Anda di halaman 1dari 23

1

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Selain untuk konsumsi pribadi, transaksi barang maupun jasa dapat berlangsung untuk
pemanfaatan oleh firma bisnis lain, lembaga pemerintahan, atau institusi seperti rumah sakit,
sekolah, dan sebagainya. Pembelian dapat ditujukan sebagai komponendari produksi barang
dan jasa selanjutnya, sebagai barang konsumsi, maupun untuk penjualan kembali. Pasar
tempat berlangsungnya transaksi tersebut dikenal sebagai pasar business-to-business atau
pasar industrial (Hutt dan Speh, 2001; Bingham dan Raffield, 1990).

Perbedaan mendasar dari pasar industrial dengan pasar konsumen menurut Minett (2002)
antara lain:
Umumnya memiliki nilai pembelian lebih besar, baik dalam unit yang dibeli maupun
uang yang dibayarkan,
Produk yang diperjualbelikan memiliki kompleksitas teknologi yang tinggi,
Resiko pembelian yang tinggi,
Jangka waktu pembelian yang lebih lama,
Keputusan pembelian melalui struktur yang kompleks,
Pembelian dilakukan secara profesional, dan
Hubungan buyer-seller yang lebih dekat.

2

Sistem akuntansi pembelian tunai adalah sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk
pengadaan barang yang diperlukan perusahaan. Aktivitas pembelian dalam sistem akuntansi
pembelian tunai meliputi semua kebutuhan yang dibutuhkan perusahaan. Pembelian
merupakan bagian dari sistem yang mendukung kegiatan dalam sebuah perusahaan untuk
menentukan dan mempertahankan jumlah barang agar perusahaan dapat berjalan baik.
Mulyadi (2001:299) menyatakan sistem akuntansi pembelian tunai digunakan dalam sebuah
perusahaan untuk mengadakan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
1) Fungsi gudang : dalam sistem pembelian fungsi gudang bertanggung jawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada
digudang dan untuk menyimpan barang yang di terima oleh fungsi penerimaan.
2) Fungsi pembelian : fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang di pilih dalam pengadaan barang
dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3) Fungsi penerimaan : didalam sistem ini, berfungsi untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang di terima dari pemasok guna
menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan.
4) Fungsi akuntansi : fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatat utang dan fungsi pecatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian,
fungsi pencatat utang bertanggung jawab dalam mencatat transaksi pembelian,
sedangkan sistem pecatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok
persediaan barang yang dibeli dari kartu persediaan.
Dokumen yang digunakan
Dalam sistem pembelian tunai terdapat beberapa dokumen yang
digunakan, antara lain adalah :
3

1) Surat permintaan pembelian : dokumen ini adalah formulir yang diisi oleh bagian
gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat
permintaan.
2) Surat permintaan penawaran harga : dokumen ini digunakan untuk meminta
penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi
(tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian besar.
3) Surat order pembelian : dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada
pemasok yang telah dipilih.
4) Laporan penerimaan barang : dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk
menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, mutu,
spesifikasi, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5) Surat perubahan order pembelian : didalam surat ini diperlukan perubahan terhadap
isi surat order pembelian sebelumnya yang telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat
berupa kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau
hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
6) Bukti kas keluar : dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk
pembayaran utang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat
pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

Kegagalan dalam aktivitas pembelian yang menyangkut masalah harga. Kuantitas dan
kualitas mempunyai peranan terhadap aktivitas lainnya, misalnya kualitas bahan baku yang
salah akan mengakibatkan kualitas hasil produksi juga akan rendah dan hal ini mempunyai
dampak yang luas terhadap aktivitas penjualan. Demikian pula apabila nilai pembelian salah
4

dalam arti perolehan cukup tinggi sebagai akibat adanya manipulasi dan lain lain, akan
mengakibatkan harga pokok penjualan akan tinggi sehingga tidak dapat bersaing dalam
pemasaran. Dalam hal hal seperti inilah peranan pengendalian pembelian bahan baku
sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan, yaitu untuk mencegah dan meminimalisasikan
kegagalan dalam pembelian bahan baku. Salah satu cara untuk menunjang kelancaran proses
produksi adalah dengan menghindari kesalahan yang dapat terjadi waktu pembelian bahan
baku, yaitu dengan adanya pengendalian pembelian bahan baku yang memadai.

