Anda di halaman 1dari 27

By : Indra Hermawan, ST

Evaluasi akhir Semester


Tugas : 10%
Formatif : 10 %
UTS : 25 %
UAS : 35 %
Perilaku : 10%
Kehadiran : 10 %

Ikuti peraturan yang berlaku selama
perkuliahan

Manajemen dan organisasi


Manajemen Seni untuk merealisasikan pekerjaan melalui orang lain
Fungsi Manajemen :
Perencanaan (penetapan apa yang akan dilakukan)
Pengorganisasian (perancangan dan penugasan kelompok kerja)
Penyusunan personalia (penarikan, seleksi, pengembangan dan
penilaian prestasi kerja)
Pengarahan (motivasi, kepemimpinan, integritas dan pengelolaan
konflik)
Pengawasan
Personal yang melaksanakan manajemen di dalam suatu organisasi diberi
jabatan manajer (orangnya)
Defenisi Manajemen (menurut Stoner):
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan
dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan
sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang
telah ditetapkan.
Manajemen
Seni
Proses
Kemampuan dan keterampilan
Suatu cara sistematis untuk melakukan pekerjaan
Organisasi
Ciri-ciri organisasi yang baik :
Adanya tujuan yang jelas
Tujuan organisasi harus dipahami oleh semua orang
Tujuan organisasi harus diterima oleh semua individu dalam organisasi
Adanya kesatuan arah dalam organisasi
Adanya struktur organisasi
Adanya jaminan jabatan tersebut
Adanya koordinasi
Beberapa prinsip dasar penting organisasi :
Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses teknik secara
ketat (peranan, prosedur, prinsip)
Manajemen harus sistematis, demikian pula pendekatan yang
digunakan harus dengan pertimbangan secara hati-hati
Pendekatan motivasional sangat dibutuhkan untuk menghasilkan
komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi
Pendekatan secara individual bersifat situasional (memperhatikan
situasi dan kondisi yang ada)
Organisasi (Yunani: , organon - alat) adalah suatu kelompok orang
dalam suatu wadah untuk tujuan bersama
Bentuk-bentuk Organisasi
1. Organisasi Fungsional, Ciri utamanya ialah memiliki struktur
piramida dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal, serta
memiliki karakteristik :
prinsip komando tunggal,
setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab jelas,
Alur informasi dan pelaporan bersifat vertikal,
hubungan horizontal diatur dengan prosedur kerja,
kebijakan dan petunjuk pelaksana,
Mekanisme koordinasi per unit
2. Organisasi produk dan Area, penyusunan struktur organisasi
perusahaan besar yang menangani berbagai macam produk.
3. Organisasi Matriks, bila struktur organisasi mempunyai jalur
pelaporan dan arus kegiatan vertikal, terdapat pula jalur
formal horizontal
4. Organisasi proyek, disusun berdasarkan adanya sebuah proyek
Proyek
Proyek adalah suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan
suatu produk atau jasa yang unik
Sementara Setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu
Unik
Produk/jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk/jasa
sejenis lainnya, tidak ada 2 proyek yang 100% sama.
Ciri-ciri proyek :
Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir
atau hasil kerja akhir
Dalam proses mewujudkan lingkup yang dimaksud, maka ditentukan
jumlah biaya, jadwal, kriteria mutu, serta sumber daya yang diperlukan
Bersifat sementara, adanya batasan waktu yang telah ditentukan.
Nonrutin, tidak berulang-ulang
Bentuk pengerjaan Proyek (secara umum) :
1. Swakelola
Pengerjaan proyek yang dilakukan atau dikelola oleh organisasi/perusahaan
itu sendiri.
2. Sub-kontrak
Suatu proyek yang diproyekkan (suatu organisasi/perusahaan mendapatkan
suatu proyek namun proyek tersebut tidak dikerjakan sendiri, melainkan
dilimpahkan ke pihak lain.
Dilihat dari produk akhirnya, proyek dibedakan menjadi 2
bagian :
1. Proyek yang menghasilkan produk nyata (tangible)
2. Proyek yang menghasilkan produk tidak nyata (intangible)
Contoh-contoh Proyek :
Pembuatan sistem informasi pada suatu organisasi
Pengadaan perangkat keras (komputer)
Pembuata jaringan (LAN ata WAN)
