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PROCEDIMIENTO DE DESEMPEO DE CONTRATISTAS

GESTIN DE ABASTECIMIENTO
DIRECCIN ESTRATGICA DE ABASTECIMIENTO
CODIGO
ECP-DEA-P-006
Elaborado
30/10/2012
Versin: 11

Plantilla 010
___________________________________________________________________
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproduccin externa copia o transmisin digital de esta publicacin
puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido
digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la
regulacin vigente.
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Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ...................................................................................................................... 2
2. GLOSARIO ..................................................................................................................... 2
3. CONDICIONES GENERALES ............................................................................................ 5
4. DESARROLLO................................................................................................................. 5
4.1 SEGUIMIENTO A CONTRATISTAS ............................................................................. 5
4.1.a Evaluacin de Desempeo de Contratistas ......................................................... 5
4.1.b Visitas de Verificacin In Situ y Planes de Mejoramiento ................................. 24
4.2 AUTORIDAD FUNCIONAL ........................................................................................ 25
4.2.a Desaprobaciones ............................................................................................. 25
4.3 ASPECTOS A CONSIDERAR EN INVITACIONES A PARTICIPAR EN PROCESOS DE
SELECCIN Y EN LA PRESENTACION DE PROPUESTAS ...................................................... 26
4.3.a No Invitacin a Procesos de Seleccin ............................................................. 26
4.3.b Otras Consideraciones ..................................................................................... 27
4.4 PUBLICACIN DE LA EVALUACIN DE DESEMPEO ................................................ 28
5. CONTINGENCIAS ......................................................................................................... 28


PROCEDIMIENTO DE DESEMPEO DE CONTRATISTAS
GESTIN DE ABASTECIMIENTO
DIRECCIN ESTRATGICA DE ABASTECIMIENTO
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1. OBJETIVO

Gestionar la Evaluacin de Desempeo de Contratistas, e identificar algunos mecanismos que Ecopetrol
S.A. (en adelante Ecopetrol) utiliza para trabajar con los mejores Contratistas y Proveedores de bienes
y servicios.

2. GLOSARIO

Para asegurar la comprensin del Procedimiento se deben tener en cuenta las definiciones del Manual
de Delegaciones de Autoridad, el Manual de Contratacin, la Gua para la Administracin y Gestin de
Contratos, el Cdigo de tica de Ecopetrol, el Procedimiento de Responsabilidad Social Empresarial en
la Contratacin y Subcontratacin, y los documentos que los modifiquen, complementen o deroguen.

Adicionalmente, se deben atender las siguientes definiciones:

Anticipacin de Demanda: Proceso que permite la identificacin temprana de necesidades de los
negocios para desarrollar la contratacin anticipada de niveles de servicio y condiciones bsicas para el
abastecimiento de materiales y servicios con el fin de garantizar una atencin ms oportuna y generar
sinergias y/o valor agregado.

Auditor: Funcionario de Ecopetrol o Contratista certificado en auditorias o especialista en la temtica
objeto de revisin, encargado de liderar las Visitas de Verificacin In Situ.

Contratista Conjunto: Es el Contratista integrado por ms de una persona.

Contratista de Prestacin de Servicios de Salud Externo: Contratista que presta servicios de
salud fuera de las instalaciones de Ecopetrol.

Contratista de Prestacin de Servicios de Salud Interno: Contratista que presta servicios de salud
en las instalaciones de Ecopetrol.

Criterio: Son los factores de Evaluacin de Desempeo identificados en este Procedimiento.

Entregable: Corresponde a los productos objeto del Contrato, en los plazos establecidos en el
cronograma de trabajo aprobado por Ecopetrol.

Evaluacin de Desempeo del Contratista: Es el documento expedido por Ecopetrol, en el que se
califica y consigna el seguimiento y el cumplimiento de las obligaciones que, con ocasin de la
celebracin de un Contrato adquiere el Contratista, previa aplicacin de la metodologa que se haya
pactado.

Evaluacin de Desempeo del Contratista Aprobada: Es la Evaluacin de Desempeo del
Contratista en firme, una vez surtido el procedimiento indicado en el numeral 4.1.a.4 de este
documento.


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Grupo Empresarial: Es aquel conformado por Ecopetrol y sus sociedades subordinadas, respecto de
las cuales se hubiere declarado la situacin de Grupo Empresarial en los trminos de la legislacin
comercial Colombiana y se hubiere efectuado su inscripcin en el registro mercantil.

HSE: Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente.

Incidente: Evento no planeado que causa o puede causar dao a personas, bienes, ambiente o
imagen.

Incidentes de Entorno Social: Son los Eventos y las Alarmas de Entorno Social, entre los que se
consideran:

Eventos de Entorno Social:

a. Protestas pblicas de la comunidad que afecten la imagen de Ecopetrol:

Marchas pblicas de la ciudadana o manifestaciones de rechazo a la actividad petrolera o en
demanda de inversin social o empleo.
Audiencias pblicas o foros abiertos de la comunidad en protesta o rechazo a la actividad
petrolera o en demanda de inversin social o empleo.
Publicaciones en medios de comunicacin internacional, nacional o local de la comunidad, en
protesta o rechazo a la actividad petrolera.
Vetos o denuncias pblicas de la comunidad rechazando las operaciones de Ecopetrol o el
desarrollo de proyectos.

b. Bloqueos de vas de acceso a instalaciones, campos y pozos:

Bloqueos como mecanismo de presin y de exigencia de la comunidad (de empleo, de inversin
social, de recursos, etc).

c. Paros de la comunidad que afecten la operacin:

Paros comunitarios en protesta a las actividades o proyectos ejecutados por el Contratista (en
demanda de empleo, de inversin social, de recursos, por reclamacin de afectaciones a la
comunidad, etc).

d. Sanciones por demandas formales de la comunidad:

Sanciones o fallos judiciales adversos a Ecopetrol. . Reclamos formales por alguna afectacin a
la comunidad (afectacin de predios, cosechas, vas, fuentes de agua o instalaciones de la
comunidad).

e. Oposicin de las comunidades tnicas al desarrollo de proyectos:

Veto y/o manifestacin pblica de rechazo al desarrollo de operaciones y proyectos de la
empresa.


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Alarmas de Entorno Social:

a. Amenazas verbales o escritas como mecanismos de presin:

Cartas, comunicados o pasquines donde amenacen a la Empresa con llevar a cabo un Evento de
Entorno Social si sus peticiones o quejas no son atendidas.
Amenaza verbal contra la Empresa de llevar a cabo un Evento de Entorno Social si sus
peticiones o quejas no son atendidas (estas amenazas deben ser hechas por un representante
oficial, o por una mayora significativa de los grupos de inters).

b. Manifestaciones escritas o verbales de inconformismo o molestias:

Cartas, comunicados o pasquines donde algn grupo de inters manifieste su inconformismo o
molestia con algn manejo o actividad del Contratista.
Manifestacin verbal de inconformismos o molestias que algn grupo de inters tenga con
respecto a algn manejo o actividad del contratista (esta manifestacin verbal debe ser hecha
por un representante oficial, o por una mayora significativa del grupo de inters).
Manifestacin de inconformismo o molestia en reuniones formales o informales que se lleven a
cabo en espacios pblicos.

c. Actas de acuerdo o compromisos incumplidos por parte del Contratista:

Actas de acuerdo o compromisos que se hayan firmado entre el Contratista y un grupo de
inters y que se hayan incumplido.
Promesas o compromisos verbales que el Contratista haya hecho con la comunidad y que no se
hayan cumplido.

d. Impactos o afectaciones socio ambientales a comunidades vecinas:

Incidentes ambientales que hayan generado afectaciones significativas en comunidades vecinas.

Incumplimiento Grave: Incumplimiento que le genera a Ecopetrol y/o algn integrante de su Grupo
Empresarial un perjuicio econmico o le impone una erogacin injustificada, o que afecta su imagen o
reputacin, o que da lugar a Incidentes de Entorno Social y/o Ambientales, o aqul incumplimiento
reiterativo de algn Criterio de la Evaluacin de Desempeo o incumplimiento calificado en este
Procedimiento y/u otros documentos aplicables al Contrato, como grave.

ndice de Casos Registrables (TRIF): Corresponde al nmero de accidentes por causa o con
ocasin del trabajo, de personal del Contratista y/o su Subcontratista, que genera lesiones personales
con incapacidad medica mayor o igual a un (1) da y/o das cargados segn norma ANSI 16.1, o con
trabajo restringido, o con tratamiento mdico, por cada milln de horas-hombre trabajadas.

ndice de Frecuencia de Accidentalidad Ocupacional (IF): Mide el nmero de accidentados con
ocasin del trabajo, de personal directo, contratista y subcontratistas, que sufren lesiones personales
con incapacidad mdica mayor o igual a un (1) da, por cada milln de horas-hombre trabajadas. Se

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calcula de acuerdo con la Hoja de vida del indicador de Ecopetrol (ECP-DHS-E-001) o documento que lo
modifique, complemente o derogue).