Pengendalian bahan baku harus mendapat perhatian yang besar dari pihak manajemen
perusahaan, karena pengendalian atas pembelian bahan baku yang baik menjadi salah satu
faktor yang menentukan keberhasilan perusahaan. Melalui pengendalian pembelian bahan
baku yang baik maka dapat mendukung proses produksi agar dapat berjalan dengan lancar.

Tanggung jawab atas pengendalian internal yang dilakukan manajemen yaitu,
menetapkan dan menyelenggarakan pengendalian internal atas pelaporan keuangan .
manajemen juga diharuskan melaporkan secara terbuka tentang keefektifan pelaksanaan
pengendalian tersebut, menurut Menurut Randal J. Elder, Mark S. Beasley, Alvin A. Arens
(2011:317)

Obyek penelitian pada proposal penelitian ini adalah PT. Meiwa Indonesia yang
bergerak di bidang manufaktur. Sekarang ini perlu dilakukannya analisis pengendalian
internal diperusahaan tersebut Pengawasan yang berhubungan dengan penilaian mutu
pengendalian internal secara berkelanjutan atau periodik oleh manajemen perlu adanya
karena dapat menentukan bahwa pengendalian itu sudah beroperasi sesuai dengan yang
diharapkan.
5

Maka untuk mengetahui lebih lanjut mengenai analisis sistem pengendalian internal
atas transksi pembelian yang sebenarnya dalam perusahaan tersebut, maka dilakukan
penelitian yang dituangkan dalam proposal yang mengangkat judul, ANALISIS SISTEM
PENGENDALIAN INTERNAL ATAS TRANSAKSI PEMBELIAN PADA PT. MEIWA
INDONESIA .

1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah dan fokus penelitian yang diuraikan diatas maka
dapat disimpulkan perumusan masalah yaitu
a. Apakah sistem pengendalian internal atas transaksi pembelian pada PT.
Meiwa Indonesia telah dilaksanakan secara efektif dan efisien?
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.3.1 Tujuan Penelitian
1. Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk menganalisis apakah sistem
pengendalian intern atas transaksi pembelian di PT. Meiwa Indonesia sudah
dilaksanakan dengan efektif dan efisien.
2. Untuk memastikan bahwa transaksi pembelian di PT.Meiwa Indonesia telah didukung
oleh bukti yang terkait.
1.3.2 Manfaat Penelitian
Penelitian ini memiliki kegunaan, diantaranya:
a. Bagi PT. Meiwa Indonesia
Sebagai analisis pada sistem pengendalian internal atas transaksi pembelian
apakah dalam sistem pembelian telah efisien dan efektif dan juga untuk dapat
6

meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengendalian pada PT. Meiwa
Indonesia.
b. Bagi Peneliti
Untuk memadukan dan membandingkan teori yang didapat dibangku kuliah
dengan praktek bisnis yang sebenarnya, serta untuk mengetahui apakah teori
tersebut dapat diaplikasikan untuk membantu dalam meningkatkan efisiensi dan
efektivitas dalam PT. Meiwa Indonesia
c. Bagi Akademis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran dan
menambah wawasan pengetahuan tentang sistem pengendalian internal
pembelian, khususnya bagi pihak-pihak yang bersangkutan.












