Anda di halaman 1dari 5

Manajemen Perbekalan dan Pengadaan Bahan Makanan

A. Manajemen Perbekalan Bahan Makanan


Manajemen perbekalan bahan makanan adalah pengelolaan sistem pengadaan dan
penyimpanan bahan makanan untuk menjamin ketersediaan bahan makanan dalam
jumlah cukup, sesuai dengan kebutuhan dan dana yang ada, dengan memperhatikan segi
efisiensi. Perbekalan bahan makanan merupakan salah satu kegiatan dalam sistem
penyelenggaraan makanan yang dilakukan untuk menjamin ketersediaan bahan makanan
dalam jumlah cukup, sesuai dengan kebutuhan, tidak lebih dan tidak kurang. Perbekalan
bahan makanan dapat kita bagi dalam dua tahap, yaitu pengadaan bahan makanan dan
penyimpanan bahan makanan.
Pengadaan bahan makanan terdiri dari serangkaian kegiatan dimulai dari
perhitungan kebutuhan bahan makanan., pemesanan, penerimaan, penyaluran serta
pencatatan dan pelaporan. Tujuan pengadaan bahan makanan adalah tersedianya bahan
makanan pada waktu yang telah ditentukan dalam macam dan jumlah yang cukup serta
kualitas yang sesuai kebutuhan. Sedangkan penyimpanan bahan makanan meliputi
kegiatan penyimpanan bahan makanan kering, bahan makanan segar, dan penyaluran
bahan makanan.
ntuk menentukan macam dan jumlah makanan yang dibutuhkan, perlu dibuat
perkiraan berdasarkan menu, standar porsi, dan jumlah konsumen. Pengadaan bahan
makanan sangat erat hubungannya dengan kebijakan institusi dalam hal keuangan yang
umumnya berbeda antara institusi penyelenggaraan makanan komersial dan institusi
penyelenggaraan makanan non komersial. !alam melakukan pengadaan bahan makanan
perlu memperhatikan barang yang dibutuhkan dalam jumlah, waktu, dan harga yang
tepat. ntuk itu seorang pembeli harus mengetahui dengan jelas produk yang diinginkan
dan dimana dapat memperoleh produk tersebut.
"egiatan perbekalan bahan makanan juga membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengisian staf, kepemimpinan, dan pengawasan.
B. Perencanaan "ebutuhan Bahan Makanan
Tujuan dari perhitungan kebutuhan bahan makanan adalah tersedianya perkiraan
jumlah bahan makanan yang diperlukan dan jumlah makanan yang akan diproduksi
berdasarkan data yang tersedia. "ebutuhan bahan makanan perlu direncanakan dengan
baik, agar terjamin ketersediaan barang dalam jumlah dan kualitas yang diinginkan.
ntuk itu perlu dihitung berdasarkan standar kualitas dan kuantitas bahan makanan.
Perencanaan kebutuhan bahan makanan dibuat berdasarkan kualitas dan kuantitas bahan
makanan yang dibutuhkan. #umlah bahan makanan yang akan dipesan harus
diperhitungkan dengan benar agar tidak terjadi kelebihan ataupun kekurangan. $al yang
menjadi dasar dalam perhitungan kebutuhan adalah menu, pedoman menu, standar porsi
serta jumlah dan macam konsumen.
Standar kualitas bahan makanan menyangkut berbagai aspek yang perlu
ditetapkan untuk menjamin bahan makanan yang datang sesuai dengan yang dibutuhkan.
Standar ini disebut juga spesifikasi bahan makanan dimana setiap bahan makanan
mempunyai spesifikasi tersendiri sesuai kebutuhan dalam resep.
Standar kuantitas bahan makanan merupakan ketentuan jumlah bahan makanan
yang harus dipesan. Perhitungan kuantitas atau jumlah bahan makanan yang akan dibeli
dipengaruhi oleh standar porsi, jumlah dan macam konsumen yang dilayani, serta
penggunaan bahan makanan tersebut dalam menu yang digunakan.