Mano de Obra Local: Ver definicin del Procedimiento de Responsabilidad Social Empresarial en las
Actividades Contratadas y Subcontratadas (ECP-DEA-P-005).

No Conformidad: Incumplimiento o cumplimiento imperfecto o inoportuno o falla de una obligacin
contractual, comunicado por escrito al Contratista.

Orden de Despacho: Es la solicitud oficial que realiza el rea usuaria directamente al proveedor y que
est soportada en un contrato de Anticipacin de Demanda.

Planes de Mejoramiento: Conjunto de acciones que debe ejecutar el Contratista para eliminar y no
reincidir en las causas de desempeo deficiente.

Proponente Conjunto: Es el Proponente que est integrado por ms de una persona.

Responsabilidad Social Empresarial (RSE): Responsabilidad de una organizacin ante los impactos
que sus decisiones y actividades ocasionan en la sociedad y el medio ambiente, mediante un
comportamiento tico y transparente que:

Contribuya al desarrollo sostenible, incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad;
Tome en consideracin las expectativas de sus partes interesadas;
Cumpla con la legislacin aplicable y sea coherente con la normativa internacional de
comportamiento; y
Est integrada en toda la organizacin y se lleve a la prctica en sus relaciones.

Tipo de Contrato: Corresponde nicamente a (i) Obras y Servicios*, (ii) Compras** y (iii) Salud; el
solicitante de un Proceso de Seleccin deber identificar el Tipo de Contrato; si el Contrato prev la
ejecucin de actividades u obligaciones propias de ms de uno de los Tipos de Contratos sealados, se
seleccionar el Tipo de Contrato por la prestacin caracterstica u objeto predominante.

*Servicios incluye todas sus modalidades, esto es, Consultoras, prestacin de servicios, suministro de servicios, servicios
profesionales, etc.
**Incluye suministro de Bienes.

3. CONDICIONES GENERALES

Este Procedimiento busca dar los lineamientos para gestionar la Evaluacin de Desempeo de
Contratistas.

4. DESARROLLO

4.1 SEGUIMIENTO A CONTRATISTAS

4.1.a Evaluacin de Desempeo de Contratistas


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Las Evaluaciones de Desempeo de Contratistas son aplicables a las contrataciones que adelante
Ecopetrol como contratante. Para tal fin, este Procedimiento est a disposicin de los Contratistas y
Proveedores en la pgina Web de Ecopetrol www.ecopetrol.com.co.

Cuando Ecopetrol acte como Operador, Mandatario u otra figura similar, el Funcionario Autorizado
podr ordenar la aplicacin de las Evaluaciones de Desempeo a la contratacin respectiva, de
conformidad con el presente Procedimiento.

Con la presentacin de la propuesta se entiende que el Proponente acepta y declara que la informacin
de la Evaluacin de Desempeo y lo descrito en el numeral 4.4 de este Procedimiento, se podr
compartir con el Grupo Empresarial Ecopetrol.

El Grupo Empresarial Ecopetrol podr utilizar la informacin resultante de este Procedimiento en sus
procesos de compras y contratacin, lo cual se entiende informado y aceptado por el Contratista o
Proveedor, en el momento en que establezca una relacin jurdica con Ecopetrol.

Los Criterios a evaluar en los Contratos Tipo Obras y Servicios y Salud son:

1. Cumplimiento de especificaciones tcnicas
2. Cumplimiento de plazos del Contrato
3. Cumplimiento de aspectos administrativos
4. Cumplimiento en aspectos de HSE
5. Cumplimiento en aspectos de RSE

Los Criterios a evaluar en los Contratos Tipo Compras son:

1. Cumplimiento de especificaciones tcnicas
2. Cumplimiento de plazos de entrega
3. Cumplimiento de aspectos administrativos
4. Cumplimiento en aspectos de HSE*

*Este Criterio aplicar segn lo contemplado en la Normativa Aspectos HSE en la Contratacin y Subcontratacin

Los contratos de obras y servicios que resulten de la ejecucin de la estrategia Anticipacin de
Demanda, no les aplican los Criterios de Evaluacin de Desempeo del Contratista previstos en este
Procedimiento; en la etapa de planeacin de dichos Contratos, debern definirse los Criterios, los
cuales sern aprobadas por la Direccin Estratgica de Abastecimiento, o la dependencia que haga sus
veces.

Las fallas y/o Incumplimientos y/o No Conformidades de un Contratista imputables a Ecopetrol, o
derivadas de situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, NO deben ser consideradas en la Evaluacin
de Desempeo del Contratista.

Para la Evaluacin de Desempeo del Contratista, se han definido puntajes por Criterio segn el Tipo
de Contrato. La metodologa de Evaluacin de Desempeo se muestra a continuacin:



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Evaluacin de Desempeo del Contratista Contratos Tipo Obras y Servicios

Criterio Cumplimiento de Especificaciones Tcnicas

PUNTAJE
Se asignar el puntaje mximo si el Contrato se ejecut sin No
Conformidades.

Si el Contrato se ejecut con No Conformidades, el puntaje mximo se
multiplicar por un porcentaje. La frmula de clculo del porcentaje ser la
siguiente:

% = No. de Entregables recibidos No. Entregables recibidos con No conformidad X 100
No. Entregables recibidos

20
SUBTOTAL 20

Criterio Cumplimiento de Plazos del Contrato

PUNTAJE
Si el contratista suscribe el acta de inicio de la ejecucin del Contrato
dentro del plazo previsto contractualmente, se asigna el puntaje mximo.
En caso contrario, se asigna 0.
4
En Contratos en los que se haya pactado un cronograma de trabajo:

Se tendr en cuenta el Cronograma de Trabajo vigente en el momento de
hacer la evaluacin sistemtica y, se tendrn en cuenta las actividades,
obligaciones y productos contemplados en dicho Cronograma de Trabajo,
con fecha de entrega en el periodo que se est evaluando.

Si el porcentaje de avance es de 100% o ms, se asignar el 100% del
puntaje.

Si el porcentaje de avance tiene una desviacin de 10% o menos, se
asignar el 50% del puntaje.

En caso contrario, se asigna 0.
8
Si la ejecucin del Contrato finaliza en la fecha pactada originalmente, o en
la fecha de la prrroga (y la prrroga no fue ocasionada por acciones u
omisiones imputables al Contratista), se otorga el puntaje mximo.

Si el Contrato no concluye en la fecha estipulada inicialmente o en la fecha
de la prrroga, por actos u omisiones imputables al Contratista, se asigna
0.

Nota: Si se est realizando una Evaluacin Sistemtica, el puntaje ser el
mximo.
8
SUBTOTAL 20

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Criterio Cumplimiento de Aspectos Administrativos

Los errores, retardos, pagos inoportunos o No Conformidades a que se refiere este Criterio de
Evaluacin se acumulan durante la vigencia del Contrato y se establecen por cada trabajador (No se
considera Error la desviacin decimal de la nomina menor o igual al 1% por trabajador).

Si durante la ejecucin del Contrato, por accin u omisin del Contratista se llegare a generar
anormalidades laborales o Ecopetrol tuviere que realizar pagos a trabajadores de aquel, el puntaje
asignado al Contratista en la Evaluacin del Desempeo (Sistemtica o Final) en este criterio, ser cero
(0), independientemente de los puntajes que hubiera obtenido en los diferentes aspectos al evaluar
este Criterio.

PUNTAJE
Si no se encuentran errores en las liquidaciones de salarios o prestaciones
o vacaciones o indemnizaciones, o en el ingreso base de cotizacin al
Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensiones y riesgos
profesionales) o de la base de liquidacin de los Aportes Parafiscales, se le
asignar el puntaje mximo. De lo contrario se calificar as:

Si se encuentra 1 error, se asignar el 75% del puntaje.
Si se encuentran 2 errores, se asignar el 50% del puntaje.
Si se encuentran 3 errores, se asignar el 25% del puntaje.
Si se encuentran 4 errores o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
4
Si se pagan oportunamente los salarios, prestaciones y vacaciones del
equipo de trabajo con el que se ejecuta el contrato, se asignar el puntaje
mximo.