7

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Audit
Keputusan ekonomi biasanya didasarkan atas informasi yang tersedia bagi para
pengambil keputusan. Untuk memperoleh manfaat terbaik, para pengguna harus memiliki
informasi ekonomi yang relevan dan handal. Informasi yang relevan harus membantu
para pengguna membentuk prediksi mengenai hasil kejadian masa lalu, masa kini dan
masa yang akan datang. Agar informasi menjadi handal maka informasi tersebut harus
menyajikan apa yang semestinya disajikan.
Kebutuhan akan informasi keuangan yang relevan dan handal ini menciptakan
permintaan akan jasa akuntansi dan audit. Pihak-pihak pengguna seperti bank dan
kreditur memerlukan informasi seperti itu untuk membuat keputusan pemberian
pinjaman. Adapun manajemen dan pemerintah memerlukan informasi keuangan yang
handal untuk membuat keputusan sesuai kebutuhan masing-masing, jasa seorang auditor
sangatlah bermanfaat bagi pihak-pihak tadi dalam mengurangi resiko tidak relevan dan
tidak handal suatu informasi.
Banyak pengertian mengenai audit yang dikemukakan beberapa ahli di bidang audit,
diantaranya:
Alvin A. Arens dan Mark. S. Beasly, (edisi kedua belas :11) memberikan definisi
audit sebagai berikut:
Auditing adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang
informasi yang dapat di ukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seseorang
yang kompeten dan independensi untuk dapat menetukan dan melaporkan kesesuaian
8

informasi yang dimaksud dengan criteria yang telah diciptakan. Auditing seharusnya
dilakukan oleh seseorang yang independen dan kompeten.
2.2 Tujuan dan Jenis Audit
Tujuan audit secara umum adalah untuk memberikan informasi yang dapat dipercayai
mengenai suatu hasil audit yang telah dilakukan pada suatu periode tertentu kepada
pihak-pihak yang membutuhkan. Secara khusus, audit dapat dirinci untuk masing-masing
jenis audit sebagai berikut: (Arens dan Lobbecke, 2001:4)
a. Financial Statement Audit (audit Laporan Keuangan)
Tujuan audit umum atas laporan jeuangan oleh auditor independen adalah untuk
menyatakan pendapat atas kewajaran dalam semua hal yang material, hasil usaha dan
arus kas yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.
b. Compliace audit (Audit Ketaatan)
Tujuan audit ketaatan adalah untuk menentukan apakah pihak yang diaudit telah
mengikuti prosedur-prosedur, aturan-aturan, dan pedoman-pedoman khusus yang telah
ditetapkan oleh manajemen atau pihak yang mempunyai keenangan.
c. Operasional audit (audit operasional)
Audit operasional merupakan penelaahan atas bagian maupun dari prosedur dan
metode operasional suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektivitasnya. Pada
saat audit operasional selesai, auditor akan member sejumlah saran kepada manajemen
untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan.
Menurut Mulyadi, (2002:30), auditing umumnya digolongkan menjadi beberapa jenis,
antara lain
a. Audit Laporan Keuangan
Audit laporan keuangan dilakukan untuk menentukan apakah laporan-laporan
keuangan tersebut secara keseluruhan yang merupakan keterngan-keterangan terukur
9

