LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANG-I PROSES ADMINISTRASI BISNIS PERKEBUNAN PT.

PERKEBUNAN NUSANTARA XI ( Persero ) PABRIK GULA PADJARAKAN PROBOLINGGO – JAWA TIMUR

Disusun Oleh : Muchammad Erfan NIM : 07.03.3234 PROGRAM DIPLOMA III AKUNTANSI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI POLITEKNIK LPP YOGYAKARTA 2008

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANG I PROSES ADMINISTRASI BISNIS PERKEBUNAN PT.PERKEBUNAN NUSANTARA XI ( Persero ) PABRIK GULA PADJARAKAN PROBOLINGGO – JAWA TIMUR

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

1

Disusun Oleh : Nama Erfan Nomor Induk Mahasiswa Program Studi : 07.03.3234 : Akuntansi : Muchammad

Mengetahui dan Mengesahkan Probolinggo, 05 Januari 2008 Kepala AKU Pembimbing Praktek

( Soebagiyo,SE )

( Agustinus.K )

PT.Perkebunan Nusantara XI ( Persero ) Pabrik Gula Padjarakan Administratur

( H.Kusnadi )

LEMBAR PENGESAHAN PROGRAM STUDI AKUNTANSI POLITEKNIK LPP YOGYAKARTA

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANG II

PROSES ADMINISTRASI BISNIS PERKEBUNAN PT.PERKEBUNAN NUSANTARA XI ( Persero ) PABRIK GULA PADJARAKAN PROBOLINGGO – JAWA TIMUR
Disusun untuk melengkapi persyaratan kelulusan Program Studi Akuntansi Politeknik LPP

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

2

Disusun Oleh : Nama Erfan Nomor Induk Mahasiswa Program Studi Telah diperiksa dan disetujui Yogyakarta, 15 Januari 2009 Politeknik LPP Yogyakarta Penguji II PTP. Nusantara XI ( Persero ) Penguji I : 07.03.3234 : Akuntansi : Muchammad

SUWANDHI SE, M.Si

Drs. ZAINUL MOENTOHA

SURAT KETERANGAN SELESAI PKL
Dengan ini kami menerangkan bahwa, mahasiswa Politeknik LPP yang tersebut dibawah ini : Nama NIM Program Studi Semester : Muchammad Erfan : 07.03.3234 : Akuntansi ( Khusus ) : III ( Tiga )

Telah menyelesaikan program ” Praktek Kerja Lapang ” Tahun Akademik 2008 / 2009 di : Pabrik PTPN Lama PKL : Pabrik Gula Padjarakan : PTP. Nusantara XI ( Persero ) : 5 Desember 2008 s.d 05 Januari 2009 ( 2 Bulan ) Pembimbing Praktek

( Agustinus.K )

PT.Perkebunan Nusantara XI ( Persero ) Pabrik Gula Padjarakan Administratur

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

3

( H. Kusnadi )

MOTTO • Berilah sesuatu yang terbaik dalam hidup yang dapat bermanfaat bagi diri kita, keluarga, masyarakat, agama, perusahaan dan negara tercinta kita • Raihlah harapan yang ada didepan mata, janganlah pernah bermimpi untuk meraih sesuatu diluar kemampuan kita, walaupun itu intan permata • Berilah keluarga kita, sesuatu yang bersih, agar mereka menjadi daging yang sangat suci

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

4

PERSEMBAHAN

Dengan ucapan syukur Alhamdulillah, karya ini aku persembahkan untuk : • Ibunda Mustinah dan Ayahanda Z. Achamad tercinta yang selalu dengan sabar memberikan doa serta dukungan perhatian, serta pengorbanan yang begitu besar dalam hidupku • Istri tercinta ” Cici Murbaningrum ” yang selama ini setia menunggu, selama dalam menyelesaikan tugas belajar selama 3 tahun

Anak-anakku tersayang Nafa Ivanti Permata Dewi, Safira Regitasari dan Shanty Galuh Perdana Wati

• Almarhumah ” Utik Dwi Murwanti ” yang ada disisi Alloh Swt

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

5

KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum wr.wb Beribu syukur penulis panjatkan kepada Allah Swt yang telah melimpahkan segala karunianya, sehingga dalam penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapang I sebagai syarat melengkapi kelulusan Program Studi Akuntansi Politeknik LPP Yogyakarta berjalan sesuai harapan. Oleh karena itu, perkenankanlah penulis untuk menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Direksi PTP. Nusantara XI ( Persero ) Surabaya yang telah memberikan penugasan Praktek Kerja Lapang I di Pabrik Gula Padjarakan. 2. Bapak H.Kusnadi. selaku Administratur Pabrik Gula Padjarakan. 3. Bapak Soebagiyo selaku Kepala AKU Pabrik Gula Padjarakan yang sekaligus juga sebagai pembimbing PKL I. 4. Bapak Agustinus K, selaku Pembimbing PKL I di Pabrik Gula Padjarakan. 5. Bapak Suwandhi,SE.Msi. selaku Pembimbing Praktek Kerja Lapang I yang penuh perhatian selama penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapang I. 6. Bapak Drs. Zainul Moentoha, selaku penguji dari PTPN XI ( Persero ), terima kasih atas bantuannya. 7. Seluruh Karyawan Pabrik Gula Padjarakan, yang tidak dapat kami sebutkan satu-persatu atas segala bantuan memberikan informasinya. 8. Ibunda Mustinah, Ayahanda Z.Achmad, Mbak Nanin, Mas Anton yang telah sepenuhnya memberikan dukungan perhatian. 9. Keluarga tercinta ( istri dan anak-anak tersayang ), yang selalu menghiasi dalam kehidupan penulis. 10. Semua pihak yang telah membantu kelancaran dalam penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapang I. Sekiranya dalam penulisan Laporan Praktek Kerja Lapang I, penulis sangat menyadari atas segala keterbatasan dan kekurangannya, namun penulis berharap semoga Laporan Praktek Kerja Lapang I ini, sedikit bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan. Yogyakarta, 05 Januari 2009

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

6

Muchammad Erfan

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapang

Persaingan yang semakin global di industri pergulaan menuntut manajemen perusahaan untuk mengelola perusahaan atau unit-unit usahanya secara efisien. Terwujudnya sistim administrasi yang akuntanbilitas bagi perusahaan tidak lepas dari kemampuan manajemen dalam perencanaan, pengkoordinasian, dan pengendalian berbagai aktivitas dan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Strategi bisnis dan kebijakan secara universal diharapkan mampu mendorong kelangsungan pengelolaan industri berbasis tebu yang bermultiguna bagi stakeholder yang berkesinambungan. Upaya-upaya pengendalian dan pengawasan biaya terkait dengan efisiensi harga pokok produksi, tidak lepas dari keberhasilan dalam mengelola manajemen administrasi. Oleh karena itu dalam Praktek Kerja Lapang yang merupakan bagian dari kurikulum Politeknik LPP Yogyakarta, melalui Praktek Kerja Lapang ini diharapkan para mahasiswa dapat mempelajari dan memahami sistim dan proses bisnis, organisasi dan peran atau hubungan antar unit usaha atau sub unit, sarana dan prasarana bisnis, lingkungan bisnis, karakteristik bisnis di unit usaha atau kebun atau Pabrik Gula. 1.2 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapang Maksud dan tujuan dalam Praktek Kerja Lapang ini adalah : a. Mengetahui dan memahami system dan proses bisnis perusahaan perkebunan. b. Mengenal organisasi dan lingkungan kerja (budaya) perusahaan perkebunan. c. Mengetahui tugas-tugas bidang dan saling keterkaitan dalam perkebunan. 1.3 Ruang Lingkup Kegiatan a. Sistem dan Proses Bisnis Perusahaan Perkebunan 1) Sistem, proses administrasi, dan peran bidang Tanaman. 2) Sistem, proses administrasi, dan peran bidang Pengolahan. 3) Sistem, proses administrasi, dan peran bidang Instalasi . 4) Sistem, proses administrasi, dan peran bidang AKU. b. Organisasi Perusahaan Perkebunan 1) Struktur organisasi. 2) Tingkat manajemen. 3) Budaya (kerja) perusahaan. 4) Sumber daya manusia (tenaga kerja) c. Sarana dan Prasarana Pendukung Perkebunan. bisnis

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

7

1.4 Manfaat Praktek Kerja Lapang a. Bagi Akademisi Hasil Praktek Kerja Lapang ini diharapkan dapat memberikan tambahan pengetahuan bagi kemajuan akademis dan dapat dijadikan bahan acuan bagi penyusun selanjutnya dengan topik yang sama. b. Bagi Perusahaan Hasil Praktek Kerja Lapang ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi PTP.Nusantara XI (Persero) maupun bagi perusahaan lain bagaimana pengaruh sistim administrasi dalam proses penyusunan anggaran perusahaan terhadap kinerjamanajerial perusahaan. 1.5 Metode Praktek Kerja Lapang Metode praktek yang penulis gunakan adalah sebuah metode mengumpulkan data yang sesuai dengan keadaan yang sebenarnya sehingga dapat memberikan pengetahuan yang sebelumnya yang kemudian dapat ditarik kesimpulan. Tehnik me ngumpulkan data yang penulis lakukan yaitu dengan cara : a. Pengamatan kegiatan Praktek Kerja Lapang ini bertujuan untuk mengetahui secara langsung sistem administrasi yang kemudian dipelajari untuk disesuaikan dengan Standard Operating Procedure atau SOP perusahaan. b. Penghayatan kegiatan Penghayatan kegiatan dengan cara turut serta berperan melaksanakan kegiatan administrasi perusahaan. c. Diskusi Diskusi yang dilakukan yaitu dengan cara tanya jawab, dengan personil berkaitan dengan pekerjaan yang di lakukannya. d. Studi pustaka dan pengumpulan atau pencatatan data perusahaan Studi pustaka dan pengumpulan atau pencatatan data perusahaan dengan cara mengumpulkan bahan bahan dari berbagai sumber dan mempelajari literaturliteratur dari perusahaan perkebunan sendiri, yang berhubungan dengan topik pembahasan untuk memperoleh dasar teoritis. yang

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

8

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Perusahaan 2.1.1 Proses Pendirian Sejarah perusahaan Pabrik Gula Padjarakan, menurut Jaarboek Suikerfabrikanten Op Java 1913/14 Pabrik Gula Padjarakan didirikan pada Tahun 1830, pada jaman Pemerintahan Hindia Belanda, oleh suatu perusahaan Belanda yang bernama Anemaet & Co. Tempat kedudukan Pabrik Gula Padjarakan adalah di desa Sukokerto Kecamatan Padjarakan Kabupaten Probolinggo Propinsi Jawa Timur. Sejak didirikan sampai kedatangan Jepang di Indonesia ± Tahun 1942 tidak ada catatan / dokumen yang pasti yang dapat menceritakan riwayat Pabrik Gula Padjarakan. Selama Pemerintahan Jepang di indonesia ± Tahun 1942 s/d 1945, Pabrik Gula Padjarakan tidak beroperasi, bahkan komplek perumahan Pabrik Gula Padjarakan di jadikan markas tentara Jepang, sehingga sejak masa pemerintahan Jepang tersebut Pabrik Gula Padjarakan tidak aktif beroperasi, yang akhirnya berakibat sebagian besar mesin-mesinnya banyak yang rusak. Baru mulai Tahun 1948 tepatnya menurut dokumen yang ada Tanggal 23 Desember Tahun 1948, Pabrik Gula diambil alih oleh Javanch Kultur Matchappy N.V dan mulai di bangun kembali. Karena Pabrik sudah berhenti selama ± 6 Tahun, maka dengan perbaikan yang memakan waktu ± 3 Tahun akhirnya pada masa giling Tahun 1951 Pabrik Gula Padjarakan baru dapat mulai beroperasi kembali, sebagai pabrik swasta milik orang Belanda. Dalam rangka perjuangan masuknya Irian Barat ke wilayah Republik Indonesia maka dengan surat Penguasa Militer / Menteri Pertahanan No.1063/ PMT/1957 Tanggal 5 Desember 1957 perusahaan milik Belanda diambil alih oleh Pemerintah Republik Indonesia (termasuk PG Padjarakan) dan di beri nama Perusahaan Perkebunan Negara Baru atau di singkat PPN Baru. Pada Tahun 1960 diadakan penggabungan antara Perusahaan Perkebunan dalam lingkup PPN Lama dengan PPN baru menjadi suatu Lembaga Badan Pimpinan Umum urusan Perkebunan Negara di singkat BPU-PPN berkedudukan di Jakarta dengan perwakilan BPU - PPN Jawa Timur Surabaya. Pada Tahun 1963 diadakan reorganisasi menjadi BPU-PPN Gula Jawa Timur Inspeksi Daerah VII. Pada Tahun 1963 diadakan reorganisasi lagi atas dasar Peraturan Pemerintah No 13 Tahun 1968 dari BPU-PPN Gula Jawa Timur Inspeksi Daerah VII menjadi PNP XXIV (Perusahaan Negara Perkebunan XXIV Pabrik Gula Padjarakan).

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

9

Pada Tahun 1974 dengan Peraturan Pemerintah No.44 Tahun 1974 Tanggal 13 Desember 1974 di reorganisasi lagi dari PNP XXIV PG Padjarakan menjadi PTP XXIV (Persero) PG Padjarakan. Pada Tahun 1975 dengan Peraturan Pemerintah No.15 Tahun 1975 Tanggal 28 April 1975 diadakan penggabungan antara PTP XXIV dengan PTP XXV menjadi PTP XXIV-XXV (Persero) yang mana sampai dengan saat ini masih tetap dengan nama PTP XXIV-XXV (Persero) Pabrik Gula Padjarakan. Pada Tahun 1997 diadakan reorganisasi kembali menjadi PTPN XI (Persero) yang merupakan penggabungan dari PTP XX (Persero) dengan PTP XXIV-XXV (Persero) sampai sekarang masih tetap dengan nama PTP Nusantara XI (Persero) PG. Padjarakan. 2.1.2 Nama dan Bentuk Perusahaan Nama perusahaan Pabrik Gula Padjarakan berbentuk PT (Persero) dan merupakan milik Badan Usaha Milik Negara (BUMN). 2.1.3 Lokasi Perusahaan Pabrik Gula Padjarakan berada di Desa Sukokerto Kecamatan Pajarakan Kabupaten Probolinggo Propinsi Jawa Timur yang terletak di 119 km dari Ibu Kota Propinsi dan 21 km dari Ibu Kota kabupaten. 2.1.4 Visi dan Misi a. Visi Perusahaan Menjadi badan usaha yang berguna bagi peningkatan kesejahteraan stakeholders secara berkesinambungan. b. Misi Perusahaan Menyelenggarakan usaha agribisnis, khususnya yang berbasis tebu melalui optimalisasi pemanfaatan sumber daya dengan memperhatikan kelestarian lingkungan. 2.1.5 Budaya Perusaahaan Budaya Perusahaan adalah seperangkat sistem nilai yang diyakini semua insan perusahaan dan yang dipelajari, diterapkan, serta dikembangkan secara terus-menerus, berfungsi sebagai perekat, dan dijadikan acuan berprilaku dalam organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Adapun Budaya Perusahaan ini, ialah : - Sukses merupakan hasil kerja sama yang didukung prakarsa perorangan. - Senantiasa berorientasi pada pertumbuhan dengan menciptakan dan memanfaatkan peluang. - Mutu melandasi setiap prilaku.

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

10

2.2 Organisasi Perusahaan 2.2.1 Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Gambar 1. Struktur Organisasi PG Padjarakan Pabrik Gula Padjarakan terdiri dari 4 (empat) bagian, dan masing-masing Bagian terbagi beberapa Sub Bagian yaitu : a. Bagian Tanaman 1) Sub Bagian Sinder Kebun Kepala (SKK) : a) Seksi Tebang dan Angkut. b) Seksi Sinder Kebun Wilayah. (PPT). b. Bagian Instalasi

Kepala AKU

Kepa

c) Seksi Kebun Percobaan / Pengkajian Pengembangan Teknologi

Staf SDM &
2) St.Puteran, St.Listrik dan Bangunan.

