ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI
HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
PADA CV KARYA SELARAS (KS)

Stephanie Junita Maramis
Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia

Andy Effendi, S.Kom., MMSI
Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia

Hery Gunawan, Drs, MM
Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia

ABSTRAK

Human Resources Management merupakan suatu perencanaan dan pengorganisasian dalam
menggerakkan dan mengawasi atas pengembangan dan pemeliharan sumber daya manusia
untuk pencapaian tujuan organisasi perusahaan. CV Karya Selaras merupakan perusahaan
yang bergerak dalam bidang jasa, dimana CV Karya Selaras menyediakan jasa SPG (Sales
Promotion Girl). SPG merupakan salah satu unit kerja yang mempunyai tugas utama yakni
memastikan display barang tertata dengan rapi dan baik menurut standar perusahaan. Tujuan
penulisan skripsi ini ialah untuk menganalisis sistem informasi Human Resources Management
yang sedang berjalan pada CV Karya Selaras saat ini, dan menemukan beberapa kelemahan
dari sistem informasi tersebut, serta memberikan usulan prosedur bisnis dan sistem yang baru
terkait dengan Human Resources Management yang dapat mengatasi masalah yang ada dalam
perusahaan. Metode penulisan yang digunakan ialah dengan studi lapangan seperti
pengamatan (internship), wawancara dengan orang yang bersangkutan di perusahaan tersebut,
dokumentasi bukti real, dan studi kepustakaan dengan mencari dan mengumpulkan referensi
dari buku, jurnal, artikel dan sumber informasi lainnya. Metode perancangan analisis yang
digunakan ialah dengan menggunakan metode Object-Oriented Analysis and Design with the
Unified Process menurut Satzinger et al. Hasil yang dicapai ialah menciptakan prosedur bisnis
dan aplikasi sistem informasi Human Resources Management yang baru, guna meminimalisir
masalah yang terjadi. Simpulannya ialah sistem informasi Human Resources Management
menjadi reliable, mudah digunakan, dan real time karena sistem tersebut mengintegrasikan
seluruh data yang saling berkaitan satu sama lain, sehingga aktivitas Human Resources
menjadi lebih efektif dan efisien. (SJM)
Kata Kunci: Analisis, Perancangan, Object-Oriented, Sistem, Informasi, Sistem Informasi,
Human Resources Management
ABSTRACT
Human Resources Management is a planning and organizing in moving and overseeing the
development and caring of human resources for the achievement of the organizational goals of
the company. CV Karya Selaras is a company engaged in the service sector, which provides
SPGs services (Sales Promotion Girl). SPG is one unit that has primary responsibility to make
sure the display items neatly arranged and well according to companys standards. The purpose
of this thesis is to analyze the Human Resources Management information systems are running
on the CV Karya Selaras work today, and found several weaknesses of the information systems
and provide new business procedures and systems related to Human Resources Management
that can overcome the existing problems within the company. The method used is to study such
field observations (internship), interviews with the concerned person in the company, the real
proof of documentation, and library research to search for and collect references from books,
journals, articles and other resources. Analytical design method used is by using Object-
Oriented Analysis and Design with the Unified Process by Satzinger et al. The result achieved is
the new creation of business procedures and Human Resources Management information
systems based on systems, in order to minimize the problems that occur. The conclusion is that
the Human Resources Management of information systems to be reliable, easy to use, and real
time because the system integrates all the data related to each other, so that the activities of the