yang akan diverifikasi telah disajikan sesuai dengan kriteria-kriteria tertentu. Pada
umumnya kriteria-kriteria tersebut adalah prinsip-prinsip akuntansi yang diterima
secara umum. Namun sering pula dilakukan pemeriksaan terhadap laporan-laporan
keuangan yang disusun berdasarkan atas asas kas atau asas-asas akuntansi lainnya
yang sesuai bagi organisasi yang bersangkutan.
Asumsi yang mendasari suatu audit dari laporan-laporan keuangan adalah bahwa
laporan-laporan tersebut akan digunakan oleh kelompok-kelompok yang berbeda-beda.
Oleh karena itu, jauh lebih bermanfaat untuk menggunakan seorang auditor yang
menyelenggarakan suatu pemeriksaan dan menarik kesimpulan-kesimpulan yang dapat
diandalkan oleh semua pihak daripada membiarkan masing-masing pihak
menyelenggarakan pemeriksaannya sendiri.
b. Audit Kepatuhan
Tujuan dari suatu kepatuhan audit adalah untuk mempertimbangkan apakah klien
(nasabah) telah mengikuti prosedur-prosedur atau peraturan-peraturan tertentu yang
telah ditetapkan oleh yang berwenang. Suatu audit ketaatan bagi suatu perusahaan
swasta dapat berupa audit apakah para pelaksana akuntansi telah mengikuti prosedur
yang telah ditetapkan oleh kontroler perusahaan, menunjau sistem upah apakah telah
sesuai dengan undang-undang upah minimum, atau mengaudit surat-surat perjanjian
dengan pihak bank atau kreditor, serta untuk memastikan bahwa perusahaan tersebut
telah memnuhi serta ketentuan hokum yang berlaku.
c. Audit Operasional
Audit operasional adalah suatu tinjauan terhadap setiap bagian dari prosedur operasi
dan metode-metode suatu organisasi dengan tujuan untuk menilai ketepatan dan
kegunaan serta keberhasilannya. Pada umumnya pada akhir suatu audit operasional
diajukan saran-saran kepada manajemen untuk membenahi jalannya operasi did ala
10

perusahaannya. Karena luasnya ruang linkup dimana dapat dilakukan evaluasi
terhadap tingkat keberhasilan suatu operasi, adalah tidak mungkin untuk menentukan
cirri-ciri pelaksanaan audit operasional secara pasti.
Tujuan audit operasional adalah untuk mengidentifikasikan program atau kegiatan
yang memerlukan perbaikan atau penyempurnaan dalam rangka memberikan
rekomendasi, agar pengelolaan program atau kegiatan organisasi dilaksanakan secara
ekonomis, efisien dan efektif. Tujuan audit operasional diarahkan pada tiga aspek
yaitu: (1) Mengevaluasi kinerja; (2) Mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan;
dan (3) Membuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut.

2.3 Pengertian Pengendalian Internal
Suatu perusahaan yang telah berjalan harus memonitor kegiatan dan hasil operasinya.
Manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang profesional untuk memajukan
atau me meningkatkan hasil-hasil yang telah dicapainya.
Dalam usaha mencapai tujuan perusahaan secara efektif sebagaimana yang telah
ditetapkan oleh manajemen perusahaan dapat dengan segera dicapai, apabila
pengendalian intern yang dijalankan telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan
kebijakan yang telah ditetapkan. Tujuan dasar pengendalian intern adalah untuk
meningkatkan efisiensi operasi dari perusahaan. Definisi pengendalian intern menurut
beberapa pengarang sebagai berikut:
Menurut arens, Randal E Jelder, Marks beasley (edisi keduabelas:370) pengendalian
internal berdasarkan COSO adalah:
Sebuah perangkat manajemen yang digunakan untuk memberikan keyakinan yang
wajar bahwa tujuan manajemen tercapai, tujuan tersebut terdiri dari: (a) meningkatkan
susunan, keekonomisan, efisiensi dan efektifitas operasi serta kualitas barang dan jasa
11