Wakil / Staf Pembukuan

W

1) Kantor Instalasi, St.Gilingan, St.Besali dan Limbah. 3) St.Ketel, St.Garase, Traktor dan Pompa Kebun. 4) St.Ketel dan St.Masakan. c. Bagian Pengolahan

Umum Mantri

Pengo

1) St.Gilingan dan Limbah. 2) St.Puteran dan Limbah Padat.
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

Poliklinik Perwira

Staf Keuangan

Kemik

11

Kemike

3) St.Masakan dan Limbah Cair. 4) St.Pemurnian dan Penguapan. 5) Laboran. d. Bagian Administrasi Keuangan dan Umum (AKU) 1) Sub.Bagian Gudang. 2) Sub.Bagian Pengadaan Barang dan Jasa. 3) Sub.Bagian Administrasi Hasil. 4) Sub.Bagian DO PTR. 5) Sub.Bagian Pembukuan. 6) Sub.Bagian Keuangan. 7) Sub.Bagian SDM dan Umum. 2.2.2 Job Discription a. ADMINISTRATUR Tugas dan Tangggung-Jawab : 1. Bertanggung jawab kepada Direksi PT. Perkebunan Nusantara XI (Persero) dan mengkoordinasi serta mengkontrol masingmasing kegiatan, menjaga keutuhan seluruh kesatuan kerja yang berada dibawahnya. 2. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan rencana kerja yang telah ditetapkan, baik secara teknis, administrasi maupun finansial. 3. Melaporkan rencana kerja serta pelaksanaannya kepada Direksi.

b. KEPALA TANAMAN Kepala Tanaman berfungsi mengelola sumber daya pertanian khususnya tanaman tebu, Tebu Sendiri (TS) dan Tebu Rakyat (TR) yang berada dalam binaannya. Tugas dan Tangggung-Jawab : 1. Seijin Administratur, merencanakan dan melaksanakan rapat Forum Temu Kemitraan (FTK). 2. Merencanakan penataan kebutuhan kebun bibit berjenjang sesuai kriteria varietas. 3. Merencanakan jadwal tanam tebu, sejak pengadaan lahan sampai bahan baku tebu siap ditebang. 4. Merencanakan pengembangan dan penerapan tehnologi baru gunamenunjang kebutuhan bahan baku tebu untuk memenuhi kapasitas giling yang telah ditentukan. 5. Mengkoordinasi penyusunan Rencana Kerja Anggaran Perusa-

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

12

haan (RKAP), Permintaan Modal Kerja (PMK), Pembelian Lokal (PB 24), Pembelian Kantor Direksi (AU 20) dan investasi. 6. Mengelola tebang dan angkut tebu sejak mulai tebu ditebang sampai ditimbang. 7. Mengawasi dan mengendalikan penggunaan maupun pengadaan barang, bahan keperluan pertanian yang diperlukan se-efektif dan se-efisien mungkin. 8. Mengendalikan biaya. 9. Mengupayakan ketepatan dan kebenaran laporan. a) Sinder Kebun Kepala (SKK) Sinder Kebun Kepala berfungsi membantu Kepala Tanaman dalam mengelola sumber daya pertanian dari lahan Tebu Sendiri (TS) dan Tebu Rakyat (TR) sesuai mutu dan jumlah bahan baku tebu, sesuai sasaran perusahaan di bagiannya secara efektif dan efisiensi. Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) Merencanakan penataan kebutuhan kebun bibit berjenjang sesuai kriteria varietas. 2) Merencanakan jadwal tanam tebu, sejak pengadaan lahan sampai bahan baku tebu siap ditebang. 3) Merencanakan pengembangan lahan dengan menyewa lahan yang produktif dan penerapan teknologi baru sesuai standart baku diwilayah yang menjadi tanggung-jawabnya. 4) Mengkoordinasi penyusunan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP), Permintaan Modal Kerja (PMK),

Pembelian Lokal (PB 24), Pembelian Kantor Direksi (AU 20) dan investasi di wilayah yang menjadi tanggung-jawabnya. 5) Mengawasi dan mengendalikan penggunaan maupun pengadaan barang, bahan keperluan pertanian diwilayah yang menjadi tanggung-jawabnya. 6) Mengendalikan biaya operasional tanaman diwilayah yang menjadi mungkin. b) Kepala Tebang dan Angkut Kepala Tebang dan Angkut berfungsi mengelola tebang dan angkut mulai tebu ditebang dari kebun sampai ditimbang, untuk memenuhi kebutuhan bahan baku tebu dengan standard mutu yang sudah ditentukan, sesuai permintaan. Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) Menyusun Rencan Kerja dan Anggaran Tebang, Muat dan Angkut.
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

tanggung-jawabnya

secara

efektif

dan

efisien

13

2) Membuat rencana kebutuhan dana, barang / bahan untuk keperluan kegiatan tebang,muat dan angkut. 3) Membuat perencanaan teknis pola tebang muat dan angkut, agar pemasukan bahan baku tebu untuk keperluan kapasitas giling dapat dipenuhi sesuai standart dan mutu yang diminta. 4) Melaksanakan kegiatan bimbingan administrasi tebang,muat dan angkut. 5) Kelancaran dan kebenaran laporan jumlah luas dan kuintal tebu yang ditebang setiap hari. 6) Memberikan pelayanan tebang dan angkut yang baik kepada petani tebu rakyat intensifikasi. 7) Tercapainya pemasukan bahan baku tebu sesuai standart mutu yang telah ditentukan untuk keperluan giling. 8) Tercapainya efisiensi biaya. c) Sinder Kebun Wilayah (SKW) Sinder Kebun Wilayah berfungsi mengelola sumber daya pertanian khususnya tanaman tebu diwilayah kesinderan untuk mencapai sasaran produksi dalam memenuhi kebutuhan bahan baku tebu sesuai mutu dan jumlah yang ditetapkan diwilayah kerja yang menjadi tanggung-jawabnya. Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan di tingkat wilayah kerjanya. 2) Membuat rencana kebutuhan dana, dalam Permintaan Modal Kerja untuk wilayah kerja yang menjadi tanggung-jawabnya. 3) Melakukan bimbingan dan pengawasan pengadaan lahan, bibit, pembukaan lahan, tanam dan pemeliharaan tanaman Tebu Rakyat Intensifikasi sampai siap tebang. 4) Melaksanakan penyuluhan dan pembinaan Kelompok Tani Tebu Rakyat. 5) Melakukan kerjanya. 6) Melaksanakan tugas sebagai Ketua Forum Temu Kemitraan (FTK) Wilayah. 7) Membuat laporan kemajuan pekerjaan. 8) Merencanakan pengembangan dan penerapan teknologi baru di wilayah kerja yang menjadi tanggung-jawabnya. 9) Memenuhi sasaran luasl lahan untuk memenuhi kebutuhan bibit berjenjang, dengan kriteria varietas. 10) Memenuhi sasaran luas lahan dan bahan baku tebu, Tebu Sendiri (TS) maupun Tebu Rakyat (TR). kerjasama dan pembinaan KUD diwilayah

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

14

d) Sinder Kebun Percobaan / Pengkajian Pengembangan Teknologi (PPT) Sinder Kebun Percobaan / Pengkajian Pengembangan Teknologi berfungsi mengadakan penelitian-penelitian pengembangan, proteksi dibidang tanaman, tehnik tanam, pengolahan dan pemeliharaan dalam rangka menunjang pencapaian sasaran produksi. Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) Membuat rencana percobaan dan penelitian di Bagian Tanaman. 2) Membuat Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) percobaan dan penelitian. 3) Melaksanakan percobaan dan penelitian. 4) Memberikan penyuluhan tentang hasil percobaan dan penelitian kepada Sinder Kebun maupun petani tebu. 5) Melaksanakan pemetaan, pengukuran lahan, yang dibuka untuk tanam. 6) Melaksanakan pemberantasan hama dan penyakit tebu. 7) Melaksanakan analisa kemasakan tebu, untuk penentuan awal giling. 8) Membantu Kepala Tanaman merencanakan penataan kebun bibit berjenjang. 9) Melaksanakan sortasi varietas pembibitan dan Kon-servasi tanah. 10) Membuat administrasi kegiatan percobaan penelitian. 11) Membuat petunjuk pelaksanaan tentang hasil percobaan yang dapat diterapkan dalam praktek. 12) Membuat laporan hasil percobaan dan penelitian. 13) Kompulasi data dan informasi. c. KEPALA INSTALASI Tugas dan Tangggung-Jawab : 1. Penanggung jawab Bagian Instalasi. 2. Koordinasi masinis / Responbility Center (RC) stasiun. 3. Koordinasi perencanaan, perawatan Luar Masa Giling (LMG) dan memelihara kelancaran operasi mesin Dalam Masa Giling (DMG) untuk mencapai sasaran Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). 4. Koordinasi penyusunan dan pelaksanaan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP), Investasi, pembelian Kantor Direksi (AU 20), Permintaan Modal Kerja (PMK), pembelian lokal (PB 24), di Bagian Instalasi untuk pemakaian yang efisien. 5. Mengendalikan harga pokok produksi Bagian Instalasi tidak melampaui Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP).
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

15

6. Mengelola lingkungan hidup PG.Padjarakan sesuai baku mutu Surat Keputusan (SK) Gubernur Jawa Timur dan Pembinaan P2K3. 7. Mengadakan koordinasi dengan Bagian Pengolahan, Tanaman, dan Administrasi Keuangan dan Umum (AKU). 8. Mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) di Bagian Instalasi. 9. Membuat laporan secara periodik. a) Wakil Masinis Kantor Instalasi, St.Gilingan, St.Besali dan Limbah Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) Mengelola perbaikan peralatan di St.Gilingan sesuai Standard Maintenance Procedure (SMP) untuk mencapai sasaran ekstraksi dan kapasitas yang direncanakan. 2) 3) 4) 5) 6) 7) Mengelola perbaikan di St.Besali untuk keperluan semua Mengelola administrasi kantor Instalasi secara efektif dan Mengelola Instalasi limbah padat, cair dan gas dengan sasaran Mengendalikan harga pokok produksi tidak melampaui Menyelesaikan reparasi Luar masa Giling (LMG), sebelum Mengendalikan permintaan barang, mengacu Rencana Kerja stasiun guna mencapai sasaran giling. efisien baik Luar masa Giling (LMG) dan Dalam Masa Giling (DMG). baku mutu Surat Keputusan (SK) Gubernur Jawa Timur. Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). percobaan uap, pelaporan kemajuan pekerjaan setiap 15 harian. Anggaran Perusahaan (RKAP) , Investasi, pembelian Kantor Direksi (AU 20), Permintaan Modal Kerja (PMK), pembelian lokal (PB 24), untuk pemakaian yang efisien. 8) Menyusun pembagian tugas Sumber Daya Manusia (SDM),untuk Luar masa Giling (LMG) dan Dalam Masa Giling (DMG), memantau kehadiran karyawan, mengendalikan lembur dan pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM) serta P2K3. 9) Mengendalikan operasional giling pada efisiensi tertinggi untukekstraksi, proses produksi gula dan energi. b) Responbility Center (RC) St.Pabrik Tengah, St.Dok Loko Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) giling. 2) 3) Mengelola perbaikan di St.Penguapan sesuai Standard Mengelola pekerjaan di St.Masakan sesuai Standard Maintenance Procedure (SMP) untuk mencapai sasaran giling. Maintenance Procedure (SMP) untuk mencapai sasaran giling.
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

Mengelola perbaikan peralatan di St.Pemurnian sesuai

Standard Maintenance Procedure (SMP) untuk mencapai sasaran

16

4) 5) 6) 7)

Mengelola pekerjaan di St.Pendingin sesuai Standard Mengelola pekerjaan di St.Penguapan sesuai Standard Menyelesaikan reparasi Luar masa Giling (LMG), sebelum Mengendalikan permintaan barang, mengacu Rencana Kerja

Maintenance Procedure (SMP) untuk mencapai sasaran giling. Maintenance Procedure (SMP) untuk mencapai sasaran giling. percobaan uap. Anggaran Perusahaan (RKAP), Investasi, pembelian Kantor Direksi (AU 20), Permintaan Modal Kerja (PMK), pembelian lokal (PB 24), untuk pemakaian yang efisien. 8) Mengendalikan harga pokok produksi St.Pemurnian, St.Penguapan, St.Masakan dan St.Pendingin tidak melampaui Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). 9) Menyelesaikan reparasi Luar masa Giling (LMG), sebelum percobaan uap, pelaporan kemajuan pekerjaan setiap 15 harian. c) Responbility Center (RC) St.Puteran, St.Listrik, dan Bangunan Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) Mengelola perbaikan peralatan di St.Puteran, St.Listrik sesuai Standard Maintenance Procedure (SMP) untuk mencapai sasaran giling, menyelesaikan reparasi Luar Masa Giling (LMG), sebelum percobaan uap. 2) 3) 4) Mengelola St.Bangunan, baik didalam pabrik maupun di Menjadi masinis jaga Dalam Masa Giling (DMG) untuk Mengendalikan permintaan barang, mengacu Rencana luar pabrik secara efisien. mendukung Bagian Pengolahan. Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP), Investasi, pembelian Kantor Direksi (AU 20), Permintaan Modal Kerja (PMK), pembelian lokal (PB 24), untuk pemakaian yang efisien. 5) 6) 7) Mengendalikan harga pokok produksi St.Puteran, St.Listrik Menyusun Laporan Kemajuan Pekerjaan 15 harian Luar Menyusun pembagian tugas Sumber Daya Manusia (SDM), tidak melampaui Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). Masa Giling (LMG) untuk St.Puteran, St.Listrik. untuk Luar masa Giling (LMG) dan Dalam Masa Giling (DMG), memantau kehadiran karyawan, mengendalikan lembur dan pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM) serta P2K3. d) Responbility Center (RC) St.Ketel, St.Garase, Traktor dan

Pompa Kebun Tugas dan Tangggung-Jawab :

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

17

1)

Mengelola perbaikan peralatan di St.Ketel sesuai Standard

Maintenance Procedure (SMP) untuk mencapai sasaran giling, menyelesaikan reparasi Luar Masa Giling (LMG), sebelum percobaan uap. 2) 3) 4) Mengelola perbaikan St.Garase sesuai Standard Maintenance Procedure (SMP) untuk mencapai sasaran giling. Menjadi masinis jaga Dalam Masa Giling (DMG) untuk Mengendalikan permintaan barang, mengacu Rencana mendukung Bagian Pengolahan. Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP), Investasi, pembelian Kantor Direksi (AU 20), Permintaan Modal Kerja (PMK), pembelian lokal (PB 24), untuk pemakaian yang efisien. 5) 6) 7) 8) Mengendalikan harga pokok produksi St.Ketel, St.Garase Mengendalikan pemakaian bahan bakar Luar masa Giling Menyusun Laporan Kemajuan Pekerjaan 15 harian Luar Menyusun pembagian tugas Sumber Daya Manusia (SDM), tidak melampaui Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). (LMG) dan Dalam Masa Giling (DMG) Masa Giling (LMG) untuk St.Ketel, St.Garase. untuk Luar masa Giling (LMG) dan Dalam Masa Giling (DMG), memantau kehadiran karyawan, mengendalikan lembur dan pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM) serta P2K3. e) 1) Responbility Center (RC) St.Ketel, St.Masakan Mengelola perbaikan peralatan di St.Ketel sesuai Standard

Tugas dan Tangggung-Jawab : Maintenance Procedure (SMP) untuk mencapai sasaran giling, menyelesaikan reparasi Luar Masa Giling (LMG), sebelum percobaan uap. 2) 3) 4) Mengelola perbaikan St.Masakan, sesuai Standard Maintenance Procedure (SMP) untuk mencapai sasaran giling. Menjadi masinis jaga Dalam Masa Giling (DMG) untuk Mengendalikan permintaan barang,mengacu Rencana Kerja mendukung Bagian Pengolahan. Anggaran Perusahaan (RKAP), Investasi, pembelian Kantor Direksi (AU 20), Permintaan Modal Kerja (PMK), pembelian lokal (PB 24), untuk pemakaian yang efisien. 5) 6) Mengendalikan harga pokok produksi St.Ketel tidak Mengedalikan pemakaian bahan bakar Luar masa Giling melampaui Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). (LMG) dan Dalam Masa Giling (DMG)

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

18

7) 8) memantau

Menyusun Laporan Kemajuan Pekerjaan 15 harian Luar Menyusun pembagian tugas Sumber Daya Manusia (SDM), kehadiran Karyawan, mengendalikan lembur dan

Masa Giling (LMG) untuk St.Ketel, St.Masakan. untuk Luar masa Giling (LMG) dan Dalam Masa Giling (DMG), pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM) serta P2K3. d. KEPALA PENGOLAHAN Tugas dan Tangggung-Jawab : 1. Penanggung jawab Bagian Pengolahan. 2. Koordinator pusat tanggung jawab Responbility Center (RC). 3. Koordinator administrasi dan manajemen. 4. Koordinator dalam mengelola dan melaksnakan proses pembuatan gula. a) Ajunt Kepala Pengolahan St.Gilingan dan Limbah Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) 2) 3) 4) Mewakili Kepala Pengolahan. Membantu dan memantau persiapan perbaikan di St.Gilingan. Gudang gula dan tetes. Membantu tugas harian Kepala Pengolahan. 5) 6) 7) Penyusunan personalia. 8) 9) 10) Administrasi Limbah. Tugas-tugas Khusus. b) Kemiker St.Puteran dan Limbah Padat Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) 2) Membantu pembuatan laporan Pengolahan. Pengelolaan dan perbaikan di St.Puteran. 3) 4) 5) 6) Mengelola dan melaksanakan proses pembuatan gula sesuai Standard Operating Procedure (SOP). Inventarisasi bahan pembantu proses. Pengawasan limbah padat / B3. Tugas-tugas khusus. c) Kemiker St.Masakan dan Limbah Cair
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

Koordinator pembuatan laporan Pengolahan Dalam Masa Konseptor Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP)

Giling (DMG) dan Luar Masa Giling (LMG) dan pusat arsip. Permintaan Modal Kerja (PMK). Mengelola dan melaksanakan proses pembuatan gula sesuai

Standard Operating Procedure (SOP).

