1 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK
TEKNOLOGI INFORMASI
Triple Constrain, Area Project Management dan Project Live Cycle.


Disusun Oleh :
Moch. Rian Pradana
004 1211 21011



Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer
ERESHA School of IT
Jl. Haji Samali Kalibata No.51 Jakarta Selatan, DKI Jakarta
Telp. 021-7989705 Kode Pos. 12740


2 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat-Nya yang
telah dilimpahkan kepada kami sehingga dapat menyelesaikan karya ilmiah yang merupakan
salah satu tugas Manajemen Proyek Teknologi Informasi.
Dalam makalah ini saya membahas mengenai Triple Constrain, Area Project
Manajemen, dan Project Live Cyrcle.
Saya menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini tidak sedikit masalah yang
dihadapi, namun berkat kerja keras serta bantuan dari berbagai pihak, semua masalah tadi
bisa teratasi dengan baik. Oleh karena itu saya banyak mengucapkan terimakasih kepada
semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan makalah ini.
Akhir kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat dan menambah khasanah cakrawala
pemikiran bagi para pembaca.




Penulis













3 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

DAFTAR ISI

Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang 3
B. Rumusan Masalah 4
C. Tujuan 4
D. Manfaat 4
BAB II PEMBAHASAN
A. Definisi Proyek 5
B. Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constrain) 7
C. Project Management Body Of Knowledge 11
D. Project Live Cyrcle 18
BAB III PENUTUP 21
DAFTAR PUSTAKA 22












4 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Manajemen proyek merupakan suatu tata cara mengorganisir dan mengelola sumber
penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek dari awal sampai selesainya proyek
tersebut. Manajemen proyek dapat diterapkan pada jenis proyek apapun, dan dipakai secara luas
untuk dalam menyelesaikan proyek yang besar dan kompleks. Fokus utama manajemen proyek
adalah pencapaian semua tujuan akhir proyek dengan segala batasan yang ada, waktu dan dana
yang tersedia.
Seiring berkembangnya teknologi informasi, manusia mulai menggunakan komputer dalam
melakukan manajemen proyek, untuk membantu otomatisasi dan perhitungan. Peralihan
manajemen proyek dengan menggunakan komputer membuat manajemen proyek menjadi lebih
cepat, efektif dan efisien. Perkembangan perangkat lunak yang pesat juga mendorong
transformasi manajemen proyek yang tradisional menjadi sebuah perangkat lunak manajemen
proyek.
Perangkat lunak manajemen proyek (project management software) adalah suatu kumpulan
perangkat lunak yang mendukung perancangan dan pelaksanaan suatu proyek dengan
menggunakan media komputer. Perangkat lunak manajemen proyek ini membantu kepala
proyek dalam perancanaan, pengorganisasian, dan manajemen sumber daya dalam proses
penyelesaian suatu proyek. Perangkat lunak manajemen proyek ini bertujuan untuk membantu
mencapai tujuan dan hasil akhir proyek, dengan batasan-batasan yang ada. Tujuan ini dapat
dicapai dengan cara mengoptimisasi alokasi sumberdaya yang ada, dengan batasan, waktu, dan
biaya
Menurut buku The Design of Everday Things, ketika sebuah alat yang sederhana
memerlukan gambar, tulisan, ataupun instruksi, rancangan alat tersebut telah gagal (Don
Norman, 2002). Agar sebuah perangkat lunak dapat diterima oleh pengguna secara luas dan
berfungsi secara optimal, maka perangkat lunak tersebut harus dirancang dengan baik.
Perangkat lunak tersebut harus disusun secara baik dengan berbagai pertimbangan sehingga
dapat mengerti dan memenuhi kebutuhan pengguna secara spesifik. Pengguna seharusnya tidak
perlu memikirkan bagaimana cara berinteraksi dengan komputer, tetapi yang penting justru
bagaimana mengoptimalkan komputer untuk memenuhi kebutuhannya.
Ada banyak syarat supaya suatu perangkat lunak dapat diterima oleh pengguna secara luas.
Salah satu syarat penerimaan pengguna terhadap suatu perangkat lunak adalah usability.
Usability adalah sebuah ukuran kualitas pengalaman pengguna pada saat berinteraksi dengan
sebuah produk atau sistem. Pada hubungannya dengan interaksi manusia dan komputer dan
ilmu komputer, usability mempelajari keunggulan dan kemudahan sebuah interaksi dengan

