1

CHAPTER 1 Achieving Success Through Effective Business Communication

Para pekerja professional dalam meraih kesuksesan di dunia kerja mengharuskan
memiliki kemampuan komunikasi, baik untuk internal maupun eksternal perusahaan.
Komunikasi merupakan proses mengirimkan dan menerima pesan. Pokok dari komunikasi
adalah berbagi menyediakan data, informasi dan wawasan dalam pertukaran informasi yang
berguna antara orang yang berkomunikasi. Komunikasi efektif akan membantu perusahaan
dalam mencapai tujuan perusahaan.

Setiap perusahaan memiliki 2 (dua) jenis cara yaitu komunikasi secara formal dan
informal. Komunikasi secara formal yang paling sering digunakan di lingkungan perusahaan
terdiri dari downward communication (komunikasi antara atasan dan bawahan), upward
communication (komunikasi dari bawahan kepada atasan) dan horizontal communication
(komunikasi antar departemen dalam rangka berbagi informasi, mengkoordinasikan tugas dan
menyelesaikan masalah yang kompleks). Komunikasi secara informal digunakan dimanapun
para karyawan ingin berinteraksi secara personal (sosialisasi) dalam lingkungan perusahaan.

Setiap orang yang berkomunikasi tentu berharap komunikasi tersebut menjadi efektif
karena berkomunikasi akan memberikan pengaruh terhadap persepsi orang terhadap anda
sebagai seorang professional. Selain itu, komunikasi anda akan memegang peran penting dalam
usaha meningkatkan efisiensi, kualitas, respons dan inovasi sebagai wujud kesuksesan
perusahaan. Saat jenjang karir anda meningkat dan memiliki posisi yang membutuhkan tanggung
jawab yang lebih besar dan kepemimpinan yang baik maka komunikasi akan menjadi suatu hal
yang penting dalam pekerjaan anda.

Berikut adalah 5 (lima) komunikasi bisnis yang efektif yaitu komunikasi bisnis
berorientasi pada tujuan tertentu serta pada umumnya tujuan praktis yang cenderung persuasif
dalam upaya untuk mencapai keuntungan, menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan
dimengerti, pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan,
pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya, dan
pesan tersebut persuasive dalam rangka penerima pesan menerima ide dan rekomendasi pemberi
pesan.

Dalam proses berkomunikasi berikut adalah tahapan yang dilalui yaitu pengirim pesan
(komunikator) memiliki ide dan mengubah ide menjadi symbol-simbol tertentu dalam pesan
yang kemudian pesan tersebut dihasilkan melalui suatu media, kemudian komunikator
menyampaikan pesan misal dengan tatap muka maka pesan membutuhkan saluran (channel)
berupa udara untuk menyampaikan getaran nada / suara berisi pesan, audience atau komunikan
menerima pesan dan menerjemahkan kembali symbol-simbol tersebut di dalam pesan kemudian
komunikan memberikan respon pada pesan dan memberikan feedback ke komunikator.
2


Dalam aplikasinya di perusahaan proses komunikasi tersebut di lingkungan organisasi
terutama antar karyawan diharapkan untuk memiliki kemampuan berkomunikasi seperti
mengorganisasi ide-ide dan informasi secara baik antara kenyataan dan gagasan yang ada
(koheren) serta lengkap, memperlihatkan dan menyajikan ide-ide dan informasi yang koheren
dan persuasive, mendengarkan karyawan lain secara efektif, berkomunikasi secara efektif dengan
individu yang memiliki latar belakang serta pengalaman yang beragam, menggunakan teknologi
sebagai alat komunikasi secara efektif dan efisien, berkomunikasi dalam tatanan yang beradab
yang merefleksikan etika bisnis.

Lingkungan perusahaan menciptakan suatu kultur atau budaya perusahaan secara
beragam, namun pada hakikatnya apabila telah masuk ke lingkungan kerja sebaiknya
menggunakan komunikasi bisnis sehingga karyawan harus mengetahui 5 (lima) cara yang
membedakan antara komunikasi bisnis dengan komunikasi sosial. Perbedaan keduanya terletak
pada pengaruh globalisasi yang sedang berlangsung dari bisnis dan pengakuan peningkatan nilai
keragaman di tempat kerja , banyak bisnis menempatkan informasi, meresapkan aspek teknologi
komunikasi internal dan eksternal, ketergantungan yang tumbuh pada kerja tim dan evolusi
struktur organisasi menjadi lebih datar dan lebih fleksibel dalam pengaturan.