19

Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) Persiapan alat-alat analisa dan pelaksanaan analisa. 2) 3) Membantu dan memantau persiapan dan perbaikan pabrik distasiun masakan. Operasional Water Treatment Plant. 4) Peralatan). 5) 6) Inventarisasi bahan pembantu proses. Membantu pelaksanaan analisa pendahuluan. 7) 8) 9) Pengawasan limbah cair. Tugas-tugas khusus. d) Kemiker St.Pemurnian dan Penguapan Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) 2) 3) 4) Pengelolaan alat-alat ukur. Pengelolaan alat pemadam kebakaran (APAR). 5) 6) 7) 8) Pengawasan limbah gas. Tugas-tugas khusus. e) Kepala Laboran Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) 2) 3) Koordinasi pekerjaan di kamar obat. Data komputer. Laporan bahan pengolahan. 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) Membantu laporan analisa pendahuluan dan penentuan Bagan perhitungan KT-4 untuk kantor Direksi dan P3GI/ awal giling. telegram giling. Ikhisar angka untuk P3GI Pasuruan. Laporan evaluasi giling dan keragaan giling. Administrasi Stock Opname (STO) tetes. Laporan Hasil Pasti. Menyusun Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). Tugas-tugas rutin.
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

Pengelolaan UTTP (Ukuran Timbangan Takaran dan

Mengelola dan melaksanakan proses pembuatan gula sesuai

Standard Operating Procedure (SOP).

Membantu dan memantau persiapan pabrik.

Pengawasan pembuatan khemikalia.

Inventarisasi

kamar

obat

dan

tata

ruang

kantor

pengolahan, laboratorium, tarra lori. Mengelola dan melaksanakan proses pembuatan gula sesuai Standard Operating Procedure (SOP).

20

e. KEPALA ADMINISTRASI KEUANGAN DAN UMUM (AKU) Tugas dan Tangggung-Jawab : Bertanggung jawab kepada Administratur mengenai pengendalian biaya, bidang administrasi keuangan, menyusun rencana kerja dan anggaran biaya administrasi keuangan dan umum. 2. perusahaan dan pengelolaan tenaga kerja. 3. Membuat neraca, laporan manajemen, prognosa yang diserahkan ke Direksi. 4. Menyediakan kebutuhan barang / bahan untuk aktivitas perusahaan. 5. Mengajukan kebutuhan keuangan perusahaan kepada Direksi. 6. Mengawasi pelaksanaan kerja dan anggaran perusahaan. a) Responbility Center (RC) Pembukuan Tugas dan Tangggung-Jawab membuat laporan: 1) Neraca. 2) Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). 3) Laporan Manajemen (LM) umum. 4) Prognosa. 5) Biaya Sub. 6) Unit Cost. 7) Aktiva. 8) Analisis dan evaluasi kinerja. 9) Laporan persediaan triwulan. 10) Statistik. 11) Piutang pegawai. 12) Piutang pemborong. 13) Program Kemitraan Bina Lingkungan (PKBL). b) Responbility Center (RC) Keuangan Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) Penyediaan modal kerja. 2) Manajemen Kas / Bank. 3) Pembayaran gaji. 4) Pembayaran Delivery Order (DO) Petani Tebu Rakyat 5) Permintaan Modal Kerja (PMK). 6) Laporan Manajemen (LM) 15. Bertanggung jawab atas keuangan

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

21

7) Transfer Cash In. 8) Hutang Piutang (HP) Petani Tebu Rakyat (PTR). 9) Delivery Order (DO) Petani Tebu Rakyat (PTR). 10) Cross check biaya tanaman. 11) Imbalan Penggunaan Lahan (IPL). 12) APB.PG 170 / 171. 13) Administrasi Kredit Ketahanan Pangan Energi (KKP-E). 14) Pembayaran pajak. c) Responbility Center (RC) Gudang Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) Menerima barang. 2) Menyimpan barang. 3) Mengeluarkan barang. 4) Stock Opname (STO) barang, gula sisan. 5) Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) APB.PG 260 / 270. 6) Rencana Permintaan Tahunan (RPT). 7) Mengambil barang ke PG sesaudara dan ke Direksi. d) Responbility Center (RC) SDM dan Umum Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) Administrasi kepegawaian. 2) Membuat perhitungan kontrak kerja. 3) Menyelenggarakan kegiatan sosial. 4) Mengelola Balai Pertemuan (BP) dan mess. 5) Menyelenggarakan acara resmi. 6) Pengawasan penimbangan tebu. 7) PPH 21, Asuransi, Astek. 8) Administrasi penggajian dan santunan. 9) Administrasi karyawan promosi dan mutasi. 10) Membuat laporan General Affair Report (GAR). 11) Memeriksa nota perawatan kesehatan. 12) Mengawasi waktu kerja lembur. 13) Memantau daftar hadir. 14) Membuat Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) upah dan santunan sosial. 15) Kesekretariatan. 16) Administrasi asset perusahaan. 17) Pendidikan karyawan. e) Mantri Poliklinik
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

22

Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) Menangani pasien. 2) Pelaporan-pelaporan : (a) Medical Recording. (b) Kegiatan unit Keluarga Berencana (KB). (c) Kunjungan pasien. (d) Permintaan obat. (e) Kegiatan donor darah. (f) Kegiatan urusan kesehatan. (g) Memonitor biaya perawatan. (h) Monitoring pasien. (i) Klaim asuransi. f) Perwira Keamanan Tugas dan Tangggung-Jawab : 1) Pengawasan asset perusahaan. 2) Penjagaan Emplasement. 3) Penjagaan kebun. 4) Pengamanan kebakaran. 2.2.3 Sumber Daya Manusia (SDM) a. Lahan Perusahaan Pabrik Gula Padjarakan memiliki areal tanah seluas : - Lahan Hak Guna Usaha (HGU) seluas 4,5 Hektar. - Lahan Hak Guna Bangunan (HGB) seluas 15,7 Hektar. b. Karyawan / Karyawati Perusahaan Pabrik Gula Padjarakan dalam menjalankan kegiatan proses produksi didukung oleh Karyawan / Karyawati terdiri dari berbagai golongan, yaitu : - Karyawan Golongan III - IV - Karyawan Golongan I – II - Karyawan Kampanye - Karyawan PKWT 12 Bulan - Karyawan Masa Percobaan - Karyawan PKWT DMG - Karyawan Honorer - Karyawan Borongan Jumlah 2.3 Sarana dan Prasarana Pendukung a. Sarana
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

: 23 orang : 162 orang : 93 orang : 28 orang : : 1 orang 1 orang : 277 orang : 92 orang : 677 orang

23

Sarana utama mesin prosesing pabrik : 1) Pemerahan 2) Penguapan 3) Pan Masak 4) Puteran 6) Boiler tekanan rendah 7) Power generator b. Prasarana Prasarana pendukung pabrik : 1) Sumber air Pabrik 2) Sumber bahan baku 3) Kelas jalan 4) Fasilitas sosial : Pengairan Pekalen (Dam Jatiampo). : Tebu. : II : - Sekolah taman kanak-kanak. - Masjid Al-Ikhlas PG.Padjarakan. : GEBR STORK & CO - Belanda. : Braat Robert - Belanda. : Braat - Belanda. : BMA – Jerman. : GEBR STORK & CO – Belanda. : Shin Nippon – Jepang.

5) Boiler tekanan menengah : Cheng Chen – Taiwan.

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

24

BAB III BAGIAN TANAMAN
3.1 Peran Bagian Tanaman Peran Bagian ini, mengupayakan lahan untuk pembibitan dan tebu giling, serta mempersiapkan persediaan bahan baku tebu bersih, segar dan manis untuk proses produksi. 3.2 Nomer Perkiraan Bagian Tanaman Untuk mengetahui pos biaya Bagian Tanaman, terinci di bawah ini : 511 Pembibitan 511.40 Kebun Bibit Pokok Utama (KBPU) 511.50 Kebun Bibit Pokok (KBP) 511.60 Kebun Bibit Nenek (KBN) 511.70 Kebun Bibit Induk (KBI) 511.80 Kebun Bibit Datar (KBD) 512 Tebu Giling 512.30 Imbalan Penggunaan Lahan (IPL) 512.40 Penggarapan Tanah 512.50 Biaya Diluar Kebun 512.60 Pupuk dan Bahan 512.70 Penjagaan Tebu 512.80 Tebu Rakyat 512.90 Lain-lain 513 Tebang dan Angkut Tebu

3.3 Pengadaan Lahan Lahan-lahan yang diusahakan oleh bagian ini ada tiga macam : a. Imbalan Penggunaan Lahan (IPL). b. Tebu Rakyat Kemitraan (TRK). c. Tebu Rakyat Mandiri (TRM). a. Imbalan Penggunaan Lahan (IPL) IPL adalah Pemberian imbalan berupa uang kepada pemilik atas lahan atau kebun yang di sewakan kepada perusahaan. Pengadaan lahan ini di pergunakan untuk tanaman : 1. Tebu Sendiri (TS) Tebu Sendiri (TS) terdiri dari : a) Tebu Sendiri Sawah (TSS) ada dua macam TSS I dan

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

25

TSS II. b) Tebu Sendiri Tegal (TST) ada dua macam TST I dan TST II. 2. Kebun Pembibitan Kebun Bibit terdiri dari beberapa jenis : a) Kebun Bibit Pokok Utama (KBPU No.Perk. 192.40). b) Kebun Bibit Pokok (KBP No.Perk. 192.50). c) Kebun Bibit Nenek (KBN No.Perk. 192.60 ). d) Kebun Bibit Induk (KBI No.Perk. 192.70 ). e) Kebun Bibit Datar (KBD No.Perk. 192.80). Sedangkan PG.Padjarakan hanya mengelola kebun bibit jenis KBN, KBI dan KBD. Pengadaan lahan untuk kebun bibit maupun TS, bervariasi dan harus memperhatikan bulan tanam, agar penggunaan sewa lahan tepat waktu. Untuk lebih jelasnya masing-masing kebun, diuraikan dibawah ini : Jenis Kebun Sawah Kebun Bibit Nenek (KBN) Kebun Bibit Induk (KBI) Kebun Bibit Datar (KBD) Tebu Giling Sept – Nop April – Juni Okt – Des Mei – Agst (A) Bulan Tanam Tegal Jan - Feb Agust - Sept Feb - Maret Sept - Nop

Jangka waktu sewa lahan satu okupasi, yaitu satu musim tanam. Kebun bibit satu okupasi sama dengan 12 bulan, sedangkan untuk tebu giling 10 bulan. 1) Proses pengadaan lahan (a) Petani pemilik lahan mengajukan surat ke Pimpinan Unit, dengan mencantumkan : (1) Luas lahan. (2) Kegunaan lahan untuk bibit atau tebu Giling. (3) Permintaan Harga IPL per hektar. (4) Gambar krawangan kebun. (5) Lokasi kebun. (b) Sinder Kebun Wilayah (SKW) memeriksa kelayakan lahan bersama tim Litbang. (c) Pengukuran lahan oleh petugas juru gambar. (d) Membuat Manajemen Biaya Kebun (MBK). (e) Membuat Perhitungan Laba Rugi Sistim Bagi Hasil (SBH). (f) Membuat Perhitungan sasaran penangkaran Produksi. (g) Membuat Break Event Point (BEP).
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

26

Break Even Point atau BEP adalah suatu analisis untuk menentukan dan mencari jumlah barang atau jasa yang harus dijual kepada konsumen pada harga tertentu untuk menutupi biaya-biaya yang timbul serta mendapatkan keuntungan atau profit. 2) Proses Pengajuan Pembayaran Proses mengajukan pembayaran uang Imbalan Penggunaan Lahan (IPL), adalah : (a) Permintaan pembayaran IPL. (b) Surat ajuan petani. (c) Daftar nama pemilik lahan. (e) Gambar krawangan. (f) Berita Acara hasil pemeriksaan kelayakan lahan. (g) Gambar kebun. (h) Manajemen Biaya Kebun (MBK). (i) Perhitungan sasaran penangkaran. (j) BEP dan Perhitungan Laba Rugi. (k) Membuat Bukti Keluar Kas / Bank (AU 11) dengan No. Perkiraan 139.20, yang dilampiri : (1) Bukti Pembayaran. (2) Tanda Serah Tanah. (3) Tanda Terima Pembayaran. (4) Surat Keterangan telah dibayar Pajak Bumi dan Bangunan (PBB). (5) Lampiran Bukti Kas. (6) Tanda Terima uang IPL. (7) Surat Perjanjian IPL. (k) Menyerahkan Bukti Kas / Bank beserta Lampiran lampirannya ke Seksi Kasir. Setelah tujuh hari uang muka IPL diputihkan atau disesuaikan dengan realisasi pembayarannya. b. Tebu Rakyat Kemitraan (TRK) Tebu yang dihasilkan dari lahan atau kebun yang keseluruhan biayanya dari pihak ketiga, dengan menggunakan biaya Energi (KKP-E), berupa : 1. Pupuk Sebelum biaya garap direalisasi terlebih dahulu petani menerima
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

pinjaman dari Kredit Ketahanan Pangan

27

realisasi pinjaman pupuk sesuai luas lahan yang diajukan, sesuai Rencana Definitif Kelompok (RDK) dengan komposisi : a) Pupuk ZA 5 kuintal per hektar. b) Pupuk Ponska 3 kuintal per hektar. Adapun realisasi pengeluaran pupuk adalah : 1) Dibuatkan Bon Pengambilan Barang (PB 30) oleh Juru Tulis. 2) Dibuatkan Surat Pengantar Pengeluaran Barang. 2. Biaya Garap Proses pengajuan realisasi biaya garap dilampiri : a) Buku Mandor. b) Buku Robetan. c) Bukti Keluar Kas / Bank (AU 11). d) Tanda terima pembayaran. e) Rekapitulasi pengeluaran biaya (biaya garap dan pupuk). f) Menyerahkan semua berkas ke Sub.Bagian Keuangan untuk di proses. Seluruh biaya yang dikeluarkan baik pupuk dan biaya garap, dibukukan dalam : 1) Laporan pupuk dan biaya garap setiap 15 hari. 2) Daftar hutang petani dan ajuan kredit. c. Tebu Rakyat Mandiri (TRM) Tebu bebas atau non kredit, yang diperoleh dari : 1. Kemitraan Murni. 2. Mandiri Dalam Wilayah 3. Mandiri Luar Wilayah. 3.4 Biaya Kebun Proses pengajuan biaya kebun atau biaya garap ada beberapa tahapan sebagai berikut : a. Tebu Sendiri (TS) 1. Mandor Kebun mengisi Buku Mandor sesuai gambar kebun dan satuan pekerjaan yang dikerjakan, dengan mengacu pada lampiran Management Biaya Kebun (MBK), Perhitungan Break Event Point (BEP) Sistim Bagi Hasil (SBH), Perhitungan Laba Rugi Sistim Bagi Hasil (SBH). 2. Menyerahkan Buku Mandor kepada Sinder Kebun. 3. Sinder Kebun melakukan cross check, selanjutnya menyerahkan kepada Sinder Kebun Wilayah (SKW) dan Kepala Tanaman. 4. Juru Tulis membuat Bukti Keluar / Masuk Kas / Bank, yang dilampiri :
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

28

a) Lampiran Buku Robetan. b) Lampiran Rekapitulasi Pengeluaran. c) Lampiran Tanda Terima Biaya Garap. 5. Menyerahkan Buku Mandor dan Bukti Keluar / Masuk Kas / Bank beserta lampiran-lampirannya ke Sub.Bagian Keuangan untuk diproses. b. Bibit 1. Mandor Kebun mengisi Buku Mandor sesuai gambar kebun dan satuan pekerjaan yang dikerjakan, dengan mengacu pada lampiran Management Biaya Kebun (MBK), Perhitungan Break Event Point (BEP) Penangkaran, Perhitungan Laba Rugi. 2. Menyerahkan Buku Mandor kepada Sinder Kebun. 3. Sinder Kebun melakukan cross check, selanjutnya menyerahkan kepada Sinder Kebun Wilayah (SKW) dan Kepala Tanaman. 4. Juru Tulis membuat Bukti Keluar / Masuk Kas / Bank, yang dilampiri : a) Lampiran Buku Robetan. b) Lampiran Rekapitulasi Pengeluaran. c) Lampiran Tanda Terima Biaya Garap. 5. Menyerahkan Buku Mandor dan Bukti Keluar / Masuk Kas / Bank beserta lampiran-lampirannya ke Sub.Bagian Keuangan untuk diproses. 3.5 Seksi Tebang Angkut Seksi Tebang Angkut berperan menunjang kelancaran pengiriman tebu dari lahan sampai dengan didalam emplasement pabrik, untuk siap digiling. Adapun kegiatan tebang angkut adalah : a. Membuat Rencana Tebang Rencana tebang yang dilakukan oleh Seksi Tebang Angkut, yaitu : 1. Pengadaan tenaga tebang (mandor, tukang tebang). 2. Pengadaan angkutan truk. b. Mempersiapkan Jalan Tebang Persiapan jalan tebang meliputi perbaikan, pemasangan jalan atau jembatan desa dan jalan masuk kebun. c. Tebang Sebelum proses tebang dimulai, terlebih dahulu menyusun prioritas tebang sesuai bulan tanam, menyusun organisasi, mengadakan rapat koordinasi tebang, menyiapkan Surat Perintah Angkut Tebu (SPAT) sebagai dasar pembayaran upah tebang.
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