5 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

desain sebuah perangkat lunak. Sebuah perangkat lunak yang mempunyai usability yang baik
lebih efisien untuk digunakan, lebih mudah dipelajari, dan memuaskan untuk digunakan.
Usability mencerminkan keberhasilan sebuah sistem diterima oleh penggunanya (Nielsen,
1994). Antarmuka sebuah perangkat lunak yang dirancang dengan prinsip usability yang baik
dapat membuat pekerjaan menjadi lebih produktif, efektif, efisien, aman, dan fungsional.
Pekerjaan menjadi lebih mudah diselesaikan dengan interaksi yang baik, sehingga
menguntungkan pengguna. Senada dengan itu, rancangan antarmuka yang tidak sesuai dapat
mengakibatkan masalah yang tidak diharapkan, dan pada akhirnya merugikan pengguna.
Suatu perangkat lunak yang tidak memenuhi prinsip usability Nielsen tidak akan mudah
untuk dipelajari, sehingga pengguna awam akan susah untuk memulai penggunaan perangkat
lunak tersebut. Perangkat lunak tersebut juga tidak akan efisien dalam penggunaan, sehingga
pengguna menghabiskan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Perintah-
perintah pada perangkat lunak yang tidak memebuhi prinsip usability Nielsen juga tidak akan
mudah diingat oleh pengguna, dan rawan akan kesalahan, baik yang dilakukan secara sengaja
maupun tidak sengaja, oleh pengguna. Bila semua faktor-faktor diatas ditambahkan, maka
pengguna tidak akan puas dengan perangkat lunak tersebut
Prinsip-prinsip perancangan antarmuka pada interaksi manusia dan komputer juga berlaku
pada perangkat lunak manajemen proyek. Sebuah perangkat lunak manajemen proyek harus
dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan berbagai pengguna yang memiliki latar belakang yang
beragam. Oleh sebab itu, penulis berkeinginan menganalisis prinsip usability sebagai salah satu
prinsip-prinsip interaksi manusia dan komputer pada perancangan antarmuka perangkat lunak
manajemen proyek.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka rumusan masalahnya adalah bagaimana
merancang sebuah perangkat lunak manajemen proyek yang mudah dipelajari, efisien, mudah
diingat, tidak rawan kesalahan, dan memuaskan.
C. Tujuan

Tujuan dari makalah ini adalah untuk menganalisis dan mempelajari tentang manajemen proyek
teknologi informasi, terutama pada masalah Triple Constrain, area project manajemen dan Project Live
Cyrcle.

D. Manfaat
Manfaat makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Dapat memberikan informasi mengenai manajemen proyek teknologi informasi
2. Membuat proyek dengan hasil yang baik serta tepat waktu dengan cost yang sesuai






6 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi Proyek
Proyek
Proyek adalah suatu upaya atau usaha temporer atau sementara untuk menciptakan suatu
produk atau jasa yang unik. Proyek biasanya termasuk beberapa orang yang melakukan
kegiatan yang saling berhubungan atau terkait. Konsumen utama proyek tersebut akan tertarik
pada penggunaan sumberdaya yang efektif guna penyelesaian proyek tersebut, bila dilakukan
secara efisien dan tepat waktu.
Contoh Proyek
Pembangunan gedung, pengembangan produk, pendirian usaha, setup network computer,
renovasi rumah, pelaksanaan pesta pernikahan, dsb.
Dalam dunia IT: Pengembangan perangkat lunak administrasi nilai mahasiswa, upgrade
network perusahaan, dsb.
Persamaan antara dua kegiatan ini adalah:
dilakukan oleh SDM;
dibatasi oleh (pra)sarana/sumberdaya;
direncanakan;
dilaksanakan; dan
terkontrol.
Definisi Proyek IT
Suatu proyek yang membutuhkan sumberdaya dan/ataupun produk teknologi informasi
dalam penyelesaiannya.
Contoh proyek IT:
Pembangunan jaringan komputer di FST.
Pembuatan software untuk administrasi akademik.
Pembuatan perangkat e-commerce di suatu perusahaan eksport-import.
Pembuatan infrastruktur kartu ATM (online banking).