Human Resources become more effective and efficient.
Keywords: Analysis, Design, Object-Oriented, System, Information, Information Systems,
Human Resources Management
1. Pendahuluan
Sumber daya manusia dalam perusahaan merupakan aset terpenting bagi perusahaan,
dikarenakan mereka yang nantinya akan memberdayakan sumber daya lain guna menjalankan
kegiatan operasional perusahaan demi pencapaian tujuan. Maka dari itu, perusahaan perlu
melakukan perekrutan karyawan yang berkompeten dan yang sesuai dengan kriteria kebutuhan
karyawan. Di samping itu, perusahaan juga mempunyai kewajiban untuk menjamin kesejahteraan
karyawan dengan menunjukkan loyalitasnya dengan memberikan kompensasi dan tunjangan kepada
karyawannya, sehingga karyawan termotivasi untuk dapat bekerja lebih efektif dan efisien dalam
meningkatkan produktivitas dalam bekerja dan dapat membantu perusahaan dalam pencapaian
tujuan. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan suatu sistem yang dapat menangani masalah yang
terjadi terkait dengan sumber daya manusia. Hal ini juga diungkapkan oleh Jenny M. Hoobler,
(2004, p671) yang menyatakan bahwa untuk mempermudah proses kepegawaian, mulai dari
perekrutan karyawan, pelatihan, penggajian (kompensasi dan tunjangan) kepada karyawan hingga
pemberhentian kerja, diperlukan sistem informasi human resources yang handal untuk mengatasi
masalah yang terjadi terkait dengan sumber daya manusia. Selain itu, keseluruhan proses terkait
dengan sumber daya manusia juga dapat dilakukan dengan berbantuan sistem, agar data yang telah
diproses dan diolah dapat terintegrasikan satu sama dengan yang lain, dan dapat disimpan dalam
sistem untuk mempermudah pencarian data tertentu.
Sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari sumber daya yang ada yaitu orang orang,
hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, memproses,
mengelola informasi, serta menyebarkannya dalam organisasi. Hal ini juga dikemukakan oleh Ralph
D., (2008, p64) yang menyatakan bahwa Information systems as a subset of work systems in which
people and/or machines perform processes and activities to produces products and/or services for
internal or external customers. Sedangkan manajemen sumber daya manusia (human resources
management) merupakan ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan dan pemeliharaan sumber
daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan
tertentu. Elizabeth Kennedy (2004, p12) juga menyatakan pendapatnya mengenai human resources
It just isnt a matter of attendance and payroll changes. Its taking care of the employess and
taking care of the business that affects the employess. Sistem informasi human resources
management diperlukan untuk dapat meminimalisir kelemahan atas sistem yang sedang berjalan
sekarang ini. Beberapa masalah yang dimaksudkan ialah beberapa proses bisnis yang sedang
berjalan saat ini masih dilakukan dengan manual, seperti halnya untuk proses absensi yang masih
dilakukan dengan menggunakan kartu check-clock, sehingga memerlukan waktu yang lama untuk
proses pengecekan dan pemasukan data absen ke dalam Microsoft Excel. Kemudian terkait dengan
proses penggajian, dimana terjadi penundaan dalam pembayaran gaji ke karyawan secara on-time,
dikarenakan proses sinkronisasi database karyawan yang berjalan tidak baik dan tidak dapat
dihandalkan. Oleh karena itu, dengan adanya sistem informasi human resources management, maka
akan membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien
demi pencapaian tujuan.
2. Metode Penulisan
Perancangan sistem informasi human resources management untuk CV Karya Selaras
dilakukan dengan melakukan beberapa langkah dan metode. Diawali dengan studi kepustakaan yang
dilakukan dengan mencari dan mengumpulkan referensi, merangkum, mencatat, dan mempelajari
data serta informasi yang relevan terhadap buku-buku ilmiah, majalah, jurnal, artikel serta sumber