Si se presenta 1 retardo, se asignar el 75% del puntaje.
Si se presentan 2 retardos, se asignar el 50% del puntaje.
Si se presentan 3 retardos, se asignar el 25% del puntaje.
Si se presentan 4 retardos o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
4
La afiliacin oportuna de los trabajadores al Sistema de Seguridad Social
Integral (salud, pensiones y riesgos profesionales) y a la Caja de
Compensacin Familiar, y la inclusin oportuna de los trabajadores a la
Pliza Condiciones USO cuando a ello hubiere lugar, conlleva la asignacin
del puntaje mximo.

Si se presenta 1 retardo, se asignar el 75% del puntaje.
Si se presentan 2 retardos, se asignar el 50% del puntaje.
Si se presentan 3 retardos, se asignar el 25% del puntaje.
Si se presentan 4 retardos o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
4
El giro oportuno y correcto de los Aportes Parafiscales (SENA, ICBF y Caja
de Compensacin Familiar) y de las cotizaciones al Sistema de Seguridad
Social Integral (salud, pensiones y riesgos profesionales), determinar la
asignacin del puntaje mximo. De lo contrario se calificar as:

Si se presenta 1 retardo, se asignar el 75% del puntaje.
4

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Si se presentan 2 retardos, se asignar el 50% del puntaje.
Si se presentan 3 retardos, se asignar el 25% del puntaje.
Si se presentan 4 retardos o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
Si se entregan oportunamente los documentos administrativos
contractualmente pactados o requeridos por el Gestor del Contrato en
desarrollo de sus funciones, se asignar el puntaje mximo. De lo contrario
se calificar as:

Si se presenta 1 retardo, se asignar el 75% del puntaje.
Si se presentan 2 retardos, se asignar el 50% del puntaje.
Si se presentan 3 retardos, se asignar el 25% del puntaje.
Si se presentan 4 retardos o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
4
SUBTOTAL 20


Criterio Desempeo en HSE

Si durante la ejecucin del Contrato se presentan fatalidades o incapacidad permanente total de una o
varias personas, el puntaje asignado al Contratista en la Evaluacin del Desempeo en HSE, ser cero
(0), independientemente de los puntajes que hubiera obtenido en los diferentes aspectos al evaluar
este Criterio.


PUNTAJE
ndice de Frecuencia de Accidentalidad Ocupacional (IF)Donde X es
valor del ndice de frecuencia establecido en los Tableros
Balanceados de Gestin, aprobados para cada Vicepresidencia en este
tema.
Si IF = 0, obtendr el puntaje mximo.
Si IF > 0 y =<X, se asignar el 50% del puntaje mximo
Si IF > X, obtendr 0.

El IF a tener en cuenta en este subcriterio es el obtenido por el
Contratista en la ejecucin del Contrato.

Nota: En caso de que la ejecucin del Contrato pase de una vigencia a
otra se debe replantear la meta del IF segn el nuevo Tablero Balanceado
de Gestin de la Vicepresidencia respectiva para el nuevo ao; no
obstante, si al cierre de una vigencia el proveedor obtuvo un IF mayor a
la meta del ao en la siguiente vigencia ser evaluado con respecto a la
nueva meta pero nicamente sobre el 50% de los puntos de este
Subcriterio.
4
ndice de Frecuencia Total de Casos Registrables (TRIF)
Donde X es valor del ndice de frecuencia establecido en los Tableros
Balanceados de Gestin, aprobados para cada Gerencia.

Si TRIF = 0, obtendr el puntaje mximo.
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Si TRIF > 0 y =<X, se asignar el 50% del puntaje mximo
Si TRIF > X, obtendr 0.

El TRIF a tener en cuenta en este subcriterio es el obtenido por el
Contratista en la ejecucin del Contrato.

Nota: En caso de que la ejecucin del Contrato pase de una vigencia a
otra se debe replantear la meta del TRIF segn el nuevo Tablero
Balanceado de Gestin de la Gerencia respectiva para el nuevo ao; no
obstante si al cierre de una vigencia el proveedor obtuvo un TRIF mayor a
la meta del ao en la siguiente vigencia ser evaluado con respecto a la
nueva meta pero nicamente sobre el 50% de los puntos de este
Subcriterio.
Incidentes ambientales
Si el nmero de incidentes ambientales = 0 el porcentaje asignado ser el
mximo.
Si el nmero de incidentes ambientales > 0 obtendr 0.
2
Evaluacin y Seguimiento Gestin HSE
Es el resultado del seguimiento de la Gestin HSE del Contratista,
enmarcada dentro los requisitos contractuales de la Gua Gestion de
Contratistas Foco HSE (ECP-DHS-G-043), segn los resultados de
aplicacin Matriz para Evaluacin, Control y Seguimiento de la Gestin
HSE de Contratistas (ECP-DHS-F-090). Se realizaran evaluaciones
permanentes y se promediaran para la calificacin de este criterio.

Cumplimiento promedio igual o superior al 90% obtiene el puntaje
mximo.

Cumplimiento promedio por debajo del 90%, se obtendr puntaje como
se indica a continuacin:

(Calificacin Cumplimiento promedio del Plan HSE x 12)/100

Nota: El resultado se aproximar, por exceso o por defecto, a la unidad,
as: cuando la fraccin decimal de la unidad sea igual o superior a cinco se
aproximar por exceso al nmero entero siguiente de la unidad, y cuando
la fraccin decimal de la unidad sea inferior a cinco se aproximar por
defecto al nmero entero de la unidad.
12
SUBTOTAL 20

Criterio Responsabilidad Social Empresarial

PUNTAJE
Nmero de Incidentes de Entorno Social: nmero de Incidentes
registrados en el reporte de la Direccin de HSE y Gestin Social (DHS)
causados por accin u omisin del contratista, as:

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Cero Incidentes, se asigna el puntaje mximo.
Un Incidente, obtiene el 70% del puntaje mximo.
Dos Incidentes, obtiene el 40% del puntaje mximo.
Tres o ms Incidentes, obtendr 0% del puntaje mximo

NOTA: El Gestor del Contrato debe revisar con Gestin Social DHS,
Oficina de Participacin Ciudadana - OPC y el Comit de Continuidad de
Negocio la informacin sobre los Incidentes de Entorno Social.
Vinculacin Mano de Obra de la Regin
Se otorgar proporcionalmente a:
Nmero de empleados Mano de Obra Local / Nmero total de empleados
contratados para la ejecucin del Contrato.

Si este porcentaje se encuentra entre:

90 100% se asignar el puntaje mximo.
80 89% se asignar el 80% del puntaje mximo.
70 79% se asignar el 60% del puntaje mximo.
60 69% se asignar el 40% del puntaje mximo.
50 59% se asignar el 20% del puntaje mximo.
0 49% se otorgar 0 puntos.

Este porcentaje se calcular basndose en la planilla de Reporte de Mano
de Obra de los Contratistas segn lo dispuesto en el Procedimiento de
Responsabilidad Social Empresarial en las Actividades Contratadas y
Subcontratadas (ECP-DEA-P-005).

La informacin en esta planilla ser de pblico conocimiento para que la
comunidad pueda corroborar o solicitar la verificacin de exactitud de la
informacin all registrada.

NOTA: Este numeral aplica para los Contratos que se ejecutan en las
zonas operativas. Cuando no se encuentre mano de obra para contratar
en la regin y Ecopetrol lo verifique, este criterio No Aplica (Esto se debe
pactar en el Contrato)
7
Cumplimiento a subcontratistas y/o proveedores:

Si el Contrato se ejecut y liquid sin no conformidades, manifestaciones
o comunicados de subcontratistas y/o proveedores acusando
incumplimientos en pagos, el contratista obtendr el puntaje mximo.