7 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

Proyek memasukkan ketidakpastian. Karena suatu proyek itu unik, kadang-kadang sulit
untuk secara jelas mendefinisikan: sasaran proyek, estimasi berapa lama proyek tersebut
selesai, atau berapa biaya yang diperlukan. Ketidakpastian ini yang menjadi alasan utama
dilakukan pengelolaan proyek dalam menghadapi tantangan, terutama proyek yang
memasukkan teknologi baru.
Program adalah sekelompok proyek yang dikelola dengan cara koordinasi untuk
mendapatkan keuntungan yang tidak didapatkan dari pengelolaannya secara individu.
Suatu proyek mempunyai maksud atau tujuan yang unik. Proyek dapat dipandang dari
atributnya, yaitu:
jangka waktu,
maksud,
kepemilikan (ownership),
sumberdaya,
peranan, resiko dan asumsi,
tugas saling ketergantungan (interdependent tasks),
perubahan organisasi, dan
pengoperasian dalam lingkungan yang lebih besar dari proyek itu sendiri.
Sekarang, proyek TI memerlukan individual yang berbeda-beda dengan berbagai
rangkaian keterampilan. Meskipun keterampilan ini berbeda-beda pada proyek yang berbeda-
beda, suatu proyek khusus seharusnya memasukkan hal-hal tersebut di bawah ini:
Manajer Proyek
Sponsor Proyek
Pakar pada Materinya (Subject Matter Expert(s)- SME
Pakar Teknis (Technical Expert(s)
Manajer Proyek adalah pemimpin tim dan tanggung jawabnya adalah menjamin bahwa
semua pengelolaan proyek dan proses pengembangan teknis berada di tempat dan sedang
dikerjakan di dalam serangkaian kebutuhan spesifik, proses yang ditentukan dan standar mutu.
Manajer Proyek yang baik selalu kritis terhadap kesuksesan proyek. Manajer proyek
bekerja dengan sponsor proyek, tim proyek, dan lain orang yang terkait dalam proyek untuk
mencapai tujuan.
Setiap proyek menghadapi hambatan dalam berbagai cara, terutama dengan lingkup,
waktu dan tujuan biayanya. Batasan tersebut kadang-kadang disebut dalam proyek sebagai tiga
hambatan (triple constraints). Untuk mencapai proyek yang sukses, manajer proyek harus
memperhatikan lingkup, waktu dan biaya serta keseimbangan dari ke tiga tujuan yang
seringkali bersaing ini.

8 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

Sponsor proyek adalah klien, konsumen atau manajer organsasi yang akan bertindak
sebagai pejuang untuk proyek dan memberikan sumberdaya organisasi dan arahan apabila
diperlukan
SME
Subject Matter Expert(s) - SME adalah user atau klien yang mempunyai knowledge
khusus, kepakaran khusus, atau orang yang mempunyai wawasan terhadap area fungsional
khusus yang diperlukan guna mendukung proyek, seperti, misalnya organisasi menginginkan
membangun suatu sistem guna mendukung keputusan pajak, maka dengan mempunyai pakar
pajak dalam tim proyek akan dapat berbagi (share) knowledge-nya dan akan lebih produktif
daripada mempunyai orang-orang teknis yang mencoba belajar segalanya tentang akuntansi
perpajakan sambil mengembangkan sistemnya
Technical Expert
Technical Expert (s) diperlukan untuk mendapatkan solusi teknis pada masalah
organisasi. Pakar teknis termasuk system analysts, system designers, network specialists,
programmers, graphic srtists, trainers dsb. Tanpa memperhatikan jabatannya, individu ini
bertanggung jawab terhadap penentuan, penciptaan, pengimplementasian infrastruktur dan
teknis organisasi guna mendukung produk dari proyek TI.
B. Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint)
Setiap Proyek memiliki tujuan khusus, didalam proses pencapaian tujuan tersebut ada 3
constraint yang harus dipenuhi, yang dikenal dengan Trade-off Triangle atau Triple Constraint
:



Scope adalah batasan dari sejauh mana project ini akan dijalankan,
Time adalah batas dari waktu untuk melakukan dan harus menyelesaikan project itu sendiri
Budget merupakan batasan dari seberapa besar sumberdaya yang dapat dialokasikan untuk
mencapai tujuan tersebut