lain yang berkaitan dengan topik sistem informasi human resources management. Setelah itu
dilakukan dengan studi lapangan, dimana studi lapangan terbagi atas tiga (3) cara, yakni yang
pertama dengan melakukan observasi, dimana dilakukan dengan kerja magang pada CV Karya
Selaras untuk menemukan masalah-masalah yang terjadi dalam perusahaan. Yang kedua, dengan
melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dengan human resources management
untuk mengetahui kelemahan dari sistem yang berjalan saat ini. Yang ketiga, dokumentasi dengan
menelusuri bukti-bukti serta dokumen-dokumen yang terkait dengan kegiatan Human Resource CV
Karya Selaras. Kemudian dilakukan analisis sistem, yang menghasilkan prosedur bisnis yang baru,
dan merancang sistem informasi human resources management yang baru dengan menggunakan
metode Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process menurut Satzinger. Sebagai
hasil dari analisis sistem kemudian dibuat rancangan aplikasi dengan menggunakan software
Microsoft Visual Studio (VB.NET) 2010 dan Microsoft SQL Server 2008.
3. Hasil dan Bahasan
3.1 Analisis Sistem Berjalan
Dengan melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada CV Karya
Selaras, ditemukan beberapa kelemahan yang terjadi, antara lain sebagai berikut:
1. Proses sinkronisasi database karyawan CV Karya Selaras yang dimiliki oleh PT SMART
Tbk dan CV Karya Selaras tidak berjalan dengan baik, hal ini mengakibatkan database
karyawan CV Karya Selaras yang dimiliki oleh kedua perusahaan tidak sama, sehingga
CV Karya Selaras mengalami penundaan pembayaran gaji bagi semua karyawan
dikarenakan adanya karyawan baru yang tidak terbaharui datanya.
2. Terkait dengan masalah absensi karyawan, dimana para Leader/Coordinator harus
mengecek satu persatu absensi karyawan, dikarenakan absensi karyawan masih dilakukan
secara manual, dimana data absensi akan dimasukkan ke dalam Microsoft Excel, dan ini
membutuhkan waktu yang lama sehingga akan memperlambat perhitungan absensi atas
kehadiran dan ketidakhadiran karyawan dan pembayaran gaji kepada karyawan.
3. Kebanyakan proses bisnis yang berjalan pada CV Karya Selaras masih manual, dan
belum terhubung dengan sistem. Seperti pada proses absensi, yang data absensinya tidak
terhubung sistem, masih menggunakan mesin check-clock, dan pengecekan absensi masih
dilakukan manual. Kemudian proses pelatihan, data perkembangan karyawan tidak
dimasukkan ke dalam sistem, sehingga ketika ingin mengetahui karyawan tersebut telah
mendapatkan pelatihan apa saja, maka proses pencarian data pelatihan karyawan dalam
lemari arsip akan menghabiskan banyak waktu. Sama halnya dengan proses cuti, surat
permohonan cuti masih disimpan dalam lemari arsip, dan tidak terhubung dengan sistem,
sehingga ketika Leader/Coordinator ingin menghitung hari kerja karyawan, masih harus
menghitung berapa hari karyawan mengambil cuti dalam sebulan.
4. Proses pelatihan karyawan terkait dengan perkembangan sikap, kemampuan dan
kecakapannya dalam bekerja masih tergolong baru dan perusahaan tidak dapat
mengetahui perkembangan karyawannya, dikarenakan tidak adanya proses evaluasi
lanjutan yang dilakukan oleh Leader/Coordinator. Leader/Coordinator hanya mengetahui
hasil kerja karyawan berdasarkan output-nya, bukan melihat dari proses perkembangan
karyawan tersebut apakah berkembang kea rah yang lebih baik atau sebaliknya.
5. Proses penilaian yang tidak dilanjutkan dengan proses evaluasi, sehingga perusahaan
tidak dapat mengetahui prestasi karyawan, dan seberapa besar kontribusi karyawan untuk
ikut berperan dalam memajukan perusahaan.
6. Laporan absensi bulanan, dan surat permohonan cuti yang dihasilkan masih manual,
berupa ketikan dan print, kemudian dimasukkan dalam lemari arsip. Sehingga ketika
ingin mencari arsip untuk bulan-bulan sebelumnya menjadi kewalahan, dikarenakan harus
mencari satu per satu arsip tersebut.