Dunia komunikasi mengalami perkembangan yang pesat sejak munculnya banyak
teknologi yang memberikan kemudahan dalam berkomunikasi sehingga tidak sebatas bertatap
muka secara langsung saja sehingga peresapan terhadap penggunakan teknologi dalam
berkomunikasi secara baik juga merupakan salah satu harapan perusahaan terhadap para
karyawan. Berikut 4 (empat) strategi dalam menggunakan teknologi komunikasi pertama,
pastikan untuk menjaga teknologi dalam perspektif, pastikan bahwa teknologi mendukung upaya
komunikasi sebagai bantuan bukan gangguan, kedua, belajar bagaimana menggunakan alat
teknologi secara produktif, melakukannya memungkinkan Anda untuk fokus pada
berkomunikasi bukan pada alat yang digunakan, ketiga, cobalah untuk menghabiskan waktu dan
uang dengan bijaksana pada tingkat yang mencerminkan pentingnya upaya komunikasi,
keempat, saat berkomunikasi kembali dengan orang-orang secara berkala, Anda memastikan
komunikasi telah berjalan sukses dan teknologi tidak berada lagi antara anda dan orang yang
anda butuhkan untuk berkomunikasi.



3

CHAPTER 2 Communicating in Teams and Mastering Listening and Nonverbal
Communication Skills

Suatu bisnis dapat berjalan dengan lancar apabila organisasi yang menjalankan bisnis
tersebut dapat bekerjasama demi meraih tujuan perusahaan. Kerja tim tentu sangat berperan
penting dalam mengeksekusi setiap strategi yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan.
Dalam kerja tim, setiap individu yang termasuk di dalamnya berusaha untuk mengintegrasikan
kelebihan dan meminimalisir kelemahan yang dimiliki masing-masing dalam rangka
memaksimalkan hasil kerja tim. Perusahaan dapat menciptakan formal teams yang akan menjadi
bagian dari struktur organisasi atau mereka dapat membentuk informal teams yang tidak menjadi
bagian dari organisasi secara formal tetapi diciptakan untuk menyelesaikan suatu masalah,
bekerja dalam aktivitas tertentu secara spesifik, atau mendorong partisipasi karyawan.

Problem-solving teams dan task forces merupakan informal tim yang dihimpun untuk
menyelesaikan isu tertentu sementara tim lainnya mencapai tujuan perusahaan. Selain itu,
terdapat committees yang merupakan formal teams yang biasanya memiliki masa pembentukan
lebih lama dan dapat menjadi bagian permanen dari struktur organisasi. Ketika tim sukses, maka
mereka akan meningkatkan produktivitas, kreativitas, keterlibatan karyawan dan bahkan
keamanan pekerjaan.

Adapun keuntungan dan kelemahan bekerja dalam tim dapat memberikan gambaran
tentang kedudukan tim di perusahaan. Tim dapat menghasilkan kinerja dengan lebih yang lebih
tinggi dibandingkan individual karena adanya kombinasi intelijensi dan energi dari kelompok,
motivasi dan kreatifitas dapat berkembang dalam aturan dalam tim. Bahkan, individual
cenderung memiliki kinerja yang lebih baik karena mereka mencapai tujuan tentang rasa saling
memiliki pada kelompok. Tim juga memberikan input yang lebih banyak dan pandangan
beragam yang lebih baik, yang cenderung memiliki keputusan yang lebih baik. Dan karena
anggota tim berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan, mereka berkomitmen untuk
mencapai hasil yang sukses. Dari keuntungan yang didapatkan oleh tim, muncul pula kelemahan
tim, saat tim diatur dengan tidak baik maka akan membuang waktu setiap orang dalam tim
sehingga sebenarnya tim dapat pula menghasilkan kualitas keputusan yang tidak baik dan
menyebabkan timbulnya tindakan keliru.