9 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI


Manajemen Pelayanan Proyek
Beberapa proyek pengembangan sistem manajemen pelayanan proyek, antara lain adalah sbb:
A. Proyek Pengembangan sistem manajemen kinerja dan Key Performance Inditors untuk para
pegawai pada salah satu perusahaan agro industri terbesar di Indonesia.
B. Proyek Penyusunan Performance Appraisal System (sistem manajemene kinerja) pada
salah satu perusahaan manufaktur di Indonesia.
C. Proyek Workshop Penyusunan Key Performance Indicators.
D. Proyek Monitoring penerapan sistem manajemen kinerja pada perusahaan energi terbesar
di Indonesia.
Ciri-ciri proyek
o Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir ayau hasil kerja
akhir.
o Dalam proses mewujudkan lingkup diatas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria
mutu.
o Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan akhir
ditentukan dengan jelas.
o non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek
berlangsung
Sasaran proyek dan tiga kendala (Triple Constraint) Batasan yang harus
dipenuhi yakni :
o Besar Biaya (anggaran) yang dialokasikan.
o Jadwal.
o Mutu yang harus dipenuhi.
Perbedaan Kegiatan Proyek Dan Operasional Proyek :
o Bercorak dinamis, nonrutin
o Siklus proyek relatif pendek
o Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik-turun)
o Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan
o Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu
o Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya

10 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI


Operasional :
o Berulang-ulang, rutin
o Berlangsung dalam jangka panjang
o Intensitas kegiatan relatif sama
o Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek
o Macam kegiatan tidak terlalu banyak
o Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstant.
Manajemen Proyek
Proses Proyek aktivitas manajemen yang dilakukan dalam periode tertentu dan
tidak bersifat rutin untuk mengelola sumber daya untuk mencapai tujuan proyek
yang telah ditetapkan sebelumnya
Hal-hal yang menyebabkan timbulnya suatu proyek :
o Rencana Pemerintah
o Permintaan Pasar
o Dari dalam Perusahan yang bersangkutan
o Dari kegiatan Penelitian dan Pengembangan
Tiga hal yang berpengaruh besar berkaitan erat dengan konsep
manajemen proyek:
o Manajemen Klasik atu manajemen fungsional (General Management)
o Pemikiran Sistem
o Pendekatan Contigency
Manajemen Klasik atau Manajemen Fungsional
Manajemen Klasik menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya,
yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan.
Pemikiran Sistem
Pemikiran yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas.


11 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI


Pendekatan Contigency
Pendekatan yang erat hubungannya dengan situasi dan kondisi yang berarti
bahwa tidak ada satupun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai
untuk mengelola setiap macam kegiatan.
Macam-macam Proyek dari Segi Pekerjaan
o Proyek Engineering Konstruksi
o Proyek Engineering Manufaktur
o Proyek Penelitian dan Pengembangan
o Proyek Pelayanan Manajemen
o Proyek Kapital
o Proyek Radio Telekomunikasi
o Proyek Konservasi Bio Diversity
Tipe Organisasi Proyek:
o Fungsional
o Produk dan Area
o Matriks
Ciri organisasi proyek:
o Arus horizontal disamping vertikal
o Penanggung jawab tunggal atas berlangsungnya proyek
o Pendekatan sistem dalam perencanaan dan implementasi







12 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI


C. PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE
(PMBOK)

PMBOK dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI) sebuah organisasi di
Amerika yang mengkhususkan diri pada pengembangan manajemen proyek. PMBOK
merupakan panduan yang berisi mengenai pengetahuan dalam suatu manajemen proyek dan
selalu diperbaharui dalam jangka waktu tertentu. PMBOK mengembangkan aktivitas pada
manajemen proyek dan dikelompokkan pada 9 (sembilan) knowledge area sebagai berikut


13 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI


1. Manajemen integrasi proyek (Project Integration Management)
Bertujuan untuk mengkoordinasi seluruh knowledge area pada manajemen proyek melalui
Proses proyek. Manajemen integrasi memastikan seluruh elemen bersama
menyelesaikan proyek dengan sukses pada waktu yang tepat. Berikut ini adalah aktivitas utama
pada manajemen integrasi :
a) Pengembangan rencana proyek, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh
rencana proyek sehingga terbentuk dokumen yang sesuai dan konsisten.
b) Pelaksanaan rencana proyek, menyelesaikan rencana proyek dengan melaksanakan
aktivitas aktivitas yang ada di dalam rencana tersebut.
c) Pengendalian perubahan yang terintegrasi, mengkoordinasikan perubahan perubahan
keseluruhan proyek
Tujuan utama dari rencana proyek adalah menfasilitasi tindakan. Rencana proyek akan
memberikan pengenalan atau sedikit ulasan mengenai proyek, deskripsi mengenai bagaimana
proyek diorganisir, manajemen dan proses proses teknis yang digunakan pada proyek, serta
bagian bagian yang menjelaskan pekerjaan apa saja yang akan
dilakukan, informasi jadwal, dan informasi anggaran.

