30

VIII. KAJI ULANG MANAJEMEN

4.15.1 Sesuai dengan jadwal dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya, manager
puncak laboratorium harus secara periodik menyelenggarakan kaji ulang pada
sistem manajemen laboratorium dan kegiatan pengujian dan/atau kalibrasi yang
dilakukan untuk memastikan kesinambungan kecocokan dan efektivitasnya, dan
untuk mengetahui perubahan atau peningkatan yang diperlukan. Kaji ulang harus
memperhitungkan:
- kecocokan kebijakan dan prosedur
- laporan dari staf manajerial dan personil penyelia
- hasil dari audit internal yang terakhir
- tindakan perbaikan dan pencegahan
- assesmen oleh badan eksternal
- hasil uji banding antar labortorium dan uji profisiensi
- perubahan volume dan jenis pekerjaan
- umpan balik costumer, dan pengaduan
- rekomendasi tentang peningkatan
- faktor - faktor relevan lainya, seperti kegiatan pengendalian mutu, sumber daya
dan pelatihan staf
4.15.2 Temuan kaji ulang manajemen dan tindakan yang dilakukan harus direkam.
Manajemen harus memastikan tindakan tersebut dilaksanakan dalam jangka waktu
yang sesuai dan disepakati. (Sumber: ISO/IEC 17025 Versi Bahasa Indonesia).

Pembahasan
Manajemen puncak dari suatu organisasi perlu mengadakan inspeksi/ peninjauan
secara periodik untuk mengkaji sistem manajemen mutunya dan menginspeksi seluruh
aktifitas laboratorium pengujian dan/atau kalibrasi guna memastikan adanya kesuaian dan
effektivitas dan menunjukan perlunya perubahan atau perbaikan. Kaji ulang managemen
sebaiknya direncanakan untuk menentukan perubahan perubahan apa dan untuk
memastikan bahwa susunan mutu dari suatu organisasi terus menerus berkesinambungan,
untuk mempertemukan apa yang menjadi keperluan organisasinya kedepan.
Perencanaan diperlukan agar kegiatan yang akan dilakukan bisa effektif dan effisien,
maka diperlukan catatan perubahan dari suatu peristiwa/kejadian yang dijadikan temuan
baik dibidang organisasi, sarana dan prasarana yang menunjang seluruh aktivitas
laboratorium pengujian dan/ atau kalibrasi seperti fasilitas ruangan, peralatan , dan
prosedure. Perubahan diperlukan didasarkan pada hasil audit eksternal , adanya keluhan
customer, hasil audit internal yang dilakukan sebelumnya, hasil uji banding antar
laboratorium, hasil uji profisiensi, hasil visitasi saat diadakan survelen.
Layanan costumer terhadap keluhan ketidaksesuaian baik segi manajemen maupun
teknis harus segera ditanggapi dan diselesaikan secara profesional sehingga tidak akan
menyebabkan kehilangan costumer.

31

Rekaman hasil audit internal menginspeksi seluruh aktivitas laboratorium yang
berkaitan dengan persyaratan yang diperlukan dalam sistem manajemen sebaiknya
dijadikan acuan dasar untuk mengkaji ulang manajemen. Secara formal rekaman harus
ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang yaitu manajemen mutu sebagai penanggung
jawab kegiatan audit.
Uji banding antar laboratorium dalam rangka penjaminan mutu hasil pengujian
dan/atau kalibrasi juga dijadikan rujukan dalam pelaksanaan kaji ulang manajemen. Uji
banding antar laboratorim sebaiknya laboratorium yang sudah terakreditasi ISO/IEC 17025
agar hasil uji banding bisa dipertanggung jawabkan sesuai dengan yang dipersyaratkan.
Kekurangan maupun kelebihan hasil uji banding harus dimaknai sebagai kegiatan untuk
keberlajutan laboratorium dalam rangka penjaminan mutu dari aktivitas teknis
laboratorium, misalkan apakah medote uji dan personil yang melakukan pengujian dan/atau
kalibrasi sudah sesuai atau belum dari persyaratan teknis yang dijadikan standar acuan
(misalkan SNI No:...)
Uji profisiensi mempunyai tujuan yang sama dalam rangka penjaminan mutu dari
segi teknis yang mana sampel ditawarkan/diberikan oleh laboratorium lain baik dalam
negeri maupun luar negeri. Tentu dalam melakukan uji profisiensi laboratorium tersebut
mempunyai hasil pembanding yang lebih luas untuk uji kelayakan atau unjuk kerja yang
dilakukan personil laboratorium. Dari hasil ujuk kerja didapatkan hasil pengujian dan /atau
kalibrasi masuk kategori memenuhi standar atau tidak. Sehingga dari hasil pengujian dan
/atau kalibrasi akan menjadi acuan sebagai bahan masukan untuk melakukan perubahan,
misal metode yang digunakan, personil, peralatan dan bahan yang digunakan dan aspek
aspek lain yang dapat mempengaruhi mutu hasil pengujian dan /atau kalibrasi. Personil
yang tidak berkompenten, peralatan yang belum terkalibrasi, kemurnian/ standar bahan
yang yang tidak sesuai, bahan yang sudah kadaluarsa, dan suhu ruangan /penyipanan
bahan sangat berpengaruh pada mutu hasil pengujian dan /atau kalibrasi
Survelen yang dilakukan oleh lembaga pemberi sertifikat akreditasi pada dasarnya
mengevaluasi semua aktivitas laboratorium yang terakreditasi untuk memastikan apakah
aktivitas yang dilakukan oleh semua unsur unsur laboratorium bisa berlanjut atau tidak
didasarkan pada persyaratan manajemen maupun teknis. Jika personil yang melakukan
survelen menemukan temuan yang sangat berpengaruh pada mutu hasil pengujian dan
/atau kalibrasi dan bersifat mayor maka kemungkinan terberat adalah pencabutan status
akreditasi laboratorium. Jika ditemukan temuan temuan yang bersifat minor, laboratorium
berhak untuk memperbaiki temuan tersebut dalam rentang waktu yang disepakati bersama
antar kedua pihak yaitu pimpinan puncak dan personil yang melakukan survelen. Apapun
hasil dari kegiatan survelen seperti rekomendasi, temuan-temuan selama kegiatan dan
tindakan perbaikannya perlu dicatat/direkam sebagai bahan masukan dalam kegiatan kaji
ulang manajemen. Harapan kedepan laboratorium tetap berjalan dan berkelanjutan sesuai
dengan kebijakan, tujuan, dan sasaran mutu yang tersirat dalam panduan mutu.
Dari berbagai masukan yang dihasilkan dari keluhan costumer, audit internal, uji
banding, uji profisiensi, kegiatan survelen, pihak organisasi laboratorium mempunyai

