i

KOMUNIKASI EFEKTIF
Revoldi H Siringoringo
Widyaiswara Madya Pusdiklatwas BPKP

Ukuran sebuah komunikasi telah efektif, adalah dari respon yang didapat
Abstrak
Komunikasi efektif bukan semata-mata bagaimana kita dapat menyampaikan pesan
secara efektif, namun jauh lebih penting lagi adalah bagaimana kita mendapatkan
respon yang sesuai dengan pesan yang disampaikan
Banyak orang memiliki anggapan yang salah, yang mengangap bahwa proses
komunikasi adalah sesuatu yang mudah dan sederhana. Pada kenyataannya, proses
komunikasi memerlukan latihan dan keahlian khusus serta memiliki banyak aspek
yang perlu dipelajari, agar seseorang mampu untuk berkomunikasi secara efektif.
Melatih kemampuan untuk mendapatkan respon, sesuai dengan pesan yang
disampaikan adalah kunci dari komunikasi efektif.


2
Proses Komunikasi
Banyak definisi mengenai komunikasi, mengapa perlu melakukan komunikasi,
bagaimana proses komunikasi dan berbagai model untuk menjelaskan mengenai
proses komunikasi. Salah satu model dalam proses komunikasi adalah model seperti
pada gambar 1 berikut ini:
Dari model komunikasi ini, proses komunikasi
dapat dibagi dalam 7(tujuh) komponen utama,
yaitu 1. Pengirim pesan(komunikator), 2.
Penerima Pesan(komunikan), 3. Pesan(
sesuatu yang dikomunikasikan), 4. Saluran
komunikasi, 5.Proses penerjemahan pesan
(Decoding dan encoding), 6. Feedback(respon),
7 Lingkungan komunikasi(Context). setiap
komponen tersebut memiliki peran dalam
terciptanya proses komunikasi yang efektif.
Mendengarkan dan memdapatkan respon
Salah satu komponen dari proses komunikasi ini adalah komunikan yang
mendengarkan pesan dan memberikan respon terhadap pesan yang disampaikan.
Mendengarkan(listening) dibedakan dengan kata mendengar(hear). Mendengarkan
dalam terminologi ini selain mendengar dalam arti harafiah menggunakan alat
pendengaran(telinga), memiliki arti yang lebih luas lagi termasuk penggunaan
penerima pesan lainnya. Dalam bahasa inggris, listen/listening memiliki padanan kata
pay attention atau memberikan perhatian terhadap sesuatu, dan bukan hanya
terhadap suara semata. Adakalanya proses komunikasi menggunakan bahasa tubuh,
dimana proses mendengarkan bukan mengggunakan telinga sebagai alat penerima
pesan, melainkan menggunakan mata sebagai alat penerima pesan, yang selanjutnya
informasi visual tersebut akan diterjemahkan menjadi pesan yang dapat dimengerti.
Hal menarik berkaitan dengan konsep mendengarkan ini kalau kita tinjau dari bahasa
cina ting mendengar sebagaimana gambar
disebelah ini, kata ting terdiri dari 4(empat)
komponen utama yaitu ear, mind, eye dan
heart, jadi mendengarkan tidak cukup hanya
memiliki kemampuan mendengar secara fisik
menggunakan telinga, namum kemampuan
mendengarkan menuntut kemampuan yang lebih
luas lagi, yaitu harus memiliki kemampuan untuk
memahami(mind), apa yang teramati (eye) serta
memiliki empati (heart) dari apa yang terdengar, atau terlihat atau yang dapat
diterjemahkan dalam pesan yang disampaikan.
Hal yang juga sangat menarik adalah penelitian dari Albert Mehrabian yang
menemukan bahwa efektifitas komunikasi hanya 7% ditentukan oleh aspek
3
verbal(sesuatu yang dapat katakan/diucapkan/dilafalkan) sedangkan 93% efektifitas
komunikasi disumbangkan oleh aspek non verbal.
Sebuah survey (baker et al, 1981) memberikan ilustrasi bagaimana kegiatan
mendengarkan merupakan bagian yang sangat penting dalam kehidupan. Hal ini juga
diperkuat oleh survey dari Brown (1982), Steil (1996) yang melaporkan bahwa para
eksekutif menghabiskan sebagian besar waktunya (+ 60 %) untuk mendengarkan.
Beberapa survey dan penelitian menguatkan mengenai pentingnya kemampuan untuk
mendengarkan dan bahkan ada banyak penelitian membuat sebuah simpulan yang
menyatakan bahwa kemampuan seseorang untuk mendengarkan jauh lebih penting
atau lebih berharga dari pada kemampuan seseorang untuk berbicara (Wolvin &
Coakley, 1991) dan banyak survey lagi yang menempatkan kemampuan untuk
mendengarkan sebagai kemampuan yang harus dimiliki oleh seseorang.