2. Manajemen ruang lingkup proyek (Project Scope Management)
Lingkup mengacu pada seluruh pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan produk suatu proyek
dan aktivitas aktivitas yang digunakan dalam pembuatan produk tersebut. Manajemen ruang
lingkup proyek terlibat dalam pendefinisian dan pengendalian mengenai apa yang harus ada dan
tidak ada dalam proyek selain itu memastikan bahwa tim proyek dan para Stakeholder memiliki
pemahaman yang sama mengenai produk yang dihasilkan oleh proyek serta aktivitas - aktivitas
yang dilakukan pd proses nanti. Aktivitas yg termasuk dlm manajemen ruang lingkup proyek
adalah :
a) Inisiasi, melakukan otorisasi pada organisasi untuk memulai proyek atau beralih pada
fase proyek selanjutnya. Output dari proses inisiasi adalah perjanjian kontrak yg
merupakan dokumen kunci yang secara formal mengakui keberadaan dan
menyediakan ulasan luas mengenai sebuah proyek
b) Perencanaan ruang lingkup, mengembangkan dokumen yang berguna sebagai basis
pengambilan keputusan di masa mendatang, termasuk kriteria dalam menentukan
apakah suatu proyek atau fase telah lengkap. Tim proyek akan membuat pernyataan
mengenai ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup sebagai hasil aktivitas
perencanaan ruang lingkup.

14 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

c) Definisi ruang lingkup, pembagaian deliverables (produk yang dibuat sebagai bagian
dari proyek) proyek utama menjadi komponen komponen yang lebih kecil dan lebih
mudah dikelola
d) Verifikasi ruang lingkup, menyusun penerimaan dari ruang lingkup proyek. Para
Stakeholder kunci sebuah proyek, seperti customer dan sponsor, secara formal
menerima deliverables proyek selama aktivitas ini.
e) Pengendalian perubahan ruang lingkup, mengendalikan perubahan yang terjadi pada
ruang lingkup. Perubahan ruang lingkup, tindakan koreksi, dan refleksi atau pelejaran
yang dipelajari merupakan output dari aktivitas ini.

3. Manajemen jadwal proyek (Project Time Management)
Tidak jarang ditemui proyek teknologi informasi yang gagal dalam menyatukan rencana
mengenai ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer menyebutkan bahwa menyelesaikan
proyek tepat waktu merupakan tantangan besar bagi mereka. Para manajer juga menyebutkan
isu mengenai jadwal yang merupakan alas an utama sehingga terjadi konflik dalam proyek
pada keseluruhan Proses. Tim proyek sering membandingkan waktu penyelesaian yang
terencana dengan yang nyata terjadi tanpa meminta persetujuan perubahan rencana proyek
padahal waktu merupakan satu variable yang memiliki fleksibilitas paling sedikit. Karena
waktu terus berlalu tanpa memperdulikan apa yang terjadi pada proyek. Berdasarkan
penjelasan tersebut, hal apakah yang harus ada pada manajemen jadwal proyek, dan bagaimana
manajer proyek meningkatkan performa pada area ini? Manajemen waktu proyek, meliputi
aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian proyek tepat
pada waktunya.
Aktivitas-aktivitas utama yang merupakan bagian dari manajemen jadwal proyek adalah :
a) Pendefinisian aktivitas, mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas secara spesifik yang
harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan para Stakeholder sehingga menghasilkan
produk-produk proyek.
b) Rangkaian aktivitas, mengidentifikasikan dan mendokumentasikan hubungan antara
aktivitas-aktivitas proyek.
c) Perkiraan durasi aktivitas, memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal.
d) Pengembangan jadwal, menganalisis rangkaian aktivitas, memperkirakan durasi
aktivitas, dan kebutuhan-kebutuhan sumber daya untuk membentuk jadwal proyek.
e) Pengendalian jadwal, mengendalikan dan mengatur perubahan-perubahan pada jadwal
proyek.




