MAJLIS RASMI-PROTOKOL

KONSEP PROTOKOL DAN ETIKET SOSIAL

Perkataan protokol berasal daripada
perkataan Yunani, iaitu Protos bermaksud
yang pertama dan kolla bermaksud pelekat.
Ditakrifkan sebagai satu susunan keutamaan
dalam pangkat dan status serta prosedur yang
betul dalam pertukaran diplomatik dan
upacara - upacara negara.
Secara umumnya, protokol didefinisikan sebagai
peraturan-peraturan yang diterima oleh semua
pihak sama ada dalam perhubungan seharian
dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat
serta dalam majlis rasmi dan tidak rasmi.
Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun,
memudahkan pengurusan dan pengendalian
majlis, serta memberi penghormatan yang
sewajarnya kepada seseorang.
Amalan-amalan seperti memberi salam hormat,
sapaan, adab berbual, adab makan, adab
berpakaian, adab duduk serta berdiri adalah
protokol yang kita amalkan setiap hari.
Etiket Sosial
Salah satu aspek dalam etiket sosial adalah tatacara menghadiri majlis.
Terdapat beberapa panduan bagi menghadiri sesuatu majlis rasmi. Di
antaranya adalah:
a) Menjawab kad jemputan (hadir atau tidak sebelum tarikh yang
dicatatkan)
b) Teliti pakaian yang hendak dipakai
c) Memastikan kelengkapan diri kemas dan cukup
d) Tinjauan tempat majlis, agar tidak lewat sampai
e) Ikut arahan penyambut
f) Ikut peraturan yang ditetapkan
g) Berdiri menghadap tetamu kehormat

Panduan-panduan ini harus diikuti agar majlis yang kita hadiri
tidak diganggu oleh ketidaksediaan kita dan juga agar tetamu-
tetamu lain rasa selesa dengan kehadiran kita.
PENGENDALIAN MAJLIS RASMI
Majlis rasmi bermaksud sesuatu majlis formal
yang mengandungi tatacara dan protokol
tertentu yang perlu diikuti.
Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam
pengendalian majlis rasmi adalah:

i. Jawatankuasa Majlis rasmi
ii. Tempat majlis
iii. Senarai jemputan
iv. Aturcara majlis
v. Kesesuaian pakaian
vi. Kad jemputan
vii. Menu untuk jamuan
viii. Susunan tempat duduk
ix. Juruacara
x. Penyambut tetamu
xi. Raptai
xii. Pasca nilai
Penyediaan Senarai Jemputan
Biasanya, dalam sesuatu majlis rasmi,
Jawatankuasa Jemputan dan Urusetia
hendaklah mengenal pasti para jemputan dan
menyediakan empat jenis senarai jemputan.
4 senarai jemputan tersebut ialah:
1) Ringkasan senarai jemputan
2) Senarai nama
3) Senarai keutamaan
4) Senarai kehadiran
1. Ringkasan senarai jemputan
Dicatat dalam kertas kerja perancangan dan merupakan senarai
yang pertama.
Disediakan untuk mengetahui secara kasar kategori tetamu dan
bilangannya.
Contoh ringkasan senarai jemputan bagi majlis rasmi Hari Ucapan
dan Penyampaian Hadiah Sekolah.
Senarai Jemputan
1. Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri dan PPD 2 orang
2. Guru Besar/Pengetua Sekolah 14 orang
3. Jawatankuasa PIBG 20 orang
4. Ketua-ketua Jabatan 5 orang
5. Jawatankuasa Pembimbing Pelajar 15 orang
6. Ibu Bapa 700 orang
________
Jumlah 756 orang
2. Senarai Nama (senarai kedua)
Jawatankuasa Jemputan perlu menyenaraikan
nama tetamu dan tetamu kehormat mengikut
kategori.
Senarai tersebut mengandungi maklumat-
maklumat berikut:
i. Nama penuh dengan gelaran serta pingat (jika
ada)
ii. Jawatan dan pangkat
iii. Alamat pejabat dan telefon
iv. Alamat rumah dan telefon (jika perlu)
v. Nama setiausaha sulit atau PA serta telefon (jika
ada)