sesuai misi organisasi, (b) meningkatkan kepatuhan pada hokum dan arahan manajemen,
dan (c) membuat data keuangan dan manajemen yang dapat diandalkan serta
pengungkapan yang wajar pada pelaporan yang tepat waktu.
Definisi pengendalian intern menurut Standar Professional Akuntan Public (SPAP),
SA seksi 319.2 adalah sebagai berikut:
Pengendalian intern(dapat juga disebut sebagai struktur pengendalian intern) adalah
suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, dan personil lain entitas dan didesain
untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut
ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, dan (c)
kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Pengendalian meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketetuan
yang terkoordinsai yang dianut dalam suatu perusahaan untuk menjamin ketiga tujuan
seperti yang disebutkan di atas dapat tercapai.
Pengendalian intern menurut model COSO (The Committee Of Sponsoring
Oganization of the Tradeway Commission) terdiri dari lima komponen, sebagai berikut:
1. Lingkungan control komponen ini meliputi manajemen disemua tingkatan terhadap
operasi secara umum dan konsep control secara khusus. Hal ini mencakup: etika
kompetensi, serta integritas dan kepentingan terhadap kesejahteraan organisasi. Juga
mencakup struktur organisasi serta kebijakan dan filosofi manajemen.
2. Penilaian resiko mencakup penentuan resiko disemua aspek organisasi dan penetuan
kekuatan organisasi melalui evaluasi resiko
3. Aktivitas control komponen ini mencakup aktivitas-aktivitas yang dahuunya
dikaitkan dengan konsep control internal. Aktivitas-aktivitas ini meliputi persetujuan,
rekonsiliasi, karyawan yang kompeten dan jujur , pemeriksaan internal dan audit
internal.
12

4. Informasi dan komunikasi komponen ini merupakann bagian penting dari proses
manajemen. Manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi
tentang operasi control internal memberikan substansi yang dapat digunakan
manajemen untuk mengevaluasi aktifitas control dan untuk mengelola operasinya.
5. Pengawasan pengawasan merupakan evaluasi rasional yang dinamis atas informasi
yang diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan manajemem control.
2.4 Tujuan Pengendalian Internal
Perusahaan memepunyai alas an tertentu dalam mengadakan struktur pengendalian
intern. Utamanya untuk membantu pencapaian tujuan perusahaan. Struktur pengendalian
intern antara satu perusahaan dengan yang lainnya tidak sama tergantung dari berbagai
macam faktor, antara lain ukuran perusahaan dan kompliksitas usaha.
Pengendalian internal memiliki beberapa tujuan yaitu:
1. Menjaga dan melindungi harta kekayaan perussahaan
Secara umum berarti bahwa setiap pengeluaran uang untuk pembelian persediaan,
aktiva, pembiayaan operasi, penggunaan atau pemakaian persediaan dan aktiva,
penyimpanan harta kekayaan perusahaan dapat dipertanggung jawabkan sebagaimana
mestinya. Dan dalam pengertian yang lain berarti mencegah usaha-usaha
penyelewengan yang disengaja. Sekarang pengertian diperluas termasuk mencegah
kesalahan-kesalahan administratif yang tidak disengaja. Misalnya salah perkalian,
salah penjumlahan, kurang dalam faktur dan semacamnya.
2. Meneliti kecermatan dan kebenaran data-data akuntansi
Pengendalian intern yang baik memungkinkan pemeriksaan, penelitian, ketelitian
dan kebenaran dari catatan pembukuan. Ini semua dikarenakan data-data akuntansi
diproses secara benar melalui beberapa tahap pengendalian.
3. Meningkatkan efisiensi kerja
13

Efisiensi kerja akan meningkat jika pengendalian intern atas budget, standar kerja
dan standar lainnya didasarkan pada pengalaman, analisa serta kebijaksanaan dari
pimpinan.
4. Meningkatkan disiplin para pegawai
Suatu kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh pimpinan perusahaan diatasi
apabila:
a. Adanya pemisahan fungsi yang jelas untuk tiap bagian
b.Adanya tanggung jawab secara organisasi
c. Adanya prosedur-prosedur yang harus dilaksanakan oleh para pegawai.
Tujuan pengendalian internal menurut Warren Reeve Fess (2008:208) adalah:
1. Asset dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha
Pengendalian intern dapat melindungi asset dari pencurian, penggelapan,
penyalahgunaan atau penempatan asset pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu
pelanggaran paling serius terhadap pengendalian intern adalah penggelapan oleh
karyawan.
2. Informasi bisnis yang akurat
Informasi bisnis yang akurat diperlukan demi keberhassilan usaha. Penjagaan asset
dan informasi yang akurat sering berjalan seiring. Sebabnya adalah karena karyawan
yang ingin menggelapkan asset juga perlu menutupi penipuan tersebut dengan
menyelesaikan pencatatan akuntansi.
3. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan
Perusahaan harum mematuhi perundang-undangan dan peraturan yang berlaku serta
standar pelaporan keuangan.
14