Sebuah proses komunikasi sebagaimana diungkapkan didepan, buka sebuah proses
menyampaikan pesan semata, banyak survey menyimpulkan bahwa proses
komunikasi sebagian besar merupakan proses mendengarkan dan mendapatkan
respon yang sesuai dengan pesan yang disampaikan. Jika respon atau feedback yang
disampaikan belum sesuai dengan yang diharapkan, maka komunikator akan
mengulangi pesan yang disampaikan agar diperoleh feedback/respon yang sesuai.
Dengan demikian, untuk dapat berkomunikasi secara efektif, setiap orang harus
mampu untuk mendengarkan secara efektif dan mendapatkan respon sesuai dengan
yang diinginkan.
Hal yang Perlu Mendapat Perhatian
Banyak orang yang salah mengerti mengenai konsep komunikasi, banyak orang yang
menganggap proses komunikasi adalah proses yang sangat mudah, semudah
menghirup udara segar. Jika memang demikian mudah, mengapa banyak orang yang
salah mendengarkan atau gagal untuk mendengarkan. Gambar berikut ingin
bagaimana proses penciptaan makna terjadi dalam diri sesorang, yang akan sangat
mempengaruhi efektifitas proses komunikasi.
Setiap orang yang berkomunikasi
akan mendapatkan informasi
yang akan dimasukkan kedalam
kepalanya menggunakan 5 indra.
Informasi yang masuk tersebut
akan diberi makna oleh setiap
orang berdasarkan informasi
terdahulu yang pernah ada atau
pernah diterimanya. Pada tahap
ini akan terjadi proses
penyaringan informasi, sehingga
apa yang diterima oleh ke 5 indra
tersebut bisa jadi akan dimaknai
berbeda sesuai dengan kondisi.
Sebagai contoh kata sayang yang didengar oleh terima bisa diberi makna sayang,
atau akan diberi maka kebohongan jika kata sayang diucapkan dengan raut muka
4
yang yang mencibir, atau dengan tekanan kata yang kasar, atau bisa juga karena ada
informasi yang dimiliki sebelumnya yang bertentangan dengan kata apa yang
diucapkan.
Selanjutnya setelah proses penyaringan pertama, ada lagi proses penyaringan yang
kedua berupa filter bahasa, kemampuan seseorang akan bahasa tertentu akan
membantu untuk dapat berkomunikasi secara efektif. Proses pemaknaan dalam diri
seseorang akan sangat menentukan ucapan apa yang akan diucapkan, serta
bagaimana seseorang mengartikan/memaknai ucapan yang didengarkan.
Proses komunikasi bukan kegiatan yang mudah
Sebagaimana diungkapkan di atas, bahwa proses mendengarkan bukan lah proses
yang mudah. Ada banyak kendala atau permasalahan yang perlu mendapatkan
perhatian untuk dapat menjadi seorang komunikator yang baik dan efektif. Dalam
banyak hal dibutuhkan usaha yang keras, butuh waktu yang lama, membutuhkan
konsentrasi dan mungkin perlu pelatihan yang terus menerus untuk mampu
melaksanakan komunikasi secara efektif. Ada beberapa kendala yang umum dihadapi
dalam komunikasi efektif misalnya:
a. Ada hambatan atau kendala pada kemampuan mendengar.
Orang yang mengalami gangguan pendengaran (sementara atau permanent) akan
mengalami kesulitan untuk dapat mendengar, atau mengartikan makna yang
didengar, yang pada akhirnya akan mempengaruhi kemampuannya untuk
mendengarkan. Ganggungan pendengaran ini dapat berupa gangguan fisik
ataupun gangguan mental. Orang yang hilang ingatan atau yang mengalami
keterbelakangan mental dapat juga dikategorikan sebagai orang yang mengalami
gangguan dalam proses mendengarkan.
b. Informasi yang terlalu banyak (information overload)
Jika kita perhatikan, baik disadari atau tidak, kita akan mendengar begitu banyak
suara, yang tidak memungkinkan kita untuk mendengarkan seluruh suara yang
masuk kedalam telinga kita.
