Mengimport data murid dari APDM ke SPS

Sememangnya kaedah ini lebih mudah, kerana tiada query perlu dibuat dalam Microsoft Access
database. Saya terpaksa menerbitkan artikel ini kerana pada minggu ini, hampir setiap hari saya
menerima SMS/Whatsapp bertanyakan perkara ini. Sepatutnya konsep pemindahan data dalam
artikel saya terdahulu adalah copy paste Excel ke Excel sahaja. Ini bermaksud, jika guru
menggunakan APDM sebagai data utama, jadi copy paste sahaja Excel APDM ke template CSV
yang telah saya sediakan.
Baik, langkah pertama : Sila login masuk ke dalam laman sesawang APDM di alamat
http://apdm.moe.gov.my. Gunakan akaun admin sekolah anda untuk tujuan mengeksport data murid
dengan lengkap (termasuk alamat murid).
Setelah login, pergi ke menu Data Murid. Skrol ke bawah dan perhatikan pautan Klik sini untuk
memohon keseluruhan data sekolah.
Tekan menu tersebut dan bukannya butang Muat Turun Excel yang terdapat di baris setiap kelas.

Setelah anda download data tersebut, cari dalam folder Download (bergantung kepada setting
web browser anda) dan cari fail excel muatturun8_kodsekolah.xls. Fail excel tersebut mengandungi
beberapa worksheet mengikut kelas dan mengandungi maklumat lengkap murid, ibubapa.

Untuk menerbitkan artikel ini, saya menggunakan data yang diperolehi daripada Puan Nor Azah dari
SK Taman Bersatu Simpang Pulai. Ini adalah kerana data SPS sekolah saya telah pun lengkap
diimport dari SMM, jadi saya memerlukan data APDM sekolah lain untuk menunjukcara mengimport
data APDM masuk ke SPS. Menggunakan konsep yang sama, copy paste excel APDM masuk
template CSV.
Buka fail excel muatturun8_kodsekolah.xls tersebut. Sila semak nama kelas di dalam setiap
worksheet yang terjana, data murid lengkap dan mengandungi alamat murid.


Langkah berikutnya adalah guru perlu download pula template csv yang telah disediakan dalam
artikel terdahulu di sini ->http://www.teknologihijau.net/index.php/blog/manual-sps/38-import-data
Data contoh dari template csv boleh dipadam, dan gantikan data dengan fail excel APDM dari
muatturun8_kodsekolah.xls. Anda dinasihatkan agar menyediakan satu fail csv untuk setiap kelas,
dan sila cuba satu kelas terlebih dahulu. BERHATI-HATI dengan column I,J dan Z kerana
KodDarjah perlu mengikut format SPS.

Lajur FromLevelCode dan ToLevelCode, sila setkan ikut ketentuan:
AWAS!! Sila rujuk modul Pengurusan Maklumat Sekolah, dalam submodul Selenggara
Tahun/Tingkatan Persekolahan untuk kepastian kod darjah.
Untuk sekolah rendah, KODDARJAH (dalam lajur I,J,Z dalam template csv) ditentukan seperti
berikut:
Tahun Enam = 70
Tahun Lima = 60
Tahun Empat = 50
Tahun Tiga = 40
Tahun Dua = 30
Tahun Satu = 20
Untuk sekolah menengah, KODDARJAH (dalam lajur I,J,Z dalam template csv) ditentukan seperti
berikut:
Tingkatan Satu = 110
Tingkatan Dua = 120
Tingkatan Tiga = 130
Tingkatan Empat = 140
Tingkatan Lima = 150
Tingkatan Enam Bawah = 160
Tingkatan Enam Atas = 170
Murnikan data template csv dengan fail apdm anda dengan berhati-hati. Sekiranya ada lajur yang
tidak matching dengan template csv seperti tarikh lahir, anda boleh mengubah atau menukar tarikh
lahir tersebut melalui formula =DATEVALUE(sel-tarikh-lahir-apdm).
Apabila melihat format tarikh lahir dalam data APDM, didapati format tarikhnya adalah 30-0ct-01, dan
tidak sama untuk format SPS. Apa yang perlu kita lakukan adalah mula-mula insert column baru
sebelah Tarikh Lahir. Namakan column tersebut seperti ConvertTarikh (atau apa-apa jua), untuk
menunjukkan tarikh yang akan kita convert. Klik sel di bawah nama medan ConvertTarikh sebentar
tadi dan taip formula =DATEVALUE(E5) dan tekan ENTER.

