Anda di halaman 1dari 8

BAB I

Memahami Komunikasi Bisnis



A. Pengertian Komunikasi Bisnis

Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communications: Principles and Methods, komunikasi
adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu system yang biasa (lazim), baik
dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Menurut Bovee, komunikasi adalah
suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan.

Pengertian pada umumnya, komunikasi adalah tindakan/proses memindahkan pesan yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih, baik secara lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal.

Komunikasi didalam dunia praktis :
1. Komunikasi antarpribadi (interpersonal communications)
2. Komunikasi lintas budaya (intercultural/cross-cultural communications)
3. Komunikasi bisnis (business communications)

a. Komunikasi Antarpribadi (interpersonal communications)
Komunikasi antarpribadi merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung
lebih fleksibel (luwes) dan informal.
Jenis komunikasi ini lazim digunakan dalam kehidupan sehari-hari, misalnya komunikasiyang
dilakukan didalam siayi keluarga, antarkeluarga, antartetangga, antarteman, antarsejawat,
antarkaryawan, untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi unu cenderung lebih santai, akrab,
dan tidak kaku.
Didalam komunikasi pribadi yang terpenting adalah penyampaian pesan-pesan dapat dipahami
dengan baik oleh pihak lain. Pokok bahasan atau topik bahasannya juga sangat variatif.

b. Komunikasi Lintas budaya
Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda karena perbedaan geografis tempat
tinggal. Komunikasi ini terjadi antardaerah, antarwilayah, maupun antarnegara.

c. Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal untuk mencapai
tujuan tertentu.
Komunikator dalam bisnis harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dan mampu
menggunakan berbagai macam alat atau media komunikasi yang ada agar pesan yang
disampaikan lebih efesien dan efektif sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis tercapai.

B. Bentuk Dasar Komunikasi
Bentuk dasar komunikasi dalam bisnis ada dua yaitu :
1) Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam
dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis(written) maupun lisan
(oral). Komunikasi ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisir dengan baik, sehingga
tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik.
Contoh komunikasi verbal dalam bisnis :
- Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu perusahaan.
- Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan kepada nasabah yang
menunggak pembayaran
- Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada pihak lain
- Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan
- Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain
- Membuat dan mengirim surat pengaduan kepada pihak lain
- Membuat dan mengirim surat penolakan kerja
- Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain
- Membuat dan mengirim surat penerimaan kerja
- Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain
- Membuat dan mengirim surat pemberitahuan kepada media massa
- Membuat dan mengirim surat pengumuman kepada media massa
- Membuat dan mengirim surat ucapan terima kasih kepada mitra kerja bisnis
- Membuat dan mengirim surat ucapan berduka cita/belasungkawa kepada mitra kerja
bisnis
- Membuat dan mengirim surat penuntutan kepada mitra bisnis
- Membuat dan mengirim surat edaran ke media massa
- Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk
baru
- Berdiskusi dalam suatu kerja (teamwork)
- Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan
- Mengadakan pengarahan (briefing) untuk staf karyawan dalam suatu perusahaan
- Melakukan negoisasi dengan pelaku bisnis
- Mengadakan pelatihan menajemen kepada para manajer operasional/lini bawah
- Melakukan presentasi proposal tentang pengembangan perusahaan dihadapan tim
penguji
- Melakukan konferensi jarak jauh melalui komputer (teleconference) dengan
perusahaan/pihak lain
- Melakukan chatting dengan teman sejawat di Internet
Melalui komunikasi secara lisan atau tertulis, diharapkan orang dapat memahami apa yang
disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Komunikasi yang efektif sangat bergantung pada
keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan tulisan maupun lisan,
sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran
dan bacaan.
a) Berbicara dan Menulis
Untuk mengirimkan pesan seseorang lebih senang berbicara (speaking) dan menulis
(writing). Komunikasi lisan relative lebih mudah, praktis (efisien), dan cepat dalam
menyampaikan pesan-pesan bisnis.
Pesan yang lebih kompleks dan sangat penting, lebih tepat disampaikan secara tertulis.
Bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam dunia bisnis antara lain meliputi surat (macam-
macam surat bisnis), memo, dan laporan.
b) Mendengar dan Membaca
Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau
mendapatkan informasi daripada menyampaikan informasi. Oleh sebab itu harus diperlukan
keterampilan mendengarkan (listening) dan membaca (reading) yang baik.
Kebanyakan orang dalam bisnis memiliki kemampuan mendengarkan yang relatif lemah
(kurang baik). Setiap hari informasi yang diterima dalam mengikuti seminar akan semakin
berkurang.
Dalam hal keterampilan membaca, seseorang sering mengalami kesulitan dalam mengambil
pesan-pesan penting dari suatu bacaan.
Dalam hal membaca maupun mendengar diperlukan pendekatan yang sama. Langkah
pertama adalah mencatat informasi. Langkah berikutnya yaitu menafsirkan dan menilai
informasi. Suatu pendekatan yang dapat dilakukan adalah mencari ide pokok (main idea)
dan ide-ide pendukung (supporting idea). Jadi, untuk dapat menyerap informasi dengan baik
seseorang harus dapat berkonsentrasi pada apa yang sedang dibaca atau didengar.

2) Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar adalah komunikasi nonverbal (nonverbal
communications). Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata,
mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai
alat komunikasi.
Contoh komunikasi nonverbal :
- Menggertakan gigi ( marah )
- Mengerutkan dahi ( berpikir keras)
- Gambar pria atau wanita pada toilet ( jenis kelamin )
- Berpangku tangan ( sedang melamun )
- Tersenyum dan berjabat tangan ( rasa simpati, senang, dan penghormatan )
- Membuang muka ( menunjukkan sikap tidak senang atau antipati )
- Menggelengkan kepala ( menolak )
- Menganggukan kepala ( setuju )
- Berbicara dengan mengambil jarak agak menjauh ( lawan bicara belum begitu dikenal )
- Menutup mulut dengan telapak tangan ( kebohongan )
- Telapak tangan yang terbuka ( kejujuran )
- Tangan mengepal ( penuh percaya diri )
- Gerakan kaki dan tangan secara tidak teratur, bagaikan orang yang kedinginan ( grogi )
- Seseorang yang mengirim bunga kepada teman yang telah sukses ( simpati dan ucapan
selamat atas kesuksesannya )
- Asbak diatas meja tamu ( tamu boleh merokok )
- Simbol dilarang merokok ( tamu dilarang merokok )
- Ruang tunggu sebuah bank tanpa tempat duduk ( nasabah kan dilayani dengan cepat
tanpa harus menunggu lama )

Komunikasi nonverbal bersifat lebih spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal dalam hal
penyampaian suatu pesan.

C. Pentingnya Komunikasi Nonverbal
Keunggulan komunikasi Nonverbal adalah Kesahihannya (reliabilitas). Hal ini berkaitan dengan
tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan pesan yang disampaikan dengan
menggunakan bahasa isyarat. Secara umum orang, akan mudah tertipu dengan kata-kata daripada
bahasa isyrat (gerakan tubuh).
Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang
efesien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang, dan pihak audiens
juga dapat menangkap artinya dengan cepat.

D. Tujuan Komunikasi Nonverbal
Menurut Thil dan Bovee, komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan yaitu :
- Memberi informasi
- Mengatur alur suatu percakapan
- Mengekspresikan emosi
- Memberi sifat, melangkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal
- Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
- Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya member contoh cara mengayunkan
tongkat golf yang baik dan benar.

Dalam dunia bisnis, komunikasi nonverbal dapat membantu menentukan kredebilitas dan potensi
kepemimpinan seseorang. Seseorang manajer (pemimpin) dalam suatu organisasi bisnis juga harus
dapat menjadi seorang komunikator yang baik. Ia harus dapat tahu bagaimana menyampaikan
pesan-pesan bisnis kepada bwahannya, kapan suatu bisnis harus disampaikan, dan kepada siapa
pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan.



E. Proses Komunikasi
Menurut Bovee dan Thill dalam buku Business Communication Today, proses komunikasi terdiri atas
enam tahap, yaitu :
a) Pengirim mempunyai suatu idea tau gagasan
b) Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
c) Pengirim menyampaikan pesan
d) Penerima menerima pesan
e) Penerima menafsirkan pesan
f) Penerima member tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

a. Pengirim mempunyai suatu ide/Gagasan
Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus menyiapkan idea
tau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau audiens. Ide dapat diperoleh ari
berbagai sumber. Ide-ide yang ada dalam benak kita disaring dan disusun ke dalam suatu
memori yang ada didalam jaringan otak, yang merupakan gambaran persepsi kita terhadap
kenyataan.
Seorang komunikator yang baik, harus dapat menyaring hal-hal yang tidak penting atau tidak
relevan dan memusatkan perhatian pada hal-hal yang memang penting dan relevan. Hal ini
disebut abstraksi (abstraction)
b. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan
beberapa hal, yaitu subjek (apa yang disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personal,
dan latar belakang budaya.
c. Pengirim menyampaikan pesan
Saluran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan terkadang relative pendek,
tetapi ada juga yang cukup panjang. Panjang-pendeknya saluran komunikasi yang digunakan
akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. Bila penyampaian pesan yang
panjang dan kompleks secar lisan, maka akan terjdai distorsi atau bahkan bertentangan dengan
pesan aslinya. Dalam menyampaikan pesan diperlukan juga media komunikasi media tulisan
maupun lisan dapat digunakan.
d. Penerima menerima pesan
Komunikasi antara seseorang dengan orang lain dapat terjadi bila pengirim (komunikator)
mengirimkan suatu pesan dan penerima (komunikan) menerima pesan tersebut.
e. Penerima menafsirkan pesan
Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan didalam benak
pikiran si penerima pesan. Suatu pesan dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah
memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.
f. Penerima memberi tanggapan dan umpan balik ke pengirim
Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Umpan
balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk
menilai efektivitas suatu pesan.
Setelah menerima pesan, komunikan akan memberi tanggapan dengan cara tertentu dan
memberi sinyal terhadapa pengirim pesan. Sinyal tersebut dapat berupa ekspresi wajah yang
dapat menjadi contoh umpan balik dalam berkomunikasi. Adanya umpan balik akan dapat
menunjukkan faktor penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan
penafsiran kata-kata, dan perbedaan reaksi secara emosional.

