PERENCANAAN PROYEK

3.1. PENDAHULUAN
Sekarang anda sudah mengevaluasi proyek dan memutuskan untuk
melanjutkannya. Pertama, anda harus meyakinkan rekan-rekan lain bahwa proyek
sebaiknya dilaksanakan. Hal ini dilakukan dengan membuat proposal. Untuk sebuah
proyek eksternal, proposal ditulis untuk meyakinkan klien agar membeli proyek dari
tim proyek anda. Untuk proyek internal, manajemen sebaiknya meminta untuk
membuta sebuah proposal. Hal ini untuk mendukung tim proyek untuk membuat
rencana yang sederhana.
Sebuah proposal adalah dokumen yang merinci biaya dan jadwal proyek, serta
menjelaskan langkah-langkah yang akan diambil oleh tim proyek untuk
menghasilkan produk.
Perencanaan adalah sebuah proses yang berulang-ulang : rencana akan ditinjau
secara terus menerus sesuai dengan perkembangan proyek dan sesuai dengan
bertambahnya pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik dari anggota tim.
Perencanaan memang merupakan pekerjaan yang sangat sulit, tetapi harus
dilaksanakan sebagaimana mestinya. anyak proyek yang kacau dikarenakan tidak
adanya perencanaan.
3.2. RENCANA PENDAHULUAN PROYEK (THE PRELIMINARY
PROJECT PLAN / PPP)
!encana Pendahuluan Proyek adalah langkah pertama, sumber daya, biaya dan
jadwal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
Pertemuan IV Halaman : 1
3.3. RINCIAN STRUKTUR KERJA (WORK BREAKDOWN
STRUCTURES / WBS)
"unci berbagai rencana adalah memecah kegiatan yang diperlukan ke dalam
sebuah bagian yang lebih kecil lagi. !incian struktur kerja #$S% diawali dengan
menyusun komponen-komponen utama proyek. Hal ini merupakan langkah pertama
dari $S #&evel ' adalah judul proyek%. Untuk proyek so(tware, metode terbaik
untuk pemecahan proyek menjadi bagian-bagian utama adalah diawali dengan )
(ase pengembangan so(tware. *ambar +.,. menunjukkan level ' dan level , dari
$S untuk proyek -. .
Lihat gambar 3.1.
/ika rencananya auntuk semua proyek, $S pada gambar +.,. akan dilengkapi
dengan memecah setiap level , ke dalalam level 0, bahkan mungkin ke dalam
komponen-komponen level +. /ika rencana proyek hanya untuk analisis, komponen
level , -1-&2S3S dipecah seperti terlihat pada gambar +.0.
Lihat gambar 3.2.
Sistem Penomo!n WBS
Pemasukan nomor dalam $S seperti pada gambar +.0 : untuk &evel ' atau judul
proyek adalah '.'. 4asing-masing bagian pada &evel , diberi nomor 1.', contoh :
,.', 0.', dst. Setiap bagian pada &evel 0 dibawah &evel , dengan nomor 1.' diberi
nomor 1.,, 1.0, dst., contoh : 0.,, 0.0, dst. Sedangkan untuk &evel +, kita
tambahkan titik dan digit dari &evel 0. Sebagai contoh, di bawah 0., kita harus
menuliskan 0.,.,, 0.,.0, dst.
Pertemuan IV Halaman : 2
K!"!n An#! Be$enti %
Pemasukkan nomor pada level terendah merupakan tugas atau kegiatan dalam
proyek. -nda dapat berhenti merinci sebuah tugas jika mengikuti langkah-langkah
berikut dengan benar :
,. eberapa orang #atau grup dari sebuah proyek besar% dapat diberikan tanggung
jawab untuk melakukan tugas atau menyelesaikan tugas-tugas yang dilibatkan.
0. -nda dapat memperoleh perkiraan #berupa orang atau hari% secara garis besar
sebagai upaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang
terlibat. Hal ini dapat dilakukan dengan memberi tanggung jawab pada setiap
orang.
+. -nda dapat menjadwalkan tugas.
5. 6ugas-tugas tersebut harus dalam lingkup yang sempit dan dapat diselesaikan.
Sebagai seorang ahli kita dapat menetapkan sebuah tugas kepada Programmer,
-nalis, atau bahkan 4anajer Proyek. 6ergantung pada pengalaman dan keahlian
dalam membuat perkiraan, analis mungkin hanya memerlukan level , dar 3 $S.
eberapa analis dapat dengan mudah membaca !7 untuk proyek -. #-ppendi8
-% secara keseluruhan. -nalis lain untuk merinci membutuhkan sampai &evel 0.