Tujuan utama diselenggarakannya sistem pengendalian adalah untuk menghindarkan
perusahaan dari berbagai kerugian. Kerugian ini dapat disebabkan berbagai hal,
misalnya:
a. penggunaan sumber daya yang berlebihan
b. proses pengambilan keputusan yang tidak tegas
c. kesalahan pencatatan data
d. kerusakan pencatatan data
e. kerusakan berbagai pencatatan
f. hilang atau rusaknya aktiva karena kelalaian karyawan
g. ketidakpatuhan karyawan terhadap manajemen
h. penyelewengan yang dilakukan oleh karyawan
berdasarkan tujuannya struktur pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua
macam (mulyadi: 2001:166):
a. pengendalian intern akuntansi (internal accounting control)
pengendalian intern akuntansi yaitu meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama menjaga kekayaan organisasi
dan mengecek ketelitian serta keandalan data akuntansi.
b. pengendalian intern administratif (internal administrative control)
pengendalian intern administratif yaitu meliputi struktur organisasi, metode
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi
dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
2.4.1 Faktor-faktor Penghambat Pengendalian Intern
Secara teoritis kita menghendaki suatu sistem pengendalian intern yang
sempurna dimana dapat mencerminkan keadaan yang ideal, tetapi secara praktis
sesungguhnya sistem pengendalian intern yang sempurna sulit dicapai.
15

Menurut Mulyadi ada keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap
pengendalian intern meliputi:
a. Kesalahan dalam pertimbangan
Seringkali, manajemen dan personel lain dapat salah dalam
mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan
tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu atau rekanan
lain.
b. Gangguan
Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dalam terjadi karena
personel secara keliru memahami perintah atau mebuat kesalahan karena
kelalaian, tidak adanya perhatian atau kelelahan. Perubahan yang bersifat
sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur dapat
pula mengakibatkan gangguan.
c. Kolusi
Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan
kolusi. Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian intern yang dibangun
untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau
tidak terditeksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang dirancang.
d. Pengabaian oleh manajemen
Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan
untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer. Penyajian
kondisi keuangan yang berlebihan atau kepatuhan semu. Contohnya adalah
manajemen melaporkan laba yang lebih tinggi dari jumlah yang sebenarnya
untuk mendapatkan bonus lebih tinggi bagi dirinya atau untuk menutupi ketidak
patuhannya terhadap peraturan perundangan yang beraku.
16

e. Biaya lawan manfaat
Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh
melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern tersebut. Karena
pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin
dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan
secarakuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu
pengendalian intern.
2.4.2 Alat Untuk Mereview Pengendalian Intern
Aktifitas pengendalian (control activities) merupakan kebijakan dan prosedur
untuk membantu memberikan jaminan bahwa tindakan-tidakan yang dilakukan
benar-benar telah dilaksanakan dalam mencapai tujuan perusahaan. Untuk itu
diperukan suatu alat untuk dapat melakukan aktifitas pengendalian. Sukrisno Agoes
mengemukakan ada tiga cara yang bias digunakan, yaitu:
a. Internal control questionnaires (ICQ)
Cara ini banyak digunakan karena dianggap lebih praktis dan sederhana.
Biasanya auditor sudah memiliki satu set ICQ yang standar, yang bias digunakan
untuk memahami dan mengevaluasi struktur pengendalian intern di berbagai
jenis perusahaan. Pertanyaan-pertanyaan dalam ICQ diminta untuk dijawab Ya
akan menunjukan cirri internal control yang baik, Tidak akan menunjukan cirri
internal control yang lemah, Tidak Relevan berarti pertanyaan tersebut tidak
relevan untuk perusahaan tersebut.
b. Flow Chart
Flow chart menggambarkan arus dokumen dalam sistem dan prosedur di suatu
unit usaha, misalnya dalam flow chart untuk sistem dan prosedur pembelian,
utang dan pengeluaran kas, digambarkan arus dokumen mulai dari permintaan
17

