PRF2006, TAP_PRFDetail2006,
TAR_Invoice2006, TAR_InvoiceDetail2006, TGL_Journal2006, dan
TGL_DetailJournal2006). Dengan digunakannya dua database akan
dapat mengendalikan laju pertumbuhan data pada database DB_SIA_JAB
sehingga kecepatan pencarian data pada database tersebut lebih terjaga.
Dengan demikian permasalahan struktur database pada sistem sebelumnya
telah dapat dipecahkan oleh sistem yang dibuat.
Penanganan proses-proses dengan sistem file.
Proses pembuatan invoice dan PRF telah dapat dilakukan dalam sistem
yang baru, sehingga penggunaan sistem file dalam pembuatan dokumen-
dokumen tersebut sudah tidak diperlukan.
Kesalahan penyajian report dan kesalahan. proses
Pada sistem yang dibuat, penyajian laporan keuangan sudah dapat
dilaksanakan langsung pada aplikasi. Laporan keuangan tersebut juga telah
diperiksa oleh seorang ahli akuntansi menurut teori akuntansi yang ada.
Selain itu pada sistem yang baru, suatu jurnal hanya akan dapat di-posting
apabila jumlah saldo debit dan kredit pada transaksi jurnal tersebut telah
seimbang. Dengan demikian permasalahan pada sistem sebelumnya yaitu
kesalahan penyajian laporan keuangan dan kesalahan proses sistem telah
dapat diatasi.
204
Pada sistem yang dibuat telah dapat menangani multicurrency.
Misalkan pada suatu transaksi pemesanan barang, invoice yang diberikan
oleh supplier menggunakan mata uang US Dolar. Pada saat penjurnalan
pada Account Payable Journal, sistem akan secara otomatis melakukan
konversi ke mata uang rupiah. Pada saat pembayaran, jika diperlukan
perusahaan dapat membayar invoice tersebut dengan mata uang Euro.
Pada saat penjurnalan pada Payment Journal, jika terjadi perbedaan nilai
kurs mata uang sistem akan langsung melakukan perhitungan untung / rugi
akibat perbedaan nilai kurs tersebut (Profit / Loss of Currency Rate)
4.2.2 Analisis Kelebihan dan Kekurangan Sistem
Perancangan dan pembuatan sebuah sistem pastilah akan memiliki
kelebihan dan kekurangan. Adapun beberapa kelebihan yang dimiliki oleh sistem
ini antara lain sebagai berikut.
Sistem dapat menangani proses-proses yang terjadi dalam proses akuntansi
secara terkomputerisasi. Hal ini tentunya akan sangat memudahkan
pengguna untuk melakukan pembuatan dokumen-dokumen transaksi yang
diperlukan. Selain itu user dapat menerbitkan laporan keuangan dengan
segera ketika diperlukan sebab segala perhitungan yang perlu dilakukan
untuk menerbitkan laporan keuangan telah dilakukan oleh sistem.
Penyimpanan data transaksi dalam database akan lebih menjaga keamanan
data. Dengan menggunakan DBMS akan lebih memudahkan untuk
melakukan perawatan data.
Pencarian data akan menjadi lebih mudah. Pada sistem ini data pada waktu
lampau dapat dicari dengan memasukkan tanggal terjadinya transaksi,
kode, ataupun deskripsi transaksi. Jika dibandingkan dengan sistem file,
tentunya cara ini lebih efektif untuk menangani data transaksi dalam
jumlah yang sangat besar.
205
Sistem menggunakan dua buah database yaitu DB_SIA_JAB_TA sebagai
database aktif dan TMP_SIA sebagai database backup. Pada umumnya
dalam pengimplementasian sistem, user akan lebih cenderung mencari
data transaksi tahun berjalan. Pencarian data transaksi-transaksi waktu
lampau umumnya dilakukan pada saat-saat tertentu saja (misal pada awal
tahun). Dengan menggunakan dua buah database akan dapat membatasi
pertumbuhan data pada database aktif sehingga kecepatan pencarian data
dapat lebih terjaga.
Beberapa kekurangan yang ada dalam sistem ini antara lain sebagai berikut.
Proses akuntansi yang ditangani oleh sistem hanya terbatas pada proses
Account Payable dan Account Receivable. Untuk transaksi selain kedua
proses tersebut ditangani oleh sistem melalui General Journal secara
manual entries. Pada kenyataannya masih banyak proses akuntansi yang
dapat diolah secara terkomputerisasi misalnya perhitungan biaya
produksi, pajak, dan lain sebagainya.
Dalam pembuatan report sistem menggunakan Crystal Report 8 sehingga
dalam implementasinya aplikasi ini harus ikut ter-install.
Untuk pengolahan transaksi dalam jumlah yang sangat besar (misal
transaksi pada general ledger untuk 2 tahun), sistem terkadang akan
menunjukkan dead screen sehingga seolah-olah sistem terlihat hang.
Untuk itu pemrosesan data dalam jumlah yang sangat besar hendaknya
dihindari. Proses pencarian data bisa dilakukan dengan memecah
pencarian data dengan cakupan data yang lebih kecil secara berulang-
ulang.
