3 Bab 3

Metode Perancangan Sistem

3.1 Metode Perancangan Sistem
Prototype Model
Dalam pengembangan sistem informasi persediaan barang
pada toko besi dan bangunan Sederhana menggunakan metode
prototype. Dengan metode prototype ini pengembang dan
pengguna dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan
sistem.
Terkadang pengguna sistem hanya memberikan beberapa
kebutuhan umum software tanpa detil input, proses atau detil
output. Di lain waktu mungkin dimana tim pembangun tidak
yakin terhadap efisiensi dari algoritma yang digunakan, tingkat
adaptasi terhadap sistem operasi atau rancangan form user
interface. Ketika situasi seperti ini terjadi model prototype sangat
membantu proses pembangunan software. Proses pada model
prototype yang digambarkan pada gambar 3.1, bisa dijelaskan
sebagai berikut (Sommerville, 2004):
1. Pengumpulan kebutuhan: Pengembang dan Pengguna
sistem bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan
yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan
dibutuhkan berikutnya. Detil kebutuhan mungkin tidak
dibicarakan disini, pada awal pengumpulan kebutuhan.
19

20

2. Perancangan: Perancangan dilakukan cepat dan rancangan

mewakili semua aspek software yang diketahui, dan
rancangan ini menjadi dasar pembuatan prototype.
3. Evaluasi prototype: Pengguna sistem mengevaluasi
prototype yang dibuat dan digunakan untuk memperjelas
kebutuhan software.

Gambar 3.1 Metode Prototype (Sommerville, 2004)
3.2 Proses Bisnis
Toko besi dan bangunan sederhana yang terletak di kota
Daruba kecamatan Morotai Selatan, Halmahera Utara merupakan
sebuah perusahaan dagang. Sebagai perusahaan dagang toko ini
menyediakan berbagai macam barang dagang seperti misalnya
semen, seng, seng galvarom, triplek, cat, dan kebutuhan bahan
bangunan lainnya. Dalam hal penjualan toko besi dan bangunan
sederhana melayani pembayaran secara tunai maupun kredit
(untuk pelanggan tertentu).
Untuk pemenuhan kebutuhan persediaan, toko besi dan
bangunan Sederhana memiliki beberapa supplier dari dua kota
yang berbeda. Toko mengambil dari supplier yang berasal dari

21

Makasar untuk memenuhi persediaan semen dan supplier dari

Surabaya memasok barang penting lainnya. Karena jarak yang
jauh dari para supplier maka toko besi dan bangunan Sederhana
memesan tiga minggu hingga satu bulan sebelum persediaan di
gudang habis.
Setelah barang dagang yang dipesan tiba, maka semua
barang akan disimpan ke dalam gudang dan pihak toko
membayar ke supplier. Kemudian jumlah persediaan barang dan
nota- nota pembelian akan dicatat secara manual dengan
microsoft excel dan di catat kedalam buku sebagai arsip dan
laporan toko.

3.2.1 Prosedur Persediaan Barang
1. Toko besi dan bangunan Sederhana melakukan pembelian
barang dagang untuk memenuhi persediaan barang
dagang dalam gudang.
2. Barang dagang dibeli pada saat persediaan didalam
gudang sudah mencapai batas minimal tertentu. Dilihat
dari setiap pencatatan persedian.
3. Pencatatan pemesanan dilakukan pada saat toko
melakukan pembelian dan saat barang dagang sudah tiba.
Pencatatan ditulis pada Microsoft excel, pada kolom
persediaan bertambah/ masuk pada masing-masing tabel
jenis barang yang dipesan.

22

4. Pada saat barang terjual maka akan dicatat pada kolom

microsoft excel sebagai persediaan berkurang/ keluar pada
tabel jenis barang yang laku terjual.
5. Untuk mengetahui sisa jumlah persediaan digudang maka
pihak toko akan melihat dari jumlah barang dagang yang
dibeli ditambahkan dengan persediaan awal dan dikurangi
barang yang laku terjual.