Dalam menjaga kualitas keputusan maka tim memerlukan panduan untuk melakukan
komunikasi dalam tim (collaborative communication) yang bertujuan untuk menghasilkan pesan
yang berkualitas dengan adanya keberagaman pengetahuan dibandingkan dihasilkan oleh
individu. Pemilihan anggota tim secara hati-hati diperlukan untuk menyeimbangkan antara bakat
dan sudut pandang dan dapat menentukan kesetujuan dalam tujuan proyek untuk menghindari
kebingungan dan pemborosan waktu. Jika tim tidak bekerja bersama-sama sebelumnya, pastikan
anggota tim memiliki waktu untuk mengenal satu sama lain. Kemudian, pastikan setiap orang
secara jelas mengerti tanggung jawab individual, proses dan alat-alatnya. Kemudian, menetapkan
penulisan keputusan ke seseorang untuk mengedit keseluruhan ide-ide kelompok. Intinya
pastikan alat dan teknik yang digunakan sesuai dengan tim.
Teknologi tidak luput dari fasilitas bantuan bagi kolaborasi tim. Banyak kemudahan yang
ditawarkan untuk berkomunikasi. Alat jaringan sosial dengan cepat menjadi alat perusahaan
untuk berbagi ide dan berkolaborasi antara interaksi berbasis pekerjaan di perusahaan. Wiki
4

adalah alat yang ideal untuk menyimpan dan berbagi pengetahuan dan wawasan perusahaan.
Wiki menyediakan tingkat organisasi dan sentralisasi yang lebih baik karena dapat
menghindarkan tim dari kesalahan-kesalahan yang akan berkaitan dengan aturan-aturan kaku dan
struktur dari sistem manajemen dalam menghasilkan output keputusan.

Segala bantuan yang diberikan baik dari teknologi maupun panduan komunikasi dalam
tim merupakan upaya terciptanya efektifitas dalam tim. Karena ketika tim meraih partisipasi
penuh dan permintaan atau tuntutan dalam rapat yang diadakan pada suatu konflik maka tim
telah berkomunikasi secara efektif baik internal maupun eksternal. Etika memegang peranan
penting untuk mewujudkan hal tersebut baik etika dalam tempat kerja (penampilan pribadi,
perawatan dan keahlian telepon) maupun lingkungan sosial (interaksi dengan internal maupun
eksternal sebagai representasi perusahaan di publik). Jika anggota tim menunjukkan perilaku
yang tidak baik maka komunikasi akan memburuk dan mengakibatkan misi dari tim terhambat
atau bahkan tidak tercapai. Etika yang tepat akan mendatangkan komunikasi yang baik terlebih
saat ada anggota tim baru yang diperkenalkan ke tim.

Etika juga dapat membantu komunikasi dalam menghalau gangguan-gangguan dalam
berkomunikasi. Selain etika, terdapat kemampuan yang harus dimiliki oleh setiap orang yang
berkomunikasi yaitu mendengarkan. Saat komunikan tidak mendengarkan pesan yang
disampaikan maka komunikasi terganggu bahkan tidak tercipta. Berikut adalah proses
mendengarkan yang terdiri dari 5 (lima) aktivitas yaitu : receiving (mendengarkan pesan dengan
alat pendengaran), decoding (menentukan arti apa yang didengarkan), remembering
(menempatkan pesan sebagai referensi masa mendatang), evaluating (berpikir tentang pesan),
responding (bereaksi terhadap pesan, mengambil tindakan atau memberikan umpan balik). Demi
melakukan aktivitas mendengarkan yang baik terdapat hal-hal yang harus diperhatikan seperti
meningkatkan penerimaan, meminimalisir gangguan dengan memperhatikan pertanyaan sampai
pembicara selesai dan menghindari perilaku non-verbal seperti tidak memperhatikan pembicara
karena sibuk dengan kegiatan yang tidak seharusnya dilakukan.

Selain komunikasi verbal, terdapat pula komunikasi non-verbal yang sangat penting
karena tindakan pembicara lebih keras dibandingkan kata-kata. Bahasa tubuh lebih sulit untuk
dikendalikan dibandingkan kata-kata dan mengungkapkan perasaan yang sebenarnya, motivasi
atau karakter. Terlebih lagi, orang-orang lebih mempercayai tanda-tanda nonverbal dibandingkan
kata-kata. Komunikasi nonverbal lebih efisien seperti dengan melambaikan tangan atau berkedip,
anda dapat mempersingkat pemikiran anda dan bertindak tanpa banyak berpikir. Tipe dari
ekspresi non-verbal termasuk ekspresi wajah, gesture dan postur, karakteristik vokal, penampilan
pribadi dan penggunaan waktu dan ruang.

