Anda di halaman 1dari 4

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi.

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Proses komposisi (composition process) adalah suatu proses penyusunan pesan-pesan bisnis
yang dimulai dari pemilihan kata, kalimat, dan paragraf hingga menjadi suatu pesan bisnis
yang mudah dipahami dan diterima oleh si penerima pesan. Agar pesan-pesan bisnis yang
disampaikan secara tertulis tersebut dapat dipahami dengan baik, perlu diperhatikan
pemilihan kata, kata, kalimat, dan paragraf secara tepat, substansi pesan yang jelas,
penggunaan gaya penulisan yang baik, serta format dan bentuk pesan yang baik.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :
a) Pencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal cukup mendasar, seperti
maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea)
pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang digunakan untuk
menyampaikan pesan. Dan pada dasarnya proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting
yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan menilih
saluran dan media komunikasi yang akan digunakan,

b) Pengorganisasisan
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata,
kalimat dan paragraf. Oleh karenanya, perlu di perhatikan bagaimana menggunakan kata-
kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan
oleh si penerima pesan.

c) Revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf, perhatikan apakah kata-
kata, kalimat, paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi
pesan harus ditelaah kembali, apakah sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya atau
tidak. Kalau ternyata belum sesuai, dilakukan pengecekan sekaligus revisi/ perbaikan-
perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai
seefektif mungkin.

B. PENENTUAN TUJUAN

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah memikirkan
maksud` atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan
audience, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur,
sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa tujuan harus jelas.
Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa keputusan
diantaranya sebagai berikut :

a) Keputusan untuk meneruskan pesan .
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri, apakah pesan yang
akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?

b) Keputusan untuk menenggapi audience
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang
disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai
dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa mengetahui motif audiencenya,
komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.

c) Keputusan untuk memutuskan isi
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator
seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus di singkirkan jauh-jauh.

d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat
tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat
berupa lisan atau tulisan.

2. Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :
a. Memberi informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pimpinan
suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan
sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.
b. Melakukan Persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar
apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering
dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seorang dengan orang
lain dalam bisnis. Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi,
setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution. Artinya, kedua belah pihak
yang terlibat dalam negosiasi tersebut saling memperoleh manfaat tanpa merasa harus
ada yang dikorbankan atau gagal
c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerja sama
bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut
seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan
domestik maupun perusahaan asing. Sebagai contoh seseorang dapat menggunakan
media telekomunikasi yang ada, seperti telepon biasa, faksimile, telepon genggam,
internet, email, dan telekonferensi.

3. Cara Menguji Tujuan
Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang tela ditentukan yaitu :
a. Apakah tujuan tersebut realistis?
Tujuan yang mau disampaikan seharusnya realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau
gagasan yang akan disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada,
seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional.
b. Apakah waktunya tepat?
Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya dipertimbangkan masalah
ketepatan waktu.
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Pesan atau ide disampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan
tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada bila disampaikan oleh yang
kedudukannya rendah.
d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan. Oleh karena itu, apabila ingin menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada
audiens, usahakan agar pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.


C. ANALISIS AUDIENCE

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah
selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana
sikap mereka dan apa yang mereka ketahui?

1) Cara mengembangkan profil audience
a. Menentukan ukuran dan komposisi audience
Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda
dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik
komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan
disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audience.

b. Siapa audiencenya
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi
siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting, seperti
mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

c. Reaksi audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience
adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebaiknya
disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran. Karena jika diajak
berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif

d. Tingkat pemahaman audience
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat
pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan
audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu
seberapa jauh audience tersebut dididik.

e. Hubungan komunikator dengan audience
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus
dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan
yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan
menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

Beri Nilai