Pengembangan atau perbaikan aplikasi web
Membangun bangunan gedung
pembangkit listrik
Penyelenggaraan pelatihan
Penyelenggaraan kegiatan (konser, Pernikahan)
Dsb
Atau :
IT Project dan Non-IT Project.
IT Project Non IT Keterangan
Abstrak Konkret Karena berupa software atau penerapan
sistem, IT Project tidak dapat terlihat
wujudnya
Tangible Intangible Karena berwujud abstrak, sangat sulit bagi
kita untuk mendefinisikan sampai dimana
output dihasilkan
Cepat usang Tidak cepat usang Perkembangan teknologi begitu cepat
sehingga pemakaiannya pun cepat ditinggal
Terintegrasi dengan
fungsi bisnis sebuah
perusahaan
Tidak terintegrasi
dengan fungsi bisnis
perusahaan
Teknologi berkembang dengan cepat sehingga
sistem pada perusahaan harus disesuaikan.
Untuk itulah IT Project dibuat. Dari sini dapat
disimpulkan bahwa IT Project bertujuan
untuk memperbaiki fungsi/sistem bisnis
perusahaan
Terdiri dari berbagai
proyek yang saling
bergantung
Berdiri sendiri Implementasi software/sistem hasil IT Project
akan berhubungan antar setiap divisi.
Biasanya dikerjakan
secara paro waktu
Biasanya dikerjakan
sesuai jam kerja full
Paradigma yang terjadi adalah seperti itu
Estimasi anggaran
rendah
Estimasi anggaran dan
jadwal baik
Sangat sulit untuk mendefiniskan setiap
elemen, termasuk aspek financial dan
timeline
Perbedaan antara Proyek IT dan Non IT :
No Kegiatan Proyek Kegiatan operasional
1. Bercorak dinamis, non-rutin Berulang-ulang, rutin
2. Siklus proyek relatif pendek Berlangsung dalam jangka
panjang
3. Intensitas kegiatan dalam periode siklus
proyek berubah-ubah (naik-turun)
Intensitas kegiatan relatif sama
4. Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan
anggaran dan jadwal yang telah
ditentukan.
Batasan anggaran dan jadwal
tidak setajam proyek
5. Terdiri dari macam-macam kegiatan yang
memerlukan berbagai disiplin lmu
Macam kegiatan tidak terlalu
banyak
6. Keperluan sumber daya berubah, baik
macam maupun volumenya
Macam dan volume keperluan
sumber daya relatif konstan.
Perbedaan proyek dengan operasional :
Life Cycle (siklus hidup) proyek
4 fase proyek (secara umum) :
1. Merumuskan masalah
2. Mencari solusi terhadap masalah
3. Melakasanakan solusi
4. Memonitor hasilnya (apakah solusi tersebut menyelesaikan masalah)
Life cycle proyek konstruksi :
1. Pembuatan konsep (concept develpment), design
2. Pelaksanaan (execution)
3. Penutupan (finish/close out)
Life Cycle proyek IT (Information Technology atau Teknologi
Informasi), khususnya develop 9pembangunan sistem informasi) :
1. Tahap penemuan (discovery phase)
2. Tahap konsep (concept phase)
3. Tahap desain (design phase)
4. Tahap pelaksanaan (execution phase)
5. Tahap jaminan kualitas (quality assurance phase)
6. Tahap implementasi (implemantation phase)
7. Tahap penutupan (closure phase)
Mekanisme atau tahapan proyek (secara umum) :
1. Penentuan proyek oleh manajemen melalui suatu kebijakan
2. Penunjukan pimpinan/manajer proyek (project manager) dan pembentukan
tim proyek (project team)
3. Pendelegasian proyek kepada manajer proyek (Manajer proyek bertanggung
jawab sepenuhnya atas keberhasilan proyek tersebut)
4. Pelaporan setiap kegiatan proyek kepada manajemen (kegiatan
keseharian/day to day)
5. Seluruh pihak yang terlibat dalam proyek bertanggung jawab terhadap
keberhasilan proyek
Hal-hal yang menyebabkan timbulnya proyek :
1. Rencana pemerintah
2. Permintaan pasar
3. Dari dalam perusahaan sendiri
4. Dari kegiatan penelitian dan pengembangan
Faktor-faktor keberhasilan proyek :
1. Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme life cycle project
2. Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal, anggaran, kualitas
adn resiko proyek
3. Mengintegrasikan perangkat (tools) dan metode manajemen proyek
4. Komitmen manajemen
Defenisi Manajemen Proyek :
Manajemen proyek adalah aplikasi atau
implementasi dari pengetahuan, keterampilan,
perangkat dan teknik pada suatu aktivitas proyek
untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan suatu proyek

Manajemen Proyek adalah sekumpulan lengkap
penugasan /pekerjaan, teknik, serta perangkat yang
diaplikasikan selama eksekusi atau pelaksanaan
proyek.
Project management
body of knowledge
(PMBOK)-PMI (Project
Management Institute)
DIN 69901 (Deutshes
intitut fur Normung-
German Organization
for Stansardization)
Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, tools and
techniques (perangkat/alat bantu dan teknik-teknik) pada aktivitas-aktivitas proyek
agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi.
Proses manajemen proyek :
1. Proses inisiasi (initiation process)
2. Proses perencanaan (planning process)
3. Proses pelaksanaan (executing process)
4. Proses pengontrolan (controlling process)
5. Proses penutupan (closing process)
Kerangka kerja (Framework) Manajemen Proyek
Scope
Mgt
Time
Mgt
Cost
Mgt
Quality
Mgt
HR
Mgt
Comm
Mgt
Risk
Mgt
Procure
Mgt
Tools
&
Techniques






Project Integration Mgt
Stake
Holders
Project
Success
Stake Holders merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas atau
masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial
yang memiliki hubungan serta kepentingan terhadap
perusahaan
Mgt : management, HR : Human Resource, Comm : Communication,
Procure : Procurement
Tujuan/Manfaat Manajemen proyek :

Effisiensi (biaya, sumber daya maupun waktu)
Kontrol terhadap proyek lebih baik
Meningkatkan kualiatas
Meningkatkan produktivitas
Dapat menekan resiko yang timbul sekecil
mungkin
Koordinasi internal yang lebih baik
Penugasan yang jelas kepada masing-masing
anggota tim (tanggung jawab)
3 Faktor pembatas (triple constraint) dalam lingkup manajemen
proyek :
1. Scope/ruang lingkup
Semakin besar scope/ruang lingkup suatu proyek, maka secara umum akan
semakin bertambah pula waktu dan biaya yang dikeluarkan
2. Time/waktu
Merupakan salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah
proyek.
3. Cost/biaya
Faktor biaya sangat dipengaruhi oleh 2 faktor sebelumnya. Semakin besar
ruang lingkup dan semakin lama waktu, maka semakin besar pula biaya suatu
proyek.
Scope Cost
Time
Target
Quality ???
Quadruple
constraint
Triple
constraint
+
Quality
control
=
Quadruple
constraint
Metodologi Manajemen Proyek
Beberapa pendekatan yang digunakan dalam me-manage aktivitas
proyek, antara lain :
1. The traditional approach
2. Rational Unified process
3. Temporary organization sequencing concepts
4. Critical Chain
5. Extreme project Management
6. Event chain methodology
7. Process-based management
Metode the traditional approach atau pendekatan tradisional meliputi
5 tahapan atau bagian, yaitu :
1. Tahap Project initiation
2. Tahap Project planning
3. Tahap Project executing
4. Tahap Project controlling
5. Tahap Project closing
KNOWLEDGE AREA MANAJEMEN PROYEK
Lingkup pengetahuan manajemen proyek (project management knowledge
area), disebut juga dengan elemen manajemen proyek (the element of
project management) adalah cakupan bahasan atau bidang pengetahuan
yang terdapat di dalam manajemen proyek.

Elemen atau knowledge area yang dimaksud terdiri atas 9 macam, yaitu :
1. Manajemen Ruang Lingkup (Project Scope Management)
2. Manajemen Waktu (Project Time Management)
3. Manajemen Biaya (Project Cost Management )
4. Manajemen Sumber Daya Manusia (Project Human Resource
Management)
5. Manajemen Resiko (Project Risk Management )
6. Manajemen Komunikasi (Project Communication Management )
7. Manajemen Kualitas (Project Quality Management)
8. Manajemen Pengadaan (Project Procurement Management )
9. Manajemen Integrasi (Project Integration Management )
Metode Manajemen Proyek
Beberapa metode manajemen proyek :
PERTS charts
Gantt charts
Event Chain Diagrams
Run charts
Project Cycle Optimisation
Dsb
Metode yang paling banyak digunakan adalah Metode
PERTS charts dan metode Gantt charts
Manajer Proyek
Manajer proyek adalah seseorang yang ditunjuk atau ditetapkan untuk
bertanggung jawab terhadap kegiatan keseharian (day to day) pengelolaan
proyek untuk kepentingan organisasi
Scope
Mgt
Time
Mgt
Cost
Mgt
Quality
Mgt
HR
Mgt
Comm
Mgt
Risk
Mgt
Procure
Mgt
Tools
&
Techniques






