Anda di halaman 1dari 8

Fungsi Mail Merge Pada Microsoft Excel

Posted by: Rendra Gandatua Sitorus in Internet & Office, Tutorial & Tips February 28, 2011 41
Comments 2,482 Views
Terinspirasi dari tulisan Link Mail Merge dari Word ke Excel oleh Hasak Lumbantoruan. Saya
tergerak untuk berbagi pengetahuan pengembangan dari tulisan tersebut. Sebelumnya ada
beberapa tulisan tentang topik serupa seperti topik Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Excel
sepanjang yang penulis tahu memang belum tersedia. Namun bisa diakali dengan beberapa cara.
Untuk yang belum tahu, fasilitas Mail Merge dapat digunakan untuk mencetak file dengan
format yang sama namun datanya berbedabeda. Cara dari Pak Hasak cukup baik untuk
digunakan. Namun kali ini saya mencoba menggunakan pendekatan yang berbeda. Saya tidak
menggunakan Microsoft Word sebagai alat bantu, melainkan menggunakan fasilitas yang ada
pada Microsoft Excel itu sendiri. Versi Microsoft Excel yang digunakan adalah Microsoft Excel
2007.
Ok, kita mulai saja. Project yang akan kita buat adalah Transkrip Nilai Elektronik, kita ambil
saja nilai nilai pelajaran PalComTech sebagai contoh. File yang digunakan nantinya hanya
satu file Microsoft Excel yang mempunyai 2 (dua) sheet. Sheet yang pertama sebagai template
Transkrip Nilai Elektronik yang siap cetak, sementara sheet yang kedua adalah data, yang
merupakan isi dari Transkrip Nilai Elektronik. Tools yang kita gunakan adalah Spin Button dan
Fungsi LOOKUP.
Langkah 1
Buka Microsoft Excel, atur sedemikian hingga menyerupai tampilan seperti dibawah ini, sheet
pertama berisi template transkrip nilai dan sheet kedua berisi data yang akan dimasukkan ke
template transkrip nilai.

Jangan lupa untuk menentukan cell yang jadi referensi, disini saya menggunakan cell H1. Cell
ini harus berisi angka unik sebagai referensi untuk Fungsi LOOKUP. Cell H1 ini tidak akan ikut
tercetak, karena berada diluar area pencetakan. Untuk mengaturnya dapat menggunakan Page
Break Preview dari menu View.

Langkah 2
Kita akan tambahkan icon Design Mode dan Insert Controls untuk membuat Spin Button.
Caranya klik Customize Quick Access Toolbar lalu pilih More Commands.

Pada menu Customize pilih Developer Tab, pastikan Design Mode dan Insert Control
ditambahkan dengan cara mengklik tombol Add.
Setelah itu, icon Design Mode dan Insert Controls akan tampil.

Langkah 3
Gunakan fungsi VLOOKUP untuk memunculkan nilai dari sheet Data. Dalam contoh ini rumus
yang digunakan adalah =VLOOKUP(H1;Data!$A$3:$L$7;2). VLOOKUP berarti cell
membaca data secara vertikal, H1 adalah cell referensi, Data!$A$3:$L$7 adalah range data dari
sheet Data, dan 2 adalah nomor kolom dari range data yang diseleksi (col index number).
Selanjutnya tentang fungsi LOOKUP dapat melihat kembali pelajaran MS. Excel-nya.

Yap, sedikit lagi selesai. Tinggal menambahkan Spin Button supaya data dapat dipreview
seperti halnya mail merge pada Ms. Word.
Langkah 4
Selanjutnya tambahkan Spin Button dengan memilihnya melalui tombol Insert Controls.

Spin Button bebas diletakkan dimana saja, saya meletakkannya disamping cell H1. Kemudian
klik kanan Spin Button untuk memunculkan jendela Properties. Ganti Linked Cell dengan H1,
Min = 1 dan Max = 4. Max bernilai 4 karena data yang saya gunakan hanya ada empat.
Selanjutnya dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan.

Langkah 5
Tutup jendela Properties dan pastikan icon Design Mode tidak dalam posisi aktif.

Selesai deh, selanjutnya kita tinggal klik Spin Button untuk menampilkan perubahan isi
Transkrip Nilai secara otomatis.



Semoga Bermanfaat. Terimakasih kepada Sdr. Hasak untuk idenya.
Disarikan dari :
http://www.uliansyah.or.id/2009/04/12/mail-merge-di-microsoft-excel-2007/