CHAPTER 3 Communicating in a world of diversity

Dunia bisnis tidak sebatas pengelolaan usaha pada suatu negara namun kini telah
bermunculan perusahaan multinasional yang telah membuka cabangnya di berbagai negara.
Segala keragaman budaya yang terdapat di negara tempat perusahaan membuka usaha memiliki
cara yang beragam untuk berkomunikasi dan hal tersebut sejalan dengan apa yang disebut
dengan intercultural communication. Intercultural communication adalah proses mengirimkan
dan menerima pesan antara orang-orang yang memiliki latar belakang budaya yang dapat
5

menyebabkan interpretasi verbal maupun nonverbal secara berbeda. intercultural communication
dpat menimbulkan peluang dan tantangan, peluang yang diberikan yaitu perusahaan berpeluang
untuk mengembangkan bisnisnya dengan memperoleh kontrak kerjasama lintas negara sehingga
membutuhkan komunikasi bisnis yang efektif. selain itu, intercultural communication
memberikan tantangan perusahaan untuk berkooperasi dan bekerja bersama dalam tim dengan
karyawan beragam budaya yang membutuhkan keahlian bahasa untuk menghindari adanya mis-
komunikasi.

Budaya adalah sistem berbagi simbol, kepercayaan, sikap, nilai, harapan dan norma dari
perilaku. Budaya dipelajari dengan mendengarkan nasehat dari anggota lainnya dari sebuah
komunitas dan mengobservasi perilaku mereka. Metode double-edged menggunakan
pembelajaran langsung dan tidak langsung untuk memastikan bahwa budaya ditularkan dari
orang ke orang dan dari generasi ke generasi. intercultural communication pada prosesnya
mengalami gangguan karena kecenderungan suatu pemikiran individu. Salah satu pemikiran
tersebut yaitu etnosentrisme yaitu kecenderugnan untuk melihat dunia hanya melalui sudut
pandang budaya sendiri dan menghakimi kelompok lain berdasarkan standar, perilaku dan adat
budaya sendiri. Kencenderungan lainnya yaitu stereotyping yaitu menetapkan berbagai atribut
umum untuk individu di dasar keanggotaan mereka dalam suatu budaya tertentu atau kelompok
sosial, tanpa mempertimbangkan individu karakteristik yang unik Untuk mengatasi
etnosentrisme dan stereotip, ikuti tiga saran: (1) menghindari asumsi, (2) menghindari penilaian,
dan (3) mengakui perbedaan.

Pengakuan terhadap beragam budaya sangat penting karena kita akan terhindar dari
berasumsi bahwa pemikiran dan tindakan selalu mirip dengan kita. Terdapat 8 (delapan) kategori
perbedaan yang ada : perbedaan konteks (level dimana budaya bergantung pada tindakan verbal
atau nonverbal untuk menyampaikan arti), perbedaan legal (hukum) dan etik, perbedaan sosial
(nilai pekerjaan dan kesuksesan, pengakuan status, definisi sikap dan pemikiran tentang waktu),
perbedaan nonverbal (perbedaan ruang gerak pribadi, ekspresi wajah, kontak mata, postur dan
formalitas), perbedaan usia, perbedaan gender, perbedaan agama, dan perbedaan kemampuan
maupun ketidakmampuan untuk berkomunikasi.

Dari beragamnya budaya maka sebaiknya para karyawan meningkatkan kemampuan
berkomunikasi antar budaya dengan mempelajari budaya lain, mempelajari bahasa negara lain,
menghormati gaya berkomunikasi komunikan, menulis sejelas mungkin, berbicara sejelas
mungkin, mendengarkan seksama menggunakan interpretasi, penerjemah dan software translasi
bahasi jika perlu dan membantu lainnya untuk beradaptasi dengan budaya anda.

Saat mempelajari budaya lain dibutuhkan strategi seperti menggunakan website, buku,
majalah, musik, dan film dari budaya yang diminati untuk mendapatkan ide tentang perilaku
budaya tersebut. Pembelajaran budaya tersebut membantu dalam hal penulisan dalam lingkungan
bisnis dengan bahasa beragam. Dalam rangka menulis yang baik terdapat hal yang disarankan
yaitu gunakan bahasa sederhana dan jelas, singkat, menggunakan elemen transisi, mengutip
angka dan tanggal hati-hati, menghindari bahasa gaul, frasa idiomatik, dan asing jargon; dan
menghindari humor dan referensi lain untuk budaya populer.