23

3.2.2 Flowchart Proses Bisnis

Gambar 3.2 Flowchart Proses Bisnis
Toko menyediakan barang dagang untuk dijual kepada para
konsumen. Pembayaran untuk konsumen dilayani dengan
dua cara yaitu dengan cara tunai dan kredit. Untuk memenuhi
jumlah persediaan barang dagang pihak toko membelinya

24

dari dua supplier yang berbeda, persediaan semen di ambil

dari supplier yang berada di Makasar dan barang
kelengkapan lainnya di beli dari supplier yang berada di
Surabaya. Setelah melakukan pemesanan maka pihak toko
akan menerima barang pesanan dalam waktu yang
ditentukan. Setelah menerima barang pesanan maka barang
pesanan akan di masukan ke dalam gudang sebagai barang
persediaan toko. Maka setelah itu toko akan segera
melakukan pembayaran kepada supplier dan mencatat nota
sebagai pembukuan.

3.2.3 Rancangan Sistem
Data Flow Diagram
Level 0


Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0
Karyawan memasukan laporan transaksi toko antara lain
laporan persediaan awal, penjualan dan pembelian ke
aplikasi kemudian sistem informasi persediaan barang akan
mengolah data inputan dari karyawan menjadi laporan

25

transaksi yang lengkap untuk pemilik. Maka pemilik dapat

menentukan untuk pembelian persediaan barang yang harus
dilakukan, mengetahui keuntungan yang diperoleh serta data
barang mana yang harus selalu di jaga ketersediaannya
digudang karena dianggap menguntungkan meskipun
kertersediaan barangnya sedikit dan karywan akan menerima
mengetahui data pesanan selanjutnya.

Data Flow Diagram
Level 1

Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level 1
Karyawan memasukan laporan-laporan transaksi sebagai arsip ke
aplikasi. Kemudian aplikasi menyimpan data dari laporan yang
dimasukan ke database yang tersedia. Aplikasi juga melakukan
proses klasisfikasi barang dagang yang nantinya akan digunakan

26

dalam analisis ABC dari data penjualan yang ada. Aplikasi akan
memberikan laporan transaksi yang terjadi selama periode
tertentu dan informasi persediaan barang dagang yang tersisa
secara lengkap.

Data Flow Diagram Level 2
Menginput Data
Karyawan
1. 1
Login ke
aplikasi
User name
Pasword
Aplikasi
Akses
Data Login
Karyawan
1. 2
Memasukan
Data Barang
Hak akses
Tabel
Penjualan
Tabel
Pembelian
Persediaan
dan
Transaksi
Tabel Stok
Tabel
Suplier
Tabel
Pemesanan
Barang
Masuk
Barang
Keluar
Stok
Suplier
Pesanan

Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 2 Menginput Data
Untuk input data karyawan membutuhkan hak akses dari
aplikasi dengan mengisikan username dan password yang
sudah di sediakan. Setelah karyawan berhasil login sistem
mereka dapat memulai untuk memasukan data-data transaksi

27

dan persediaan ke dalam aplikasi yang akan diteruskan ke

masing-masing tabel oleh aplikasi.

Data Flow Diagram Level 2
Menyimpan Data


Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 2 Menyimpan Data
Aplikasi menyimpan data transaksi yang telah dimasukan ke
dalam masing- masing tabel dalam database. Data-data ini
akan digunakan untuk melakukan beberapa proses
perhitungan laba kotor serta perhitungan analisis ABC yang
nantinya menjadi laporan untuk pemilik.

28

Data Flow Diagram Level 2

Pengklasifikasian Data




Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 2 Pengklasifikasian Data
Database memberikan data-data transaksi yang sudah
disimpan sebelumnya ke aplikasi. Sehingga aplikasi akan
mengolah data dari data perhitungan penjualan untuk
mengklasifikasikan barang dagang dengan menggolongkan
masing-masing barang sesuai dengan tingkat penjualan untuk
menentukan barang apa saja yang terdapat pada kelompok A/
B/ C.

29

Data Flow Diagram Level 2

Output Data



Gambar 3.8 Data Flow Diagram Level 2 Output Data
Semua hasil dari pengolahan data yang dilakukan oleh sistem
akan di laporakan ke pemilik. Dengan begini maka pemilik
dapat mengetahui sejauh mana hasil kinerja dari toko dan
dapat memutuskan tindakan yang perlu dilakukan
selanjutnya untuk mencapai hasil yang maksimal.