Sekiranya anda dapati proses convert tadi tidak menepati format tarikh dd/mm/yyyy, kita lupa satu
perkara. Ya, kita perlu format column baru iaitu ConvertTarikh tadi. Highlight column baru, klik kanan
dan tekan Format Cell. Pastikan column ConvertTarikh disetkan Date dengan format dd/mm/yyyy.
Sekiranya tarikh telah berjaya diset format dd/mm/yyyy, drag sel pertama dalam column
ConvertTarikh ke sel terbawah (teknik copy formula). Kemudian, HIGHLIGHT semua sel dalam
column ConvertTarikh, COPY dan buka template csv yang sedang dimurnikan tadi, PASTE ke
dalam colum TLAHIR. Sebelum PASTE, klik kanan dan PASTE SPECIAL. Pilih VALUE dan menu
PASTE dan klik OK. Dengan ini, column TLAHIR telah selamat dicuci dengan data APDM.

Untuk proses import masuk SPS, sila rujuk artikel saya terdahulu di sini -
> http://www.teknologihijau.net/index.php/blog/manual-sps/38-import-data
Sekiranya guru-guru ada permasalahan, boleh whatsapp sahaja saya di talian 012-5798753. Saya
memang ada menerima upah untuk mengimport data APDM/SMM masuk SPS (enrolmen 500 pelajar
ke bawah RM100, 1000 ke bawah RM200, 1500 ke bawah RM300)... tetapi sekarang saya amat
sibuk dengan tempahan-tempahan sistem sukan kejola excel, penyelenggaraan sistem rphonline
dsb.
Azharul Faiz Zainal Abidin
PPPS DG44 (KUP)
Penyelaras ICT (Bestari)/Guru Data/Penyelaras Makmal Komputer Virtual Desktop Infrastructure Lab
VDI Thin Client/Juruteknik
Pengaturcara PHP/MySQL
012-5798753

Bagaimana mengimport data murid SMM/APDM ke SPS


7
joomla 3.0
Terkini: Artikel terbaru saya "Bagaimana mengimport data APDM sahaja ke SPS". Kemaskini
10 Februari 2014 jam 8.35pm.
Akhirnya saya berjaya menjumpai teknik mengimport data murid ke Sistem Pengurusan Sekolah. Ya,
data murid SMM atau APDM boleh diimport ke dalam SPS. Pada mulanya saya berfikir guru kelas
pasti akan terbeban sekiranya terpaksa menaip semula dari kosong data murid.
Saya pun go through SPS dan mendapati dalam Modul Pengurusan Murid terdapat
submodul Perpindahan Murid. Terdapat menu Import Fail Perpindahan Murid.
Sebenarnya database kebanyakan sistem boleh dimuatnaik sama ada secara front-end mahupun
back-end. Saya mendapat idea untuk memindahkan murid terlebih dahulu dengan mengeksport
maklumat murid dalam sistem SPS. Setelah maklumat murid dieksport, fail murid boleh dimuatturun
dalam Log Perpindahan Murid (dalam modul Pengurusan Murid). Setelah memilih Format SPS, fail
zip akan dimuatturun. Sila extract, dan terdapat beberapa fail comma separated values (cvs).
Fail yang perlu dikemaskini/modify adalah Maklumat Murid.csv. Sekiranya anda terlebih rajin, anda
boleh modify semua fail csv berkenaan. Untuk memudahkan anda memindahkan data murid, saya
akan kepilkan fail csv berkenaan dalam artikel ini. Sila rujuk bahagian bawah artikel untuk download
fail Maklumat Murid.csv format SPS.
Namun dalam artikel saya ini, saya hanya akan menunjukcara modify fail asas murid. Anda perlu
membuka sama ada fail SMM melalui SMMDATA.mdb ataupun fail Aplikasi Pangkalan Data Murid
(APDM) - eksport fail ke excel atau papar data online.