15 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

4. Manajemen biaya proyek (Project Cost Management)
Seperti halnya pengaturan jadwal proyek, proyek teknologi informasi juga memiliki kesulitan
dalam manajemen biaya karena proyek ini dikenal sebagai proyek yang mahal dan sering
melampaui batas anggaran ketika proyek berakhir. Para professional teknologi informasi paham
bahwa kebanyakan perkiraan biaya awal untuk proyek dirasa rendah berdasarkan kebutuhan-
kebutuhan proyek, sehingga diakhir proyek pastilah terjadi pembengkakan biaya. Perkiraan lain
terjadinya pembengkakan biaya adalah kebanyakan proyek teknologi informasi menggunakan
teknologi atau proses bisnis baru. Teknologi maupun proses bisnis yang masih baru kebanyakan
belum teruji dan beresiko. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan sebuah
manajemen biaya proyek yang lebih baik. Manajemen biaya proyek meliputi aktivitas-aktivitas
yang dibutuhkan untuk memastikan proyek diselesaikan sesuai dengan anggaran yang disetujui.
Manajer proyek harus memastikan bahwa proyek didefinisikan dengan baik, memiliki perkiraan
waktu dan biaya yang akurat, memiliki biaya yang realistis pada saat persetujuan dibuat.
Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam manajemen biaya proyek:
a) Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber daya (manusia, perlengkapan, atau
material) serta jumlah setiap sumber daya yang harus digunakan untuk melakukan
aktivitas proyek.
b) Perkiraan biaya, mengembangkan pendekatan atau perkiraan biaya sumber daya yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
c) Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan perkiraan biaya pada satuan kerja untuk
membangun dasar (baseline) untuk mengatur performa.
d) Pengendalian biaya, mengendalikan perubahan-perubahan pada anggaran proyek.

5. Manajemen kualitas proyek (Project Quality Management)
Manajemen kualitas proyek merupakan knowledge area yang sulit untuk didefinisikan. ISO
mendefinisikan kualitas sebagai totalitas karakteristik dari sebuah kesatuan yang berhubungan
dengan kemampuanya untuk kebutuhan kepuasan. Para ahli lainnya mendefinisikan kualitas
berdasarkan keselarasan terhadap kebutuhan dan kesesuaian untuk digunakan. Keselarasan
terhadap kebutuhan berarti proses-proses dan produk proyek tersebut sesuai dengan spesifikasi
tertulis. Sedangkan kesesuaian untuk digunakan berarti produk dapat digunakan sebagiamana
mestinya. Tujuan utama dari manajemen kualitas proyek adalah memastikan bahwa proyek
akan memuaskan kebutuhan. Kualitas hendaknya dipandang sejajar dengan ruang lingkup,
waktu dan biaya proyek. Jika para Stakeholder tidak puas dengan kualitas manajemen proyek
atau produk yang dihasilkan, tim proyek akan melakukan penyesuaian pada ruang lingkup,
waktu dan biaya untuk memuaskan kebutuhan dan harapan Stakeholder. Untuk meraih
kepuasan Stakeholder, tim proyek harus mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan
seluruh Stakeholder dan memahami kebutuhan mereka baik yang diungkapkan maupun tertulis.

16 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

Terdapat tiga aktivitas utama dari manajemen kualitas proyek:
a) Perencanaan kualitas, mengidentifikasikan standard kualitas yang sesuai dengan disain
proyek dan bagaimana memuaskannya.
b) Jaminan kualitas, evaluasi periodic terhadap keseluruhan performa proyek untuk
memastikan proyek akan memuaskan standard kualitas yang relevan.
c) Pengendalian kualitas, memonitor hasil proyek tertentu untuk memastikan hasil
tersebut sesuai denga standard kualitas relevan serta mengidentifikasikan cara untuk
meningkatkan kualitas keseluruhan.

6. Manajemen sumber daya manusia proyek (Project Human Resource Management)
Organisasi yang proaktif berusaha memenuhi kebutuhan sumber daya manusia saat ini dan
mendatang, misalnya, meningkatkan bonus, mengatur ulang jumlah jam kerja dan insentif, serta
mencari pekerja untuk masa depan. Manajemen sumber daya manusia sebuah proyek meliputi
aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektivitas pekerja yang terlibat dalam
proyek. Manajemen sumber daya manusia meliputi seluruh Stakeholder proyek : sponsor,
pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung, pemasok(supplier) yang mendukung proyek,
dan sebagainya.
Terdapat tiga aktivitas utama dalam manajemen sumber daya manusia suatu proyek:
a) Perencanaan organisasi, pengidentifikasian, penugasan, dan pendokumentasian peran,
tanggung jawab, serta hubungan pelaporan suatu proyek.
b) Akusisi staf, mendapatkan personil yang akan ditempatkan dan bekerja dalam proyek.
c) Pengembangan tim, membangun keahlian individu maupun kelompokn untuk
memantapkan performa proyek.