F. Munculnya kesalahapahaman komunikasi
Faktor penghambat komunikasi antara komunikator dan komunikan adalah sebagai berikut :
a. Masalah dalam mengembangkan pesan
Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan
suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain
munculnya keragua-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau
masih asing dengan audiens, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam
mengekspresikan idea tau gagasan.
Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, proses komunikasi akan dimulai dengan
sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan membawa kegagalan yang akan berkelanjutan atau
terus-menerus.
b. Masalah dalam menyampaikan pesan
Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah penyampaian pesan dari pengirim
ke penerima. Masalah yang paling jelas adalah masalah fisik.
Jika sedang menyampaikan presentasi makalah atau kertas kerja, sebaiknya pilihlah tempat yang
memungkinkan audiens dapat melihat dan mendengar dengarn jelas apa yang disampaikan.
Masalah lainnya yaitu ketika dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling
berlawanan atau bermakna ganda. Masalah akan muncul juga jika disampaikan melalui saluran
penghubung yang cukup panjang.
c. Masalah dalam menerima pesan
Masalah yang muncul dalam menerima pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan
dengan suara, kondisi yang mengganggu konsentrasi penerima, dll. Selain itu, gangguan dapat
juga muncul karena gangguan kesehatan atau masalah pada penerima pesan.
d. Masalah dalam menafsirkan pesan
Masalah yang terbesar terletak pada mata rantai terakhir, saat suatu pesan ditafsirkan oleh
penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional
dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.
a) Perbedaan latar belakang
Perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, kondisi ekonomi, latar belakang
budaya, temperamen, kesehatan, kecantikan, popularitas, atau agama dapat mempersulit
atau paling tidak mengganggu proses komunikasi. Kemampuan untuk menyerap informasi
bergantung pada pengalaman masa lalu dan biasanya berlangsung lama.
Bila seseorang memiliki latar belakang yang sama, maka secara otomatis penafsiran akan
cepat dipahami. Begitu juga sebaliknya, jika memiliki latar belakang yang berbeda, maka
akan semakin sulit untuk menafsirkan pesan.

b) Perbedaan penafsiran kata
Masalah dalam memahami pesan sebenarnya terletak pada bahasa yang menggunakan
kata-kata symbol untuk menggambarkan suatu kenyataan.
c) Perbedaan reaksi emosional
Setiap pesan paling tidak mencakup dua hal: (1) dalam artian isi (content) yang berkaitan
dengan subjek suatu pesan; dan (2) dalam artian hubungan (relationship), yang
memberikan sifat suatu interaksi antara pengirim dan penerima suatu pesan. Komunikasi
dapat terganggu bila penerima bereaksi secara negatif dalam artian isi dan hubungan

G. Bagaimana memperbaiki Komunikasi
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, yaitu :
a. Persepsi
Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang
disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak.
b. Ketepatan
Agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran, seseorang perlu mengekspresikan sesuatu
sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka. Apabila hal itu diabaikan, yang
muncul adalah kesalahan komunikasi (miscommunications)
c. Kredibilitas
Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan oprimisme yang tinggi bahwa audiensnya
adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Komunikator juga harus mempunyai suatu keyakinan
bahwa substansi atau inti pesan yang ingin disampaikan kepada pihak lain benar-benar akurat
dan dapat dipertanggungjawabkan. Komunikator juga harus memahami dengan baik apa
maksud dan tujuan penyampaian suatu pesan
d. Pengendalian
Audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan.
Reaksi audiens ini akan bergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan
audiensnya saat melakukan komunikasi.
e. Keharmonisan
Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik
dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan dengan lancar dan mencapai tujuannya.
Seorang komunikator juga harus bisa menghormati audiens dan memberikan kesan yang baik.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi
dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut :
a) Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati
Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah memperhatikan
maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju. Gunakanlah bahasa yang jelas,
sederhana, mudah dipahami, dan tidak bertele-tele serta jelaskan hal-hal terpenting dan
tekankan pada butir-butir/pokok inti.
b) Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
Penyampaian pesan dengan cara lisan (oral) akan efektif bila lokasi atau tempat
penyampaian pesan teratur, rapi, nyaman, sejuk, dsb.
c) Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan
Kalau komunikator menghendaki umpan balik yang cepat, dapat dipilih sarana komunikasi
yang cepat, misalnya dengan tatap muka atau melalui telepon. Akan tetapi, bila umpan balik
yang cepat tidak terlalu penting, sarana tertulis (surat) dapat menjadi alternative yang baik
untuk menyampaikan pesan.