Prosedur bisnis yang sedang berjalan pada CV Karya Selaras, yakni:
1. Proses Perekrutan

2. Proses Absensi

3. Proses Cuti

4. Proses Penggajian (pada CV Karya Selaras)

Proses Penggajian (pada PT SMART Tbk)

3.2 Usulan Pemecahan Masalah
Beberapa usulan yang dapat dijadikan pertimbangan bagi perusahaan agar perusahaan
dapat menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dalam perusahaan, yakni antara lain
sebagai berikut:
1. Usulan prosedur bisnis dan sistem informasi Human Resources Management yang baru
untuk dapat menggantikan proses bisnis yang masih berjalan secara manual, mulai dari
perekrutan calon karyawan, seleksi calon karyawan, penempatan calon karyawan,
pelatihan karyawan, absensi karyawan, proses pengajuan cuti, penilaian prestasi dan
kinerja karyawan, hingga pembayaran gaji karyawan.
2. Proses bisnis yang berjalan pada CV Karya Selaras semuanya akan berbasiskan sistem,
dimana dokumen-dokumen yang ada akan dimasukkan ke dalam sistem, untuk
mempermudahkan pencarian data tertentu. Dan tak hanya itu para karyawan pun, dapat
mengakses atau memperbaharui data tertentu dengan mudahnya, bergantung pada hak
otoritas karyawan.
3. Absensi setiap karyawan akan dimasukkan ke dalam sistem, tidak berupa mesin check-
clock lagi, sehingga akan mempercepat proses pengecekan absensi dari kantor. Dan ini
akan membantu proses perhitungan pembayaran gaji setiap karyawan.
4. Terkait sistem penggajian, maka CV Karya Selaras akan mempunyai sistem penggajian
terpisah dengan PT SMART Tbk, untuk menghilangkan dan menggantikan proses
sinkronisasi database karyawan antar kedua perusahaan untuk meminimalisir penundaan
pembayaran gaji karyawan kepada seluruh karyawan, sehingga karyawan dapat menerima
gaji sesuai tanggal yang disepakati antara karyawan dan perusahaan.
5. Proses pelatihan dan penilaian kinerja karyawan akan dilanjutkan dengan proses evaluasi,
agar perusahaan mengetahui perkembangan masing-masing karyawannya, dan tidak
berpusat pada hasilnya saja, tetapi diimbangi dengan melihat proses dari para
karyawannya sendiri.
6. Dokumentasi yang dulunya masih berupa manual, akan dimasukkan dan disimpan oleh
sistem. Dengan kata lain, dokumentasi tersebut disimpan dalam sistem yang nantinya
diimplementasikan oleh perusahaan, agar pencarian data tertentu dapat dibantu oleh
sistem untuk menghemat waktu yang ada. Laporan-laporan yang terdapat dalam sistem,
dapat dicetak untuk menjadi pegangan bagi perusahaan.
7. Dalam sistem, terdapat otoritas hak akses. Misalnya untuk perhitungan gaji, hak akses
hanya akan diberikan kepada Divisi Keuangan dan Divisi Akuntansi, sehingga data
keuangan menjadi lebih aman.
3.3 Perancangan Sistem Informasi Human Resources Management
Setelah melakukan analisis pada sistem yang sedang berjalan pada CV Karya Selaras,
kemudian memberikan usulan pemecahan masalah, maka dapat dirancang sistem yang baru
yang dapat diterapkan oleh perusahaan guna menyelesaikan masalah yang terjadi dalam
perusahaan. Usulan yang diusulkan berupa usulan prosedur bisnis yang baru, yang nantinya
akan dirancang melalui fitur-fitur yang ada pada aplikasi guna membantu perusahaan dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien.
Prosedur bisnis baru yang diusulkan, antara lain sebagai berikut:
1. Proses Perekrutan

2. Proses Penempatan

3. Proses Absensi

4. Proses Pelatihan

5. Proses Permohonan Cuti

6. Proses Penilaian

7. Proses Penggajian

Form Absensi

Form Slip Gaji


4. Simpulan dan Saran
4.1 Simpulan
Berdasarkan analisis dan hasil perancangan Sistem Informasi Human Resources
Management yang telah diusulkan untuk CV Karya Selaras, maka dapat ditarik simpulan
antara lain sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Human Resources Management yang dirancang ini memiliki
pembatasan hak akses untuk setiap pengguna sistemnya, agar dapat menunjang
pengendalian internal perusahaan nantinya, dan untuk mencegah pihak-pihak yang tidak
berkepentingan mengakses data yang berada pada sistem.
2. Sistem absensi CV Karya Selaras menjadi dapat dihandalkan, karena sistem akan
memperbaharui absensi, dan cuti karyawan setiap kali karyawan melakukan cuti. Jadi
ketika karyawan ingin mengambil cuti, maka karyawan harus mengisi form permohonan
cuti, yang kemudian harus disetujui oleh Leader. Dimana form permohonan cuti tersebut,
langsung terhubung dengan sistem absensi, sehingga permasalahan penundaan dan
pengecekan kehadiran karyawan dapat diminimalisir.
3. Perhitungan gaji, insentif, tunjangan, dan uang lembur menjadi lebih mudah karena telah
dirancang sistem penggajian yang terpisah dengan PT Smart Tbk, sehingga minim
terjadinya kesalahan perhitungan dan pembayaran gaji.
4. Sistem Informasi Human Resources Management yang dirancang ini dapat menghasilkan
berbagai laporan tambahan selain laporan yang telah ada sebelumnya, seperti laporan
evaluasi pelatihan dan laporan evaluasi penilaian prestasi karyawan. Dan sistem ini dapat
menyimpan dokumentasi yang dihasilkan untuk mempermudah pencarian data tertentu.
5. Sistem Informasi Human Resources Management yang dirancang ini juga dapat
menghasilkan data yang reliable dan real time karena sistem ini mengintegrasikan
keseluruhan data yang berkaitan dengan absensi dan penggajian karyawan, sehingga
aktivitas tersebut menjadi lebih efektif dan efisien.