pembeliaan (purchase requisition), order pembelian (purchase order) sampai
dengan pelunasan utang yang berasal dari pembelian tersebut.
c. Narrative
Dalam hal ini auditor menceritakan dalam bentuk memo, sistem dan prosedur
akuntansi yang berlaku di perusahaan, misalnya prosedur pengeluaran kas. Cara
ini biasanya digunakan untuk perusahaan kecil yang pembukuan sederhana.

2.5 Pengertian Sistem
Sebelum membangun sebuah sistem perlu diketahui terlebih dahulu apa
pengertian sistem itu. Sistem secara sederhana dapat diartikan sebagai suatu
kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen yang terorganisasi, saling
berinteraksi, saling ketergantungan dan terpadu satu dengan yang lainnya. Model
dasar dari suatu sistem yaitu adanya masukan (input), adanya suatu proses
(process), dan adanya suatu keluaran (output). Sistem terbagi menjadi dua yaitu
sistem tertutup dan sistem terbuka, sistem akuntansi merupakan contoh dari sistem
tertutup karena di dalam prosesnya yang membatasi pengaruh dari lingkungan
luarnya, sedangkan sistem informasi merupakan contoh sistem terbuka yang bisa
menerima masukan dari lingkungan luarnya.
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
lebih menekankan pada prosedurnya dan lebih menekankan pada elemen atau
komponennya. Definisi sistem yang menekankan pada prosedurnya, suatu sistem
adalah Mendefinisikan sebagai jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu (Jogiyanto,2005:1).
18

Komponen-komponen dalam suatu sistem tidak dapat lepas sendiri-sendiri,
karena komponen-komponen atau subsistem-subsistem saling berhubungan
membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan atau sasaran sistem. Suatu sistem
memandang suatu organisasi sebagai sistem yang menyatu dan mempunyai maksud
dan tujuan tertentu yang terdiri atas bagian-bagian yang saling berhubungan.
Maksud dari suatu sistem yaitu mencapai suatu tujuan (goal) dan untuk mencapai
suatu sasaran (objective).

2.5.1 Karakteristik Sistem
Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.
a. Batasan Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang dibatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya.
b. Lingkungan Luar Sistem (Evironment)
Lingkungan luar sistem adalah suatu sistem yang terkait dengan sistem.
Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga merugikan.
c. Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media pengubung antara satu subsistem
dengan sistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber
daya mengalir dari satu subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu
subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu
kesatuan.
d. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energy yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
19

(signal input). Maintenance input adalah energy yang dimasukkan supaya sistem
tersebut dapat beroperasi, sedangkan signal input adalah energy yang diproses
untuk didapatkan keluaran.
e. Keluaran Sistem
Keluaran sistem (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan. Keluaran
dapat merupakan masukan untuk subsistem lain.
f. Pengolah sistem
Pengolah sistem adalah suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran.
g. Sasaran Sistem
Tujuan sistem merupakan karakteristik sistem yang menentukan daerah mana
sistem yang akan berjalan sehingga sangat menentukan masukan yang
dibutuhkan dan keluaran yang dihasilkan.
2.5.2 Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan
komponen lainnya, oleh karena itu sistem itu dapat diklasifikasikan dari beberapa
sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Sistem abstrak (Abstract system) dan Sistem Fisik (physical System)
Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak
secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran
tentang hubungan antara manusia dengan tuhan, sedangkan sistem secara fisik
merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem computer, sistem
produksi, sistem penjualan dan lain sebagainya.
20