7. Manajemen komunikasi proyek (Project Communications Management)
Para ahli setuju bahwa ancaman kesuksesan proyek, terutama pada proyek teknologi informasi,
adalah kegagalan komunikasi. Faktor-faktor seperti keterlibatan pelanggan, dukungan
manajemen eksekutif, dan pernyataan kebutuhan yang jelas, sangat tergantung pada keahlian
komunikasi terutama dengan personil pada bidang selain teknologi informasi. Tujuan
manajemen komunikasi sebuah proyek sebenarnya adalah untuk memastikan ketepatan waktu
dan kelayakan dalam melakukan pembuatan, koleksi, penyebaran, penyimpanan, dan
penyusunan informasi proyek.




17 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI


Aktivitas-aktivitas dalam manajemen komunikasi sebagai berikut :
a) Perencanaan komunikasi, memperkirakan kebutuhan informasi dan komunikasi
Stakeholder : siapa membutuhkan informasi apa, kapan mereka membutuhkannya, dan
bagaimana informasi diberikan.
b) Distribusi informasi, menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi Stakeholder proyek
pada waktu tertentu.
c) Pelaporan performa, mengumpulkan dan menyebarkan informasi performa, termasuk
laporan status, pengukuran kemajuan dan peramalan.
d) Penutupan administrative, yaitu membuat, menyatukan, dan menyebarkan informasi
untuk menyusun fase atau kelengkapan proyek.

8. Manajemen resiko proyek (Project Risk Management)
Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu dalam melakukan identifikasi, analisis, dan
penanganan terhadap resiko melalui Proses proyek dengan tujuan utama memenuhi tujuan
proyek. Manajemen resiko berdampak positif pada pemilihan proyek, menetapkan ruang
lingkup proyek, dan mengembangkan jadwal realistis serta memperkirakan biaya yang akan
dikeluarkan. Selain itu juga membantu Stakeholder proyek memahami sifat proyek, membantu
anggota tim dalam mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang ada, serta membantu
mengintegrasikan knowledge area lain pada manajemen proyek. Resiko menurut definisi kamus
berarti kemungkinan mengalami kekalahan atau kerugian. Definisi ini menggaris bawahi sisi
negatif yang sering kali dikaitkan dengan resiko. Resiko proyek sendiri merupakan pemahaman
permasalahan potensial yang mungkin terjadi pada proyek dan bagaimana permasalahan
tersebut menghalangi kesuksesan proyek. Sasaran manajemen resiko proyek dapat dipandang
sebagai tindakan meminimalkan resiko-resiko yang potensial selagi memaksimalkan
kesempatan-kesempatan yang mungkin bias diraih. Aktivitas-aktivitas utama yang ada pada
manajemen resiko adalah:
a) Perencanaan manajemen resiko, memilih pendekatan dan rencana aktivitas-aktivitas
manajemen resiko bagi proyek.
b) Identifikasi resiko, memutuskan resiko mana yang akan mempengaruhi proyek dan
mendokumentasikan karakteristik setiap resiko.
c) Analisis resiko secara kualitatif, melakukan karakteristik dan menganalisis resiko serta
memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan proyek.
d) Analisis resiko secara kuantitatif, mengukur kemungkinan dan konsekuensi resiko
serta memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek.
e) Perencanaan penanganan resiko, pengambilan langkah untuk menambah peluang dan
mengurangi ancaman untuk memenuhi tujuan proyek.

18 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

f) Pemantauan dan pengendalian resiko, yaitu memantau resiko yang diketahui,
mengidentifikasi resiko baru, mengurangi resiko, dan mengevaluasi efektifitas
pengurangan resiko pada keseluruhan hidup proyek.