Si el Contrato se ejecut y liquid con no conformidades, manifestaciones
o comunicados de subcontratistas y/o proveedores acusando
incumplimientos en pagos y dicha informacin es validada por Ecopetrol,
el contratista tendr:

Un Incidente, obtiene el 70% del puntaje mximo.
6

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regulacin vigente.
12/29

Dos Incidentes, obtiene el 40% del puntaje mximo.
Tres o ms Incidentes, obtendr 0% del puntaje mximo

SUBTOTAL 20
TOTAL 100

Evaluacin de Desempeo del Contratista Contratos Tipo Compras

Criterio Cumplimiento de Especificaciones Tcnicas

PUNTAJE
Se asignar el puntaje mximo si el Contrato se ejecut sin No
conformidades.
Se asignar el 50% del puntaje mximo cuando el valor de las No
conformidades sea igual o inferior al 10% del valor total o estimado
del Contrato o del establecido como referencia en contratos de cuanta
indeterminada.
Se asignar el 25% del puntaje mximo cuando el valor de las No
conformidades este entre ms del 10% y el 25% del valor total o
estimado del Contrato.
Se asignar 0 cuando el valor de las No conformidades sea superior al
25% del valor total o estimado del Contrato.

La frmula de clculo del valor de las No conformidades ser la
siguiente:

Porcentaje = Valor de las No conformidades X 100
Valor total del Contrato

El valor de la No conformidad ser el valor cotizado por el contratista
para el respectivo tem. Dentro del valor de la No conformidad no se
tendr en cuenta el dao emergente ni el lucro cesante.
40
SUBTOTAL 40

Criterio Cumplimiento de Plazos del Contrato

PUNTAJE
Si la ejecucin de la Compra finaliza en la fecha pactada o antes, se
otorga el puntaje mximo.

Si la Compra no concluye en la fecha pactada, se asigna 0.

S por acciones u omisiones imputables al Contratista se celebra una
prorroga, se asigna 0.
40
SUBTOTAL 40



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regulacin vigente.
13/29

Criterio Cumplimiento de Aspectos Administrativos


SUBCRITERIO PUNTAJE
Si se da la entrega oportuna de documentos administrativos
contractualmente pactados o requeridos por el Gestor del contrato
en desarrollo de sus funciones, se asignar el puntaje mximo.
Si no se entregan los documentos oportunamente, se asignar 0.
20
SUBTOTAL 20
TOTAL 100

Solamente en caso que aplique realizar Evaluacin de desempeo de Contratistas en HSE en Compras
segn lo dispuesto por la normativa Aspectos HSE en la Contratacin y Subcontratacin, se habilitar
este campo en las Compras; en tal caso la distribucin de puntajes en esos Contratos debe ser:

CRITERIOS PUNTAJE
Especificaciones Tcnicas 25
Cumplimiento de Plazos del Contrato 25
Cumplimiento de Aspectos Administrativos 25
Evaluacin y Seguimiento Gestin HSE 25

Las formulas y Criterios de Evaluacin seguirn siendo los mismos, salvo el Criterio incluido de HSE, el
cual se evaluar as

Criterio Desempeo en HSE

Si durante la ejecucin del Contrato se presentan fatalidades o incapacidad permanente total de una o
varias personas, el porcentaje asignado al Contratista en la Evaluacin del Desempeo en HSE, ser
cero (0), independientemente de los puntajes que hubiera obtenido en los diferentes aspectos al
evaluar este Criterio.

PUNTAJE
Evaluacin y Seguimiento Gestin HSE

Es el resultado del seguimiento de la Gestin HSE del Contratista,
enmarcada dentro los requisitos contractuales de la Gua Gestion de
Contratistas Foco HSE (ECP-DHS-G-043), segn los resultados de
aplicacin Matriz para Evaluacin, Control y Seguimiento de la Gestin
HSE de Contratistas (ECP-DHS-F-090). Se realizaran evaluaciones
permanentes y se promediaran para la calificacin de este criterio.

Cumplimiento promedio igual o superior al 90% obtiene el puntaje
mximo.

Cumplimiento promedio por debajo del 90%, se obtendr puntaje como
se indica a continuacin:

25

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regulacin vigente.
14/29

(Calificacin Cumplimiento promedio del Plan HSE x 12)/100

Nota: El resultado se aproximar, por exceso o por defecto, a la unidad,
as: cuando la fraccin decimal de la unidad sea igual o superior a cinco se
aproximar por exceso al nmero entero siguiente de la unidad, y cuando
la fraccin decimal de la unidad sea inferior a cinco se aproximar por
defecto al nmero entero de la unidad.
SUBTOTAL 25

Evaluacin de Desempeo del Contratista Contratos Tipo Compras Anticipacin de
Demanda

Criterio Cumplimiento de Especificaciones Tcnicas


PUNTAJE

Se asignar el puntaje mximo si la totalidad de las Ordenes de Despacho del
Contrato se ejecutaron sin No Conformidades.

Si durante la ejecucin del Contrato se presentaron No Conformidades en alguna(s)
de la(s) Orden(es) de Despacho, el puntaje mximo se multiplicar por un
porcentaje. La frmula de clculo del porcentaje ser la siguiente:

% = No. de Ordenes de Despacho No. Ordenes de Despacho con No conformidad X 100
No. Ordenes de Despacho

40
SUBTOTAL 40

Criterio Cumplimiento de Plazos del Contrato


PUNTAJE

Se asignar el puntaje mximo si la totalidad de las Ordenes de Despacho del
Contrato se entregaron en las fechas pactadas o antes.

Si durante la ejecucin del Contrato se presentaron retrasos en alguna(s) de la(s)
Orden(es) de Despacho, el puntaje mximo se multiplicar por un porcentaje. La
frmula de clculo del porcentaje ser la siguiente:

% = No. de Ordenes de Despacho No. Ordenes de Despacho con retrasos X 100
No. Ordenes de Despacho

40
SUBTOTAL 40

Criterio Cumplimiento de Aspectos Administrativos


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regulacin vigente.
15/29


PUNTAJE

Se asignar el puntaje mximo si se da la entrega oportuna de documentos
administrativos contractualmente pactados o requeridos por el Gestor del contrato en
desarrollo de sus funciones en la totalidad de las Ordenes de Despacho del Contrato.

Si en alguna(s) de la(s) Orden(es) de Despacho no se da la entrega oportuna de
documentos administrativos contractualmente pactados o requeridos por el Gestor
del contrato en desarrollo de sus funciones, el puntaje mximo se multiplicar por un
porcentaje. La frmula de clculo del porcentaje ser la siguiente:

% = No. de Ordenes de Despacho No. Ordenes de Despacho con entrega inoportuna de documentos X 100
No. Ordenes de Despacho
20
SUBTOTAL 20
TOTAL 100


Evaluacin de Desempeo del Contratista de Prestacin de Servicios de Salud Interno

Criterio Cumplimiento de Especificaciones Tcnicas

PUNTAJE
Se asignar el puntaje mximo si el Contrato se ejecut sin No
Conformidades.

Si el Contrato se ejecut con No Conformidades, el puntaje mximo se
multiplicar por un porcentaje. La frmula de clculo del porcentaje ser la
siguiente:

% = No. de Entregables recibidos No. Entregables recibidos con No conformidad X 100
No. Entregables recibidos

50
SUBTOTAL 50

Criterio Cumplimiento de Plazos del Contrato

PUNTAJE
Si el contratista suscribe el acta de inicio de la ejecucin del Contrato
dentro del plazo previsto contractualmente, se asigna el puntaje mximo.
En caso contrario, se asigna 0.
5
En Contratos en los que se haya pactado un cronograma de trabajo:

Se tendr en cuenta el Cronograma de Trabajo vigente en el momento de
hacer la evaluacin sistemtica y, se tendrn en cuenta las actividades,
obligaciones y productos contemplados en dicho Cronograma de Trabajo,
con fecha de entrega en el periodo que se est evaluando.

5

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regulacin vigente.
16/29

Si el porcentaje de avance es de 100% o ms, se asignar el 100% del
puntaje.

Si el porcentaje de avance tiene una desviacin de 10% o menos, se
asignar el 50% del puntaje.

En caso contrario, se asigna 0.
Si la ejecucin del Contrato finaliza en la fecha pactada originalmente, o en
la fecha de la prrroga (y la prrroga no fue ocasionada por acciones u
omisiones imputables al Contratista), se otorga el puntaje mximo.

Si el Contrato no concluye en la fecha estipulada inicialmente o en la fecha
de la prrroga, por actos u omisiones imputables al Contratista, se asigna
0.

Nota: Si se est realizando una Evaluacin Sistemtica, el puntaje ser el
mximo.
5
SUBTOTAL 15

Criterio Cumplimiento de Aspectos Administrativos

Los Errores, retardos o pagos inoportunos o No Conformidades a que se refiere este Criterio de
Evaluacin se acumulan durante la vigencia del Contrato y se establecen por cada trabajador (No se
considera Error la desviacin decimal de la nomina menor o igual al 1% por trabajador)

Si durante la ejecucin del Contrato, por accin u omisin del Contratista, se llegare a generar
anormalidades laborales o Ecopetrol tuviere que realizar pagos a trabajadores de aquel, el puntaje
asignado al Contratista en la Evaluacin del Desempeo (Sistemtica o Final) en este criterio, ser cero
(0), independientemente de los puntajes que hubiera obtenido en los diferentes aspectos al evaluar
este Criterio.