Seperti pada gambar +.0, analis lainnya memerlukan sampai &evel + sebelum
mereka dapat memperkirakan secara keseluruhan.
Sebagai contoh &evel + $S untuk kotak 3169!:39$ dan -1-&2;9 9<3S631*
S2S694S dapat dilihat pada gambar +.+.
Lihat gambar 3.3.
Para ahli merinci setiap kotak pada level terendah sampai ia dapat memeperkirakan
berapa upaya yang diperlukan. Perkiraan-perkiraan ini dapat dipakai pada $S
Pertemuan IV Halaman : 3
seperti pada gambar +.5. Sebagai catatan bahwa perkiraan total adalah jumlah dari
masing-masing waktu. Hal ini disebut waktu yang sesungguhnya dibutuhkan.
Lihat gambar 3.4.
Para ahli tersebut dengan cara yang sama dapat merinci kotak yang lain #79=319
19$ S2S694 =U1.63>1S, $!369 =U1.63>1-& SP9.. dan 19*>63-69
=U1.63>1-& SP9..% dan menambahkan waktu total untuk semua analisis.
"emudian ahli tersebut mengajukan perkiraan dan da(tar kegiatan sebelumnya yang
dibutuhkan untuk semua analisi bagi 4anajer Proyek. >rang tersebut bertanggung
jawab terhadap perencanaan #mungkin 4anajer Proyek untuk proyek berukuran
kecil hingga menengah% kemudian menggabungkan semua perkiraan dan da(tar
kegiatan terdahulu. 3a mungkin mengakhirnya dengan da(tar seperi berikut ini :
ACTI&ITY E&&ORT PRECEDENTS
7e(inition 0' -------------------
-nalysis +? 7e(inition
7esign 0? -nalysis
Program - #.ontrol% 0' 7esign
Program #!egistration% +' 7esign
Program . #$arehouse% 0? 7esign
System test ,' Program -, , .
7ocumentation 0' 7esign
-cceptance ? System 6est, 7ocumentation
6raining ,' 7ocumentation
>peration ,' -cceptance
6>6-& 0,' person-days
Pertemuan IV Halaman : 4
3.4. DIA'RAM JARIN'AN
&angkah kedua dari perencaan adalah menggambarkan diagram jaringan yang
menunjukkan urutan kejadian. 6ipe diagram yang paling baik untuk masalah ini
adalah (!)!n PERT. *ambar +.?. adalah sebuah bagan P9!6 untuk proyek di
atas. Urutan kejadian hanya didasarkan pada contoh setiap kegiatan.
Lihat gambar 3.5.
entuk dari bagan P9!6 ini disebut Precedence Network #jaringan yang
diutamakan%. Setiap kotak menujukkan sebuah kegiatan. Pada setiap kotak ditulis
nama kegiatan dan waktu yang diperlukan.
J!*+ Kitis , L!m!n-! Po-e.
agan P9!6 dan jalur kritis adalah jumlah jalur, atau serangkaian kegiatan yang
dapat ditelusuri pada P9!6 sederhana di atas, dengan mengikuti petunjuk garis
panah. &amanya waktu yang dibutuhkan untuk menelusuri setiap jalur dapat
dijumlahkan dengan menambahkan lamanya waktu dari jalur masing-masing
kegiatan.
/alur kritis #.P @ ritical Path% adalah jalur terpanjang dan dide(inisikan waktu
minimal yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek.
P9!6 pada gambar +.?. mempunyai jalur kritis yang terdiri dari kegiatan : !"#$"%
&'(INI"I)N% #N#L*!I!% &'!I+N% P$)+$#, -% !*!"', "'!"% #'P"#N'%
)P'$#"I)N% dan 'N&. Proyek tersebut membutuhkan total waktu : /01 $!i.
Pertemuan IV Halaman : 5
3.5. MEN'HITUN' BIAYA PROYEK (CALCULATING PROJECT
COST)
/ika kontrak proyek telah mempunyai harga tetap, 4anajer Proyek dapat
menghitung biaya kasar untuk tenaga kerja, dengan cara mengalikan jumlah tenaga
kerja per-hari dengan rata-rata biaya per-hari.
iaya pekerja perhari disebut Abiaya penuhB : yang harus mencakup biaya operasi,
sewa, administrasi pekerja, dan keuntungan. Untuk itu anda harus menambahkan
biaya tetap, seperti com.uter time% sewa peralatan khusus, biaya tak terduga, dan
sebaginya. iaya tetap harus dirinci oleh setiap e/timator untuk kegiatan utamanya.
Lihat +ambar 3.0. !1P'$P$)2'"
!ata-rata Pgr )? pd C D,''' per pd )?,'''
"euntungan 0?E ,F,)?'
=aktor risiko :
User berubah pikiran terhadap ,'E (ormat
iaya G ,'E tambahan waktu pemrograman ),?''
6otal pemrograman D ,',,0?'
0232 PENJADWALAN PROYEK (PROJECT SCHEDULE)