Kemudian, buat satu query sendiri. Sebagai contoh dalam fail SMM, buka SMMDATA.mdb, add
table Tmurid dalam Query Designer. Pilih medan-medan seperti yang tercatat dalam fail Maklumat
Murid.csv berkenaan. Untuk rujukan bagaimana membuat query ini, sila rujuk artikel bertajuk
"Bagaimana membuat query dalam SMM".
Setelah query yang dibina siap, jana query dan simpan query anda sebagai query-import-sps. Masih
dalamMicrosoft Access, pergi ke senarai query dan right-click query-import-sps. Export fail ke
dalam format Microsoft Excel.
Kemudian buka fail excel tersebut. Pastikan NoKP murid tiada ralat. Sebagai contoh, no kad
pengenalan murid 010131083443. Apabila dieksport, mungkin nombor sifar di hadapan sekali hilang
dan menjadi 10131083443. Sekiranya nombor sifar hilang, pastikan lajur NoKP diset sebagai TEXT
dan bukannya nombor. Jika tidak, gunakan kemahiran excel anda, letak formula CONCATENATE 0
dan NoKP yang ralat dan jana lajur baru.



Pastikan anda membuka Maklumat Murid.csv, copy paste fail dari excel hasil eksport query SMM ke
lajur dalam Maklumat Murid.csv. Ikut lajur sedia ada dan jangan silap. Penuhkan Maklumat Murid.csv
dengan maklumat murid mengikut hasil query yang telah anda eksport ke Excel. Simpan fail csv dan
kita akan mengupload fail csv tersebut ke dalam sistem SPS.
Lajur FromLevelCode dan ToLevelCode, sila setkan ikut ketentuan:
70 untuk darjah 6, 60 untuk darjah 5, 50 untuk darjah 4, 40 untuk darjah 3, 30 untuk darjah 2, 20
untuk darjah 1 dan sebagainya. Sila rujuk modul Pengurusan Maklumat Sekolah, dalam submodul
Selenggara Tahun/Tingkatan Persekolahan untuk kepastian kod darjah.
Lajur FromLevelCode dan ToLevelCode, sila setkan ikut ketentuan:
Sila rujuk modul Pengurusan Maklumat Sekolah, dalam submodul
Selenggara Tahun/Tingkatan Persekolahan untuk kepastian kod darjah.
Untuk sekolah rendah, KODDARJAH (dalam lajur I,J,Z dalam template csv) ditentukan seperti
berikut:
Tahun Enam = 70
Tahun Lima = 60
Tahun Empat = 50
Tahun Tiga = 40
Tahun Dua = 30
Tahun Satu = 20
Untuk sekolah menengah, KODDARJAH (dalam lajur I,J,Z dalam template csv) ditentukan seperti
berikut:
Tingkatan Satu = 110
Tingkatan Dua = 120
Tingkatan Tiga = 130
Tingkatan Empat = 140
Tingkatan Lima = 150
Tingkatan Enam Bawah = 160
Tingkatan Enam Atas = 170
Anda juga perlu menggabungkan KodTingkatan/Tahun dengan NamaKelas dalam satu
lajur dalam format csv Maklumat Murid.csv.
Definisi Variabel untuk setiap LAJUR dalam TEMPLATE CSV:
COLUMN A - FromSchoolName -> Letak nama sekolah (mengikut data EMIS/SPS)
COLUMN B - FromSchoolCode -> Letak kod sekolah (mengikut data EMIS/SPS)
COLUMN C - FromLevelName -> Letak tahun/tingkatan semasa. Contoh TAHUN ENAM, bukannya TAHUN 6
COLUMN D - FromSchoolAddress -> Letak alamat sekolah mengikut alamat dalam EMIS/SPS
COLUMN E - FromSchoolState -> Ejaan, seperti Perak, Johor
COLUMN F - FromSchoolCountry -> Taip Malaysia
COLUMN G - ToSchoolName -> Sama nilai dengan column A
COLUMN H - ToSchoolCode -> Sama nilai dengan column B
COLUMN I - FromLevelCode -> Rujuk AWAS di atas
COLUMN J - ToLevelCode -> Rujuk AWAS di atas
COLUMN K - FromYear -> 2014
COLUMN L - ToYear -> 2014
COLUMN M - TarikhMohon -> 02/01/2014
COLUMN N - TarikhPindah -> 02/01/2014
COLUMN O - Alasan -> IMPORT APDM
COLUMN P - KP -> 12-digit no kad pengenalan pelajar
COLUMN Q - KODSEK -> Sama nilai dengan column B
COLUMN R - NAMA -> Nama pelajar
COLUMN S - TLAHIR -> Tarikh lahir pelajar dalam format dd/mm/yyyy. Contoh 16/04/2001
COLUMN T - ALAMAT -> Alamat pelajar, paste alamat APDM ke column ini
COLUMN U - ALAMAT2 -> Biar kosong (null)
COLUMN V - POSKOD -> Letak satu poskod yang sama
COLUMN W - BANDAR -> Letak satu bandar yang sama
COLUMN X - NEGERI -> 1 untuk Johor, 8 untuk Perak
COLUMN Y - TELEFON -> Jika ada, paste. Boleh biar kosong
COLUMN Z - DARJAH -> Rujuk AWAS di atas
COLUMN AA -
COLUMN AB -
COLUMN AC -
COLUMN AD -
COLUMN AE -
COLUMN AF -