206
BAB V
PENUTUP

Pada bab ini berisi kesimpulan yang diambil dengan mengacu pada
pokok permasalahan yang ada, serta beberapa saran guna pengembangan sistem
lebih lanjut.
5.1 Kesimpulan
Dari uraian pada pembahasan dan analisis hasil maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem ini dapat melakukan pengolahan data transaksi keuangan dan
akuntansi yang meliputi pengelolaan buku besar (general ledger),
pengelolaan transaksi hutang dagang (account payable), pengelolaan
piutang dagang (account receivable), pencatatan transaksi biaya produksi
yang berasal dari inventory (cost), dan pembuatan laporan keuangan
(financial statement). Kesemua proses tersebut dapat dikelola dalam satu
aplikasi secara terkomputerisasi serta menggunakan database untuk
menyimpan datanya.
2. Bagian-bagian dari proses dalam General Ledger pada Sistem Informasi
Akuntansi PT Jasapura Angkasa Boga yaitu : Chart of Account, General
Journal, Adjustment Entries Journal, General Ledger,
Financial Statement Generation, dan Open New Periode.
3. Bagian-bagian dari proses dalam Account Receivable pada Sistem
Informasi Akuntansi PT Jasapura Angkasa Boga yaitu : Invoicing, Invoice
Account Setup, Account Receivable Journal, AR Aging, dan
Official Receipt Journal.
4. Bagian-bagian dari proses dalam Account Payable pada Sistem Informasi
Akuntansi PT Jasapura Angkasa Boga yaitu : List of Purchase Order, RR
Invoicing, Account Payable Journal, AP Aging,
Payment Requisition Form, dan Payment Journal.
207
5. Proses Financial Statement berkaitan dengan proses pembuatan laporan
keuangan dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga.
Adapun proses ini terdiri dari beberapa bagian yaitu Trial Balance,
Income Statement, dan Balance Sheet.
6. Sistem ini telah menggunakan struktur tabel transaksi yang ternormalisasi,
serta menyimpan data transaksi satu tahun dalam satu tabel. Sistem ini
juga menggunakan dua database sehingga dapat menjaga kecepatan
pencarian data.
7. Sistem ini mampu melakukan data keuangan secara multicurrency.
5.2 Saran
Guna pengembangan sistem lebih lanjut, maka ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan antara lain sebagai berikut.
1. Dalam implementasinya sistem ini memerlukan seorang Administrator
untuk mengelola sistem. Hal ini diperlukan mengingat proses setup sistem
yang cukup rumit sebab memerlukan skill dalam pengelolaan MS SQL
Server 2000 dan ODBC.
2. Sistem ini masih dapat dikembangkan tanpa mengubah sistem yang ada
saat ini. Pengembangan sistem masih perlu dilakukan sebab dalam
kenyataannya masih banyak hal-hal yang terkait dengan akuntansi yang
bisa diproses secara terkomputerisasi seperti pengendalian biaya produksi
(cost control), pengelolaan pajak, serta berbagai analisis-analisis keuangan
berdasarkan laporan keuangan yang dibuat.
3. Untuk pengelolaan transaksi yang sangat besar terkadang sistem
memunculkan dead screen. Hal ini dapat disiasati dengan memecah proses
pengelolaan data menjadi bagian-bagian dengan kapasitas data lebih kecil.
208
DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Z. 1992. Intermediate Accounting Edisi 7. Yogyakarta : BPFE-
Yogyakarta.
Bordoloi, Bijoy. 2003. SQL For SQL Server. New Jersey : Pearson Prentice Hall
Hartono,Jogiyanto, MBA,Ph.D.1999. Analisis Dan Design Sistem Informasi :
Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.
Yogyakarta : Andi
Hopwood,William S, dan Bodnar, George H. 2000. Sistem Informasi
Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat Pearson Education Asia pte.Ltd.
Prentice-Hall.Inc.
Imam, A.W. 2005. SQL Server 2000 Implementasinya dalam Pemrograman
Visual Basic dan Crystal Report. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Kadir, Abdul. 2002. Penuntun Praktis Belajar SQL. Yogyakarta : Andi.
Kieso, E.K, Weygandt, J.J, dan Warfield T.D. 2001. Akuntansi Intermediate.
Jakarta : Penerbit Erlangga.
Leong, Marlon. 2004. Implementasi AktiveX Data Objects Pada Visual Basic.
Yogyakarta : Andi
Nugroho, Adi, ST., MMSI. 2004. Konsep pengembangan Sistem Basis Data.
Bandung : Informatika Bandung.
Yuswanto. 2005 . Pemrograman Client-Server Microsoft Visual Basic 6.0
Jilid 2 . Jakarta : Prestasi Pustakaraya Publiser.
Yuswanto. 2005 . Mengolah Database dengan SQL Server 2000 . Jakarta :
Prestasi Pustakaraya Publiser.

Anda mungkin juga menyukai