SUBCRITERIO PUNTAJE
Si no se encuentran errores en las liquidaciones de salarios o prestaciones
o vacaciones o indemnizaciones, o en el ingreso base de cotizacin al
Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensiones y riesgos
profesionales) o de la base de liquidacin de los Aportes Parafiscales, se le
asignar el puntaje mximo. De lo contrario se calificar as:

Si se encuentra 1 error, se asignar el 75% del puntaje.
Si se encuentran 2 errores, se asignar el 50% del puntaje.
Si se encuentran 3 errores, se asignar el 25% del puntaje.
Si se encuentran 4 errores o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
3
Si se pagan oportunamente los salarios, prestaciones y vacaciones del
equipo de trabajo con el que se ejecuta el contrato, se asignar el puntaje
mximo.

Si se presenta 1 retardo, se asignar el 75% del puntaje.
3

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regulacin vigente.
17/29

Si se presentan 2 retardos, se asignar el 50% del puntaje.
Si se presentan 3 retardos, se asignar el 25% del puntaje.
Si se presentan 4 retardos o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
La afiliacin oportuna de los trabajadores al Sistema de Seguridad Social
Integral (salud, pensiones y riesgos profesionales) y a la Caja de
Compensacin Familiar, conlleva la asignacin del puntaje mximo.

Si se presenta 1 retardo, se asignar el 75% del puntaje.
Si se presentan 2 retardos, se asignar el 50% del puntaje.
Si se presentan 3 retardos, se asignar el 25% del puntaje.
Si se presentan 4 retardos o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
3
El giro oportuno y correcto de los Aportes Parafiscales (SENA, ICBF y Caja
de Compensacin Familiar) y de las cotizaciones al Sistema de Seguridad
Social Integral (salud, pensiones y riesgos profesionales), determinar la
asignacin del puntaje mximo. De lo contrario se calificar as:

Si se presenta 1 retardo, se asignar el 75% del puntaje.
Si se presentan 2 retardos, se asignar el 50% del puntaje.
Si se presentan 3 retardos, se asignar el 25% del puntaje.
Si se presentan 4 retardos o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
3
Si se entregan oportunamente los documentos administrativos
contractualmente pactados o requeridos por el Gestor del Contrato en
desarrollo de sus funciones, se asignar el puntaje mximo. De lo contrario
se calificar as:

Si se presenta 1 retardo, se asignar el 75% del puntaje.
Si se presentan 2 retardos, se asignar el 50% del puntaje.
Si se presentan 3 retardos, se asignar el 25% del puntaje.
Si se presentan 4 retardos o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
3
SUBTOTAL 15

Criterio Desempeo en HSE

Si durante la ejecucin del Contrato se presentan fatalidades o incapacidad permanente total de una o
varias personas, el porcentaje asignado al Contratista en la Evaluacin del Desempeo en HSE, ser
cero (0), independientemente de los puntajes que hubiera obtenido en los diferentes aspectos al
evaluar este Criterio.

PUNTAJE
ndice de Frecuencia de Accidentalidad Ocupacional (IF)
Donde X es valor del ndice de frecuencia establecido en los Tableros
Balanceados de Gestin, aprobados para cada Vicepresidencia en este
tema.
Si IF = 0, obtendr el puntaje mximo.
Si IF > 0 y =<X, se asignar el 50% del puntaje mximo
Si IF > X, obtendr 0.
El IF a tener en cuenta en este subcriterio es el obtenido por el
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regulacin vigente.
18/29

Contratista en la ejecucin del Contrato

Nota: En caso de que la ejecucin del Contrato pase de una vigencia a
otra se debe replantear la meta del IF segn el nuevo Tablero Balanceado
de Gestin de la Vicepresidencia para el nuevo ao; no obstante si al
cierre de una vigencia el proveedor obtuvo un IF mayor a la meta del ao
en la siguiente vigencia ser evaluado con respecto a la nueva meta pero
nicamente sobre el 50% de los puntos de este Subcriterio.
ndice de Frecuencia Total de Casos Registrables (TRIF)
Donde X es valor del ndice de frecuencia establecido en los Tableros
Balanceados de Gestin, aprobados para cada Gerencia.

Si TRIF = 0, obtendr el puntaje mximo.
Si TRIF > 0 y =<X, se asignar el 50% del puntaje mximo
Si TRIF > X, obtendr 0.

El TRIF a tener en cuenta en este subcriterio es el obtenido por el
Contratista en la ejecucin del Contrato

Nota: En caso de que la ejecucin del Contrato pase de una vigencia a
otra se debe replantear la meta del TRIF segn el nuevo Tablero
Balanceado de Gestin de la Gerencia para el nuevo ao; no obstante si al
cierre de una vigencia el proveedor obtuvo un TRIF mayor a la meta del
ao en la siguiente vigencia ser evaluado con respecto a la nueva meta
pero nicamente sobre el 50% de los puntos de este Subcriterio.
2
Incidentes ambientales
Si el nmero de incidentes ambientales = 0 el porcentaje asignado ser el
mximo.
Si el nmero de incidentes ambientales > 0 obtendr 0.
2
Evaluacin y Seguimiento Gestin HSE
Es el resultado del seguimiento de la Gestin HSE del Contratista,
enmarcada dentro los requisitos contractuales de la Gua Gestion de
Contratistas Foco HSE (ECP-DHS-G-043), segn los resultados de
aplicacin Matriz para Evaluacin, Control y Seguimiento de la Gestin
HSE de Contratistas (ECP-DHS-F-090). Se realizaran evaluaciones
permanentes y se promediaran para la calificacin de este criterio.
,
Cumplimiento promedio igual o superior al 90% obtiene el puntaje
mximo.

Cumplimiento promedio por debajo del 90%, se obtendr puntaje como
se indica a continuacin:

(Calificacin Cumplimiento promedio del Plan HSE x 12)/100

Nota: El resultado se aproximar, por exceso o por defecto, a la unidad,
as: cuando la fraccin decimal de la unidad sea igual o superior a cinco se
2

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regulacin vigente.
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aproximar por exceso al nmero entero siguiente de la unidad, y cuando
la fraccin decimal de la unidad sea inferior a cinco se aproximar por
defecto al nmero entero de la unidad.
SUBTOTAL 10

Criterio Responsabilidad Social Empresarial

SUBCRITERIO PUNTAJE
Nmero de Incidentes de Entorno Social: nmero de Incidentes
registrados en el reporte de la Direccin de HSE y Gestin Social (DHS)
causados por accin u omisin del contratista, as:
Cero Incidentes, se asigna el puntaje mximo.
Un Incidente, obtiene el 70% del puntaje mximo.
Dos Incidentes, obtiene el 40% del puntaje mximo.
Tres o ms Incidentes, obtendr 0% del puntaje mximo

Nota: El Gestor del Contrato debe revisar con Gestin Social DHS, OPC y
el Comit de Continuidad de Negocio la informacin sobre los Incidentes
de Entorno Social.
4
Vinculacin Mano de Obra de la Regin
Se otorgar proporcionalmente a:
Nmero de empleados Mano de Obra Local / Nmero total de empleados
contratados para la ejecucin del contrato.

Si este porcentaje se encuentra entre:
90 100% se asignar el puntaje mximo.
80 89% se asignar el 80% del puntaje mximo.
70 79% se asignar el 60% del puntaje mximo.
60 69% se asignar el 40% del puntaje mximo.
50 59% se asignar el 20% del puntaje mximo.
0 49% se otorgar 0 puntos.

Este porcentaje se calcular basndose en la planilla de Reporte de Mano
de Obra de los Contratistas segn lo dispuesto en el Procedimiento de
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Subcontratadas (ECP-DEA-P-005).
La informacin en esta planilla ser de pblico conocimiento para que la
comunidad pueda corroborar solicitar la verificacin de exactitud de la
informacin all registrada.