&angkah selanjutnya adalah menghitung jadwal proyek. Untuk melakukan hal ini,
perencana #4anajer Proyek% harus mengaplikasikan jadwal yang sebenarnya dari
perkiraan ke .-&917-! 7-2S #jadwal harian% atau lamanya pekerjaan.

Salah satu kesulitan tugas ini adalah mengalokasikan sumber daya manusia yang
akan bekerja pada kegiatan yang akan dilaksanakan, terutama ketika pekerjaan
Pertemuan IV Halaman : 0
berlangsung secara serentak. "esulitan lain adalah memutuskan bagaimana
mempersingkat pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan sumber daya yang
ada.
"emudian 4anajer Proyek menjadwalkan semua proyek pada kelender atau jadwal
yang nyata. 4etode terbaik untuk melakukan hal ini adalah dengan menggambarkan
ke dalam sebuah +antt hart atau -ar hart seperti pada gambar +.).
Lihat +ambar 3.3. !1P'$P$)2'" .ro4ect /chedule
0242 OUTLINE RENCANA PENDAHULUAN PROYEK
(PRELIMINARY PROJECT PLAN OUTLINE)
7ilengkapi dengan semua pengetahuan ini, 4anajer Proyek dapat menuliskan
dokumen penting ini. erikut ini adalah outline yang disarankan untuk PPP.
/2 Tim Po-e. (The Proe!" Te#$)
4enggambarkan struktur, siapa yang memberikan laporan, siapa yang menerima
laporan, kepada siapa berkomunikasi, dst.
Lihat +ambar 3.5. "6.ical Pro4ect "eam !tructure
Po)!mme #tidak lebih dari ? orang%. ertanggung jawab terhadap
pemrograman.
Pim"in!n Po-e. (Proe!" Le#%er)
4engawasi programmer.
ertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang bersi(at teknis, seperti
analisis, disain dan tugas-tugas pemrograman keseluruhan.
6ujuan utama : kualitas produk yang dihasilkan secara teknik.
Pertemuan IV Halaman : 3
M!n!5e Po-e. (Proe!" M#&#'er)
4anajer dalam tim #pimpinan, motivator, dll%.
ertanggung jawab terhadap semua komunikasi yang datangnya dari luar
#laporan, pertemuan-pertemuan, penghubung antara manajemen tingkat atas
dengan user%.
6ujuan utama : keberhasilan proyek #perencanaan, pengontrolan, komunikasi%.
2. Bi!-! Po-e. (Proe!"( Co(")
6ermasuk $S, membuat perkiraan dan perhitungan yang digunakan untuk
menaksir biaya dalam pembuatan produk.
02 Pen5!#6!* Po-e. (Proe!" S!he%)*e)
4erupakan bagian terpenting dalam proyek, dan dapat menggunakan metode
*antt.
72 Pemei.s!!n U*!n) (Re+,e-()
Pada bagian ini anda dapat menghubungkan antara pertemuan dari manajemen
utama dengan peninjau teknik #jadwal proyek akan memberikan in(ormasi ini%,
tujuan dari masing-masing peninjau, dan siapa yang akan mengerjakannya.
uatlah da(tar tanggung jawab dari orang-orang yang terlibat.
12 L!"o!n (Re.or"()
entuk dan isi dari laporan keadaan, laporan mile/tone dan dokumen proyek lain
dapat dirinci di dalam laporan tersebut.
32 Do.+ment!si (Do!)$e&"#",o&)
-da 0 jenis dokumen di dalam proyek, yaitu user dan manajemen proyek.
Pertemuan IV Halaman : 5
42 As+msi (A(()$.",o&()
7isini anda dapat menentapkan harga berdasarkan asumsi : dimana sebagian
besar adalah (akta yang diberikan oleh user.


Pertemuan IV Halaman : 7
LATIHAN SOAL 8
,. &atihan untuk kelompok : -nda adalah seorang pembuat rumah. -nda harus
membuat $S untuk proyek rumah tersebut. $S di bawah ini memiliki level '
dan level , dan beberapanya level 0 dan level +. Selesaikan $S di bawah ini
untuk kotak 0.'. eri nomor pada masing-masing kotak.
'.'
,.' 0.' +.'

,., ,.0 ,.+
,.0., ,.0.0 ,.0.+
Pertemuan IV Halaman : 18
!U4-H
49!91.-1-"-1
!U4-H
494-1*U1
!U4-H
491/U-&
!U4-H
&>"-S3 73S-31
P943&3H-1
&>"-S3
"9U-1*-1
P949&3-1
&>"-S3
494P9!>&9H
P9!S96U/U-1
0. 6ulislah sebuah !encana Pendahuluan Proyek #PPP% untuk proyek rumah
tersebut .
+. Perkirakanlah jumlah orang per-hari untuk membangun rumah tersebut #tidak
perlu akurat%. 7imulai dengan item pada level terendah dan sertakan $S nya.
5. Perkirakan lamanya waktu yang diperlukan untuk setiap tugas pada level 0.
uatlah dengan menggunakan P9!6. erapakah lamanya waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut H


Pertemuan IV Halaman : 11