Standar porsi adalah rincian macam dan jumlah bahan makanan dalam ukuran
berat bersih untuk setiap hidangan. Penetapan standar porsi perlu memperhatikan
kebutuhan konsumen dan biaya yang terseedia. Standar porsi perlu diterapkan untuk
setiap resep. Misalnya protein hewani sebagai hidangan utama mempunyai standar porsi
%& gram. Bila dalam satu resep dibutuhkan campuran dari sejumlah protein hewani maka
yang penting adalah memperhatikan total dari campuran tersebut tetap mengikuti standar
porsi sebesar %& gram. !alam perhitungan kebutuhan bahan makanan standar porsi perlu
di kon'ersikan ke berat kotor.
#umlah dan macam konsumen yang dilayani ber'ariasi. (leh karena itu,
perhitungan kebutuhan untuk perbekalan perlu dilakukan untuk jangka waktu tertentu,
misalnya tahunan, ) bulan, * bulan. Sedangkan untuk penggunaan harian perlu dihitung
setiap hari. ntuk rumah sakit jumlah dan macam konsumen dipengaruhi oleh kelas
perawatan, misalnya +,P, kelas ,, ,,, ,,,. #enis penyakit serta usia pasien yang dirawat
dapat ber'ariasi mulai dari bayi, anak, dewasa, orang tua. ntuk perhitungan kebutuhan
perlu dihitung rata-rata jumlah konsumen yang makan dan kecenderungan peningkatan
dalam setahun. .ata-rata jumlah konsumen dapat dihitung dengan menggunakan rata-rata
jumlah konsumen selama / tahun terakhir atau rata-rata beberapa bulan terakhir. Macam
pasien yang dirawat termasuk dietnya perlu diperhatikan dalam perhitungan kebutuhan
bahan makanan.
"ekerapan penggunaan bahan makanan adalah frekuensi penggunaan bahan
makanan yang mempunyai spesifikasi yang sama dalam satu siklus menu. Bahan
makanan yang sama dapat digunakan beberapa kali dalam satu siklus menu. 0alaupun
penggunaannya dalam resep berbeda namun apabila spesifikasinya masih sama maka
dalam perhitungan dapat masuk dalam kelompok yang sama.
!alam penyelenggaraan makanan, ada dua hal yang perlu diperkirakan
sebelumnya yaitu jumlah bahan makanan yang dibutuhkan dan jumlah makanan yang
akan dimasak. Perkiraan kebutuhan bahan makanan diperlukan baik untuk mengantisipasi
kebutuhan dalam sehari ataupun perkiraan kebutuhan dalam satu periode tertentu.
Perencanaan kebutuhan bahan makanan dilakukan berdasarkan menu yang
berlaku. Perkiraan kebutuhan sangat penting bagi efisiensi administrasi keuangan.
Perkiraan yang akurat mengurangi kemungkinan kelebihan atau kekurangan produksi.
"elebihan produksi akan berdampak pada pemborosan biaya, sedangkan kekurangan
produksi akan berdampak pada terganggunya kepuasan konsumen.
!alam menghitung perkiraan kebutuhan perlu melihat kecenderungan jumlah
konsumen. (leh karena itu, data harus tercatat dengan benar dan konsisten. $al-hal yang
harus dipertimbangkan dalam perbekalan bahan makanan antara lain macam dan jumlah
pasien, jenis menu yang berlaku termasuk menu siklus dan menu pilihan, kemampuan
pemasok bahan makanan dan fasilitas tempat penyimpanan bahan makanan.
Perhitungan kebutuhan bahan makanan untuk satu periode tertentu
ntuk menghitung kebutuhan bahan makanan atau forecasting dalam satu periode
dapat dimulai dari perhitungan kebutuhan dalam satu siklus menu. #umlah yang diperoleh
digandakan dengan mempertimbangkan berat kotor dari standar porsi jumlah konsumen
yang makan, serta berapa kali siklus menu tersebut berulang dalam periode yang
diinginkan. ntuk menyusun anggaran tahunan dapat digunakan rata-rata jumlah
konsumen dalam suatu periode tertentu. 1ontohnya rata-rata jumlah konsumen dalam
tiga bulan terakhir dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan perkiraan jumlah
konsumen selama satu tahun berikutnya.
