ANALISA JABATAN

Untuk dapat menjadi proaktif,

departemen personalia memerlukan
sistem informasi sumber daya manusia
yang mencakup informasi mengenai :
- tantangan-tantangan lingkungan
- UU Ketenagakerjaan dan non
diskriminasi
- perencanaan tenaga kerja
- pekerjaan-pekerjaan (jobs) dalam
organisasi
Tantangan-tantangan
lingkungan
UU Ketenagakerjaan
non diskriminasi
Perencanaan TK
Jobs openings
(Lowongan kerja)
Analisa pekerjaan
Content of the jobs
Staffing
(efisien, efektif & proaktif)
Peran Analisa Jabatan
Rekrutmen, seleksi dan penempatan
tenaga kerja
Menentukan besarnya upah / imbalan
Merancang jalur karir pegawai
Menetapkan beban kerja yang pantas
dan adil
Merancang program pendidikan dan
pelatihan yang efektif
ANALISA JABATAN
Suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari,
dan menyimpulkan keterangan-keterangan
atau fakta-fakta yang berhubungan dengan
masing-masing jabatan secara sistematis dan
teratur.
URAIAN JABATAN (Job description)
Suatu catatan yang sistematis tentang tugas
dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu,
yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang
ada.
Persyaratan minimal yang harus dipenuhi
oleh orang yang akan menduduki suatu
jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-
tugas yang dibebankan kepadanya dengan
baik.
SPESIFIKASI / PERSYARATAN JABATAN
JOB PERFORMANCE STANDARD
(standar prestasi kerja)
Standar : kriteria dimana keberhasilan kerja
dinilai/diukur
Manfaat :
- Sebagai sasaran/target bagi pelaksanaan
kerja tk.
- Sebagai kontrol
Hasil Analisa Jabatan
Uraian Jabatan (Job Description)
1. Identifikasi Jabatan (Nama / Bagian)
2. Ikhtisar Jabatan (Definisi singkat)
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan
4. Pengawasan yang diterima / dilakukan
5. Hubungan dengan jabatan lain
6. Mesin / alat / bahan yang digunakan
7. Kondisi kerja dan risiko kecelakaan
Spesifikasi / Persyaratan Jabatan (Job Spesification /
Requirement)
1. Pendidikan / Latihan / Pengalaman
2. Sikap / Pengetahuan / Keterampilan
3. Fisik dan Mental
4. Umur, Jenis Kelamin dan lain-lain
feedback
Job
performance
standard
correction
Actual job
performance
JOB DESIGN
Fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja
individu atau kelompok secara organisasional

Tujuan :
mengatur penugasan-penugasan kerja yang
memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi,
teknologi, dan keperilakuan

Beberapa pendekatan-pendekatan :
- Organizational approach
- Environmental approach
- Behavioural approach

Organizational elements

Mechanistic approach :
mengidentifikasikan setiap tugas dalam setiap
job sehingga tugas tugas tersebut dapat
ditata untuk meminimumkan waktu dan usaha
pekerja specialization dan short job cyales
Work Flow :
bergantung pada sifat produk / jasa
Ergonomics
Work practices
Environmental elements
- Employee abilities and availability
- Social expectations

Behavioural elements
- Outonomy
- Variety
- Task identity
- Task significance
- Feed back
Tehcniques of Job Redesign

1. Under specialization :
simplifikasi pekerjaan, ada resiko
pekerjaan terlalu terspesialisasi

2. Over specialization :
Job enrichment (perluasan scr vertikal)
Job enlargement (perluasan scr
horizontal)

PERUSAHAAN ABC
Deskripsi Pekerjaan
Fungsi :
Di bawah supervisi umum Direktur Personalia,
mengembangkan, menyelenggarakan dan mengevaluasi
program-program latihan on-the-job dan off-the-job.
Bertindak sebagai penasehat bagi manajemen
operasional dalam pelaksanaan latihan.
Nama Jabatan : Manajer Latihan & Pengembangan
Kode Jabatan :
Tanggal :
Penyusun :
Departemen : Personalia
Lokasi : Kantor Pusat
Tugas-tugas :
1. Bekerjasama dengan para anggota manajemen
lainnya menentukan kebutuhan-kebutuhan
latihan karyawan
2. Dengan persetujuan Direktur, mengembangkan
struktur program latihan
3. Melakukan riset tentang metode latihan yang
paling efektif, dan seterusnya

Wewenang :
1. Menentukan instruktur dan para pelaksana
program latihan
2. Mengusulkan program-program latihan yang
diperlukan
3. Dan seterusnya
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kelancaran program-
program latihan
2. Bertanggung jawab atas biaya-biaya latihan
yang dikeluarkan

Hubungan Lini :
Atasan Langsung : Direktur Personalia
Bawahan Langsung : Para Pelatih (Instruktur),
Kabag Adm. Latihan