b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made
System)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
oleh manusia, misalnya sistem peputaran bumi, terjadinya siang dan malam,
pergantian musim, sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang
melibatkan manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine system.
Sistem informasi yang berbasis computer merupakan contoh human machine
system, karena menyangkut penggunaan computer yang berinteraksi dengan
manusia.
c. Sistem Tertentu (Deterministik System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistik
System)
Sistem tertentu adlah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat
diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagian dapat dideteksi dengan pasti,
sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan, sedangkan sistem tak tentu
adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena
mangandung unsur tak menentu.
d. Sistem Terbuka (Open System) dan Sistem Tertutup (Closed System)
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan berpengaruh dengan
lingkungan luarnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh
lingkungan luarnya, amak suatu sistem harus mempunyai pengendalian yang
baik, sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan
tidak berpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya.


21

2.5.3 Siklus Hidup Sistem
Siklus hidup sistem adalah proses evaluasioner yang diikuti dalam menerapkan
sistem atau subsistem informasi berbasis computer. Siklus hidup sistem terdiri dari
serangkaian tugas yang erat mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top
down. Siklus hidup sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall
approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem. Beberapa tahapan dari
daur hidup sistem, yaitu:
a. Mengenali Adanya Kebutuhan
Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema
yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya.
b. Pembangunan Sistem
Suatu proses atau prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan
yang timbul dan membangun sistem untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
c. Pemasangan Sistem
Merupakan tahap yang penting dalam dasar hidup sistem, dimana dari tahap
pembangunan sampai operasional yang merupakan langkah akhir dari suatu
pembangunan sistem.
d. Pengoperasian Sistem
Program dan prosedur yang membutuhkan suatu sistem yang berbentuk statis.
e. Sistem Menjadi Usang
Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga sistem sudah
tidak layak untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk
menggantikannya.


22

2.6 Pengertian Pembelian
Pembelian didefinisikan sebagai usaha untuk memenuhi kebutuhan atas barang
atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan dan dapat diterima tepat pada waktunya
dengan mutu yang sesuai serta harga yang menguntungkan.
a. Saat pemesanan
Saat pemesanan sangatlah tergantung pada kualitas barang yang masih ada,
rata-rata tingkat pemakaiannya dan jangka waktu pemesanan.
b. Jumlah yang dipesan
Jumlah yang dipesan ditetapkan secara matematis dan juga menurut
kebijaksanaan untuk medapatkan kuantitas pesanan-pesanan ekonomis.
c. Rekanan
Dalam menetapkan pilihan rekanan mesti dikaitkan pada harga, syarat
pembayaran, kualitas keandalan lokasi saat penyerahan yang dijanjikan.
2.6.1 Arti dan Maksud Pembelian
Menurut Manulang (1982.P201) Pembelian terjadi untuk memenuhi kebutuhan
dan pemenuhan kebutuhan tersebut ada dua macam, yaitu untuk dikonsumsi dan
untuk dijual kembali.
2.6.2 Jenis-jenis Pembelian
Menurut sifat Manulang pembelian Dibagi dalam tiga macam pembelian, yaitu:
1) Hand-To-Mouth Buying (Pembelian yang Teratur)
Yaitu pembelian yang didasarkan atas besarnya kebutuhan sekarang.
Maksudnya adalah untuk mencegah kerugian/keburukan yang diakibatkan oleh
23

adanya persediaan bahan yang berlebih di gudang dan penggunaan modal dapat
digunakan dengan sebaik-baiknya.
2) Speculative Purchasing (Pembelian Spekulatif)
Yaitu pembelian yang tidak didasarkan karena perlunya bahan itu
dipergunakan dalam proses produksi sekarang, tetapi didasarkan karena suatu motif
untuk mendapatkan keuntungan akan naiknya harga bahan pada waktu yang akan
datang.
3) Forward Buying (Pembelian Sebelumnya)
Yaitu pembelian untuk memenuhi tersedianya bahan mentah secara
continue agar perusahaan tidak sampai terganggu aktivitasnya karena tidak
tersedianya bahan baku pada waktunya.