Anda di halaman 1dari 8

Audit Siklus Pengeluaran

June 16, 2010 4 Comments


Oleh: Harry Andrian Simbolon, SE., M.Ak., QIA
Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pemerolehan barang atau jasa. Barang yang diperoleh
perusahaan dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga yang akan digunakan untuk
menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun atau sediaan dan surat
berharga yang akan dikonsumsi atau digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka
waktu satu tahun atau kurang. Jasa yang diperoleh perusahaan juga dapat dibagi menjadi dua,
yaitu jasa yang hanya menghasilkan manfaat satu tahun atau kurang (jasa personel, bunga,
asuransi, iklan) dan jasa yang menghasilkan manfaat lebih dari satu tahun (aktiva tidak
berwujud).
Jenis-Jenis Akun Yang Mempengaruhi Audit Terhadap Siklus Pengeluaran
Dalam siklus ini terdapat dua transaksi pembelian dan transaksi pengeluaran kas. Transaksi
pembelian dan pengeluaran kas mempengaruhi sejumlah rekening sebagai berikut :
1. Persediaan
2. Persediaan bahan baku
3. Biaya dibayar dimuka
4. Plant asset
5. Asset lain-lain (missal : aktiva tak berwujud)
6. Kembalian pembelian
7. Potongan pembelian
8. Berbagai jenis biaya
9. Utang dagang
10. 10. Kas
Materialitas, Risiko dan Strategi audit terhadap siklus pengeluaran
Transaksi dalam siklus pengeluaran kadangkala tidak hanya berpengaruh secara individual pada
hanya satu rekening saja, tetapi dapat berpengaruh pada lebih satu transaksi. Faktor-faktor risiko
melekat yang berhubungan dengan transaksi-transaksi siklus pengeluaran meliputi:
1. Seberapa banyak volume transaksi
2. Kemungkinan adanya pembelian dan pengeluaran kas yang tidak diotorisasi
3. Kemungkinan adanya pembelian aktiva yang tidak memadai
4. Dalam kasus kapitalisasi kas atau penentuan biaya periodic harus mempertimbangkan
terhadap aspek kesinambungan dalam akuntansinya
Keempat factor tersebut sangat menentukan seberapakah tingkat risiko melekat dalam transaksi
siklus ini. Menghadapi kemungkinan tersebut, auditor harus merumuskan strategi dengan
menggabungkan tingkat risiko pengendalian yang rendah dan pengujian substansi dalam siklus
pengeluaran.
Pemahaman terhadap pengendalian intern
Auditor harus memahami ketiga aspek struktur pengendalian intern yang ada dalam transaksi
siklus pengeluaran, yaitu lingkungan pengendalian, system akuntansi, dan prosedur
pengendalian. Pemahaman tersebut sangat berguna dalam menentukan strategi audit dalam
rangka pengujian substansi.
Aspek lingkungan pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran
Auditor harus memahami struktur organisasi klien yang berkaitan dengan aktivitas siklus
pengeluaran ini, sebagai contoh : semua proses pembelian barang-barang dibawah kendali
direktur operasi, pencatatan dibawah kendali kontroler, sedangkan proses pengeluaran kas
dibawah kendali direktur keuangan, pengaturan pembelian aktiva tetap (capital expendictures)
dan kebijaksanaan investasi strategis lainnya akan dipertimbangkan bagaimana pelaksanaanya.
Untuk memperoleh pemahaman terhadap bagan organisasi, auditor harus melakukan wawancara
(inquiry) kepada manajemen.
Sistem akuntansi secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran
Pemahaman terhadap system akuntansi menyebabkan auditor harus mempelajari metode
pengolahan data, dokumen-dokumen kunci, serta catatan yang digunakan dalam penanganan
transaksi siklus pengeluaran. Untuk itu auditor harus mempelajari manual akuntansi, bagan alir
system akuntansi, dan melakukan wawancara dengan petugas bagian akuntansi untuk
mengetahui proses pengolahan transaksi dalam siklus pengeluaran.
Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran
Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian
dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain :
1. Adanya otorisasi yang memadai
2. Adanya pemisahan tugas
3. Adanya dokumen dan catatan akuntansi
4. Adanya akses kea rah pengendalian
5. Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independent
Auditor harus melakukan evaluasi apakah prosedur pengendalian dalam perusahaan benar-benar
telah berjalan dengan baik. Prosedur pengendalian yang tidak memenuhi kelima criteria tersebut
mempunyai kecenderungan risiko audit yang tinggi.