Nota: Este numeral aplica para los Contratos que se ejecutan en las
zonas operativas. Cuando no se encuentre mano de obra para contratar
en la regin y Ecopetrol lo verifique, este criterio No Aplica(Esto se debe
pactar en el Contrato)
3
Cumplimiento a subcontratistas y/o proveedores:

Si el Contrato se ejecut y liquid sin no conformidades, manifestaciones
3

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digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la
regulacin vigente.
20/29

o comunicados de subcontratistas y/o proveedores acusando
incumplimientos en pagos, el contratista obtendr el puntaje mximo.

Si el Contrato se ejecut y liquid con No Conformidades, manifestaciones
o comunicados de subcontratistas y/o proveedores acusando
incumplimientos en pagos y dicha informacin es validada por Ecopetrol,
el Contratista tendr:
Un Incidente, obtiene el 70% del puntaje mximo.
Dos Incidentes, obtiene el 40% del puntaje mximo.
Tres o ms Incidentes, obtendr 0% del puntaje mximo

SUBTOTAL 10
TOTAL 100

Evaluacin de Desempeo del Contratista de Prestacin de Servicios de Salud Externo

Criterio Cumplimiento de Especificaciones Tcnicas

SUBCRITERIO PUNTAJE
Se asignar el puntaje mximo si el Contrato se ejecut sin No
Conformidades.

Si el Contrato se ejecut con No Conformidades, el puntaje mximo se
multiplicar por un porcentaje. La frmula de clculo del porcentaje ser la
siguiente:

% = No. de Entregables recibidos No. Entregables recibidos con No conformidad X 100
No. Entregables recibidos

65
SUBTOTAL 65

Criterio Cumplimiento de Plazos del Contrato

SUBCRITERIO PUNTAJE
Si el contratista suscribe el acta de inicio de la ejecucin del Contrato
dentro del plazo previsto contractualmente, se asigna el puntaje mximo.
En caso contrario, se asigna 0.
10
Si la ejecucin del Contrato finaliza en la fecha pactada o antes, se otorga
el puntaje mximo.

Si el Contrato no concluye en la fecha pactada, se asigna 0.

S por acciones u omisiones imputables al Contratista se celebra una
prorroga, se asigna 0.
10
SUBTOTAL 20

Criterio Cumplimiento de Aspectos Administrativos

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puede ser hecha sin permiso escrito. Ningn prrafo de esta publicacin puede ser reproducido, copiado o transmitido
digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la
regulacin vigente.
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Los Errores, retardos o pagos inoportunos o No Conformidades a que se refiere este Criterio de
Evaluacin se acumulan durante la vigencia del Contrato, y se establecen por cada trabajador (No se
considera Error la desviacin decimal de la nomina menor o igual al 1% por trabajador)

Si durante la ejecucin del Contrato por accin u omisin del Contratista se llegare a generar
anormalidades laborales o Ecopetrol tuviere que realizar pagos a trabajadores de aquel, el puntaje
asignado al Contratista en la Evaluacin del Desempeo (Sistemtica o Final) en este criterio, ser cero
(0), independientemente de los puntajes que hubiera obtenido en los diferentes aspectos al evaluar
este Criterio.

SUBCRITERIO PUNTAJE
Si no se encuentran errores en las liquidaciones de salarios o prestaciones
o vacaciones o indemnizaciones, o en el ingreso base de cotizacin al
Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensiones y riesgos
profesionales) o de la base de liquidacin de los Aportes Parafiscales, , se le
asignar el puntaje mximo. De lo Contrario se calificar as:

Si se encuentra 1 error, se asignar el 75% del puntaje.
Si se encuentran 2 errores, se asignar el 50% del puntaje.
Si se encuentran 3 errores, se asignar el 25% del puntaje.
Si se encuentran 4 errores o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
3
Si se pagan oportunamente los salarios, prestaciones y vacaciones del
equipo de trabajo con el que se ejecuta el Contrato durante la ejecucin del
Contrato, se asignar el puntaje mximo.

Si se presenta 1 retardo, se asignar el 75% del puntaje.
Si se presentan 2 retardos, se asignar el 50% del puntaje.
Si se presentan 3 retardos, se asignar el 25% del puntaje.
Si se presentan 4 retardos o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
3
La afiliacin oportuna de los trabajadores al Sistema de Seguridad Social
Integral (salud, pensiones y riesgos profesionales) y a la Caja de
Compensacin Familiar, conlleva la asignacin del puntaje mximo.
En caso de afiliacin extempornea o tarda se asignar 0.

Si se presenta 1 retardo, se asignar el 75% del puntaje.
Si se presentan 2 retardos, se asignar el 50% del puntaje.
Si se presentan 3 retardos, se asignar el 25% del puntaje.
Si se presentan 4 retardos o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
3
El giro oportuno y correcto de los Aportes Parafiscales (SENA, ICBF y Caja
de Compensacin Familiar) y de las cotizaciones al Sistema de Seguridad
Social Integral (salud, pensiones y riesgos profesionales), determinar la
asignacin del puntaje mximo. De lo Contrario se calificar as:

Si se presenta 1 retardo, se asignar el 75% del puntaje.
Si se presentan 2 retardos, se asignar el 50% del puntaje.
Si se presentan 3 retardos, se asignar el 25% del puntaje.
3

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regulacin vigente.
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Si se presentan 4 retardos o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
Si se entregan oportunamente los documentos administrativos
contractualmente pactados o requeridos por el Gestor del Contrato en
desarrollo de sus funciones, se asignar el puntaje mximo. De lo Contrario
se calificar as:

Si se presenta 1 retardo, se asignar el 75% del puntaje.
Si se presentan 2 retardos, se asignar el 50% del puntaje.
Si se presentan 3 retardos, se asignar el 25% del puntaje.
Si se presentan 4 retardos o ms, se asignar el 0% del Puntaje.
3
SUBTOTAL 15
TOTAL 100

4.1.a.1. Definicin de la Evaluacin de Desempeo de Contratistas

El Funcionario Solicitante de la contratacin debe escoger, de acuerdo al objeto del contrato, el formato
para la Evaluacin de Desempeo del Contratista segn el Tipo de Contrato; luego puede proponer al
Funcionario Autorizado, los puntajes para cada Criterio sin afectar estos ltimos; el Formato para la
Evaluacin de Desempeo ajustado y definitivo deber anexarse a los Documentos del Proceso de
Seleccin de Contratistas.

4.1.a.2. Evaluacin de Desempeo del Contratista Sistemtica

Como una forma de asegurar que el Contratista cumple integralmente con las obligaciones pactadas en
el Contrato respectivo, el Gestor del Contrato y el Administrador deben evaluar sistemticamente al
Contratista, de manera que se generen compromisos de mejora.

En los Contratos Tipo Obras y Servicios, de ejecucin sucesiva, los Contratistas sern evaluados cada
tres (3) meses, a menos que el plazo de ejecucin pactado sea inferior a dicho trmino, caso en el cual
solo se efectuar una Evaluacin de Desempeo Final.

Los Contratos de Prestacin de Servicios de Salud sern evaluados cada seis (6) meses.

La Evaluacin de Desempeo del Contratista Sistemtica debe reflejar el comportamiento del
Contratista durante toda la ejecucin del Contrato.

Las Evaluaciones de Desempeo del Contratista Sistemticas se registrarn y aprobarn en el
habilitador tecnolgico SAP.

Es Responsabilidad de las partes del Contrato asegurar y/o exigir la realizacin de las Evaluaciones de
Desempeo del Contratista Sistemticas de manera oportuna.

4.1.a.3. Evaluacin de Desempeo Final

La Evaluacin de Desempeo Final necesariamente ser el reflejo del desempeo del Contratista en
toda la vigencia del Contrato; as las cosas, deber guardar coherencia con las Evaluaciones de
Desempeo de Contratistas Sistemticas que se hayan efectuado.

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regulacin vigente.
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La Evaluacin de Desempeo Final se debe registrar en el habilitador tecnolgico SAP.

Es Responsabilidad de las partes asegurar y/o exigir la realizacin de la Evaluacin Final de manera
oportuna.

4.1.a.4. Aplicacin de la Evaluacin de Desempeo de Contratistas

Tratndose de los Contratos de Tipo Obras y Servicios y Salud, la evaluacin es efectuada por el Gestor
del Contrato durante el plazo de ejecucin, y al finalizar durante el plazo de liquidacin del Contrato.
Las evaluaciones son aprobadas por el Administrador del Contrato.

Tratndose de los Contratos de Tipo Compras, la evaluacin es efectuada por el Funcionario de
Seguimiento de pedidos (o quien haga sus veces) y es aprobada por el Funcionario Autorizado (o quien
haga sus veces). Si aplica el factor HSE en las Compras, se identificar en cada caso, el funcionario que
realizar la Evaluacin a dicho Criterio.

