Otomatisasi Kantor (OA)

Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama
yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam
maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana
untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu
prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi
kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system
otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem
informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri.
Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik
secara lisan maupun secra tertulis.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-
processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-
an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST)
yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara
otomatis.
TUJUAN OTOMATISASI PERKANTORAN
Secara umum OA dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas; yang
memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan
lebih baik serta dengan penampilan yang lebih menarik; dan mampu menyediakan informasi
yang lebih baik untuk pengambilan keputusan
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya
ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :
1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan
terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis.
Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secra bersama
dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan
berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal
pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk
sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan
mengirimkan surat.
Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan informal yang
terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar
perusahaan. Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang
dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal
untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang
didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem
Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara
tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi
keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan
lainnya.
System informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan
komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan
jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orang-orang didalam
perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.
Dalam gambar model Otomatisasi perkantoran
di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi.
Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari segala sesuatu dari sebuahkenyataan maupun
kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi
penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya
saling tukar menukar informasi antara dua obyek atau lebih.
1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana
menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan
yang lebih baik.
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai
pengganti.
APLIKASI OTOMATISASI KANTOR :
Pengolahan kata (word Processing).
Surat elektronik (electronic mail).
Voice mail.
Kalender elektronik (electronic calendaring).
Konfrensi audio.
Konfrensi video.
Konfrensi komputer.
Transmisi faximile (FAX)
Videotex.
Desktop publishing.
1. PENGOLAHAN KATA
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak .
Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer
menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.
2. SURAT ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan
menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon
konvensional.
3. VOICE MAIL
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan
kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
4. KALENDER ELEKTRONIK
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.
Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan,
meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard.
Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal
pertemuan yang sangat padat.
5. KONFRENSI AUDIO
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-
orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan
bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
Daya tarik konfrensi audio :
1. Biaya peralatan yang diperlukan berada dalam jangkauan hampir semua perusahaan.
2. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
3. Dapat disiapkan dalam beberapa menit.
Membuat konfrensi audio lebih efisien :
1. Orang yang mengorganisasikan konfrensi harus bertindak sebagai moderator.
2. Jumlah peserta tidak terlalu banyak.
3. Salinan dari agenda konfrensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya, mungkin dengan
menggunakan FAX.
4. Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya.
5. Rekaman konfrensi harus disimpan.
6. Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dan dibagikan kepada para peserta.
6. KONFRENSI VIDEO
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara
geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
Konfigurasi dasar konfrensi video :
Video satu arah dan audio satu arah, sinyal video dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau
beberapa tempat penerima.
Co. : pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim yang tersebar di
beberapa tempat.
Video satu arah dan audio dua arah, kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat
penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada
gambar video yang sama.
Video dan audio dua arah, komunikasi berlangsung dua arah. Cara ini merupakan penggunaan
elektronik yang paling mahal.
7. KONFRENSI KOMPUTER
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah
bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
8. TRANSMISI FAXIMILE
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.
FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota
timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
9. VIDEOTEX
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan
10. DESKTOP PUBLISHING
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan
layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Aplikasi Desktop Publishing terbagi dalam 3 area :
Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan
interne perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.
Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk
digunakan diluar perusahaan.
Strategi yang disarankan untuk melaksanakan otomatisasi perkantoran :
1. Sediakan sumberdaya komputer
2. Sediakan akses ke sumberdaya informasi
3. Sediakan perlengkapannon computer
4. Gunakan konferensi telepon
5. Sediakan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi;
mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan
campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi
lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan
landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih
baik.