Perhitungan kebutuhan bahan makanan harian
Perkiraan kebutuhan harian dapat diperoleh dari data jumlah konsumen hari
sebelumnya atau hari yang sama pada minggu lalu. Misalnya rata-rata jumlah konsumen
pada beberapa kali hari minggu digunakan untuk menghitung kebutuhan hari minggu
yang akan datang.
"ebutuhan dihitung tiap hari dengan mengalikan standar porsi yang
dikon'ersikan ke berat kotor, dikali dengan jumlah pasien yang makan keesokan harinya.
ntuk mengkon'ersikan standar porsi ke berat kotor dapat menggunakan perhitungan
berat bahan makanan yang dapat dimakan 2B!!3. 1ontoh B!! beras /&&4, B!!
daging ayam %)4. Perkiraan jumlah pasien yang makan esok hari diperoleh dari jumlah
pasien yang makan hari ini, ditambah dengan perkiraan kenaikan5penurunan jumlah
pasien esok hari.
1. Spesifikasi Bahan Makanan
Spesifikasi bahan makanan adalah standar kualitas yang ditetapkan untuk
mewujudkan kesamaan dalam pencapaian mutu bahan makanan dalam upaya menjaga
kualitas produksi dan pengawasan harga makanan. Spesifikasi bahan makanan perlu
dibuat secara tertulis agar pembeli dan penjual mengetahui dengan jelas barang yang
diinginkan. Penulisan spesifikasi bahan makanan hendaknya mengarah pada satu kondisi
yang diinginkan, jelas dan tidak membingungkan. Penulisan spesifikasi yang benar akan
sangat membantu dalam proses produksi makanan.
Spesifikasi hendaknya dibuat secara tertulis dan di e'aluasi secara berkala.
Spesifikasi hendaknya tertuju langsung ke bahan makanan yang diinginkan, bisa dilihat
secara objektif dan bila ada yang menyangkut rasa maka perlu dicicip sebelum diterima.
!apur seringkali juga membutuhkan barang lain selain bahan makanan. Misalnya
tisu, bahan kemasan, plastic alat tulis kantor tersebut. !alam proses pengadaan barang
selain bahan makanan juga perlu dibuat spesifikasi terlebih dahulu. ,ni sangat penting
untuk memastikan barang yang dibeli sesuai dengan yang dibutuhkan.
1ara Menyusun Spesifikasi
Menulis spesifikasi sangat penting untuk menjamin proses penyelenggaran
makanan berjalan dengan efisien. Menulis spesifikasi dapat mudah dapat juga sulit,
tergantung jenis barang yang dibutuhkan.
Syarat penulisan spesifikasi bahan makanan atau barang lainnya 6
/3 Sederhana, lengkap, spesifik agar penjual dan pembeli mempunyai satu ide.
73 Sesuai identifikasi dengan barang di pasaran.Sesuai dengan label yang dapat
dibaca, tentang grade, ukuran dll.
*3 !apat dipahami oleh penjual dan melindungi pembeli.
83 !apat dijumpai oleh banyak penjual sehingga dapat bersaing.
Spesifikasi untuk bahan makanan dalm kemasan meliputi 6
/3 9ama produk
73 Standar kualitas
*3 kuran kemasan 2berat, ukuran, kaleng, dll.3
83 #umlah per container
%3 nit harga 2per kaleng5kg5peti dll3
Beberapa hal lain yang perlu dicantumkan 6
/3 ntuk makanan kaleng 6 tipe, kemasan, kekentalan sirup, ukuran, berat.
73 ntuk daging dan hasil olah 6 umur, ukuran potongan, komposisi, lemak dan :at
gi:i lainnya, kualitas.
*3 ntuk buah dan sayur segar, 'arietas, berat, tingkat kematangan, asal daerah.
83 ntuk makanan beku 6 suhu pengiriman, 'arietas, kemasan.
%3 ntuk produk susu dan hasil olahnya 6 suhu pengiriman, keadaan lemak, keadaan
bakteri, kemasan untuk permintaan khusus dapat ditambahkan spesifikasi yang
lebih detail, misalnya bahan makanan organic, produk-produk untuk diet khusus.