PEKELILING AM KERAJAAN JOHOR

BIL.1 TAHUN 2003

AUDIT DALAM PENGURUSAN AKTIVITI,
PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN
1. TUJUAN:
Pekeliling Am ini bertujuan untuk memaklumkan fungsi dan operasi Audit
Dalam Pengurusan yang meliputi Jabatan-Jabatan Kerajaan Negeri Johor,
Pihak Berkuasa Tempatan, Badan Berkanun dan nsititusi Kerajaan Negeri
Johor dan Anak !yarikat yang ada kepentingan Kerajaan Negeri Johor serta
Jabatan Kerajaan Persekutuan yang diperuntukkan sumber ke"angan oleh
Kerajaan Negeri Johor#
2. LATAR BELAKANG:
$#%# &ajlis &esyuarat Kerajaan Negeri Johor di mesyuaratnya pada %' Jun
$((% telah bersetuju supaya dilaksanakan Program Audit Dalam
Pengurusan di Pejabat-Pejabat Kerajaan#
$#$# Audit Dalam Pejabat !etiausaha Kerajaan Johor telah ditubuhkan dan
mula beroperasi pada %) Julai $((%# !epanjang tahun $((% liputan
pemeriksaan audit dalam telah dibuat di semua lapan daerah,
termasuk Pejabat Daerah, Pejabat Tanah, Pihak Berkuasa Tempatan,
Jabatan Agama dan Pendidikan Agama peringkat daerah# *a"atan
pemeriksaan dilakukan dan disertai oleh Ahli Pasukan Audit Dalam
Pengurusan dan melibatkan Ahli Ja"atankuasa Penilaian Audit Dalam
Pengurusan yang diketuai oleh !etiausaha Kerajaan Johor# *aporan
telah disampaikan bagi makluman Kerajaan Negeri#
$#'# Tahun $(($ program Audit Dalam Pengurusan dilaksanakan ke atas
beberapa Jabatan di Peringkat Negeri oleh +nit Audit Dalam dan Ahli
Pasukan Audit Dalam Pengurusan, diselaraskan dengan penyertaan
dan program Audit Negeri sebagaimana yang dijadualkan# *apuran
telah disampaikan kepada !etiausaha Kerajaan Johor#
$#,# Pelaksanaan Audit Dalam adalah selaras dengan Pekelili!
Pe"#e$%&%"%% Bil.2'1()(# Para ' menyatakan baha"a +nit Audit
Dalam bertanggungja"ab untuk menjalankan pemeriksaan se-ara
bebas .independent/ dan seterusnya melaporkan hasil pemeriksaan itu
terhadap kesempurnaan dan operasi-operasi pelaksanaan dan
pengurusan# +nit Audit Dalam hendaklah bebas dan
bertanggungja"ab terus kepada !etiausaha Kerajaan Johor#
3. TUJUAN PROGRAM AUDIT DALAM PENGURUSAN:
'#%# Pelaksanaan Program Audit Dalam Pengurusan diharapkan akan dapat
mengesar pengurusan organisasi dan pelaksanaan pelbagai program
dan agenda pembangunan yang telah diran-ang bagi memenuhi
aspirasi rakyat#
'#$# Audit Pengurusan adalah sebagai satu strategi dan mekanisma bagi
meneruskan pendekatan pembangunan yang holistik dan langkah
untuk meng"ujudkan urustadbir yang baik atau good governance#
'#'# +ntuk memastikan setiap Jabatan Kerajaan sentiasa dan berterusan
menggerak dan mengamalkan budaya kerja -emerlang dalam
melaksanakan projek dan program pembangunan serta memberi
perkhidmatan kepada orang a"am#
'#,# Audit Dalam di "ujudkan bagi membantu pihak pengurusan dalam
bidang peran-angan operasional dan ka"alan# 0leh itu, bagi
menentukan kejayaan pelaksanaan Audit Dalam ini, Ketua-Ketu
Jabatan perlulah memahami tujuan dan konsep asas sistem ini dan
sudah tentu perlu sentiasa menunjukkan k*+i,+e se-ara langsung
kepada pelaksanaan sistem ini#
'#1# +ntuk membantu dan membolehkan Pihak Berkuasa Negeri mengesan
keberkesanan perhubungan Ketua Jabatan di peringkat Negeri dan
Daerah, menilai prestasi Jabatan-Jabatan Kerajaan serta
mengenalpasti masalah yang dihadapi di peringkat akar umbi#
-. PERANAN DAN TANGGUNGJA.AB KETUA JABATAN:
,#%# Ketua-Ketua Jabatan adalah merupakan Pe!%/%i Pe!%/%l $%
Pe!0"01 di mana bertanggungja"ab untuk menetukan supaya
2e!0"01% ke/%!% $% 2e"%k%0% $% 0"01%
2e,%$#i"% *"!%i1%1i 1e,i%1% +e+%,0&i 0$%!30$%!,
2e"%,0"% $% %"%&%3%"%&% 4%! #e"k%i,% 2%$% 1e,i%2 +%1%.