Setelah fail Maklumat Murid.csv anda siap dimurnikan dengan data SMM, anda boleh membuka
sistem SPS di url https://sps.1bestarinet.net/SPS. Login sebagai System Administrator. Setelah
login, klik menu Pentadbir Sekolah. Pergi ke modul Pengurusan Murid dan klik
submodul Perpindahan Murid. Klik Import Fail Perpindahan Murid, dalam medan Choose File,
cari fail Maklumat Murid.csv anda. Akhir sekali, tekan Import. Sistem akan memapar alert Pasti
untuk Import Data, tekan Ya. Tunggu sehingga sistem memapar fail csv berjaya diimport.

Di dalam modul Pengurusan Murid, pergi ke submodul Penempatan Murid Secara Manual. Anda
perlu filter terlebih dahulu rekod yang ingin dipindahkan. Sebagai contoh, saya baru mengimport data
tahun 5. Jadi saya pilih Darjah 5 dan kelas pilih Tiada Kelas. Tekan Carian. Tunggu hingga sistem
memapar senarai murid Darjah 5 yang masih Tiada Kelas.
Ok. Di sini anda memerlukan satu senarai murid mengikut kelas yang lengkap. Di sini saya
menggunapakai senarai nama murid dalam Aplikasi Pangkalan Data Murid (APDM), login sebagai
Sekolah. Eksport data murid ke format Excel, dan saya splitkan screen, satu sistem SPS dan satu fail
eksport nama murid dari APDM.
Tikkan nama murid yang hendak dipindahkan dan tekan Pindah Murid. Dalam halaman Pindah
Murid, tetapkansetting tarikh efektif (saya masukkan awal tahun persekolahan sebagai tarikh
efektif) dan nama kelas. Nama-nama murid Darjah 5 tadi saya pindahkan ke D5 Ibnu
Khaldun. Tekan Pindah Murid. Sistem akan memproses perpindahan murid bergantung kepada
jumlah murid. Lagi ramai murid, lagi lama proses query pindah murid dilakukan.
Setelah selesai proses penempatan murid secara manual, jangan lupa Selenggara Maklumat
Murid. Login sebagai guru kelas, kemudian selenggara maklumat murid. Cara import data SMM ke
SPS ini hanya mengimport maklumat asas, namun maklumat-maklumat lain masih perlu
diselenggara dalam SPS itu sendiri. Jadilah, daripada kena key-in nama murid dari kosong, setidak-
tidaknya nama murid dah sedia ada dalam SPS. Baru tugas menyelenggara maklumat murid diagih
kepada guru kelas. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing.
Video tutorial menunjukkan tatacara mengimport fail csv yang disediakan melalui data APDM/SMM
masuk ke Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) dan seterusnya menempatkan pelajar di dalam kelas
mereka secara manual.

Sekiranya anda telah login sebagai Guru Kelas tetapi tidak nampak menu untuk menyelenggara
maklumat murid, sila rujuk artikel bertajuk "Ralat Guru Kelas dalam SPS".


Sesi perkongsian ilmiah bersama Guru Besar SK Seri Permai, Tuan Haji Abdullah dan Penyelaras
SPS Sekolah SKSP, Cikgu Faries. Terima kasih kerana berkunjung ke tebuk Parit Haji Aman (29
Oktober 2013)
Terima kasih sekali lagi kerana menggunakan artikel saya ini untuk menguruskan data murid sekolah
anda. Pengunjung dibenarkan untuk share/copy paste maklumat ini ke dalam blog/web/laman sosial
anda. Tapi jangan lupa nyatakan sumber url saya ini ya!
Azharul Faiz Zainal Abidin
PPPS DG44 (KUP)
Penyelaras ICT (Bestari)/Guru Data/Penyelaras Makmal Komputer Virtual Desktop Infrastructure Lab
VDI Thin Client/Juruteknik
Pengaturcara PHP/MySQL
012-5798753