El Administrador del Contrato o el Funcionario Autorizado (o quien haga sus veces), antes de impartir
la aprobacin, debe comunicar al Contratista, por escrito, la Evaluacin del Desempeo en Borrador
(conforme la identificacin que de la misma realiza SAP). Durante los cinco (5) das hbiles siguientes a
la fecha de esa comunicacin, el Contratista podr presentar sus observaciones a la evaluacin, las
cuales debern ser resueltas, por escrito, por el Administrador del Contrato o el Funcionario Autorizado
(o quien haga sus veces).

Si el Contratista no presenta observaciones, o si presentadas, son desestimadas por Ecopetrol de
manera objetiva, el Administrador del Contrato o el Funcionario Autorizado aprobar la Evaluacin de
Desempeo del Contratista, sin perjuicio de lo previsto en el numeral 4.2.a. del presente
Procedimiento.

No obstante lo anterior, el Contratista de manera motivada y presentando todas las pruebas a su favor,
podr solicitar la revisin de la Evaluacin de Desempeo ante la Autoridad Funcional del Procedimiento
de Desempeo de Contratistas.

4.1.a.5. Contratista Conjunto

La Evaluacin de Desempeo obtenida por el Contratista Conjunto, para todos los efectos aplicar a
todos los integrantes del Contratista Conjunto.

4.1.a.6. Otras Consideraciones

Los soportes documentales y la trazabilidad de la informacin son indispensables para la correcta
aplicacin de la Evaluacin de Desempeo del Contratista, y para que Ecopetrol pueda dar respuesta
oportuna y objetiva a las observaciones a la misma.

Si durante la ejecucin del Contrato se hace uso de clausulas sancionatorias o se generan hallazgos o
No Conformidades, ello necesariamente se debe reflejar en la Evaluacin de Desempeo del
Contratista.

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La no aplicacin o la aplicacin inoportuna o no veraz de la Evaluacin de Desempeo del Contratista,
constituyen falta disciplinaria por incumplimiento de un deber, de conformidad con lo previsto en la Ley
734 de 2002 y, en consecuencia, advertida la conducta, se correr traslado inmediatamente a la
Oficina de Control Disciplinario Interno de la Empresa, para que adelante la correspondiente
investigacin; la omisin del traslado o de la puesta en conocimiento de la conducta anterior, tambin
sern consideradas como falta disciplinaria.

4.1.b Visitas de Verificacin In Situ y Planes de Mejoramiento

Son las visitas realizadas al Proveedor o Contratista por Ecopetrol o su representante, con el objeto de
verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, en especial en aspectos relacionados con
calidad, HSE, capacidad administrativa, tcnica y operativa. Se pueden realizar de forma correctiva o
preventiva, segn la fase del proceso de abastecimiento que est en curso.

Las Visitas de Verificacin In Situ preventivas y Correctivas deben ser aprobadas por la Direccin
Estratgica de Abastecimiento, previa consulta con la respectiva rea de negocio o solicitante, quien
deber asumir el costo de la misma.

De estas visitas se desprenden los Planes de Mejoramiento de obligatorio cumplimiento

No obstante lo anterior, Ecopetrol podr realizar auditoras, inspecciones u otro tipo de visitas para
verificar el cumplimiento de las obligaciones del Contratista.

4.1.b.1 Solicitud de la Visita de Verificacin In Situ

Los Funcionarios Solicitantes y/o los Funcionarios Autorizados, y/o Administradores, podrn solicitar a
la Direccin Estratgica de Abastecimiento, la realizacin de una Visita de Verificacin In Situ a un
Proveedor o Contratista, utilizando el Formato de Solicitud Visita de Verificacin In Situ (ECP-DEA-F-
002), justificando el motivo de la misma.

4.1.b.2 Seleccin de Proveedores o Contratistas a Visitar

La Direccin Estratgica de Abastecimiento, teniendo en cuenta las Evaluaciones de Desempeo de los
Contratistas, los motivos de la solicitud, el impacto y riesgo del servicio que presta o puede prestar
dicho Proveedor o Contratista a Ecopetrol, priorizar y realizar la seleccin de los Proveedores o
Contratistas a visitar.

4.1.b.3 Planeacin de la Visita de Verificacin In Situ

El Auditor, el solicitante de la Visita y la Direccin Estratgica de Abastecimiento, definirn
conjuntamente los objetivos y las necesidades de la visita.

Efectuado lo anterior, se establecern los aspectos a verificar (lista de chequeo de la visita) segn los
requerimientos, y se diligenciar el Formato de Planeacin Visita de Verificacin In Situ (ECP-DEA-F-
003).


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4.1.b.4 Visita de Verificacin In Situ

La Direccin Estratgica de Abastecimiento comunicar al Proveedor o Contratista la realizacin de la
Visita de Verificacin In Situ, con la siguiente informacin: fecha y hora de la visita, documentacin a
enviar por parte del Proveedor o Contratista, documentacin que debe estar disponible para la visita, y
representantes de Ecopetrol en la visita.

A la visita podrn asistir el Auditor, el solicitante de la misma y/o la Direccin Estratgica de
Abastecimiento.

4.1.b.5 Resultados de las Visitas y Planes de Mejoramiento

El Auditor presenta el informe con los resultados de la Visita de Verificacin In Situ a la Direccin
Estratgica de Abastecimiento, y al solicitante de la misma, el cual tambin contendr las
observaciones, oportunidades de mejora o no conformidades que se detecten en el proceso de
verificacin.

Dependiendo de la criticidad de los hallazgos de la Visita de Verificacin In Situ, Ecopetrol decidir si el
Proveedor o Contratista debe implementar o no un Plan de Mejoramiento. Si se decide implementar, se
enviar el Plan de Mejoramiento al Proveedor o Contratista, quien tendr un plazo de diez (10) das
calendario al envo del mismo, para devolverlo a Ecopetrol indicando sus observaciones y/o la fecha
propuesta para su implementacin.

Si no se logra acuerdo respecto del Plan de Mejoramiento en el trmino indicado, Ecopetrol por
intermedio del funcionario solicitante de la visita lo aprobar unilateralmente, evento en el cual se
proceder a la notificacin al Contratista.

Los responsables del Seguimiento al Plan de Mejoramiento sern identificados en el Formato Plan de
Mejoramiento (ECP-DEA-F-004).

4.1.b.6 Resultados del Plan de Mejoramiento

Si del seguimiento al Plan de Mejoramiento se demuestra que NO se han implementado las acciones
previstas en el mismo, el responsable del seguimiento deber informar el caso a la Direccin
Estratgica de Abastecimiento.

4.2 AUTORIDAD FUNCIONAL

La autoridad funcional del Procedimiento de Desempeo de Contratistas es la Direccin Estratgica de
Abastecimiento o quien haga sus veces.

4.2.a Desaprobaciones

Solo la Direccin Estratgica de Abastecimiento puede desaprobar en SAP las Evaluaciones de
Desempeo Aprobadas. Para el efecto, debe existir justificacin y soporte documental.


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El Administrador del Contrato debe realizar la solicitud de desaprobacin en el Formato de
Desaprobacin de Evaluaciones de Desempeo de Contratistas (ECP-DEA-F-005).

En cualquier evento de desaprobacin, el Administrador y el Gestor del Contrato son los responsables
de ajustar la Evaluacin de Desempeo del Contratista; para este efecto, se debe surtir el trmite
descrito en el numeral 4.1.a.4.

