29

E.3. Pemanfaatan Software Akuntansi

Program yang di install akan menempati direktori C: dengan sub direktori
GDO1. Untuk mengaktifkan program aplikasi GDO, langkah-langkahnya
menjalankannya adalah sebagai berikut :
a. Power-on komputer.
b. Pada C:> ketik CD\GDO1 dan tekan Enter
c. .Ketik GDO1 dan Enter, akan muncul logo.
Gambar Antar muka/Login aplikasi GDO

Login dilakukan sebagai langkah awal pengamanan filing dari pihak-pihak
yang tidak bertanggung jawab. Login yaitu nama yang digunakan untuk
mengakses sistem komputer ataupun melakukan koneksi ke sistem computer
dengan memasukan identitas berupa username (nama pengguna) dan password.
30

Password yaitu kata, kode atau simbol khusus yang harus dimasukan ke
sistem komputer untuk mendapatkan akses yang diperlukan, digunakan sebagai
identifikasi dan untuk maksud keamanan.
Gambar Menu Utama
Menu utama data mempunyai beberapa pilihan yaitu : Pegawai, Pot.Gaji,
Data Istri, Data Anak, Gaji Lainnya, Slip Gaji, Pagu Gaji, Hapus History Gaji,
Lihat data Per-Nama Data Yang Ada Di BKN, Data Yang Tidak Ada Di BKN.
E.3.1 Membuat Daftar Gaji
Langkah pertama menyiapkan master file pegawai dibuat dari DUK, daftar
gaji dan surat keputusan kepegawaian terakhir untuk proses pembuatan daftar gaji
pegawai. Dan sebelum membuat daftar gaji terlebih dahulu menyiapkan data-data
pegawai yang akan di masukkan ke dalam sistem penggajian GDO. Data masukan
yang diperlukan dalam program aplikasi gaji ini adalah :
a. Daftar Urut Kepangkatan (DUK).
b. Daftar Gaji.Data Potongan gaji
31

c. .Data Istri/suami dan Anak.
d. Data Jabatan Pegawai.
e. Data Pendidikan Pegawai.
f. Data Hutang Pegawai.
Data Tugas Belajar ke Luar Negri. Data Pejabat Penandatangan.SK Mutasi
pegawai. Selain masukan tersebut, diperlukan masukan-masukan yang digunakan
sebagai data acuan antara lain :
a. Data Gaji Pokok.
b. Data kode dan nama unit kerja.
c. Tabel tunjangan jabatan.
d. Tabel Golongan.
E.3.2 Proses Penginputan Data Pegawai
Langkah pertama yang di lakukan dalam pengimputan adalah merekam
data pegawai yang telah di sediakan oleh DUK.
Gambar Tampilan Menu Rekam Data Pegawai
32

Data data yang harus di isi :
a. Diisi NIP pegawai
b. Diisi Nama pegawai
c. Diisi kode satuan Kerja/unit kerja
d. Diisi kode Sub Satker
e. Diisi dengan kode Bagian/Seksi/Subseksi
f. Diisi nama kota tempat kelahiran
g. Diisi Tanggal lahir
h. Diisi No. KARPEG
i. Diisi kode Jenis Kelamin
j. Diisi kode Agama
k. Diisi kode status kawin
l. Diisi kode status kepegawaian
m. Diisi kode beras
Gambar Tampilan Setelah di Rekam Data Pegawai
33

Setelah data pegawai di rekam maka pilih menu simpan. Data akan tersimpan
secara otomatis di file pegawai. Pegawai yang pindah golongan atau naik pangkat,
harus diganti nomor urutnya sesuai dengan ketentuan, dan data yang harus di ubah
antara lain :
a. GolonganGaji pokok
b. Diisi alamat rumah dari pegawai(apa bila ada perpindahan)
c. Diisi dengan keterangan yang akan muncul pada daftar gaji jika
dikehendaki ada
keterangan yang tercetak untuk pegawai yang mengalami perubahan daftar
gaji seperti mutasi,naik pangkat, naik golongan, berkala dan lain-lain. Untuk
mengubah data pegawai yang di mutasi menu yang di pilih adalah menu Ubah
seperti gambar di bawah ini;

Gambar Tampilan Menu Data Pegawai sebelum di Ubah

34

Setelah data pegawai di Ubah maka pilih menu simpan. Data akan
tersimpan secara otomatis di file pegawai.
Gambar Tampilan Menu Data Pegawai setelah di Ubah