Kondisi Kerja : nyaman
Waktu kerja : 08.00 16.00
Kecuali bila memberi latihan
dan melakukan perjalanan
PERUSAHAAN ABC
Spesifikasi Pekerjaan
Nama Jabatan : Kepala Bagian Riset Kimia
Kode Jabatan :
Tanggal :
Penyusun :
Departemen : Divisi Produk Plastik
Lokasi : Lab.
Persyaratan-persyaratan Pekerjaan :
Pendidikan : Sarjana Teknik Kimia, menguasai
kimia organik, Fisika dan Kimia
murni, mempunyai ketrampilan
dalam menggunakan komputer
dan analisis statistik matematis
Pengalaman : 5 tahun bekerja di bidang industri atau
penelitian plastik
Persyaratan Phisik : Kesehatan baik untuk melakukan
perjalanan dan kontak dengan
personalia di luar perusahaan
pada berbagai seminar, tugas
konsultasi dan sebagainya
Persyaratan Mental : Inisiatif dan kreatip, dapat mengambil
keputusan secara cepat, mampu
menganalisa dan membuat sintesa
berbagai informasi
Supervisi : akan mengendalikan 6-10 Sarjana Teknik kimia
dan lulusan sekolah kejuruan, mampu untuk
berkomunikasi secara lisan dan tertulis baik
secara vertikal maupun horizontal di organisasi
perusahaan
Kondisi Kerja : Baik, nyaman
Informasi yang Dicatat dalam Analisa
Jabatan
Apa yang dilakukan oleh pekerja pada jabatan tersebut
Apa wewenang dan tanggung jawabnya
Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan dan
bagaimana caranya
Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam
melaksanakan tugasnya
Besarnya upah dan lamanya jam kerja
Pendidikan, pengalaman, dan latihan yang dibutuhkan
Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan
untuk melakukan pekerjaan tersebut
Kondisi di tempat kerja
Dan lain-lain
Unsur
Komponen yang paling kecil dari pekerjaan.
Misalnya : memutar, menarik, menggosok,
menekan, mengangkat, dan sebagainya.
Tugas
Sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan.
Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental
yang membentuk langkah langkah wajar
yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.
Kedudukan
Sekumpulan tugas yang dilakukan oleh
pegawai atau pekerja yakni seluruh
kewajiban dan tanggung jawab yang
dibebankan kepadanya.
Pekerjaan
Sekumpulan kedudukan yang memiliki
persamaan kewajiban atau tugastugas
pokoknya. Dalam kegiatan analisa jabatan,
satu pekerjaan dapat diduduki oleh satu
orang, atau oleh beberapa orang yang
tersebar di berbagai tempat.
Jabatan
Sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas
tugas yang sama atau berhubungan satu
dengan yang lain, dimana pelaksanaanya
meminta kecakapan, pengetahuan,
keterampilan, serta kemampuan yang juga
sama, meskipun tersebar di beberapa
tempat.
Dalam klasifikasi jabatan nasional di
Indonesia, setiap jabatan diberi satu kode
dan nama jabatan, dengan satu definisi atau
uraian tugas.
SUMBER INFORMASI
Pekerjaan itu sendiri
Buku Catatan Harian
Pekerja yang Bersangkutan
Orang lain yang Tahu (misalnya, Mantan
Pejabat
Atasan Langsung
Cara Mengumpulkan Informasi
Kuesioner
Wawancara
Pengamatan
Klasifikasi Informasi
Nama jabatan, lokasi kerja dan range
upah
Hubungan kerja / posisi dalam organisasi
Tugas, wewenang dan tanggung jawab
yang dibebankan
Peralatan dan Bahan yang digunakan
Kondisi tempat kerja dan risiko kerja
Persyaratan fisik, mental, dan lain-lain
Hasil Analisa Jabatan
Uraian Jabatan (Job Description)
1. Identifikasi Jabatan (Nama / Bagian)
2. Ikhtisar Jabatan (Definisi singkat)
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan
4. Pengawasan yang diterima / dilakukan
5. Hubungan dengan jabatan lain
6. Mesin / alat / bahan yang digunakan
7. Kondisi kerja dan risiko kecelakaan
Spesifikasi / Persyaratan Jabatan (Job Spesification /
Requirement)
1. Pendidikan / Latihan / Pengalaman
2. Sikap / Pengetahuan / Keterampilan
3. Fisik dan Mental
4. Umur, Jenis Kelamin dan lain-lain
Teknik Wawancara dlm Analisa Jabatan
PERSIAPAN
1. Kenali Perusahaan secara umum,
termasuk struktur organisasinya
2. Tentukan siapa yang akan menjadi
sumber data
3. Tentukan tujuan yang ingin dicapai
melalui wawancara
4. Perhitungkan waktu yang dibutuhkan
untuk melakukan wawancara
PELAKSANAAN
1. Ciptakan Rapport
2. Pertanyaan yang Tertuju
3. Yang harus dihindarkan :
A. Pertanyaan yang mengarahkan
B. Pertanyaan yang mengancam
C. Jangan berbicara terlalu banyak
D. Perhatikan latar belakang orang
yang diwawancarai
E. Jangan terlalu banyak mencatat
PENUTUP
1. Ucapkan terimakasih
2. Kesediaan wawancara ulang untuk
melengkapi data
Rapport :
- Pewawancara menyambut sendiri
(langsung) yang diwawancarai.
- Pilih ruang yang aman
- Sambutan yang hangat (verbal & non verbal)
- Hindarkan : Apakah anda pikir kualifikasi anda
cocok untuk pekerjaan ini

PERTANYAAN YANG TERTUJU
- Berkaitan dengan jabatan yg akan dianalisa
- Berangkat dari daftar isisan yg sudah dipersiapkan
sebelumnya.
- Be a good listener
Persyaratan Job Analist
Persyaratan Kepribadian
1. Mampu bergaul
2. Mampu berbicara secara terbuka
3. Mempunyai penampilan diri yang
menyenangkan
4. Berkepribadian hangat
5. Bersikap penuh pengertian dan sabar
6. Mempunyai pandangan yang obyektif
Persyaratan Kecerdasan
1. Mampu menganalisa dan
menginterpretasikan data
2. Mampu mengorganisasi dan
melaksanakan rencana kerja
3. Mampu memahami dan
menggunakan kata-kata secara
efektif
4. Mampu menulis uraian jabatan
secara jelas dan tepat
5. Mampu bekerja mandiri