9. Manajemen pengadaan proyek (Project Procurement Management)
Pengadaan adalah usaha mendapatkan barang-barang dan/atau jasa dari sumber luar. Istilah
pengadaan lebih sering digunakan pada pemerintahan; kebanyakan perusahaan swasta
menggunakan istilah pembelian atau purchasing; dan para profesional teknologi informasi
menyebutnya Outsourcing. Kesuksesan proyek teknologi informasi yang menggunakan sumber
daya dari luar biasanya dikarenakan manajemen pengadaan yang baik pada sebuah proyek.
Manajemen pengadaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan
barang dan jasa bagi proyek dari luar organisasi terkait.
Aktivitas-aktivitas utama pada manajemen pengadaan tersebut adalah :
a) Perencanaan pengadaan, memutuskan apa yang akan diadakan dan kapan
b) Perencanaan permohonan, mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan produk dan
mengidentifikasikan sumber daya yang potensial.
c) Permohonan, memilih pemasok-pemasok potensial yang ada
d) Administrasi kontrak, mengatur hubungan dengan pemasok
e) Pengakhiran kontrak, penyempurnaan dan penyelesaian kontrak.













19 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

D. Project Life Cycle

Manajemen Proyek MPMM Life Cycle terdiri dari lima fase yaitu :

Inisiasi adalah tahap awal dalam memulai proyek, dengan mendokumentasikan kasus bisnis,
studi kelayakan, kerangka acuan, menunjuk tim dan mendirikan Kantor Proyek. Perencanaan
melibatkan menetapkan peta jalan untuk proyek dengan menciptakan rencana berikut: rencana
proyek, rencana sumber daya, rencana keuangan, rencana mutu, rencana penerimaan dan
rencana komunikasi. Eksekusi melibatkan membangun kiriman dan mengendalikan pengiriman
proyek, ruang lingkup, biaya, kualitas, resiko dan isu-isu. Penutupan melibatkan berliku-down
proyek dengan melepaskan staf, menyerahkan kiriman kepada pelanggan dan menyelesaikan
review post implementasi.
Penjelasan lebih rinci dari Manajemen Metodologi MPMM Proyek dan Life Cycle berikut:
1. Project Initiation
Proyek Inisiasi adalah tahap pertama dalam Siklus Proyek Hidup dan pada dasarnya
dalam memulai sebuah proyek. Anda memulai sebuah proyek dengan mendefinisikan
tujuan dan ruang lingkup, pembenaran untuk memulai dan solusi untuk
diimplementasikan. Anda juga membutuhkan untuk merekrut tim proyek yang sesuai
dan terampil, mendirikan Kantor Proyek dan melakukan akhir Tahap Ulasan. Proyek
Inisiasi melibatkan enam langkah utama yakni sebagai berikut
2. Project Planning
Planning and Design atau Perencanaan dan Desain, ketika ruang lingkup proyek telah
ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap
perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci
sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun
aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project
plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan,
procurement plan, contract supplier dan perform phare review.
3. Project Execution
Executing atau Pelaksanaan, dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka
aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada

20 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas
yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara setiap
deliverable sedang dibangun, suite proses manajemen yang dilakukan untuk emantau
dan mengontrol kiriman menjadi output dengan proyek. Proses ini meliputi
pengelolaan waktu, biaya, kualitas, perubahan, risiko, isu, pemasok, pelanggan dan
komunikasi.
Setelah semua kiriman telah diproduksi dan pelanggan telah menerima solusi akhir,
proyek ini siap untuk penutupan.
4. Monitoring and Controlling
Pemantauan dan Pengendalian, sementara kegiatan pengembangan berlangsung,
beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol
penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
5. Project Closure
Closing atau Penutupan, tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap
ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan
kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan
memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan
proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini
yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan
proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek
berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang.


21 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

BAB II
PENUTUP

Demikian yang dapat saya paparkan mengenai materi Manajemen Proyek dalam
makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahannya, karena terbatasnya
pengetahuan dan kurangnya rujukan atau referensi yang ada hubungannya dengan
judul makah ini.
Terimakasih kepada semua pihak yang membantu termasuk dosen pembimbing
Manajemen Proyek yang telah membantu dalam melengkapi makalah ini.
Saya banyak berharap para pembaca yang budiman sudi memberikan kritik dan
saran yang membangun demi sempurnanya makalah ini dan penulisan makalah ini di
kesempatan berikutnya. Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya
juga para pembaca.




22 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

DAFTAR PUSTAKA

http://ana-mpti.blogspot.com/2012/03/project-planning-life-cycle.html

http://ocw.stikom.edu/course/download/2012/10/Manajemen-PSI-02-Proyek-dan-
Manajemen-Proyek.pdf

http://ocw.stikom.edu/course/download/2012/10/Manajemen-PSI-03-PROJECT-
MANAGEMENT-BODY-OF-KNOWLEDGE.pdf

unriyo.files.wordpress.com/2012/04/project-triangle.ppt