Sekretariat Jenderal

Biro Organisasi -
Tatalaksana
PERMENDAGRI NOMOR 52 TAHUN 2011
ISTILAH SOP
SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (Istilah yang diadopsi dari Bahasa Inggris)
SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang
perkebunan)
POS : Prosedur Operasional Standar (Terjemahan istilah POS, biasa dipergunakan pada
bidang keagamaan)
SOB : Standar Operasional Baku (Terjemahan istilah SOB, biasa dipergunakan pada bidang
industri)
Protap : Prosedur Tetap (Istilah umum dalam Birokrasi Pemerintah khususnya di kalangan
militer dan kepolisian)
Istilah lain : Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures,
Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku.
SOP : Standar Operasional Prosedur (Istilah yang digunakan dalam Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang SOP di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan
Kabupaten/Kota)





Pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan.
Rincian proses-proses kerja yang dilakukan
berulang oleh suatu organisasi.
Dokumentasi kegiatan-kegiatan yang dilakukan
untuk membantu konsistensi tugas-tugas.
Penyediaan informasi bagi individu-individu
bagaimana melakukan pekerjaan dengan tepat.
Tindakan-tindakan teknis seperti proses
pemeliharaan dan penggunaan alat.
Prosedur (SOP) Serangkaian petunjuk
tertulis yang dibakukan mengenai proses
penyelenggaraan tugas-tugas
Pemerintahan Daerah.
PERMENDAGRI
NOMOR
52 TAHUN 2011.
UMUM.
Memberikan kejelasan dan transparansi kepada masyarakat sebagai
penerima pelayanan mengenai hak dan kewajibannya.
Memberikan kepastian dan keseragaman dalam proses pelaksanaan
tugas.
Menunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas.
Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan.
Memberikan informasi secara proporsional mengenai pelaksanaan tugas
yang dilakukan oleh aparatur.
Mempertegas tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas bagi aparatur.
Mempermudah pengendalian.
Tujuan Penyusunan SOP
Manfaat SOP
Menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja/pelayanan.
Lebih jelas mengetahui peran dalam posisi masing-masing di internal.
Memberikan kejelasan alur prosedur/kerja dalam suatu pekerjaan/pelayanan.
Memberikan keterangan dan keterukuran dalam suatu pekerjaan/pelayanan.
Meminimalisir kesalahan dalam pekerjaan/pelayanan
Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional unit
kerja.
Efisiensi dan Efektifitas.
Berorientasi Pada Pengguna.
Kejelasan dan Kemudahan.
Keselarasan.
Keterukuran.
Dinamis.
Kepatuhan Hukum.
Kepastian Hukum.
Prinsip Penyusunan SOP
Tahapan Penyusunan SOP
1. Pembentukan Tim pada tingkat Kabupaten/Kota terdiri dari:
a. Ketua : Kepala Bagian Organisasi.
b. Sekretaris : Sekretaris yang ditunjuk Sekda.
c. Anggota : Para sekretaris SKPD.
2. Pembekalan Tim.
3. Penyusunan Rencana Tindak.
4. Sosialisasi.


Persiapan
1. Mengacu pada tugas dan fungsi.
2. Mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Kegiatannya dilaksanakan secara berulang-ulang dengan hasil
tertentu.
4. Kegiatannya melibatkan sekurang-kurangnya 2 (dua) orang.
5. Prosedur dilakukan secara terukur dan mempunyai output
yang jelas.
6. Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam dokumen
inventarisasi judul
7. Penyusunan SOP diawali dengan mengidentifikasi kebutuhan
SOP.
8. Hasil identifikasi kebutuhan SOP dirumuskan dalam
dokumen inventarisasi judul SOP.
9. Ditulis dengan jelas, rinci, dan benar.