29

d. Pengangkutan Menyiapkan kendaraan angkutan tebu baik dengan angkutan lori maupun dengan angkutan truk.Tebang angkut dengan menggunakan truk, dilakukan kontrak kerja dengan Pabrik Gula, yang proses tahapan pembayarannya adalah : 1. Juru Tulis Tebang Angkut menerima Arsip Surat Perintah Angkut Tebu (SPAT) angkutan truk Tebu Sendiri (TS) atau Tebu Rakyat (TR) dari sopir. 2. Mencocokkan arsip Surat Perintah Angkut Tebu (SPAT) dengan Surat Perintah Angkut Tebu (SPAT) yang asli. 3. Membuat Berita Acara Penerimaan Kuintal Tebu. 4. Membuat dan mengisi Daftar Pembayaran Angkutan Truk Tebu TS Lokal, sesuai tabel tarip. 5. Membuat Rekapitulasi angkutan Tebu Sendiri (TS) dan Tebu Rakyat (TR). 6. Membuat Bukti Kas / Bank : a) Bukti Keluar Kas / Bank (model AU 11) untuk pemba yaran upah angkut tebang. b) Bukti Masuk Kas / Bank (model AU 8) untuk potongan Piutang Pinjaman kontrak angkutan, retribusi, Pajak Pertambahan nilai (PPn). Untuk pengajuan Bukti Kas / Bank Tebu Sendiri (TS), dilampiri: (1) Berita Acara Penerimaan kuintal tebu. (2) Rekapitulasi Angkutan Tebu Sendiri (TS). (3) Berita Acara Total Penerimaan kuintal tebu total. Untuk pengajuan Bukti Kas / Bank Tebu Rakyat (TR), hanya Lampiran Angkutan Truk. 7. Menyerahkan semua berkas pengajuan pembayaran upah Angkut Tebu ke Seksi Kasir. 3.6 Pembelian Tebu Untuk memenuhi persediaan bahan baku tebu, pabrik gula melakukan pembelian tebu sesuai Standard Operational Procedure (SOP) Bagian Tanaman. Adapun proses pengajuan pembayaran pembelian tebu bebas sebagai berikut : a. Membuat pengajuan penawaran tebu bebas ke Pimpinan Unit. b. Membuat berita acara negoisasi harga. c. Membuat surat perjanjian jual beli tebu. d. Membuat berita acara tinjauan lapang pembelian tebu bebas. e. Membuat tanda terima pembayaran.
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

30

f. Melampirkan Surat Perintah Angkut Tebu (SPAT) dan struk timbangan. g. Membuat Bukti Keluar Kas / Bank (AU 11). h. Rekapitulasi pembelian tebu. i. Menyerahkan semua berkas ke Sub.Bagian Keuangan untuk di proses. 3.7 Kredit Ketahanan Pangan Energi (KKP-E) Tebu Rakyat a. Proses Pengajuan di Bank 1. Petani mengajukan lahan disertai gambar krawangan kebun, ke Pemerintah Desa. 2. Pemerintah Desa membuat Rencana Definitif Kelompok (RDK). 3. RDK diajukan ke Sinder Kebun. 4. Sinder Kebun melakukan cross check lahan. 5. Dibuatkan Rencana Definitif Kebutuhan Kelompok (RDKK) oleh Bagian Tanaman. 6. Dibuatkan surat perjanjian triple count (Administratur, Kelompok Tani, Koperasi). 7. Membuat surat pengajuan KKP ke bank yang telah ditunjuk oleh Direksi. 8. Pengecekan lahan oleh petugas bank. 9. Pencairan Kredit Ketahanan Pangan Energi (KKP-E) dilakukan di Unit Kerja. b. Proses Pengajuan di Unit Kerja 1. Membuat surat pengajuan ke Pimpinan Unit, dilampiri : 2. Surat Pernyataan penyerahan tebu digiling di pabrik. 3. Gambar Krawangan yang dibuat petani. 4. Pengukuran lahan oleh petugas ukur. 5. Membuat Surat Perjanjian Kemitraan Pengolahan Tebu Rakyat (TR). 6. Membuat Manajemen Biaya Kebun (MBK). 7. Membuat Perhitungan Laba Rugi Lahan. 8. Surat Kuasa penyerahan jaminan dari petani kepada sinder kebun.

BAB IV BAGIAN INSTALASI

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

31

4.1 Peran Bagian Instalasi Bagian Instalasi adalah salah satu Bagian yang paling penting dalam menunjang proses pengolahan gula. Dalam mencapai keberhasilan dan kelancaran giling, Bagian Instalasi berusaha melakukan inovasi teknologi perbaikan dan perawatan mesin yang di harapkan mampu memenuhi kapasitas giling yang cepat dan tepat waktu. 4.2 Nomer Perkiraan Bagian Instalasi Untuk mengetahui pos biaya Bagian Instalasi, terinci di bawah ini : 513 514 Tebang dan Angkut Tebu Pabrik 513.50 Biaya Alat Pengangkutan Sendiri 514.30 Retribusi Air 514.40 Bahan Bakar LMG 514.50 Bahan Bakar DMG 514.60 Instalasi Limbah 514.70 Pemeliharaan Mesin dan Instalasi 514.80 Pemeliharaan Gedung dan Penataran 516 Eksploitasi Alat Pengangkutan 516.30 Sedan,Station dan Bus 516.40 Jeep dan Landrover 516.50 Truk dan Pick Up 516.80 Sepeda Motor dan Scooter 517 Eksploitasi Alat Pertanian 517.30 Pompa Air 517.80 Wheel Traktor 4.3 Proses Permintaan Barang dan Jasa Untuk memenuhi kebutuhan operasional pabrik, Bagian ini juga mengerjakan administrasi pengajuan permintaan barang dan jasa baik investasi maupun eksploitasi melalui permintaan lokal maupun Kantor Direksi. Tahapan-tahapan proses pengadaannya adalah : a. Barang Permintaan barang untuk kebutuhan Bagian ini terdiri dari : 1) Permintaan barang lokal (PB 24) Permintaan barang lokal terbagi menjadi dua, yaitu : a) Surat Pesanan (AU 23) Adapun proses permintaan barangnya adalah : (1) Mandor terkait merinci kebutuhan barang yang dibutuhkan sesuai kebutuhan.

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

32

(2) Rincian kebutuhan diserahkan ke Responbility Center (RC) Stasiun terkait dan diteruskan ke Kepala Bagian Instalasi. (3) Membuat Daftar Persediaan Bahan atau Barang untuk dipesan model (PB 24). (4) Blangko (PB 24) dikirim ke Pimpinan Unit atau Administratur yang selanjutnya di proses oleh Sub. Bagian Pengadaan Barang dan Jasa. b) Tunai Pembelian tunai diadakan bila dalam keadaan mendesak dan segera di butuhkan. Adapun proses pengajuannya adalah : (1) Pimpinan Stasiun atau Responbility Center (RC) terkait menginformasikan ke petugas Sub.Bagian Pengadaan Barang dan Jasa untuk membeli barang yang di butuhkan. (2) Membuat Memo ijin pembelian barang tunai ke pimpinan unit atau Administratur dengan dilampiri blangko Permintaan Barang (PB 24). (3) Memo ijin pembelian barang tunai dan blangko (PB 24) selanjutnya diproses oleh Sub.Bagian Pengadaan Barang dan Jasa. 2) Permintaan Barang Melalui Kantor Direksi (AU 20) Permintaan barang melalui Kantor Direksi adalah permintaan barang dengan blangko (AU 20) berupa barang investasi dan eksploitasi. Adapun proses permintaannya sebagai berikut : a) Responbility Center (RC) Stasiun terkait merinci kebutuhan barang yang dibutuhkan sesuai kebutuhan. b) Rincian barang terdiri dari barang investasi dan eksploitasi. c) Rincian kebutuhan dari Responbility Center (RC) Stasiun terkait, diteruskan ke Kepala Bagian Instalasi. d) Membuat Daftar Persediaan Bahan atau Barang untuk dipesan model (AU 20). e) Blangko model (AU 20) dikirim ke Kantor Direksi atas persetujuan Pimpinan unit atau Administratur. f) Menerima surat balasan dari Kantor Direksi bila oleh Bagian Instalasi, barang investasi maupun eksploitasi diminta pengadaannya melalui pengadaan. Permintaan barang investasi ada dua macam : (1) Investasi rutin Barang-barang yang dibutuhkan untuk pergantian yang jangka waktunya tidak lama atau setiap tahun.
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

33

(2) Investasi tidak rutin Barang-barang yang sifat pemakaiannya untuk jangka panjang. b. Jasa 1) Proses Pengajuan Pekerjaan Jasa Swakelola Pekerjaan Swakelola yang diadakan di Bagian ini, adalah sebagai upaya dalam pengendalian biaya yang efisien dan efektif. Pekerjaan Swakelola, selain di kerjakan sendiri oleh Bagian ini, juga dikerjakan oleh pihak ketiga. Swakelola yang dikerjakan sendiri oleh Bagian ini untuk pekerjaan-pekerjaan yang tidak berat dan yang dimungkinkan tidak terlalu besar biayanya. Sedangkan Swakelola yang di kerjakan pihak ketiga, dikarena pekerjaan tersebut memerlukan peralatan khusus dan keahlian khusus yang tidak dimiliki oleh Bagian ini, serta pekerjaannya ada masa garansinya. a) Pekerjaan Investasi Proses pengajuan pekerjaannya sebagai berikut: (1) Membuat konsep kebutuhan pekerjaan Investasi yang di buat oleh Responbility Center (RC) masing-masing stasiun sesuai kebutuhan dengan mencantumkan : (a) Biaya. (b) Bahan-bahan. (c) Tenaga Kerja. (2) Konsep kebutuhan pekerjaan Investasi diajukan ke Kepala Bagian Instalasi. (3) Atas persetujuan Kepala Bagian Instalasi, dibuat surat ijin permintaan swakelola pekerjaan Investasi sesuai kebutuhan ke Kantor Direksi. (4) Surat resmi yang dikirim ke Kantor Direksi, terlebih dahulu di beri Nomer Surat oleh Seksi Sekretariat. (5) Mengajukan Permintaan Modal Kerja (PMK), setelah surat ijin disetujui oleh Kantor Direksi. (6) Membuat Memo ijin swakelola pekerjaan investasi ke pimpinan unit kerja atau administratur, yang dilampiri Harga Patokan Sementara (HPS) yang dibuat oleh Responbility Center (RC) terkait. Setelah mendapat persetujuan pimpinan unit, selanjutnya diproses oleh Sub.Bagian Pengadaan Barang dan Jasa. (7) Menerima laporan kemajuan pekerjaan dari pemborong, yang disesuaikan dengan realisasi pekerjaan. (8) Membuat Berita Acara Selesainya pekerjaan swakelola, yang dikirim ke pimpinan unit dan selanjutnya di proses oleh
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

34

Sub.Bagian Pengadaan Barang dan Jasa. b) Pekerjaan Eksploitasi (1) Mengajukan Permintaan Modal Kerja (PMK). (2) Membuat Memo ijin swakelola pekerjaan Eksploitasi ke pimpinan unit kerja atau Administratur, yang dilampiri Harga Patokan Sementara (HPS) yang dibuat oleh Responbility Center (RC) Stasiun terkait. (3) Setelah mendapat persetujuan pimpinan unit, selanjutnya diproses oleh Sub.Bagian Pengadaan Barang dan Jasa. (4) Menerima laporan kemajuan pekerjaan dari pemborong, yang disesuaikan dengan realisasi pekerjaan. (5) Membuat Berita Acara Selesainya pekerjaan swakelola, yang dikirim ke pimpinan unit dan selanjutnya di proses oleh Sub.Bagian Pengadaan Barang dan Jasa. 4.4 Pengajuan Pembayaran Kas / Bank Pengajuan Kas / Bank di Bagian ini, dibuat untuk pembelian barang dan bahan yang karena sifatnya mendesak, dan nilai nominalnya tidak terlalu besar. Pembelian tunai yang sering terjadi di Bagian ini adalah untuk memenuhi kebutuhan onderdil kendaraan dinas. Tahapan-tahapan pengajuan pembayaran Kas / Bank : a. Menyerahkan bukti nota pembelian ke pimpinan RC Stasiun terkait. b. Pimpinan RC Stasiun memeriksa nota pembelian untuk disesuaikan dengan barang yang di beli. c. Nota pembelian diserahkan ke petugas administrasi kantor untuk diperiksa Kepala Bagian Instalasi. d. Nota Pembelian diserahkan ke petugas administrasi kantor e. untuk dibuatkan Bukti Kas / Bank. f. Bukti Kas / Bank yang sudah dibuat, selanjutnya diserahkan ke Kepala Bagian Instalasi. g. Bukti Kas / Bank diserahkan Sub.Bagian Keuangan.

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

35

BAB V BAGIAN PENGOLAHAN
5.1 Peran Bagian Pengolahan Salah satu Bagian yang berperan, untuk mengelola tebu dari timbangan untuk diproses menjadi gula, dan menjaga kehilangan nira yang diketahui maupun yang tidak diketahui. 5.2 Nomer Perkiraan Bagian Pengolahan Untuk mengetahui pos biaya Bagian Pengolahan, terinci di bawah ini : 515 Pengolahan 515.30 Pengemasan Gula 515.40 Menimbun/Angkutan Gula/Stapel 515.50 Bahan Pembantu Pengolahan Tebu. 515.60 Bahan dan Alat Pemeriksa 515.70 Pemeliharaan Jembatan Timbang 5.3 Halaman Emplasemen Untuk penerimaan tebu dipabrik baik TS maupun TR, yang diangkut dengan truk maupun lori setelah tebu ditimbang, kemudian oleh Bagian Pengolahan tebu-tebu tersebut diatur dengan sistim Fifo, agar kondisi tebu yang akan diproses giling masih dalam keadaan segar. 5.4 Laporan Bagi Hasil (SBH) Proses gula bagi hasil milik Petani Tebu Rakyat (PTR), dilakukan melalui beberapa tahapan : a. Menerima Surat Perintah Angkut Tebu (SPAT) dari transportir. b. Mencatat nilai brix tebu, no petak kebun, nama pemilik tebu. c. Mencatat hasil analisa Nira Perahan Pertama (NPP) untuk nilai Bagi Hasil Usaha pabrik dengan Petani Tebu Rakyat (PTR). d. Membuat Berita Acara Perhitungan Produksi Tetes (harian), yang diserahkan ke Sub.Bagian Administrasi Hasil. e. Membuat Laporan Harian Bagi Hasil f. Menyerahkan Data Sisa Bagi Hasil (SBH) 15 harian ke Sub. Bagian Administrasi Hasil dan Sub. Bagian DO PTR. 5.5 Administrasi Umum Hasil proses produksi tiap hari, yang diserahkan ke Sub.Bagian Gudang, sebagai berikut : a. Setiap pukul 06.00 Wib, Bagian Pengolahan membuat Berita Acara Penyerahan Gula produksi harian ke Sub. Bagian Gudang. Berita Acara Penyerahan Gula ditanda tangani oleh : 1) Pengawas pengolahan.

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

36

2) Kepala Gudang. 3) Kepala Pengolahan. 4) Kepala AKU. 5) Administratur. Dibuat rangkap empat : 1) Lembar I untuk Bagian AKU. 2) Lembar II untuk Bagian Pengolahan. 3) Lembar III untuk Sub.Bagian Gudang. 4) Lembar IV untuk arsip. b. Membuat Laporan Produksi Gula dan Tetes (PB 33) yang dise rahkan ke Sub. Bagian Administrasi Hasil dan Sub. Bagian Gudang. c. Membuat Laporan Hasil Pasti setiap akhir musim giling. 5.6 Pengadaan Barang dan Jasa a. Membuat pengajuan Permintaan Barang lokal (PB 24) dan Permintaan melalui Kantor Direksi (AU 20). b. Membuat pengebonan pengambilan barang (PB 30) ke Sub. Bagian Gudang.

BAB VI
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

37

BAGIAN ADMINISTRASI KEUANGAN DAN UMUM (AKU)
Bagian AKU mempunyai peran utama mempertanggung-jawabkan keuangan perusahaan dan pengelolaan tenaga kerja, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari dibagi dalam beberapa Sub.Bagian yaitu : 6.1 SUB.BAGIAN GUDANG 6.1.1 Peranan Gudang Gudang mempunyai peranan pokok utama dalam kegiatan di pabrik ini, sebagai tempat : a. Penerimaan Barang Prosedur penerimaan barang di gudang ada dua jenis : 1) Pembelian Lokal (PB 24) Pembelian barang yang di lakukan oleh Unit Kerja sesuai Permintaan Barang (PB 24) dari Bagian terkait. Pembelian Lokal ada dua macam : a) Surat Pesanan (AU 23) (1) Menerima dan mencocokkan dokumen barang Nota Pembelian Barang, Faktur Pembelian, Surat Pengantar Barang (SPB). (2) Meneliti dan mengecek barang (jumlah, mutu). (3) Mencocokkan barang dengan Bagian terkait. (4) Membukukan ke dalam buku Penerimaan Barang. (5) Membuat Berita Acara Penerimaan Barang. Berita Acara Penerimaan Barang dibuat untuk barang barang yang memerlukan : (a) Analisa : gamping dan kapur. (b) Non analisa Bahan Bakar Alternatif (BBA) : kayu tatal dan kayu bakar. (6) Membuat Laporan Harian Gudang (LHG) Masuk tentang ( kode barang, klasifikasi, harga). (7) Membukukan jumlah satuan barang ke dalam kartu gudang (AU 03) atau MVA. b) Pembelian Tunai (1) Menerima nota pembelian barang. (2) Menerima blangko permintaan barang (PB 24) dari Bagian terkait. (3) Membukukan barang ke dalam Laporan Harian Gudang (LHG) Masuk.