,#$# !ebagai Keua Jabatan adalah perlu mengambil daya usaha untuk
meningkatkan ke-ekapan dan keberkesanan dalam berbagai aspek
perkhidmatan, misalnya menetukan jabatan mempunyai M%0%l
P"*1e$0" Ke"5% $% 6%il Me5% yang lengakap dan kemaskini, dan
mematuhi kehendak-kehendak Pekeliling Kemajnuan Perkhidmatan
A"am .PKPA/#
,#'# &eng"ujudkan, menggerak dan mengamalkan #0$%4% ke"5%
7e+e"l%! dalam organisasi, menjalankan usaha-usaha
2e%+#%&#%ik% dan +e4ele1%ik% 1e10%,0 +%1%l%& yang
boleh menjejaskan sesuatu perkhidmatan atau prestasi jabatan#
Disamping itu berusaha melaksanakan Pi%!%+ Pel%!!% serta
memberikan 2e"k&i$+%,% 4%! 7ek%2 $% +e1"% "%k4%, 2%$%
1e,i%2 +%1%#
8. HASIL PENGESANAN,PEMANTAUAN DAN LAPORAN AUDIT DALAM:
1#%# Pe!0"01% Ke/%!%.
Pengesanan melalui pemeriksaan Audit Dalam dan pemantauan
pengurusan ke"angan, khususnya kutipan hasil, mendapati baha"a
terdapat Ketua Jabatan yang kurang memberi perhatian kepada
kehendak dan peraturan ke"angan# Didalam urusan pembilian,
pelaksanaan projek dan program juga didapati ada kelemahan dari
segi mematuhi peraturan dan kehendak Arahan Perbendaharaan dan
Peraturan Ke"angan#
1#$# Pe!0"01% H%",% M*$%l $% A1e,.
Perhatian perlu diberikan untuk dipertingkatkan usaha dalam aspek
pengurusan harta modal dan asset supaya lebih teratur# Perlu
ditetapkan dan diperjelaskan pega"ai yang dipertanggungja"abkan
mengurus, melenggara dan mengemaskini daftar dan rekod serta
keperluan penyelenggaraan kenderaan dan harta modal dan jika perlu
diuruskan bagi pelupusan harta modal se-ara yang lebih berfaedah#
1#'# Pe!0"01% O"!%i1%1i Pe,%$#i"%.
1#'#%# 2okus Auditan Dalam dari segi aspek pentadbiran memberikan
perhatian kepada A"%&% Pe"$%% Me,e"i 11'1(91 i%i,0
K%$ Pe"%k%+ .%k,0# Ada didapati tindakan se"ajarnya tidak
diambil sebagaimana kehendak arahan, kepada anggota yang
kerap dan berulang melakukan pelanggaran kepada arahan#
Kelemahan diperingkat pega"ai dan pengurusan atasan bagi
menetukan peraturan oleh anggota dan pada masa yang sama
perlu menunjukkan ke2i+2i% +el%l0i ,el%$%.
1#'#$# +saha yang berkesan dan berterusan diambil oleh jabatan bagi
memperkemaskan sistem pentadbiran khususnya penyediaan
&aual Prosuder Kerja dan 2ail &eja yang lengkap dan
kemaskini#
1#'#'# Pe"k&i$+%,% 2el%!!% ,e"+%10k 2e"k&i$+%,%
,ele:*, 2e"k&i$+%,% k%0,e" dan penyediaan kemudahan
pelaggan diberikan perhatian dan pemantauan dibuat dari masa
kesemasa, supaya setiap Jabatan Kerajaan dapat
meng"ujudkan dan mengekalkan imej yang baik Jabatan
Kerajaan kepada orang ramai#
1#,# Ke+%50% P"%1%"%% M%kl0+%, J*&*" ;JII<.