Pengendalian Intern terhadap siklus pengeluaran
1. Catatan dan dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi siklus pengeluaran
Check, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada bank
Check Summary, yaitu laporan tentang ringkasan check yang telah dikeluarakan
dalam suatu periode
Cash Disbusement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran
cek untuk penjual atau pihak lain yang digunakan untuk memasukan ke dalam
rekening utang dagang dan buku besar
Cash Disbusement Juornal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap
pengeluaran cek untuk pihak lain
2. Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran
Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi
1. Fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas
1. Fungsi pencatatan utang
2. Fungsi keuangan
3. Fungsi akuntansi biaya
4. Fungsi akuntansi umum
5. Fungsi audit intern
6. Fungsi penerimaan kas
Bagian pemasaran atau bagian-bagian
lain
Bagian utang
Bagian kasa
Bagian akuntansi biaya
Bagian akuntansi umum
Bagian audit intern
Bagian kasa
Keterangan :
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya
perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi
pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang
bersangkutan
2. Fungsi pencatatan utama
Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi
kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas
dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3. Fungsi keuangan.
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta
otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung
kepada kreditur.
4. Fungsi akuntansi biaya
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas
yang menyangkut biaya dan persediaan.
5. Fungsi akuntansi umum
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi
pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
6. Fungsi audit intern
Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan
mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam
buku besar). Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak
(surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank scara
periodik
Risiko yang terdapat struktur pengendalian intern siklus pengeluaran.
Dalam memahami risiko pengendalian yang timbul dalam transaksi pengeluaran kas harus
memperhatikan kemungkinan-kemungkinan salah saji, pengendalian yang dibutuhkan, serta
kemungkinan pengujian yang harus dilakukan berikut ini:
a. Terhadap transaksi pembayaran hutang.
Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui, harus
dikendalikan dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan terhadap
kelengkapan pendukung voucher dan persetujuannya. Auditor dapat melakukan
pengujian dengan cara observasi apakah penandatanganan cek melakukan pengecekan
dengan bebas terhadap dokumen pendukung.
Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap terhadap
voucher dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor dapat melakukan
pengujian apakah semua pembayaran diberi cap.
Check mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan pengecekkan
oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check dengan voucher-nya.
Check mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan dengan pengecekan
pemberian tanda cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan pengujian dengan
melakukan wawancara tentang prosedur pengiriman check, dan observasi proses
pengiriman check.
b. Terhadap transaksi pengeluaran kas.
Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut tercetak.
Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen bemomor urut tercetak.
Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan
rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat melakukan
pengujian terhadap bank rekonsiliasi.
Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk
mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang dilakukan
dengan memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam pengecekan.
AUDIT ATAS SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA
Siklus penggajian dan personalia meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran kesemua
pegawai, tanpa memperhatikan klasifikasi atau metode penentuan kompensasi. Pegawai dapat
berupa eksekutif dengan gaji tetap ditambah dengan bonus, pekerja kantor berdasarkan gaji
bulanan dengan atau tanpa lembur, wiraniaga berdasarkan komisi, buruh pabrik dan pegawai
serikat pekerja dibayar berdasarkan jam.
Siklus penggajian dan personalia meliputi semua bentuk kompensasi yang diberikan kepada
seluruh aktivitas tenaga kerja yang dipekerjakan perusahaan. Rekening-rekening yang terbentuk
dalam siklus ini antara lain:
1. Kompensasi pokok (meliputi gaji, upah, insentip, dan macam-macam tunjangan
karyawan)
2. Pajak atas gaji/upah karyawan
3. Biaya tenaga kerja langsung (biaya overhead pabrik)
4. Biaya tenaga kerja langsung
5. Utang atas gaji/upah karyawan
6. Gaji dibayar dimuka (uang muka gaji)
Permasalahan Audit Terhadap Siklus Penggajian dan Personalia
Siklus ini menjadi penting dengan beberapa alasan.. Pertama gaji, upah, dan pajak penghasilan
pegawai, dan beban pegawai lainnya merupakan komponen utama pada kebanyakan perusahaan,
kedua beban tenaga tenaga kerja (labour) merupakan pertimbangan penting dalam penilaian
persediaan pada perusahaan menufaktur dan konstuksi, dimana klasifikasi dan alokasi beban
upah yang tidak semestinya dapat menyebabkan salah saji laba bersih secara material. Terakhir,
penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah besar sumber daya
perusahaan karena inefisiensi atau pengujian melalui fraud.
Dalam perusahaan yang lebih besar, seringkali kebanyakan akun buku besar untuk memiliki lima
puluh atau lebih akun beban gaji. Penggajian juga mempengaruhi akun persediaan barang jadi
pada perusahaan manufaktur. Audit atas siklus penggajian dan personalia meliputi perolehan
pemahaman atas struktur pengendalian intern, penetapan resiko pengendalian, pengujian atas
substantif atas transaksi, prosedur analitis dan pengujian terinci atas saldo.
Jenis-jenis Akun Yang Mempengaruhi Siklus Penggajian dan Personalia
Jenis jenis akun yang mempengaruhi adalah :
Beban Gaji dan Upah
Pajak penghasilan ditanggung perusahaan dan tunjangan pegawai
Kewajiban berupa hutang gaji, hutang pajak penghasilan pegawai
Akun sejenis yang berhubungan dengan penggajian
Menjelaskan dan menilai materialitas, resiko dan strategi audit
Kecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian auditor. Kecurangan semacam ini
timbul dari adanya pegawai fiktif yang dimasukkan dalam daftar gaji, dan kemungkinan
kesalahan yang disengaja dalam menyusun klasifikasi daftar gaji. Ini berarti ada karyawan yang
dihitung dengan tarif yang lebih tinggi. Disamping adanya kecurangan tersebut, akuntan harus
memperhatikan ketelitian perhitungan sejak penhitungan waktu hadir, insentif sampai dengan
pembuatan daftar gaji dan pembuatan slip gaji.