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

38

2) Barang Pembelian dari Kantor Direksi Pembelian barang yang di lakukan oleh Kantor Direksi berdasarkan Pembelian sesuai Kerja. Penerimaan barang Pembelian Kantor Direksi ada dua cara : a) Penerimaan di gudang Pabrik Gula Padjarakan. (1) Menerima dan mencocokkan dokumen barang yang dikirim dari Kantor Direksi (Memo, Kontrak, Surat Pesanan). (2) Meneliti Memo, Kontrak, Surat Pesanan (SP) (AU 23) yang disesuaikan dengan Permintaan Barang (AU 20). (3) Mencocokkan barang dengan Bagian terkait. (4) Membuat Berita Acara Penerimaan Barang. (5) Membuat Berita Acara Analisa Barang untuk barang barang : (a) Bahan Bakar Minyak (BBM) : bensin, solar dan Residu. (b) Pupuk. 6) Membuat Laporan Harian Gudang (LHG) Masuk ( kode barang, klasifikasi, harga). 7) Membukukan jumlah satuan barang ke dalam kartu gudang (AU 31 untuk barang terpakai dan AU 03 untuk barang Afkir) atau MVA. 8) Menerima Faktur Penjualan pembelian barang. 9) Menerima Bon Gudang (AU 33) dari gudang Prapat Kurung Surabaya. 2) Penerimaan dari gudang Prapat Kurung Surabaya a) Melakukan konfirmasi dengan petugas gudang di Prapat Kurung di Surabaya. b) Menerima dan mencocokkan dokumen barang yang dikirim dari Kantor Direksi (Memo, Kontrak, Surat Pesanan ) yang disesuai kan dengan Permintaan Barang (model AU 20). c) Melakukan kordinasi dengan Bagian terkait atas barang yang sudah di pesan. d) Melakukan konfirmasi dengan Bagian Administrasi Keuangan dan Umum (AKU). e) Menyiapkan petugas gudang dan kendaraan untuk mengambil barang. f) Membuat Laporan Harian Gudang (LHG) Masuk ( kode barang, klasifikasi, harga). g) Membukukan jumlah satuan barang ke dalam kartu gudang
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

Permintaan Barang (AU 20) dari Unit

39

(AU 31) atau MVA. 2. Penyimpanan Barang a. Penyimpanan barang dilakukan dengan berdasarkan frekuensi pemakaian barangnya dan klasifikasi jenis barang, yaitu : 1) Fast Moving 2) Slow Moving 3) In-courant b. Menyusun dan menata rapi di rak rak yang mudah di jangkau petugas. c. Memisahkan bahan atau barang yang beracun dengan barang lainnya. d. Menyimpan bahan atau barang yang memerlukan ruang pemanas. e. Memasang kartu label persediaan (model gula B-3-03) dengan kode barang. f. Menyimpan semua barang di gudang dalam keadaan terkunci. g. Membuat laporan informasi persediaan barang. h. Melakukan Stock Opname ( STO ) harian, untuk barang yang bersifat Fast Moving. i. Membuat laporan informasi persediaan barang setiap Triwulan. j. Membuat Laporan 15 harian untuk barang barang : 1) Bahan Bakar Minyak (BBM). 2) Minyak Pelumas. 3. Pengeluaran Barang a. Menerima Bon Gudang (PB 30) dari Bagian terkait. b .Memeriksa dan meneliti Bon Gudang (PB 30) : 1) Tanda tangan atau paraf pejabat dari Bagian terkait. 2) Kode barang. 3) Jumlah barang. c. Melayani dan memberikan barang sesuai Bon Gudang (PB 30) d. Memberi Kode Barang dan Nomer Bon Gudang. e. Membukukan jumlah satuan barang yang keluar ke dalam kartu label persediaan (model gula B-3-03). f. Mengisi No.Beban Perkiraan dan Saldo sesudah diberikan. g. Membukukan Bon Pengeluaran Barang (PB 30) ke dalam kartu gudang (AU 31) atau MVA. h. Input kartu gudang (AU 31) atau MVA. i. Membuat Laporan Harian Gudang (LHG) Keluar ( kode barang, klasifikasi, harga). 6.1.2 Bangunan Gudang
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

40

Gudang PG Padjarakan memiliki 13 gudang dan 4 tangki, sebagai berikut : Gudang Material atau Induk Gudang Gula Gudang Distribusi Gudang Kapur Gudang Belerang Gudang Pupuk Gudang B3 Gudang Karung Tangki Residu Tangki Tetes Tangki Solar Tangki Premium 6.1.3 Pelayanan Gudang 1. Gudang Gula Gudang gula dipergunakan untuk menerima, menyimpan, mengeluarkan gula produksi setiap hari baik milik Pabrik Gula maupun milik Petani Tebu Rakyat (PTR) adapun pelayanan rutin gudang ini antara lain : a. Menerima Berita Acara Penyerahan Gula dari Bagian Pengolahan setiap pukul 06.00 Wib. b. Menerima Laporan Produksi Gula dan Tetes (PB 33) dari Bagian Pengolahan. c. Menerima Laporan Harian Gula (PB 34) dari Sub.Bagian Administrasi Hasil. d. Memeriksa mutu dan Kuanta produksi harian gula bersama petugas Pengolahan dan Gudang. e. Melaksanakan stapel gula dalam bentuk kavling dengan sistim perhitungan “kunci 6” dengan metode penyimpanan FIFO. f. Melayani pengambilan Gula SPPB / DO PTPN XI / Kontrak A Kantor Direksi / DO Petani Tebu Rakyat (PTR) : 1) Menerima Bon Pengeluaran Gula (BPG) (PB 36) dan Surat Ijin Angkut (SIA) dari Sub.Bagian Administrasi Hasil. 2) Melaksanakan pengisian gula dan penghitungan diatas angkutan bersama Sub.Bagian Keamanan. 3) Melayani Delivery Order (DO) gula Petani Tebu Rakyat (PTR) untuk jumlah kuintal yang bulat. g. Mencatat Adminstrasi dan Fisik (Advis) gula. h. Melakukan Stock Opname (STO) setiap bulan. : 1 Buah : 5 Buah : 1 Buah : 1 Buah : 1 Buah : 2 Buah : 1 Buah : 1 Buah : 1 Buah : 1 Buah : 1 Buah : 1 Buah

2. Gudang Distribusi
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

41

Gudang Distribusi adalah gudang untuk menerima , menyimpan, mengeluarkan gula Natura 10% milik Petani Tebu Rakyat (PTR) dengan Delivery Order (DO) dalam jumlah pecahan dan gula Kontrak A Kantor direksi untuk KaryawanTetap, Karyawan Kampanye atau Musiman, Karyawan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), Karyawan Honorer. Pelayanan di gudang distribusi meliputi : a. Menerima Bukti Penyerahan Gula (BPG) gula Natura 10 % untuk Petani Tebu Rakyat (PTR) dan Kontrak A Kantor Direksi dari Sub.Bagian Administrasi Hasil untuk dibuatkan Bon Gudang (PB 30). b. Mengecek kwantum gula yang di sesuaikan dengan Bukti Penerimaan Gula (BPG) dari Sub.Bagian Administrasi Hasil. c. Melayani pengambilan gula Natura 10% untuk Petani Tebu Rakyat (PTR) untuk jumlah yang pecahan. d. Menerima Kartu Pembelian Gula Kontrak A untuk Karyawan. e. Melayani pengambilan gula Kontrak A untuk Karyawan Tetap, Kampanye, Karyawan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) atau Honorer. f. Membukukan pengeluaran gula ke dalam kartu gudang (AU 31) atau MVA. g. Secara periodik membuat Bon Gudang sesuai jumlah pengeluaran gula dengan nomer perkiraan : Gula Icip-icip Gula Pembelian Staf Gula Keperluan Dinas Gula Pembelian Karyawan 3. Gudang Kapur Gudang kapur berfungsi untuk menerima, menyimpan, mengeluarkan kapur sebagai bahan pembantu proses produksi gula, yang pelayanannya antara lain : a. Menerima surat jalan dari transportir. b. Melakukan Analisa kapur ke Sub.Bagian Pengkajian Pengembangan Teknologi (PPT). c. Mencatat Bukti Penerimaan Barang (BPB). d. Menginformasikan dan kordinasi dengan masinis jaga bagian terkait. e. Memeriksa struk timbang setelah barang selesai di bongkar. f. Melaporkan kepada Kepala Gudang. g. Melayani pengambilan atau pemakaian dari Bagian Pengolahan dilampiri Bon Gudang (PB 30). h. Melakukan Stock Opname (STO) setiap tahun. 4. Gudang Belerang
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

: 510.405 : 141.13 : 510.309 : 131.90 (diperhitungkan gaji)

42

Gudang belerang berfungsi menyimpan dan mengeluarkan kapur sebagai bahanpemutih proses produksi gula, yang pelayanannya antara lain : a. Menerima surat jalan dari transportir. b. Menyerahkan sampel kapur untuk di analisa di Sub.Bagian Pengkajian Pengembangan Teknologi (PPT). c. Mencatat Bukti Penerimaan Barang (BPB). d. Menginformasikan dan kordinasi dengan masinis jaga bagian terkait. e. Memeriksa struk timbang setelah barang selesai di bongkar. f. Melaporkan kepada kepala gudang. g. Melayani pengambilan atau pemakaian dari Bagian Pengolahan dilampiri Bon Gudang (PB 30). h. Melakukan Stock Opname (STO) setiap bulan. 5. Gudang Pupuk Gudang pupuk yang di pergunakan untukmenerima,menyimpan, mengeluarkan pupuk baik untuk Pabrik Gula maupun a. Pupuk ZA. b. Pupuk Ponska. c. Pupuk KCL. d.Pupuk Urea. e. Pupuk SP 36. f. Pupuk NPK. Adapun pelayanan di gudang pupuk sebagai berikut : 1) Memeriksa dokumen pengiriman barang : a) Surat Pesanan (SP). b) Delivery Order (DO). 2) Memeriksa hasil penimbangan muatan (Brutto, Tarra, Netto). 3) Melakukan analisa pupuk yang di serahkan ke Sub.Bagian Pengkajian Pengembangan Teknologi (PPT). 4) Menyerahkan hasil analisa pupuk ke Kantor Direksi. 5) Membuat Berita Acara Penerimaan Barang. 6) Mengirim hasil analisa pupuk ke Kantor Direksi. 7) Menyimpan pupuk di gudang dengan baik dengan cara : a) Diupayakan tidak di tempat yang lembab. b) Posisi pupuk dalam keadaan tidak roboh dan robek. c) Disusun dalam bentuk kavling. 8) Memeriksa kebenaran data data pengeluaran pupuk. 9) Melayani pengambilan atau pengiriman pupuk sesuai Bon Gudang (PB 30). 10) Membuat Surat Pengantar Pengeluaran Pupuk (SP3).
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

Petani Tebu Rakyat

(PTR).Beberapa jenis pupuk yang di simpan di gudang tersebut yaitu :

43

11) Melakukan Stock Opname (STO) 15 harian dengan Bagian Tanaman, Bagian Administrasi Keuangan dan Umum (AKU). 6. Gudang Bahan Berbahaya Beracun (B3) Gudang B3 berfungsi menerima, menyimpan, dan mengeluarkan khusus untuk barang barang tidak terpakai dan berbahaya. Adapun barang yang di simpan di gudang B3 adalah : a. Accu bekas. b. Limbah pengolahan. c. Lampu TL. d.Oli bekas. Adapun pelayanan di gudang B3 sebagai berikut : . 1) Menyimpan bahan atau barang yang berbahaya, beracun di gudang lain. 2) Menyimpan barang dengan mengklasifikasi jenis barang. 3) Barang bekas yang berbahaya di simpan di gudang B3. 4) Memberi kartu label persediaan (model gula B-3-03) pada barang yang masih mempunyai nilai finansial. 5) Penimbunan barang di jauhkan dari pengaruh kegiatan pekerjaan 7. Gudang Karung Gudang karung berfungsi menerima, menyimpan, dan mengeluarkan karung plastik dan plastik lapisan dalam (Inner bag dan outer bag). Pelayanan di gudang karung sebagai berikut : a. Menerima dan mencocokkan dokumen barang yang dikirim dari Kantor Direksi (Memo, Kontrak, Surat Pesanan). b. Meneliti Memo, Kontrak, Surat Pesanan yang disesuaikan dengan Permintaan Barang (AU 20). c. Mencocokkan barang dengan Bagian terkait. d. Membuat Berita Acara Penerimaan Barang. e. Membuat Laporan Harian Gudang (LHG) Masuk dan Laporan Harian Gudang (LHG) Keluar. f. Membukukan jumlah satuan barang ke dalam kartu gudang (AU 31) atau MVA. g. Menyimpan karung dan menata di gudang dalam bentuk kavling. h. Melakukan stapel karung. i. Melayani permintaan dari Bagian terkait sesuai Bon Gudang ( PB 30). j. Membuat Laporan Neraca karung plastik dan inner bag, yang di kirim ke Bagian Pengolahan.
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

44

k. Melakukan Stock Opname (STO) setiap tahun. 8. Tangki Residu Tangki residu,tangki yang di pergunakan untuk menimbun residu sebagai bahan bakar mesin ketel. Tangki residu tersebut dilengkapi alat pengukur yang di taruh di sebelah tangki. Adapun pelayanan residu antara lain : a. Menerima Delivery Order (DO) dari transportir. b. Melakukan kordinasi dengan Bagian terkait. c. Memeriksa Segel pengaman muka belakang, atas bawah. d. Melakukan analisa mutu residu. e. Membuat berita acara penerimaan barang. f. Melakukan pengukuran isi muatan tangki. g. Melakukan pengisian residu kedalam tangki penimbunan. h. Melakukan Stock Opname (STO) setiap tahun. 9. Tangki Tetes Tangki tetes, tangki yang di pergunakan untuk menimbun tetes sisa hasil proses gula.Tangki tetes tersebut dilengkapi alat pengukur yang di taruh di sebelah tangki. Pelayanan tetes antara lain : a.Memeriksa hasil penimbangan muatan dan angkutan (Brutto, Tarra, Netto) dari Seksi Timbangan. b. Mengerjakan pengisian pada angkutan. c. Memberi segel afsleter atas bawah muka belakang. d. Melayani penyelesaian proses administrasi Bukti Penyerahan Tetes (BPT) (PB 48) yang di buat oleh Sub.Bagian Administrasi Hasil. e. Meminta dan mengisi nilai brix tetes dari Bagian Pengolahan. 10. Tangki Solar Tangki solar, tangki yang di pergunakan untuk menimbun solar untuk bahan bakar kendaraan dinas, diesel lokomotif, diesel listrik. Tangki solar diletakkan di bawah tanah guna mencegah bahaya kebakaran. Tangki tersebut dilengkapi alat pengukur. Pelayanan di tangki solar antara lain : a. Menerima Delivery Order (DO) dari transportir. b. Melakukan kordinasi dengan Bagian terkait. c. Memeriksa hasil penimbangan muatan dan angkutan (Brutto , Tarra, Netto). d. Memeriksa segel pengaman muka belakang, atas bawah. e. Melakukan analisa mutu solar bersama Bagian terkait. f. Melakukan pengukuran isi tangki.
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

45

g. Membuat berita acara penerimaan barang. h. Melayani Bon Gudang (PB 30) dari Bagian terkait. i. Melaksanakan Stock Opname (STO) : 1) Stock Opname (STO) intern setiap hari. 2) Stock Opname (STO) untuk laporan ke Kantor Direksi setiap bulan. 11. Tangki Premium Tangki premium, tangki yang di pergunakan untuk menimbun premium untuk bahan bakar kendaraan non diesel, sepeda motor dinas. Tangki premium diletakkan di bawah tanah guna mencegah bahaya kebakaran. Tangki tersebut dilengkapi alat pengukur. Pelayanan di tangki premium antara lain : a. Menerima Delivery Order (DO) dari transportir. b. Melakukan kordinasi dengan Bagian terkait. c. Memeriksa hasil penimbangan muatan dan angkutan (Brutto, Tarra, Netto). d. Memeriksa segel pengaman muka belakang, atas bawah. e. Melakukan analisa mutu premium bersama Bagian terkait. f. Melakukan pengukuran isi tangki. g. Membuat Berita Acara Penerimaan Barang h. Melayani Bon Gudang (PB 30) dari Bagian terkait. i. Melaksanakan Stock Opname (STO) : 1) Stock Opname (STO) intern setiap hari. 2) Stock Opname (STO) untuk laporan ke Kantor Direksi setiap bulan. 6.2 SUB.BAGIAN PENGADAAN BARANG DAN JASA Seksi ini berperan sebagai penyedia kebutuhan barang dan jasa untuk memenuhi permintaan dari Bagian yang terkait sesuai kebutuhan. Pengadaan barang dan jasa terbagi menjadi dua macam : 1. Proses Pengadaan Barang dan Jasa a. Barang dan Jasa Lokal (PB 24) Pengadaan barang dan jasa yang ditangani oleh unit kerja sesuai Permintaan Barang (PB 24) dari masing masing bagian yang terdiri dari : 1) Surat Pesanan (AU 23) Pengadaan barang dan jasa yang melalui proses tender lokal, untuk memenuhi Permintaan Barang (PB 24) sesuai kebutuhan dari Bagian terkait. Adapun proses pengadaannya sebagai berikut : a) Menerima blangko Permintaan Barang (PB 24), sesuai
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