E.3.3 Proses Pencetakan Daftar Gaji Pegawai
Menu Cetak-1 berfungsi untuk pencetakan dan terdiri dari sub menu :
a. Cetak Gaji I
b. Cetak Gaji II
c. Cetakan Pendukung
d. Rekap Model DJA
e. Laporan
Menu Cetak Daftar Gaji I ini digunakan untuk mencetak Daftar Gaji dan
Cetakan cetakan lainnya yang berupa rekap dan lainnya. Ada 8 (delapan) pilihan
dalam menu ini yaitu :
a. Persiapan Cetak
35

b. Daftar Gaji
c. Rekap Golongan
d. Rekap Golongan/Ruang
e. Lembar Tandatangan
f. Potongan Amal
g. Tayangan Cetakan Gaji dan Hapus Catatan
Gambar Tampilan Menu Utama Cetak-I

Kegiatan persiapan cetak dilakukan apabila akan melakukan pencatakan
daftar gaji dan tayangan cetak gaji.
Gambar Tampilan Persiapan Cetak


36

Cara pengisian :
a. Enter/kosongkan kode SATKER (Satuan Kerja) pertama untuk membuat
file gaji seluruh data yang direkam.
b. Isikan kode sub SATKER.
c. Isikan tanggal pembuatan daftar gaji.
d. Isikan bulan dan tahun pembayaran gaji.
Pilihan Cetak Daftar Gaji adalah untuk mencetak Daftar Gaji setelah
melakukan persiapan cetak daftar gaji.

Gambar Tampilan Cetak Daftar Gaji

Cara Pengisian :
a. Enter/kosongkan kode satker pertama untuk membuat file gaji seluruh data
yang direkam.
b. Isikan kode sub SATKER.
c. Isikan tanggal pembuatan daftar gaji.
d. Isikan bulan dan tahun pembayaran gaji.
37

e. Isikan kode golongan bila akan mencetak daftar gaji hanya untuk golongan
tertentu atau isi angka 5 untuk mencetak daftar gaji semua golongan.
f. Jika pilihan golongan bukan 5, misal pilih golongan 2 dan ingin mencetak
hanya satu halaman tertentu saja maka isikan nomor halaman dari
golongan 2 yang akan dicetak tetapi jika ingin mencetak semua halaman
dari golongan 2 tersebut, maka kosongkan nomor halamannya.
Gaji yang akan dicetak terlebih dahulu ditayangkan pada layar monitor untuk
mengetahui apakah daftar gaji yang akan dicetak itu sudah benar hasilnya atau
belum, jadi tayangan ini maksudnya untuk memeriksa daftar gaji sebelum di cetak
ke printer.
Melalui penayangan ini dapat dilihat yang dibayar untuk setiap pegawai, rekap
jumlah golongan pegawai, jumlah istri/suami dan anak per golongan dan juga
rekap jumlah uang pergolongan. Tampilan menu dari Tayangan Cetakan Gaji
adalah sebagai berikut :
Gambar Tampilan Tayangan Cetakan Gaji
38


Apabila menekaan F5 pada layar tayangan tadi maka akan muncul jumlah
pegawai, istri dana anak untuk setiap golongan dan setiap golongan dan ruang.
Adapun tampilan dari menu tersebut adalah sebagai berikut :

Gambar Tampilan Tayangan Jumlah Pegawai
Apabila menekan F7 pada layar tayangan tadi maka akan muncul jumlah
uang dari gaji pokok, Tunjangan-tunjangan, potongan dan jumlah gaji bersih
untuk setiap golongan dan total keseluruhan golongan. Adapun tampilan dari
menu tersebut adalah sebagai berikut :
39


Gambar Tampilan Tayangan Jumlah Pendapatan Gaji
Setelah percetakan selesai maka pilah menu selesai untuk mengakhiri
pembuatan daftar gaji. Aplikasi GDO dalam menu Selesai ini ada dua pilihan
yaitu Selesai dan Sekilas. Tampilan menu utama Selesai adalah sebagai berikut :

Gambar Tampilan Tayangan Selesai
Selesai : Adalah pilihan untuk mengakhiri kegiatan program Aplikasi
GDO dan kembali ke DOS Prompt atau juga dapat dengan menekan tombol [Ctrl]
dan Q.