32

gambaran tentang kepastian terhadap kesesuaian dan ketidaksesuain yang didasarkan pada
persyaratan sistem manajeme mutu yang dilakukan oleh semua unsur laboratorium dalam
rentang waktu yang ditentukan. Muara dari semua kegiatan tersebut adalah apakah
sebaiknya kebijakan, tujuan, dan sasaran mutu jika diperlukan untuk ditinjau ulang dan
direvisi, sehingga untuk tahun kedepan kebijakan dan tujuan mutu tersebut akan lebih siap.
Semua ini menjadi tanggung jawab manajemen puncak sebagai kendali semua kegiatan
laboratorium untuk melakukan perbaikan melalui kegiatan kaji ulang manajemen yang
sekurang kurangnya satu kali dalam satu tahun.
Manajemen puncak dari suatu organisasi sebaiknya bertanggung jawab untuk
mereview manajemen yang menyangkut segi mutu, administratif , dan teknik yang sudah
maupun sedang berjalan dalam untuk menjamin keberlanjutan sistem laboratorium yang
dipersyaratkan oleh ISO/IEC17025. Untuk meringankan tanggung jawab manajer puncak,
seluruh personil yang terlibat juga harus bertanggung jawab untuk mendesain dan
mengimplementasikan sistem manajemen organisasinya, operasional teknis, untuk
pengambilan keputusan dari hasil penemuan audit internal dan penilaian ekternal yang akan
dijadikan rujukan dalam kaji ulang manajemen. Oleh karena itu kaji ulang merupakan
kegiatan yang terprogram sebagai kegiatan tahunan dan manajemen puncak sebagai
pemegang otoritas berhak untuk mengeksekusi kegiatan ini yang mana harus semua
staf/personil seperti manajer puncak, mutu , teknik, dan penyelia atau semua yang terlibat
dalam operasional laboratorium pengujian dan /atau kalibrasi harus hadir. Sebagai contoh
manajer mutu bertanggung jawab bahwa semua rivew harus disusun secara sistematik dan
memastikan bahwa semua indikasi yang dicatat/direkam dalam kaji ulang manajemen
diimplementasikan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Jika laboratorium tersebut mempunyai suatu organisasi kecil, maka seseorang dapat
mengisi fungsi yang ada dalam kegiatan operasional laboratorium, misalkan manajer
puncak merangkap manajer mutu dan teknik. Seseorang yang merangkap fungsi/tugas yang
diembanya akan berjalan baik jika dijalankan secara konsisten dengan menempatkan diri
sesuai fungsi dan tugasnya.
Agenda kaji ulang manajemen secara formal meliputi:
1) Materi bisa dimunculkan dari materi kaji ulang manajemen sebelumnya
2) Kebijakan mutu dan tujuan jangka menengah maupun pendek
3) Kesesuaian mutu dan semua operasional prosedur, mencakup perubahan - perubahan
yang diperlukan termasuk yang ada dalam panduan mutu.
4) Laporan secara manajerial dan personil supervisor
5) Hasil dari audit internal dan follow up nya
6) Hasil kegiatan perbaikan dan pencegahan
7) Hasil laporan kegiatan kunjungan survelen dan penilaian badan akreditasi serta tindakan
perbaikan yang telah dilakukan oleh organisasi laboratorium
8) Laporan hasil audit yang dilakukan oleh customer serta tindakan perbaikanya
9) Hasil analisa yang didapatkan dalam mengikuti kegiatan uji banding antar laboratorium
uji/kalibarasi , uji profesiensi dan keperluan berpartisipasi lagi pada materi lain

33

10) Kecenderungan hasil analisa yang dilakukan oleh laboratoriumnya dalam rangka
penjaminan mutu
11) Kecukupan personil dan peralatan pendukung kegiatan laboratorium uji/kalibrasi
12) Rencana kedepan dan mengestimasi kerja yang baru, penambahan staf, peralatan baru
maupun perubahan metode
13) Training untuk staf baru atau penyegaran bagi staf yang sudah ada
14) Analisa dari pengaduan dan masukan dari customer
15) Rekomendasi untuk perbaikan
Hasil kaji ulang sebaiknya diberikan ke sistem perencana organisasi yang meliputi:
a) Revisi kebijakan mutu dan tujuan yang dinyatakan dalam jangka menengah atau
jangka panjang
b) Perencanaan program dan tindakan pencegahan, mencakup setting tujuan untuk
1 tahun kedepan
c) Formal tindakan perencanaan perlu diperhatikan jadwal untuk mengimplikasikan
perubahan sistem manajemen yang disetujui dan /atau pengoperasian dari tujuan
organisasinya