46

kebutuhanan dari Bagian terkait. b) Membuat Permintaan Penawaran Harga (PPH) oleh Tim Tender yang di kirim ke rekanan, setelah disetujui Pimpinan Unit. c) Permintaan Penawaran Harga (PPH) dari rekanan yang disetujui Tim Tender, dibuat Daftar Evaluasi Harga Permintaan Penawaran Harga (PPH). d) Tim tender melakukan negoisasi harga kepada rekanan yang dinyatakan menang tender. e) Membuat Berita Acara Negoisasi Harga. f) Membuat Surat Pesanan (SP) yang dikirimkan ke penyedia barang atau rekanan. 2) Tunai Pembelian langsung yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang mendesak dan di butuhkan pada saat itu dari Bagian terkait, sesuai kebutuhan. Proses pengadaannya adalah : a) Menerima memo ijin pembelian tunai yang di buat oleh Bagian terkait, atas persetujuan Pimpinan Unit karena dibutuhkan mendesak. b) Melakukan pembelian barang dengan mengadakan check harga, kualitas, dan speck tehnis sesuai pesanan minimal di tiga toko. c) Menerima Nota Pembelian Barang. d) Secara Administrasi tetap pengajuannya melalui Permintaan Barang (PB 24) dan di Input di Laporan Harian Gudang (LHG) Masuk. 3) Jasa a) Bagian terkait mengajukan surat permintaan pengadaan jasa di sertai Harga Perhitungan Sendiri (HPS). b) Pengajuan yang telah disetujui Pimpinan Unit dibuatkan Permintaan Penawaran Harga (PPH). c) Permintaan Penawaran Harga (PPH) yang di setujui Tim Tender, di buat Daftar Evaluasi Harga Permintaan Penawaran Harga (PPH). d) Tim tender melakukan negoisasi harga kepada rekanan yang dinyatakan menang tender. e) Membuat Berita Acara Negoisasi Harga. f) Membuat Surat Perjanjian Kerja (SPK). b. Barang dan Jasa melalui Kantor Direksi (AU 20)
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

47

Pengadaan barang dan jasa yang ditangani oleh Kantor Direksi berdasarkan Permintaan Barang (AU 20) sesuai kebutuhan dari Unit Kerja. Barang dan yang ditangani oleh Kantor Direksi, terdiri dari : 1) Barang Investasi Barang yang berupa untuk perbaikan atau penggantian baru suku cadang atau seluruh unit instalasi yang sifatnya dapat merubah konstruksi dan inventaris serta menambah kapasitas produksi. Barang Investasi dikategorikan menjadi : a) Investasi penggantian atau pembaharuan (rutin). b) Investasi penambahan atau peningkatan kapasitas. c) Investasi penambahan jenis produk baru. d) Investasi lain-lain. 2) Barang Eksploitasi (pemeliharaan mesin dan instalasi) Barang yang dipergunakan untuk memperbaiki mesin-mesin atau peralatan-peralatan setelah melaksanakan proses produksi dalam satu musim giling. Untuk proses pengadaannya, blangko Permintaan Barang (AU 20) dari Bagian terkait setelah disetujui pimpinan unit, langsung dikirim ke Bagian Pengadaan Kantor Direksi. 2. Metode Pelaksanaan Pengadaan Metode pengadaan barang atau jasa di unit usaha / pabrik gula terbatas pada metode : 1) Pemilihan Langsung Pelaksanaan pengadaan barang / jasa tanpa melalui pelelangan dan dilakukan dengan mengundang sebanyak-banyaknya penawaran, sekurang-kurangnya tiga penawaran dari penyedia barang/jasa yang telah memiliki teknis maupun harga. 2) Penunjukan Langsung Pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan cara menunjuk langsung kepada satu penyedia barang/jasa dengan cara melakukan negoisasi, baik tehnis maupun harga, sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara tehnis dapat dipertanggung-jawabkan. 3) Swakelola Swakelola adalah pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri, atau upah borongan tenaga. Swakelola dapat dilaksanakan oleh : Surat Keterangan Terdaftar (SKT) (telah tercantum dalam DPM) serta dilakukan negosiasi, baik

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

48

a) Pengguna barang atau jasa Kepala kantor / satuan kerja / pemimpin proyek/bagian proyek / pejabat yang disamakan / ditunjuk yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang / jasa dalam lingkungan unit kerja / proyek tertentu. b) Swakelola Pihak Ketiga Swakelola yang dilaksanakan oleh pihak ketiga adalah pekerjaan yang perencanaan dan pengawasannya dilakukan oleh pengguna barang atau jasa , sedangkan pelaksanaan pekerjaannya dilakukan oleh instansi pemerintah yang bukan penanggung jawab anggaran. c. Pengajuan Pembayaran Pelaksanaan pembayaran pengadaan barang atau jasa, ada beberapa tahap penyelesaian administrasi, sebagai berikut : 1) Surat Pesanan (AU 23) a) Menerima Laporan Harian Gudang (LHG) Masuk. b) Menerima faktur Pajak Pertambahan Nilai (PPn) dari rekanan. c) Membuat Bukti Keluar Kas / Bank (AU 11) untuk pembayaran dan Bukti Masuk Kas / Bank (AU 8) untuk potongan Pajak. d) Menyerahkan Kas Bon ke Sub. Bagian Keuangan. 2) Tunai a) Menerima Nota Pembelian barang. b) Menerima Laporan Harian Gudang (LHG) Masuk. c) Membuat Kas Bon Bukti Keluar Kas / Bank (AU 11) untuk pembayaran. d) Menyerahkan Bukti Keluar Kas / Bank ke Sub.Bagian Keuangan. 3) Jasa a) Menerima Berita Acara selesainya pekerjaan. b) Menerima faktur Pajak Pertambahan Nilai (PPn) dari rekanan. c) Membuat Bukti Keluar Kas / Bank (AU 11) untuk Pembayaran dan Bukti Masuk Kas / Bank ( AU 8) untuk potongan Pajak. d) Menyerahkan Bukti Masuk / Keluar Kas / Bank ke Sub.Bagian Keuangan.

6.3 SUB.BAGIAN ADMINISTRASI HASIL
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

49

Sub.Bagian Administrasi Hasil mempunyai peranan menangani kegiatan penerimaan dan pelayanan pengeluaran gula dan tetes serta administrasi laporan persediaan gula dan tetes. a. Penerimaan Gula dan Tetes Beberapa tahapan penerimaan penyerahan hasil produksi gula dan tetes dari Bagian Pengolahan, antara lain : 1) Penerimaan Gula a) Menerima Laporan Produksi Gula dan Tetes (PB 33) dari Bagian Pengolahan setiap hari saat proses produksi. b) Membuat Laporan Harian Gula (PB 34), bila ada mutasi. c) Menerima Laporan Administrasi dan Fisik (advis) gula dari petugas gudang gula bila ada mutasi. d) Membuat Laporan Mingguan ke Kantor Direksi bidang Pemasaran. e) Membuat Berita Acara Stock Opname (STO) gula setiap akhir bulan. 2) Penerimaan Tetes a) Menerima Laporan Produksi Gula dan Tetes (PB 33) dari Bagian Pengolahan. b) Menerima Berita Acara Perhitungan Produksi Tetes (harian),dari Bagian Pengolahan. c) Mencatat Kartu Persediaan Tetes (PB 49). a) Membuat Laporan Mingguan Tetes (PB 35). b) Membuat Laporan Dua Mingguan Persediaan Tetes model KAH PTP-022. c) Berita Acara Penyerahan Barang ( B.A.S.T.T) PG-Transportir model BAP/PG/T. d) Lampiran Daftar Penyerahan Tetes PG-Transportir model BAP/PG/TKAH/010. e) Membuat Laporan Pengeluaran Tetes. f) Membuat Laporan Bulanan Persediaan Tetes. g) Berita Acara Bukti Pemutusan dan Pemakaian segel plastik. h) Membuat Berita Acara Stock Opname (STO) tetes, setiap dua mingguan. b. Pelayanan Pengeluaran Gula dan Tetes Sebelum melayani pengeluaran baik gula maupun tetes, Sub. Bagian Administrasi Hasil terlebih dahulu mengajukan permintaan pengeluaran gula dan tetes ke Kantor Direksi, sebagai berikut :

1.Pelayanan Pengeluaran Gula
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

50

a) Gula SPPB / DO PTPN XI Gula milik sendiri yang sudah terjual ke pihak pemenang tender. Proses pelayanan gula tersebut adalah : 1) Sub. Bagian Administrasi Hasil menerima Surat Perintah Penyerahan Barang (SPPB) atau Delivery Order (DO) Kantor Direksi via transportir. 2) Memeriksa dokumen pengambilan : (a) SPPB atau DO dari Kantor Direksi. (b) Kartu Tanda Penduduk (KTP) pengambil. (c) Surat Kuasa dari Pemenang Tender gula. 3) Membuat Bon Pengeluaran Gula (BPG) (PB 36). 4) Membuat Surat Ijin Angkut (SIA). 5) Membuat Bukti Penyerahan Gula. b) Gula DO Kontrak A Karyawan Gula yang dijual kepada Karyawan Tetap, Karyawan Kampanye/ Musiman, Karyawan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), Karyawan Honorer, dan sumbangan ke pihak ketiga. Proses pelayanan gula tersebut adalah : 1) Membuat Surat Pengajuan Pengeluaran Gula (PB 40) ke Kantor Direksi. 2) Membuat Bon Pengeluaran Gula (PB 36). 3) Membuat Bukti Penyerahan Gula. c) Gula DO natura Petani Tebu Rakyat (PTR) Gula milik Petani Tebu Rakyat (PTR) yang sudah dijual ke PTPN XI. DO natura Petani Tebu Rakyat (PTR) ada dua, DO natura jumlah bulat dan DO natura jumlah pecahan. Proses pelayanan gula tersebut adalah : 1) Membuat Surat Permintaan Pengeluaran Gula (PB 45) kepada Direksi. 2) Bon Pengeluaran Gula milik Petani Tebu Rakyat (PTR) diperhitungkan Sisa Hasil Usaha (SHU) melalui : Perkiraan 130.80 Pada 390.10 2. Pelayanan Pengeluaran Tetes a) Sub.Bagian Administrasi Hasil menerima Surat Perintah Penyerahan Barang (SPPB) atau Delivery Order (DO) dari Kantor Direksi via transportir. b) Memeriksa dokumen pengambilan : 1) SPPB atau DO dari Kantor Direksi. 2) Surat Ijin Mengemudi (SIM) pengambil. 3) Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK).
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

dari

51

c) Membuat Bon Pengeluaran Tetes (BPT) (PB 36). d) Membuat Bukti Penyerahan Tetes (BPT) (PB 48). e) Membuat Bukti Pemakaian Segel yang mencantumkan : 1) SPPB. 2) SIA. 3) Nomer kendaraan. 4) Jumlah segel. 5) Nomer urut segel. 6.4 SUB.BAGIAN DO PTR Sub.Bagian ini,mempunyai peranan memproses pendapatan Petani Tebu Rakyat (PTR), dan sekaligus hutang-piutang. Adapun proses pembuatan Delivery Order (DO) Petani Tebu Rakyat (PTR), sebagai berikut : 1. Menerima Lampiran Bagi Hasil PTR dari Bagian Pengolahan. 2. Membuat Pemberitahuan Pengeluaran DO PTR (PB 43) per-periode (tiap minggu),dengan bagi hasil 90 % dalam bentuk uang tunai dan 10% dalam bentuk natura, sesuai kesepakatan bersama antara Direksi dengan Asosiasi Petani Tebu Rakyat Indonesia (APTRI) dan Surat Direksi tentang Petunjuk Pelaksanaan Dana Talangan. Dalam proses pembuatan DO, hutang PTR diperhitungkan sesuai dengan biaya yang dipinjam oleh PTR, diantaranya : a) Ongkos tebang, muat dan angkut sesuai tarif Daftar Jarak Kebun dan Jumlah Tebu yang dibuat dan disepakati oleh Administratur dengan Forum Temu Kemitraan (FTK). b) Pinjaman PTR (biaya garap, pupuk) sesuai Buku Besar yang dilaporkan dari Bidang Akuntansi. 3. Membuat blangko Permintaan Pengeluaran Gula Milik Petani. Blangko yang dipergunakan oleh petani untuk diserahkan ke petugas pelayanan pengambilan gula. 4. Mengajukan permintaan dropping dana talangan ke Direksi, setiap minggu dengan dilampiri Berita Acara Pengajuan Dana Talangan Gula PTR yang diterbitkan dari Ketua kelompok tani. 5. Membuat Bukti Keluar Kas / Bank (AU 11) dan Bukti Masuk Kas/Bank (AU 8). 6. Membuat laporan bulanan ke Direksi, antara lain : a) Laporan Kredit Ketahanan Pangan (KKP). b) Laporan Tetes TR. c) Rekapitulasi Dana Talangan. 7. Membuat Rekapitulasi DO PTR (awal- akhir periode) yang dicocokkan dengan Laporan Hasil Pasti dari Bagian Pengolahan. 8. Membuat Rekapitulasi Total Dana Talangan setiap akhir giling
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

52

ke Kantor Direksi. 6.5 SUB.BAGIAN PEMBUKUAN Pembukuan adalah suatu proses pencatatan yang dilakukan secara teratur untuk mengumpulkan data dan informasi keuangan yang meliputi harta, kewajiban, modal, penghasilan dan biaya, serta jumlah harga perolehan dan penyerahan barang atau jasa, yang ditutup dengan menyusun laporan keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi pada setiap tahun pajak berakhir. Sub.Bagian ini melaksanakan tugas pencatatan transaksi Kas / Bank dan transaksi bukan Kas / Bank. Pembukuan transaksi ada dua macam : a. Pembukuan Transaksi Kas Membukukan jurnal Bukti Masuk / Keluar Kas / Bank ke dalam Kartu Perkiraan. Adapun cara membukukannya sebagai berikut : 1. Dibukukan satu hari setelah adanya mutasi. 2. Memasukkan Bukti Masuk Kas / Bank mulai dari perkiraan yang terkecil dengan memasukkan ke kolom Kredit. 3. Apabila pada perkiraan Bukti Masuk ada mutasi keluar pada perkiraan yang sama, dibuku bersamaan. 4. Memasukkan Bukti Keluar Kas / Bank mulai dari perkiraan yang terkecil dengan memasukkan ke kolom Debet. Pembukuan Transaksi Kas, dikerjakan oleh Seksi Neraca, merupakan alat kontrol dari kegiatan Sub.Bagian Keuangan (menerima, mengeluarkan) uang, sehingga keseluruhan dari kegiatan tersebut terinput di Buku Besar. Adapun Pembuatan Neraca, sebagai berikut : 1. Input Kas Bon yang diperoleh dari Seksi Kasir. 2. Input Memo bila ada koreksi dari KVA. 3. Menerima Copy File Memo (FM) dari KVA. Selanjutnya dari kegiatan diatas hasil output berupa Neraca, Buku Besar, File Memo (FM), Realisasi Biaya. Seksi Neraca juga membuat laporan-laporan berupa : 1. Pajak. 2. Hutang Piutang. 3. Realisasi Biaya. 4. Laporan Manajemen (LM). 5. Rekening Koran (R/K). 6. Investasi Baru. Pembukuan Transaksi Bukan Kas Membukukan jurnal penerimaan dan pengeluaran barang ke dalam Kartu Perkiraan. Adapun cara membukukannya sebagai berikut :
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

Proses

53

1. Dibukukan secara harian atau secara berkala. 2. Dimulai dari jurnal Debet. 3. Dilanjutkan ke jurnal Kredit. Pembukuan Transaksi Bukan Kas, dikerjakan oleh Seksi Administrasi Persediaan Kantor / Kantor Voreed Administration (KVA). Administrasi di bidang KVA, merupakan alat kontrol dari kegiatan Sub. Bagian Gudang (menerima, menyimpan, mengeluarkan) barang, sehingga keseluruhan dari kegiatan tersebut terinput dengan harga barang sekaligus. Adapun proses pembuatan laporan KVA adalah : a. Meng Input Laporan Harian Gudang (LHG) Masuk dari Sub. Bagian Gudang. Barang Pembelian Lokal (PB 24) dan Pembelian Kantor Direksi (AU 20). b. Meng Input Bon Gudang (PB 30). Menjurnal barang keluar beserta biaya, untuk disesuaikan dengan persediaan barang digudang. c. Melakukan koreksi harga. Mencocokkan biaya barang dengan mengkonfirmasikan ke Seksi Pengadaan untuk diadakan pencocokan harga. d. Meng Input retur (klaim barang). Menambahkan klaim barang yang dilampiri Bon Pengembalian (PB30-A) ke dalam LHG Masuk, jika ada. e. Meng Input persediaan awal barang. f. Merekap hasil Input ke dalam Memo Bukti Memorial. Memo Bukti Memorial dibuat harian dan bulanan. g. Mengirim File Memo (FM) Bukti Memorial ke Seksi Akuntansi. h. Membuat Daftar Persediaan Barang-Barang Gudang Triwulanan. i. Melaporkan hasil Stock Opname (STO) beserta Daftar Persediaan Barang-Barang Gudang Triwulanan ke Kantor Direksi. j. Melakukan koreksi Daftar Perincian Pemakaian Bahan / Barang (APB.PG 260/270) dan Rencana Pesanan Tahunan (RPT) RKAP (tahun ini) yang dikirim dari Sub.Bagian Gudang. k. Mengirim Daftar Perincian Pemakaian Bahan/Barang (APB.PG 260/270) dan Rencana Pesanan Tahunan (RPT) RKAP (tahun ini) yang dikirim dari Sub.Bagian Gudang ke Kantor Direksi. l. Membuat Laporan Manajemen (LM-14) Bagian Instalasi dan (LM-35) Realisasi Kendaraan. m. Mengirim Laporan Manajemen Bulanan ke Kantor Direksi. Prosedur koreksi harga yang di lakukan oleh Seksi KVA, dikarenakan LHG Masuk yang diterima dari Sub.Bagian Gudang, tidak tercantum nilai nominalnya. Hal ini disebabkan barang tersebut kategori baru yang belum di input. Adapun proses pembetulannya adalah :