30

3.2.4 Analisis Kebutuhan

Proses untuk melengkapi bahan-bahan penelitian
dilakukan pengumpulan data sebagai bahan penelitian. Teknik
yang digunakan oleh penulis dalam pengumpulan data adalah:
3.2.5 Wawancara
Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan cara tanya jawab langsung dengan pemilik yang terkait di
dalamnya. Wawancara dilakukan kepada Bapak Yudianto
Wibisono pemilik utama dan Bapak Didit Fajar Aditya Purnomo
pemilik ke dua Toko Besi dan Bangunan Sederhana. Wawancara
yang dilakukan mengenai manajemen persediaan yang terjadi
pada pada Toko Besi dan Bangunan Sederhana bertujuan untuk
menentukan kebutuhan yang harus dipenuhi untuk merancang
aplikasi yang akan dibangun.
3.2.6 Studi literatur
Studi Literatur, adalah Pencarian data dan informasi pada buku-
buku/kepustakaan sebagai bahan referensi yang berhubungan
dengan materi penelitian, seperti definisi persediaan oleh
Rudianto (2008), manajemen sediaan oleh J .David Viale(2000)
dan metode analisis ABC oleh Heizer dan render (2005).

31

3.2.7 Perancangan
Desain Antar Muka

Gambar 3.9 Desain Form Login
Penggunaan sistem informasi persediaan mengharuskan
setiap pengguna untuk melakukan login pada aplikasi untuk
mengoperasikan.

Gambar 3.10 Desain Form Persediaan Barang

32

Gambar 3.10 adalah desain Form Persediaan Barang, ini

adalah form untuk mengisikan data barang yang masuk ke dalam
gudang toko. Semua data yang telah dimasukan akan disimpan
kedalam database. Yang bisa dilakukan didalam form ini adalah
memasukan, memperbarui, menghapus, dan menyimpan semua
data barang.

Gambar 3.11 Desain Form Penjualan
Pada Form Desain Penjualan semua data dimasukan guna
untuk mengetahui perhitungan sisa persediaan dalam gudang dan
data penjualan akan digunakan untuk menghitung berbagai
laporan-laporan selanjutnya.

33

Gambar 3.12 Desain Form Pemesanan
Gambar 3.12 merupakan Desain Form Pemesanan. Form
pemesanan berguna untuk melihat apakah kita sedang melakukan
pemesanan barang dagang atau tidak.

Gambar 3.13 Desain Form Pembelian

34

Pada Desain Form Pembelian ini digunakan untuk

mengetahui jumlah pengeluaran toko, jenis barang yang dibeli,
dan pada supplier mana toko mengambil barang dagang untuk
catatan toko besi dan bangunan.

Gambar 3.14 Desain Lihat Pesanan
Desain Form Lihat Pesanan adalah tampilan dari tombol
lihat pesanan yang ada pada Desain Form Pembelian. Daftar
pesanan barang yang dipesan akan ditampilkan dan kita bisa
melihat kecocokan tanggal dari jadwal yang sudah ditentukan
pada form pemesanan dengan tanggal dimana kita menerima
barang yaitu tanggal pada Desain Form Pembelian.

35

Gambar 3.15 Desain Form Supplier
Gambar 3.15 adalah Desain Form Supplier untuk
mengisi dan melihat data para supplier.

Gambar 3.16 Desain Form Riwayat Transaksi

36

Gambar 3.16 adalah Desain Form Riwayat Transaksi

yang akan menunjukan semua daftar transaksi yang telah
dilakukan baik penjualan maupun pembelian dan persediaan
awal.

Gambar 3.17 Desain Perhitungan Laba Kotor
Pada gambar 3.17 Desain Form Perhitungan Laba
Kotor kita bisa melihat laba kotor dari toko besi Sederhana ini
secara periodik waktu tertentu. Form Perhitungan Laba Kotor ini
menghitung seluruh barang yang ada berdasarkan kelas analisis
ABC yang sudah ada.

37

Gambar 3.18 Desain Output Analisis ABC
Gambar 3.18 adalah Desain Output Analisis ABC yang
menentukan barang mana yang harus selalu di jaga
ketersediaannya didalam gudang. Berdasarkan kelas A, B, dan C.