SISTEM PELAYANAN JASA PERBAIKAN MOTOR PADA

PT.CITRA ASRI BUANA

PT.CITRA ASRI BUANA adalah sebuah bengkel resmi dari
penyalur motor Suzuki yang juga memberikan jasa perbaikan
motor bagi para pelanggan tetapnya. Berikut ini adalah prosedur
dari sistem berjalan pada pelayanan jasa perbaikan motor pada
bengkel tersebut.

1. Prosedur Penerimaan Pelanggan
Pelanggan tetap dari bengkel tersebut datang ke PT.CITRA
ASRI BUANA dengan membawa buku servis dan kartu
pelanggan untuk menerima jasa pelayanan perbaikan motor.
Pelanggan kemudian menemui customer sevice/CS,
memberikan buku servis beserta kartu pelanggan dan
menceritakan keluhan ataupun meminta pelayanan pada
motornya. CS kemudian mencatat nomor pelanggan yang
tertera pada kartu pelanggan , keluhan ataupun permintaan
layanan pada buku penerimaan pelayanan dan buku
perbaikan. CS kemudian memberikan nomor antri kepada
pelanggan dan meminta pelanggan untuk menunggu
gilirannya.

2. Prosedur Pemeriksaan Motor
CS kemudian menyerahkan buku perbaikan kepada bagian
mekanik untuk dilakukan pemeriksaan lebih lanjut pada motor
pelanggan. Bagian mekanik kemudian mencatat onderdil apa
saja yang dibutuhkan maupun penggantian yang harus
dilakukan pada motor tersebut di buku perbaikan. Buku
perbaikan kemudian diserahkan bagian mekanik kepada
Senior Advisor / SA untuk dicarikan onderdil ataupun bagian
lain yang dibutuhkan.
3. Prosedur Penawaran Barang dan Harga
SA kemudian memeriksa kartu barang dan mencatat harga
onderdil/bagian yang dibutuhkan pada buku perbaikan. Buku
perbaikan kemudian diserahkan kembali ke CS. CS kemudian
memanggil pelanggan yang bersangkutan dan melakukan
penawaran harga. Bila penawaran disetujui oleh pelanggan,
maka CS kemudian memberikan tanda ok pada buku
perbaikan. Dan bila tidak disetujui pelanggan, maka akan
diberikan tanda no, buku servis dan kartu pelanggan
dikembalikan ke pelanggan.
4. Prosedur Perhitungan Pelayanan
CS kemudian memberikan kembali buku perbaikan ke SA untuk
dilakukan perhitungan dan pencarian pada onderdil/bagian
yang dibutuhkan dalam perbaikan motor. Onderdil/bagian yang
dibutuhkan dalam perbaikan kemudian diserahkan SA ke
bagian mekanik berikut buku perbaikannya. SA kemudian
membuat nota penjualan barang yang terdiri dari 2 rangkap.
Nota penjualan barang kemudian diberikan ke CS untuk
dibuatkan nota sevice invoice.


5. Prosedur Pembayaran Jasa
CS kemudian mencatat segala kegiatan perbaikan dan
penggantian yang dilakukan pada buku servis pelanggan dan
menyerahkan nota service invoice beserta nota penjualan barang
pada pelanggan. Pelanggan kemudian melakukan pembayaran
ke kasir. Kasir memberikan cap perusahaan pada kedua nota
tersebut sebagai tanda lunas dan mengembalikan ke pelanggan.
Pelanggan kemudian kembali ke CS untuk memberikan kedua
nota tersebut. CS kemudian mengambil nota service invoice dan
nota penjualan barang yang asli untuk diarsip dalam arsip
transaksi pelayanan. Kopian nota service invoice dan nota
penjualan barang diserahkan oleh CS berikut kartu pelanggan
dan buku servis kepada pelanggan. Buku Perbaikan kemudian
diserahkan kembali ke CS oleh bagian mekanik setelah perbaikan
selesai dilakukan.
6. Prosedur Pembuatan Laporan
Setiap akhir bulan, kasir akan membuat laporan pelayanan
perbaikan motor berdasarkan arsip nota servis invoice dan nota
penjualan barang . Laporan tersebut kemudian diserahkan oleh
kasir kepada pemilik bengkel .