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

54

1. Meng input harga sementara, dari LHG Masuk yang tidak tercantum harga barangnya. 2. Menerima Bukti Memorial (model gula B-8-00 (AU-3) dari Sub. Bagian Pengadaan, selisih harga barang yang telah disesuaikan dengan kartu Buku Besar dan kartu Hutang Piutang atau menginput Koreksi Harga Penerimaan Barang (Debet), dengan jurnal : Debet Perkiraan 300 Perkiraan 140 Debet Perkiraan 514 Perkiraan 300 Seksi Neraca. 6.6 SUB.BAGIAN KEUANGAN Sub.Bagian Keuangan berperan menerima, mengeluarkan dan melaporkan persediaan dana Kas. Untuk memenuhi dana operasional perusahaan, terlebih dahulu dilakukan pengajuan Permintaan Modal Kerja (PMK) ke Kantor Direksi. Adapun tahapan-tahapan pengajuan PMK adalah : 1. Mengkompilir pengajuan PMK yang sesuai dengan APB.PG 17 dari masingmasing Bagian terkait. 2. Mengirim pengajuan PMK ke Kantor Direksi dan sekaligus pembahasan persetujuan PMK, yang dihadiri oleh masing-masing Bagian. 3. Menerima Persetujuan PMK dari Kantor Direksi. 4. Melakukan Dropping ke bank untuk memenuhi permintaan uang dari masingmasing Bagian, setiap minggu. 5. Menyalurkan dana harian sesuai dengan kebutuhan ke Bagian terkait. Untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan sehari-hari, baik penerimaan, pengeluaran dan pelaporan keuangan, dikerjakan oleh : a. Seksi Kasir Kasir atau cashier adalah petugas yang menerima dan membayar uang atas perintah yang berwenang. Peran Kasir membayar semua biaya sesuai Bukti Kas / Bank yang diajukan dari Bagian terkait. Adapun proses pembayaran, sebagai berikut : 1. Menerima Bukti Kas / Bank dari Bagian terkait. 2. Mencatat kebutuhan biaya yang diperlukan ke dalam buku pengambilan uang di Bank. 3. Membuat Check untuk pengambilan uang di bank. Setiap pengambilan uang di bank, dijamin oleh asuransi Cash In Transit (CIT).
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

Kredit xx Kredit xx

xx

3. Menginput Koreksi Harga Pengeluaran Barang (Kredit), dengan jurnal : xx

4. Menyerahkan Bon Gudang (PB 30), LHG Masuk, Koreksi Harga, ke

55

4. Membayar uang sesuai Bukti Kas / Bank. 5. Mencatat transaksi harian ke dalam buku kasir. 6. Membuat Rekapitulasi Dana Kas / Bank yang dikirim ke Seksi Neraca. 7. Membuat Laporan Kas / Bank. 8. Sisa dana disimpan dalam brankas yang dijamin dengan asurasi Cash In Save (CIS). b. Juru Tulis Keuangan Peran Juru Tulis Keuangan adalah : 1. Mengkompilasi Rincian Permintaan Modal Kerja (PMK) dari semua Bagian setiap bulan. 2. Menyusun anggaran kebutuhan Kas dari Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). 3. Menyesesuaikan jumlah permintaan dari kebutuhan bulan yang lalu. 4. Merekapitulasi Permintaan Modal Kerja (PMK) dari semua Bagian. 5. Membuat surat Permintaan Modal Kerja (PMK) ke Kantor Direksi. 6. Membuat surat permintaan pengiriman modal kerja setiap minggu. 7. Menerima penyerahan modal kerja dari Kantor Direksi setiap minggu. 8. Membuat Laporan Manajemen (LM 15) setiap bulan. 9. Membuat Laporan Cash In setiap bulan. 6.7 SUB.BAGIAN SDM & UMUM Manajemen Sumber Daya Manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi SDM adalah Departemen Sumber Daya Manusia atau dalam bahasa Inggris disebut HRD atau Human Resource Department. Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya. 6.7.1 Nomer Perkiraan Sub.Bagian SDM Untuk mengetahui pos biaya Sub.Bagian SDM, terinci di bawah ini : 510 Pimpinan dan Tata Usaha 510.10 Upah dsb.Karyawan Bulanan/Harian Tetap 510.20 Upah dsb.Karyawan Musiman/ Tetap 510.30 Tunjangan Kesejahteraan 510.40 Tunjangan Sosial Karyawan 510.50 Pengeluaran Khusus 510.60 Tunjangan Pelaksanaan Tugas
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

56

512 512.xx 513 513.xx 514 514.xx 515 515.xx 516 516.xx 517 517.xx 6.7.2 Seksi Timbangan

Tebu Giling Tebang dan Angkut Tebu Pabrik Pengolahan Eksploitasi Alat Pengangkutan Eksploitasi Alat Pertanian

Seksi Timbangan berperan melakukan penimbangan barang-barang material dan non material, serta membuat laporan administrasi timbangan. a.Kegiatan Penimbangan Kegiatan yang dilakukan di timbangan, ada dua jenis barang : 1. Barang Material Adapun barang material yang di timbang,adalah : - Bahan Bakar Alternatif ( BBA) - Ampas - Bibit - Daduk - Limbah Blotong - Kapur - Tetes - Abu Limbah 2. Barang Non Material Adapun barang non material yang di timbang adalah tebu yang diangkut oleh truk maupun lori. b. Proses Pelaksanaan Timbangan 1. Pelaksanaan kegiatan timbang barang material, antara lain : a) Bahan Bakar Alternatif ( BBA) 1) Menerima faktur / surat jalan pengiriman barang. 2) Menerima Bukti Penerimaan Barang (BPB) dari Sub.Bagian Gudang. 3) Menimbang muatan dan kendaraan pengangkut (Brutto, Tarra, Netto). 4) Menyerahkan kembali dokumen pengiriman Bahan Bakar Alternatif (BBA) ke Sub.Bagian Gudang, di
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

57

lampiri struk hasil timbang. b) Ampas 1) Menerima struk timbang hasil timbang dari pengirim. 2) Menimbang muatan dan kendaraan pengangkut (Brutto, Tarra, Netto). 3) Menyerahkan struk hasil timbang ke Bagian Instalasi dilanjutkan ke Sub.Bagian Gudang. c) Bibit 1) Menerima surat jalan dari pengirim bibit. 2) Menimbang muatan dan kendaraan pengangkut (Brutto, Tarra, Netto). 3) Menyerahkan struk hasil timbang ke Bagian Tanaman. d) Daduk 1) Menerima surat jalan dari pengirim bibit. 2) Menimbang muatan dan kendaraan pengangkut (Brutto, Tarra, Netto). 3) Menyerahkan struk hasil timbang ke Bagian Instalasi dilanlanjutkan ke Sub.Bagian Gudang. e) Limbah blotong (angkutan truk) 1) Menimbang muatan dan angkutan (Brutto, Tarra, Netto). 2) Menyerahkan struk hasil timbang ke Bagian Pabrikasi f) Kapur 1) Menerima surat jalan dari distributor. 2) Menimbang muatan dan angkutan (Brutto, Tarra, Netto). 3) Menyerahkan struk hasil timbang ke Sub.Bagian Gudang. g) Tetes 1) Menerima Memo perintah pengambilan Tetes dari Distributor. 2) Menerima Copy Surat Ijin Mengemudi (SIM) dan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) dari pengemudi angkutan. 3) Menimbang muatan dan angkutan (Brutto, Tarra, Netto). 4) Menyerahkan struk hasil timbang ke Sub.Bagian Administrasi Hasil. h) Abu Limbah 1) Menimbang muatan dan angkutan (Brutto, Tarra, Netto).
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

58

2) Menyerahkan struk hasil timbang ke Bagian Instalasi. 2. Pelaksanaan kegiatan timbang barang tebu yang di angkut truk atau lori, sebagai berikut : a) Mendaftar semua angkutan tebu baik truk maupun lori. b) Menimbang muatan kosongan atau Tarra berat kendaraan truk maupun lori. c) Melaksanakan Tarra ulang dan membuat Berita Acara Tarra Ulang khusus angkutan truk tebu. d) Input hasil penimbangan muatan kosongan atau Tarra berat kendaraan truk maupun lori. e) Menerima Surat Perintah Angkut Tebu (SPAT) Tebu Sendiri (TS) dan Tebu Rakyat (TR) dan no.urut timbang, khusus untuk angkutan truk. f) Menimbang muatan dan angkutan (Brutto, Tarra, Netto). g) Menyerahkan Surat Perintah Angkut Tebu (SPAT) angkutan truk ke Seksi Pengangkutan. h) Menerima daftar Perincian Tebangan dan Tarip Upah Tebang atau Potongan (stat tebang)dari bagian Pengangkutan dan Berita Acara Tambahan Biaya Upah Tebang (bila ada). i) Membuat Laporan Timbangan jumlah Bagian Tanaman. j) Membuat Rekap Upah Harian penebang tebu dan Upah Harian pendorong tebu. k) Membuat Kupon Surat Timbang. l) Menyerahkan Perincian Tebangan dan Tarip Upah Tebang atau Potongan (stat tebang) dari Seksi Pengangkutan, Berita Acara Tambahan Biaya Upah tebang (bila ada), Rekap Upah Harian penebang tebu, danUpah Harian pendorong tebu, Kupon Surat Timbang ke Sub.Bagian Sumber Daya Manusia (SDM). 6.7.3 Seksi Administrasi SDM Seksi ini berperan melaksanakan pekerjaan untuk pembayaran upah tebang dan gaji Karyawan Tetap, yang antara lain : a. Upah Tebang Setelah melalui proses administrasi di Seksi Timbangan, seluruh berkas di kirim ke Sub.Bagian Sumber Daya Manusia (SDM), selanjutnya oleh Sub.Bagian ini di lakukan : 1. Pembuatan Rekap Upah Tebang. 2. Membuat Kas Bon : a) Bukti Keluar Kas/Bank (model AU 11) untuk pemba
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

truk dan lori yang

masuk dilampiri Laporan Tebu Masuk Giling, yang di kirim ke

59

yaran upah tebang. b) Bukti Masuk Kas/Bank (model AU 8) untuk potongan Piutang Pinjaman Petani Tebu Rakyat (PTR). 3. Menyertakan berkas administrasi proses timbang, antara lain: a) Perincian Tebangan dan Tarip Upah Tebang atau potongan (stat tebang) dari Seksi Pengangkutan dan Berita Acara Tambahan Biaya Upah Tebang (bila ada). b) Rekap Upah Harian penebang tebu dan Upah Harian pendorong tebu. c) Kupon Surat Timbang. 4. Menyerahkan semua berkas pengajuan pembayaran upah Tebang tebu ke Seksi Kasir. 5. Melakukan pembayaran kepada tukang tebang atau mandor tebang. b. Gaji Karyawan Karyawan adalah semua pekerja yang bekerja pada PT.Perkebunan Nusantara XI (Persero) yang berstatus Karyawan Tetap dan Karyawan Tidak Tetap dengan memperoleh gaji. Karyawan Tetap adalah Karyawan yang mempunyai hubungan kerja dengan perusahaan untuk jangka waktu tidak tertentu sesuai pasal 1603/KUH Perdata, dan pada saat dimulainya hubungan kerja didahului dengan masa percobaan maksimal tiga bulan sesuai Undang-Undang yang berlaku. Karyawan Tidak Tetap adalah Karyawan yang mempunyai hubungan kerja dengan perusahaan untuk jangka waktu tertentu dan pada saat dimulainya hubungan kerja tidak didahului dengan masa percobaan maksimal tiga bulan sesuai Undang-Undang yang berlaku. Pembayaran gaji untuk karyawan terdiri : 1. Gaji Pokok Gaji Pokok adalah imbalan dasar yang dibayarkan kepada Karyawan menurut tingkat atau jenis pekerjaan yang besarnya ditetapkan berdasarkan kesepakatan, tidak termasuk Tunjangan Tetap dan Tunjangan Tidak Tetap 2. Tunjangan Tetap Tunjangan Tetap adalah Tunjangan Khusus atau Struktural. 3. Tunjangan Tidak Tetap Tunjangan Tidak Tetap adalah sejumlah uang yang disepakati diterima oleh Karyawan sebagai tambahan penerimaan bagi Karyawan selain Tunjangan Tetap. 4. Premi dan Upah Lembur Premi dan upah lembur adalah sejumlah uang yang diterima Karyawan, atas pekerjaan yang diselesaikan diluar jam jam kerja.
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

60

Selain gaji yang diterima, Karyawan juga menerima pendapatan lain berupa : 1. Tunjangan Kesejahteraan a. Tunjangan Ekstra Giling (TEG). b. Tunjangan olah raga, kesenian, kerohanian. c. Tunjangan pengosongan rumah dinas. d. Jasa Produksi (JAPRO) / Bonus. e. Penghargaan khusus. f. Santunan Hari Tua (SHT). g.Uang Pesangon dan Jasa. h. Pesangon Giling. 2. Tunjangan Sosial Karyawan a. Perawatan kesehatan. b. Uang cuti. c. Pakaian dinas. d. Pendidikan dan latihan. e. Insentiv, perangsang dan appresiasi. f. Gula icip-icip. g. Tunjangan kematian. h. Asuransi. i. Tunjangan pemondokan anak. j. Penghargaan masa kerja. 3. Tunjangan Pelaksanaan Tugas a. Biaya perjalanan dinas. b. Biaya angkutan perjalanan dinas. c. Biaya Pengumandahan. d. Biaya pindah. 6.7.4 Seksi Juru Tulis SDM Seksi ini mempunyai peran membuat kontrak kerja, administrasi Asuransi, Gaji Karyawan, Laporan General Affair Report (GAR). 1. Kontrak Kerja 2. Administrasi Asuransi Asuransi atau insurance adalah Perjanjian yang menyebutkan seorang penanggung mengikatkan diri kepada seorang tertanggung dengan menerima premi sebagai pengganti apabila terjadi kerugian, kerusakan, atau kehilangan keuntungan yang diharapkan yang kemungkinan akan dideritanya apabila terjadi suatu peristiwa yang menimpanya. 3. Gaji Karyawan 4. Laporan GAR

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

61

6.7.5 Seksi Pembantu Juru Tulis SDM Seksi ini mempunyai peran menyelesaikan administrasi perawatan kesehatan, Pajak Penghasilan (Pph 21), Surat Perintah Jalan (SPJ), administrasi gula. a. Perawatan Kesehatan Untuk menjamin kesehatan Karyawan, seluruh Karyawan Tetap beserta batihnya, perawatan dan pengobatan ditanggung oleh perusahaan. Fasilitas kesehatan yang disediakan oleh perusahaan untuk perawatan dan pengobatan, berupa Poliklinik Unit Kerja dan Rumah Sakit Perusahaan. Dalam melaksanakan pelayanan perawatan kesehatan untuk Karyawan, Sub.Bagian Sumber Daya Manusia (SDM), melakukan : 1. Menerima Rekening Koran (R/K) dari Rumah Sakit Umum (RSU) Djatiroto Lumajang, RSU Lavalette Malang, RSU Wonolangan Probolinggo, RSU Djiwan Madiun, Kantor Direksi. 2. Menerima kuitansi atau nota dari Poliklinik Unit Kerja, sesuai tarif yang ditentukan oleh Surat Keputusan (SK) Direksi, sebagai dasar pembuatan Bukti Keluar Kas / Bank. 3. Membuat laporan bulanan kesehatan untuk lampiran laporan General Affair Report (GAR), yang dikirim ke Kantor Direksi. 4. Membuat laporan tahunan Rekapitulasi Biaya Perawatan Kesehatan. b. Pajak Penghasilan (Pph 21) PPh atau Pajak Penghasilan adalah pajak yang dikenakan atas penghasilan berupa gaji, honor / honorarium, upah, tunjangan dan pembayaran lain yang diterima atau diperoleh Wajib Pajak orang pribadi dalam negeri sehubungan dengan pekerjaan atau jasa, jabatan dan kegiatan. Pajak Penghasilan (Pph 21), dibedakan menjadi dua kategori : 1. Pendapatan Teratur Pendapatan teratur yang dikenakan potongan pajak, dalam hal ini adalah gaji Karyawan. Adapun proses pemotongan Pph 21 nya sebagai berikut : a. Menerima Rekapitulasi Potongan gaji bulanan Karyawan Gol I, II, III, IV dari Seksi Juru Tulis SDM. b. Memproses secara aplikasi Pph 21 gaji bulanan. c. Dibuatkan Surat Setoran Pajak (SSP). d. Membayar pajak ke bank, sekaligus meminta legalitas untuk SSP. e. Membuat Surat Pemberitahuan (SPT) Masa. f. Menyerahkan SPT ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP). g. Menerima Bukti Penerimaan Surat (Surat Kuning) dari KPP.