Project Integration Mgt
Keinginan
Stake
Holders
Project
Success
Manajer Proyek
Atau
Pimpinan Proyek
Skill yang dibutuhkan oleh Manajer Proyek
1. Leadership (Kepemimpinan)
2. Problem solving skill (keahlian memecahkan masalah)
3. Write skill (keahlian menulis)
4. Presentation skill (keahlian melakukan presentasi)
5. Comunication skill (keahlian berkomunikasi)
6. Team player skill (keahlian menjalankan tim)
7. Profesinalism (profesionalisme)
8. Strong admin skill (kemampuan yang andal untuk mengatur)
9. Knowledge of project management (pengetahuan tentang manajemen
proyek)
Tugas dan tanggung jawab manajer proyek :
1. Mendefinisikan dan membatasi proyek dengan benar
2. Mengidentifikasi dan memilih sumber daya
3. Memimpin tim proyek pada setiap fase proyek
4. Mengestimasi dan membuat anggaran proyek
5. Mengidentifikasi dan mengelola semua isu dan resiko
6. Membuat dan me-maintain perencanaan proyek
7. Mengelola semua perubahan yang terjadi
8. Mengontrol kegiatan proyek
9. Mengidentifikasi politik organisasi
10. Mengelola berkas dan dokumentasi proyek
11. Mengkomunikasikan dan me-maintain kemajuan proyek (Rapat dan
pelaporan)
Kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek
KOMPETENSI PENCAPAIAN BISNIS
KOMPETENSI PENJELASAN HOW ?
Kesadaran bisnis Mengikat tiap proyek
sistem pada visi, misi dan
tujuan organisasi
Pengalaman bisnis
Orientasi rekan bisnis Menjaga keterlibatan para
manajer & user selama
proyek
Pengalaman bisnis
Komitmen pada kualitas Memastikan tiap proyek
sistem berkontribusi pada
harapan kualitas
organisasi secara
keseluruhan
Pengalaman bisnis
Kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek
KOMPETENSI PENGARUH
KOMPETENSI PENJELASAN HOW ?
Kesadaran antarpersonal Memahami, mengenal
dan bereaksi pada
motivasi serta tingkah
laku antarpersonal
Dapat dipelajari di
matakuliah, tetapi
membutuhkan
pengalaman bisnis
Kesadaran organisasi Memahami politik
organisasi dan bagaimana
menggunakannya dalam
proyek
Pengalaman bisnis
Antisipasi impact Memahami implikasi
keputusan-keputusan
proyek, serta mengelola
harapan dan resiko
Manajemen proyek dan
pengalaman bisnis
Banyak menggunakan
pengaruh
Dengan terampil
memperoleh kerja sama
serta konsensus para
manajer, user dan ahli
teknologi
Pengalaman bisni
Kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek
KOMPETENSI MANAJEMEN MANUSIA
KOMPETENSI PENJELASAN HOW ?
Memotivsai orang lain Memimpin dan
mengarahkan orang lain
untuk meraih tujuan
proyek sebagai sebuah
tim
Pengalaman bisnis
Keterampilan komunikasi Berkomunikasi secara
efektif, lisan dan tulisan
Dapat dipelajari di
matakuliah, tetapi
membutuhkan
pengalaman bisnis
Mengembangkan orang
lain
Memastikan para anggota
tim proyek menerima
tugas, pelatihan,
supervisi dan umpan
balik
Pengalaman bisnis
Memonitor & mengontrol Memonitor
perkembangan dan
mengomtrol pekerjaan
proyek
Peralatan dan teknik-
teknik manajemen
proyek
Kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek
KOMPETENSI MANAJEMEN DIRI (SELF MANAGEMENT)
KOMPETENSI PENJELASAN HOW ?
Kepercayaan diri Secara konsisten
membuat dan
mempertahankan
keputusan-keputusan
dalam proses dan atau
fakta
Pengalaman bisnis
Manajemen stress Bekerja efektif di bawah
tekanan
Pengalaman bisnis
Kepedulian pada
kredibilitas
Secara konsisten dan
jujur menyampaikan
janji-janji dan solusi.
Pengalaman bisnis
Fleksibilitas Mampu menyelasaikan
proses, gaya manajemen
atau pembuatan
keputusan berdasarkan
siuasi dan masalah-
masalah yang tidak
terantisipasi
Pengalaman bisnis
Faktor Penyebab Kegagalan Proyek IT
The Bulls Survey (1998)
3 (tiga) faktor penyebab terbesar kegagalan proyek adalah buruknya komunikasi
antara pihak-pihak terkait, baik pengembang maupun pemilik proyek (57%),
Kurang baiknya perencanaan proyek (39%) serta buruknya pengendalian
kualitas pekerjaan (35%)