Berbagai aspek resiko diatas akan mempengaruhi strategi audit siklus penggajian dan personalia,
oleh karena itu hal hal yang harus dipertimbangkan adalah :
1. Resiko audit yang utama timbul dari pemrosesan transaksi penggajian
2. Perusahaan pada umumnya memperluas cakupan pengendalian intern untuk transaksi
penggajian
3. Saldo hutang gaji pada akhir tahun kadang kala tidak material
Teknis audit yang disarankan
1. Verifikasi kecermatan penyajian berbagai saldo, daftar dan buku pembantu
2. Terapkan prosedur analitikal
3. Lakukan inspeksi proses penghitungan daftar gaji dan hutang
4. Hitung kembali dan lakukan pengujian terhadap daftar gaji dan upah
5. Bandingkan penyajian statement dengan GAAP
Struktur Pengendalian Intern
Auditor harus memahami struktur pengendalian intern dalam aktivitas pembayaran gaji. Ketiga
unsur pengendalian intern harus dipahami, agar dapat menentukan resiko audit yang akan
dihadapinya.
Aspek struktur pengendalian yang harus diperhatikan auditor adalah :
a. Lingkungan pengendalian
Sangat dipengaruhi sistem perekonomian yang berlaku. Dalam menerapkan sistem penggajian
ini dipengaruhi oleh kesepakatan kerja dengan organisasi buruh setempat. Dalam masalah
penggajian ini manager personalia menghadapi masalah yang sangat pelik karena pada dasarnya
transaksi tenaga kerja terjadi setiap saat bersamaan dengan operasinya perusahaan.
b. Sistem akuntansi
Mencerminkan proses penanganan transaksi penggajian dalam operasi perusahaan. Auditor harus
memahami sistem yang digunakan untuk menangani transaksi jasa-jasa tenaga kerja beserta
aspek pengendaliannya
c. Prosedur pengendalian
Menghendaki pelaksanaan lima aspek kategorisasi sistem pengendalian intern dalam operasi
perusahaan. Kelima kategori tersebut adalah otorisasi yang memadai, dokumen dan buku-buku
catatan, pemisahan tugas, akses kendalian dan pengecekan oleh pihak yang independent
Catatan dan dokumen dalam siklus penggajian dan personalia
Dokumen-dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur penggajian antara lain
sebagai berikut :
1. Personal Authorization adalah surat keputusan yang berisi penempatan dan penugasan
seseorang karyawan dalam posisi dan jabatan tertentu
2. Clock Card adalah formulir daftar hadir karyawan
3. Time tickect adalah formulir yang digunakan untuk mencatat waktu kerja seseorang
karyawan atas penugasan dan jabatan tertentu
4. Payroll Register adalah laopran yang berisi informasi penggajian seluruh karyawan
perusahaan.
5. Payroll Check adalah dokumen yang berisi perintah kepada bank untuk membayarkan
sejumlah uang sebagai kompensasi yang diserahkan kepadanya.
6. Labor Cost Distribution Summary adalah laporan yang berisi jumlah pembayaran gaji
setiap periode untuk setiap klasifikasi rekening gaji
7. Employee Personnel File merupakan data permanen yang berisi risalah kerja setiap
karyawan
8. Personnel Data Master File adalah arsip data personel berkomputer yang termuktahir
9. Employee Earning Master File adalah arsip data personel untuk komputer mengenai
penghasilan masing-masing karyawan
Fungsi-fungsi yang terkait pada siklus penggajian personalia
Kerjasama diantara berbagai bagian tersebut menunjukkan fungsi tertentu yang antara lain :
a. Hiring Employees
Fungsi ini berkaitan dengan proses penempatan karyawan pada suatu unit kerja
b. Authorizing Payroll Changes
Adalah fungsi personalia yang berkaitan dengan penetapan struktur gaji atau upah seseorang
beserta perubahannya dalam sistem penggajian perusahaan
c. Preparing Attendance dan Time Keeping Data
Adalah fungsi personalia yang berkaitan dengan pencatatan kehadiran seseorang dalam kantor
atau pabrik dan pencatatan aktifitas seseorang di unit kerja masingmasing
d. Preparing the Payroll
Adalah fungsi personalia yng berkaitan dengan penyiapan daftar gaji seluruh karyawan
e. Recording the Payroll
Adalah fungsi akuntansi yang berkaitan dengan pencatatan semua transaksi penggaj ian
f. Paying the Payroll
Adalah fungsi berkaitan dengan pembayaran gaji kepada setiap individu karyawan
g. Filling Payroll Tax Return
Adalah fungsi ini berkaitan dengan penanganan pembayaran pajak untuk setiap individu
karyawan