4.3 ASPECTOS A CONSIDERAR EN INVITACIONES A PARTICIPAR EN PROCESOS DE
SELECCIN Y EN LA PRESENTACION DE PROPUESTAS

4.3.a No Invitacin a Procesos de Seleccin

Ecopetrol no invitar a participar en Procesos de Seleccin caracterizados por la formulacin de una
invitacin directa y privada a personas determinadas (Concursos Cerrados, Selecciones Directas u otros
procesos de naturaleza similar), ni aceptar propuestas, ni asignar Contratos para este tipo de
procesos de seleccin, a personas que se encuentren en cualquiera de las siguientes situaciones:

(i) En ejecucin de un Contrato, hubieren tenido una fatalidad o incapacidad permanente, cuando el
informe del Comit Investigador designado para tal fin, determine que el Contratista incurri en
cualquier actividad (directa o indirecta) relacionada con el accidente y que hubiere incidido en
ste.
(ii) En ejecucin de un Contrato, hubieren incurrido en Incumplimiento Grave de obligaciones, que
generen Incidentes de Entorno Social y/o ambientales y/o perjuicio econmico.
(iii) En ejecucin de un Contrato hubieren incurrido en Incumplimiento Grave de obligaciones
laborales.
(iv) En ejecucin de un Contrato hubieren incurrido en Incumplimiento Grave de obligaciones
comerciales con Subcontratistas y/o Proveedores.
(v) En ejecucin de un Contrato hubieren incumplido lo dispuesto en el Procedimiento de
Responsabilidad Social Empresarial en Contratacin y Subcontratacin (ECP-DEA-P-005) en lo
referente a las disposiciones de contratacin de Mano de Obra Local.
(vi) Con ocasin de Procesos de Seleccin, hubieren celebrado algn acuerdo con Interesados en
presentar propuesta, dirigido a obtener beneficios econmicos en caso de que uno de ellos
resulte beneficiario del Contrato, o para promover prcticas ilegales de monopolio en el
mercado.
(vii) Se encuentren en cesacin de pagos, concurso de acreedores o tengan embargos judiciales que
puedan afectar de manera grave el cumplimiento del futuro Contrato o la ejecucin del mismo,
segn corresponda.
(viii) Estn vinculadas a un proceso penal por posible enriquecimiento ilcito o por delitos contra la
Administracin Pblica o por delitos contra la Eficaz y Recta Imparticin de Justicia o por manejo
de recursos de indebida procedencia o por contrabando o por posible manejo de bienes hurtados
a Ecopetrol o por otros delitos que a juicio de Ecopetrol afecten su credibilidad, su patrimonio o
su estabilidad como Contratista.
(ix) Hayan sido sancionados o se encuentren en listas vinculantes para Ecopetrol S.A en materia de
lavado de activos o financiamiento del terrorismo, es decir se encuentren incluidas en: Lista OFAC
(llamada lista Clinton) de narcotraficantes y terroristas especialmente designados por la Oficina
de Control de Bienes Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos o Lista de
terroristas emitida por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas. Esta causal aplica

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cuando algn accionista con participacin superior al 5% del capital accionario incurra en lo
sealado.
(x) En trmites adelantados hubieren incurrido en grave violacin del Cdigo de tica.

Para efectos de que una persona incursa en cualquiera de las situaciones anotadas pueda ser invitada
de nuevo a participar en Procesos de Seleccin caracterizados por la formulacin de una invitacin
directa y privada a personas determinadas (Concursos Cerrados, Selecciones Directas u otros procesos
de naturaleza similar), se tendr en cuenta lo siguiente:

1. Las personas que estn incursas en las situaciones previstas en los literales (i), (ii), (iii), (iv), (v),
(vi), (viii) y (x), no sern invitadas durante los dos (2) aos siguientes, contados desde la fecha
del escrito mediante el cual Ecopetrol le informa al Contratista que se encuentra incurso en el
numeral 4.3. Ello, a menos que tratndose de las situaciones indicadas en los literales (i), (ii), (iii),
(iv) y (v) Ecopetrol decida, antes del vencimiento del plazo sealado, hacer una Visita de
Verificacin In Situ, y correlativamente el Contratista haya cumplido el ciento por ciento de los
compromisos y obligaciones previstas en el Plan de Mejoramiento pactado o establecido por
Ecopetrol con ocasin de dicha Visita.

Lo previsto en este numeral (con excepcin de lo relativo a Visitas de Verificacin In Situ y Planes
de Mejoramiento), aplicar tambin tratndose del literal (viii), a menos transcurran los dos (2)
aos sin que el proceso penal hubiese terminado, o antes del vencimiento de los dos (2) aos se
haya proferido fallo absolutorio.

2. Las personas que estn incursas en las situaciones previstas en el literal (ix) no se invitarn
mientras permanezcan en los listados o, en el caso de los sancionados, mientras Ecopetrol lo
determine previa revisin de los Planes de Mejoramiento y de su cumplimiento.

3. Las personas que estn incursas en la situacin prevista en el literal (vii), debern entregar copia
del documento idneo expedido por la autoridad competente, del que se desprenda el saneamiento
de la situacin.

4.3.b Otras Consideraciones

1. Con la presentacin de la propuesta se entiende que el Proponente acepta y declara que ni l ni
ninguno de sus integrantes (en el caso de Proponente Conjunto), se encuentra(n) en ninguna de las
situaciones descritas en el numeral 4.3.a.

2. Cuando quien est incurso en cualquiera de las situaciones del numeral 4.3.a., fuere integrante de
un Proponente Conjunto, tal situacin afectar al Proponente Conjunto.

3. Para la aplicacin de lo consignado en el numeral 4.3.a. de este Procedimiento, con excepcin del
literal (ix), es requisito que el caso (los hechos) se presente ante el Comit de la Direccin
Estratgica de Abastecimiento, al interior del cual se tomar la decisin correspondiente. Dicho
Comit est conformado por:

Direccin Estratgica de Abastecimiento;
Vicepresidencia Jurdica;

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Situaciones relacionadas con la ejecucin del contrato, el Administrador del mismo.
Situaciones relacionadas con un Proceso de Seleccin, el Funcionario Autorizado.
Representantes del rea Funcional de la causal que se invoque (tica, DHS, Laboral)

Para la inscripcin del caso en dicho Comit, se debe diligenciar el Formato de Inscripcin de Empresas
con Incumplimientos Graves al Comit Estratgico de Abastecimiento (ECP-DEA-F-006).

4. Tratndose del literal (ix), no es requisito la presentacin del caso ante el Comit referido; el estar
incluido en las listas definidas por Ecopetrol S.A. es causa suficiente para la aplicacin de lo previsto
en el numeral 4.3.a de este Procedimiento.

5. Las consecuencias derivadas de que una persona natural o jurdica se hallare incursa en alguna de
las situaciones previstas en este numeral, se aplicarn tambin a las sociedades distintas de las
annimas abiertas que llegaren a constituirse por dicha persona natural o por los socios o
representante legal de la persona jurdica.

6. Cuando alguno(s) de los Proponentes (o integrante en caso de Proponente Conjunto) que
hubiere(n) presentado propuesta admisible o elegible se encuentre(n) incurso(s) en alguna de las
situaciones previstas en el numeral 4.3.a. de este Procedimiento, se le asignarn menos quinientos
(-500) puntos a la evaluacin de la oferta.

7. Todos los casos a los que se refiere el numeral 4.3.a. aplican para circunstancias que se presenten
en Ecopetrol S.A. y/o su Grupo Empresarial.

4.4 PUBLICACIN DE LA EVALUACIN DE DESEMPEO

El Contratista podr consultar el reporte de las Evaluaciones de Desempeo vigentes en la pgina web
de Ecopetrol (www.ecopetrol.com.co).

5. CONTINGENCIAS

De presentarse inconvenientes con el habilitador tecnolgico SAP, o cuando la Unidad de Servicios
Compartidos de Compras y Contratacin lo considere, la Autoridad Funcional ser la responsable de
entregar la informacin sobre las Evaluaciones de Desempeo de Contratistas.

RELACIN DE VERSIONES

Documento Anterior
Versin Fecha Antiguo Cdigo y Ttulo Cambios
8 27/03/2012 ECP-VST-P-005
Procedimiento de
Desempeo de Contratistas
Estandarizacin de plantilla, ajuste de
objetivo, estandarizacin de trminos.
9 27/08/2012 ECP-DEA-P-006
Procedimiento de
Desempeo de Contratistas
Actualizacin de plantilla y asignacin de
nuevo cdigo. (antiguo cdigo ECP-VST-P-
005)
10 11/09/2012 Inclusin Metodologa de Evaluacin compras
contratos ANDE.

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Inclusin revisin de la aplicacin de la
Evaluacin de Desempeo por la Autoridad
Funcional.
Inclusin nuevo literal para el numeral 4.3.a.
sobre incumplimiento en contratacin de
Mano de Obra Local.
Aplicacin del numeral 4.3.a. para el Grupo
Empresarial.
11 30/10/2012 Cambio de Cdigos de los Formatos
relacionados en el Procedimiento

Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a quien lo elabor, en nombre de la
dependencia responsable:
Elabor: Santiago Lombana Indaburu
Telfono: 2345000 Buzn: evaluacion.proveedores@ecopetrol.com.co
Dependencia: Direccin Estratgica de Abastecimiento