Jika kita berhitung berapa banyak waktu yang kita habiskan untuk mendengarkan
orang berbicara, dan berapa banyak informasi yang dapat masuk kedalam otak,
secara teoritis hampir tidak mungkin untuk menyimpan seluruh informasi tersebut.
c. Adanya kepentingan pribadi
Adanya kepentingan atau keinginan pribadi kadang kala akan mengganggu cara
kita menerima informasi atau pesan yang disampaikan. Adanya kepentingan pribadi
ini mungkin akan mengakibtkan kita tidak menerima pesan yang dikirimkan atau
kalaupun kita menerima pesan yang dikirimkan, ada kemungkinan pesan yang kita
terima salah, atau tidak sesuai dengan maksud dari si pengirim pesan.
d. Kemampuan berpikir manusia
Secara teoritis, kemampuan otak manusia untuk dapat mendengarkan dan
mengerti suatu pembicaraan adalah 600 kata per menit (Drullman & Smoorenburg,
1997; Versfeld & Dreschler,2002), akan tetapi kecepatan orang untuk berbicara
pada umumnya lebih rendah berkisar pada angka 100 140 kata per menit.
5
Ada selisih kapasitas antara kemampuan otak untuk mendengar dengan kata yang
didengar, adanya waktu yang tidak terpakai ini dimanfaatkan oleh otak untuk
memikirkan hal-hal lain yang pada akhirnya akan mengaburkan konsentrasi untuk
mendengarkan atau mengabaikan topik pembicaraan kepada pikiran
sendiri(berkhayal/melamun) pada akhirnya tidak memberikan perhatian pada topik
pembicaraan.
e. Adanya gangguan dari pihak luar (noise)
Selain gangguan fisik dan mental yang menyebabkan berkurangnya kemampuan
mendengarkan, ada banyak hal lain yang menyebabkan kita mengalami kesulitan
dalam proses mendengarkan diantaranya adanya suara lain selain pesan yang
disampaikan, kebisingan lalu lintas, suara musik yang keras, termasuk juga adanya
gangguan psikologis yang dapat menyebabkan penerima pesan sulit atau salah
menerima pesan dari pemberi pesan.
f. Setiap pendengar tidak menerima pesan yang sama
Pada saat dua orang atau lebih mendengarkan pada suatu pembicaraan, kita
berpikir bahwa mereka akan menerima pesan yang sama. Pada kenyataannya
tidak demikian, banyak hal yang akan mempengaruhi kemampuan seseorang untuk
menerima pesan seperti perbedaan dalam sudut pandang atau persepsi sesorang,
pengalaman, pengalaman yang berbeda,
perbedaan budaya dan latar belakang,
maupun adanya gangguan yang mungkin
terjadi antara satu pendengar dengan
pendengar yang lain.
Faktor psikologis yang berbeda antara
pendengar yang satu dengan pendengar
yang lain, status sosial, latar belakang
budaya, kepentingan pribadi yang
berbeda, dapat membiaskan informasi
atau data yang didengar menjadi pesan
atau informasi yang berbeda-beda.
Proses penerjemahan pesan atau proses pemberian makna sebagaimana
dijelaskan sebelumnya juga menjadikan pesan yang sama dapat diterima dan
diinterpretasikan secara berbeda oleh masing-masing pendengar.
Memahami Respon
Memahami respon atau umpan balik(feedback) dalam proses komunikasi merupakan
hal yang paling utama dan sangat menentukan apakah proses komunikasi tersebut
telah berjalan efektif dan sesuai dengan yang diharapkan.
Adanya komponen respon dalam model komunikasi menjadikan proses komunikasi
menjadi aktif, dimana secara konsep dasarnya, bahwa proses komunikasi adalah
proses pertukaran informasi antara pengirim pesan dengan penerima pesan.
6
Simpulan
Dari model komunikasi, ada banyak komponen utama komunikasi yang dapat
menentukan efektifitas komunikasi
Memberikan feedback/respon adalah komponen yang sangat penting, karena kita
dapat mengetahui, apakah orang yang kita ajak berkomunikasi memahami atau tidak
akan pesan yang kita sampaikan dan terlebih lagi adalah apakah komunikasi yang kita
lakukan efektif atau tidak.
Untuk dapat berkomunikasi secara efektif, maka melatih kemampuan berkomunikasi
merupakan salah satu unsur yang harus dikembangkan terus-menerus, tidak hanya
kemampuan berbicara/menyampaikan pesan, yang jauh lebih penting adalah melatih
untuk memahami pesan, atau mengartikan respon yang diberikan.
7
DAFTAR PUSTAKA
Adler, Ronald B, dan Lawrence B. Rosenfeld, dan Russell F. Proctor II, Interplay, The
Process of Interpersonal Communication. Edisi ke 9, New York: Oxford
University Press inc., 2004.
Pusdiklatwas BPKP, Modul Interpersonal Skill, edisi 2007, Jakarta 2007
Siringoringo, Revoldi. Kemampuan Mendengarkan, Modul Pelatihan, Jakarta 2004