1#,#%# &elalui pemantauan yang dibuat se-ara rambang dan
maklumbalas serta analisis dari urusan melalui 3-&ail
menggambarkan baha"a budaya penggunaan 3-&ail melalui
sistem ini masih ditahap rendah dan perlu dipertingkatkan#
1#,#$# &elalui semakan dari laman "eb Kerajaan Negeri Johor,
mendapati sebahagian besar jabatan telah pun membangunkan
laman "eb masing-masing dan usaha-usaha mengemaskini
perlu dibuat dari masa kesemasa#
=. PERLAKSANAAN SKIM SARAAN MALA>SIA:
!kim !araan &alaysia telah dilaksanakan mulai % No4ember $(($# Berbagai
faedah yang lebih baik dapat dinikmati oleh Anggota Perkhidmatan A"am#
Te"%1 Ski+ S%"%% M%l%41i% i%l%& Peli%i% T%&%2 Ke7ek%2%,
Pei!k%,% Pel0%! Ke+%50% Ke"5%4%, Pe!0#%&10%i% S,"0k,0"
G%5i $% El%0 $% Pe%+#%&#%ik% S4%"%,3S4%"%, Pe"k&i$+%,%#
!istem !araan &alaysia adalah bersandarkan kepada peningkatan k*2e,e1i
yakni ada kaitan dengan produkti4iti anggota dan organisasi# Pengurusan
sumber manusia yang berteraskan ke7ek%2%, il+0 2e!e,%&0%,
ke+%&i"% #e"1e",% 1ik%2 $% #0$%4% ke"5% 2*1i,i: diamalkan oleh
setiap anggota dan dituntut bagi memberikan k*+i,+e dalam tugas
masing-masing dan menentukan pen-apaian ke7e+e"l%!% *"!%i1%1i#
). PERANAN KETUA JABATAN ' PEGA.AI
A# Pelaksanaan Arahan Perkhidmatan, Perintah-Perintah Am dan Pekeliling
Kemajuan Perkhidmatan A"am .PKPA/#
5#%# K%$ Pe"%k%+ .%k,0 ;A"%&% PM N*.11'91<
&emastikan peraturan dipatuhi, menentukan pega"ai yang
ditugaskan dan membuat 2e4eli%%# &enyediakan laporan
harian, mingguan dan bulanan dan jika terdapat pelanggaran
peraturan yang dilakukan oleh anggota perlu diambil tindakan
se"ajarnya#
5#$# Ke0,0&% Pe!0"01%.
5#$#%# &engadakan Me140%"%, JKP J%#%,% sekurang-kurangnya
sekali dalam masa ' bulan dan menghantar laporan JKP
kepada +rus !etia JKP Negeri#
5#$#$# &embuat k%/%l% $% Pe!0"01% ,%,%,e",i##
5#$#'# &eningkatkan Kualiti Pe!0"01% Pe!%$0% A/%+.
5#$#,# &engamalkan dan menerapkan konsep +e1"% "%k4%,
kepada semua anggota#
5#$#1# &emeperkukuhkan Keutuhan Pengurusan Ke"angan
Jabatan#
5#$#)# &emastikan semua anggota di jabatan masing-masing
membuat 2e!i1,i&%"% &%",% .Pekeliling Perkhidmatan
Bil#' Tahun $(($/#
5#'# Pe"k&i$+%,% Tele:* Be"k0%li,i.
&enentukan pelaksanaan kehendak Pekeliling Kemajuan
Perkhidmatan A"am %6%77%#
5#,# M%0%l P"*1e$0" Ke"5% $% 6%il Me5% ;PKPA 9'1((1<
&eng"ujudkan &anual Prosedur Kerja Jabatan dan dijadikan
dokkumen rujukan prosedur serta perlu dikemaskini# 2ail &eja
untuk setiap anggota untuk menjadi rujukan terperin-i senarai
tugas yang lengkap dan kemaskini#
5#1# Pe"k&i$+%,% K%0,e" Be"k0%li,i ;PKPA 10'1((1<
&enyediakan kemudahan yang sesuai, men-ukupi, selesa dan
sistem yang teratur serta layanan pelanggan dengan sopan, mesra
dan -ekap#
5#)# Pi%!%+ Pel%!% ;PKPA 3'1((3<
!ebagai ikrar jabatan kepada pelangan, dipamerkan dan seberapa
boleh dilaksanakan untuk memberi kepuasan pelanggan semasa
berurusan#
5#5# MS ISO (000 : 2000 ;S0"%, PKPA 2'2002<
Berusaha dan mengambil langkah ke arah pen-apaian tahap
tersebut dan seterusnya mensasarkan bagi mendapatkan
pengiktirafannya#
5#8# M%5li1 Be"1%+% J%#%,% ;MBJ'Pekelili! Pe"k&i$+%,%
2'1((2<
&enubuhkan di peringkat jabatan yang sesuai dan "ajar
melaksanakan kehendak PKPA %6%77$#
5#7# H%"i Be",e+0 R%k4%, ;Pek.A+ Ke"%5%% J*&*" Bil.2 T%&0
1(()<
&elaksanakan kehendak Pekeliling dan melaporkan kepada urus
setia, sebagaimana dijadualkan#
5#%(# Me!e+%1kii Rek*$ Pe"1*el.