Identifikasi Kebutuhan SOP
Dokumen Inventarisasi Judul SOP
1. Format terdiri dari nama judul dan kode nomor SOP.
2. Kode nomor SOP ditentukan oleh Bagian Organisasi.
3. Dokumen inventarisasi judul SOP ditetapkan dengan
Keputusan Kepala Daerah
Dokumen Inventarisasi Judul SOP
Dokumen Inventarisasi Judul SOP
1. Prosedur kerja sederhana.
2. Pengkajian dilakukan dengan sebaik-baiknya.
3. Prosedur kerja fleksibel.
4. Adanya pembagian tugas yang tepat.
5. Menghindari duplikasi Judul SOP.
6. Adanya pengawasan secara terus menerus.
7. Urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya.
8. Adanya tujuan dan output yang jelas.
9. Hasil analisis kebutuhan SOP dibuat dalam format nama dan
kode nomor SOP yang ditetapkan dengan Keputusan Kepala
Daerah.
Analisis Kebutuhan SOP
1. SOP disusun berdasarkan nama dan kode nomor SOP.
2. Jelas, rinci dan benar.
3. Memperhatikan SOP lainnya.
4. Dapat dipertanggung jawaban.
5. Kegiatan yang sifatnya rutin dan berulang-ulang.
6. Menghasilkan output tertentu.
Penulisan SOP
Format SOP mengacu pada Permendagri 52 tahun 2011.
Format SOP
1. FORM COVER SOP
Format SOP
2. FORM IDENTITAS SOP
Format SOP
3. FORM URAIAN PROSEDUR SOP/FLOWCHART
1. Verifikasi dilakukan oleh atasan secara berjenjang oleh
pejabat yang menangani.
2. Hasil verifikasi SOP dilakukan ujicoba.
3. Dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan.
4. Verifikasi dan ujicoba dilakukan oleh unit kerja yang
bersangkutan sebelum ditetapkan dengan Keputusan
Kepala Daerah.
Verifikasi dan Uji Coba
1. Telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan penetapan.
2. Adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai.
3. Sumberdaya manusia yang kompeten.
4. Telah disosialisasi dan didistribusikan kepada seluruh
pegawai dilingkungan unit kerja.
5. Mudah diakses dan dilihat.
Pelaksanaan
contoh
contoh
contoh
contoh
1. Penyebarluasan informasi.
2. Pemberitahuan pada setiap unit kerja.
3. Pendistribusian SOP.
4. Penetapan pelaksana, penanggung jawab, pemantau sesuai
dengan tugas dan fungsi masing-masing.
Sosialisasi
1. Pertemuan/rapat.
2. Bimbingan teknis.
3. Pendampingan.
4. Simulasi.
5. Pelaksanaan sehari-hari.
Pelatihan dan Pemahaman.
Monitoring :
1. Observasi.
2. Interview.
3. Diskusi Kelompok kerja.

Monitoring dan Evaluasi
Evaluasi :
1. Mengetahui efektifitas dan kualitas SOP.
2. Sebagai bahan penyempurnaan SOP.
3. Diskusi Kelompok kerja.
4. Dilakukan setiap akhir tahun.
5. Dilakukan oleh atasan secara berjenjang.

Penyusunan SOP
dalam bentuk
Flowchart
Flowchart/Diagram alur gambar
yang menjelaskan alur proses, prosedur atau
dokumen suatu kegiatan yang menggunakan
simbol-simbol atau bentuk-bentuk bidang,
untuk mempermudah memperoleh informasi.
Apakah flowchart itu???
Pengertian
Tujuan utama dari penggunaan flowchart adalah
untuk menggambarkan suatu tahapan
penyelesaian masalah secara sederhana, terurai,
rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-
simbol standar.
Tujuan
- Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat flowchart:

1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah, dari kiri ke
kanan atau sebaliknya.
2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati, jelas
dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan
deskripsi kata kerja, misalkan Mencatat surat masuk kedalam buku
agenda.
5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
6. Aktivitas yang terpotong dan akan disambung ke tempat lain harus
ditunjukan dengan jelas menggunakan simbol penghubung/konektor.
7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.
Pedoman
SIMBOL-SIMBOL
FLOWCHART
Mulai
Simbol Terminator
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
awal/mulai dan akhir
suatu bagan alir
Selesai
Simbol-simbol
Simbol Proses
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
proses pelaksanaan
kegiatan
Simbol Pengambilan Keputusan/Decision
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
keputusan yang harus
dibuat dalam proses
pelaksanaan kegiatan
T
Y
T
Y
Simbol Dokumen
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
semua jenis dokumen
sebagai bukti pelaksanaan
kegiatan
Simbol Penggandaan Dokumen
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
penggandaan dari
semua jenis dokumen
Simbol Arsip
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
semua jenis pengarsipan
dokumen dalam bentuk
kertas/manual
Simbol Arsip
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
semua jenis penyimpanan
dalam bentuk data/file
Simbol Penghubung/Konektor
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
perpindahan aktivitas
dalam satu halaman
A
B
A
B
Simbol Penghubung/Konektor
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
perpindahan aktivitas
dalam halaman yang
berbeda
1
1
2
2
Halaman 1
Halaman 2
Simbol Garis Alir
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
arah proses pelaksanaan
kegiatan
SIMBOL Sebutan

terminator

Proses

Pengambilan
Keputusan
Dokumen


Penggandaan
Dokumen


Arsip Manual


SIMBOL Sebutan

File








Konektor








Konektor








Garis alir
1. Tentukan Judul atau nama aktivitas/kegiatan yang akan dibuat SOP nya.
2. Identifikasi setiap aktivitas/kegiatan, dilakukan mulai dari awal hingga akhir
(selesainya) suatu kegiatan yang ditandai dengan dicapainya tujuan aktivitas (out
put).
3. Identifikasi aktor/pelaksana, yaitu siapa aktor (pelaksana) yang terlibat dalam
pelaksanaan kegiatan tersebut. Aktor (pelaksana) adalah orang/jabatan/kelompok
orang (tim)/unit organisasi yang aktif secara langsung terlibat dalam pelaksanaan
kegiatan.
4. Isi Identitas SOP
- Kelengkapan apa yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan.
- Berapa lama waktu diperlukan untuk melakukan kegiatan tersebut.
- Apa output (hasil/produk) yang dihasilkan.
- Keterangan/penjelasan singkat apa yang perlu ditulis dalam melaksanakan
kegiatan.
5. Buat dalam bentuk flowchart.
6. Cek kembali kesesuaian nama SOP dengan input dan output akhir kegiatan.


Langkah Penyusunan Flowchart
3. Contoh Penomoran Pada SOP

1.1.1.1
Unit Kerja Eselon II
Unit Kerja Eselon III
Unit Kerja Eselon IV
Nomor Urut SOP
Contoh SOP : Format Graphic (Annotated Picture)
SOP Penerbitan Izin Mendirikan
Bangunan IMB
Pemohon mengisi
formulir dan
melengkapi dokumen
persyaratan
Petugas Unit Pelayanan memeriksa dan
menyerahkan berkas kepada Tim Teknis(Buku B)
Tim Teknis melakukan
penilaian/evaluasi
teknis, peninjauan lokasi, apabila
tidak layak diterbitkan surat
penolakan dan layak diterbitkan
rekomendasi Tim Teknis(BAPL,
Nota dan SKRD) yangdiserahkan
pada Unit pelayanan.
Petugas Pelayanan mencatat Nomor seri (Buku C) dan Nomor
izin (Buku D), PencetakanSSRD dan Sertifikat IMB,
dan penandatanganan Surat IMB, Pengarsipan Dokumen
(Form,Rekomendasi,SKRD, SSRD dan Surat IMB) Pembayaran
retribusi dengan SSRD, Kasir menerima pembayaran serta
Petugas pelayanan menyerahkan IMB kepada Pemohon
Pemohon menerima
IMB dan pulang
dengan tersenyum
CONTACT US :

Bag_tlDDN@yahoo.com