4.2 Saran
Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan sistem selanjutnya antara lain sebagai
berikut:
1. Disarankan perusahaan dapat melakukan pengembangan maintenance atas Sistem
Informasi Human Resources Management yang dirancang ini, dikarenakan sistem ini
dirancang sangat sederhana.
2. Disarankan perusahaan memberikan pelatihan kepada karyawan bagaimana cara
menggunakan Sistem Informasi Human Resources Management yang baru sebelum
mengaplikasikan sistem tersebut agar karyawan dapat dengan mudah menggunakan
sistem yang telah dirancang ini.
3. Disarankan perusahaan dapat melakukan evaluasi berkala atas sistem yang telah
dirancang ini untuk dapat memperbaharui seandainya dibutuhkan perubahan seiring
dengan perkembangan yang ada, dan untuk menilai kinerja sistem secara keseluruhan,
seperti memperbaharui PPh 21 untuk Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) yang bisa
berubah.
4. Disarankan perusahaan melakukan Disarankan perusahaan melakukan Disaster Recovery
Plan (DRP) yang konsisten dan dapat dihandalkan jikalau sewaktu-waktu terjadi bencana
yang tak diinginkan.

REFERENSI
Aprianto, Brian & Fonny Arisandy J. (2013). Pedoman Lengkap Profesional SDM Indonesia. Penerbit
PPM, Jakarta
Bachrun, Saifuddin. (2012). Desain Pengupahan untuk Hubungan Industrial dalam Praktik. Penerbit
PPM, Jakarta
Gelinas, U. J., & Dull, R. B. (2008). Accounting Information System. (7th edition) Canada: Thomson
South-Western.
Hasibuan, Malayu. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara, Jakarta
Hoobler, Jenny and Johnson, Nancy. An Analysis of Current Human Resource Management
Publications. Personnel Review. Vol. 33, No. 6 November 2004, Pg 665 676.
Kennedy, Elizabeth. (2004). Bridging the Gap Between Company and Employees: HUMAN
RESOURCES MANAGEMENT, Women in Business, 56(3), 10-15.
King, Paul W. (2009). Climbing Maslows Pyramid. Troubador Publishing, UK
Krishnan, Ramayya., Peters, James, Rema P., David Kaplan. (2005). On Data Reliability Assessment in
Accounting Information Systems, Information Systems Research, 16(3), 307-328.
Mathis, Robert L. and Jackson, John H. (2006). Human Resource Management. Salemba
Empat, Jakarta
Noerlina. (2010, Mei 22). RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENAGIHAN PASIEN RUMAH
SAKIT. Seminar Nasional Informatika 2010 (semnasIF 2010) UPN Veteran
Prof. Dr. H. Veithzal Rivai, M.B.A., dan Ella Jauvani S., S.Psi., M.Sc. (2009). Manajemen Sumber Daya
Manusia Untuk Perusahaan. PT RajaGrafindo Persada, Jakarta
Prof. Dr. Mardiasmo, MBA., Ak. (2008). Perpajakan. C.V Andi Offset, Yogyakarta
OBrien, James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta.
Rama, Dasaratha V, Jones, Frederick L. (2006). Accounting Information Systems : South-Western
Romney, Marshall B. & Steinbart, P.J. (2006). Accounting information system, (10th
Ed.). Prentice Hall, New Jersey
Salehi, Mahdi., Vahab R., Abdolkarim Mogadam. (2010). Usefulness of Accounting Information System
in Emerging Economy: Empirical Evidence of Iran, International Journal of Economics and
Finance, 2(2), 186-195.
Satzinger, Robert B. Jackson, Stephen D. Burd. (2005). Object-Oriented Analysis & Design: United
States of America
Satzinger, Robert B. Jackson, Stephen D. Burd. (2009). Systems Analysis and Design in a Changing
World, Fifth Edition: Course Technology, Boston.
Ulric J., Richard B., Gelinas. (2009). Accounting Information System, 8e. Canada :
South-Western.
Umar, Hussein. (2004). Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi. PT. SUN, Jakarta
Umar, Hussein. (2008). Desain Penelitian MSDM dan Perilaku Karyawan. PT.Raja Grafindo 105
Persada, Jakarta
Wahono, Sugeng. (2012). Mengurus Pajak Itu Mudah. PT Elex Media Komputindo Kompas Gramedia,
Jakarta
Warren, C.S., Reeve, J.M., Fess, P.E. (2008). Accounting, 23th ed. Canada : South-
Western.
Westfall, Ralph D. (2008). An Employment-Oriendted Definition of the Information Systems Field: An
Educators View, Journal of Information Systems Education, 23(1), 63-70.
Yuniarsih, Tjutju dan Dr.Suwatno. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia: Teori,
Aplikasi dan Isu Penelitian. Alfabeta, Bandung.
Riwayat Penulis
Stephanie Junita Maramis lahir di kota Makassar pada tanggal 29 Juni 1990. Penulis menamatkan
pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang studi Sistem Informasi dan Akuntansi pada
tahun 2013.