3. Senarai keutamaan (senarai ketiga)
Senarai ini diambil daripada senarai nama
(senarai kedua) disusun mengikut keutamaan.
Contoh:
Senarai Keutamaan
1) YB. Tan Sri Musa Muhamad Menteri
Pendidikan Malaysia
2) Haji Razali Ismail Pengarah BPG
3) Ybhg. Dato Shafie Ismail Pengarah Jabatan
Pendidikan Kelantan
4. Senarai kehadiran
Digunakan untuk mengenal pasti tetamu yang
akan hadir atau tidak hadir.
Dalam majlis rasmi yang besar, nombor kerusi
tetamu dicatat dan ditentukan bagi setiap
tetamu yang memberi jawapan untuk hadir.
Susunan Keutamaan
Urusetia atau Jawatankuasa Sambutan/ Protokol perlu
menyenaraikan susunan keutamaan bagi tetamu
jemputan (VIP) dan tetamu kehormat (VVIP) dalam
majlis rasmi.
Susunan keutamaan perlu ditentukan dengan dua
tujuan, iaitu:
1) Jawatankuasa Persiapan Tempat perlu menyediakan
tempat duduk tetamu dalam majlis tersebut
mengikut susunan keutamaan.
2) Pengerusi majlis/ juruacara akan membaca nama,
pangkat dan jawatan tetamu kehormat dan tetamu
jemputan mengikut susunan keutamaan.
Dua kategori asas pertimbangan bagi menentukan susunan
keutamaan, iaitu:
1) Pegawai-pegawai perkhidmatan kerajaan (bermula
daripada DYMM Seri Paduka Baginda Yang di-pertuan
Agong dan YAB), Perdana Menteri sehingga kepada
pegawai kerajaan di peringkat tertentu. Asas ini adalah
berpandukan:
Jenis jawatan
Gred jawatan
Gaji
Darjah kebesaran

2) Asas yang diambil kira untuk orang awam ialah:
Kedudukan dalam masyarakat
Darjah kebesaran
Susunan Tempat Duduk
Dalam majlis rasmi, susunan tempat duduk
mesti mematuhi susunan keutamaan yang
diwartakan.
Susunan tempat duduk bagi majlis perasmian:
a) Kekananan bagi dua orang:

b) Kekananan bagi tiga orang:




1
2
b) Kekananan bagi lima orang:
c) Kekananan bagi empat orang:
3 1 2 4
Tertib Di Meja Makan
Beberapa tatacara perlu diketahui semasa berada di
meja makan. Antaranya ialah:
1) Duduk di ruangan atau kerusi dengan tertib dan
memakai napkin.
2) Memastikan dan mengetahui cara menghidang
makanan sama ada masakan Barat, masakan
tradisional, masakan Cina dan sebagainya, Ini
kerana cara menghidang adalah berbeza mengikut
jenis masakan dan mangkuk yang digunakan.
3) Sesetengah sajian Cina menggunakan beberapa
jenis mangkuk dan sudu. Pastikan mangkuk dan
sudu yang digunakan tidak digunakan secara salah.
Contohnya, mangkuk nasi digunakan untuk
memasukkan sup.

4) Mengetahui susunan gelas, sudu dan garpu. Misalnya
bagi sajian cara Barat, gelas dan cawan diletakkan di
sebelah kanan pinggan makan. Setiap orang perlu
mengambil gelas dan cawan di sebelah kanan mereka.
5) Mengambil sayur-sayuran atau lauk yang berada di
bahagian hadapan. Tunggu giliran dengan sabar. Ambil
sayur-sayuran atau lauk dengan kadar yang sedikit
sahaja supaya semua orang dapat menikmatinya.
6) Pastikan sudu atau garpu tidak berlaga atau
mengeluarkan bunyi ketukan dengan pinggan nasi atau
mangkuk.
7) Kunyah makanan dengan perlahan-lahan. Jangan
bercakap semasa makanan masih banyak di dalam
mulut.
8) Angkat tangan jika perlu bantuan pelayan dan tunggu
sehingga pelayan sampai.
Susunan Bendera
Biasanya dalam sesuatu majlis rasmi, bendera-
bendera yang terlibat adalah bendera negara,
bendera negeri dan bendera badan/
pertubuhan (berkenaan).
Jika majlisnya adalah majlis Peringkat
Persekutuan, maka bendera Negara diberi
keutamaan; manakala dalam majlis peringkat
Negeri, bendera Negeri diberikan keutamaan.
Contoh:
Majlis Peringkat Persekutuan.
(bendera Negara diletak di sebelah kanan)

Majlis Peringkat Negeri
(bendera Negeri diletak di sebelah kanan)