&engambil tindakan mengemaskinikan Buku 9ekod Perkhidmatan,
:uti, Data Pesaraan .Arahan Perkhidmatan Bil#$ Para %7/
&enggunapakai !istem Pengurusan Personel Jabatan .!!P3N/
.Pekeliling Perkhidmatan %16$(((/
5#%%# Ge"%k% Pe+%,%2% Ke0,0&% Si1,e+ Pe!0"01%
Pe,%$#i"% Ke"%5%% M%l%41i%.
Berusaha dan melaksanakan A"%&% >.A.B. Pe"$%% Me,e"i
N*.1 T%&0 1((9 $% Si"i 2 N*.1 T%&0 2000, G%"i1 P%$0%
Pel%k1%%% $% Mek%ki1+% 1i1,e+ Pe4eli%% P"*!"%+3
P"*!"%+ Nil%i M0"i.
B# Pel%k1%%% A"%&% Pe"#e$%&%"%%.
5#%$# A"%&% Pe"#e$%&%"%% =8
!tok semua resit, lesen, setem hasil dan lain-lain borang akuan
terimaan "ang hendaklah disemak oleh kedua-dua pega"ai yang
memberi dan mengambilalih# !uatu penyata mengenai bilangannya
dengan menunjukkan nombor siri mesti ditandatangani oleh
kedua-dua pega"ai dan satu salinan dihantar kepada Ketua Audit
Negara dan Bendahari Negeri#
5#%'# A"%&% Pe"#e$%&%"%% (9 ;#<
Daftar pembayaran hendaklah disemak dengan "ang tunai, -ek
dan bau-er dalam tangan dan ditandatangani oleh kedua-dua
pega"ai yang bertukar dan yang menggantikannya#
5#%,# A"%&% Pe"#e$%&%"%% 113 ;P<
!upaya penyata panjar .termasuk "ang run-it/ yang menunjukkan
kedudukan panjar pada masa memberialih hendaklah disediakan
dan ditandatangani oleh kedua-dua pega"ai yang memberi dan
mengambil alih dan satu salinan dihantar kepada Pega"ai
Penga"al, Bendahari Negeri Johor dan Pega"ai Ke"angan Negeri
Johor#
5#%1# P%$0% Pe"#e$%&%"%% T%,%7%"% Pe!0"1% Se,*".
5#%1#%# Panduan ini adalah dibuat di ba"ah kuatkuasa !ekyen
,,Akta A-ara Ke"angan %715# !uatu !istem Pengurusan
!tor yang -ekap dan berkesan adalah perlu bagi menjamin
penyelenggaraan, penjagaan dan penga"alan barang-
barang Kerajaan dengan baik dan sempurna#
5#%1#$# Perkara ;< = Pelupusan barang-baang perlu dibuat
mengikut peraturan yang ditetapkan# Adalah menjadi
ke"ajipan semua Pega"ai Penga"al menentukan baha"a
semua hartabenda Kerajaan yang tidak boleh digunakan
atau berlebihan diperiksa dengan segera dan dilupuskan
se-ara yang lebih berfaedah#
:# Ke,e"%+2il% A!!*,% Pe"k&i$+%,% A/%+ D%l%+ U"01% R%1+i.
5#%)# P%k%i% Se"%!%+ D% ?%"% Be"2%k%i% B%!i A!!*,%
Pe"k&i$+%,% A/%+ J*&*".
!emua pega"ai dan anggota adalah dikehendaki menyemak dan
mengamalkan panduan sebagaimana Pekelili! Te,%2 Ke"%5%%
Ne!e"i J*&*" Bil.123. Keua Jabatan bertanggungja"ab untuk
memantau menyelia dan mengambil tindakan se"ajarnya jika
berlaku pelanggaran peraturan#
9. KESIMPULAN:
>aris panduan dan maklumat melalui Pekeliling Am ini perlu diambil perhatian
dan dipatuhi sepenuhnya oleh semua Ketua Jabatan serta semua peringkat
pega"ai dan anggota jabatan#
(. KUATKUASA:
!urat Pekeliling Am ini adalah berkuatkuasa serta merta#
;DATO@ HAJI A>UB BIN MION<
SETIAUSAHA KERAJAAN JOHOR.
Bertarikh? $ Januari $(('#