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

62

2. Pendapatan Tidak Teratur Pendapatan tidak teratur yang dikenakan potongan pajak, dalam hal ini adalah bonus, rapel gaji, penghargaan masa kerja (PMK), tunjangan hari raya (THR), cuti tahunan, cuti panjang, pakaian dinas.Adapun proses pemotongan Pph 21 nya sebagai berikut : a. Memproses secara aplikasi Pph 21 gaji bulanan. b. Memproses jenis pendapatan tidak teratur. c. Dibuatkan Surat Setoran Pajak (SSP). d. Membayar pajak ke bank, sekaligus meminta legalitas untuk SSP. e. Membuat Surat Pemberitahuan (SPT) Masa. f. Menyerahkan SPT ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP). g. Menerima Bukti Penerimaan Surat (Surat Kuning) dari KPP. c. Surat Perintah Jalan (SPJ) Surat yang diberikan kepada Karyawan yang bertugas untuk keperluan perusahaan dengan mendapatkan fasilitas penggantian biaya transportasi, makan, penginapan. Adapun prosedur pembuatan SPJ, sebagai berikut : 1. Menerima anfra kendaraan dari pemakai untuk tujuan lokal atau luar wilayah, yang telah disetujui Kepala Bagian yang terkait. 2. Membuat Surat Tugas. 3. Membuat Daftar Perincian Biaya Perjalanan. 4. Membuat Rekapitulasi Biaya Perjalanan Dinas (BPD). 5. Membuat Bukti Keluar Kas / Bank (AU 11). 6. Membuat Daftar Penerima uang penggantian perjalanan dinas atau BBM. 7. Menyerahkan Bukti Keluar Kas / Bank (AU 11) dan Daftar Penerima uang penggantian perjalanan dinas atau BBM ke Seksi Kasir. d. Administrasi Gula Untuk melayani pembelian gula Kontrak A khusus Karyawan, Seksi ini melakukan : 1. Membagikan Kartu Pengambilan Gula Karyawan kepada Karyawan sesuai dengan status. 2. Membuat Daftar Pembelian Gula Karyawan. 3. Menyerahkan Daftar Pembelian Gula Karyawan ke Seksi Administrasi SDM. 4. Menyimpan Kartu Pengambilan Gula Karyawan, dari Seksi Gudang Distribusi.

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

63

e. Surat Perintah Angkut Tebu (SPAT) SPAT adalah surat yang dipergunakan untuk mengangkut tebu dari lahan sampai dengan tebu digiling. Untuk mendistribusikan SPAT, tahapan-tahapan yang dilakukan adalah : 1. Menerima Bon permintaan SPAT dari Seksi Pengangkutan. 2. Mengajukan permintaan SPAT ke Sub.Bagian Pengadaan Barang/jasa. 3. Membuat Berita Acara Pengebonan SPAT. 4. Menyerahkan SPAT ke Seksi Pengangkutan. 5. Melakukan cross cek SPAT yang masuk dan tidak masuk tiap pagi di Seksi Pengangkutan. 6. Membuat Berita Acara SPAT yang tidak terpakai. 6.7.6 Seksi Poli Klinik Dalam memberikan fasilitas perawatan dan pengobatan kepada Karyawan, Poliklinik Unit Kerja yang dikelola oleh Sub.Bagian Sumber Daya Manusia (SDM), berperan dengan cara : 1. Menangani pasien karyawan aktif beserta batih a. Pendaftaran. b. Periksa. c. Memberi obat. 2. Menangani pasien pensiun beserta batih a. Motivasi. b. Mengirim pasien ke RSU Wonolangan. 3. Pelaporan : a. Medical recording Mencatat data pasien dari buku harian dikirim ke RSU Wonolangan. b. Kunjungan pasien rawat jalan Mencatat harian rawat jalan dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten Probolinggo. c. Kunjungan penderita Mengumpulkan data kunjungan harian sesuai umur dan penyakit untuk dikirim ke Puskesmas. d. Permintaan obat Mencatat kebutuhan obat untuk dikirim ke RSU Wonolangan 4. Kegiatan donor darah (3 bln) a. Melakukan koordinasi dengan PMI Kraksaan. b. Memberitahukan kepada Karyawan. 5. Kegiatan kir kesehatan a. Melakukan koordinasi dengan Sub.Bagian b. Membuat jadwal kir.
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

64

c. Pelaksanaan kir. 6. Monitoring pasien a. Melakukan koordinasi dengan RSU Wonolangan dan RSU Lavalette. b.Mengunjungi pasien di RSU. 6.7.7 Seksi Sekretariat Seksi Sekretariat di Sub.Bagian Sumber Daya Manusia (SDM), mempunyai tugas dan tanggung jawab mengirim, menerima dan menyimpan seluruh dokumen surat, baik surat intern maupun ekstren. Untuk mengetahui lebih jauh memahami surat-menyurat di Unit Kerja, adalah sebagai berikut : a. Jenis Surat Secara garis besar, surat-menyurat dilingkungan PT.Perkebunan Nusantara XI (Persero), digolongkan dalam beberapa jenis, yaitu : 1. Surat (dinas) Biasa. 2. Surat Keputusan (SURKP). 3. Surat Edaran (SURED). 4. Surat Keterangan (SURKT). 5. Surat Perintah / Jalan (SUTUG). 6. Pengumuman (PENGU). 7. Surat Pengantar (SP). 8. Memo. 9. Surat dengan media Elektronik (e-mail, faksimili, ratel/SSB, teleks). Secara rutinitas kegiatan surat-menyurat, yang paling penting adalah Surat(dinas) Biasa. Surat ini terdiri dari : a) Surat Ekstren Surat Ekstren adalah surat keluar dari Kantor / PG / RSU / PK / PASA / Proyek dilingkungan PT.Perkebunan Nusantara XI (Persero) yang ditujukan kepada pihak Ketiga. b) Surat Intern Surat Intern adalah surat-surat keluar / masuk antar Kantor / PG / RSU / PK / PASA / Proyek dilingkungan PT.Perkebunan Nusantara XI (Persero). Surat intern terdiri dari dua jenis : 1) Surat Tunggal Surat keluar yang dialamatkan kepada satu Kantor /PG / RSU / PK / PASA / Proyek saja. 2) Surat Kolektif Surat keluar yang ditujukan kepada beberapa alamat, dengan isi yang sama.

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

65

b. Rubrik Surat Untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian kembali surat-surat keluar / masuk , terutama surat intern, digolongkan dalam beberapa rubrik surat, yaitu : 1. A – Urusan Umum. Rubrik ini untuk korespondensi yang berkaitan dengan tugas-tugas Bagian SDM, Bagian Umum dan Sekretaris Perusahaan. 2. B – Urusan Keuangan. Rubrik ini untuk korespondensi yang berkaitan dengan tugas-tugas Bagian Keuangan. 3. C – Urusan Tanaman. Rubrik ini untuk korespondensi yang berkaitan dengan tugas-tugas Bagian Tanaman. 4. D – Urusan Pengolahan. Rubrik ini untuk korespondensi yang berkaitan dengan tugas-tugas Bagian Pengolahan. 5. E – Urusan Teknik. Rubrik ini untuk korespondensi yang berkaitan dengan tugas-tugas Bagian Teknik. 6. G – Urusan Pengembangan. Rubrik ini untuk korespondensi yang berkaitan dengan tugas-tugas Bagian Penelitian dan Pengembangan Usaha, Bagian Pusat Data dan Sistem Informasi. 7. H – Urusan Komersial. Rubrik ini untuk korespondensi yang berkaitan dengan tugas-tugas Bagian Pengadaan dan Bagian Pemasaran. 8. K – Urusan Pengawasan. Rubrik ini untuk korespondensi yang berkaitan dengan tugas-tugas Biro Staf Pengawas Intern (SPI). 9. X – Urusan Direksi. Rubrik ini untuk korespondensi yang berkaitan dengan urusan Direksi. c. Berkas dan Kode Surat Untuk lebih memudahkan penyimpanan surat yang menunjuk fungsi khusus tiap tempat pekerjaan yang diselesaikan oleh masing-masing Petugas /Bagian / Bidang, maka rubrik surat diperinci dalam beberapa berkas, antara lain : 1. Urusan Umum a) Umum Rupa-rupa (AA-). b) Kepegawaian (AB-). c) Pendidikan (AC-). d) Kesejahteraan (AD-). e) Hukum (AE-). f) Keamanan (AF-).
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

66

g) Sekretariat/Rumah Tangga (AI-). h) Surat Pengantar (SP). 2. Urusan Keuangan a) Keuangan Rupa-rupa (BB-). b) Anggaran (BC-). c) Pengendalian (BD-). d) Pembiayaan (BE-). e) Akuntansi (BF-). f) Asuransi (BG-). g) Perpajakan (BH-). h) Pemindahbukuan Uang (PU-). 3. Urusan Tanaman a) Tanaman Rupa-rupa (CC-). b) Perencanaan (CD-). c) Pengawasan/Agraria (CE-). d) Tebang dan Angkutan (CF-). e) PUKK (CG-). 4. Urusan Pengolahan a) Pengolahan Rupa-rupa (DD-). b) Pengolahan Gula (DE-). c) Pengolahan Hasil Samping (DF-). 5. Urusan Teknik a) Instalasi Rupa-rupa (EE-). b) Instalasi Pabrik (EF-). c) Bangunan (EG-). d) Alat Angkutan dan Pertanian (EH-). 5. Urusan Pengembangan a) Pengembangan Rupa-rupa (GG-). b) Pengkajian Teknik / Teknologi (GH-). c) Pengembangan Usaha (GI-). d) Pusat Data dan Sistem Informasi (GK-). e) Pengembangan/Pengkajian Sistem (GL-). 6. Urusan Komersial a) Pengadaan Rupa-rupa (HH-). b) Pembelian Impor (HI-). c) Pembelian Lokal (HJ-). d) Pembuatan dan Reparasi (HK-).
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

67

e) Penjualan Gula (HL-). f) Penjualan Karung (HM-). g) Penjualan Tetes (HN-). h) Penjualan Lain-lain (HO-). 7. Urusan Pengawasan a) Pengawasan Rupa-rupa (KK-). b) Keuangan (KL-). c) Operasional (KM-). 8. Urusan Direksi a) Direksi Rupa-rupa (XX-). b) Direktur Utama (XA-). c) Direktur Keuangan/Komersial (XB-). d) Direktur Produksi (XC-). e) Direktur Pengembangan SDM (XD-). d. Prosedur Pengiriman, Penerimaan dan Penyimpanan 1. Pengiriman Pengiriman surat ada tiga macam : a) Surat Ekstern Pengiriman surat Ekstern dilakukan dengan cara : 1) Dikirim tanpa surat pengantar model Gula A-0-05 (S), bila dalam satu kota dikirim lewat kurir dengan buku ekspedisi atau pos tercatat. 2) Tindasan warna kuning muda, disimpan dalam bendel arsip sentral. 3) Tindasan warna biru muda, disimpan oleh Bagian bersangkutan. 4) Tindasan warna merah muda, oleh petugas ekspedisi dijadikan sebuah bendel sirkulasi untuk seluruh Pimpinan Unit bersangkutan. b) Surat Intern Pengiriman surat Intern dilakukan dengan cara : 1) Dikirim dengan surat pengantar model Gula A-0-05 (S). 2) Lembar asli berikut tindasan ke empat dan kelima, dijadikan tiga ganda untuk penerima surat. c) Surat Pengantar Pengiriman surat Pengantar dilakukan dengan cara : 1) Menggunakan model Gula A-0-05 (s), berupa blok berisi 3 x
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

68

50 helai. 2) Lembar asli dan tindasan pertama dikirim ke kantor penerima surat. 3) Nomer urut surat Pengantar nomer 000 sampai dengan 999 (1.000 nomor). 2. Penerimaan Sebelum melakukan penerimaan surat, terlebih dahulu yang harus disiapkan adalah : a) Menyediakan bak-bak surat sesuai sesuai jumlah Bagian dan ditambah satu untuk arsip sentral, satu untuk pejabat tinggi kantor. b) Menyediakan buku yang terdiri atas beberapa map dengan jumlah sesuai dengan bak-bak diatas, yang diperlukan untuk membawa dan menyerahkan bersangkutan. Adapun penerimaan surat ada dua macam : a) Surat Ekstern Prosedur penerimaan surat Ekstern, sebagai berikut : 1) Amplop surat dibuka, dan dimasukkan ke bak surat-surat Ekstern. 2) Menempelkan lembar disposisi (warna kuning) pada surat. 3) Membubuhkan stempel dan tanggal penerimaannya. 4) Memasukkan surat ke buku agenda. 5) Mencantumkan nomer urut pada ruang stempel dan lembar disposisi. 6) Memberi nomor surat No.Th x.000 sampai dengan No. Th x.999, dan seterusnya). 7) Memasukkan surat ke dalam bak pejabat tinggi kantor. b) Surat Intern Prosedur penerimaan surat Intern, sebagai berikut : 1) Amplop surat dibuka, dan ditempeli lembar disposisi (warna kuning). 2) Membubuhkan stempel dan tanggal penerimaannya. 3) Memasukkan surat ke buku agenda. 4) Mencantumkan nomer urut pada ruang stempel dan lembar disposisi. 5) Mencocokkan kode atau nomer surat-surat dengan yang ditulis pada surat Pengantar yang bersangkutan. 6) Menandatangani tindasan surat Pengantar pada tempat yang sudah disediakan, sedangkan yang asli dimasukkan ke dalam ordner yang bersangkutan.
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

surat-surat

masuk

diatas

kepada

pejabat

yang

69

7) Memasukkan surat asli bersama surat Ekstern ke dalam bak pejabat tinggi kantor. 8) Memasukkan tindasan pertama ke dalam bak kepala bagian atau bidang yang bersangkutan, dan tindasan kedua serta terakhir ke bak arsip sentral. 9) Memasukkan surat ke dalam buku-buku map, untuk asli diserahkan kepada pejabat tinggi, sedangkan yang tindasan pertama di kantor / meja masing-masing. 3. Penyimpanan Untuk dapat melaksanakan kearsipan yang baik, beberapa teknis penyimpanan arsip, sebagai berikut : a. Setiap rubrik 1 buah ordner, teknisnya : 1) Memisahkan ordner dengan karton, bagian depan untuk surat Keluar, dan bagian belakang untuk surat Masuk. 2) Memisahkan masing-masing bagian dengan kertas manila. 3) Memisahkan tiap ruang antara dua kertas pemisah untuk tiap kombinasi kode rubrik atau berkas. 4) Membagi tiap kombinasi kode rubrik atau berkas dengan kertas pemisah dari kertas kessing atau samak coklat untuk masing-masing kantor atau pebrik, lembaga, yang dimulai dari Direksi sampai dengan habis. b. Setiap rubrik 2 buah ordner, teknisnya : 1) Memasukkan surat-surat masuk ke dalam ordner pertama. 2) Memasukkan surat-surat keluar ke dalam ordner kedua. c. Setiap kombinasi kode rubrik atau berkas tersedia ordner Sendiri, teknisnya ada dua, yaitu : 1) Surat-surat keluar masuk menjadi sebuah ordner. 2) Surat keluar dan surat masuk, sendiri-sendiri.

DAFTAR PUSTAKA
Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

70

Musanef.1986.Manajemen Kepegawaian Di Indonesia.Cetakan Ketiga.Jakarta : Gunung Agung. Wijotoadi,1998.Tata Perkiraan (Rekening Stelsel) PT.Perkebunan Nusantara XI (Persero),Tretes,9 Oktober 1998. ______________.1998.Pedoman Korespondensi PT.Perkebunan Nusantara XI (Persero),Surabaya,1 Januari 1998. ______________.2006.Pedoman Prilaku (Code of Conduct) PT.Perkebunan Nusantara XI (Persero),Surabaya,18 Mei 2006. ______________.2007.Pedoman ______________.2008.Standard Pengadaan Operating Barang Procedure dan Jasa PT.Perkebunan Tanaman Nusantara XI (Persero),Surabaya,1 Agustus 2007. (SOP)Bagian PT.Perkebunan Nusantara XI (Persero),Surabaya,Januari 2008. ______________.2008-2009.Perjanjian Kerja Bersama PT.Perkebunan Nusantara XI (Persero),Surabaya,April 2008. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2007 tentang Pengertian Pembukuan.2007.http://www.pajakonline.com.[ 22 Desember 2008]. Manajemen Sumber Daya Manusia.http://organisasi.org. [22 Desember 2008]. Break Event Point (BEP).http://organisasi.org/ilmu_pengetahuan/ekonomi. [ Tgl 20 Desember 2008]. Pengertian Pajak Penghasilan Karyawan Pasal 21.http://organisasi.org/pengertian. [Tgl 17 Januari 2009]. Kamus Keuangan. http://www.perencanakeuangan.com.[Tgl 17 Januari 2009].

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

71

http://www.scribd.com/doc/24373313? secret_password=4werlet9i2ih260vf7h

Muchammad Erfan/doc.2008.LPP Yogya

72

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful