1

Bagimana Memimpin Perubahan?

Transformasi adalah tentang penciptakan masa depan dan bukan sekedar
menyempurnakan masa lalu.


Organisasi akan selalu mengalami dinamika perubahan, baik
yang disebabkan oleh factor dari dalam maupun oleh factor dari
luar organisasi. Perubahan tidak s terjadi begitu saja, namun
perubahan harus bisa dikelola dengan baik. Manajemen
perubahan diperlukan dalam rangka membantu proses
perubahan menjadi lebih terarah. Artikel ini membahas
bagaimana perubahan harus dilakukan, strategi yang dapat
digunakan dalam proses perubahan, serta membahas kunci
sukses dalam memimpin perubahan.

Tantangan Transformasi secara umum
Pemicu perubahan adalah kekuatan yang memaksa organisasi untuk berubah, artinya
bahwa organisasi tidak bisa tetap seperti sekarang. Pergeseran yang menyebabkan
tuntutan perubahan dalam organisasi dan dunia kerja, antara lain:
DARI MENUJU
Pasar lokal, operasi lokal Pasar global, operasi global
Pekerjaan manufaktur, administrasi Pelayanan, pekerjaan berbasis pengetahuan
Hirarki Jejaring kerja
Perantaraan, tatap muka Akses langsung, hubungan virtual
Kepatuhan terhadap otoritas formal Mempertanyakan otoritas formal
Stabilitas, efisiensi, kontrol Perubahan, kreativitas
2
Pekerjaan full time Pekerjaan part-time dan proyek
Shareholders value Stakeholders value
Pekerjaan dikerjakan oleh pekerja Pekerjaan dikerjakan oleh banyak kontributor
Tempat kerja tetap Tempat kerja beragam
Hak prerogratif manajemen Tanggung jawab sosial
Pelayanan yang loyal Pengetahuan dan keterampilan yang
marketable
Tenaga kerja kulit putih Tenaga kerja dengan beragam warna kulit dan
usia
Kinerja keuangan Beberapa bottom lines
Get a job Get a life

Untuk mengantisipasi perubahan tersebut, sebuah organisasi membutuhkan seorang
pemimpin. Menurut John Kotter, kepemimpinan adalah tentang menghadapi
perubahan. Seorang pemimpin harus fokus pada perubahan dan inovasi, fokus pada
visi organisasi, fokus pada strategi dalam mengambil risiko yang diperhitungkan, dan
fokus pada nilai-nilai dan martabat manusia.

Sejumlah penelitian membuktikan bahwa lebih dari 75% upaya perubahan gagal karena
kegagalan untuk fokus pada isu manusia, antara lain:

1. Resistensi dari karyawan : 82%
2. Kurangnya dukungan : 72%
3. Ekpektasi yang tidak realistis : 65%
4. Tim yang kurang terampil : 44%
5. Tidak adanya perencanaan perubahan organisasi : 43%
6. Silo-silo/pengkotak-kotakan secara horisontal : 41%

Orang akan resisten terhadap perubahan apabila mereka tidak memahami implikasi
dari perubahan itu dan persepsi bahwa mereka akan mengorbankan lebih banyak
daripada apa yang akan mereka dapatkan. Reaksi orang terhadap perubahan dapat
dilihat dari 2 jenis karakteristik manusia, yaitu manusia emosional dan manusia
rasional. Pada manusia emosional, reaksi yang dapat diamati adalah feel
(merasakan), commit (mempercayai), dan act (bertindak). Sedangkan pada manusia
rasional, maka akan terjadi proses analyse (menganalisis), understand (memahami),
dan decide (memutuskan).

Hal yang perlu diingat adalah bahwa sangat lazim menemukan hal-hal di bawah ini
ketika terjadi perubahan:
3
1. merasa canggung
2. yang dipikirkan pertama kali adalah tentang kehilangan
3. merasa sendirian
4. hanya menangani perubahan-perubahan besar
5. memiliki tingkat kesiapan yang berbeda-beda ketika menghadapi perubahan
6. khawatir tentang sumber-sumber daya yang dibutuhkan
7. cenderung ingin kembali ke perilaku yang lama.

5 Hal yang Dipengaruhi oleh Perubahan
Perubahan mempengaruhi orang dalam 5 hal, yaitu:
1. Control : perubahan mengganggu perasaan sadar atau bawah sadar dari kontrol
yang telah dibantuk pada kondisi saat ini.
2. Confidence : megakibatkan kurangnya kepercayaan diri dalam cara kerja yang
baru atau pada kondisi mendatang
3. Comfort : mengganggu kenyamanan dari cara kerja dan hubungan yang telah
dibangun
4. Competence : menciptakan kecemasan dengan memaksa orang untuk
mempelajari keterampilan-keterampilan yang masih asing.
5. Capacity : Orang merasa mereka telah mencapai batas untuk perubahan dan
inisiatif perubahan yang spesifik mendorong mereka untuk melewati batas itu.

3 Fase Perubahan

Dalam perubahan ada 3 fase yang terjadi, yaitu:

1. Current State (Kondisi saat ini), yaitu proses, struktur organisasi, teknologi, orang-
orang, dan budaya organisasi. Misalnya cara organisasi melakukan aktivitasnya saat
ini, termasuk proses, struktur organisasi, teknologi, masyarakat, dan budaya.
2. Transition Periode (Masa Transisi), yaitu masa antara kondisi saat ini dan kondisi
masa depan. Organisasi seringkali mengabaikan masa transisi ini. Dalam masa
transisi ada siklus yang harus dilalui, yang terdiri dari 3 fase, yaitu:
a. Fase 1: Ending, losing, letting go
Setiap transisi diawali dengan mengakhiri sesuatu yang lama. Ketika
perubahan terjadi orang meninggalkan hal-hal dan cara-cara yang lama,
dan mencari cara-cara yang baru.

b. Fase 2: The Neutral Zone
4
Zona netral adalah suatu keadaan/siatuasi yang membingungkan, ketika
identitas dan situasi yang lama telah ditinggalkan , tetapi mereka belum
memasuki identitas dan situasi yang baru. Walaupun zona netral bisa saja
membuat tertekan/stress, tetapi memberikan banyak peluang untuk
perubahan yang kreatif.
c. Fase 3: The New Beginning
Awal yang baru akan terjadi hanya setelah kita meninggalkan hal-hal yang
lama dan melalui zona netral. Dalam fase ini, orang menerima realitas
perubahan dan mulai mengenali situasi yang baru.
Transisi merupakan reorientasi psikologis yang dilakukan secara bertahap yang
terjadi secara internal ketika kita mencoba beradaptasi terhadap perubahan.

3. Future State (Kondisi masa depan), misalnya cara organisasi mengantisipasi
proses kerjanya apabila perubahan diimplementasikan, meliputi proses-proses baru,
struktur organisasi, teknologi, pembagian kerja, budaya yang baru.

Perubahan merupakan peristiwa. Untuk mengelola perubahan, kita harus memiliki
pemahaman yang jelas tentang tujuan kita dan bagaimana kita akan mencapai
tujuan itu.

Sedangkan transisi merupakan sebuah proses, untuk mengelola orang-orang dalam
masa transisi, kita harus membantu mereka untuk bersepakat dengan perubahan.

4 Tahapan Perubahan
Tahap-tahap yang harus dilalui secara berurutan selama perubahan adalah sebagai
berikut:

1. Denial (penyangkalan), ditandai dengan sikap atau komentar : ini akan segera
berakhir, ini tidak mungkin terjadi, apatis, mati rasa, mengecilkan arti
perubahan, acuh tak acuh/tidak peduli.

Yang harus dilakukan oleh pemimpin pada tahap ini antara lain:
menjelaskan dengan jelas : tentang perubahan tanpa mengabaikan masa
lalu, mengapa perubahan dibutuhkan, apa yang harus berakhir dan
bagaimana itu mempengaruhi orang-orang, dan apa yang tidak berubah.
Mencari tahu reaksi orang-orang
Mendengarkan, mendengarkan, dan mendengarkan memperhatikan apa yang
didengar: menunjukkan kepedulian dan perhatian.
5



2. Resistence (resistensi), ditandai dengan sikap : merasa kehilangan kontrol,
kekhawatiran terhadap kompetensi, kontribusi yang akan diberikan,
ketidakjelasan, kehilangan fokus atau arah, tidak bisa tidur,
kemarahan/pertentangan, menarik diri dari tim, dan menyalahkan.

Yang harus dilakukan oleh pemimpin pada tahap ini adalah:
memunculkan resistensi itu dengan mencari tahu reaksi, pertanyaan-
pertanyaan, dan kekhawatiran-kekhawatiran yang dirasakan.
Mendengarkan, mendengarkan, mendengarkan.
Menunjukkan kepedulian dan perhatian serta merespon secara empatik
Membantu anggota organisasi untuk mengidentifikasi apa yang harus diakhiri
dan apa yang tidak
Memberi kesempatan untuk berperan serta
Menyingkirkan segala sesuatu (alat, sistem, mesin) yang akan mendorong
orang untuk bertahan pada hal-hal yang lama.

3. Exploration (eksplorasi), ditandai dengan kondisi: melihat peluang-peluang,
mengeksplorasi alternatif, merasa aku bisa melakukannya, kreatifitas dan
energi yang tinggi, terlalu banyak ide-ide baru, tidak fokus, keragu-raguan, terlalu
banyak yang harus dikerjakan, mulai menjadi sesuatu yang diinginkan di masa
depan.
Pada tahap ini yang harus dilakukan oleh pemimpin adalah:
Terus menjelaskan tujuan dan rencana
Mendukung komitmen untuk perubahan
Mendorong orang untuk kreatif dan meminta gagasan-gagasan untuk
membuat perubahan bagi diri mereka sendiri
Mulai melatih orang-orang dengan keterampilan-keterampilan baru yang
dibutuhkan

4. Commitment (komitmen), ditandai dengan adanya: teamwork, kepuasan,
rencana yang lebih fokus, kerja sama, keseimbangan, visi yang jelas untuk masa
depan.
Yang harus dilakukan oleh pemimpin dalam tahap ini adalah:
Tetap fokus pada rencana
Mendukung komitmen orang-orang terhadap perubahan
6
Terus memberikan pelatihan dan mempraktekkan keterampilan-
keterampilan baru

Keempat tahap itu harus dilalui secara berurutan, tidak boleh dilompati. Mungkin satu
tahap tertentu berlangsung lebih lama atau lebih cepat dari tahap-tahap lainnya. Tahap
denial dan resistence merupakan tahap yang harus diwaspadai dan dipersingkat
waktunya. Pada tahap denial dan resistence ini orang-orang harsu didampingi dan
diberi pencerahan, karena apabila orang-orang dibiarkan berlama-lama pada tahap ini
maka mereka akan semakin terpuruk lebih lama dan sulit untuk bangkit menuju ke
tahap selanjutnya.

Manajemen Perubahan dan Kepemimpinan Perubahan

Berikut ini adalah perbedaan antara manajemen perubahan dan kepemimpinan
perubahan.

Manajemen Perubahan melihat perubahan sebagai berikut:
Perubahan merupakan ancaman yang harus dikontrol
Perubahan dikelola melalui berbagai metode dan alat
Manajer perubahan yang terpilih adalah yang paling berkualitas untuk menangani
perubahan
Is-isu dan problem-problem dapat dapat diatasi dengan tindakan-tindakan

Adapun Kepemimpinan Perubahan melihat perubahan sebagai berikut:
Perubahan merupakan keunggulan kompetitif yang harus dirangkul
Diperlukan sebuah tim pemimpin perubahan untuk memimpin perubahan
Memimpin perubahan harus dilakukan dengan hati dan pikiran
Isu-isu dan problem-problem dapat dipetakan secara proaktif

Pemimpin sangat diperlukan untuk perubahan. Menurt John Kotter, suatu tim
perubahan yang hanya terdiri dari para manajer walaupun para manajer yang hebat
dan luar biasa sekalipun, akan menyebabkan sebagian besar upaya perubahan tidak
berhasil. Oleh karena itu dibutuhkan pemimpin dan manajer yang bekerja bersama-
sama. Kepemimpinan yang mendorong dan menggerakkan, sedangkan manajamen
yang mengendalikan. Tim perubahan yang sukses membutuhkan 75% kepemimpinan
dan 25% manajemen.


7



Bagaimana menjadi Pemimpin Perubahan?
Untuk menjadi pemimpin perubahan, hal-hal yang harus dilakukan antara lain :
1. Menginisiasi/memulai perubahan
2. Memobilisasi komitmen
3. Menciptakan kondisi-kondisi di mana perubahan dapat berlangsung dengan
sukses.
4. Membuat perubahan itu terjadi. Mengelola perubahan merupakan suatu proses
yang panjang, dna bukan suatu peristiwa singkat.

Untuk situasi perubahan dalam organisasi diperlukan perilaku kepemimpinan
sebagai berikut:

1. Menyadari pengaruh perubahan terhadap orang-orang
2. Memahami dampak perubahan
3. Merekam, mengenali, dan mempublikasikan keberhasilan
4. Berkomunikasi dengan sesama agen perubahan
5. Sering membantu dalma pelatihan
6. Mendorong orang lain untuk melihat perubahan itu sebagai sesuatu yang urgen,
memungkinkan untuk dicapai, dan menyenangkan
7. Mengidentifikasi dan menasehati (memberi pencerahan) kepada mereka yang
menolak perubahan
8. Mengidentifikasi staf yang antusias
9. Melakukan pertemuan-pertemuan rutin dan mengadakan sesi Q&A (Questions
and Asks)
10. Bekerja sama dengan Tim Perubahan
11. Mengkomunikasikan visi (atau rencana) yang jelas dan konsisten dengan
komitmen
12. Memperjuangkan perubahan mampu melibatkan orang lain
13. Memperlakukan orang-orang dengan respek
14. Menunjukkan integritas dan standar etika yang tinggi
15. Menetapkan dan meneruskan standar personal penyampaian yang tinggi
16. Tegas, terutama ketika berhadapan dengan masalah-masalah yang menantang
17. Mampu menyerasikan dan memanfaatkan peluang-peluang baru
18. Menbangun hubungan yang efektif
19. Membangun kinerja tim yang efektif
8
20. Secara terbuka mendorong dan mengakui kontribusi orang lain
21. Memberikan umpan balik yang konstruktif secara teratur
22. Mendorong pengembangan pribadi dan memberikan peluang-peluang yang
tepat.

Tidak ada sesuatu yang tidak berubah, semua pasti akan mengalami suatu
perubahan. Begitu juga dengan organisasi, yang harus mampu beradaptasi dengan
lingkungannya. Dibutuhkan suatu perencanaan dalam proses perubahan, sehingga
perubahan menjadi lebih terarah. Bagi seorang pemimpin, critical succes factor dapat
menjadi landasan dalam mengelola perubahan. Dengan memperhatikan berbagai
dimensi dalam perspektif manajemen perubahan tersebut diharapkan proses
perubahan dapat dilakukan dengan sukses.

To be successful as a change leader. You must be the change you wish to see
in the world (Mahatma Gandhi, Indian Leader)

disarikan dari materi workshop Moving from Managing to Leading, a Leadership and
Change Management Programme for the Finance Education and Training Agency
Ministry of Finance, Indonesia di Singapura, 7 9 Desember 2011 oleh Sri
Wahyuni (Kepala SubbidangPenyelenggaraan I)